Publipostage

Découvrir le principe de conception d’un mailing

Le mailing ou publipostage permet l ’envoi en nombre de documents à des destinataires r épertoriés dans une base de données.

L’assistant Mailing d ’OpenOffice.org 3.0 vous permet th éoriquement de créer un processus de mailing du d ébut (création du document de base) à la fin (impression ou envoi du mailing dans un document), en passant m ême par la création d’une liste d’adresses. Dans la version 3.0 utilisée lors de la rédaction de cet ouvrage, certaines des étapes proposées dans l’Assistant ne semblent pas fonctionner correctement (notamment en ce qui concerne la cr éation d’une liste d ’adresses) ; nous préférons donc ici vous montrer comment cr éer un mailing simple, sans passer par l ’assistant. Nous exploiterons l ’Assistant uniquement pour lancer le mailing.

● un fichier texte appelé document de base qui contient le texte fixe et les instructions de champ qui serviront de liens avec le fichier de données ;

● une base de données contenant la table dans laquelle sont répertoriées les données.

■ Créez, si besoin est, la base de donn ées. Une base de donn ées est compos ée de champs et d’enregistrements. Exemple :

Toutes les informations sur DUPONT, VINCENT et FLEUR constituent les enregistrements.

Cette base de données peut être créée dans OpenOffice.org Base ou Calc.

■ Créez, si besoin est, le fichier texte. Pour cela, vous pouvez utiliser un mod èle de document, un fichier texte existant ou bien encore créer un tout nouveau document.

■ Connectez la base de données au document de base (voir titre suivant).

■ Insérez les champs de la base de données dans le fichier texte, à l’endroit adéquat (voir titre correspondant).

■ Lancez l’exécution du mailing.

Titre Nom Prénom Adresse CP Ville

Monsieur DUPONT Maurice Rue des Apôtres 44000 NANTES

Madame VINCENT Anne Bd de la liberté 56000 VANNES

Mademoiselle FLEUR Alice Rue de l’Horloge 83000 AVIGNON

Connecter une base de données au document de base

Quel que soit le type de base de données connectée, elle l’est pour tous les documents créés dans Writer.

Une base de données OpenOffice.org Base

Cette technique permet de connecter une base de données d’extension .odb (réalisée dans OpenOffice.org Base).

■ Ouvrez, si besoin, le document de base ou créez-le.

■ Outils - Options

■ Développez la catégorie OpenOffice.org Base et cliquez sur la catégorie Bases de données.

Si des bases de données ont déjà été connectées, leur liste apparaît.

■ Cliquez sur le bouton Nouveau.

La boîte de dialogue Créer un lien de base de données apparaît.

■ Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier de base de données à connecter.

■ Saisissez éventuellement un Nom enregistré ; ce nom sera utilisé par OpenOffice.org pour accéder à cette base de données.

■ Cliquez sur le bouton OK.

La base de données connectée apparaît dans la liste Bases de données enregistrées.

■ Sélectionnez éventuellement la base de données connectée.


Une base de données quelconque

■ Ouvrez, si besoin, le document de base ou créez-le.

■ Édition - Changer de base de données

■ Cliquez sur le bouton Parcourir afin de sélectionner une nouvelle base de données à connecter.

La partie gauche de la bo îte de dialogue affiche les Bases de données utilisées tandis que la partie droite affiche les Bases de données disponibles (connectées).

■ Dans la partie droite, développez le nom de la base de données en cliquant sur le signe qui le précède.

■ Cliquez sur le nom de la table ou de la feuille de la base de données.

■ Cliquez sur le bouton Définir.

Cette technique permet aussi de choisir une autre base de donn ées pour la connecter au document de base.

Pour supprimer la connexion avec une base de donn ées, quel que soit son type, faites Outils - Options , catégorie OpenOffice.org Base - Bases de donn ées ; sélectionnez la base de données à déconnecter puis

cliquez sur le bouton Supprimer.

Insérer les champs de la base de données

Chaque champ représente un type de données de la base (Nom, Prénom, Adresse...). Lors de l’exécution du mailing, ils seront remplacés par les données correspondantes de la base.

■ Ouvrez ou créez le document de base.

■ Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ.

■ Insertion - Champ - Autres ou [Ctrl][F2]

■ Activez, si besoin, l’onglet Base de données.

Les bases de données connectées apparaissent.

■ Dans la zone Type de champ, sélectionnez, si besoin, le type Champ de mailing.

■ Dans la liste Sélection d ’une base de donn ées, cliquez sur le signe précédant le nom de la base de donn ées concernée par le mailing pour afficher les tables ou les feuilles qu’elle contient.

■ Cliquez sur le signe précédant le nom de la table ou de la feuille de la base de données pour afficher les noms de champs qu’elle contient.

■ Déplacez, si nécessaire, la boîte de dialogue Champs.

■ Cliquez sur le nom du champ à insérer puis cliquez sur le bouton Insérer de la boîte de dialogue ou faites un double clic sur le nom du champ.

Dans le document, chaque nom de champ appara ît entre < et > ( à condition que l ’option Noms de champ du menu Affichage soit désactivée ; sinon, les noms de champ apparaissent sous la forme "Nom de la base.Nom de la feuille.Nom du champ"). Si l’option Trame de fond des champs de ce menu est active, les noms des champs apparaissent sur fond gris.

■ Insérez autant de champs que nécessaire puis cliquez sur le bouton Fermer de la boîte de dialogue Champs.

Si la source de données est visible à l’écran (cf. page suivante), vous pouvez aussi faire glisser chaque en-tête de colonne dans le document texte.

Poser une condition pour l’affichage d’un texte

Il s’agit d’insérer dans le document de base un champ de type Texte conditionnel qui permet d ’insérer du texte en fonction du contenu d’un champ.

■ Cliquez dans le document de base à l’endroit où sera inséré le texte.

■ Insertion - Champ - Autres ou [Ctrl][F2]

■ Cliquez, si besoin, sur l’onglet Fonctions puis sur le Type de champ Texte conditionnel.

■ Dans la zone Condition, saisissez l ’expression conditionnelle sous la forme Nom FichierBaseDeDonnées.NomFeuille=="texte à vérifier" ou NomTable.NomChamp== "texte à vérifier".

■ Dans la zone Alors, précisez le texte à afficher si la condition se réalise.

■ Dans la zone Sinon, précisez le texte à afficher si la condition ne se réalise pas.

Dans cet exemple, si le champ Civilité de la base de donn ées Liste des Clients, Table clients contient le texte Monsieur, alors le texte Cher apparaîtra, sinon, le texte Chère s’affichera.

■ Cliquez sur le bouton Insérer puis sur le bouton Fermer.

Afficher la source de données

■ Affichage - Sources de données ou (barre d’outils Standard) ou [F4]

La source de donn ées s’affiche en haut de la fen être. L’Explorer de sources de donn ées, visible sur la gauche, affiche la

liste des sources de donn ées connectées. L’outil de la barre d’outils Données de la table permet de l’afficher ou de le

masquer.

Les champs et enregistrements r épertoriés dans la table ou dans la feuille apparaissent dans la partie droite. Les boutons visibles au bas de la fenêtre permettent d’afficher différents enregistrements.

■ Cliquez, si besoin, sur le signe précédant le nom de la source de donn ées que vous souhaitez exploiter puis sur

le signe précédant l’élément table ou feuille et cliquez sur le nom de la table ou de la feuille de base de données dont vous souhaitez visualiser les enregistrements.

Le bouton permet d’afficher la table ou la feuille contenant les enregistrements de la base de donn ées

source.

Gérer l’affichage des enregistrements

Trier les enregistrements

■ Affichez la source de données.

■ Cliquez dans la colonne en fonction de laquelle doit s’effectuer le tri.

■ Cliquez sur l ’outil de la barre d’outils Données de la table pour trier par ordre croissant ou sur pour trier

par ordre décroissant.

■ Pour trier les enregistrements en fonction de plusieurs champs, cliquez sur l ’outil de la barre d ’outil Données

de la base et choisissez les champs (jusqu’à trois) et l’ordre de tri puis cliquez sur le bouton OK.

Rechercher un enregistrement


■ Cliquez sur l’outil de la barre d’outils Données de la table.

La boîte de dialogue Recherche d’enregistrement s’affiche à l’écran.

■ Précisez votre requête dans la zone Rechercher :

Texte

Pour rechercher un texte que vous saisissez ou que vous sélectionnez.

Contenu de champ est NULL

Pour rechercher les champs vides.

Contenu de champ est différent de NULL

Pour rechercher les champs non vides.

■ Dans la zone Domaine, choisissez l ’option Tous les champs pour effectuer la recherche dans tous les champs ou l’option Champ unique pour limiter la recherche au champ que vous aurez sélectionné dans la liste adjacente.

■ Utilisez la liste Position pour indiquer où se trouve l’élément recherché (au début du champ, à la fin...).

Par exemple, si vous recherchez la lettre "s" qui se trouve "en fin de champ", le r ésultat de la recherche affichera tous les enregistrements dont le champ sélectionné se termine par la lettre "s".

■ Précisez si la recherche doit tenir compte du Formatage de champ, s’il faut Respecter la casse, si la recherche doit s’effectuer vers le haut (sur les enregistrements situés avant l’enregistrement courant) ou À partir du haut.

■ Cliquez sur le bouton Rechercher.

OpenOffice.org affiche le premier enregistrement trouv é : un triangle appara ît sur la gauche et la donn ée trouv ée est encadrée en rouge.

■ Cliquez autant de fois que nécessaire sur le bouton Rechercher.

■ Lorsque la recherche est terminée, cliquez sur le bouton Fermer.

Filtrer les enregistrements selon un critère


■ Cliquez dans le champ, sur la donnée en fonction de laquelle vous souhaitez filtrer les enregistrements.

■ Cliquez sur l’outil de la barre d’outils Données de la table.

Seuls les enregistrements possédant la valeur du filtre sont affichés.

■ Pour retrouver tous les enregistrements, désactivez l’outil Appliquer le filtre .

Filtrer les enregistrements selon plusieurs critères


■ Cliquez sur l’outil Filtre standard .

La boîte de dialogue Filtre standard s’affiche à l’écran.

■ Ouvrez la première liste Nom de champ et sélectionnez le champ sur lequel porte le premier critère.

■ Ouvrez la liste Condition et choisissez l’opérateur de comparaison.

■ Dans la zone Valeur, saisissez la valeur de comparaison.

■ Faites la même chose pour préciser le second critère (sur la deuxième ligne).

■ Ouvrez la première liste de la seconde ligne pour choisir l’opérateur de Lien entre les deux critères.

■ Posez un éventuel troisième critère de la même façon et choisissez le lien entre le deuxième et ce troisième critère.


■ Pour retrouver tous les enregistrements, désactivez l’outil Appliquer le filtre .

Lancer le mailing

■ Ouvrez, si besoin, le document de base auquel vous avez connect é la base de données et dans lequel vous avez inséré les champs.

■ Outils - Assistant Mailing ou (barre d’outils Données de la table)

La première étape de l’Assistant Mailing apparaît.

■ Dans la zone Étapes, cliquez sur l’étape 8. Enregistrer, imprimer ou envoyer de l’Assistant Mailing.

Le document se fusionne avec les enregistrements de la base de donn ées. Vous devez ici choisir la destination du mailing : dans un document ou sur l’imprimante.

■ Pour envoyer le mailing dans un document, activez l ’option Enregistrer le document fusionn é ; choisissez ensuite comment enregistrer le document :

Enregistrer comme document unique

Pour créer un seul document contenant tous les enregistrements fusionnés.

Enregistrer comme documents individuels

Pour créer autant de documents que d’enregistrements ; dans ce cas, OpenOffice.org Writer ajoute l’extension odt suivi de _0, _1, _2... à chaque document.

De ... À

Pour préciser les documents fusionnés correspondant aux enregistrements à sauvegarder.

■ Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer les documents et pr écisez le dossier et le Nom du fichier du document fusionné.

■ Pour imprimer le mailing, activez l ’option Imprimer le document fusionn é ; choisissez ensuite d’Imprimer tous les documents ou précisez ceux à imprimer dans la zone De... À puis cliquez sur le bouton Imprimer les documents.

■ Cliquez sur le bouton Terminer.

Si vous avez choisi d ’envoyer le mailing dans un document, il est possible que ce document apparaisse à l’écran mais non enregistr é (Sans nom...). Vous pouvez n éanmoins ouvrir le document que vous avez enregistré.

Documents

Publipostage