Rapport 30 bonnes pratiques pr réduire les délais de ...images.cdaf.fr/cdaf/UtilisateursFichiers/201406/30_bonnes... · du fournisseur exiger des acheteurs ... informations d'achat

30 bonnes pratiques pour rduire

les dlais de paiement - Synthse du groupe de travail -

Remerciements aux participants : ALCATEL LUCENT

ALSTOM TRANSPORT

ASSISTANCE PUBLIQUE HOPITAUX DE PARIS

CAISSE DES DEPOTS

DALKIA (VEOLIA)

DASSAULT SYSTEMES

LOREAL

MINISTERE DE LA DEFENSE

SCHNEIDER ELECTRIC

SOCIETE GENERALE

TOTAL

UGAP

Martine BOURGADE (MIE/MMP) Bruno FREL (AFNOR Solutions Achats)

- Edition 2013 -

1

- SOMMAIRE -

1 / Contexte et objectifs du Groupe de Travail ................................................. 2

1.1 / Introduction ............................................................................................ 2

1.2 / Rappel sur les dlais de paiement ........................................................... 2

1.3 / Dfinition du processus fournisseurs ....................................................... 2

2 / Cration du Groupe de Travail ..................................................................... 3

2.1 / Gense du Groupe de Travail .................................................................. 3

2.2 / Les organisations participantes .............................................................. 3

3 / Constats ....................................................................................................... 4

4 / Analyse des processus dans les entreprises participantes .......................... 5

5 / Obstacles et bonnes pratiques constats .................................................... 6

5.1 / Rfrencement ....................................................................................... 6

5.2 / Contractualisation .................................................................................. 6

5.3 / Traitement Commande ........................................................................... 6

5.4 / Livraison / Rception .............................................................................. 7

5.5 / Traitement Facture ................................................................................. 7

5.6 / Paiement ................................................................................................ 8

6 / Autres bonnes pratiques dans un processus idal ....................................... 9

7 / Nouveau contexte rglementaire (voir textes juridiques) ........................... 9

8 / Recommandations lensemble des parties prenantes de lentreprise .. 100

9 / Conclusion ................................................................................................ 111

10 / Tmoignages ..................................................... Erreur ! Signet non dfini.2

Textes juridiques de rfrence ............................................................................

2

1 / Contexte et objectifs du Groupe de Travail

1.1 / Introduction

Parmi les trois sujets critiques identifis par la CDAF (Compagnie des Dirigeants et

Acheteurs de France) et la Mdiation lors des enqutes dauto-valuation effectues auprs

des signataires de la Charte Relations fournisseur responsables, les retards de paiement

restent la premire cause de litige clients / fournisseurs.

1.2 / Rappel sur les dlais de paiement

En France, cest la Loi de Modernisation de lEconomie (LME) pour les entreprises et

le Code des Marchs Publics (CMP) pour les donneurs dordre publics qui encadrent les

dlais de paiement.

La Loi de Modernisation de lEconomie (LME) est entre en application au 1er

janvier

2009 pour les entreprises du secteur priv ; elle impose un dlai maximal de paiement entre

entreprises de 45 jours fin de mois ou de 60 jours nets compter de la date dmission de la

facture.

Sagissant des donneurs dordre publics, le Code des Marchs Publics (CMP) fixe le

dlai maximum de paiement 30 jours pour lEtat et les collectivits territoriales et 50

jours pour les tablissements publics de sant, ce dlai court compter de la rception des

factures.

En labsence de convention entre les parties, le dlai de rglement des sommes dues

est fix 30 jours, date de rception des marchandises ou dexcution de la prestation.

Le dernier rapport de lObservatoire des Dlais de Paiement paru le 31 janvier 2013

montre quun gros travail reste faire pour rduire les dlais cachs et lutter contre les

pratiques de contournement de la loi. Pour plus dinformations, vous pouvez vous rendre sur

le lien suivant : https://www.banque-france.fr/fileadmin/user_upload/banque_de_france/publications/observatoire-

delais-de-paiement-rapport-2012.pdf.

1.3 / Dfinition du processus fournisseurs

Le processus fournisseurs regroupe lensemble des oprations dordre comptable et

financier relatives aux achats.

Il est interdpendant du processus achat car il y a un change continu dinformations

(identification des fournisseurs, conditions contractuelles, donnes financires).

Son rle :

Contrler et valider linformation figurant sur les factures fournisseurs, procder au

rglement et assurer le suivi comptable.

3

Ses grandes phases :

Rfrencement du fournisseur Contractualisation / Commande Rception ou dmarrage de la prestation / des travaux Consommation / Dploiement / Ralisation Rception et contrle des factures Paiement Restitution de linformation / Comptabilisation / Archivage

2 / Cration du Groupe de Travail

2.1 / Gense du Groupe de Travail

La Mdiation Inter-entreprises et la Mdiation des Marchs publics ont souhait

sappuyer sur lexprience des signataires de la Charte Relations fournisseur responsables

pour faire valuer les pratiques. Cest AFNOR Solutions Achats, cabinet de conseil et de

formation agr par la Mdiation, qui a pris gracieusement la responsabilit de co-construire

et de co-animer ce groupe de travail.

Conscientes de lintrt rciproque construire une relation durable et responsable

avec leurs fournisseurs, une douzaine dorganisations publiques et prives se sont

mobilises depuis dbut 2013 pour identifier ensemble les pistes damlioration de leurs

processus de paiement des factures fournisseurs. Ces organisations ont accept de croiser

leurs pratiques la recherche dun processus encore plus efficace.

Les runions ont eu pour but de mettre en commun les travaux et les recherches

individuels, de les confronter et darbitrer sur les points ncessaires. Elles se sont tenues

un rythme mensuel tout au long de lanne 2013.

2.2 / Les organisations participantes

ALCATEL LUCENT, ALSTOM TRANSPORT, ASSISTANCE PUBLIQUE HOPITAUX DE PARIS,

CAISSE DES DEPOTS, DALKIA (VEOLIA), DASSAULT SYSTEMES, LOREAL, MINISTERE DE LA

DEFENSE, SCHNEIDER ELECTRIC, SOCIETE GENERALE, TOTAL, UGAP ont particip activement

aux travaux du Groupe de Travail.

Les membres du groupe cercle largi au-del des signataires actuels de la Charte ont

accept de partager lexprience de leur organisation. La participation de chacun sest

inscrite dans un esprit de coopration.

4

3 / Constats

Les premiers changes ont permis didentifier certains facteurs exognes aux

organisations responsables de certains retards de paiement comme le cadre lgislatif ne

permettant pas la transmission de factures au format PDF simple par mail ou encore lmission

par les fournisseurs de factures non conformes.

Le tour de table a galement permis de reprer les bonnes pratiques dj appliques

par certains :

diter une Charte Factures qui sensibilise et informe les fournisseurs sur les rgles respecter lors de llaboration et de la transmission des factures : le nombre de factures non

conformes aux attentes du client sen trouve rduit et leur transmission est bien canalise

opter pour la dmatrialisation fiscale pour mieux maitriser la relation avec les fournisseurs cls : le systme apparat efficace ds lors que les solutions proposes sont adaptes la taille

du fournisseur

exiger des acheteurs quils traitent les factures qualifies en litige au moins une fois par semaine

adapter les procdures de rception en fonction des catgories dachats et des enjeux

adapter ses procdures de contrle selon lvaluation de la performance des fournisseurs (conformit de la facture, conformit des livraisons)

utiliser la Carte dAchats pour des achats ponctuels et/ou faibles montants ou pour certains catgories dachats afin de rgler directement les fournisseurs dans un dlai moyen

de 5 jours afin dviter le dlai induit par le processus de rfrencement

ouvrir un portail en ligne afin de permettre aux fournisseurs de suivre, tout moment, ltat davancement et du traitement de leurs factures et litiges tout au long du processus : si, ce

jour, les deux entits participantes ayant mis en place ce dispositif ne disposent pas

suffisamment de recul pour mesurer les bnfices directs en termes de temps dune telle

initiative, ces deux organisations constatent dores et dj une rduction significative du

nombre dappels tlphoniques entrants sur ce sujet

mettre en place un seuil de tolrance entre les montants commands / rceptionns et facturs

5

4 / Analyse des processus dans les entreprises participantes

Quelques participants du Groupe de Travail ont prsent lensemble des membres le

processus Fournisseurs adopt par leur organisation. Lexercice a consist pour chacune des

tapes essentielles du processus :

identifier les acteurs et les parties prenantes concerns

mettre en vidence les actions et missions de chacun

estimer le temps moyen par tche effectuer (exemple : temps ncessaire pour confronter une facture et une commande pour en apprcier la conformit)

Lobjectif de ce travail tait de dterminer les forces et les faiblesses des pratiques au

regard des rsultats obtenus (dlais moyens de paiement fournisseurs, nombre de

fournisseurs pays au-del des dlais imposs par la LME).

Ainsi des organisations comme ALCATEL LUCENT, ALSTOM TRANSPORT, ASSISTANCE

PUBLIQUE HOPITAUX DE PARIS, CAISSE DES DEPOTS, DALKIA (VEOLIA), DASSAULT SYSTEMES,

LOREAL, MINISTERE DE LA DEFENSE, SCHNEIDER ELECTRIC, SOCIETE GENERALE, TOTAL,

UGAP se sont prtes lexercice.

Si quelques pratiques peuvent varier dune entit lautre (mise en place de seuil de

tolrance, suppression des PV de livraison dans certains cas), nous avons pu constater que

les processus sont, peu de choses prs, construits sur les mmes schmas.

Chacune des prsentations tait suivie dchanges riches et constructifs entre les

membres du Groupe de Travail qui ont permis de mettre en vidence quelques obstacles,

gnrateurs de dlais.

6

5 / Obstacles rencontrs et bonnes pratiques mises en place

Obstacles 24 Bonnes pratiques

5.1

/ R

f

ren

cem

en

t Coordonnes fournisseurs errones (y compris bancaires) et dlais de rglement

Autres informations ou coordonnes manquantes

Difficult de mise jour du rfrencement fournisseur

Pour les structures clients complexes, manque de connaissance de la procdure

et/ou des interlocuteurs

1. Mise jour rgulire des coordonnes notamment par la mise en place dun

portail fournisseurs

2. Ct fournisseur, enregistrement des diffrentes coordonnes du client

(acheteur, rceptionneur ,

comptabilit)

3. Cration dun centre de services partags ou facturier

4. Charte Facture prsentant les procdures et les modalits pratiques

5. Runion fournisseurs

5.2

/ C

on

tra

ctu

ali

sati

on

Dlais de formalisation des contrats Absence de bons de commande

6. Anticipation du pilotage des dlais < loi LME ou CMP

7. Dfinition des formats d'change et des normes des documents (Charte

Facture), prciser les informations

faire figurer sur chaque document

8. Intgration de clauses pour fixer les dlais de paiement contracts et

montant des intrts moratoires /

pnalits de retard

9. Scuriser la relation par un contrat formalis et valid par les deux

parties, ce contrat devra galement

prciser les dlais de paiement

5.3

/ T

rait

em

en

t C

om

ma

nd

e

Absence de bons de commande Commande imprcise ou incomplte Retard des dlgataires sur le retour des

bons de commandes valids pour envoi

Dlai dmission des bons de commande

10. Sensibilisation aux procdures par l'intermdiaire de runions

fournisseurs

11. Obligation dmission dun bon de commande prcis et systmatique et

pralable la prestation

7

Obstacles 24 Bonnes pratiques 5

.4 /

Liv

rais

on

/ R

ce

pti

on

Absence ou retard de la matrialisation de la rception ou du service fait dans le

systme

PV = lourdeur dans le dispositif

12. Respect du processus de passation de commande, pas de livraison ou de

ralisation de prestation sans bon de

commande

13. Allgement du dispositif selon les types d'achats (voire suppression des

PV)

14. Disposer d'un suivi de l'excution des commandes qui donne les

informations d'achat et de rception

(liste des commandes d'achat en

attente de rception), et de

facturation (liste des rceptions non

factures)

15. Mise en place dun portail fournisseur

5.5

/ T

rait

em

en

t F

act

ure

Dlais entre la date dmission et de rception de la facture

Mauvaises orientations de la facture (factures non transmises au bon

destinataire / service)

Factures sans numro de commande ou avec un mauvais numro de commande

Facturation anticipe en cours dexcution (ex : livraisons fractionnes)

Non conformit de la facture (mentions lgales, entits lgales factures, etc)

16. Dmatrialisation des factures 17. Numrisation des factures 18. Unification et standardisation du

processus de transmission

19. Mise disposition lensemble des prescripteurs d'un guide interne

relation fournisseur intgrant les

tapes de la facture et les

interlocuteurs (achats, comptabilit,

mdiateur)

20. Avoir un lien automatique entre les modules achats et comptables,

pouvoir rapprocher automatiquement

les factures des commandes et des

rceptions

21. Mise en place d'un seuil de tolrance si cart entre les montants de la

facture et de la rception et de la

commande - si l'cart est suprieur au

seuil de tolrance disposer d'une

alerte (ex : mail automatique destin

au donneur d'ordre) pour acceptation

de l'cart et validation de la facture

8

Obstacles 24 Bonnes pratiques 5

.6 /

Pa

iem

en

t

Rglements par chque entranant des dlais plus longs

Gestion complexe des acomptes Dlais bancaires

22. Carte Achat, mise en place (a minima) pour des achats faibles montants et

rcurrents

23. Systmatisation des virements bancaires

24. Suivi des acomptes des fournisseurs

9

6 / Autres bonnes pratiques dans un processus idal

25. Intgration du suivi des procdures dans les objectifs individuels des parties prenantes dans le processus du suivi des commandes (direction financire,

comptabilit, responsable de la commande et/ou de la rception, acheteurs)

26. Mise en place d'un dispositif d'alerte toutes les tapes du processus, relances destination des diffrents acteurs de la chane de traitement (ERP intgr et

workflow automatique)

27. Mise en place systmatique de tableaux de bord de suivi notamment des dlais de paiement et autres indicateurs cls de performance

28. Organisation de runions priodiques avec les fournisseurs pour traiter les points qui posent problmes et envoi de questionnaire "satisfaction fournisseurs"

29. Portail en ligne permettant aux fournisseurs de suivre l'tat d'avancement et de traitement de ses factures en rappelant les points de contact chaque tape il

permet la rduction du dlai de cration et la mise jour des donnes fournisseurs

30. Mise en place d'une dmarche pour identifier les causes, la rcurrence et les actions correctives (peut tre pilote par le mdiateur interne).

7 / Nouveau contexte rglementaire (voir annexes)

Les dispositions de la nouvelle directive en application depuis le 1er

janvier 2013 :

Des dlais de paiement modifis lchelle europenne, en France les dlais de paiements prvus par la LME ne sont pas modifis car plus contraignants

La loi 2013-10 du 28 janvier 2013 et son dcret dapplication 2013-269 du 29 mars 2013 prcisent les obligations des organismes publics en matire de conditions de rglement des

factures fournisseurs

Selon le dcret 2012-1115 du 2 octobre 2012, en cas de retard de paiement les DO doivent rgler spontanment 40 euros titre de compensation pour frais de recouvrement, les

fournisseurs peuvent rclamer des compensations pour tous les autres frais raisonnables

de recouvrement (voir rubrique Questions / Rponses du document DGCCRF en

annexe) en labsence de ce paiement spontan

En cas de retard les entreprises peuvent dsormais exiger un taux dintrt 3 fois suprieur au taux dintrt lgal (code du commerce)

Un cadrage du dlai de rception des marchandises qui ne peut excder 30 jours

10

8 / Recommandations lensemble des parties prenantes de lentreprise

Tous les prescripteurs et les clients internes comme les services achats, services

financiers y compris la comptabilit, le service juridiqueont un rle jouer dans le respect

des dlais de rglement des factures fournisseurs

Recommandations achats :

Rappeler la lgislation en vigueur aux diffrents intervenants oprationnels au sein de leur organisation

Elaborer des tableaux de bord mensuels sur les dlais de paiement Suivre les rsolutions de litiges (par entit, par famille d'achat, par acheteur) Faire valider par la direction juridique la conformit des clauses contractuelles et les CGA Intgrer dans le rapport annuel des experts comptables et commissaires aux comptes des

objectifs sur les dlais de paiement

Dvelopper un systme management qualit de la relation fournisseurs Mesurer le cot des conflits et le cot du non recours la mdiation Former les acheteurs aux 10 engagements de la Charte Relations fournisseur

responsables (pour plus dinformations, vous pouvez vous rendre sur le lien suivant :

http://www.relations-fournisseur-responsables.fr/charte-relations-fournisseur-

responsables/contenu-de-la-charte-relations-fournisseur-responsables/

Piloter la relation fournisseurs Impliquer les fournisseurs et clients dans la filire Elaborer un plan prvisionnel sur 3 5 ans comprenant des objectifs de croissance

partager avec ses fournisseurs stratgiques

Remonter ses retours dexprience Mdiation Inter-entreprises et la Mdiation des Marchs publics (cette vue d'ensemble permettra d'anticiper la politique d'effort

nationale) [email protected] ; [email protected]

Anticiper les rvisions de prix Sinscrire dans une dmarche de responsabilit socitale et environnementale (par

lintermdiaire par exemple de la mise en place de normes)

Recommandations juridiques :

Sassurer que les fournisseurs aient reu l'information sur la signature de la Charte par leurs clients et apprcier leurs ractions

Analyser les CGA au regard de la conformit avec la loi Insrer une clause de mdiation dans les contrats Respecter la lgislation en vigueur sur l'environnement social et socital, les dlais de

paiement, la proprit intellectuelle

Avertir en amont et accompagner les fournisseurs dans la dure dans le cadre dune de dsengagement et de ruptures des relations commerciales

Dfinir les rles et les responsabilits de chacun dans le processus (ex : qui prend la dcision de bloquer / dbloquer la facture ? Qui est autoris ngocier les clauses du

contrat et dans quelles limites ?)

Dfinir un dispositif pour traiter les litiges entre un fournisseur et ses sous-traitants, comment traiter le sous-traitant ayant un problme avec un de vos fournisseurs directs

(rle du mdiateur interne)

11

9 / Conclusion

Des dlais de paiement rduits apparaissent comme de vritables gains pour les

donneurs dordres, comme le montre lenqute ralise en 2013 par lOBSAR (pour plus

dinformations, vous pouvez vous rendre sur le lien suivant : https://www.banque-

france.fr/fileadmin/user_upload/banque_de_france/publications/observatoire-delais-de-

paiement-rapport-2012.pdf).

Dabord de faon directe, puisque prs de 4 entreprises sur 5 dclarent tre mme

daccorder des conditions tarifaires avantageuses aux clients qui sengageraient rduire

leur dlai de paiement. Et ensuite de faon indirecte, car, dune part, les dlais courts

limitent le risque de dfaillance des fournisseurs prennisant ainsi les relations et, dautre

part, ils assurent une plus grande disponibilit et dune plus grande ractivit des

fournisseurs amliorant donc globalement le niveau de qualit de la prestation. Dans cette

enqute, 40% des fournisseurs interrogs dclaraient rserver prioritairement laccs leurs

innovations aux donneurs dordres qui leur garantissaient des dlais de paiement

raisonnables.

Un processus fiable et matris ainsi que des dlais respects reprsentent un gain de

temps considrable chez les donneurs dordres.

Toutes les entits qui se sont mobilises sur ce sujet semblent aujourdhui

convaincues du bienfait de la rduction des dlais de paiement fournisseurs.

Forts de ces constats, les diteurs dERP ont t sensibiliss par la Mdiation et incits faire

voluer leurs outils afin dapporter des solutions standards aux entreprises. Certains se sont

engags proposer terme la mise en place dindicateurs et dalertes qui anticiperont les

facteurs de risques rencontrs tout au long du processus.

Mais il est indispensable de rappeler que cette conduite du changement ne peut

fonctionner qu partir du moment o la direction gnrale de lorganisation affiche une

vraie volont et simplique pleinement dans la dmarche.

12

- TEMOIGNAGES -

13

Albert GOYET

Mdiateur interne

Correspondant PME

1 Quelles sont vos motivations pour rduire les dlais de paiement ?

La rduction des dlais de paiement s'inscrit dans une dmarche de responsabilit

gagnante / gagnante avec nos fournisseurs. En effet, notre priorit est de construire une

relation de confiance durable avec nos fournisseurs, condition indispensable pour traverser

ensemble tant les priodes de croissance que celles plus difficiles.

2 Que vous a apport votre participation ce Groupe de Travail ?

Ma participation au Groupe de Travail Dlais de paiement pilot par la Mdiation

ma permis dchanger avec dautres donneurs dordre sur les problmatiques rencontres,

de partager les bonnes pratiques (par exemple laboration et diffusion tous les

fournisseurs dune Charte Factures ), et didentifier des actions mener pour fluidifier

encore plus les processus de paiement l'intrieur de l'entreprise (par exemple possibilit

de prise en compte de factures PDF reues par mail).

3 Avez-vous mis en place de bonnes ou de meilleures pratiques dans votre organisation ?

Cet change avec des pairs m'a permis d'analyser plus en dtail notre dispositif interne

de paiement des fournisseurs et d'identifier plus clairement certains cueils, en particulier

dans la lourdeur du processus dapprobation des factures. Des nouvelles mesures ont ainsi

t mises en uvre, et je citerais par exemple llaboration dune Charte Factures , ide

directement issue des travaux du Groupe de Travail, et la mise en place de loutil SIM

(Supplier Invoice Management) qui permet une validation plus simple des prestations et

donc un paiement plus rapide des factures correspondantes.

4 Ces rencontres vous ont-elles permis de mieux identifier les mauvaises pratiques ?

Elles m'ont surtout permis d'identifier la ncessit d'intgrer cette problmatique dans

la culture de l'entreprise. Des progrs ont t accomplis, mais il reste encore beaucoup

faire pour que ce sujet ne soit plus simplement une proccupation de quelques personnes.

Dans limmdiat, il ne faut surtout pas relcher la pression, afin que les mauvaises habitudes

ne reviennent pas.

14

Patrick ZEJGMAN

Responsable

Dpartement Excution des Dpenses


Une des valeurs essentielles de la Caisse des Dpts, depuis son origine, est le

respect de lintrt gnral. A ce titre, elle a le souci permanent daccompagner les

entreprises, quelle quen soit la taille. La rduction du dlai de paiement est, de fait, un

objectif tout fait naturel.


Cela ma permis de constater essentiellement que l'ensemble des participants, quils

soient de sphre publique ou prive, partageaient les mmes pratiques, notamment au

niveau du process achat et du rglement des factures fournisseurs, et quils connaissaient

des difficults similaires, en particulier sur les factures sans commande ou sur le mauvais

adressage des factures.


Le 28 juin 2010, la CDC signait la charte rgissant les relations entre les grands

donneurs dordre et les PME, et sengageait mettre en place une dmarche de progrs vis-

-vis de ses fournisseurs en visant notamment rduire sensiblement ses dlais de

rglement des factures.

Le succs de cet objectif passait en particulier par le respect des bonnes pratiques

de la part des acteurs du processus achat. Ainsi, laccent a t mis sur la systmatisation de

lengagement pralable la prestation, de lenvoi de la rfrence de la commande au

fournisseur, du service fait dans loutil de suivi des factures.

Par ailleurs, il a t rappel aux fournisseurs que, pour permettre une rduction

sensible du dlai de rglement, les factures devaient tre transmises une adresse unique

la CDC.

Enfin, pour supprimer le dlai important de transmission des factures (17 jours en

moyenne entre la date de la facture et son arrive au service concern), la CDC a tendu son

offre de dmatrialisation des factures, portant le taux 50% fin 2013.

La prochaine avance sur la rduction des dlais de paiement sera lacceptation, par

les pouvoirs publics, de la transmission des factures sous format PDF.

15

Birgitt GREIF Olivier GAUWIN Didier LEMEUNIER Directeur Directeur Directeur Shared Service Center ETEA Achats Groupe Administration Processus Achats


Notre motivation premire est de respecter nos engagements envers nos

fournisseurs et donc de les payer comme convenu contractuellement.

Il sagit galement pour Dassault Systmes de saffranchir du temps pass rpondre

nos clients internes et nos fournisseurs sur les dates de paiement des factures et terme

dtre un client de rfrence sur le march quant au respect des dlais de paiements.


Notre participation nous a permis de nous reposer les bonnes questions, de

benchmarker nos processus et pratiques et, de tester nos ides damlioration. A travers

nos changes, nous avons pu confirmer nos forces et nos faiblesses.


Nous avons effectivement quelques bonnes pratiques en place telles que :

Dfinition dindicateurs-clefs de performance et de tableaux de bord lectroniques sur lefficacit de nos processus Purchase To Pay - plan daction damlioration suivi

trimestriellement

Un rapprochement Commande-Rception-Facture et un workflow automatique de validation des factures en exception ( travers notre ERP), noter que systmatiser la

rception dans un ERP pour une entreprise ralisant des achats indirects comme 3DS

reste un vrai challenge et demande des efforts continus en termes de conduite du

changement

La mise en uvre dun programme de Cartes dAchats Une collaboration constante et institutionnalise entre les Achats et la Comptabilit

Fournisseurs

Des organisations dadministration des Achats et de Comptabilit structures en Centres de Services Partags avec des processus et des outils harmoniss pour les diffrentes

Business Units et Pays (de lmission des demande dachats jusquaux transferts

bancaires des paiements)

Une utilisation trs tendue des paiements lectroniques / pas de chques ce qui nous permet de mieux grer les tentatives de fraudes.


Sans parler de mauvaises pratiques, le Groupe de Travail a permis chacun de

partager ses pratiques, didentifier les leviers internes ou externes qui amlioreraient les

dlais de paiements (dlai dacheminement des factures jusqu la comptabilit

fournisseurs, circuit des factures majoritairement papier en France, communication

dvelopper entre client et fournisseurs, dlais de cration et de mise jour des fiches

fournisseurs, exactitude des donnes bancaires, ) et de prvoir les moyens et outils pour

pouvoir y pallier rapidement.

16

Serge POUHAER

Responsable

Processus

et Centres de Services Partags


En premier lieu, la satisfaction des fournisseurs et la fluidification des processus qui

vont de pair pour atteindre cet objectif, sachant que les changements sont souvent oprer

des deux cts. En tant qutablissement bancaire, loptimisation de la trsorerie sur frais

gnraux nest pas un enjeu pour nous, contrairement loptimisation des processus.


Riche en changes et en particulier de constater le blocage fiscal commun sur le

passage en facture PDF simple. Si on pouvait conclure sur ce point dans le bon sens, ce serait

super.

Dans une discussion rcente dans le cadre de lAFEP, jai pu constater que ce

problme est prsent chez tout le monde. LEtat est de son cot en train dimposer par texte

lutilisation dun portail de saisie de factures pour les fournisseurs qui effectivement est

fiscalement sr. Malheureusement, nous ne pouvons faire de mme avec nos

fournisseurs !!!

Les relations entre les diffrents services de lEtat semblent compliques ! Sinon, je

pense que nous aurions dj la solution sur PDF simple avec la bndiction de Bercy.


Une bonne partie des bonnes pratiques voques par le Groupe de Travail tait dj

en place. Rcemment, nous avons encore amlior nos tableaux de bord et nos processus de

pilotage (par exemple : nouveaux indicateurs, comme les taux de factures pays en moins de

60 jours mais exprims en montants de factures nous avions ce mme indicateur mais en

nombre de factures). Une rorganisation en cours rapproche dans notre Centre de Services

Partags les quipes de paiements de factures avec celles de gestion des commandes et

des exceptions commandes/factures. Ceci permettra de fluidifier encore plus le processus

des achats et paiements de prestations avec commandes.


Ces rencontres nous ont surtout permis de voir que les points de contention majeurs

sont les mmes dun tablissement lautre, en particulier sur les acheminements de

factures.

17

Bernard GUIMARD

Responsable Actions Transverses


Les dlais de paiement c'est--dire lespace de temps entre lmission de la facture aprs

livraison du bien ou ralisation de la prestation et la date de paiement doivent permettre de

couvrir le temps de traitement technique de la facture dans les systmes dinformation de lacheteur.

Dans cette optique, il ne sagit pas dafficher des dlais de paiement flatteurs mais de mettre en

place des processus aptes minimiser le temps perdu dans la validation et le traitement des factures.

Le respect total de la LME et des dlais contractuels, voil les deux cibles que nous

souhaitons atteindre ; le respect de nos engagements est un axe fort de notre politique achat.

Dans sa stratgie de soutien aux PME, le groupe Total souhaite leur apporter une scurit

supplmentaire dans la gestion de leur trsorerie.


Le Groupe de Travail, opportunment compos dentreprises du priv mais aussi dentits

publiques, a permis didentifier quelques points noirs dans le traitement des factures comme les

dlais postaux ou la conformit des factures. Sur ces deux points, il faut continuer de

travailler avec la participation de ladministration fiscale en ce qui concerne les factures en PDF

simple.


Plusieurs actions avaient dj t lances antrieurement aux runions ou sont renforces la suite

des runions avec lAfnor Achats Solutions et la Mdiation :

Le respect des dlais de paiement (LME et contractuels) est un objectif majeur des entits de notre Groupe et cet objectif fait lobjet dun comit de pilotage commun avec pour objectif de

fluidifier le traitement des factures et de minimiser les risques de retard

La dmatrialisation des factures entrantes est une ralit en cours de dploiement dans plusieurs branches du Groupe

Une plaquette informative lattention des fournisseurs sur les bonnes pratiques de facturation et sur la conformit des factures papier a t dite et leur est progressivement adresse

Chaque branche met en place lattention de tous ses collaborateurs concerns un rappel des processus de traitement des factures, et notamment de lobligation de rceptionner les

factures ou de les contester sans dlai. Une note du haut management du Groupe est en

prparation

Le nouveau portail dentreprise http://total.com/fr offre aux fournisseurs des informations sur la politique achat et il est envisag de leur permettre terme de consulter leur compte chez

Total, cette fonctionnalit est dj en service dans la branche Marketing & Services

Enfin la facult danticiper le paiement existe dans toutes les branches (elle est mise en uvre au cas par cas, la discrtion des responsables daffaires), elle permet de raccourcir le dlai de

paiement la limite technique du traitement dans les systmes dinformation


Je nai pas dcel autour de la table de mauvaise pratique volontaire ou consciente.

18

Textes juridiques de rfrence

Bulletin Officiel des Finances Publiques : extraits cliquer sur le lien hypertexte pour accder au

texte

CF droit de communication et procdures de recherche et de lutte contre la fraude Conservation

des documents cas particulier du double original des factures de ventes cres sous forme

informatique et transmises sur support papier

CF droit de communication et procdures de recherche et de lutte contre la fraude Conservation

des documents Articulation de la lgislation sur le droit de communication et de la loi informatique

et liberts

TVA Rgimes dimposition et obligations dclaratives et comptables Rgles relatives

ltablissement des factures transmission par voie lectronique des factures


ltablissement des factures Transmission par voie lectronique des factures Dispositions

communes aux procdures de transmission des factures par voie lectronique


ltablissement des factures Transmissions par voie lectronique des factures Factures scurises

au moyen de contrles tablissant une piste daudit fiable


ltablissement des factures Transmission par voie lectronique des factures Factures transmises

par voie lectronique et scurises au moyen dune signature lectronique


ltablissement des factures Transmission par voie lectronique des factures Factures transmises

sous la forme dun message structur


ltablissement des factures Transmission par voie lectronique des factures Contrle par

ladministration des procds permettant dassurer lauthenticit de lorigine, lintgrit du contenu

et la lisibilit des factures lectroniques

19

- ENTREPRISES PARTICIPANTES -

- CONTACTS -

- Martine BOURGADE -

06 26 07 04 07 01 53 17 89 63 [email protected]

- Bruno FREL -

06 07 43 95 [email protected]

Documents

Rapport 30 bonnes pratiques pr réduire les délais de ...images.cdaf.fr/cdaf/UtilisateursFichiers/201406/30_bonnes... · du fournisseur exiger des acheteurs ... informations d'achat