Mathieu ANDRO

Rapport de stage

de Licence Ressources Documentaires & Bases de Données Université Paul Valéry - Montpellier III

Centre Du Guesclin

Management de l’équipe documentation de la Bibliothèque

de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse

du 1er avril 2007 au 25 juin 2007

Introduction Suite à un concours externe d’Assistant Ingénieur du Ministère de l’Agriculture, j’ai été nommé responsable de la bibliothèque de l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse à compter du mois d’avril 2007. Peu de temps avant, le 1er décembre 2006, je venais de quitter la bibliothèque d’ichtyologie du Muséum national d’Histoire naturelle à Paris pour la bibliothèque de l’IUT de Figeac suite à un concours externe de Technicien de l’Éducation Nationale. C'est donc, dans ce contexte de multiples changements d’affectations et de domiciles que mon stage a débuté. L’École Nationale Vétérinaire de Toulouse est une institution ancienne. Elle a été fondée en 1828, à la suite de l’École de Lyon (1761) et d’Alfort (1766), et avant celle de Nantes (1979). En 1899, elle a subi un incendie important qui a affecté sa bibliothèque et ses archives puis, a connu un déménagement du centre ville vers la périphérie de Toulouse. Rattachée au ministère de l’agriculture, l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est dirigée par un Directeur chargé de la politique scientifique et par un secrétaire général chargé de la politique administrative. Elle est constituée de 4 départements : Administration, Clinique, Enseignement, Recherche. Aujourd'hui, cette institution ancienne qu'est l'ENVT cherche à se débarrasser de ses archaïsmes et à assainir son budget. Lors de mon entretien d’accueil avec le Directeur, le Secrétaire Général et la Directrice des Ressources Humaines de l’École, la situation de la bibliothèque ne m’a pas été cachée. Elle souffre d’un effectif et d’un budget décroissants. Le fonds documentaire est vieillissant, certains services ont été abandonnés, d’autres sont archaïques, le nombre de lecteurs est en diminution, les relations à l’intérieur du service sont difficiles, les relations avec les autres services et en particulier avec les laboratoires de recherche de l’École sont mauvaises ou inexistantes, la collaboration entre les bibliothèques des 4 écoles vétérinaires autour d’un projet de catalogue collectif peine à aboutir. C’est donc dans ce contexte difficile que j’ai pris mes fonctions, décidant d’opter pour la stratégie suivante : essayer de moderniser le centre de documentation, développer de nouvelles activités et de nouveaux services afin de pouvoir m’appuyer sur un bon bilan et revendiquer ainsi le renouvellement des postes affectés à la bibliothèque ou mieux, du personnel supplémentaire. En effet, il semble qu’un "bras de fer" se soit instauré entre la Direction de l’école et la bibliothèque qui, constatant la diminution de ses effectifs a répondu par la mise en veille de certains services et la diminution de ses jours d’ouverture. J’espère que la stratégie que je souhaite adopter sera récompensée et permettra au personnel précaire de la bibliothèque d’être pérennisé. 1- Gestion des Ressources Humaines A l’instar de la plupart des autres services documentaires, les ressources humaines affectées à la bibliothèque de l’École Nationale Vétérinaire ont fortement diminué ces dernières années. En effet, en 2000, la responsable de la bibliothèque (Ingénieur d’Études) est partie en retraite, mais son poste a été affecté auprès d’un autre service. C’est donc son adjointe (Assistant Ingénieur) qui s’est vue confier la direction de la bibliothèque et ce, sans évolution de carrière. C’est sur son poste que j’ai été affecté suite à son départ lié à un concours. Par ailleurs, un poste de Technicien et un poste d’Adjoint Technique n’ont pas été remplacés, notamment suite au départ volontaire de personnel vers d’autres services de l’École en 2004.

Afin de tenter de compenser ces 3 pertes de postes, 2 Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps ont été recrutées pour une durée d’1 an en décembre 2006. En juillet 2008, un technicien de bibliothèque devrait partir en retraite. Le remplacement de son poste serait justifié. J’ai donc rencontré la Directrice des Ressources Humaines afin de discuter de ce remplacement et le justifier, fiches de postes à l’appui (cf annexe A). Je vais également essayer de m’appuyer sur un bon rapport d’activités du service afin de demander ce remplacement. L’évolution de carrière des agents a également été évoquée au cours de cet entretien car certains dossiers disposent des conditions requises pour être promus. Le personnel actuellement affecté à la bibliothèque est donc constitué de :

• Assistant Ingénieur : Responsable de la bibliothèque

• Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches, thèses, gestion administrative, catalogage

• Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) à mi temps : Accueil, recherches, thèses, catalogage

• Technicien : parc informatique

• Adjoint technique : périodiques

• Technicien à mi temps : Recherches bibliographiques et formations des étudiants

• 2 moniteurs étudiants (5 heures par semaine) : Accueil, prêts et retour de prêts. Le personnel ne maîtrisant pas de manière optimale tous les modules du logiciel Alexandrie que nous utilisons à la bibliothèque, 4 sessions de formations à distance d'une demi journée ont été suivies, ce qui nous a permis de solutionner de nombreux problèmes courants, mais aussi de mieux administrer notre base. Par ailleurs, un plan de formation d’un mois a été mis en place avec l’ANPE et l’Association nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes (AFPA) pour les CAE. Par ailleurs, une redéfinition des responsabilités respectives a été proposée avec succès afin d’éviter la lassitude sur certaines tâches, proposer de nouveaux services susceptibles d’enthousiasmer le personnel, et mobiliser d’avantage une partie du personnel, comme les moniteurs qui seront désormais chargés d’effectuer de la saisie dans notre catalogue ou de la mise en ligne de thèses sur CD lorsque leur travail à l’accueil ne les sollicite pas outre mesure (cf annexe A). A l’occasion du recrutement des prochains moniteurs, un travail de catalogage simplifié leur sera systématiquement demandé. Le service a souffert de nombreuses discontinuités, le personnel ayant beaucoup changé ces dernières années sans que les documents soient toujours transmis. Afin de faciliter la continuité du service, chaque responsable d’une activité est chargé d’en rédiger la procédure complète. Enfin, des réunions de service ont permis et permettront d’améliorer la communication et la collaboration au sein de l’équipe. Le service pourra difficilement supporter la perte de nouveaux postes, après l’hémorragie subie ces dernières années. Je compte m’appuyer sur un rapport d’activité traduisant une nouvelle dynamique afin de revendiquer le remplacement d’un départ prochain à la retraite. Afin d’anticiper sur la rédaction de ce rapport d’activités du service qui me sera demandé en fin d’année, j’ai commencé à constituer un tableau de bord à partir d’indicateurs bibliométriques. Pour ce faire, j’ai utilisé le module bibliométrie du logiciel documentaire Alexandrie que nous utilisons à la bibliothèque, obtenu un accès aux outils de l’éditeur Elsevier qui est notre principal fournisseur de périodique électroniques (portail

ScienceDirect), et mis en place un compte Google Analytics afin de suivre le nombre de connexions sur notre site web, leur provenance institutionnelle et géographique, les mots clés utilisés dans Google afin de parvenir jusqu’au site. 2- Relations avec les autres services Les relations avec les laboratoires de Recherche de l’école sont encore quasi inexistantes. Les enseignants envoient des techniciens ou des secrétaires effectuer des photocopies mais ne se déplacent que très rarement si bien qu’une collaboration n’a pas encore pu être mise en place. Plus généralement, il semble que la communication soit à développer au sein de l’école afin de sortir d’une culture de chaires isolées et de laboratoires autonomes. Les bâtiments sont isolés les uns des autres par des espaces verts et il n’existe pas de lieu central susceptible de créer un lien social. La bibliothèque pourrait développer des manifestations culturelles et devenir un lieu d’échanges et de rencontres dans un avenir plus ou moins proche. Par ailleurs, des fonds documentaires existent dans chaque laboratoire. Un ordinateur portable a été commandé afin que nous puissions nous déployer et cataloguer ces fonds, ce qui permettra de désenclaver la bibliothèque, de nouer des relations privilégiées avec des personnes relais dans chaque laboratoire. Les fonds étant informatisés, ils seront plus facilement accessibles entre les laboratoires, ce qui devrait provoquer d’avantage de communication. Mais il existe un sentiment très fort de propriété personnelle vis à vis des fonds documentaires qui ont été constitué au sein des laboratoires. Il faudra compter avec ce paramètre, communiquer sur l'intérêt de cette démarche, et gagner l'appui de la Direction de l'École. 3- Site web Ayant des connaissances de programmation en X-HTML, JavaScript et PHP, j’ai mis à jour le site web et j’y ai ajouté les pages suivantes :

• Liste exhaustive et à jour des périodiques électroniques auxquels nous avons accès

• Formulaire permettant de générer un devis afin de faciliter et automatiser le traitement des demandes.

• Outil dynamique en PHP permettant de savoir quelles ressources documentaires utiliser en fonction de la situation du lecteur.

Concernant ce dernier outil, il faut préciser que, sur le site web de la bibliothèque, ne figurait pas de liens importants (catalogue intranet de la bibliothèque, accès à la base CAB…) et ceux qui étaient signalés étaient souvent superflus (yahoo, bulletin des bibliothèques de France...) en trop grand nombre, éparpillés sur de trop nombreuses pages difficiles à différencier ("fonds documentaires", "bases de données", "autres catalogues", "liens", "revues en ligne") et parfois noyés dans des textes d'explications très détaillées. Il fallait donc en simplifier la présentation à l'aide d'une page unique consacrée à la recherche documentaire et sur laquelle il est possible d'afficher de manière dynamique les ressources

documentaires en fonction des situations et des besoins de chacun. (cf Annexe B et http://www.envt.fr/Documentation/page63.php) 4- Projet de catalogue collectif entre les 4 Écoles Nationales Vétérinaires Le catalogue informatisé de la bibliothèque a été transféré de Texto vers Alexandrie en 2002. Malheureusement, il ne correspond à aucun format bibliographique, ni même, bien souvent aux normes ISBD (AFNOR). Par ailleurs chacune des 4 Ecoles Nationales Vétérinaires a mis en place sa propre structure de base, si bien que la mise en place d’un catalogue collectif nécessiterait de nombreuses transformations. Les échanges de notices bibliographiques saisies existent entre les écoles, pour les thèses, mais sous forme d’envois en fichiers attachés avec de nombreux bugs générés par les différences de formats. L’indexation est libre, et le projet de mise en place d’un thésaurus peine également à émerger. Enfin, seule l’Ecole de Lyon a pu rendre accessible par Internet son catalogue, les autres ne le sont que par Intranet, ce qui complexifie la diffusion et les échanges. Concernant l'École de Toulouse, suite à l'entretien que j'ai eu avec le responsable du service informatique, un serveur web devrait être mis en place. Pour des raisons de sécurité, il contiendra une réplique de notre catalogue mise à jour automatiquement toutes les nuits par synchronisation. Il deviendra donc ainsi possible d'accéder à notre catalogue par Internet. En rejoignant le SUDOC nous pourrions ainsi bénéficier de ce catalogue commun accessible via Internet, valoriser nos collections, mutualiser nos efforts de catalogage, utiliser une très grande réserve de notices des publications conservées dans les autres bibliothèques en France (et dans d'autres pays), et enfin, améliorer la qualité de notre catalogage et de notre indexation. Après avoir pris contact avec le réseau SUDOC et l’ABES, ses représentants sont tout à fait favorables pour que les Ecoles Vétérinaires se déploient dans le SUDOC. Actuellement, seuls les états de collections des périodiques vivants et les thèses sont saisies dans le SUDOC par les documentalistes des Universités. Dans cette hypothèse, le transfert automatique par des notices SUDOC vers notre SGBD Alexandrie nécessiterait une adaptation de notre structure au format UNIMARC. Cette possibilité est étudiée par GB Concept, la société à l’origine du logiciel Alexandrie. Une autre possibilité consisterait à rejoindre le réseau documentaire ARCHIPEL qui regroupe la quasi-totalité des bibliothèques d’enseignement supérieur de Midi Pyrénées. Après avoir pris contact avec les représentants de ce réseau, ils seraient favorables pour que nous les rejoignions. Cela nécessiterait un changement de notre logiciel documentaire, c'est-à-dire l’abandon de ALEXANDRIE pour l’adoption du logiciel HORIZON. En outre, la participation au SUDOC nous amènerait à utiliser RAMEAU pour l’indexation de nos documents et donc à abandonner notre indexation libre au profit d’une liste d’autorité structurée. Nous pourrions ainsi abandonner un projet de thésaurus qui rencontre des difficultés à se concrétiser. Si nous prenions cette direction, il faudrait prévoir des investissements en logiciels (WinIB et Horizon) mais aussi en formations (catalogage ISBD et UNIMARC, indexation RAMEAU, logiciels WinIB et Horizon) et convaincre la Direction de l'École. Mais il semble que cette solution ne soit pas souhaitée par les autres Écoles Vétérinaires qui préfèrent demeurer

autonomes du SUDOC. En effet, la mise en place d’un catalogue collectif entre les 4 Ecoles Vétérinaires nécessiterait l’harmonisation des structures des bases ce qui sera peut être compliqué à réaliser. Une autre solution semble donc avoir la préférence des autres écoles : la mise en place de connecteurs permettant une interrogation multi-bases. Tout comme la solution SUDOC, cette solution permettrait de valoriser nos collections et de supprimer certaines tâches liées à l’accès exclusivement intranet de nos catalogues comme :

• La diffusion de nos thèses vers l’extérieur sous forme de CD

• L’alimentation d’une base MySQL des thèses soutenues et d’une base MySQL des thèses en cours reprenant sur Internet le contenu de notre catalogue Intranet afin de permettre aux étudiants des autres écoles de ne pas reprendre un sujet déjà traité à Toulouse.

Malheureusement, cette solution ne permettra pas de mutualiser l’effort de catalogage, ni d’en améliorer la qualité.

5- Gestion financière Après avoir comparé nos tarifs avec ceux appliqués par les autres bibliothèques ENV, j’ai proposé au Conseil d’Administration de l’École d’actualiser, de simplifier et d’harmoniser nos tarifs. Cela devrait nous permettre, en particulier, de ne plus avoir à évaluer les frais de port à chaque demande en affichant des tarifs avec frais de port inclus, à l’instar de ce qui est pratiqué ailleurs. Ce faisant, il sera possible de mettre en place un traitement automatisé et centralisé des demandes via un formulaire en ligne sur notre site web qui génèrera automatiquement des devis correspondant aux prestations demandées. Nous diminuerons ainsi le temps que nous passons à correspondre avec nos usagers afin de répondre à leurs demandes et afin de mesurer les frais de port. Ce formulaire est actuellement en cours de construction. Il n'est pas indexable par les moteurs de recherche et n'est lié à aucune page web. Toutefois, il est possible d'en avoir un aperçu sur : http://www.envt.fr/Documentation/page64.php La bibliothèque dispose d’un photocopieur régulièrement en panne pour les étudiants et d’un autre plus performant pour les services de l’École. En collaboration avec le service des marchés, nous devrions faire l’acquisition d’un matériel compatible avec les cartes Moneo, ce qui nous permettra de nous débarrasser de la régie de recettes liée à la vente des cartes de photocopies. Après un entretien avec le responsable du service informatique de l’école, un inventaire complet du parc informatique a été fourni. Il s’avère que le parc informatique est vieillissant et sera renouvelé très prochainement. 6- Politique d'acquisition Afin de stimuler les suggestions d’acquisitions des enseignants et des chercheurs et de moderniser un fonds qui a vieilli faute d’un renouvellement suffisant, une veille éditoriale à partir de bases de données, catalogues d’éditeurs, catalogue de bibliothèques a été mise en

place. Les années précédentes, le budget avait été consacré au mobilier. L'actualisation de nos collections documentaires sera une priorité dans les années à venir. Les abonnements via le consortium Couperin au portail ScienceDirect des revues de l’éditeur Elsevier devraient se poursuivre. Afin de pérenniser le don à la bibliothèque d’ouvrages et de revues reçus par l’Association responsable de l’édition de la Revue de Médecine Vétérinaire en contrepartie des analyses d’ouvrages qu’elle publie et des exemplaires de revue qu’elle diffuse, j’ai proposé qu’une convention soit signée entre l’École et cette association (cf annexe C). Le fonds est vieillissant, il manque des étagères pour le libre accès, les ordinateurs de consultation sont anciens. Il serait nécessaire d’y consacrer une part croissante de notre budget. 7- Diffusion Constatant la diminution des effectifs de la bibliothèque, seules les monitrices effectuaient une permanence à l’accueil à hauteur de 10 h par semaine. Le reste du temps, les lecteurs devaient sonner afin de faire appel à un documentaliste pour emprunter, demander un renseignement ou demander un document ne se trouvant pas en libre accès mais dans notre réserve de 7 étages. Afin d’améliorer le service et de sécuriser le fonds, j’ai proposé un accueil en permanence. Le service public, comme la présence des agents sont planifiés avec l’aide de l’outil en ligne Google Calendar. Lors des permanences à l'accueil, et lorsque les étudiants sollicitent peu notre attention, les agents peuvent notamment poursuivre le signalement de notre fonds documentaire dans le catalogue informatique et poursuivre la mise sur le serveur des thèses actuellement sur CD. Le service PEB qui avait été supprimé, faute de ressources humaines suffisantes les années qui ont précédé ma nomination, sera restauré lorsque, comme nous l’avons abordé précédemment, nous aurons rendus caduques les tâches suivantes :

• Vente des cartes de photocopies et régie de recette

• Diffusion des thèses sur CD Rom

• Alimentation d’une base MySQL pour les thèses en cours et d’une base MySQL pour les thèses soutenues.

8- Informatisation du fonds J’ai constaté progressivement que les fonds antérieurs aux années 1980 n’avaient pas été signalés dans le catalogue informatisé. Après avoir effectué des mesures, il s’avère que seule 60 % de la collection de monographies conservée à la bibliothèque apparaissait dans le catalogue. Les collections de périodiques et de thèses n’ont pas encore fait l’objet d’une pareille évaluation. Ces fonds non encore signalés sont désormais progressivement catalogués, en particulier lorsque le personnel est affecté à l’accueil. Par ailleurs, dans la

mesure où chaque école dispose des thèses de 3 autres de manière exhaustives, nous avons pu récemment demander à pouvoir importer les notices bibliographiques saisies ailleurs et bénéficier ainsi de leur effort de catalogage. Par ailleurs une réserve de fonds anciens est en déshérence dans les sous-sols d’un bâtiment et de nombreux fonds ont également été constitués au sein des laboratoires de recherche. Ces collections conservées à l'extérieur du bâtiment de la bibliothèque, seront catalogués prochainement, lorsque nous disposerons d’un ordinateur portable qui nous permettra de nous déployer. Les fonds patrimoniaux doivent, en effet, être signalés afin de les protéger, de les valoriser et de favoriser la transmission du patrimoine de l'école aux nouvelles générations, mais aussi afin de permettre une éventuelle participation à des activités culturelles (collaborations possibles avec le nouveau Muséum de Toulouse). Une bonne partie de nos ouvrages ne sont conservés dans aucune bibliothèque de France d’après le SUDOC et le CCFR. Mais, par ailleurs, le signalement des collections documentaires hors bibliothèque (sous-sols des cliniques, Laboratoires) dans le catalogue permettrait d'éviter certaines acquisitions doublons et de favoriser l'accès aux ressources. Mais, elle sera difficile à mener car les chercheurs ont tendance à considérer comme leur propriété personnelle des ouvrages acquis avec les ressources de l’établissement. L’appui de la Direction et la collaboration de personnes relais dans ces laboratoires seront donc nécessaires. Cela devrait également permettre de désenclaver la bibliothèque qui est encore très isolée des laboratoires. 9- Valorisation des publications produites par l'École La mise sur serveur de nos thèses actuellement sur supports CD permet d’en faciliter la diffusion, mais aussi d'éviter de perdre des informations, la durée de conservation d'un CD Rom étant limitée. Suite à un entretien avec le responsable du service informatique, une réplique synchronisée de notre serveur pourrait être mise en place, afin de permettre un accès internet à nos thèses électroniques comme à notre catalogue informatisé. Le dépôt des articles des chercheurs (avec leur accord) sur des serveurs d'archives ouvertes (Centre pour la Communication Scientifique Directe, http://hal.archives-ouvertes.fr) permettrait que les publications ENVT soient d'avantage diffusées et donc d'avantage citées (accès libre et légal). Néanmoins, je sais par expérience, qu’il sera difficile de convaincre les chercheurs. La mise en ligne sur le site de la bibliothèque d'une bibliographie annuelle des publications des chercheurs de l'école (sous forme de base MySQL) pourrait servir de vitrine, mais aussi d'un moyen susceptible de favoriser l'émulation. Une autre solution pourrait être d’ajouter un champ affiliation dans notre catalogue, et de cataloguer toutes les publications pour lesquelles un chercheur de l'École a contribué. Malheureusement, Alexandrie n'est pas Open URL c'est à dire qu'il ne permet pas d'être interrogé dynamiquement en mettant les termes d'une équation de recherche au sein d'un lien hypertexte. Il sera donc impossible d'interroger à partir du site web, les publications de chercheurs ENVT. Malheureusement, la solution d'une base MySQL semble donc plus appropriée.

Bilan, conclusion, perspectives J’ai accepté cette affectation car je n’avais jamais eu l’occasion de manager une équipe de documentalistes, ni de conduire un projet de catalogue collectif. Je pense que cette expérience sera enrichissante pour la poursuite de ma carrière. Ayant rarement eu l’occasion de travailler en équipe et ayant souvent eu à exercer de nombreuses missions simultanément, j’ai eu quelques difficultés, dans un premier temps, à trouver ma place et à occuper mon poste sans déborder sur des tâches concrètes ou techniques relevant de mes collègues. Mais mes collègues m’ont réservé un très bon accueil et se consacrer à la modernisation d’un service est un travail passionnant et valorisant lorsqu’on obtient les résultats recherchés. J’espère parvenir à obtenir un bon bilan et, en m’appuyant sur cette dynamique, à améliorer les conditions de travail de mes collègues. Ce stage m’aura permis de valoriser certaines compétences acquises dans le cadre de la Licence. Je souhaite à présent poursuivre l’approfondissement de mes connaissances et développer de nouveaux services comme, par exemple :

• Mise en place d’un système d’échanges de doubles avec une base simplifiée MySQL.

• Proposition d'un service de veille personnalisée pour les chercheurs sur leur thématiques de recherche.

• Catalogage des fonds situés dans les laboratoires

• Organisation d'événements culturels relatifs à l'histoire de l'école, par exemple.

• Mécénats pour la numérisation des thèses anciennes.

• Base MySQL des publications produites par l'école.

• Base de vidéos de chirurgie vétérinaire.

• Valorisation des publications des chercheurs avec une participation aux archives ouvertes du CCSD

Glossaire ABES : Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur est à l’origine du catalogue collectif des bibliothèques universitaires de France, le SUDOC

AFNOR : L’Agence Française de Normalisation est à l’origine des normes qui sont utilisées en bibliothèque pour le catalogage des documents. ALEXANDRIE : Logiciel documentaire adopté par les 4 ENV en 2002. Analytics : Outil créé par Google afin de connaître le nombre de connexions à une ou plusieurs pages webs, la situation géographique et institutionnelle des personnes qui se sont connectées. ARCHIPEL : Réseau documentaire des bibliothèques universitaires de Midi-Pyrénées. Archives ouvertes : libre accès en ligne de contenus numériques, en particulier d’articles scientifiques dont le texte déshabillé de la mise en page dont l’éditeur est propriétaire. CAB : Bases bibliographiques des Commonwealth Agricultural Bureaux. CAE : Contrat d'accompagnement dans l'emploi. Dispositif nouveau mis en place par l’ANPE. CCSD : Centre pour la Communication Scientifique Directe. ENV : Ecoles Nationales Vétérinaires

ENVA : Ecole Nationale Vétérinaire d’Alfort ENVL : Ecole Nationale Vétérinaire de Lyon

ENVN : Ecole Nationale Vétérinaire de Nantes

ENVT : Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse

Filezilla : Logiciel libre de transfert FTP. Il a été utilisé dans le cas présent afin de mettre à jour le site web de la bibliothèque, en écrasant les anciens fichiers X-HTML par de nouveaux. Google Calendar : Logiciel en ligne développé par Google et qui permet de gérer des emplois du temps, des plannings. HAL : Hyper Articles en Ligne, un outil proposé par le CNRS et destiné à la mise en ligne de travaux de recherches dans tous les domaines

HORIZON : logiciel documentaire utilisé par certaines bibliothèques déployées dans le SUDOC et, en particulier par celles du réseau ARHCIPEL des bibliothèques universitaires de Midi-Pyrénées

HTML et X-HTML : Hypertext Markup Language. Langages permettant d’afficher des pages webs . ISBD : International Standard Bibliographic Description. Il s’agit d’un ensemble de normes de catalogage. JavaScript : langage de programmation qui s’exécute coté client. A été utilisé, dans le cas présent afin de mettre en place des contrôles sur formulaire pour veiller à ce que chaque champs soit convenablement rempli. MARC : MAchine-Readable Cataloging. Format de catalogue informatisé. MySQL : Serveur de bases de données

Notices bibliographiques : Références bibliographiques d'un document. Périodiques vivants : se dit des périodiques qui continuent à paraître. Périodiques morts : périodiques qui ont cessé de paraître. PHP : langage de programmation qui s’exécute coté serveur. A été utilisé dans le cas présent afin de réaliser un affichage dynamique de ressources documentaires et un affichage de devis en fonction de la situation de l’usager. phpMyAdmin : Interface en PHP permettant la gestion d’une base MySQL. PUBMED : Base bibliographique gratuite en sciences médicales. RAMEAU : Répertoire d’autorité matière encyclopédique et alphabétique unifié. Mis en place et alimenté par la Bibliothèque Nationale de France, RAMEAU permet l’indexation des documents et est très utilisé dans le SUDOC. ScienceDirect : Portail des revues scientifiques de l’éditeur Elsevier. SUDOC : Catalogue collectif des Bibliothèques de l’Enseignement Supérieur. Synchronisation : Opération informatique de transfert automatique de données d’un serveur vers un autre afin de s'assurer qu’ils contiennent exactement la même information. TEXTO : Logiciel documentaire (devenu Cindoc) qui a été abandonné par les 4 ENV au profit du logiciel Alexandrie. Thésaurus : liste hiérarchisée de termes permettant l’indexation de documents, c'est-à-dire l’expression de leur contenu intellectuel sous forme de mots clés. En présence de synonyme, un seul terme est désigné. UNIMARC : Format de catalogage utilisé dans le SUDOC. WinIb : Logiciel documentaire permettant d’alimenter le SUDOC.

Bibliographie Liste des principaux ouvrages dont j'ai fait l'acquisition et qui ont pu m'être utile dans le cadre du stage.

Management

Administration et bibliothèques / Yves Desrichard ; préface de Jean- Louis Pastor. - [3e édition]. - Paris : Éditions du Cercle de la librairie, DL 2006. - 1 vol. (400 p.) : couv. ill. ; 24 cm. - (Collection Bibliothèques, ISSN 0184-0886). - 2-7654-0934-X (br.) : 42 EUR. - 978-2-7654-0934-2

Le management du personnel en bibliothèques / par Joëlle Muller et Jean-Louis Muller. - Paris : Ed. du Cercle de la Librairie, DL 2001. - 1 vol. (212 p.) : tabl. ; 24 cm. - (Collection Bibliothèques, ISSN 0184-0886). - 2-7654-0813-0 (br.) : 32 EUR : 209,90 FRF

Conduire une politique documentaire / par Bertrand Calenge. - Paris : Éd. du Cercle de la librairie, DL 1999. - 1 vol. (386 p.) : tabl. ; 24 cm. - (Bibliothèques, ISSN ISSN 0184-0886). - 2- 7654-0717-7 (br.) : 41 EUR

Manuel théorique et pratique d'évaluation des bibliothèques et centres documentaires / par Thierry Giappiconi ; préf. de Jacques Bourdon. - Paris : Electre : Éd. du Cercle de la librairie, DL 2001. - 223 p. : ill. ; 24 cm. - (Bibliothèques, ISSN 0184- 0886). - 2-7654-0795- 9 (br.) : 38 EUR

Informatisation du fonds

Unimarc : manuel de catalogage / Marie-Renée Cazabon ; préfaces de Marcelle Beaudiquez et Philippe-Corentin Le Pape. - 3 e éd. - Paris : Édition du Cercle de la Librairie, DL 2005. - 1 vol. (440 p.) : ill. ; 24 cm. - (Collection Bibliothèques, ISSN 0184-0886). - 2-7654- 0897-1 (br.) : 44 EUR

Normes de catalogage : normes fondamentales. Tome 1, Formation des bibliothécaires et documentalistes / AFNOR ; [préface de Françoise Leresche]. - [Édition à jour à la date du 11 juillet 2005]. - Saint-Denis La Plaine : AFNOR, DL 2005. - 1 vol. (XII-510 p.) : couv. ill. en coul. ; 24 cm. - 2-12-484450-4 (éd. complète). - 2- 12-484451-2 (Tome 1) : 38 EUR

Site web

Patique de MySQL et PHP / Philippe Rigaux. - 3e édition. - Paris : O'Reilly, DL 2005. - 1 vol. (XIII-610 p.) : ill., couv. ill. ; 24 cm. - 2-84177-338-8 (br.) : 35 EUR

Annexe A - Responsabilités respectives NB : A chaque mission est lié le nom d'un agent de l'équipe documentation. Nous n'avons pas laissé ici cette information par soucis de confidentialité.

1- Management, communication et politique générale

1.1- Bibliométrie, suivi des consultations de la bibliothèque, de son site web et de ses ressources en ligne, tableau de bord et compte rendu d’activités du service

1.2- Mise à jour et évolution du Site web

1.3- Organisation et animation des réunions du service

1.4- Représentation de la bibliothèque aux réunions et manifestations de l’école, participation aux réunions de politique générale de l’École

1.5- Gestion des Ressources Humaines et du planning

1.6- Evolution de carrière des agents et préparation aux concours

1.7- Participation et organisation de réunions avec les autres services de l’école, GB Concept (Alexandrie), Club Alexandrie, autres bibliothèques ENV, ABES, Archipel…

1.8- Participation à des réunions et réseaux professionnels

1.9- Conduite de projets : intégration dans des catalogues collectifs existants, mise en place d’un catalogue collectif pour les 4 écoles vétérinaires, participation à des portails

1.10- Amélioration des procédures actuelles et modernisation du service. 1.11- Organisation de formations pour le personnel

2- Gestion financière

2.1- Commandes (avec saisie dans Alexandrie) et suivi du budget général de la bibliothèque :

2.1.1- Livres, périodiques et ressources en ligne

2.1.2- Fournitures, mobilier, matériel informatique, gestion du stock

2.1.3- Adhésions

2.1.4- Photocopieur (location, relevés du compteur, recharge des cartes) 2.2- Facturation des prestations offertes par le service et bilan des recettes :

2.2.1- Cartes de photocopies (avec régie des recettes) et photocopies envoyées par courrier. 2.2.2- Suivi de la réciprocité des échanges gratuits de photocopies entre les bibliothèques des Ecoles Vétérinaires. 2.2.3- Prêts de thèses et de livres par courrier

3- Informatique

3.1- Administration du serveur Alexandrie

3.2- Administration du parc informatique de la bibliothèque

3.3- Installation des logiciels, solutions aux problèmes informatiques

3.4- Formation du personnel 3.5- Inventaire et réforme du matériel informatique

4- Politique d'acquisition

4.1- Veille éditoriale

4.2- Périodiques

4.2.1- Gestion des accès aux ressources papier et électroniques commandées

4.2.2- Echanges avec la revue de l’Ecole

4.2.3- Bulletinage

4.2.4- Réclamation des numéros de périodiques non reçus

4.3- Demandes et gestion des dons d’ouvrages pour analyse dans la revue

4.4- Rassemblement et intégration des ouvrages extérieurs et de dons dans la collection. 4.5- Echanges de doubles entre écoles : mise en place d’un système d’échanges avec une base simplifiée MySQL

4.6- Réclamation aux étudiants des thèses sur Cd Rom

4.7- Echanges des thèses avec les autres écoles

4.8- Echanges du CD rom des thèses de l’année avec des thèses ou des revues d’autres écoles et institutions

5- Diffusion

5.1- Service public :Accueil et orientation des lecteurs, recherches documentaires, enregistrement et suivi des prêts, inscription des lecteurs, vente des cartes de photocopie. 5.2- Signalétique

5.3- PEB, Envois de PDF, Photocopies, livres (prêts), thèses (ventes) vers l’extérieur 5.4- Demandes de PEB auprès d’autres bibliothèques via SUPEB ou INIST

5.5- Recherches documentaires spécialisées

5.6- Gestion des sujets de thèses en cours

5.7- Veille sur Internet : liste de signets sur site web

5.8- Mise en place d’une veille personnalisée pour les chercheurs

6- Formation à la recherche documentaire

6.1- Travaux dirigés

6.2- Formation Continue

6.3- Guide du thésard

7- Informatisation du fonds

7.1- Catalogage du fonds dans ALEXANDRIE

7.1.1- Thèses

7.1.1.1- Catalogage des notices de thèses en cours de Toulouse

7.1.1.2- Modification des notices des Thèses définitives de Toulouse, mise en ligne sur le site web, et exportation des notices vers les bibliothèques des autres ENV

7.1.1.3- Importation des notices des Thèses des autres ENV

7.1.2- Ouvrages commandés

7.1.3- Ouvrages anciens et rétroconversion, catalogage rétrospectif 7.1.3.1- Sous-sol et 1er étage : catalogage des monographies et des périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie 7.1.3.2- 2ème et 3ème étage : catalogage des périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie

7.1.3.3- 4ème étage : catalogage des périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie

7.1.3.4- 5ème étage : catalogage des thèses et périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie

7.1.3.5- 6ème étage : catalogage des monographies et des périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie 7.1.3.6- Baubourg et laboratoires de recherche : catalogage des monographies et des périodiques avec états de collections dans SUDOC et Alexandrie

7.1.4- Périodiques : état de collections dans le SUDOC, catalogage et bulletinage dans Alexandrie

7.1.5- Catalogage et indexation des numéros spéciaux de périodiques

7.2- Indexation des ouvrages

7.3- Gestion du thésaurus

7.4- Liste des périodiques électroniques

7.5- Administration de la base et normalisation du catalogue selon les normes AFNOR Z3950 et le format UNIMARC

8- Politique de conservation et de valorisation des fonds patrimoniaux

8.1- Equipement des ouvrages

8.2- Rangement des ouvrages

8.2.1- Salle de lecture

8.2.1- 4ème et 5ème étage

8.2.2- Sous-sol et 1er étage

8.2.3- 2ème et 3ème étage

8.3- Conditions de conservation

8.4- Reliure des périodiques

8.5- Hygiène et sécurité

8.6- Participation ou mise en place de manifestations culturelles

8.7- Lettres de rappels des livres non restitués

8.8- Mécénats pour la numérisation de fonds anciens

8.9- Traitements des fonds particuliers (manuscrits, iconographies, photographies, cartes) 8.10- Récolement

9- Valorisation des publications produites par l'Ecole 9.1- Mise en ligne (et sur CD) des thèses de l’ENVT

9.2- Numérisation (avec OCR en filigrane) des anciennes thèses ENVT

9.3- Proposition de mise en ligne (sur serveurs INRA ?) sous forme d'archives ouvertes des publications des enseignants- chercheurs. 9.4- Liste des publications des chercheurs de l’Ecole sur site web (sous forme d’une base MySQL ?) afin de créer une vitrine de nos activités vers l’extérieur mais aussi vérifier qu’elles sont conservées à la bibliothèque. 9.5- Veille (accessible en ligne) dans la presse et dans les articles sur l’ENVT, revue de presse

9.6- Base de vidéos en ligne de cours et de manipulations, dissections, opérations… ou participation au service mis en place à l’ENVL

Annexe B - Outil pour la recherche documentaire Accessible sur : http://www.envt.fr/Documentation/page63.php

Annexe C - Convention avec la Revue de Médecine Vétérinaire

Proposition de Convention

relative à la documentation scientifique reçue par

la Bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse

dans le cadre de l’édition de la Revue de Médecine Vétérinaire

Entre, L’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, domiciliée au 23, chemin des Capelles, 31076 Toulouse, représentée par son Directeur, Et

La Revue de Médecine Vétérinaire, association régie par la loi du 1er juillet 1901, domiciliée à l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, 23, chemin des Capelles, 31076 Toulouse, représentée par son Président,

Article 1 : Objet. La Revue de Médecine Vétérinaire a engagé depuis sa fondation une politique de dons et d’échanges en faveur de la bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse, située à la même adresse, soit au 23, Chemin des Capelles. En échange de cette publication et par les analyses qui y sont publiées, l’association responsable de la Revue de Médecine Vétérinaire acquiert un certain nombre de revues et d’ouvrages qui font tous l’objet d’un don définitif à la bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse. La présente convention détermine les conditions de ce don :

Article 2 : Inventaire. Le nombre et les titres de périodiques reçus en échange de la Revue de Médecine Vétérinaire sont définis par l’association responsable de son édition. Un inventaire informatisé des périodiques et des ouvrages légués par l’association est assuré par la Bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse.

Article 3 : Gestion courante. La Bibliothèque de l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse assure le suivi de ces échanges et actualise le fichier des partenaires d’échange, elle transmets les résumés des thèses de l’Ecole Nationale Vétérinaire afin qu’ils puissent être publiés dans la Revue de Médecine Vétérinaire. Elle propose, avec l’accord de l’association, de nouveaux échanges et se charge de demander aux éditeurs les ouvrages destinés à être analysés dans la Revue. Enfin, ces dons se font au bénéfice de la Bibliothèque l’Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse pour ses qualités de proximité et d’accès pour les chercheurs et les membres de l’association responsable de la Revue de Médecine Vétérinaire et à la condition qu’ils soient signalés comme tels sur les notices bibliographiques du catalogue informatisé et sur la page de titre de ces publications.