Rédiger un mail

LINGUA FRANCESE 1

LE CORPS DU MESSAGE

La rédaction du message se fait en tenant compte de trois éléments:

PASSÉ, il s’agit du rappel de la situation qui précède le mail

PRÉSENT, c’est le véritable corps du message. Il s’agit de quelques phrases qui exposent le contenu du message

FUTUR, c’est la projection sur l’après mail.

POUR PARLER DU “PASSÉ”…

La référence au passé peut se faire à travers une phrase entière, ou pas

Comme convenu,

Suite à votre appel / votre message

En réponse à votre appel / votre message

J’ai bien reçu votre appel et…

POUR PARLER DU “FUTUR”…La référence au futur est la clôture du message.

Il s’agit en général d’une ou deux phrases très courtes, qui dépendent évidemment de ce qui a été dit dans les phrases précédentes.

Après cette référence au futur, qui précède immédiatement la prise de congé, il n’y a plus rien à ajouter aux contenus du message

A bientôt

Je vous remercie et j’attends une confirmation de votre part

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions / pour toute information complémentaire

EN-TÊTE

EN-TETE

Ces formules dépendent du degré de connaissance qui existe entre les deux interlocuteurs.

C’est souvent le point le plus délicat de la communication et la source de nombreuses gaffes

CONGÉLe modèle? La prise de congé à la fin d’une lettre commerciale:

Veuillez agréer / je vous prie d’agréer, Monsieur, l‘expression de nos sentiments / salutationsdistingués (-es), les meilleurs (-es).

Dans un mail, une simplification est nécessaire:

•Cordialement•Meilleures / cordiales salutations•Je vous prie d’agréer mes meilleures salutations•Tchao / Salut, impossible

FORMULER LE SUJET D'UN E-MAIL

Soignez le champ SUJET, le plus important de votre message !

Il indique à vos correspondants la teneur de votre courrier : efforcez vous de rédiger correctement le champ SUJET (ou OBJET) de votre message électronique. Nous vous avons défini 5 règles à respecter. Mais n'oubliez pas la première de toute : ne laissez pas le champ SUJET vide !

1. Rédiger des sujets explicitesAdaptez le champ SUJET aux propos que vous tenez dans le

corps du message. C’est un moyen pour votre correspondant de se faire une idée de la teneur de votre message. Cela lui permettra de le distinguer par exemple des courriers publicitaires et de le mettre de côté pour le lire plus tard, s’il a quelque chose de plus urgent à faire.

le sujet d’un mail 2. Privilégier les sujets courtsLe sujet doit être bref car de nombreux logiciels

tronquent les sujets trop longs. On considère que 30 caractères est à peu près le maximum pour la longueur d'un sujet. C'est largement suffisant.

3. Faire référence au message auquel on répondSi vous répondez à un e-mail, votre sujet est

généralement tout trouvé : vous devez reprendre le sujet du message auquel vous répondez et le faire précéder de "Re:" ou "RE:" (pour Regarding, dans la langue de Shakespeare, ou Réponse, par chez nous).

Sujet: Re: Invitation pour mercrediDésolé, je ne suis pas libre.

4. Si besoin, mentionner l'importance du courrierSi votre courrier n’est pas urgent et n'exige pas de

réponse, faites précéder le sujet de " FYI: " (For Your Information : pour votre information).

Sujet: FYI: y’a des gâteaux dans mon bureau

Pour les messages important, vous pouvez faire précéder le sujet de la mention " URGENT: ". C’est assez efficace, en particulier si votre correspondant reçoit beaucoup d'e-mail.

Sujet: URGENT: demande en mariage

5. Rédiger des sujets significatifs !N’écrivez pas, comme je l’ai vu sur un message posté

dans le forum de discussion fr.network.internet, un sujet comme "network-internet" !. Ça ne fait pas beaucoup avancer le schmilblick. Soyez précis ! Et surtout évitez aussi les sujets tarte à la crème, genre "question" ou "information".

Au lieu de 

Sujet : questionRaymonde, voulez-vous m’épouser ?

préférez donc

Sujet : demande en mariageRaymonde, voulez-vous m’épouser ?

SAVOIR RÉPONDRE À UN COURRIEL 1. La citation intégrale

Vous pouvez reprendre intégralement le texte de votre correspondant. Dans ce cas, rédigez votre réponse au début du message et placez la citation à la fin. Cela évitera au destinataire de devoir actionner la souris pour aller chercher votre réponse !

2. Le morceau choisiLa méthode la plus efficace consiste à ne conserver que la partie du texte à laquelle vous réagissez. Vous évitez ainsi de surcharger le courriel.Sachez que dans la plupart des logiciels, si vous sélectionnez une partie du texte de votre correspondant avant de cliquer sur Répondre, seule cette partie de texte est reprise dans la citation.

3. Le saucissonnageSi votre message est une réaction détaillée point par point, vous pouvez alterner citations et réponses. Prenez garde cependant que l'ensemble reste lisible.

LA COPIE CARBONEC’est le champ dénommé Cc

(Carbon copy, Courtesy copy ou Copie carbone)

Il s’agit de la copie d'un courrier électronique envoyé à un ou plusieurs destinataires, souvent secondaires, différents des destinataires principaux.

Elle s’utilise aussi lorsque la liste des destinataires est trop longue pour le champ « A’ » des destinataires

LA COPIE CACHÉE(ou copie carbone invisible) Son sigle est Cci (ou Bcc, en anglais). Considérée comme amusante, subversive ou tout

simplement utile, la fonction Copie cachée de l'e-mail connaît un grand succès. Qui ne l'a pas utilisée pour effectuer un envoi groupé, mettre discrètement un collègue ou un supérieur hiérarchique en copie d'un courrier important, ou pour associer un ami à une blague ou une petite moquerie ?

Qu'est-ce que la copie cachée ?

La copie cachée, ou la copie carbone invisible (c'est son vrai nom), est une fonction qui permet d'envoyer à un destinataire (ou un groupe de destinataires) la copie d'un message sans que les autres destinataires ne s'en aperçoivent. En anglais, cette fonction est dénommée Blind carbon copy.

Elle est mise en œuvre simplement, en tapant une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ Cci de la fenêtre de rédaction d'un message.

Allemand : klammeraffe ( queue de singe ).Néerlandais : apestaart ( queue de singe ).Finlandais : apinanhiintii ( queue de singe ), kissanhiinta

( queue de chat) ou miukumaiku ( signe du miaou ). Danois : snabel a ( le .. a .. avec une trompe d'éléphant ).Hongrois : kukac (ver de terre ). Italien : chiocciola( escargot ).Portugais et espagnol : arroba ( unité de poids espagnole ).

Pour tout savoir sur le courrier électronique,consultez www.arobase.org

COMMENT DIT-ON AROBASE @ CHEZ NOS AMIS ÉTRANGERS?