Rapport d’élaboration et de vérification de l’information

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SOMMAIRE

1 Réglementation et périmètre .......................................................................................................... 3

1.1 Introduction ............................................................................................................................. 3

1.2 Réglementation ....................................................................................................................... 3

1.3 Périmètre ................................................................................................................................. 3

1.4 Processus de réalisation du rapport ........................................................................................ 4

2 Processus de pilotage de l’organisation comptable et financière .................................................. 4

2.1 Les acteurs du processus ......................................................................................................... 4

2.2 Les ressources matérielles et informatiques ........................................................................... 7

3 Processus concourant à l’élaboration et à la vérification de l’information financière et comptable

publiée ................................................................................................................................................... 10

4 Processus lié à la tenue des comptes ............................................................................................ 10

4.1 Processus « comptabilité générale » ..................................................................................... 10

4.2 Processus « comptabilité métier » ........................................................................................ 11

4.3 Processus « Placements » ...................................................................................................... 12

5 Processus d’arrêté des comptes .................................................................................................... 15

5.1 Calendrier de la clôture ......................................................................................................... 15

5.2 Calculer les engagements ...................................................................................................... 16

5.3 Évaluer les placements .......................................................................................................... 16

5.4 Clôturer les comptes ............................................................................................................. 19

6 Reporting ....................................................................................................................................... 20

6.1 Comptes annuels ................................................................................................................... 20

6.2 Les rapports annuels ............................................................................................................. 21

6.3 Rapports des commissaires aux comptes ............................................................................. 22

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1 REGLEMENTATION ET PERIMETRE

1.1 INTRODUCTION Ce rapport a pour objet de rendre compte de l’activité du contrôle interne au niveau des états

comptables et financiers d’ADREA Mutuelle.

Ce rapport porte sur :

- L’application des instructions de la direction générale

- Les risques et objectifs de contrôles liés à l’organisation et à l’information comptable et

financière ;

- Les processus de pilotages de l’organisation comptable et financière ;

- Les processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée.

1.2 REGLEMENTATION Le rapport des procédures d’élaborations et de vérification de l’information financière et comptable

régie par l’article R. 341-9 du Code des Assurances était intégré au rapport de contrôle interne avant

l’entrée en vigueur de la Directive Solvabilité 2 le 1er janvier 2016.

Toute entreprise […] est tenue de mettre en place des procédures d’élaboration et de vérification de

l’information financière et comptable nécessaire à l’établissement des comptes annuels. Ces

procédures sont décrites dans un rapport soumis annuellement à l’approbation du conseil

d’administration ou du conseil de surveillance et transmis à l’autorité de contrôle prudentiel et de

résolution.

Extrait de l’article R. 341-9 du Code des Assurances

1.3 PERIMETRE ADREA Mutuelle est une mutuelle du Livre II régie par le Code de la Mutualité. Elle possède un

agrément pour les branches suivantes :

- Branche 1 : les risques liés à l’accident (y compris les accidents et maladies professionnelles)

- Branche 2 : les risques liés à la maladie

- Branche 20 : Vie-décès : opération comportant des engagements dont l’exécution dépend de

la durée de la vie humaine

- Branche 21 : Versement d’un capital en cas de naissance d’enfant (nuptialité/natalité)

ADREA Mutuelle distribue et gère pour le compte d’autres partenaires des produits dont elle ne

possède pas l’agrément.

Le périmètre de ce rapport concerne les comptes annuels et la documentation à savoir :

- Les comptes annuels publiés en application de l’article L. 114-46-2 du Code de la Mutualité ;

- Le rapport de gestion établi en application de l’alinéa 3 de l’article L. 114-17 du Code de la

Mutualité ;

- Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels, en application de l’article

L. 114-46-2 du Code de la Mutualité.

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1.4 PROCESSUS DE REALISATION DU RAPPORT Ce rapport est réalisé annuellement par la direction des risques et la direction comptable et

financière lors de la clôture des comptes de la mutuelle. Il sera présenté au comité d’audit le

02/05/2017 et validé par le conseil d’administration et la direction générale le 16/05/2017.

Par ailleurs, il sera transmis à l’ACPR dans les 30 jours après sa validation par le conseil

d’administration et au maximum le 30 juin.

2 PROCESSUS DE PILOTAGE DE L’ORGANISATION COMPTABLE ET FINANCIERE

2.1 LES ACTEURS DU PROCESSUS

2.1.1 La direction générale

La direction générale est responsable de l’organisation et de la mise en œuvre du contrôle interne

comptable et financier, ainsi que de la préparation des comptes.

Pilotage et contrôle

La direction générale garantit que les dispositifs de pilotage et de contrôle abordent les points

suivants :

- L’organisation et le périmètre de responsabilité des fonctions comptables et financières sont

dotés de dispositifs d’identification des risques et de contrôles à assurer la fiabilité de

l’information comptable et financière publiée ;

- La formalisation et la diffusion de règles comptables et de procédures ;

- Les obligations de conservation des informations, données et traitements informatiques

concourant directement ou indirectement à la formation des états comptables et financiers ;

- L’existence d’un processus adapté d’identification, de justification et de validation des

changements de principes comptables ;

- La mise en place d’un dispositif de contrôle de gestion répondant aux besoins de fiabilité de

l’information comptable et financière.

La direction comptable et financière effectue une revue formalisée des principes comptables retenus

qui ont un impact significatif sur la présentation des états financiers (cf. note 1 de l’annexe des

comptes).

Préparation de l’arrêté des comptes

La direction générale veille à la mise en place :

- Du processus d’enregistrement comptable des opérations majeures et de processus de

validation de ces enregistrements ;

- Des procédures d’arrêté de certains comptes jugés sensibles ;

- Du processus de détermination et de validation des estimations figurant dans les comptes.

Prise en considération des travaux des commissaires aux comptes

En tant que responsable de l’établissement des comptes et de la mise en œuvre des systèmes de

contrôle interne comptable et financier, la direction générale échange si besoin avec les

commissaires aux comptes (CAC).

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La direction générale et la direction comptable et financière s’assurent que les commissaires aux

comptes ont revu les principes comptables retenus et les options comptables qui ont un impact

significatif sur la présentation des états financiers. Elle prend également connaissance auprès des

commissaires aux comptes du périmètre, des modalités de leurs interventions ainsi que des

conclusions et recommandations de leurs travaux.

La direction générale adresse les avis de convocation au conseil d’administration examinant ou

arrêtant les comptes annuels ainsi qu’à toutes les assemblées générales dans les délais prévus par le

Code du Commerce.

2.1.2 Le comité d’audit

Contrôles et vérifications

Le comité d’audit suit le processus d’élaboration de l’information comptable et financière :

- Examen de l’adéquation du processus d’élaboration de l’information comptable et financière

aux exigences légales et réglementaires ;

- Examen des évolutions de la réglementation et/ou méthodes de comptabilisation, des choix

des options comptables ;

- Examen du périmètre de combinaison le cas échéant ;

- Examen et appréciation du traitement comptable d’opérations significatives ;

- Examen des différents éléments de communication d’information financière (états

financiers, rapport de gestion…), en s’attachant à leur exactitude et leur pertinence ;

- Suivi de la réalisation des missions des commissaires aux comptes (respect des conditions

d’indépendance…).

Préparation à l’arrêté des comptes

Le comité d’audit est informé de tous les éléments liés au processus d’arrêté des comptes annuels. Il

obtient toutes les informations qu’il juge utiles (informations relatives aux options de clôture, aux

estimations, aux changements de méthodes comptables…).

Relations avec les commissaires aux comptes

Le comité d’audit veille au suivi du contrôle légal des comptes annuels et, le cas échéant, des

comptes consolidés par les commissaires aux comptes :

- Examen des rapports des commissaires aux comptes sur l’évaluation du contrôle interne et

sur le contrôle des comptes ;

- Suivi de l’indépendance des commissaires aux comptes ;

- Vérification du respect des dispositions légales et réglementaires relatives aux

incompatibilités des missions des commissaires aux comptes ;

- Examen de l’indépendance des commissaires aux comptes en particulier en ce qui concerne

la fourniture de services complémentaires à l’entité contrôlée, directement ou au travers de

leur réseau ;

- Examen du processus de sélection des commissaires aux comptes ;

- Formulation d’un avis pour le conseil d’administration sur le choix des commissaires aux

comptes

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2.1.3 Le conseil d’administration

Contrôles et vérifications

Le conseil d’administration est informé des aspects majeurs susceptibles de remettre en cause la

continuité de l’exploitation et vérifie auprès de la direction générale que les dispositifs adéquats ont

été mis en place en vue d’assurer la fiabilité de l’information comptable et financière.

Il est informé des changements de méthodes comptables et des options comptables retenues qui ont

un impact significatif sur la présentation des états financiers.

Arrêté des comptes

Le conseil d’administration est en charge de l’arrêté des comptes annuels. Il obtient toutes les

informations qu’il juge utiles (informations relatives aux options de clôture, aux estimations, aux

changements de méthodes comptable…).

Relations avec les commissaires aux comptes

Le conseil d’administration veille à la qualité du processus de sélection des commissaires aux

comptes notamment au regard des critères de compétence et d’indépendance. Il reçoit l’assurance

des commissaires aux comptes qu’ils ont eu accès à l’ensemble des informations nécessaires à

l’exercice de leurs responsabilités.

Par ailleurs, il est informé du périmètre et des modalités d’intervention des commissaires aux

comptes ainsi que des conclusions de leurs travaux.

2.1.4 Les commissaires aux comptes

Les commissaires aux comptes sont légalement responsables de la certification des comptes.

Ils sont investis d’une mission générale qui comporte une mission d’audit conduisant à la certification

et de mission de vérifications spécifiques. Les travaux sont conduits selon les normes d’exercice

professionnel et la doctrine professionnelle de la Compagnie Nationale des Commissaires aux

comptes (CNCC).

Ils certifient donc que les comptes annuels sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du

résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la

Mutuelle à la fin de l’exercice. Ils vérifient également la sincérité et la concordance avec les comptes

annuels des informations données dans le rapport de gestion.

Ils signalent à l’assemblée générale et au conseil d’administration les irrégularités et inexactitudes

dont ils ont eu connaissance au cours de leur mission.

La Mutuelle ADREA a deux commissaires aux comptes KPMG et Deloitte.

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2.2 LES RESSOURCES MATERIELLES ET INFORMATIQUES

2.2.1 Organisation humaine

La direction comptable et financière

L’organisation comptable d’ADREA est articulée sur la séparation des missions classiques de gestion

des données comptables et de gestion des données financières.

Les missions relatives aux données comptables, analytiques et budgétaires dépendent d’une même

direction qui déploie son action jusqu’au pilotage de la performance économique. Elle se fait assister

d’une équipe MOA dédiée aux systèmes d’information comptable.

Les missions relatives aux placements sont regroupées au sein d’une direction de la gestion actif

passif, les actifs (placements) devant être gérés, comme chez les autres assureurs, en cohérence avec

les caractéristiques du passif (nature, duration,…). Un responsable des référentiels veille à

l’identification et à la prise en compte des évolutions réglementaires et législatives impactant sur les

domaines comptables et fiscaux.

Directeur Gestion Actif Passif

Directeur administratif et financier

Directeur Comptabilités et Contrôle de Gestion

Responsable Gestion Actif Passif

Responsable Référentiels DCF et veille règlementaire

Responsable Contrôle de Gestion

Responsables Comptables

Référents Comptables

MOA / Administration SI

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La direction technique et produits

L’organisation de la direction technique et produits est articulée de façon à assurer les différents

niveaux de contrôles correspondant aux bonnes pratiques en matière de calcul des provisions.

Le pôle engagements assurantiels et études actuarielles est en charge de la maintenance du

référentiel des différentes provisions à constituer et également de la réalisation des calculs.

Le responsable de missions actuarielles effectue un premier niveau de contrôle sur les calculs

effectués.

Un second niveau de calcul est assuré par le directeur technique et produits ou par le directeur

technique adjoint

2.2.2 Organisation matérielle

Des ressources informatiques (logiciels, serveurs, équipements réseau, poste de travail) sont

nécessaires au bon fonctionnement des systèmes dans le cadre de l’élaboration et de la vérification

des informations financières et comptables.

Le responsable met en place une organisation claire et formalisée de la tenue de la comptabilité au

moyen des systèmes informatisés :

- Définition des rôles et responsabilités des différentes parties de l’organisation ;

- Implication des opérationnels dans la définition, conceptions et la validation des nouveaux

outils ;

- Suivi des compétences des équipes informatiques ;

- Analyse et surveillance du degré d’indépendance avec des prestataires informatiques

(éditeur, intégrateur, externalisation…) ;

- Existence d’une séparation des environnements de développement et de production.

Par ailleurs, il existe des règles précises en matière :

- D’accès au système ;

- De validation des traitements et de procédure de clôture ;

- De conservation des données.

Directeur technique et produits

Directeur Technique Adjoint

Responsable de missions actuarielles

Pôle Engagements Assurantiels et Etudes Actuarielles

chargé d’études

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Il existe également :

- Un contrôle interne aux systèmes informatiques afin d’assurer la fiabilité, la disponibilité et la

pertinence de l’information comptable et financière ;

- Un dispositif destiné à assurer la sécurité physique et logique des systèmes et données

informatiques ;

- Des mesures visant à assurer la continuité de service (formalisation d’un PSI, d’un PRA et

réalisation de tests périodiques).

Le système d’information comptable est un ERP : QUALIAC.

Il est directement ou indirectement interfacé avec divers applicatifs :

- Activ’infinite pour les données Métier (cotisations et prestations)

- ISIE qui est un interpéteur comptable

- Outil FEX, permettant la relation avec les banques

- INSIGHT pour les données liées aux placements financiers

- YOURCEGID FISCALITE pour l’établissement et la télétransmission des liasses fiscales

- BACCARA pour l’établissement des états règlementaires

- ADDACTIS pour l’établissement et la transmission des états SOLVABILITE 2

- TEAMS’RH pour les données RH

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3 PROCESSUS CONCOURANT A L’ELABORATION ET A LA VERIFICATION DE

L’INFORMATION FINANCIERE ET COMPTABLE PUBLIEE

La qualité de l’information financière et comptable dépend de critère dont le respect devrait être

recherché, de telle sorte que l’information contenue dans les états financiers soit régulière et

sincère.

Ce processus est classé en trois familles :

1. Le processus lié à la tenue des comptes,

2. Le processus d’arrêté des comptes

3. Le processus lié à la production de la communication financière

4 PROCESSUS LIE A LA TENUE DES COMPTES

Les comptes de l’exercice 2016 d'ADREA Mutuelle ont été établis dans le respect du règlement n°

2015-11 du 26 novembre 2015 de l'Autorité des Normes Comptables relatif aux comptes annuels des

entreprises d'assurance.

4.1 PROCESSUS « COMPTABILITE GENERALE »

4.1.1 Présentation générale du processus

ADREA Mutuelle a mis en place un processus de tenu de la comptabilité générale qui a pour objectif

de détailler les étapes dans le cadre de l’enregistrement de toutes les opérations comptables (hors

comptabilité métier) afin de produire les états financiers, qui doivent donner une image fidèle du

patrimoine, de la situation financière et du résultat dans le respect des principes et règles

fondamentaux édictés par le Code de la Mutualité. La finalité de ce processus est de renseigner la

comptabilité générale (grand livre).

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4.1.2 Schéma des flux

4.1.3 Missions du contrôle interne et de l’audit interne liés à ce processus

Une revue des risques inhérents à ce processus a été réalisée en 2016. Un plan d’actions visant à

prévenir tout risque de fraude interne a été mis en place. Aucune anomalie majeure n’a été

constatée.

4.2 PROCESSUS « COMPTABILITE METIER »


ADREA Mutuelle a mis en place un processus de tenu de la comptabilité métier qui a pour objectif de

détailler les étapes dans le cadre de l’enregistrement de toutes les opérations liées aux cotisations et

aux prestations (émissions/encaissements/valorisation/décaissement) afin de produire les états

financiers, qui doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du

résultat dans le respect des principes et règles fondamentaux édictés par le Code de la Mutualité. La

finalité de ce processus est la création des écritures comptables correspondant à la comptabilité

métier.

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Une revue des risques a été réalisée en 2016 concernant ce processus. Aucune anomalie majeure n’a

été constatée.

4.3 PROCESSUS « PLACEMENTS »


Le processus « suivre les placements » a pour objectif de suivre les éléments contribuant à la

construction du couple rendement-risques (valorisation, performance, volatilité, durée et

contrepartie) de l’ensemble des placements.

Cela se traduit par l’établissement, la mise à jour et la diffusion de tableaux de bord à destination de

la commission financière ainsi que par des états réglementaires à destination de l’ACPR.

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Ce suivi s’effectue au regard :

- Des obligations réglementaires ;

- Des attentes de pilotage ;

- Des caractéristiques des produits ;

- De l’évolution des marchés financiers.

Ce processus a pour finalité la création de tableaux de bord trimestriels, de rapports narratifs liés aux

placements, éventuellement complétés par des annexes comptables.

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été constatée.

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5 PROCESSUS D’ARRETE DES COMPTES

5.1 CALENDRIER DE LA CLOTURE Un calendrier lié à la clôture des comptes est créé début septembre de chaque exercice afin de

détailler les grandes étapes, les intervenants dans et hors d’ADREA, les sites de réalisation des calculs

et la période de réalisation.

L’intervention des commissaires aux comptes s’étale d’octobre N à fin février N+1 pour l’arrêté des

comptes.

Il est possible de résumer le calendrier de la manière suivante :

Février Arrêté des comptes et balance provisoire avant intervention des CAC

1er semaine de février

Balance après intervention des CAC (prise en compte des remarques)

3ème semaine de février

Finalisation et validation de la balance par les CAC

Présentation des comptes au CODIR

4ème semaine de février

Mars Présentation des résultats à la Commission Financière

Mi-Mars

Finalisation du rapport de gestion (dont RSE) et des rapports particuliers

Présentation des états financiers, des annexes et des rapports au Comité d’Audit

Présentation des états financiers, des annexes et des rapports au Bureau

Validation des états financiers, des annexes et des rapports par les CAC

Fin Mars

Avril Approbation des états financiers, annexes et des rapports par le conseil d’administration

Mi avril

Liasse fiscale

Etats ENS

Fin avril

Mai Dossier annuel SFG

Fin mai

Juin Approbation des comptes par l’Assemblée Générale

Fin juin

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5.2 CALCULER LES ENGAGEMENTS


Ce processus a pour objectif de déterminer, à chaque clôture d’exercice, le montant de provisions

techniques à constituer pour l’exercice concerné. Il s’agit principalement du calcul des provisions

pour prestations à payer (PSAP) pour l’ensemble des risques. Des provisions non techniques sont

également calculées concernant le passif social (indemnités de fin de carrière et médailles du travail).




été constatée.

5.3 ÉVALUER LES PLACEMENTS


Ce processus a pour objectif d’évaluer en fin de période les placements mobiliers et immobiliers de la

mutuelle selon les règles définies par la réglementation dans le but d’établir les états réglementaires

pour l’ACPR et les reportings pour la commission financière.

Ce processus consiste plus particulièrement à :

- Déterminer la valeur de réalisation des placements, y compris l’évaluation des immeubles ;

- Calculer les provisions ;

- Calculer l’assiette fiscale.

La finalité de ce processus est de valoriser et de justifier :

- Les provisions pour dépréciations durables (PDD) ;

- Les intérêts courus non échus ;

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- Le poste des placements dans les états annuels comptable (bilan) au 31 décembre de

l’exercice ;

- Les surcotes et décotes amorties au cours de l’exercice…

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19



été constatée.

5.4 CLOTURER LES COMPTES


Le but de ce processus est de donner une image fidèle de la situation financière de la Mutuelle en

s’assurant que toutes les opérations courantes et écritures d’inventaire (CCA, FNP, provisions, …) ont

bien été comptabilisées et dans les bons comptes.

La finalité de ce processus est de déterminer la balance définitive validée par les commissaires aux

comptes.


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été constatée.

6 REPORTING

6.1 COMPTES ANNUELS


Il existe un processus spécifique d’élaboration :

- des états annuels réglementaires à destination de l’ACPR, du SFG et des instances politiques,

- de la liasse fiscale à destination de la DGE (Direction des Grandes Entreprises).

Il est mis à jour annuellement.

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6.2 LES RAPPORTS ANNUELS


Un processus spécifique d’élaboration des rapports annuels à destination des instances politiques, de

l’ACPR et du SFG existe. Il est mis à jour annuellement. Il a pour objectif de présenter les étapes de

réalisation du rapport de gestion et du rapport RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

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6.2.3 Précisions liées au rapport de gestion

Le rapport de gestion vise à enrichir l’information financière en livrant une analyse des résultats et de

l’évolution de la situation financière. Il permet de comprendre les tendances, les évènements et les

opérations qui ont y marqué la Mutuelle durant l’exercice écoulé. Ce rapport répond aux obligations

d’information au Comité d’Audit, aux délégués de l’Assemblée Générale et aux organismes de

réglementation, en complétant celle donnée dans les états financiers.

Le directeur des Comptabilités et du contrôle de gestion est le garant de la rédaction du rapport de

gestion. Il sollicite d’autres contributeurs pour certains éléments du rapport.

Le rapport est mis à jour annuellement et validé par le directeur administratif et financier, puis par le

comité d’audit et enfin par le conseil d’administration. La version définitive du rapport est présentée

lors de l’Assemblée Générale de la Mutuelle.

6.3 RAPPORTS DES COMMISSAIRES AUX COMPTES Les commissaires aux comptes relatent dans leur rapport à l’assemblée générale ordinaire

l’accomplissement de leurs missions. Ils expriment par leur certification qu’ayant effectué leur

mission ils ont acquis l’assurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas

d’anomalies significatives.

Le rapport sur les comptes annuels comporte :

- Une première partie dans laquelle ils expriment leur opinion sur les comptes annuels. S’ils

refusent de certifier ou s’ils certifient avec réserve, ils motivent leur position et en chiffrent si

possible l’incidence. D’une manière plus générale, ils présentent toutes observations utiles à

la bonne compréhension des comptes ;

- Une seconde partie, dans laquelle les commissaires aux comptes présentent les observations

qu’appellent les vérifications qu’ils sont tenus d’effectuer ;

- Une troisième partie, dans laquelle ils justifient leurs appréciations : en application de

l’article L. 823-9 C. Com., le commissaire aux comptes justifie de ses appréciations pour

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toutes les personnes ou entités dont les comptes annuels ou consolidés font l’objet d’une

certification. Il s’agit d’une explication sur l’opinion émise.

Les commissaires aux comptes établissent également 3 autres rapports :

- Le rapport spécial sur les conventions règlementées ;

- L’attestation des CAC portant sur les informations communiquées dans le cadre de

l’article L114-17 du code de la mutualité relatif au rapport du CA détaillant « les sommes et

avantages de toute nature versés à chaque administrateur » ;

- Le rapport des CAC sur les documents et rapports prévus dans le cadre de la prévention des

difficultés des entreprises.

Ces rapports sont portés à la connaissance des délégués lors de l’assemblée générale pour

approbation.

En complément du rapport des commissaires aux comptes dont l’émission et la diffusion sont

déterminées par la loi, ils pourront être amenés à communiquer les conclusions de leurs travaux sous

forme de documents de synthèses, de lettre de recommandation…

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Documents

Rapport d’élaboration et de vérification de l’information