École d’été 2013 Summer School ‘13

De la vie de tous les jours à la haute technologie From daily life to high technology

Rapport d’activité 2013

Regroupement québécois étudiant sur les matériaux de pointe (RQÉMP) Dans le cadre de la neuvième édition de l’école d’été 2013 du RQÉMP Par Maxime Charlebois, Vincent Cardin, Jonathan Gaudet, Pascal Grégoire, Antoine Roy-Gobeil, Judy Wang, Simon Loquai et Gabriel Droulers 1 novembre 2013

Table des matières

1 INTRODUCTION 1 1.1 PRESENTATION GENERALE DE L’ECOLE D’ETE 2013 1 1.2 COMITE ORGANISATEUR 1

2 LOGISTIQUE 2 2.1 PUBLICITE 2 2.2 INSCRIPTIONS 2 2.3 CHOIX DU LIEU 3 2.4 TRANSPORT 4 2.5 LOGO 4 2.6 COMMUNICATION INTERNE ET REUNION DU COMITE 5 2.7 CADEAUX ET COMMANDITE 6 2.8 SITE INTERNET 6

3 DEROULEMENTS DE L’ECOLE D’ETE 6 3.1 DATE 6 3.2 SUJETS ET HORAIRE 7 3.3 ACTIVITES HORS CONFERENCE 7 3.4 LANGUE 8

4 RESULTATS DU SONDAGE 9 4.1 METHODE 9 4.2 FAITS SAILLANTS 9

5 BILAN FINANCIER 10

6 BILAN ET RECOMMANDATIONS 12

ANNEXE I : PROGRAMME OFFICIEL XIV

ANNEXE II : AFFICHE DE L’EVENEMENT XVI

ANNEXE III : RÉSULTATS DU SONDAGE XVII

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1 Introduction

1.1 Présentation générale de l’école d’été 2013

Du 21 au 23 août 2013, l’hôtel Chéribourg de Magog en Estrie a de nouveau été l’hôte d’étudiants membres du RQMP dans le cadre de l’école d’été du RQÉMP, une réunion annuelle pour les étudiants du regroupement.

Au total, 70 étudiants ont pu assister à 10 présentations de chercheurs portant sur le magnétisme et le spin, en partant des théories fondamentales jusqu’aux applications concrètes. De plus, une conférence sur le passage de l’académique à l’industrie et un panel de discussion intitulé "la vie après les études" ont aussi été présentées.

Finalement, il y avait 15 présentations étudiantes de 10 minutes chacune. Le sujet était libre, mais une majorité a opté pour présenter leur projet de recherche.

Le coût de l’événement s’est élevé à 28 753,10$, pour un déficit de 6 548,16$. Le déficit était prévu puisque la contribution du RQMP avait été réduite pour pallier au surplus qui a été accumulé dans le compte du RQEMP suite à la neuvième édition. Le déficit retourne le fonds de roulement à la valeur raisonnable de 5 044,97$.

1.2 Comité organisateur

Le comité organisateur est formé de huit étudiants provenant des quatre campus membres du RQMP. Le comité s’est formé le 15 février principalement par courriel avec l’aide de Jacqueline Sanchez. Le comité de cette année a récupéré une grande partie des membres de l’année passée. En plus des cinq tâches administratives de bases, trois personnes ont été assignées uniquement à la publicité et au recrutement.

Maxime Charlebois Université de Sherbrooke/ Université Laval

Président

Vincent Cardin Université de Montréal Trésorier

Jonathan Gaudet Université de Sherbrooke Vice-président communication aux conférenciers

Pascal Grégoire Université de Montréal Vice-président logistique

Antoine Roy-Gobeil Université McGill Webmestre

Judy Wang Université McGill Publicité

Simon Loquai École Polytechnique Publicité

Gabriel Droulers Université de Sherbrooke Publicité

Nouveaux membres de cette année

2

2 Logistique

2.1 Publicité

L’annonce officielle de l’école d’été a été dévoilée lors de la Grande Conférence Annuelle du RQMP qui a eu lieu au centre Mont-Royal le 17 mai 2013. Nous y avons présenté une affiche (format A1) y résumant les principales informations de l’événement. Lors de la session de poster du vendredi après-midi, le comité se relayait dans la présentation de l’affiche.

Dans le but de fournir les informations complètes sur cette affiche, plusieurs choix sur l’école d’été avaient dû être faits avant le dévoilement de cette affiche, à savoir : la date de l’événement, l’emplacement ainsi que le sujet et le titre. Le but était d’informer les étudiants du RQMP de l’existence de l’école d’été du RQÉMP pour ceux qui ne savaient pas que cela existait, et de décrire le contexte et les buts de l’activité aux intéressés.

Environ 2 mois plus tard, soit le 10 juin 2013, l’invitation officielle a été envoyée à tous les étudiants du RQMP via un courriel d’invitation de la part de Jacqueline Sanchez. C’est le seul courriel relatif à ce sujet qui a été envoyé à tous les étudiants membres. À partir de cette date, chaque étudiant du comité responsable de la publicité dans les universités respectives a fait une annonce publique et/ou un envoi de courriel aux membres de leur département de physique ou d’ingénierie. Ces annonces servaient à motiver les inscriptions et informer les potentiels participants à qui ils devaient se rapporter pour pouvoir poser des questions et régler les paiements suite à l’inscription.

Après quelques semaines, un certain retard dans le volume des inscriptions se faisait sentir. Afin de redonner un deuxième souffle aux inscriptions, les étudiants responsables ont renouvelé l’annonce et ont rappelé l’approche de la date limite d’inscription. Nous avons aussi inclus certains professeurs clés afin d’encourager les étudiants à s’inscrire. Cette approche a d’ailleurs été particulièrement efficace et bénéfique pour les étudiants de McGill, plus difficile à rejoindre par le passé.

Après une certaine masse critique d’inscriptions et avec l’approche de la date limite, tous les étudiants non-inscrits voulaient désormais participer. Le nombre d’inscription est donc monté en flèche et a dépassé le quota de 70 inscriptions.

Le bouche à oreille a été l’élément publicitaire le plus efficace pour assurer le recrutement des participants.

2.2 Inscriptions

La période d’inscription s’est déroulée du 10 juin au 21 juillet 2013 (soit jusqu’à un mois avant le début de l’école d’été). Les étudiants étaient appelés à s’inscrire directement à partir d’un formulaire électronique sur le site Internet du RQÉMP (www.rqemp.ca). Les informations des participants étaient inscrites automatiquement dans un tableur .gsheet. L’inscription était réservée en priorité aux étudiants membres du RQMP. Cependant, nous avons ouvert l’inscription aux non-membres dans quelques rares cas, puisque 4 personnes ont accepté de loger 4 par chambre, réduisant ainsi les coûts.

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Le nombre maximal de 71 participants (incluant les étudiants organisateurs) a été décidé par l’étude du budget et des montants disponibles. En effet, chaque participant coûte ~350 $ au regroupement et ne débourse que 100 $ de sa propre poche.

Le paiement des inscriptions était recueilli par les organisateurs en argent ou en chèque et un reçu était remis à chacun des participants au moment du paiement. Comme il avait été prévu au départ, le nombre d’inscriptions était plus grand que le nombre de places disponibles. Nous avions émis la consigne qu’avant le 21 juillet, les 70 premiers inscrits avaient priorité, cependant à partir du 21 juillet, les premiers qui arrivaient avec un paiement avaient priorité. Cette mesure a permis de pallier aux annulations de dernières minutes que l’on rencontre chaque année.

La date limite de la période d’inscription a été fixée par l’hôtel qui demandait une confirmation des quantités de chambres et de repas un mois avant le déroulement de l’activité.

Au final, l’école d’été a accueilli 71 étudiants incluant 7 des 8 membres du comité organisateur. Ces étudiants provenaient entièrement des établissements affiliés selon les proportions présentées dans le tableau ci-dessous.

Le taux de participation obtenu pour cette édition est relativement différent de celui des années passées. En effet, on peut remarquer une augmentation notable du nombre d’inscrit de McGill (23 comparativement à 3 pour l’année passée) compensée par une baisse des étudiants de Polytechnique (13 comparativement à 18) et de l’Université de Montréal (12 comparativement à 25). Cette différence est due à une multitude de facteurs incluant potentiellement la politique de langue, le choix du sujet et une stratégie de publicité plus efficace à McGill cette année.

Le matin de l’évènement, 71 étudiants figuraient sur la liste d’inscription. Un seul ne s’est pas présenté malgré qu’il ait payé le montant de 100,00$. Trois étudiants n’avaient pas spécifié qu’ils dormiraient chez eux à Sherbrooke chaque soir, gaspillant ainsi le paiement de trois places à l’hôtel. Nous recommandons donc de mettre l'emphase au moment de l’inscription sur le fait que chaque inscrit, peu importe sa ville, a place réservée à l'hôtel. Surtout, qu’il est important de spécifier le plus tôt possible, au moment de l'inscription idéalement, si l’étudiant prévoit ne pas se prévaloir de ce privilège.

2.3 Choix du lieu

Tout comme les éditions 2010, 2011 et 2012, l’école d’été s’est tenue à l’hôtel Chéribourg. Suite aux recommandations de l’année précédente, nous avons considéré plusieurs autres sites (2 hôtels à Bromont, le Estrimont et le Jouvence), mais tous étaient

UdeM Poly McGill UdeS

nombre étudiants (%)

12 (17%)

13 (18%)

23 (32.5%)

23 (32.5%)

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notablement plus dispendieux. Puisque le budget est une contrainte importante, cela a justifié de retourner avec Chéribourg.

Nos contacts au Chéribourg pour l’événement étaient M. Yves Bernier et Mme. Touria Belouchi.

Yves Bernier (Délégué commercial) Touria Belouchi (Coordonnatrice des ventes)

T (819) 758-0534 (ext. 7219) T (819) 843-5773 (ext. 397)

F (819) 843-2639

ybernier@hotelsvillegia.com tbelouchi@cheribourg.com

2.4 Transport

Pour les étudiants de l’île de Montréal, le transport vers l’hôtel en partance de l’Université de Montréal a été offert. La compagnie d’autobus qui a assuré le transport aller-retour était Chartrand Inc. Le coût était de 459,90 $ par voyage pour un autobus de 48 places (48 places ont été occupées en théorie) avec soute à bagages pour un total taxes incluses de 919.80$ (taxes incluses).

Chartrand Inc.

1325, montée Masson T (514) 328-1111 (ext. 2207)

Laval (Québec) H7E 4P2 T (450) 661-7140 (ext. 2207)

chartrandinc.com F (450) 661-2962

Dix-huit personnes ont décidé de venir par leur propre moyen. Puisque les places étaient suffisantes pour accommoder tous les participants en provenance de Montréal, les personnes ayant choisi de venir par leur propre moyen n’ont pas été remboursées. Pour les gens de Sherbrooke, le covoiturage était amplement suffisant et la nécessité de noliser un transport de groupe n’était donc pas requise. Seulement deux voitures ont demandé le remboursement de leur frais de transport (30 $ par voiture provenant de Sherbrooke).

2.5 Logo

Le logo a été récupéré de l’année passée étant donné son caractère plutôt universel.

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2.6 Communication interne et réunion du comité

La communication quotidienne entre les membres du comité s’est faite via un groupe de discussion facebook créé par le président. La configuration des discussions dans un groupe facebook a permis de bien séparer les discussions importantes en thèmes évitant ainsi un capharnaüm d’idées, de questions et de réponses comme ça a été le cas lorsque nous avons tenté de discuter via courriel. La page facebook a aussi été tout à fait adéquate pour le partage rapide de petits documents.

Pour la gestion des documents importants, nous avons créé et partagé un dossier Dropbox auquel tous les organisateurs du groupe avaient accès. Chaque sous-répertoire était géré par la personne l’ayant créé, et tous pouvaient le consulter. Cette année, Dropbox a été préféré à Google Drive puisque l’année précédente, l’utilisation de ce dernier avait causé quelques problèmes d’effacement et de dédoublement de fichiers. Le fait d’instaurer la règle que seulement une personne est responsable du contenu d’un sous-répertoire avait pour but d’éviter les dédoublements potentiels.

Au début de la formation du comité, des représentants du RQMP ont tenu à rencontrer les étudiants du RQÉMP une fois. Donc le 26 mars 2013, nous avons fait une rencontre par visio-conférence afin de discuter de certaines lignes directrices pour l’école d’été. Par la suite, le comité du RQÉMP s’est rencontré deux fois au total. La première fois était le 5 avril 2013 à l’Université de Montréal ; le but était d’établir un échéancier et attribuer les tâches à chacun. La deuxième fois était après la session de poster la journée de Grande Conférence Annuelle du RQMP, le 17 mai 2013. Le transport de Sherbrooke à Montréal a été assuré par la voiture personnelle du président. Au total, la première rencontre était particulièrement pertinente pour établir le plan d’attaque et répondre collectivement à une multitude de questions au niveau de l’organisation. Quoique moins critique, la deuxième rencontre a permis de faire un bilan et d’ajuster le tir sur certains sujets.

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2.7 Cadeaux et commandite

Nous avons choisi de faire tirer trois cadeaux aux participants de l’école d’été ainsi que de remettre une bouteille de vin à chaque conférenciers.

Le prix total des cadeaux aux participants était de 186.30 $. Pour effectuer le tirage, nous avons attendu à la fin de la conférence. Chaque participant présent avait le droit de participer au tirage (afin d’encourager le présentéisme). Le premier étudiant à voir son nom tiré avait le choix entre trois cadeaux, soit : une liseuse Kindle, un sac pour ordinateur et une clé USB 3.0 de 64 Go. Le deuxième avait le choix entre les deux cadeaux restants et le troisième avait accès à ce qui restait.

Nous avons décidé de réduire le montant total accordé aux cadeaux étant donné que nous étions serrés dans le budget et que nous n’avions pas réussi à trouver de commandite comme l’année précédente. Un dossier de commandite a été créé par Vincent Cardin et envoyé à plusieurs entreprises de la grande région de Montréal. Les entreprises contactées ont été : 5n plus, PhotonEtc. Excelitas Technologies Canada et NuVu Camera. Plusieurs tentatives ont été faites pour cette dernière entreprise et même une rencontre entre Vincent Cardin et le vice-président de NuVu Camera, sans succès. Il faut rappeler qu’une école d’été en physique est rarement commandité étant donné le caractère très théorique et aussi que l’année dernière était la première année où l’on a obtenu une commandite. Il est fort probable que le thème de l’école d’été de cette année (le spin et le magnétisme) était trop théorique pour vendre une commandite aux entreprises de la région.

2.8 Site internet

Le site internet "www.rqemp.ca" a servit à donner l’information aux participants. C’est par ce portail que les inscriptions en se sont faites. Après leur enregistrement, les participants recevaient une confirmation de leur inscription et avait comme règle d’aller porter l’argent de l’inscription (100$) au représentant du RQÉMP de leur université afin de sécuriser leur inscription avant la date limite, et aussi pour obtenir un reçu de paiement d’inscription.

Cette année, nous avons payé le nom de domaine pour 3 ans à partir du 17 juin 2013, ce qui a couté 135 $. Le site était entièrement maintenu et opéré par Antoine Roy-Gobeil.

3 Déroulements de l’école d’été

3.1 Date

L’école d’été s’est tenue du 21 au 23 août 2013. Ces dates ont été choisies à cause de certaines contraintes au niveau des hôtels. En effet, les hôtels sont moins chers loin de Montréal et près de Sherbrooke. Par contre, les jeux du Canada présents à Sherbrooke du 2 août au 17 août 2013 ont fait monter le prix des hôtels de la région pour cette période. Nous avons donc opté pour la semaine suivante, pour retrouver une date similaire aux années précédentes.

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La participation a été plutôt forte cette année encore. Le mois d’août semble être une bonne période pour l’école d’été. Par contre, plusieurs étudiants qui auraient voulu s’inscrire ne pouvaient pas étant donné des contraintes de temps avec les vacances et/ou d’autres conférences ailleurs dans le monde. Le comité recommande d’adopter une politique flexible quant au choix de la date de l’école d’été, mais de rester autour de la fin de la session d’été.

3.2 Sujets et horaire

En se basant sur le sondage effectué parmi les membres du RQÉMP de l’année précédente, nous avons choisi le sujet de l’école d’été comme étant le spin, ou son équivalent macroscopique : le magnétisme. Le spin et les propriétés qui en découlent sont souvent considérés comme des effets mystiques de la matière condensée. Le but était de présenter un formalisme simple afin de permettre une compréhension plus intuitive du phénomène autant au niveau fondamental qu'appliquée. Nous avions divisé l’école en trois volets : théorique, expérimental et appliqué. Nous avons aussi construit l’école d’été de façon à débuter avec une partie plus introductive et simple, très académique de façon a bien jeter les bases la première journée. La deuxième journée était plus poussée et expérimentale et la troisième journée, les sujets étaient plus appliqués. Nous avons aussi invité un conférencier qui travaille aujourd’hui dans l’industrie afin qu’il nous explique un peu comment la transition entre l’académique et l’industrie est possible et tout ce que cela implique.

Finalement, nous avons clos la conférence avec un panel de discussion ayant pour thème "la vie après les études". Ce panel était constitué des conférenciers présents sur place qui voulaient se prêter au jeu, soit Michel Gingras, Mohamed Balli, Andrea Bianchi, Daniel Summers-Lépine et Ion Garate. Les étudiants étaient invités à poser des questions à tour de rôle aux cinq présentateurs sur leur expérience de vie et sur leur choix de carrière. Quoique plutôt informelle et improvisée, cette portion de l’école d’été a été des plus captivantes et pertinentes. La perspective apportée par cette discussion entre étudiants et professionnel a été fortement appréciée de tous.

L’horaire détaillé pour toute la durée de l’école est présenté dans l’annexe I.

3.3 Activités hors conférence

Tel qu’il avait été fait l’année précédente, nous n’avons pas organisé d’activités d’intégrations formelles pour les participants. Il a été décidé que les journées étaient suffisamment remplies pour permettre aux participants de profiter des installations de divertissement de l’hôtel et de la région si le besoin et l’occasion se présentaient.

Une suggestion d’activité était de donner un devoir à faire en équipe pour lequel la ou les questions auraient pu être répondues avec les informations obtenues lors des conférences. Ce devoir peut inciter plus fortement les participants à ne pas manquer de conférences. Le comité recommande d’implémenter cette activité lors d’une prochaine édition et de prévoir une bonne récompense à l’équipe gagnante.

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Puisque les conférences étudiantes avaient particulièrement été appréciées l’année passée, nous avons décidé de répéter l’expérience cette année, en accordant trois heures de conférence étudiante. Chaque étudiant avait environ 8 minutes pour présenter son sujet de recherche et environ 2 minutes pour répondre à des questions. Plusieurs étudiants se sont prêtés au jeu. Les sujets couverts étaient variés, mais en général bien expliqués ce qui a rendu l’expérience d’autant plus intéressante. Ceci se veut aussi une occasion de pratiquer une présentation (en français ou en anglais) avant une conférence officielle vu son contexte informel.

Nous avons aussi loué une salle le soir pour réunir les étudiants afin qu’ils puissent y boire de l’alcool et y faire la fête, plutôt que de les laisser se réunir dans une chambre d’hôtel et déranger le reste des clients qui cherchent à dormir (comme les années précédentes). Cette façon de procéder, nouvelle à cette année s’est révélée très bénéfique. Nous n’avons eu aucune plainte de la part de l’hôtel et cela a permis de centraliser tous les étudiants qui cherchaient à faire connaissance dans un même endroit. Le comité recommande d’utiliser encore cette approche les années suivantes.

Au final, le nombre d’activités était suffisant pour un horaire bien rempli. Par contre, nous reconnaissons qu’il serait pertinent de ramener une certaine forme d’activité d’intégration, absente dans les deux dernières éditions de l’école d’été. Il serait pertinent de trouver un format peu contraignant, léger et motivant, potentiellement le soir dans la salle commune, où l’alcool est permis. En effet, socialement les gens ont beaucoup échangé, mais généralement, les quatre universités ne se sont pas beaucoup mélangées, formant ainsi quatre centres sociaux séparés. Puisqu’un but de l’école d’été est de favoriser le réseautage entre les chercheurs en état solide du Québec, le comité considère qu’il est pertinent d’organiser des activités sociales qui obligent naturellement une certaine intégration des différentes universités. Cela constitue potentiellement le plus gros élément à corriger pour les éditions futures.

3.4 Langue

Afin d’assurer une plus grande participation à l’école d’été des étudiants en provenance de McGill, nous avons choisi cette année d’obliger de rédiger le support visuel en anglais, tout en permettant au conférencier de choisir la langue de présentation qu’il préfère. Puisqu’une majorité de conférenciers avaient plus de facilité en anglais (6/9), la plupart des présentations se sont faites uniquement en anglais. En effet, sur les 12 heures de présentations des conférenciers, seulement 3 étaient en français. Par contre, en dehors des conférences, le langage officiel utilisé par les organisateurs pour donner des consignes, présenter les conférenciers et coordonner l’école d’été était en français.

Cette formule était nouvelle et particulière à cette année. Puisque la politique linguistique était annoncée à l’avance, il est possible que cela ait contribué dans la plus grande participation des étudiants de l’université McGill. Par contre, puisque le ratio était trop débalancé, nous recommandons d’essayer d'équilibrer le ratio du nombre de conférenciers qui parle français pour les années suivantes, dans la mesure du possible.

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4 Résultats du sondage

4.1 Méthode

Le sondage sur la satisfaction des participants à l’école d’été a de nouveau été fait en ligne via Google Docs, comme lors des éditions 2010 à 2012. Les questions posées étaient essentiellement les mêmes, mais avec des modifications mineures quant à la forme. Le taux de participation a atteint 47%.

Le détail des résultats du sondage est présenté à l’annexe III.

4.2 Faits saillants

• Il s’agissait de la première participation à une école d’été du RQÉMP pour la plupart des étudiants (61%).

• Le taux de participation au sondage est relativement faible (47%).

• La plupart des répondants étaient francophones (94%).

• Les 10 minutes de présentation données par les étudiants ont été bien appréciées et c’est une activité à répéter.

• Une grande majorité des participants trouve qu’il n’est pas nécessaire ou pertinent de distribuer les présentations via internet ou clé USB avant l’école d’été. En effet, cette pratique nouvelle à l’année passée demande beaucoup de temps et de pressions sur les conférenciers. En fait, la seule chose qui est vraiment pertinente est de donner accès aux versions PDF des présentations à la fin de l’école d’été, via Dropbox par exemple et d’en informer les participants au début de l’école d’été. Ainsi, ils sentent moins le besoin de prendre de notes durant les présentations et peuvent mieux écouter. Car, la plupart des étudiants (82%) ne se servent pas du format PDF durant la conférence.

• Le coût de 100$ est tout à fait acceptable pour l’école d’été.

• Une bonne majorité d’étudiants sont satisfaits de la politique linguistique adoptée pour les conférences.

• Seulement un étudiant a eu une réelle difficulté à comprendre les conférences en anglais, et seulement deux étudiants ont éprouvé une réelle difficulté à comprendre les conférences en français.

• L’hôtel et les installations ont été appréciés par les participants.

Le taux de satisfaction global de l’école d’été est très grand comme en témoigne le dernier graphique présenté à l’annexe III. On peut y voir aussi l’intégralité des commentaires originaux formulés par les étudiants.

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5 Bilan financier

Cette année, le coût total de l’école d’été s’est élevé à 28 753,10$. Il s’agit d’une réduction de 1 873,70 $ par rapport à l’édition de l’an passé. Cette diminution s’explique par le nombre réduit de cadeaux offerts dû au manque d’un commanditaire pour absorber les frais d’une commande de chandail et de clés USB pour 71 personnes.

L’école d’été 2013 présente un déficit au compte de 6 548,16 $. Ce déficit est tout à fait attendu et s’explique par la faible contribution du RQMP. Le RQMP a contribué pour 15 000$ à cette édition contrairement à une contribution de 26 268,75$ pour l’édition 2012. Le déficit a servi à ramener le fonds de roulement à une valeur voisine de 5000,00$. Ce dernier était à 11 593,13$ en début d’exercice à cause de la trop grande contribution du RQMP pour l’édition 2012 de l’école d’été.

Sur les 11 607,98 $ d’encaisse au 21 janvier 2013, toutes les dépenses avaient été payées et trois frais fixes d’utilisation de 4,95$ ont été déboursés avant le début du présent exercice. Un montant de 100$ dollars supplémentaire a été déposé au compte. Ce montant provient d’une annulation de dernière minute à l’école d’été 2012. L’inscription était comptant (ne pouvait être déchirée) et n’a pas été réclamée par son propriétaire.

Un problème d’enregistrement a obligé une dépense de 140,45$ pour l’hébergement et le nom de domaine du site web. Ce montant devrait en assurer la continuité pour les deux années à venir encore (deux prochaines éditions).

La facture du Chéribourg pour l’hébergement s’est élevée à un montant total de 25 350,14 $. L’entièreté de la contribution du RQMP (15 000 $) a servi à aider le RQEMP à s’acquitter de cette facture. L’hébergement de quatre (4) conférenciers inclus dans ce montant représente 1 141,13 $. La location d’une salle pour les soirées représente 344,93$. Le reste correspond aux dépenses d’hébergement des participants ce qui revient à un coût moyen de 336,11 $ par étudiant.

Le bilan financier au 27 octobre 2013 est présenté ci-dessous. Celui-ci n’inclut pas les dépenses payées directement par le RQMP. Au final, un montant de 5 044,97 $ est disponible à cette date pour l’édition 2014.

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Bilan financier au 27 octobre 2013

Actifs

Actifs à court terme

- Encaise 6 656,55$

Total des actifs :

6 656,55$

Passifs

Passifs à court terme

- Frais d’utilisation fixe 0$

- Dépense à payer 1 611,58$

Total des passifs :

1 611,58$

Avoirs

Actifs 6 656,55$

Passifs (1 611,58$)

BÉNÉFICES NON RÉPARTIS : 5 044,97$

État des recettes et déboursés

Encaisse au début (29 Mars 2013) 11 593,13$

Recettes 7 204,94$

Déboursés (12 141,52$)

Encaisse au 27 octobre 2013 : 6 656,55$

À la fin de l’évènement

Actif et Solde - RQEMP

Encaisse au début (29 Mars 2013) 11 593,13$

Bénéfices nets – RQEMP (6 548,16)$

Encaisse à la fin de l’évènement : 5 044,97$

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6 Bilan et recommandations

Le sujet et domaine était plutôt différent que les éditions précédentes

La qualité du contenu de l’école d’été n’a pas souffert de court laps de temps disponible pour son organisation. Le nombre de participants a été à la hauteur des éditions précédentes, ainsi que la quantité et la qualité des présentations.

Nous tenons finalement à laisser quelques recommandations pour les organisateurs des éditions suivantes :

Le comité 2013 supporte plusieurs des recommandations faites par le comité 2012 que voici :

• La gestion des inscriptions par la voie du site web est un élément très apprécié autant par les organisateurs que par les participants.

• Il est pertinent que le VP à la logistique fasse une visite de l’hôtel et particulièrement de la salle de conférence pour s’assurer qu’elle répond aux attentes (écran, tables, chaises, éclairage, climatisation, etc.).

• S’assurer avec l’hôtel du nombre de lits dans les chambres. Cette année, nous avons eu des chambres avec un lit et un divan-lit. Certaines éditions passées ont même eu un lit de camp dans certaines chambres. Ce point est à négocier et à écrire au contrat.

• Garder un thème directif pour tous les documents (site web, affiche, programme, badges) et toutes autres communications. Mettre le logo, utiliser des images thématiques. Ça fait plus professionnel.

• Être strict dans la politique d’inscription. Soit ne pas limiter le nombre d’inscriptions, mais accorder des places aux 70 premiers payant leur inscription. Cela crée une liste de personnes à rejoindre s’il y a des annulations. Ne pas rembourser ceux qui décident d’annuler à la dernière minute.

• Une activité sociale est un ‘’must’’ pour assurer les interactions entre les écoles. Nous n’avons pas pu en organiser une et notre édition en a souffert.

• La mise en place d’une activité hors conférence nécessitant des connaissances acquises durant les conférences pourrait favoriser la présence des étudiants à chacune des conférences. Surtout si cette activité récompense généreusement le gagnant ou les participants.

• Les conférences étudiantes ont été très appréciées. L’activité est à répéter.

• Encourager les conférenciers à discourir dans leur langue maternelle en gardant la langue de la présentation identique à la langue du support visuel.

• Inviter des conférencières.

• Deux à trois membres du comité d’organisation devraient arriver très tôt à l’hôtel pour s’assurer que tout soit prêt pour l’arrivée des membres.

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Recommandations du comité 2013 :

• Insister sur le fait que chaque inscription réserve automatiquement une place à l’hôtel, et ce au moment de l’inscription. Aussi, insister qu’un étudiant qui veut retourner chez eux chaque soir ne sera pas remboursé pour les déplacements supplémentaires. Finalement, l’informer qu’il devra payer une pénalité s’il n’en informe pas un responsable de l’école d’été afin de pouvoir annuler sa réservation de chambre à l’hôtel à temps.

• Répéter la location d’une salle commune pour les soirs où il est possible de boire de l’alcool et d’écouter de la musique sans déranger les autres résidents de l’hôtel.

• Organiser des activités communes et jeux le soir qui favorise l’intégration interuniversitaire.

• Avertir les participants que les présentations en format PDF seront accessibles à la fin de l’école d’été et récolter ces fichiers auprès des conférenciers durant l’école d’été (mettre une personne assignée à cette tâche).

• Faire le panel de discussion sur une question méta-scientifique, telle la carrière en science. Ce genre de panel, quoiqu’informel, est toujours enrichissant à vivre.

• Mieux balancer l’horaire des conférences, en mettre plus la première journée et moins la deuxième, de façon à éviter une trop longue période entre deux repas.

• Conserver les longues pauses du diner pour permettre aux gens de profiter de l’hôtel, de la piscine et des interactions sociales.

• Certains conférenciers étaient très pédagogiques et d’autres trop complexe et ce malgré le fait qu’on avait plusieurs fois spécifié que le niveau devait être celui d’un étudiant débutant la maîtrise. Il est important de bien insister sur cet aspect lorsque l’on recrute les conférenciers, voir même décider de ce qu’ils vont parler afin de leur donner un cadre, et ainsi rendre l’école d’été plus pédagogique, plus uniforme. Surtout, il ne faut pas être intimidé et ne pas oser imposer un certain cadre, car c’est le rôle des organisateurs, afin d’offrir un résultat plus uniforme et intégré.

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Annexe I : Programme officiel

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Annexe II : Affiche de l’évènement

XVII

Annexe III : Résultats du sondage

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XIX

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XXII

Commentaires sur le contenu

• Excellent, très introductif pour un sujet souvent trop compliqué pour suivre durant les séminaires.

• Sujet complexe et difficile d'approche, mais vaste et pertinent. • "Point faible: trop de Qbit, En anglais; Point fort: Bon conférencier (sauf childress),

L'hôtel; Entre les deux: Panel (Je crois qu'il y a eu ""Survivorship bias"" qui reflète très mal la réalité )

• J'ai trouvé que la plupart des talks étaient de très grande qualité. Le seul que j'ai moins apprécié est celui de Lillian Childress, car il était très compliqué et difficile à suivre pour quelqu'un qui n'était pas a priori familier avec le sujet.

• Je crois que les présentations dans une école d'été destinée aux étudiants doivent être plus accessibles que les présentations que l'on retrouve à l'APS par exemple. C'était le cas pour presque tous les présentateurs, en particulier Ion Garate."

• Le choix des conférenciers comprenait des physiciens de différentes sphères (un plus assuré), mais le contenu était un peu redondant ou trop peu varié pour certains trucs (le magnétisme frustré étant l'exemple évident).

• La conférence sur l'industrie était certainement un des points forts, surtout dans une conférence axée vers les étudiants, dont un bon nombre se retrouvera finalement dans le milieu industriel. On n’en entend généralement pas assez parler.

• Le niveau doit être un peu mieux défini: certaines conférences étaient très simples, certaines beaucoup plus complexes - je crois qu'il y a intérêt à uniformiser un peu plus, probablement vers les étudiants à la maîtrise.

• J'ai franchement beaucoup aimé! Les présentations étaient très intéressantes et en général présentées de manière à ce que quelqu'un ne possédant pas de notion

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préalable dans le domaine réussisse à suivre. Les présentations étudiantes étant plus courtes, il était naturellement plus difficile de présenter quelque chose de manière simple, mais elles étaient d'un bon niveau aussi.

Avez-vous des suggestions pour un autre site où tenir l'école d'été l'année prochaine?

• J'ai aimé avoir de l'espace pour la salle de conférence et d'avoir des plugs pour les ordis.

• Un endroit dans un milieu rural, avec de la nourriture aussi abondante et excellente, cela me semble bien pour ce genre de conférence!

• Juste une petite suggestion: il devrait y avoir des trucs à grignoter pendant les pauses café. Surtout la deuxième journée quand y’avait un break de 7-8h entre le diner et le souper... j'ai eu faim pour la première fois à une conférence/école d'été. =P

Commentaires sur l'hôtel

• Demandez qu'ils nous tirent un câble Ethernet qu'on s'installe notre propre WiFi • Hôtel très 'ordinaire', en bon québécois, pour un 4 étoiles. • Personnel peu sympathique • Je pense que l'hôtel Chéribourg fait bien la job et il est à proximité de Sherbrooke. • Assez parfait! • Des tableaux, ça serait bien! • Air climatisé très/trop instable • Je ne suis pas beaucoup sorti de l'hôtel, alors je ne sais pas trop pour les activités. • La pause sur l'heure du midi est définitivement un élément à conserver, ainsi que la

salle pour la soirée. • Très bel hôtel. La salle de conférence avec la vue sur l'extérieur est idéale pour ce

genre d'événement. • Peut-être qu'entre les conférences, il serait bien de servir des petites collations (par

exemple des croissants, des petits biscuits, ...), car entre le dîner et le souper, il y a un grand délai (environ 8h).

• La salle de conférence n'était pas configurée de façon optimale. À moins que le conférencier ou la conférencière ne se tienne à côté de l'écran (ce que personne ne faisait), certaines personnes dans la salle étaient nécessairement cachées. À revoir pour la prochaine édition.

Lesquelles avez-vous manquées et pourquoi?

• L'avant-dernière conférence scientifique. J'avais besoin de plus que 45 minutes de pause pour diner et vider ma chambre.

• Ceux du vendredi matin car je me suis couché trop tard la veille. • Je travaillais sur ma rédaction de mémoire. • Levé trop tard le samedi matin. • Sommeil • aucun • Cette année je n'en ai manqué aucun. Yay ! • La troisième de vendredi, mon cerveau était juste tanné et j'avais le gout de prendre

une pause de diner aussi longue que les autres journées. • Spintronics - j'ai mal lu l'horaire, je voulais vraiment y assister... • Toutes celles du vendredi. J'ai dû quitter pour des raisons personnelles

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• J'ai trop dormi pour une d'entre elle. Je me faisais faire un massage lors d'une autre. Quels sujets aimeriez-vous que les futures éditions de l’école d’été du RQEMP traitent ?

• Spectroscopie et techniques "time-resolved" • Pas de sujets précis, mais des sujets moins complexes seraient appréciés.

Personnellement, mon sujet d'étude est très différent du magnétisme frustré, donc les présentations plus poussées étaient quelquefois hors de la portée de ma compréhension.

• Optique quantique • Supraconducteurs non conventionnels • Physique mésoscopique • Pas de Qbit. • Physique Mésoscopique • Je suis très intéressée par les sujets touchant à la physique du solide, comme les effets

excitoniques, la photoluminescence, l'indice de vallée comme degré de liberté pour traiter de l'information («valleytronics»), etc.

• La nanotechnologie, les biomatériaux et les MEMs. • Graphène • Supraconductivité ; Optique quantique • Revêtements et couches minces • L'acoustique.

Commentaires Divers

• Faire une activité d'intégration intelligente pour le premier soir (avec jeux à boire peut-être). Ou faire une compétition, ou des jeux avec un prix, pour que les gens se forces à se parler et mélanger.

• Le temps laissé aux autres activités est très apprécié! • Inviter un ancien physicien qui travaille maintenant dans le domaine de la finance.

Modèle de prévision, gestion de risque, etc. • Je n'aurais personnellement pas de problème à ce que les orateurs choisissent aussi la

langue de leur choix également pour le support visuel. Il est un peu agaçant de passer d'une langue à l'autre pour le visuel et l'auditif, cela brise l'harmonie du discours, utile pour une meilleure compréhension. Par ailleurs, le nombre d'anglophones était assez limité, et plusieurs d'entre eux se débrouillaient déjà très bien en français. Plusieurs McGillois comprendraient sans doute un exposé entièrement en français. Les rares exposés entièrement en français ne pénaliseraient réellement qu'une poignée de personne, alors que j'ai l'impression que tout faire en anglais pénalise beaucoup plus de gens.

• Essayer d'encourager les étudiants à poser plus de questions! Il manquait énormément de dynamisme dans le groupe.

• Refaire le panel de discussion, s'était très intéressant et inspirant. • J'ai trouvé que le panel à la fin de l'école d'été était beaucoup trop long. C'est mon seul

commentaire négatif par rapport à cette édition du RQÉMP. Le reste était parfait. Keep up the good work folks!

• Il serait pertinent de décrire le niveau nécessaire pour bien apprécier les conférences lors de l'invitation à l'école d'été.

• Quels trucs louches, dans l'horaire: la pause de deux heures après le dîner d'une heure, j'ai trouvé que c'était trop long, tandis que j'aurais apprécié une pause antre chaque

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bloc d'une heure. • Excellente idée de mettre des pauses durant la journée pour profiter du site. Vous

pourriez aussi organiser une activité connexe par exemple du kayak ou autre activité de plein air lors d’une des journées.

• Beau travail • Coût: 100$ n’est pas trop haut au point de me décourager, mais je serais plus

confortable avec qqch de l'ordre de 75$. • À propos du choix de langue de presentation, je préfèrerais si les conférenciers dont la

langue maternelle est le francais s'expriment en francais meme s'ils sont capable de parler en anglais.

• plus de conferences le 1er jour et moins le 2e • Manque de femmes au niveau des conférenciers. Particulièrement dommage que la

seule conférencière n'ait pas participé au panel. • Félicitations pour votre excellent travail d'organisation!