Recherche de Recherche de l’excellencel’excellenceà l’aide des indicateurs à l’aide des indicateurs de rendement des de rendement des installations de l’APPAinstallations de l’APPA

Présenté par Présenté par Darryl Boyce Darryl Boyce Maggie Kinnaman Maggie Kinnaman Congrès ACPAU Congrès ACPAU Île-du-Prince-Édouard Île-du-Prince-Édouard Juin 2007 Juin 2007

Enseignement Enseignement supérieur supérieur

« É« Éduquer ce n'est pas remplir un duquer ce n'est pas remplir un vase, c'est allumer un feu. »vase, c'est allumer un feu. »

William Butler William Butler YeatsYeats

Objectifs de Objectifs de l’enseignement l’enseignement supérieursupérieur

De la socialisation à la De la socialisation à la maturationmaturation

De la formation à De la formation à l’apprentissagel’apprentissage

De la recherche à la De la recherche à la découvertedécouverte

Du service public à Du service public à l’engagementl’engagement

Des titres à la Des titres à la compétencecompétence

De la reconnaissance à De la reconnaissance à la crédibilitéla crédibilité

Pourquoi améliorer les Pourquoi améliorer les installations?installations?

Quelles pressions?Quelles pressions? Quels défis Quels défis

nouveaux et nouveaux et futurs?futurs?

Quelles occasions à Quelles occasions à exploiter?exploiter?

Quel coût entraîne Quel coût entraîne l’absence l’absence d’amélioration? d’amélioration?

Quelles motivations Quelles motivations personnelles? personnelles?

Principales forces agissant Principales forces agissant sur l’enseignement sur l’enseignement supérieursupérieur Obligation de rendre compte Obligation de rendre compte Prestation de services Prestation de services

éducatifs désormais non liée à éducatifs désormais non liée à des lieux et des temps précis des lieux et des temps précis

Apprentissage tout au long de Apprentissage tout au long de la viela vie

Décroissance des ressourcesDécroissance des ressources Concurrence exige d’être axé Concurrence exige d’être axé

sur le marchésur le marché Nécessité de talents Nécessité de talents

d’entrepreneur d’entrepreneur Rareté de l’énergie Rareté de l’énergie

L’heure juste surL’heure juste surles immobilisations les immobilisations

Construction Construction Entretien Entretien RenouvellemeRenouvelleme

ntnt Démolition Démolition

Quelqu’un a ditun jour :

« Refaire encore et encore toujours la même chose et s’attendre à des résultats différents, c’est un signe de d’aliénation mentale. »

Rôle des services de Rôle des services de gestion des gestion des installations installations Voir à ce que les bâtiments et Voir à ce que les bâtiments et

l’infrastructure forment un l’infrastructure forment un catalyseur stratégique pour les catalyseur stratégique pour les activités de l’enseignement activités de l’enseignement supérieur supérieur

Rôle de gérance de l’actif le plus Rôle de gérance de l’actif le plus important du campus : les important du campus : les bâtiments et l’infrastructure bâtiments et l’infrastructure

La gestion des installations La gestion des installations constitue généralement le plus constitue généralement le plus grand service administratif sur le grand service administratif sur le campus; il est temps de le campus; il est temps de le rationaliserrationaliser

Le service de gestion des Le service de gestion des installations doit pouvoir exposer installations doit pouvoir exposer son point de vue aux décideurs son point de vue aux décideurs

Il est responsable des actifs qui lui Il est responsable des actifs qui lui sont confiés sont confiés

Que sont les indicateurs de Que sont les indicateurs de rendement des installations rendement des installations (IRI)?(IRI)? Fusion des indicateurs de Fusion des indicateurs de

l’enquête du CCAS et du modèle l’enquête du CCAS et du modèle stratégique SAM stratégique SAM

Les IRI constituent un outil Les IRI constituent un outil puissant pour atteindre puissant pour atteindre l’excellence organisationnelle par l’excellence organisationnelle par l’amélioration continue l’amélioration continue – Rendement financier de Rendement financier de

l’organisationl’organisation– Efficacité des processus Efficacité des processus

fondamentauxfondamentaux– Préparation des employés, Préparation des employés,

résolument tournés vers l’avenir résolument tournés vers l’avenir – Pouvoir de ravir les clients Pouvoir de ravir les clients

Pourquoi utiliser les Pourquoi utiliser les IRI?IRI?

AutoévaluationAutoévaluation Autoamélioration Autoamélioration Comparaison avec les Comparaison avec les

pairspairs Analyse comparativeAnalyse comparative

La carte routière qui La carte routière qui vous conduira vers vous conduira vers l’excellence l’excellence

« Je me dirige vers l’endroit où la rondelle va aboutir, par vers l’endroit où elle se trouvait. »

Comme le disait le grand joueur de hockey Wayne Gretzky,

Composantes des IRIComposantes des IRI

Tableau de bord Tableau de bord équilibrééquilibré

Mesures et Mesures et indicateurs indicateurs quantitatifsquantitatifs

Critères qualitatifs Critères qualitatifs intégrés aux niveaux intégrés aux niveaux de rendement de rendement

Tableau de bord Tableau de bord équilibrééquilibré

Comment les clients nous voient-ils?

Pouvons-nous garantir l’excellence à long

terme?

Comment considérons- nous les

fournisseurs de ressources?

Perspective financière

Perspective des clients

Sommes-nous productifs et

efficaces?

Perspective des processus internes?

Perspective de l’innovation et de l’apprentissage

Sommes-nous productifs et

efficaces?

Perspective des processus internes

Un tout Un tout

Résultats efficacesF

inan

ces

Inte

rne

Em

plo

yés

Cli

ents

Planification stratégiqueLeadership

Efficience Efficience vs vs Efficacité Efficacité

L’efficience, c’est obtenir L’efficience, c’est obtenir des résultatsdes résultats– on peut y arriver si on on peut y arriver si on

s’attarde à une perspective s’attarde à une perspective L’efficacité, c’est obtenir L’efficacité, c’est obtenir

des résultats de façon des résultats de façon répétée répétée – on ne peut y arriver que si on ne peut y arriver que si

l’on s’attarde aux quatre l’on s’attarde aux quatre perspectives perspectives

Perspective financièrePerspective financière

Comment considérons-nous Comment considérons-nous les fournisseurs de les fournisseurs de ressources?ressources?– Reflète l’intégrité financière de Reflète l’intégrité financière de

l’organisation l’organisation – Témoigne de l’importance Témoigne de l’importance

accordée à la gérance accordée à la gérance Ressources en capital et Ressources en capital et

ressources financières ressources financières Préservation des biens matérielsPréservation des biens matériels

– Se rattache aux autres Se rattache aux autres perspectives par la relation perspectives par la relation entre les coûts et les résultatsentre les coûts et les résultats

Perspective des Perspective des processus internesprocessus internes

À quelles tâches devons-À quelles tâches devons-nous exceller? nous exceller? – Évaluation de la prestation Évaluation de la prestation

de services fondamentauxde services fondamentaux AdministrationAdministration Exploitation et entretienExploitation et entretien Énergie et services (eau, Énergie et services (eau,

électricité, etc.)électricité, etc.) Planification, conception et Planification, conception et

constructionconstruction

– Accent sur l’amélioration et Accent sur l’amélioration et la mesure des résultatsla mesure des résultats

Innovation et Innovation et apprentissageapprentissage

Comment pouvons-nous garantir Comment pouvons-nous garantir l’excellence à long terme? l’excellence à long terme? – Création d’un lieu de travail très Création d’un lieu de travail très

performant et d’une organisationperformant et d’une organisationaxée sur l’apprentissageaxée sur l’apprentissage

– Témoigne de la façon dont Témoigne de la façon dont l’organisation autorise et encourage l’organisation autorise et encourage les employés à contribuer les employés à contribuer efficacementefficacement

– Formation – leadership et partage du Formation – leadership et partage du savoir savoir

– Bien-être et satisfaction du personnelBien-être et satisfaction du personnel

Perspective des clientsPerspective des clients

Comment nos clients Comment nos clients nous voient-ils? nous voient-ils? – Témoigne des relations Témoigne des relations

avec la clientèle avec la clientèle – Mesure la satisfaction de la Mesure la satisfaction de la

clientèle et le rendement clientèle et le rendement des services des services

– Catégories Catégories Types de sondagesTypes de sondages Principaux groupes de clients Principaux groupes de clients Services fondamentauxServices fondamentaux

Service à la

clientèle

Indices financiers Indices financiers stratégiques stratégiques

Indice dépenses d’expl. – VRC Indice dépenses d’expl. – VRC ($/VRC)($/VRC)

Indice dépenses d’expl. – PCB Indice dépenses d’expl. – PCB ($/PCB)($/PCB)

Indice dépenses d’expl. – DEB Indice dépenses d’expl. – DEB ($/DEB) ($/DEB)

Indice de renouvellement des Indice de renouvellement des immobilisations ($RI+Adapt/VRC)immobilisations ($RI+Adapt/VRC)

Indice de l’état des installations Indice de l’état des installations ($ED/VRC)($ED/VRC)

Indice des besoins Indice des besoins ($ED+RI+Adapt/VRC)($ED+RI+Adapt/VRC)

Indice Indice dépenses d’exploitation-dépenses d’exploitation-VRCVRC Dépenses d’exploitation annuelles Dépenses d’exploitation annuelles

($) divisées par la valeur de ($) divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) remplacement courante (VRC)

Financement fourni pour assurer Financement fourni pour assurer la gérance des dépenses la gérance des dépenses d’exploitation annuelles associées d’exploitation annuelles associées aux installations de aux installations de l’établissement l’établissement

IndiceIndicedépenses d’exploitation-dépenses d’exploitation-PCBPCB Dépenses d’exploitation annuelles Dépenses d’exploitation annuelles

($) divisées par le nombre de ($) divisées par le nombre de pieds carrés bruts (PCB)pieds carrés bruts (PCB)

Financement fourni pour assurer Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de la gérance des immobilisations de l’établissement (enseignement et l’établissement (enseignement et général) général)

IndiceIndicedépenses d’exploitation-dépenses d’exploitation-DEBDEB Dépenses d’exploitation annuelles Dépenses d’exploitation annuelles

($) divisées par les dépenses de ($) divisées par les dépenses de l’établissement brutes (DEB)l’établissement brutes (DEB)

Financement fourni pour assurer Financement fourni pour assurer la gérance des immobilisations de la gérance des immobilisations de l’établissement (enseignement et l’établissement (enseignement et général)général)

Indice de Indice de renouvellement des renouvellement des immobilisationsimmobilisations Dépenses annuelles de Dépenses annuelles de

renouvellement des immobilisations, renouvellement des immobilisations, de rénovation et de modernisation ($) de rénovation et de modernisation ($) divisées par la valeur de divisées par la valeur de remplacement courante (VRC) remplacement courante (VRC)

Financement consacré à des besoins Financement consacré à des besoins de renouvellement des de renouvellement des immobilisations, de rénovation et de immobilisations, de rénovation et de modernisationmodernisation

Indice de l’état des Indice de l’état des installations (IEI)installations (IEI)

Travaux d’entretien différés ($) Travaux d’entretien différés ($) divisés par la valeur de divisés par la valeur de remplacement courante (VRC)remplacement courante (VRC)

Indicateur comparatif de l’état Indicateur comparatif de l’état relatif des installationsrelatif des installations

Indice des besoins Indice des besoins

Renouvellement des immobilisations Renouvellement des immobilisations et travaux d’entretien différés plus et travaux d’entretien différés plus besoins de rénovation ou de besoins de rénovation ou de modernisation ($) divisés par la modernisation ($) divisés par la valeur courante de remplacement valeur courante de remplacement (VCR)(VCR)

Indice global de l’état du campus. Indice global de l’état du campus. Dépend de la disponibilité et de Dépend de la disponibilité et de l’utilisation des ressources.l’utilisation des ressources.

Perspective des Perspective des processus internesprocessus internes

Durée du cycle (temps requis Durée du cycle (temps requis pour les mener à bien) pour les mener à bien)

Âge moyen (âge moyen des Âge moyen (âge moyen des bons de travail actifs)bons de travail actifs)

Arriéré (h personnel/h ETP)Arriéré (h personnel/h ETP) Consommation d’énergie Consommation d’énergie

(BTU/PCB) (BTU/PCB) Indice d’estimation Indice d’estimation

($ réels/$ estimés)($ réels/$ estimés) Indice des coûts accessoires Indice des coûts accessoires

des projets ($ accessoires/total)des projets ($ accessoires/total)

Innovation et Innovation et apprentissageapprentissage

Sondage auprès des employés Sondage auprès des employés sur le climat de travail sur le climat de travail

Groupes de discussion Groupes de discussion d’employésd’employés

Investissement dans la Investissement dans la formation formation

Mesures incitatives pour Mesures incitatives pour susciter un travail de qualitésusciter un travail de qualité

Récompenses Récompenses Compétences professionnelles Compétences professionnelles

Perspective des clientsPerspective des clients

Sondages auprès de la Sondages auprès de la clientèle clientèle

Groupes de discussion Groupes de discussion de clients à différents de clients à différents échelons de échelons de l’organisationl’organisation

Ressources et outils Web Ressources et outils Web Participation à des Participation à des

séances d’informationséances d’information

Niveaux de rendementNiveaux de rendement

Niveau 5 PlatineNiveau 5 Platine Niveau 4 OrNiveau 4 Or Niveau 3 ArgentNiveau 3 Argent Niveau 2 BronzeNiveau 2 Bronze Niveau 1 Cuivre Niveau 1 Cuivre

Niveau 1 - CuivreNiveau 1 - Cuivre

Absence d’approche Absence d’approche systématique systématique

Information anecdotique, sans Information anecdotique, sans plusplus

Niveau 2 – Bronze Niveau 2 – Bronze

Amorce d’un programme Amorce d’un programme systématiquesystématique

Lacunes importantesLacunes importantes Premiers stades d’une orientation Premiers stades d’une orientation

qui mise sur l’améliorationqui mise sur l’amélioration Tendances à une certaine Tendances à une certaine

amélioration amélioration

Niveau 3 – Argent Niveau 3 – Argent

Programme systématique solideProgramme systématique solide Amélioration appuyée par des faits Amélioration appuyée par des faits

dans la plupart des secteursdans la plupart des secteurs Accent sur l’améliorationAccent sur l’amélioration Améliorations dans la plupart des Améliorations dans la plupart des

secteurssecteurs Aucune tendance négative Aucune tendance négative Comparaisons – bon à très bonComparaisons – bon à très bon

Niveau 4 - OrNiveau 4 - Or

Programme solide et parachevéProgramme solide et parachevé Cycles d’amélioration dans beaucoup Cycles d’amélioration dans beaucoup

de secteurs ou la plupart d’entre euxde secteurs ou la plupart d’entre eux Tous les principaux secteurs sont Tous les principaux secteurs sont

inclusinclus Tendance à un rendement soutenuTendance à un rendement soutenu Analyse comparativeAnalyse comparative Résultats montrant du leadership en Résultats montrant du leadership en

matière de rendementmatière de rendement

Niveau 5 – PlatineNiveau 5 – Platine

Programme atteignant tous les Programme atteignant tous les objectifsobjectifs

Bien déployé dans tous les secteurs Bien déployé dans tous les secteurs fondamentauxfondamentaux

Accent sur le peaufinageAccent sur le peaufinage Cycles d’amélioration – Programme Cycles d’amélioration – Programme

à maturitéà maturité Excellence soutenue pendant Excellence soutenue pendant

plusieurs annéesplusieurs années Analyse comparative avec d’autres Analyse comparative avec d’autres

industriesindustries

Pourquoi les IRI?Pourquoi les IRI?

Outil stratégique Outil stratégique – Aide à évaluer où vous vous situez Aide à évaluer où vous vous situez – Décrit où vous pouvez aller Décrit où vous pouvez aller – Détermine les stratégies et les mesures Détermine les stratégies et les mesures

nécessairesnécessaires

Vous décidez jusqu’où aller Vous décidez jusqu’où aller

Personnaliser le modèle en fonction de Personnaliser le modèle en fonction de vos besoins spécifiquesvos besoins spécifiques

Communication Communication des données IRI des données IRI

Interne – services de Interne – services de gestion des installationsgestion des installations– Employés Employés – Entrepreneurs Entrepreneurs – AdministrateursAdministrateurs

Dans l’ensemble de Dans l’ensemble de l’établissement l’établissement – PlanificateursPlanificateurs– Chefs des financesChefs des finances– AcadémiciensAcadémiciens– ChercheursChercheurs

ExterneExterne– Législatures Législatures – Autres établissementsAutres établissements

Pourquoi est-ce important Pourquoi est-ce important de communiquer les de communiquer les données? données?

Vous vous rappelez les points Vous vous rappelez les points énumérés sous le titre énumérés sous le titre « L’heure juste sur les « L’heure juste sur les immobilisations? »immobilisations? »

Ces obstacles ne peuvent être Ces obstacles ne peuvent être surmontés par les services de surmontés par les services de GI de façon isolée GI de façon isolée

Les services de GI doivent Les services de GI doivent sensibiliser l’établissementsensibiliser l’établissement

Obtenir l’engagement de Obtenir l’engagement de l’établissementl’établissement

Créer des partenariats Créer des partenariats Travailler de concert pour Travailler de concert pour

créer une stratégie en vue de créer une stratégie en vue de lever les obstacleslever les obstacles

Vers l’excellenceVers l’excellence

Comprendre le contexte dans Comprendre le contexte dans lequel vous évoluezlequel vous évoluez

Créer des partenariats avec votre Créer des partenariats avec votre environnement environnement

Déterminer vos critères de mesure Déterminer vos critères de mesure de la réussitede la réussite

Tendre à l’équilibre entre les quatre Tendre à l’équilibre entre les quatre perspectivesperspectives

Prendre des mesures à tous les Prendre des mesures à tous les échelons de l’organisationéchelons de l’organisation

Communiquer les résultatsCommuniquer les résultats Hausser la barre Hausser la barre Trouver de nouvelles stratégies Trouver de nouvelles stratégies Sensibiliser, susciter l’engagement Sensibiliser, susciter l’engagement

et renseigner les partenaires au et renseigner les partenaires au sujet de ce que vous faitessujet de ce que vous faites

RecommencerRecommencer Ne pas renoncer!!!Ne pas renoncer!!!

« Il ne suffit pas d’avoir des connaissances; il faut les appliquer.La volonté ne suffit pas; il faut agir .”

Johann Wolfgang von Goethe