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La gestion de projet

Sommaire Concepts clés de la gestion de projet Objectif: Pourquoi? Comment? Gestion des risques Stratégie de gestion de projet Méthodes agiles

Concepts clés de la gestion de projet

« Celui qui n'a pas d'objectif ne risque pas de les atteindre . »

Sun Tzu

Concepts-clés de la gestion de projet

Coûts

Qualité

Risques

Délais

Concepts-clés de la gestion de projet

EnjeuxActeurs

Incertitude … …. et pouvoir

StratégieSystème d'action

Objectifs Pourquoi? Comment?

Qu’est-ce qu’un bon objectif ?En anglais SMART

Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed

CAMERA Cadré (spécifique, précis, défini) Approuvé, consensuel Mesurable, critère de validation donné Échéance précise dans le temps, daté Réaliste, faisable.. .. mais Ambitieux

Pas « augmenter le nombre de visite sur mon site » mais « augmenter le nombre de visite de 15% ».

En imposer pour ne pas avoir à imposer, voilà en quoi consiste la charisme.

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.Trop difficile, risque de se décourager.

Pas de « tu dois arriver à vendre plus »Mais « sur le salon Z ton objectif est d’augmenter les ventes de X% »

« Notre objectif est de concurrencer Google dans 6 mois »

Objectifs

Se fixer des objectifs c’est bien, se donner les moyens d’y arriver c’est mieux…

Comment?

Se fixer des

objectifs

• La vie est faite d’objectifs

Les prioriser

• Non, tout n’est pas prioritaire!

Les suivre• Attention à l’usine à gaz!

Objectifs

Mise en action, modèle PDCAPlanifier

• Définir les objectifs

• Analyser les risques

Déployer

• Implémentation des mesures

• Réalisation des procédures

Contrôler

• Supervision

• Tableau de bord

• Test

Agir

• Correction

• Evolutions

• Mises à jour

Résultats attendus Actions à réaliser

Objectifs

Prioriser ses objectifs

Si cet objectif ou cette tâche n’est pas réalisé que va-t-il se passer?

Si je m’occupe de cette tâche (de le tuer) plutôt que celle là, quelles seront les conséquences?

En fonction du temps que j’ai, quelle est la tâche la plus importante?

Notion d’urgence est quand même à prendre en compte….

Notion subjective

Objectifs

Exemple de TODOObjectif Actions à

réaliserCommentaires Priorit

éDate de début

Date de fin

Charge

Augmenter mes ventes de 40%

avant le 15/08/14

Recruter un commercial

Stagiaire 1 18/11/13 20/12/13 25

Réaliser un fichier de prospection

2 22/12/13 25/12/13 8

Travailler sur mon argumentaire de vente

Prendre rdv avec mon chargé de d’affaire pour lui présenter

2 17/11/13 01/01/14 9

Organiser le salon Z

3 01/02/14 20/02/14 12

Participez au salon Z

3 20/02/14 20/02/14 12

CAMERACadré (spécifique, précis, défini)Approuvé, consensuelMesurable, critère de validation donnéÉchéance précise dans le temps, datéRéaliste, faisable.... mais Ambitieux

Objectifs

Visualisation grâce au planningObjectifs

TO DO plus complexe

% avancement

Ressources nécessaire

Charge réelle

Risque

Tout dépend de votre degré d’analyse Que voulez vous faire des résultats ?

M’organiser Mettre en place un système de CDG …

Attention à l’usine à gaz!!!!

0% : non démarré25% : du temps a été engagé50% : en attente retour / 75% : doit être validée / présentée à l’équipe100% : tâche réalisée

Objectifs

Conseils Divisez vos objectifs plusieurs tâches

Estimer le temps de travail nécessaire et ajoutez 33% !

Ne pas oublier d’attribuer une durée à chaque tâches

Isolez vous si vous devez traiter des tâches « complexes ». Méthode paper-board.

Pensez à tuer vos sujets!

Pensez à dégagez du temps pour les imprévus

Attention à l’usine à gaz

Pas de planning trop chargé!

Prenez le temps de sortir la tête du guidon

Petit rappel une journée fait 24H et l’on conseille 7 à 8H de sommeil…

Objectifs

La gestion des risques

"La victoire sourit à ceux qui ont pris les dispositions nécessaires, on appelle cela la chance, la défaite attend ceux

qui n’ont pas pris les précautions nécessaires, on nomme cela la malchance".

Entreprendre un projet….…prendre des risques, rencontrer des surprises,

bonnes mais aussi mauvaises.

Comment gérer ces incertitudes…plutôt que les subir ?

Les excuses du genre : « C’est pas ma faute c’est l’autre qui n’a pas assuré » « Un problème inattendu nous a fait prendre du retard » « C’est vraiment trop injuste ! » « La faute à pas de chance » « J’ai pas eu le temps »

« L’erreur, comme le rire, est humaine. »de Roland Topor« Le succès ne consiste pas à ne jamais faire d'erreur mais à ne jamais faire la même erreur deux fois. »George Bernard Shaw a écrit


Comment gérer les risques ?

Identifier

Prioriser

Prévenir

Suivre


Identifier vos objectifs

Id

Pri

Pré

Sui

Breveter notre produit

Trouver des clients

Ne pas se fournir chez un seul fournisseur

Homologuer notre produit


Identifier les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs

Id

Pri

Pré

SuiLa gestion des risques

Identifier les risques liés à ces ressources

Les risques menacent les ressources, pas les objectifs !

Id

Pri

Pré


Et maintenant on fait quoi?

On traite tous les risques? IMPOSSIBLE!

On va donc chercher à définir une criticité

Criticité = Gravité X Fréquence

Id

Pri

Pré


Un petit exempleFréquence

Gravité

Id

Pri

Pré


Domaine d’intervention

Les risques de gravité ne se gèrent pas

Les risques de fréquence ne se gèrent pas :

Les risques négligeables ne se gèrent pas :

Les risques intolérables ne se gèrent pas

Il faut vivre avec

Ce sont des problèmes qui doivent être résolus

Il faut abandonner / changer de projet

Fréquence

Gravité

Le domaine de gestion des risques est ici !

Id

Pri

Pré


Heureusement il y a…Wilfredo

La criticité obéi à la loi de Pareto.20% des causes sont responsables de 80% des impacts

Trouver les causes à traiter en priorité


Comment classer ces risques?

Id

Pri

Pré

Sui

Breveter notre produit

Trouver des clients

Ne pas se fournir chez un seul fournisseur

Homologuer notre produit

Ne pas pouvoir commercialiser nos produits

Se faire copier

Subir sa politique tarrifaire


Déficit de trésorerie et à LT échec du projet

Ne pas pouvoir commercialiser nos produits

Se faire copier

Subir la politique tarifaire de notre fournisseur

Le principe : déclencher des actions correctives

Nature• Réaffectation de moyens (€)• Affectation de nouvelles

ressources (vous le plus souvent)• Arrêt du projet

Tâche critique

Chemin critique

Marge

Le chemin critique est à

surveiller étroitement...

Id

Pri

Pré


Plan de prévention = "Mitigation plan"

Il existe deux types de stratégies de réduction des risques :

- Réduire leur gravité => protection

- Réduire leur fréquence => prévention

.. Ou les deux à la fois..

Prévenir

Trouver un nouveau fournisseur

Diminuer l’utilisation de certaines matières

premières

En somme, on ne dit plus « Faut-il prendre des risques ? », mais …


Quels risques Þ faut-il prévenir, Þ faut-il prendre ?

Plans d’action défaillants …Le top du top

« on va terminer avant la date prévue » Pourquoi avoir un planning si on ne le respecte pas ?

« On est large »Ok mais ça veut dire quoi?

« on va travailler dur et on va y arriver », Sympa, mais concrètement …. c’est quoi ?

« Tout est prioritaire »Plan fouillis, pas trié par criticité

Risque mal identifié = impossible à traiter Deux risques à la fois Formulation floue

Risque identifié et prioritaire… mais pas de plan d’action Au secours ! Ou alors : pas de responsable du suivi du risque Pas de mise à jour du plan alors qu’il est obsolète …


Quelques conseils ou remarques Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet

Poser vous la question ! Qu’est ce que ça va me coûter?

Ne pas oublier que: L'acquisition de compétences sur l'outil nécessite du

temps

L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit

Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre de tâches

La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches

Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode

Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil


Stratégie et gestion de projet

Stratégie

Caractéristiques

Enjeux Atouts Handicap Stratégie

.. ce qu’il y a à gagner ou à perdre

Définit le personnage

Définir tous les individus concernés par le projet de près ou de loin. Ressources

Techniques (faire fonctionner, réparer)Relationnelles (accéder à quelqu’un d’important, connaître le client)Connaissances (savoir analyser, anticiper)Capacité de blocage (s’opposer)Légitimité (ancienneté, rôle formel)Charisme (personnalité, force de conviction) Activisme (propension et énergie pour agir)

Toute stratégie est rationnelle aux yeux de celui qui l'utilise…

Stratégie

Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille

Diagramme de synthèse

Soutien croissant (énergie dépensée pour faire aboutir le projet)

Enjeux « pour »

Antagonisme croissant (énergie dépensée pour faire échouer le projet) Enjeux « contre »

Stratégie

Démarche d'analyse stratégique

Étude en cinq étapes : 1. Identifier les problèmes et les enjeux2. En déduire les acteurs (individus ou groupes)

pertinents3. Étudier chaque acteur en détail. Ressources,

handicaps, marges de manœuvre, zones incertitudes. Prendre en compte sa rationalité, « se mettre à sa place ».

4. En déduire les stratégies qu’ils mettront en oeuvre

5. L’interaction entre les stratégies détermine le système d'action concret

Stratégie

Et maintenant?On ne s’arrête pas là ! Le but est de réussir le projet

pas de se limiter à un diagnostic … on met au point un plan d’action

Définir ses objectifs précis dans chaque domaine (cf. définir un bon objectif = CAMERA)

Pour chacun, trouver les actions nécessaires pour l’atteindre –

SWOT. Facteurs internes : utiliser ses forces // renforcer ses points faibles ou

sinon les minimiser, Facteurs externes : exploiter les opportunités qui vont se présenter //

éviter les menaces

Bien réfléchir…

Stratégie

Synthèse de la démarche

Rémi BACHELET – Ecole Centrale de Lille

Acteur(s)- Identité

Situation- Problèmes

Comportement= Stratégie (comportements stables)

• SA perception de la situation, • Ses ENJEUXRessources = zones d’incertitudes,

- Autorité formelle (hiérarchique)- Compétences- Informations critiques…

Σ Stratégies = Système d'action concret

- Contraintes- Opportunités- Partenaires

Stratégie

Méthode agile Vs Méthode Classique

Stratégie

Pourquoi?

28%

46%

26%

Taux de réussite des pro-jets

Projets annulés Projets ayant échouéProjets réussis

Le taux de réussite des projets (source Standish Reports)

Couts

Qualité

Risque

Délais

Stratégie

Gestion de projet classique

Stratégie

Gestion de projet agile

Stratégie

« Si vous n'avez pas honte de votre produit au moment de le sortir, c'est que vous l'avez sorti trop tard . » Fondateur de LinkedIn

Stratégie

Les avantage de la gestion de projet agile

La communication est de meilleure qualité

La visibilité est meilleure

La qualité est évaluée en continu

Les risques sont détectés très tôt

L’équipe prend confiance

Les coûts sont contrôlés

Stratégie

Documents

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