RÉDUIRE LES TEMPS D’ATTENTE PENDANT LE CHARGEMENT ET LE DÉCHARGEMENT.- Identifier, analyser, minimiser les temps d’attente à l’aide d’un système de gestion de flotte intelligent.

LIVRE BLANC

Qu’entend-t-on par temps d’attente ?Par temps d’attente, nous entendons le temps involon-taire qui se produit lors du chargement et du décharge-ment des marchandises lorsque le chauffeur est forcé d’at-tendre pour une raison quelconque. Dans cet article, nous ne parlons que des temps d’attente qui se produisent chez un client.

100%100% répondre à la

question s’ils constatent que leurs conducteurs

ont des temps d’attente

1Temps d’attente -une dépense inutileTous les professionnels de l’industrie du transport et de la logistique sont conscients de l’importance d’optimiser le temps de travail. Le fait de diminuer constamment les marges peut créer un sentiment de frustration, surtout lorsque l’on fait tout pour optimiser ses méthodes de travail. Il est important d’évaluer en permanence ces méthodes de travail et les activités de l’entreprise afin de continuer à travailler de la manière la plus intelligente et la plus rentable possible. En pratique, il s’agit d’identifier les problèmes, de les analyser et de les corriger de la meilleure façon possible.De nombreuses entreprises de transport rencontrent des temps d’at-tente qui représentent des pertes de temps et d’argent. Les temps d’attente se produisent souvent chez le client, car le chauffeur doit attendre avant de charger ou de décharger la marchandise. Même si chaque période d’attente n’est pas toujours longue, c’est le cumul de ces temps d’attente qui engendre des frais supplémentaires. Pour la plupart des entreprises de transport, il s’agit d’une dépense indirecte pour laquelle il est difficile d’obtenir une couverture complète lorsque le client est facturé. Ainsi il existe un potentiel d’économie de temps et d’argent considérable dans ce domaine. Dans ce livre électronique, nous expliquerons comment mesurer et réduire efficacement les temps d’attente inutiles qui sont courants dans le secteur du transport. Nous discuterons en partie de la manière dont la télématique et les systèmes de gestion de flotte peuvent être utilisés pour identifier et réduire les temps d’attente.

- Si nous n’avions pas du tout de temps d’attente, nous économiserions environ 10.000€ par mois.

— Laurent Le Gal, JLG Transport (France)”

2POURQUOI EST-IL IMPOR-TANT DE CONTRÔLER LES TEMPS D’ATTENTE ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est important de comprendre les temps d’attente. Tout d’abord, la compréhension et la connaissance du fonctionnement de l’entreprise est toujours bénéfique. De nombreuses en-treprises de l’industrie savent que leurs chauffeurs rencontrent des temps d’attente, mais souvent elles n’ont pas quantifié le nombre total d’heures ou le coût de cette attente. Ce n’est que lorsque vous identifiez et quanti-fiez les temps d’attente qu’il est possible ensuite de les réduire. Le bénéfice d’une telle réduction est une optimisation des heures de travail productives pour les conducteurs.

70 €95 %

0 %

Coût estimé d’une heure d’attente

pour un camion. (enquête Vehco)

Proportion des entreprises de transport

qui sont entièrement payées pour les temps

d’attente prolongés.

Proportion des entreprises de

transport intéressées par un outil simple

de mesure des temps d’attentes

- Les temps d’attente sont un problème, c’est une perte de temps. Il est important de trouver une façon simple et efficace de les réduire et ainsi travailler plus

efficacement.

— Petter Huddén, Bring Cargo Inrikes (Suède)

””

COMMENCEZ À MESURER VOS TEMPS D’ATTENTE

3 On souligne souvent que la première étape pour résoudre un problème est de savoir que vous avez un problème. On note de l’attente inutile lors du chargement et du déchargement des marchandises. Dans une enquête réalisée par Vehco, il s’est avéré que 90 % des entreprises de transport interrogées savaient que leurs chauffeurs sont confrontés à des temps d’attente, mais qu’elles ne disposaient pas d’une bonne estimation des coûts induis et de la répercussion sur leur activité. En revanche ces mêmes entreprises ont montré un grand intérêt Pour les outils de suivi des temps d’attente.Le FMS (système de gestion de flotte) peut être utilisé pour identifier et quantifier les temps d’attente. Le système Vehco offre plusieurs caractéris-tiques alternative. Selon la gestion de votre entreprise, vous pouvez choisir La solution qui répond à vos besoins Nous vous présentons ci-dessous trois exemples afin de mesurer les temps d’attente :1. Grâce aux zones géographiques (Geofence)2. Par l’enregistrement manuel des temps d’attente par le conducteur (Ac-tivités Justifiées)3. En assurant le suivi des temps d’attente par le biais de services de com-mandes ou de missions avec l’intégration d’un TMS (système de gestion des transports).En analysant l’information recueillie, il est possible de savoir où et quand les temps d’attente se produisent. En parlant avec les conducteurs, vous pou-vez aussi mieux comprendre pourquoi les temps d’attente surviennent. Les données collectées peuvent servir de base pour facturer le client lors de temps d’attente hors temps estimé (au cours du chargement ou décharge-ment par exemple). Il est donc possible pour vous de montrer à un client où les retards importants se sont produits et de trouver des solutions.

” - De nombreux transporteurs qui ont commencé à mesurer les temps d’attente avec le système Vehco nous disent qu’il sera

plus facile de facturer leurs clients lorsqu’ ils auront des données concrètes à leur montrer. Le client sera alors plus enclin à payer.

– Magnus Gunnergård, Chef de produits Vehco

3.1

ENREGISTRER LES TEMPS D’AT-TENTE GRÂCE À GEOFENCE (ZONES GÉOGRAPHIQUES)Certains FMS ont la capacité de créer des zones géographiques virtuelles sur une carte. Avec le système Vehco, cette caractéristique est appelée Geofence. Cette fonction permet aux entreprises de créer des zones de n’importe quel type sur une carte. Le système enregistre lorsqu’un véhicule équipé de Vehco entre ou sort d’une zone Geogence. Lorsque vous déci-dez de la taille de la zone, vous pouvez calculer le temps qu’il faudra pour que le véhicule entre dans la zone géographique jusqu’à ce que le véhicule quitte la zone. Souvent, une telle zone géographique est placée juste aut-our de la zone de chargement du client. Évidemment, il est alors important de connaître le temps réel que prend le chargements et déchargement afin de déterminer le temps d’attente.L’option Geofence ne nécessite pas de changement de tâches pour le con-ducteur et après la configuration des zones géographiques, les données sont automatiquement enregistrées. Cette façon de mesurer les temps d’attente peut poser des problèmes si les activités de chargement ou de déchargement prennent plus de temps que d’habitude.

- Geofence est le moyen le plus simple de mesurer les temps d’attente car tout s’exécute automatiquement

après la mise en place des différentes zones sur la carte. Il convient bien aux petites entreprises.

– Magnus Gunnergård, Chef de produits Vehco

””

3.2

UN SUIVI PRÉCIS DES TEMPS D’ATTENTE AVEC L’OPTION ACTIVITÉSLe conducteur peut également enregistrer les temps d’attente sur un écran dans le véhicule (par exemple sur un écran fixe dans le véhicule, une tablette ou un smartphone). Lorsque les chauffeurs entrent dans une zone de chargement, ils peuvent facilement utiliser la fonction Activités et sélectionner “Temps d’attente début ». Lorsqu’un conducteur commence à charger ou décharger des marchandises chez un client il quitte l’activité en appuyant sur le bouton “Fin des temps d’attente” et ainsi celui-ci est sauve-gardé dans le système. L’information est alors directement disponible pour l’équipe de gestion du transport.Naturellement, il faut plus de discipline de la part des conducteurs pour enregistrer les temps d’attente par le biais d’une procédure manuelle, par rapport à l’utilisation exclusive du Geofence, mais cela donne une plus grande précision et de meilleurs résultats. Dans ce cas le dispacheur sait que le temps d’attente enregistré est un temps d’attente réel.

Nous enregistrons nos temps d’attente dans le système Vehco à l’aide de la fonction Activités

Justifiées. C’est une façon de travailler en douceur et il est plus facile pour nous de facturer nos

clients pour les temps d’attente inutiles.

– Mathias Lindedahl, RL Trans (Finlande)

”

3.3

ENREGISTREMENT DES TEMPS D’ATTENTE PAR CONNEXION À UN TMSCertains systèmes de gestion de flotte offrent des intégrations pour TMS afin que les chauffeurs puissent accéder aux lettres de voiture élec-troniques dans le véhicule. Le service de gestion des commandes et le service de gestion des missions de Vehco en sont des exemples. Grâce à ces services, les affectations de transport sont directement envoyées aux chauffeurs par le TMS. Certains TMS offrent également des applications mobiles en tant qu’extensions aux systèmes back-office. Ces applications peuvent être utilisées par les conducteurs de la même manière que celles fournies par le FMS. Généralement, les chauffeurs reçoivent les missions et mettent à jour le statut en permanence et finalement les marquent comme achevées. L’enregistrement des temps d’attente dans le service Gestion des com-mandes et dans le service Gestion des missions fonctionne de la même manière que dans le service Activités justifiées. La grande différence est l’intégration avec le TMS. Comme le TMS est normalement intégré à un ERP (Enterprise Resource Planning System), il est facile d’inclure les temps d’at-tente directement dans la facturation du client, avec toutes les informations collectées en un seul endroit.

”- L’utilisation de la gestion des missions pour mesurer les temps d’attente présente des avantages évidents,

mais elle est surtout utile pour les grandes entreprises qui disposent d’un TMS relié à un système économique.

– Magnus Gunnergård, Chef de produits Vehco

71%

87%

90%

répondre que les temps d’attente surviennent lors du

chargement et du déchargement des marchandises. (enquête

Vehco)

Répondre qu’ils ont au moins une heure d’attente par

semaine. (enquête Vehco)

répondre qu’ils ne savent pas combien les temps d’attente

inutiles coûtent à l’entreprise. (enquête Vehco)

4LES LETTRES DE VOITURE ÉLEC-TRONIQUES SIMPLIFIENT LESUIVI DES TEMPS D’ATTENTEAu cours des dernières années, la numérisation a changé la façon de tra-vailler de nombreuses entreprises de l’industrie du transport et de la logis-tique. Certaines entreprises font preuve d’un haut niveau d’automatisation, tandis que d’autres ne sont encore qu’au début de leur “digitalisation”.La lettre de voiture électronique fait partie de ce changement numérique car elle présente de nombreux avantages par rapport à son équivalent papier. La différence la plus évidente est que les lettres de voiture papier peuvent être oubliées ou perdues et qu’elles nécessitent une manipulation manuelle pour être enregistrées dans les systèmes informatiques.Le passage à la lettre de voiture électronique facilite également la gestion des temps d’attente. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises de transport comptent encore sur les chauffeurs pour enregistrer le temps d’attente à la main sur la lettre de voiture. Cette façon de travailler n’est pas optimale. Le temps d’attente enregistré sous forme de données dans le FMS le rend plus fiable.Bien sûr, la numérisation n’est pas toujours facile ou possible à court terme et il n’est pas certain que tous les clients aient la capacité technique d’arrêter l’utilisation des lettres de voiture papier. Cependant commencer à utiliser les lettres de voiture numériques est un aspect important pour les entreprises de transport qui veulent quantifier et réduire les temps d’attente.

””

- Nous utilisons des lettres de transport numériques. Il est plus simple que l’information soit

accessible à la fois par le système du client et par notre équipe de gestion du transport.

– Peter Dahlqvist, Bring Cargo Inrikes Suède)

5FAITES-EN SORTE DE MIEUX PRÉPARER VOS CLIENTS !Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le conducteur doit attendre avant de charger ou de décharger des marchandises. Dans une enquête menée par Vehco, il s’est avéré que l’une des raisons les plus courantes du temps d’attente est que le client n’est pas préparé à l’arrivée du chauffeur. Les temps d’attente peuvent être causés par la mise en file d’attente de véhicules ou par une mauvaise gestion du personnel lors des chargements et déchargements. Par exemple lorsque l’horaire de livraison communiqué est le même pour plusieurs les véhicules.Pour réduire les temps d’attente, une mesure efficace consiste à avertir l’arrivée à l’avance pour s’assurer que le client soit prêt à accueillir le véhi-cule. Lorsque Vehco a demandé aux entreprises de l’industrie ce qu’elles faisaient pour réduire les temps d’attente inutiles, la notification à l’avance était la solution la plus courante. La façon dont le chauffeur a annoncé son arrivée à l’avance varie. Certaines entreprises ont répondu que le chauf-feur appelle le client avant, tandis que d’autres ont utilisé leur FMS pour informer automatiquement les clients que le véhicule arrivera dans un délai prédéfini.Une façon d’utiliser un FMS pour annoncer à l’avance l’arrivée du conduc-teur est de créer des zones géographiques. Dans le système Vehco, cette caractéristique est appelée Geofence ; une option qui peut être configurée afin d’envoyer un email automatique lorsque des véhicules entrent ou sort-ent de la zone. Il est possible de configurer la taille de ces zones, il est donc facile de calculer le temps nécessaire à un véhicule pour traverser une zone jusqu’à ce qu’il arrive sur son lieu de destination. Cela peut réduire con-sidérablement le risque de temps d’attente prolongés.

- Nous avons testé Geofence pendant un certain temps et cela a bien fonctionné. Nous prévoyons

maintenant de commencer à travailler à plus grande échelle avec nos clients.

– Mathias Lindedahl, RL Trans (Finlande)

”

6DÉFINIR DES CONDITIONS ET TROUVER UN ACCORD AVEC VOS CLIENTS, CONCERNANT LES TEMPS D’ATTENTE.L’utilisation des fonctions d’un FMS peut réduire considérablement les temps d’attente. La raison pour laquelle les temps d’attente sont un problème pour les entreprises résulte de leur coût et de leur répercussion sur l’efficacité des délais de livraison. Les entreprises contactées par Vehco indiquent qu’elles facturent une partie des temps d’attente aux clients, mais il est rarement pos-sible de tout facturer. Soit le client n’est pas disposé à payer, soit-il ne paiera qu’une partie du temps d’attente.Pour sensibiliser vos clients sur ce sujet, un accord sur les conditions de ces temps d’attente peut être mis en place. Il est préférable de régulièrement met-tre à jour ces conditions et d’adapter ces accords en fonction de chacun de vos clients. Par exemple en déterminant un nombre d’heures consacré au temps d’attente par mois et au-delà de cette limite demander une facturation.C’est pourquoi il est judicieux de commencer par identifier et quantifier les temps d’attente. En enregistrant ces temps (par exemple avec le service ac-tivités justifiées Vehco) vous aurez une idée claire de l’étendue de l’attente par client. Il vous sera utile d’avoir des données et des statistiques détaillées avant de pouvoir négocier leur paiement.S’entendre sur qui couvrira le coût des temps d’attente est une façon de régler le problème. Cependant, la meilleure chose à faire est d’identifier et d’essayer de corriger la cause profonde du problème et les raisons des temps d’attente. Cela profitera le plus souvent aux deux parties et renforcera la qualité des méthodes de travail.

” - Nous avons essayé de facturer les clients pour les temps d’attente, mais ils n’ont pas payé parce

que nous n’avions pas d’accord.

– Laurent Le Gal, JLG Transport (France)

RésuméLes temps d’attente sont coûteux et constituent un problème pour de nombreuses entreprises. La diminution de ces temps est donc une priorité. La première chose à faire est de trouver un moyen de les mesurer et de les en-registrer.Si vous utilisez déjà un FMS avancé, vous pouvez com-mencer à les mesurer directement. Avec les fonctions ac-tivités justifiées et Geofence de Vehco, vous pouvez à la fois enregistrer les temps d’attente et trouver des moyens concrets pour les réduire. Grâce à l’intégration avec un TMS, vous pouvez également collecter les temps d’attente par le biais de la gestion des commandes et des missions et soumettre directement les informations pour traite-ment dans le système commercial.

Vous souhaitez identifier et réduire les temps d’attente de vos conducteurs ? Les solutions Vehco peuvent être uti-lisées de plusieurs façons pour rationaliser les méthodes de travail de votre entreprise en général et les temps d’at-tente en particulier. N’hésitez pas á contacter notre équipe pour obtenir de l’aide et des conseils sur la façon de tra-vailler plus intelligemment et d’économiser de l’argent.

MESUREZ-VOUS LES TEMPS D’ATTENTE DE VOS CONDUCTEURS ?

LES TEMPS D’ATTENTE SE PRODUISENT PENDANT LE CHARGEMENTOU LE DÉCHARGEMENT ?

OUI

plus lors duchargement

PLUS OU MOINS

plus lors dudéchargement

NON

lors du chargementet du déchargement

autre ne sais pas

4%

14%

32%

14%

64%

72% 0% 0%

ENQUÊTE VEHCO

SAVEZ-VOUS SI VOS CONDUCTEURS RENCONTRENT DES TEMPS D’ATTENTES?

OUI BEAUCOUP OUI UN PEU PAS VRAIMENT PAS DU TOUT43% 57% 0% 0%

combien de temps attendent vos conducteurs en moyenne par semaine? (base semaine 40h)

< 0 h 0-1h 1-2 h 2-3 h 3-5 h > 5 h Vet ej0% 8% 35% 9% 22% 22% 4%

ONNAISSEZ-VOUS LES COÛTS DE VOS TEMPS D’ATTENTE?

VOS CLIENTS ESSAYENT DE MINIMISER CES TEMPS D’ATTENTE?

OUI

OUI

approx

PARTIELLEMENT

NON

NON

NE SAIT PAS

NE SAIT PAS

10%

20%

28%

50%

38%

20%

24%

10%

ENQUÊTE VEHCO

FACTUREZ-VOUS CES TEMPS D’ATTENTE ?

SI VOUS AVIEZ UN MOYEN D’IDENTIFIER ET RÉDUIRE LES TEMPS D’ATTENTE SERAIT-IL INTÉRESSANT POUR VOUS?

OUIENTIÈREMENTPAYÉ

OUI

EN PARTIE

PEUT ÊTRE

PAS DU TOUT

NON

NE SAIT PAS

NE SAIT PAS

0%

95%

86%

0%

9%

5%

5%

0%

NE SAIT PAS

SOURCES

Interview: Peter Dahlqvist, Bring Cargo Inrikes (Suède)Interview: Petter Huddén, Bring Cargo Inrikes (Suède)Interview: Laurent Le Gal, JLG Transport (France)Interview: Mathias Lindedahl, RL Trans (Finlande)Interview: Magnus Gunnergård, Vehco (Suède)

Enquête: Réalisée par Vehco le 1er Juin 2018avec la participation de 23 entreprises de transport, en Suède.