Référence pour l’administrateur

Référence pour l’administrateur

En partenariat avec

ITOP - Documentation ENT V2 : Référence pour l’administrateur NetEcole

Version du document 1.10

Date de dernière mise à jour 13/10/2011

Rédaction Concepteurs NetEcole

Validation ITOP

Destinataires Administrateurs d’établissements et animateurs de bassin NetEcole

Dernières modifications Mises à jour évolutions 2011 + Principe de l’ENT de circonscription + Procédure de saisie de données via Base Elèves

Référence pour l’administrateur 1

Sommaire

I. Tour d’horizon de la solution ______________________________________________ 4 a) Points-clés _______________________________________________________________________ 4 b) La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère _____________________________ 4 c) L’interconnexion de la communauté éducative __________________________________________ 5 d) Principe de l’ENT de circonscription ___________________________________________________ 5 e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles ____________________________ 6 f) Infrastructure de déploiement _______________________________________________________ 7 g) Configuration des postes d’accès _____________________________________________________ 8 h) Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement ____________________________________ 9 i) Aide en ligne _____________________________________________________________________ 10 j) Support technique ________________________________________________________________ 10 k) NetPlanète, le Club des utilisateurs___________________________________________________ 10 l) Approche globale de l’ENT NetEcole __________________________________________________ 11

II. Présentation détaillée de l’ENT ___________________________________________ 12

1. Processus de connexion ____________________________________________________ 12 a) Session de travail d’un utilisateur ____________________________________________________ 12 b) Identifiants de connexion et mots de passe ____________________________________________ 13 c) Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils _____________________________________________ 13 d) Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements ______________________________ 13

2. Circulation générale ________________________________________________________ 14 a) Organisation de l’écran ____________________________________________________________ 14 b) Menu utilisateur adapté au profil ____________________________________________________ 14 c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites ___________________________________ 15

3. Notifications et alertes par mail ______________________________________________ 15

4. Page d’accueil de l’ENT _____________________________________________________ 16

5. Module Communication - Messagerie _________________________________________ 17 a) Messagerie intégrée ______________________________________________________________ 17 b) Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie ____________________________________ 19 c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l’ENT ____________________________________ 20 d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe __________________________________ 20 e) Listes de diffusion (ou listes de distribution) ___________________________________________ 23 f) Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook ___________________________________ 23 g) Faire en sorte que la messagerie s’ouvre dans une seconde fenêtre ________________________ 24

6. Applications de vie scolaire : GIBII, Melia… _____________________________________ 25 a) La notion de connecteurs sur les applications externes ___________________________________ 25 b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur ? ______________________________________ 26 c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire ? ____________________________ 26

7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources ________________________ 27 a) Administration : déclaration des ressources ____________________________________________ 27 b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources ________________________ 30 c) Utilisation : réservation d’une ressource ______________________________________________ 32 d) Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable ___________________________________ 34

8. Vie scolaire : gestion des absences ____________________________________________ 37 a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur) ___________________________ 37 b) Saisie des appels (enseignant) _______________________________________________________ 37 c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant) ______________________________ 38 d) Suivi des absences (élèves et parents) ________________________________________________ 39 e) Etat des absences (directeur) _______________________________________________________ 39


9. Vie scolaire : gestion des évaluations __________________________________________ 40 a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur) ___________________________ 40 b) Saisie des évaluations (enseignant) ___________________________________________________ 41 c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur) ____________________________________________ 42 d) Suivi des évaluations (élève, parent) __________________________________________________ 42

10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré) ___________________________________ 43 a) Configuration du référentiel de compétences (directeur) _________________________________ 43 b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents) _____________________________ 43 c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants) ___________________________ 44

11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord _______________________________ 45 d) Le cahier de leçons, vu par l’enseignant _______________________________________________ 46 e) Procédures pas à pas pour l’enseignant _______________________________________________ 48 f) L’outil « Carnet de bord » de l’enseignant (cahier journal) ________________________________ 53 g) Le cahier de leçons, vu par l’élève ____________________________________________________ 55 h) Le cahier de leçons, vu par le parent __________________________________________________ 55 i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction ____________________________________ 56 j) Le cahier de leçons, vu par l’administrateur ENT ________________________________________ 57

12. Mes activités : Agenda personnel ___________________________________________ 59

13. Mes activités : Groupes de travail coopératif _________________________________ 60 a) Groupes de travail : Généralités _____________________________________________________ 60 b) Groupes de travail : Partage d’informations ____________________________________________ 62 c) Groupes de travail : Partage de documents ____________________________________________ 63 d) Groupes de travail : Forum _________________________________________________________ 63 e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs _____________________________ 63 f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles __________________________________ 64

14. Mes activités : Gestion des tâches __________________________________________ 65

15. Espace personnel de documents ___________________________________________ 66 a) Mes documents : Liens Web ________________________________________________________ 66 b) Mes documents : Images, et Documents ______________________________________________ 66

16. Le module Médiathèque (BCD) _____________________________________________ 67 a) Médiathèque : Agenda ____________________________________________________________ 67 b) Médiathèque : Informations ________________________________________________________ 67 c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers ____________________________________________ 67 d) Médiathèques : Ressources _________________________________________________________ 68

17. Le module Vie de l’école __________________________________________________ 69

18. Le module Outils ________________________________________________________ 70

19. Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents _____________________ 71

20. Mon profil : options et informations personnelles _____________________________ 74

21. L’éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d’information…) ___________________ 76

III. Fonctions d’administration de l’ENT _______________________________________ 77

1. Rôle et tâches de l’administrateur ENT NetEcole _________________________________ 77

2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves _____________________ 78 1. Mise à jour des écoles _____________________________________________________________ 78 Personnel Administratif _________________________________________________________________ 79 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 80 Enseignants __________________________________________________________________________ 80 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 80 Directions ____________________________________________________________________________ 80 Eleves _______________________________________________________________________________ 80 Parents ______________________________________________________________________________ 81


2. Mise à jour de la circonscription _____________________________________________________ 81 Personnel Administratif _________________________________________________________________ 81 Personnel Non Enseignant _______________________________________________________________ 81 Enseignants __________________________________________________________________________ 82 EnseignantsVacataires __________________________________________________________________ 82 Directions ____________________________________________________________________________ 82 Eleves _______________________________________________________________________________ 82 Parents ______________________________________________________________________________ 83 Inspecteurs ___________________________________________________________________________ 83 3. Recommandations ________________________________________________________________ 83

3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel __________________________ 84

4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien ________________________________ 86

3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports ________________________ 88

4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau ________________________ 89

5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu __________________________ 90

6. Paramétrage établissement : droits par profil sur l’ENT ___________________________ 92

7. Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l’ENT ________________________ 93

8. Module de statistiques de l’ENT ______________________________________________ 93

IV. Documentation disponible pour l’administrateur ___________________________ 96

Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil _________________________________ 97


I. Tour d’horizon de la solution

a) Points-clés

Portail web de services scolaires développés spécifiquement pour l’école

Ensemble intégré d’outils pédagogiques et de vie scolaire, à authentification unique

Intégration de certains outils déjà existants dans l’établissement, via des connecteurs

Respect des recommandations du Ministère (SDET, schéma directeur pour les ENT)

Solution issue d’une complémentarité d’expertises et d’un travail de terrain

Déploiement modulaire et évolutif par établissement

Usages et mode opératoire simples, à la portée de tous

Pas de maintenance ni de serveurs dans l’établissement

Pas d’installation nécessaire sur les postes clients

Administration simplifiée, comptes générés à partir de l’annuaire fédérateur

La solution existe en version 1 depuis 2005. La version 2 est déployée depuis 2008.

D’un point de vue technique, NetEcole s’appuie sur des technologies serveur de Microsoft

éprouvées : Microsoft Office Server Sharepoint 2007 personnalisé pour l’éducation, Windows

2008 Server, SQL Server, Active Directory, ISA Server, Microsoft Exchange, garantissant un

socle modulaire, évolutif, performant et sécurisé (cryptage, authentification forte) adapté aux

grandes communautés d’utilisateurs.

b) La première solution ENT certifiée par l’AFNOR et le Ministère

NetEcole / NetCollège est la première solution d’ENT à avoir obtenu la certification ENT de

l’AFNOR et du Ministère de l’Education Nationale en septembre 2010.

Les solutions d’ITOP ont été évaluées par AFNOR Certification et jugées

conformes aux exigences du référentiel de certification des espaces numériques

de travail (Réf. 218-01, version du 29/06/2009) rédigé conjointement avec le

Ministère de l’Education Nationale.

Synthèse des engagements de service : - L’ENT est un espace de travail accessible à tout utilisateur

- L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant la navigation de l’utilisateur

- L’ENT propose des services essentiels intégrés (cf. référentiel AFNOR)

- L’ENT propose l’accès à ces services essentiels, sans réauthentification

- L’utilisateur dispose d’espaces personnel et de partage

- Par une authentification unique, l’utilisateur accède à des fonctionnalités additionnelles (cf. référentiel)

- L’ENT dispose de fonctionnalités facilitant son administration (cf. référentiel)

- L’éditeur assure un support auprès des porteurs de projet, et la maintenance de sa solution

- Un accompagnement adapté permet la prise en main de l’ENT

- L’ENT dispose de fonctions d’import et d’export de données facilitant leur manipulation et conservation

- L’ENT dispose de mécanismes de protection des données personnelles (cf. référentiel)

- Un contact administrateur et un support en ligne accompagnent l’utilisateur

- L’ENT intègre des mécanismes de transition et de continuité des comptes utilisateurs lors de leur parcours scolaire

- L’ENT dispose d’outils et de services techniques pour son déploiement massif

- L’architecture de l’ENT respecte les préconisations techniques du Schéma Directeur SDET v2.0

- L’ENT dispose de mécanismes de sécurité et de sauvegarde

- L’éditeur anticipe et sécurise la phase d’exploitation de l’ENT

- L’éditeur utilise les technologies SSO


c) L’interconnexion de la communauté éducative

L’ENT fournit à chaque membre de la communauté éducative un accès personnalisé, et des

fonctionnalités propres à son profil. En dehors de l’établissement, les familles et les autres

établissements sont également connectés à la communauté.

d) Principe de l’ENT de circonscription

Dans certains projets, un ENT de circonscription peut être créé, regroupant plusieurs écoles.

Direction

(fonctionnalités variables, selon l’ENT et le choix des prescripteurs)


Tous les comptes d’enseignants et enseignants vacataires créés au niveau des écoles

sont multi-établissements, et accèdent à l’ENT de Circonscription (pour pouvoir y

consulter les informations de la circonscription).

En revanche, les comptes appartenant aux autres profils de l’école ne peuvent pas être

multi-établissements : personnel administration, direction, personnel non enseignant,

élèves et parents. Ils n’accèdent donc pas à l’ENT de circonscription.

Au niveau de l’ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement

rattachés au profil Direction. Leur compte multi-établissements leur permet d’accéder

à chaque ENT d’école.

e) Profils utilisateurs pris en compte, et fonctionnalités accessibles

Des comptes sont créés ou mis à jour à chaque rentrée scolaire par le support NetEcole à

partir des fichiers fournis : fichiers Excel formatés, ou extractions de Base Elèves.

Les profils d’utilisateurs suivants sont gérés par NetEcole : (pour la gestion d’autres profils personnalisés, des développements sont en cours)

• Administrateur,

• Direction,

• Elèves,

• Inspecteurs, dans l’ENT de circonscription (selon les projets ENT)

• Parents,

• Personnel Administratif,

• Personnel Non Enseignant,

• Professeurs.

Le tableau de l’annexe I (en fin de document) résume les fonctionnalités accessibles aux

profils les plus courants.


f) Infrastructure de déploiement

Il n’y a aucun déploiement à effectuer en local dans l’école, ni aucune installation à opérer sur

les postes d’accès des utilisateurs. Le service est accessible par Internet au travers d’une

interface Web standard.

Il est livré clés en main, sous la forme d’une adresse unique pour chaque établissement, et

d’un ensemble de codes d’accès pour chacun des utilisateurs rattachés, remis à

l’administrateur de l’établissement qui a la charge ensuite de remettre leurs identifiants de

connexion aux membres de la communauté éducative.

Les services sont hébergés en dehors de l’établissement sur une plateforme dédiée. Etant

accessibles à tous les utilisateurs membres par une connexion Internet, ils sont consultables

indifféremment depuis l’établissement, le domicile, ou même le bureau pour les parents.

L’hébergeur du service dépend du projet ENT et du choix effectué par le prescripteur, la

collectivité et/ou le rectorat : il peut s’agir de NetEcole (c’est le cas standard), ou d’un

prestataire d’hébergement désigné.

Dans tous les cas, l’accès au service est assuré 24h sur 24, 7 jours sur 7, y compris lors des

périodes de vacances scolaires. Lorsque la plateforme doit être rendue indisponible pour des

raisons de maintenance, l’hébergeur prévient les établissements par le biais des

administrateurs d’établissement.


g) Configuration des postes d’accès

Il n’y a aucune installation à effectuer sur les postes pour accéder à l’ENT, et par conséquent

aucune configuration matérielle particulièrement recommandée : l’essentiel est de disposer

d’une liaison Internet (haut débit recommandé) et d’un navigateur compatible. Quelques

limitations sont cependant connues sur certains navigateurs, sur des fonctionnalités avancées.

Configuration matérielle

Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible

64 Mo de mémoire vive (RAM)

50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32)

Connexion réseau Internet via RTC / ADSL

Résolution graphique : 1024x768 pixels recommandés au minimum

Systèmes d'exploitation supportés

Windows 98

Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent

Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent

Windows Millennium Edition

Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent

Windows XP avec le Service Pack le plus récent

Windows Vista avec le Service Pack le plus récent

Windows 7

MAC OS (OS X ou supérieur)

Linux

Navigateurs compatibles

PC : Microsoft Internet Explorer 7.0 / 8.0 / 9.0, plus service pack le plus récent

Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur

Opera, Google Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus

Remarque : l’une des fonctionnalités (le « mode explorateur » sur les espaces de

stockage de documents) n’est accessible qu’avec Microsoft Internet Explorer.

Configuration optimale pour cette fonctionnalité :

Windows XP/SP2 + Internet Explorer 7,

ou Windows Seven avec Internet Explorer 8.

Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de l’ENT ?

Le navigateur doit être configuré pour autoriser l’ouverture de fenêtres pop-up

Désactiver éventuellement les logiciels qui empêchent l’ouverture de pop-ups Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies


h) Personnalisation de l’ENT dans chaque établissement

L’ENT est fourni à chaque établissement dans une configuration initiale qui est fonction des

demandes préalables à l’ouverture. Mais un certain nombre de personnalisations sont

possibles par la suite, grâce aux outils de gestion de l’établissement par l’administrateur, qui

seront exposés dans la dernière partie de ce document.

Ainsi, en ce qui concerne les modules mis à disposition dans chaque établissement, ils sont

fonction des choix qui ont été faits en amont par les prescripteurs du projet (équipes

pédagogiques, collectivité, rectorat…) et des licences dont disposent les établissements. Il est

possible ensuite d’en ajouter ou d’en supprimer. On peut dresser une liste sommaire (et

évolutive) des différentes « options » qui peuvent être mises en œuvre dans un établissement :

• Connecteur de vie scolaire : Pronotes (Index Education), VieScolaire.Net (OMT), EducHorus, GEPI…

• Connecteurs d’applications scolaires : GIBII, GIBIC, Lauréats, Mélia, Statim…

• Connecteurs de gestion de ressources : GRR…

• Connecteurs de ressources en ligne : lesite.tv, Maths en poche, Encyclopedia Universalis, Petit Robert…

• Intégration de solutions de podcasting (LibCast…)

• Autres connecteurs sur demande : contenus en ligne, etc…

(Des listes plus complètes des connecteurs sur des applications externes déjà existant seront spécifiées

dans les chapitres Vie Scolaire et Ressources de ce document)

• Module de messagerie intégré (Microsoft Office Outlook intégré)

• Modules intégrés de Cahier de textes numérique NetCahier, et carnet de bord de l’enseignant

• Module intégré de Gestion de réservation des ressources

• Module intégré de Livret de compétences et gestion du B2i

• Module intégré de Groupes de travail coopératif

• Espace de mutualisation de ressources : Médiathèque / CDI

• Espace de mutualisation d’informations : Vie de l'établissement (tableau d'affichage, documents…)

• Outils intégrés de dessin, de retouche photo, de calculatrice

Bandeau personnalisable (fond, texte, couleurs) Mention de l’établissement, logo éventuel

Le fonctionnement des espaces partagés (BCD, tableau d’affichage…) s’adapte aux souhaits de l’école : Quels profils peuvent contribuer, quels profils doivent valider…

Intégration des outils utilisés par l’établissement : GIBII, Melia… Outils de vie scolaire intégrés : Gestion des notes, Suivi des absences, cahier de leçons, suivi du B2i…. Toutes les options peuvent être

renommées, déplacées, désactivées


i) Aide en ligne

La prise en main du site est facilitée par son ergonomie, son interface s’appuyant sur les outils

et principes de circulation standards. Deux niveaux d’aide en ligne sont proposés dans l’ENT :

une aide globale, vidéos de démonstration et de prise en main,

une aide contextuelle dans certains modules, infos-bulles présentant les particularités

de chaque fonctionnalité et détaillant les actions disponibles.

j) Support technique

Support de niveau 1 : assuré par les administrateurs d’établissement • Réponses aux questions d’utilisation ; Gestion des comptes et mots de passe

• Personnalisation de l’ENT pour l’établissement ; Paramétrage des modules

• Relais pour les utilisateurs de l’établissement vis-à-vis du support Niveau 2

Support Niveau 2 : réservé aux administrateurs, assuré par les équipes ITOP

(ou par un prestataire local désigné par la collectivité, selon le projet ENT)

• Assistance technique et fonctionnelle sur la solution ; Maintenance corrective

• Personnalisation avancée de l’ENT de l’établissement ; administration avancée

Contact du support technique ITOP :

• [email protected]

• Tél. 01-76-91-53-13, du lundi au vendredi de 9h à 18h

• Attention, dans certains projets ENT l’administrateur ne doit pas

contacter directement le support ITOP : voir procédure locale

k) NetPlanète, le Club des utilisateurs

Les administrateurs ENT sont invités à s’inscrire sur le site netplanète, où sont désormais

publiées régulièrement les mises à jour de la documentation et les réponses aux questions

fréquemment posées au support.

Inscription gratuite sur : http://www.netplanete.fr en utilisant le code : NJ2131919&*

Accès à une aide globale Accès à l’aide contextuelle du module courant


l) Approche globale de l’ENT NetEcole

NetEcole propose des fonctionnalités d’organisation, de communication, de partage

d’information et de ressources, regroupées par espaces. On retrouve souvent les mêmes outils

simples dans chacun de ces espaces, ce qui permet d’accélérer la compréhension et la prise en

main de l’ENT : les outils fonctionnent toujours de la même manière, mais selon le contexte

et l’espace dans lequel ils sont utilisés, ils offrent des possibilités plus ou moins limitées (les

droits de consultation et de publication n’étant pas les mêmes).

Espaces personnels

Espaces communs à tous les utilisateurs

Espaces réservés à un ensemble limité de membres (groupes de travail)

Dans ces espaces-ci, le seul

utilisateur autorisé à publier ou

consulter est le propriétaire des

espaces.

Dans ces espaces, tous les

membres de l’ENT peuvent

consulter. Dans la médiathèque

les enseignants peuvent publier,

alors que dans la vie de l’école

la publication est réservée au

directeur et au compte

administrateur.

Dans un espace de ce genre, c’est le créateur du groupe de

travail qui définit les règles du jeu : qui peut entrer dans l’espace

réservé, qui peut y publier, qui peut y consulter, et qui peut

l’administrer (et changer ainsi les règles).


II. Présentation détaillée de l’ENT

Cette section du document passe en revue les différentes fonctionnalités proposées par l’ENT,

module par module, en synthétisant à chaque fois les différentes vues possibles pour les

différents profils.

Lorsque des options de paramétrage existent dans le menu administrateur, elles sont détaillées.

1. Processus de connexion

a) Session de travail d’un utilisateur

Ouvrir un navigateur Web,

Saisir l’adresse de l’ENT dans le navigateur Web,

Saisir son identifiant et son code d’accès.

Selon les cas, l’adresse peut être :

- un nom de domaine spécifique,

- ou : https://ent.enteduc.fr

Attention à ne pas oublier le s : https://

Une fois la connexion établie, une session de travail est ouverte pour l’utilisateur authentifié,

qui va accéder à son espace personnel, et les options autorisées par son profil.

Par sécurité, pour éviter que d’autres utilisateurs du même poste utilisent la connexion sous

son compte, il est impératif que l’utilisateur referme sa session lorsqu’il a terminé son

travail sur l’ENT, en cliquant sur le bouton ou en refermant la fenêtre du navigateur.

Si l’on souhaite créer des raccourcis ou des liens vers son ENT, quelle adresse utiliser ?

L’administrateur d’établissement qui souhaite créer des favoris pour ses utilisateurs, des

raccourcis sur les bureaux de ses postes de travail, ou simplement faire un lien vers l’ENT de

son établissement depuis le site Web de l’établissement peut utiliser l’adresse :

https://ent.enteduc.fr/etabs/numéroRNE/Pages/Accueil.aspx

Cette adresse est tout simplement celle qui apparaît lorsqu’on s’est connecté sur l’ENT et

qu’on se trouve au niveau de la page d’accueil. Lorsqu’un utilisateur non connecté tentera d’y

accéder, ses identifiants seront demandés.

À quoi sert la case à cocher « Ordinateur public » ou « Ordinateur privé » ?

L’ENT est équipé d’une sécurité qui permet de clore automatiquement la session de travail en

cours sur un poste, après une certaine durée d’inactivité. Par défaut, cette durée est de 40

minutes lorsque l’option « Ordinateur public ou partagé » a été choisie, et de plusieurs heures

avec l’autre option (recommandée aux utilisateurs qui se connectent depuis leur propre poste).


L’ENT comporte-t-il une partie consultable sans authentification ?

Pour l’instant, non. Un visiteur non connecté ne peut rien voir d’autre de l’ENT que la page

d’authentification, laquelle pourra éventuellement comporter des informations sur la non-

disponibilité du système (en cas de coupure temporaire du service, par exemple).

D’où l’intérêt, pour l’établissement, de conserver par ailleurs un site Web qui permettra de

communiquer à l’extérieur, pour des personnes n’appartenant pas à l’établissement.

Mais une évolution est en cours de développement pour doter à l’avenir chaque école d’une

partie « vitrine » consultable par des visiteurs non connectés.

b) Identifiants de connexion et mots de passe

Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de

passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des ENT (SDET v2).

La liste des comptes est transmise aux administrateurs d’établissement qui les distribuent aux

utilisateurs, en général au moment de la formation à la prise en main de l’ENT.

L’utilisateur peut changer son mot de passe. S’il le perd, l’administrateur n’a aucun moyen de

retrouver le mot de passe modifié : il ne peut qu’en générer un nouveau aléatoirement.

Une procédure permettant à l’élève de demander la re-génération automatique de son mot de

passe (et l’envoi sur une boîte mail personnelle) est en cours de développement.

c) Cas d’un utilisateur ayant plusieurs profils

Un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple,

enseignant et parent), se voit attribuer un identifiant de

connexion par profil, avec différents mots de passe,

qu’il peut ensuite unifier avec un mot de passe unique.

Le bouton vert changer d’utilisateur permet d’ouvrir une autre session sans fermer le

navigateur courant, pour se connecter avec son second profil.

d) Cas d’un utilisateur appartenant à plusieurs établissements

Un utilisateur intervenant dans plusieurs établissements

peut bénéficier d’un code d’accès unique. C’est le cas

notamment pour les comptes multi-établissements des ENT

de circonscription (inspecteurs accédant aux ENT des

écoles, ou enseignants accédant à l’ENT de circonscription).

Une icône spécifique permet alors de passer d’un établissement à l’autre sans se reconnecter :

le menu s’adapte à l’établissement choisi. Mais les espaces personnels (documents, carnet de

bord, messagerie...) restent les mêmes d’un établissement à l’autre.


2. Circulation générale

a) Organisation de l’écran

b) Menu utilisateur adapté au profil

Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans l’ENT et de la

personnalisation faite par l’établissement. Mais les menus s’adaptent également au profil de

l’utilisateur connecté, pour ne lui montrer que les fonctions qui le concernent.

Menu enseignant type Menu élève type Menu parent type

Zone d’identification de l’utilisateur

Fil d’Ariane

Menu (adapté au profil)

Zone des

contenus

Fonctions transversales et gestion de la session


c) Mes liens : accès rapide à ses fonctionnalités favorites

L’option « Mes liens » est accessible en permanence dans la partie gauche de la barre

transversale supérieure, sous la zone d’identification de l’utilisateur connecté.

Elle permet de se constituer une liste de liens internes à l’ENT, pour accéder plus rapidement

aux pages de l’ENT que l’on visite fréquemment. Il ne s’agit donc pas d’une liste de liens

favoris vers des sites externes : utiliser pour cela l’option « Mes documents / Liens Web ».

3. Notifications et alertes par mail

Pour s’éviter de perdre du temps à passer en revue les différents espaces de l’ENT qui

l’intéressent à chaque connexion, l’utilisateur dispose de la possibilité de mettre en place des

notifications, qui l’alerteront par e-mail lorsqu’il se passera quelque chose de nouveau. Cette

fonctionnalité est disponible sur chacune des pages des espaces communs de l’ENT, dans le

menu « Actions », option « M’avertir ». Les modalités de déclenchement sont paramétrables.

Modification ou suppression d’alertes déjà mises en place

Chaque utilisateur peut retrouver la liste des alertes qu’il a mises en place, dans son menu

« Mon profil », option « Mes alertes ». Les alertes sont repérées par le nom qui leur a été

donné lors de leur mise en place (par défaut, il s’agit du nom de l’espace sur lequel porte

l’alerte). L’utilisateur dispose de la possibilité de supprimer, ou de re-paramétrer ses alertes :

en cliquant simplement dessus, il retrouve le formulaire configuré lors de la création.


4. Page d’accueil de l’ENT

La page d’accueil affiche le tableau d’affichage de l’établissement (informations adaptées au

profil de l’utilisateur). Les profils ayant le droit de publier sur le tableau d’affichage, par

défaut direction et administrateurs, ont la possibilité d’y ajouter une information. Les autres

profils ne peuvent que consulter les informations, et ne voient apparaître que les informations

et documents qui les concernent puisque chaque information saisie peut être ciblée par profil.

Vue de l’interface de saisie d’une annonce, pour les profils de direction

Sélection des profils concernés par l’information (par défaut si rien n’est coché, tout le monde verra apparaître l’annonce sur

son panneau d’affichage)

Possibilité de spécifier une date d’expiration (au-delà de laquelle

l’annonce n’apparaîtra plus)

Possibilité de joindre des documents (par exemple l’ordre du

jour pour une réunion)

Les possibilités de l’éditeur de texte enrichi sont décrites au chapitre 21 de cette section


5. Module Communication - Messagerie

a) Messagerie intégrée

Fonctionnalités du module pour chaque profil

En

se

ign

an

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Elè

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Pa

ren

t

Pe

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Ad

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d'é

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sem

en

t

Messagerie

Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X

* su

r

de

man

de

X X X X

Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X * X X X X

Adresse électronique : chacun des membres de l’ENT peut disposer d’une adresse de la forme

[email protected] (ou, selon le projet ENT : [email protected], [email protected] …)

Un quota est alloué à chaque boîte : selon les projets ENT et les options choisies par les

collectivités, la capacité des boîtes peut varier.

Le module « Messagerie » de l’ENT intègre Office Outlook Web Access.

Il propose les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie qu’un client de messagerie

classique (Microsoft Outlook, Thunderbird, Incrédimail …) et se présente ainsi :

L’affichage peut être modifié en cliquant sur Affichage pour masquer (ou non) le volet de

lecture qui se présente à droite.

Nav

igat

ion

Liste des messages

Panneau de lecture


Une documentation spécifique décrivant plus en détails les fonctionnalités de la messagerie

est disponible auprès du support NetEcole ou sur le site NetPlanète.

Options de la messagerie (individuelles, pour chaque utilisateur)

Les options d’un utilisateur sont accessibles

via le bandeau principal, en haut à droite de

sa fenêtre de messagerie.

Le bouton Options donne accès à des entrées

couramment utilisées comme la gestion des

réponses automatiques et les règles de la

messagerie (permettant par exemple la

redirection vers une boîte externe).

Une fois dans les Options, un bouton permet de retourner dans la fenêtre de courrier.


b) Capacité de la Messagerie – Vidage de la messagerie

Lorsque l’utilisateur met le pointeur de la souris sur le nom de sa messagerie, une bulle

apparaît, indiquant la capacité de la messagerie et l’espace occupé.

Remarque utile pour comprendre les affichages : 1024 Ko = 1 Mo

La capacité varie d’un projet ENT à l’autre.

Pour vider sa boîte de messagerie, une fois que les messages inutiles ont été supprimés, il

convient de vider le dossier des « Élements supprimés », ainsi que celui du courrier

indésirable. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit sur la boîte à vider.

Pour éviter ce vidage manuel systématique du dossier des éléments supprimés, chaque

utilisateur peut s’il le souhaite configurer une option de vidage automatique du dossier à

chaque déconnexion du logiciel Outlook. L’option est accessible dans le menu Options /

Paramètres, sous la forme d’une case à cocher tout en bas de la page de paramétrage.


c) Réception des mails ENT en POP, en dehors de l’ENT

Il est possible d’utiliser sa messagerie ENT en dehors de l’ENT, puisque le serveur de mails

de l’ENT est consultable en POP, à partir d’un logiciel client de messagerie standard (Outlook,

Outlook Express, Thunderbird, Windows Live mail…) ou depuis un téléphone mobile de

troisième génération, par exemple.

Différentes procédures sont détaillées à ce sujet, dans des documents que chaque

administrateur peut demander auprès du support NetEcole si besoin.

d) Redirection des mails ENT vers une messagerie externe

La redirection consiste à mettre en place une règle de message dans Outlook, pour rediriger,

ou transférer (en gardant une copie sur l’ENT) ses messages vers une adresse externe.

Pour ce faire, dans l’ENT, cliquer sur « Options » en haut à droite de la messagerie

Sélectionner « Créer une règle de boîte de réception », ou bien se rendre dans « Organiser le

courrier électronique / Règles de la boîte de réception ». Cliquer alors sur « Nouveau ».


Choisir alors de « Créer une

règle pour les messages

reçus ». Une fenêtre

apparaît pour créer la règle.

Choisir comme condition

« Appliquer à tous les

messages ».

Sélectionner ensuite sur la ligne « Effectuer les opérations suivantes », l’intitulé

« Rediriger les messages vers… ».

La fenêtre de l’annuaire s’ouvre, afin de pouvoir sélectionner une adresse mail vers laquelle

rediriger les messages. Saisir ici l’adresse externe vers laquelle doit se faire la redirection.


Après avoir validé sur OK, la règle de redirection est prête. Cliquer sur Enregistrer. Après

confirmation, la règle s’appliquera à tous les messages ultérieurs.

Remarque : la règle ainsi définie redirige les messages tout en en conservant une copie

dans la messagerie de l’ENT. Si l’utilisateur ne souhaite pas conserver de copie sur

l’ENT, compléter la règle en cliquant sur « Autres options », « Ajouter une action », et

ajouter une action de type « Déplacer ou supprimer / Supprimer le message ».


La règle apparaît dans la fenêtre des règles de la boîte de messagerie. Elle peut être modifiée

ou supprimée par la suite, en double-cliquant sur son titre (« Appliquer à tous les messages »).

Elle peut également être désactivée, simplement en décochant la case associée.

e) Listes de diffusion (ou listes de distribution)

Les listes de diffusion (appelées ‘‘Listes de distribution’’ dans Office Outlook) sont des listes

de contacts auxquels on peut écrire simultanément. Selon le projet ENT, et les choix initiaux

des prescripteurs et des rectorats, des listes peuvent être créées automatiquement, qui sont

alors visibles dans l’annuaire (onglet « Listes de diffusions ») : listes des élèves ou des parents

de chaque classe, listes par profils, etc…

De plus, à chaque création de groupe de travail, une liste de diffusion ayant le nom du groupe

(précédé de la mention ‘‘groupe de travail’’) est automatiquement créée.

Enfin, chaque utilisateur a la possibilité de créer des listes de distribution.

f) Désactivation de l’option d’accessibilité dans Outlook

Lorsque l’option d’accessibilité a été mise en place dans Outlook, des messages d’erreur

peuvent être générés, en particulier lorsqu’on utilise Microsoft Internet Explorer, lorsqu’on

clique sur les menus « Agenda » et « Tâches » : ‘‘L’accès à ce dossier à partir de composants

WebPart Outlook Web Access n’est pris en charge que pour Internet Explorer versions 6 et

plus récentes’’.

Pour pouvoir accéder de nouveau à ces modules, l’utilisateur doit désactiver l’option

d’accessibilité dans Office Outlook. Pour ce faire :

Entrer dans Outlook, par le menu Communication / Messagerie

Dans l’interface de Outlook, cliquer sur Options (dans la barre supérieure, à droite)

Dans la fenêtre des options qui s’affiche, choisir Accessibilité dans le menu de gauche

Décocher la case « Utiliser les fonctions d’accessibilité pour les personnes à acuité visuelle réduite »

Cliquer sur Enregistrer pour que le paramétrage soit bien enregistré

Il faut ensuite se déconnecter et rouvrir l’ENT pour que le paramétrage soit appliqué


g) Faire en sorte que la messagerie s’ouvre dans une seconde fenêtre

1. Se connecter en tant qu’Administrateur

2. Aller dans « Administration »

3. Cliquer sur « Gérer le menu »

4. Faire un clic droit au niveau de « l’Aperçu du menu »

5. Cliquer sur l’option « Ajouter une entrée au menu » du menu contextuel.

6. Sélectionnez une icône, saisissez le texte à afficher et le lien hypertexte de la forme :

Début de l’url pour se connecter à l’ENT /owa

7. Indiquez le mode d’ouverture « Nouvelle fenêtre », puis enregistrez les modifications.

8. Enfin, il est possible de paramétrer les droits d’accès à cette nouvelle entrée du menu :

- Cliquer sur le menu « Gérer les droits ».

- Sélectionner un profil (parent, élève…)

- Dans la section « Personnalisé », une

icône apparaît pour la nouvelle entrée du

menu « Messagerie » : l’activer (ou pas)

en cliquant sur son icône.

- Enregistrer les modifications, et modifier éventuellement les autres profils souhaités.


6. Applications de vie scolaire : GIBII, Melia…

a) La notion de connecteurs sur les applications externes

Des modules de ‘‘Vie scolaire’’ sont proposés : gestion des notes, des absences, suivi du

B2I… Toutefois pour certaines fonctionnalités, il est possible de connecter l’ENT sur un

logiciel externe (par exemple, pour le suivi du B2I en utilisant l’outil GIBII – voir procédure

en annexe de ce document). Les applications externes sont alors affichées directement par un

simple clic depuis l’ENT, sans avoir besoin de se ré authentifier, grâce à un « connecteur ».

Cela permet aux écoles de continuer à travailler sur les outils de vie scolaire les plus reconnus,

et dont elles ont l’habitude. L’interconnexion des outils logiciels de l’établissement est l’un

des principes fondateurs de l’ENT. Elle est possible à partir du moment où l’éditeur du

logiciel de vie scolaire a autorisé le développement d’un tel connecteur pour l’ENT.

Des connecteurs sont disponibles pour les applications et outils de vie scolaire suivants :

BCDI Web

DOKEOS

Educ Horus

FTP

GEPI

GIBII

GLPI

GRR

Melia

Pronote.net (Index Education)

Scolarite.net (Lauréat)

SITIZ

Statim (Charlemagne)

Télénotes

Viescolaire.net (OMT)

(Remarque : une liste de connecteurs sur des ressources en ligne est également disponible,

dans le chapitre ‘‘Médiathèque : Ressources’’ de ce document)

ITOP peut étudier sur demande tout développement de nouveaux connecteurs. Une

application peut être connectée à un ENT à partir du moment où elle fonctionne en mode Web.

Des procédures de mise en place de connecteurs, propres à chaque application, sont tenues à

disposition par notre support, pour les administrateurs qui en ont besoin.


b) GIBII : Comment mettre en place un connecteur ?

La documentation décrivant la procédure de mise en place d’un connecteur GIBII a été

intégrée dans l’annexe I en fin de ce document.

c) Comment rétablir un lien vers une application de vie scolaire ?

Pour certaines applications de vie scolaire, le lien de chaque utilisateur vers l’application sans

ré authentification est possible grâce à une table de correspondance mise en place entre son

identifiant ENT et son identifiant dans l’application.

Lorsque l’application n’est plus accessible pour un utilisateur alors qu’elle l’est toujours pour

les autres, le problème est généralement dû à une perte de l’identifiant de l’utilisateur : la

manipulation permettant de corriger ce problème consiste donc à se connecter sur la fiche de

l’utilisateur, et à repréciser son identifiant dans l’onglet adapté.

Pour procéder à cette opération, se connecter sur l’ENT avec le compte administrateur de

l’établissement, puis se rendre dans l’outil Administration / Gérer les utilisateurs.

Rechercher l’utilisateur dans la base établissement, ouvrir sa fiche en cliquant sur son nom,

puis se rendre dans l’onglet « Application vie scolaire » :

Saisir l’identifiant dans le champ adapté, puis cliquer sur le bouton Enregistrer.


7. Vie scolaire : module intégré de réservation de ressources

Ce module gère des plannings de réservation des ressources de l’école : salles, matériel...

Déclaration d’un nombre illimité de ressources

Création de ressources sans limites par l’administrateur

Classement des ressources par type

Possibilité de personnaliser la liste des types de ressources

Deux modes de réservation possibles

Réservation automatique : premier demandeur, premier servi

Réservation par options, avec validation et arbitrage des conflits par un responsable de la ressource

Paramétrage des possibilités de réservation pour chaque ressource

Durée maximale d’une réservation

Délai minimal à respecter pour réserver une ressource

Délai maximal pour réserver une ressource à l’avance

Autorisation ou non de la réservation périodique (par semaine ou par quinzaine)

Statistiques de réservation

Liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours (exportable en CSV, Excel, PDF)

Statistiques de réservations d’une ressource, par mois, et par utilisateur (exportables en CSV, Excel, PDF)


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Gestion de ressources

Administration des ressources

X

Réservation de ressources X X X X X

Suivi des ressources (*) X X X X X (*) Bien entendu, seules les ressources affectées par l’administrateur sont accessibles

a) Administration : déclaration des ressources

L’accès aux fonctions d’administration et à la liste des ressources

de l’établissement se fait en sélectionnant l’option Administration

de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les

dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas été

modifiées par l’établissement).


L’écran qui apparaît présente deux listes : types de ressources, et ressources de l’établissement.

Déclaration de types de ressources

Lorsqu’on demande à ajouter un type de ressource ou modifier un type existant, c’est le même

formulaire qui apparaît, permettant simplement de saisir l’intitulé du type de ressource.

Création d’un nouveau type pour classer les ressources

Clic sur un type de ressource existant pour accéder à sa description et le modifier

Création d’une nouvelle ressource partagée

Clic sur le nom d’une ressource pour accéder à sa description et la modifier ou la supprimer, ou bien pour consulter ses statistiques et listes de réservations sur l’année en cours

Liste des ressources, classées par type


Déclaration des ressources

Pour créer une nouvelle ressource, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une ressource

situé au-dessus de la liste des ressources de l’établissement. Un formulaire de déclaration de

la ressource apparaît. Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Les champs de saisie repérés par une étoile rouge sont obligatoires.

Durée maximale de la réservation : exprimée en minutes, elle permet de limiter une

réservation (par exemple, pas plus de 120 minutes consécutives).

Délai maximal avant la réservation : exprimé en nombre de jours, il permet de

limiter les abus en évitant qu’un utilisateur réserve une ressource à l’avance sur toute

l’année. S’il est par exemple fixé à 30, un utilisateur ne pourra pas réserver la

ressource au-delà des 30 jours qui viennent.

Délai minimal avant la réservation : exprimé en heures, il permet d’éviter qu’une

réservation soit posée ou modifiée en dernière minute. S’il est par exemple fixé à 12,

une réservation ne pourra plus être modifiée ou demandée sur les 12 heures qui

viennent.

Périodicité de réservation : il peut être autorisé (par semaine ou quinzaine), ou pas

Mode de réservation : automatique, ou par options validées par un responsable de la

ressource (qu’il s’agit alors de désigner, dans la liste du personnel en fin de formulaire)


Modification des ressources

Pour modifier une ressource existante, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des

ressources de l’établissement. Le formulaire de description de la ressource réapparaît. La

ressource peut être supprimée, ou simplement modifiée (en cliquant sur Enregistrer).

b) Administration : statistiques et listes de réservations de ressources

Liste des réservations

La liste des réservations d’une ressource sur l’année scolaire en cours est accessible :

- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur,

- En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration

- Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.

Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien

pour accéder à la liste des réservations de la ressource.

La liste de réservation s’affiche à l’écran, mais peut être exportée dans différents formats :

- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx),

- format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007)

- format PDF


Statistiques de réservation d’une ressource

Les statistiques sont accessibles :

- En se connectant sur l’ENT en tant qu’administrateur,

- En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration

- Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l’établissement.

Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien

pour accéder aux statistiques de réservation de la ressource.

Deux types de statistiques s’affichent à l’écran, concernant l’année scolaire en cours :

- Répartition des réservations par utilisateur (avec la durée moyenne et le total en

minutes)

- Utilisation mensuelle de la ressource (nombre de réservations, durée moyenne, et

totale)

Les statistiques de répartition par utilisateur peuvent être exportées dans différents formats :

- fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx),

- format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007)

- format PDF


c) Utilisation : réservation d’une ressource

L’accès à la liste des ressources de l’établissement et à leurs

plannings de réservation se fait en sélectionnant l’option

Réservation de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire

(si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas

été modifiées par l’établissement).

La liste des ressources disponibles en réservation apparaît alors.

La liste peut être classée par Type ou par Nom de ressource (en cliquant sur le titre de l’une

ou l’autre des colonnes).

En cliquant sur le nom d’une ressource, le planning de réservations apparaît, précédé d’un

petit encart récapitulant les modalités de réservation de la ressource saisies par

l’administrateur.

Sous cet encart descriptif, le planning de réservations et sa légende (voir en page suivante).


Saisie d’une demande de réservation

Lorsqu’on clique sur « Faire une réservation » au-dessus du planning de réservations d’une

ressource, un formulaire de demande de réservation apparaît.

Les créneaux de réservation déjà posés apparaissent, avec l’intitulé saisi par la personne qui a demandé la réservation (ou le nom de la personne, si elle n’a pas saisi d’intitulé). En cliquant sur l’intitulé, on ouvre la réservation (en consultation pour les réservations demandées par d’autres, et en modification pour celles qu’on a demandé soi-même)

Par défaut, le planning s’ouvre sur la semaine courante, mais il est possible d’afficher une autre semaine, en sélectionnant une date dans le mini-calendrier

Sélectionner les dates et saisir les heures de début et de fin Spécifier un intitulé qui apparaîtra dans le planning (si l’on ne saisit rien, c’est le nom du demandeur qui apparaîtra) Si l’on souhaite réserver la ressource de manière récurrente, choisir l’option correspondante, en précisant éventuellement une date de fin au-delà de laquelle la périodicité ne sera pas reconduite Pour finir, cliquer sur le bouton Enregistrer la réservation au-dessus du formulaire.


Modification ou suppression d’une demande de réservation

Au niveau du planning de réservation d’une ressource, lorsque l’utilisateur clique sur le titre

d’une demande de réservation qu’il a déjà demandée, le formulaire de la réservation s’ouvre

en modification, avec la possibilité de changer la demande, ou même de la supprimer.

d) Utilisation : suivi d’une ressource par son responsable

Lorsqu’un utilisateur a été désigné comme responsable du

suivi d’une ou plusieurs ressources par l’administrateur de

l’ENT, il accède à la liste de ses ressources suivies par

l’option Suivi de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire

(si les dénominations du menu standard de l’ENT n’ont pas

été modifiées par l’établissement).

Suppression de la demande Formulaire de saisie pour modifier la demande (en cliquant sur Enregistrer la réservation ensuite). Dans cet exemple, il s’agit d’une demande posée sur une ressource dont le mode de réservation n’est pas automatique, mais par option : la zone inférieure du formulaire indique donc l’état de validation de la demande (en attente ou validée). Les demandes rejetées par le responsable disparaîtront.


Après avoir cliqué sur le nom d’une ressource suivie, on accède à son planning de réservation,

sur lequel apparaissent toutes les options de réservation posées par les utilisateurs, sur

lesquelles il faudra statuer (en cliquant sur leur titre pour les approuver ou les rejeter).

Il est également possible pour le responsable d’une ressource d’en modifier la description.


Validation ou rejet d’une demande de réservation

Il suffit au responsable de cliquer dans le planning des réservations de sa ressource suivie, sur

une réservation en attente pour ouvrir l’écran qui va permettre de statuer sur la demande :

Remarque : lorsqu’une demande de réservation est posée sur une ressource suivie, le

responsable de la ressource reçoit une notification par e-mail (sur son adresse de messagerie

de l’ENT), l’invitant à venir valider la demande en attente.

Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes

Lorsqu’une option de réservation est

en conflit avec une autre demande

concurrente, l’arbitrage du

responsable consiste simplement à

cocher la demande qui sera satisfaite.

L’autre demande sera rejetée et

disparaîtra.


8. Vie scolaire : gestion des absences


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Gestion des absences

Consultation X X X X X X

Configuration et paramétrage

X

X X

Saisie X X X X

a) Configuration du calendrier scolaire (administrateur, directeur)

L’administrateur d’établissement ou le personnel de direction doivent au préalable paramétrer

le calendrier scolaire, en spécifiant notamment les dates de rentrée et de fin d’année scolaire.

Ils doivent ensuite compléter la liste des congés scolaires et jours fériés, qui sont saisis pour

toutes les écoles au niveau de l’ENT, en ajoutant d’éventuels jours fériés spécifiques.

b) Saisie des appels (enseignant)

L’enseignant ou les personnels de vie scolaire saisissent chaque jour deux appels, celui du

matin et celui de l’après-midi (pour les jours concernés). Dans la liste des élèves de la classe,

les absents doivent être cochés (ceux dont les absences étaient prévues sont indiqués).


L’option « Appels non saisis » permet de saisir de manière différée des appels qui n’avaient

pas été saisis informatiquement le jour même :

Pour chaque date où l’appel n’a pas été saisi, on a la possibilité de saisir les absences (on

retrouve alors une grille de saisie comparable à la saisie de l’appel du jour), ou de cocher

directement toutes les journées pour lesquelles il n’y a pas eu d’absences.

Il est très important de saisir les grilles d’appel manquantes dans l’ordre chronologique.

c) Suivi des élèves, et saisie des absences prévues (enseignant)

L’enseignant a la possibilité de consulter le calendrier des absences de chaque élève, ainsi que

le détail de ses absences passées et prévues dans l’option « Suivi des élèves ».

L’option « Absences prévues » lui permet de saisir les absences à venir pour chaque élève

(cette option étant également accessible au personnel de direction).


d) Suivi des absences (élèves et parents)

L’élève et ses parents ont la possibilité de retrouver le calendrier des absences de l’élève, ainsi

que le détail de ses absences passées et prévues.

Chaque parent a en outre la possibilité de signaler une absence le jour-même (qui sera visible

par l’enseignant, le directeur, ainsi que l’autre parent de l’enfant).

e) Etat des absences (directeur)

L’état des absences récapitule en direct pour le personnel de direction les absences en cours,

en indiquant celles qui étaient prévues, et celles qui n’ont pas été justifiées. Le directeur a la

possibilité de déclencher des notifications aux parents (par mail, puis dans un avenir proche

par SMS ou message vocal).

Le directeur a ensuite la possibilité (une fois les parents joints) de saisir la justification de

chaque absence. Enfin, il peut à tout moment consulter le calendrier et le détail des absences

sur l’année pour chacun des élèves de l’école.


9. Vie scolaire : gestion des évaluations


En

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t

Suivi des évaluations

Consultation X X X X X


X

X

Saisie X

a) Référentiels de compétences, systèmes de notation (directeur)

Une classe ne peut pas utiliser le suivi des évaluations tant que ne lui ont pas été affectés :

Un référentiel, arborescence des compétences à acquérir (par discipline). Par défaut,

trois référentiels sont proposés pour les 3 cycles, conformes au programme officiel.

Un système de notation : par lettres, par chiffres de 0 à 10 ou de 0 à 20… Par défaut,

trois systèmes sont proposés.

L’administrateur d’établissement et le directeur ont la possibilité de définir des référentiels de

compétences en utilisant l’option « Gestion des évaluations / Référentiels de l’école ».

Trois modèles sont proposés (référentiels de base pour les 3 cycles), qui sont communs à

toutes les écoles. L’administrateur peut choisir d’utiliser ces référentiels, ou bien d’en créer de

nouveaux en partant de zéro, ou à partir d’une duplication d’un des modèles.


On associe à chaque référentiel un système de notation parmi ceux disponibles.

Par ailleurs, dans un référentiel spécifique à l’école, chacune des compétences de

l’arborescence peut être modifiée, on peut en ajouter ou en supprimer.

L’option « Suivi des évaluations / Systèmes de notation » permet de définir les différents

systèmes de notation utilisables dans l’école. Par défaut, trois sont proposés. L’administrateur

peut aussi éventuellement en définir un nouveau, en saisissant une suite de valeurs (et leur

équivalence dans un système chiffré entre 0 et 20).

Affectation des référentiels aux classes

Une fois définis les référentiels de compétences et systèmes de notations de l’école, l’option

« Suivi des évaluations / Affectations aux classes » permet d’affecter à chaque classe un

référentiel (avec son système de notation associé). Cette étape est indispensable avant de

pouvoir utiliser le module de suivi des évaluations dans une classe.

b) Saisie des évaluations (enseignant)

Pour chacune des compétences du référentiel associé à sa classe, l’enseignant peut saisir une

ou plusieurs évaluations, identifiées par un titre et une date, et associées à un trimestre.


L’évaluation est ensuite associée à une série de résultats individuels pour chacun des élèves

de la classe. La moyenne est calculée automatiquement en fin de saisie (et exprimée dans le

système de notation choisi).

c) Saisie des bulletins (enseignant, directeur)

Le bulletin trimestriel de chaque élève fait la moyenne de ses évaluations pour chacun des

groupes de compétences du référentiel de sa classe, en indiquant les moyennes les plus

élevées et les plus faibles de la classe, ainsi que le rang de l’élève.

Le bulletin est établi automatiquement à partir des évaluations du trimestre. En utilisant son

option « Saisie des bulletins », l’enseignant peut le compléter par des appréciations sur

chaque discipline, ainsi qu’une appréciation générale.

Visibilité des bulletins par les élèves et les parents : les bulletins trimestriels ne sont

consultables par les élèves de la classe et leurs parents qu’une fois que l’enseignant a décidé

de les rendre visible pour sa classe. Le paramétrage de cette option est accessible dans

« Evaluations / Saisie des bulletins / Paramétrage de l’affichage des bulletins ».

d) Suivi des évaluations (élève, parent)

Les élèves peuvent consulter leurs évaluations en utilisant l’option « Suivi des évaluations ».

Ils ont accès en consultation à la liste de toutes les évaluations, pour chacune des compétences

du référentiel de leur classe, ainsi qu’à leurs bulletins (si l’enseignant les a rendus visibles).

Les parents peuvent consulter les évaluations de leur enfant (ils ont accès aux mêmes

informations). Lorsqu’ils ont plusieurs enfants scolarisés dans l’école, ils doivent au préalable

choisir l’enfant dont ils souhaitent consulter les résultats.


10. Vie scolaire : suivi du B2i (module intégré)

Un module intégré de gestion du B2i est proposé, qui peut être désactivé et remplacé par un

connecteur sur le logiciel GIBII (voir annexe I).


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Gestion du B2I



X

X

Saisie X

X

a) Configuration du référentiel de compétences (directeur)

Tant que le référentiel de compétences B2i de l’établissement n’a pas été initialisé, le module

n’est pas utilisable (un message le signale à chaque tentative d’accès, pour tous les profils).

L’administrateur d’établissement doit donc créer un référentiel en utilisant l’option

« Référentiel B2i » de son menu « Vie scolaire / Suivi du B2i ».

Le référentiel créé automatiquement sera ensuite personnalisable par le directeur et

l’administrateur. Dans l’arborescence, chaque compétence est cliquable et modifiable.

b) Feuilles de position des élèves (enseignants, élèves, parents)


Chaque élève dispose d’une feuille de position, qui peut le suivre d’année en année et de

classe en classe lors de sa scolarité, et qui fait le point sur sa maîtrise des compétences du

référentiel. L’enseignant peut accéder aux feuilles de position de chacun de ses élèves, et agir

pour valider les compétences acquises grâce à son option « Validation du B2i ».

Chaque élève peut consulter sa propre feuille de position, ainsi que ses parents.

c) Autoévaluation - Demandes de validation (élèves, enseignants)

Le principe du B2i est d’inviter les élèves à s’auto-évaluer. L’outil proposé dans l’ENT

permet donc aux élèves de s’auto-évaluer, en intervenant dans leur feuille de position :

lorsqu’ils pensent maîtriser une compétence, ils ont la possibilité d’en demander la validation,

en précisant en commentaire pourquoi ils pensent la maîtriser.

L’enseignant accède aux demandes d’élèves en attente grâce à l’option « Demandes des

élèves » de son menu « Suivi du B2i ».

Dans le cas particulier d’une classe suivie par plusieurs enseignants, chaque enseignant a la

possibilité de spécifier les domaines de compétences qu’il peut valider, grâce à l’option

« Compétences suivies » de son menu « Suivi du B2i ». Seules les demandes qui le concernent

lui seront alors communiquées.

Les validations peuvent ainsi être partagées par les enseignants dans les différentes disciplines.

Dans le référentiel du B2i, il est également possible de spécifier pour une compétence qu’elle

doit être validée par plusieurs enseignants (ce qui est intéressant au niveau collège) : l’outil de

suivi des demandes de validation conserve dans l’état actif une demande d’élève tant qu’elle

n’a pas été validée par le nombre nécessaire d’enseignants.


11. Vie scolaire : cahier de leçons et carnet de bord

Remarque : ce module expérimental n’est déployé qu’à la demande, il est tiré d’un

module de « cahier de textes » niveau collège (NetCahier de la solution NetCollège).

Une documentation utilisateurs plus complète du module est disponible auprès du

support, expliquant notamment toutes les fonctions concernant le collège qui ne sont pas

évoquées ici.


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Cahier de textes

Consultation (*) (*) (*) X

X

Saisie (*)

Export des données d’une séance (*) X

X

Signature des séances

X

Verrouillage/déverrouillage

X

X

Paramétrage, import EDT

X

Archivage / Nettoyage des données en fin d’année scolaire

X

Carnet de bord

Consultation et saisie X

(*) Uniquement pour les classes et groupes qui le concernent X = pour tous les groupes/classes

Le cahier de leçons d’une classe est partagé par tous les enseignants qui y interviennent. Ils

peuvent y décrire les objectifs de chaque séance, et les leçons données aux élèves.

Les élèves et leurs parents accèdent au cahier de leçons en consultation. L’entrée par défaut

se fait sur la liste du travail à faire, mais le calendrier des séances est également consultable.

La direction peut consulter tous les cahiers de leçons (par classe, groupe ou enseignant).

L’administrateur d’établissement peut paramétrer le module (voir plus loin), consulter tous

les cahiers de leçons.

Une possibilité d’export des données du cahier de leçons permet leur archivage.

En option dans certains ENT, une fonction de consultation par l’Inspecteur peut être mise en œuvre. Elle permet

à l’inspecteur de consulter les cahiers de leçons d’un établissement (par classe, groupe, discipline, enseignant)

après que la direction lui ait ouvert un accès en consultation : la consultation par l’inspecteur n’est pas possible

en dehors des périodes d’inspection, et dans tous les cas les séances visées par l’inspecteur en gardent la trace.


d) Le cahier de leçons, vu par l’enseignant

L’enseignant peut accéder aux cahiers de leçons des classes et/ou groupes dans lesquels il

intervient. La vue proposée par défaut fait la synthèse de toutes les séances de l’enseignant

dans chacun de ses groupes/classes, pour la semaine en cours.

Que faire s’il manque des groupes ou des classes ?

Les groupes d’un enseignant listés en haut d’écran sont tirés de l’annuaire de l’établissement.

Si la liste est incomplète, il s’agit d’un problème d’affectation des groupes de l’enseignant.

La liste en haut d’écran permet d’accéder à l’un ou l’autre des cahiers de textes des groupes et classes suivis par l’enseignant

Lorsqu’on a sélectionné le cahier de leçons d’une classe ou d’un groupe, d’autres vues deviennent disponibles dans d’autres onglets : la charge de travail, la progression sur l’année complète, et l’archivage. Ces onglets restent grisés dans la vue « Toutes mes séances ».

Remplissage de la séance

La séance est encore vide

Le titre et les objectifs ont été saisis

Des documents ont été joints

Il suffit de cliquer dans le mini calendrier pour changer la période affichée. L’enseignant peut accéder ainsi à toute l’année scolaire en cours, et éventuellement remonter s’il le souhaite à l’année scolaire précédente.

Pour ouvrir une séance, il suffit de double-cliquer dessus dans le calendrier. On peut aussi faire glisser une séance dont l’horaire a changé. La couleur des séances indique leur nature (cours, DS, TP…) Différents pictogrammes donnent des indications sur le contenu de la séance

Lorsque le cahier de leçons d’un groupe ou d’une classe est affiché, les séances des autres disciplines créées par les autres enseignants apparaissent en bleu. L’enseignant peut ouvrir ces séances, mais en consultation seulement.

Particularités de la séance

Séance verrouillée par le chef d’établissement

Séance visible uniquement par moi pour l’instant

Un casier de remise de devoir est associé à la séance (clignotant s’il y a du nouveau dedans)

Le calendrier est consultable par jour, par semaine ou par mois.

Pour créer une nouvelle séance : double-cliquer sur une case vide


Le double-clic sur une séance permet de l’ouvrir pour la saisir et la compléter.

Pourquoi y a-t-il deux onglets pour les devoirs ? L’onglet « Prochains devoirs » récapitule les travaux donnés au cours de cette séance, pour une séance à venir.

L’onglet « À rendre ce jour » permet de retrouver les travaux donnés lors de séances précédentes.

Que faire si la liste des matières enseignées est incomplète ? Cette liste est tirée de l’annuaire d’établissement, qu’il convient de renseigner correctement. Toutefois, en

attendant l’administrateur ENT a la possibilité d’activer une option qui rajoutera dans cette liste toutes les

matières du carnet de bord de l’enseignant.

Les opérations les plus courantes peuvent être réalisées sans avoir à ouvrir les séances, à

l’aide du menu contextuel sur chaque séance, qui s’ouvre par simple clic sur le bouton droit.

L’ouverture complète est l’équivalent du double-clic : accès à tous les onglets de saisie et de paramétrage de la séance

L’édition rapide permet d’ouvrir la séance dans un mode de saisie simplifiée, en texte brut (sans mise en forme possible) pour éviter le temps de chargement de la séance complète

Cette option permet d’ajouter ou supprimer des documents joints à la séance, qui seront consultables par les élèves

La gestion du travail à faire permet d’accéder à la liste des devoirs à faire pour la séance. Lorsque des travaux donnés ont été munis d’un casier de devoirs, l’enseignant peut accéder aux options de suivi des devoirs rendus (collège)

Les options de copier-coller permettent de copier facilement le contenu (ou une partie du contenu) d’une séance à une autre. Il faut que la séance de destination existe, pour pouvoir la sélectionner et faire « coller ».

Cette option permet de copier le contenu de la séance (description, prochains devoirs, documents) dans le carnet de bord de l’enseignant (voir plus loin)

L’onglet principal comporte les seuls champs obligatoires : titre, groupe/classe, date, heure et discipline

Les champs sont pré-remplis Les différents onglets réunissent toutes les options des séances

À la différence du mode d’édition rapide, les objectifs pédagogiques peuvent ici être saisis avec une mise en forme, intégrant éventuellement des liens, tableaux, etc… et des images tirées des documents personnels de l’enseignant. On peut aussi coller directement du texte mis en forme depuis un traitement de textes comme Word (utiliser l’option : « coller depuis Word »).


e) Procédures pas à pas pour l’enseignant

En début d’année : Rentrer son emploi du temps dans le calendrier

Comme indiqué dans la page précédente, en début d’année scolaire deux méthodes permettent

de remplir le calendrier de l’enseignant sur toute l’année. La méthode 2 concerne surtout les

collèges dans NetCollège, et peu les écoles - qui ne sont pas équipées du logiciel EDT.

Méthode 1 : remplir la première semaine avec des séances récurrentes sur l’année Cette méthode est utilisée par l’enseignant lui-même.

Pour chaque créneau de son emploi du temps, créer une séance en double-cliquant sur son

horaire dans le calendrier. Une nouvelle séance vide s’ouvre.

Sélectionner :

- la bonne classe ou le bon groupe

- la matière (en particulier si vous enseignez dans plusieurs disciplines)

- la durée de la séance

- et éventuellement le type (TP-TD…) s’il ne s’agit pas d’un cours classique.

Cocher la case « récurrente chaque semaine ». La même séance sera ainsi recopiée pour

toutes les semaines jusqu’à la date souhaitée, que vous pouvez sélectionner à l’aide du petit

calendrier (par exemple, pour aller jusqu’à la fin d’un trimestre si votre cours s’arrête là).

Par défaut, si vous ne précisez rien, la récurrence durera jusqu’à la fin de l’année scolaire.

Les jours fériés et les vacances de votre zone de congés scolaires seront sautés automatiquement.

Enregistrez la séance, et recommencez pour les autres séances de votre semaine.

Notez qu’il est possible de spécifier des séances récurrentes par quinzaines, et non par

semaines. Si ces séances alternent avec d’autres séances tous les quinze jours ( « semaines A

et B »), saisir les séances de la semaine A, puis se rendre sur la semaine suivante du

calendrier, et saisir les séances récurrentes par quinzaines de la semaine B.

Méthode 2 : importer l’emploi du temps EDT (tout est alors fait par l’administrateur ENT).

Cette méthode concerne plutôt les utilisateurs du cahier de textes (collèges).


En fin de séance : saisie rapide de la séance et de la leçon donnée

Ce mode de saisie convient pour un remplissage rapide

de la séance, par exemple à la fin du cours si vous

disposez d’un ordinateur connecté en classe et de peu de

temps. Il peut éventuellement être complété ensuite par

une saisie normale en ouverture complète.

En cliquant avec le bouton droit sur la séance dans le

calendrier, choisissez l’option « Edition rapide ».

Vous ouvrirez alors une fenêtre de saisie rapide de la

séance, permettant de compléter l’essentiel : titre et

description (sans mise en forme, en texte brut), ainsi que

de donner une leçon pour une séance à venir.

Saisie éventuelle des objectifs de

la séance (en texte brut : pas de mise en forme possible ici) Re-précision du type, s’il a changé

Saisie du titre de la séance Les autres informations sont toutes pré-remplies

Pour donner un travail à faire pour une

prochaine séance : saisir l’intitulé, et

éventuellement la consigne détaillée. Là aussi la saisie est simplifiée : s’il y a plus d’un travail à donner, de la mise en forme à saisir ou des documents à joindre, il faudra utiliser l’option « Gérer le travail à faire ».

Eventuellement, précisez la durée

estimée du devoir (cette information ne sera visible que par les enseignants, elle n’est utile que dans le graphique d’estimation de la charge de travail)

Si vous donnez un travail à faire,

il est indispensable de sélectionner la séance pour laquelle ce travail est à faire. Si elle n’apparaît pas dans la liste des séances à venir, sélectionnez « Aucune » et spécifiez la date et l’heure voulues à l’aide du calendrier et du réveil : une nouvelle séance sera créée sur ce créneau

Si le travail à faire est un document à

rendre, cocher la case de suivi : un casier permettra de recueillir les travaux (collège)


Pour compléter la séance : Joindre des documents

Dans le calendrier, cliquer sur la séance avec le bouton droit, puis choisir l’option

« Gestion des documents joints ». La fenêtre de gestion des documents apparaît.

Remarque : la même fonctionnalité est accessible dans l’édition complète de la séance, onglet « Documents

joints ».

Les documents joints à la séance sont immédiatement visibles en consultation par toutes les

personnes ayant accès à la séance : les élèves, leurs parents, les autres enseignants de la classe

ou du groupe, la direction de l’établissement et l’administrateur ENT.

Limitations : pas de limite au nombre de documents joints, mais sur la taille (pas plus de 5

Mo par document) et les formats (certains sont interdits : il faut alors compresser les fichiers).

Pour ajouter un document depuis le poste local :

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre,

naviguer dans l’arborescence des dossiers de votre poste, jusqu’à sélectionner le document souhaité, puis valider. La seconde fenêtre se referme.

-

- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne

pas oublier de cliquer sur « Ajouter ce document du poste local »

La liste des documents déjà joints à la séance apparaît. Pour supprimer un document joint, il suffit de le cocher dans la liste, puis de cliquer sur le bouton « supprimer les documents cochés »

Pour ajouter un document de votre espace personnel :

(c’est-à-dire de votre espace ‘‘Mes documents’’ sur l’ENT)

- Cliquer sur le bouton parcourir - Dans la seconde fenêtre qui s’ouvre, naviguer

dans l’arborescence de vos documents personnels jusqu’à localiser le document souhaité, et double-cliquer dessus. La seconde fenêtre se referme.

- Une fois revenu dans cette fenêtre-ci, ne pas

oublier de cliquer sur « Ajouter ce document de mes documents »


Pour copier-coller des séances

Rendez-vous dans le cahier de leçons de la classe

ou du groupe concerné.

Dans le calendrier, naviguez jusqu’à

atteindre la séance à copier.

Déroulez le menu contextuel en cliquant

sur la séance avec le bouton droit, et

cliquez (clic gauche) sur l’option

« Copier ».

Rendez-vous à présent sur la séance sur laquelle vous souhaitez faire le copier-coller. Il

peut s’agir d’une autre séance du même groupe, ou bien d’une séance d’une autre classe ou

d’un autre groupe : sélectionnez alors le cahier de leçons de la classe ou du groupe concerné,

comme à l’étape 1.

Cliquez avec le bouton droit sur la séance souhaitée.

Notez qu’il faut donc forcément que la séance existe déjà pour pouvoir copier des données dedans.

Si elle n’existe pas encore, créez-la très simplement en double-cliquant sur le créneau de votre choix

dans le calendrier, puis en l’enregistrant sans saisir d’informations.

Avec le clic droit de la souris sur la séance, vous faîtes apparaître le menu contextuel qui vous

permet différentes modalités de copie. Choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous

pouvez en effectuer plusieurs successivement, si vous le souhaitez.

Simple collage de la description de la séance : titre, type de séance, et objectifs (en conservant leur éventuelle mise en forme)

Simple collage des documents joints, lesquels viennent s’ajouter aux éventuels documents déjà joints à la séance

Collage du travail à faire (devoirs à rendre pour la séance), qui viennent s’ajouter aux éventuels devoirs déjà à rendre. Par défaut, ils sont considérés comme des devoirs donnés lors de la séance précédente avec le groupe (à modifier ensuite si besoin)

Collage des « prochains devoirs » (devoirs donnés lors de la séance, à faire pour une séance ultérieure). Par défaut, ils seront à rendre pour la séance suivante (ou resteront sans date s’il n’y a pas de séance suivante)

La dernière option permet de coller à la fois la description, les documents joints, et les prochains devoirs (qui sont collés selon les mêmes règles que pour chacune de ces actions prises isolément)


Consulter la progression sur l’année complète (vue synthétique)

Cet onglet propose une vue de la progression de la classe ou du groupe sur toute l’année. Il

donne un résumé séance par séance, en indiquant les particularités de chaque séance

(documents joints, devoirs suivis, etc…)

La liste des séances s’arrête à la date courante, elle ne présente donc pas les séances à venir qui

seraient déjà complétées. Par ailleurs, seules les séances saisies apparaissent : celles pour lesquelles

l’enseignant n’a rentré aucune donnée ne figurent pas dans la synthèse.

Les élèves, les parents, le directeur de l’école disposent tous d’un onglet similaire.

Pour accéder à l’onglet, il faut avoir sélectionné une classe ou un groupe

Par défaut, seuls les titres et dates des séances apparaissent, mais on peut détailler les objectifs et le travail à faire

Une version imprimable peut être affichée, par exemple pour un archivage papier ou pour une inspection

Les documents joints sont indiqués

Les pictogrammes indiquant les particularités de la séance sont reproduits : devoirs suivis, séances masquées, verrou ou visa du chef d’établissement… Les pictogrammes de devoir suivi clignotent en cas d’alerte.

Chaque titre de séance est cliquable, et permet de l’ouvrir en édition : pratique pour pouvoir ré-ouvrir rapidement une séance lointaine sans avoir à re-parcourir tout le calendrier de l’année


f) L’outil « Carnet de bord » de l’enseignant (cahier journal)

Le carnet de bord est un outil complémentaire du cahier de leçons. Il est strictement personnel,

et permet à l’enseignant de conserver son travail et son expérience d’une année sur l’autre.

À la différence des données du cahier de leçons qui ne sont plus consultables après deux

années scolaires, les données du carnet de bord sont conservées dans le compte enseignant,

aussi longtemps qu’il existe et qu’il est actif. Elles le suivent donc d’année en année, voire

d’établissement en établissement, si son nouvel établissement est également équipé de

NetCahier et hébergé sur la même plateforme que l’ancien (dans la même académie).

L’enseignant peut y organiser ses séquences pédagogiques par disciplines et par niveaux. Une

séance peut aisément être basculée d’un cahier de leçons vers le carnet de bord et inversement,

pour pouvoir être réutilisée l’année suivante par exemple.

L’arborescence du carnet de bord est organisée par disciplines et par niveaux. Elle est complètement personnalisable : on peut y ajouter des disciplines, des niveaux, des séquences pédagogiques et des séances, sans limitation.

La manipulation du carnet de bord se fait à l’aide de menus contextuels, activables grâce au

bouton droit de la souris.


Saisir une séance dans son carnet de bord

Les séances saisies dans le carnet de bord sont en fait des modèles de séances, sans date, sans

créneau horaire, sans affectation à une classe ou un groupe précis : ces données

n’interviennent que lorsque les séances sont exportées dans un cahier de leçons.

La saisie des séances du carnet de bord s’effectue dans une fenêtre comparable à celle des

cahiers de leçons, avec simplement quelques différences dans les onglets proposés.

L’onglet Documents joints fonctionne exactement comme celui vu dans la section

« Cahier de leçons ».

L’onglet Devoirs associés fonctionne comme l’onglet des Prochains devoirs d’un

cahier de leçons, excepté que les devoirs n’ont pas de date de rendu : il s’agit de

« modèles de devoirs » qui seront affectés à des séances précises une fois les données

exportées dans un cahier de leçons.

L’onglet Notes personnelles est spécifique au carnet de bord. Il permet à l’enseignant

de saisir des notes sur la manière dont s’est déroulée la séance avec ses classes (tel

pré-requis est nécessaire, attention à la gestion du temps, etc…) et de capitaliser ainsi

son expérience pour les prochaines utilisations de cette séance en classe. Ce champ

n’est évidemment jamais recopié lorsque les séances sont exportées dans les cahiers de

leçons, il s’agit de notes strictement personnelles, lisibles uniquement par leur auteur.

L’onglet Ressources ne comprend évidemment pas de possibilité de réservation.

L’onglet Exports permet d’exporter la séance dans un cahier de leçons, dans le carnet

de bord (sous la forme d’une duplication) ou dans divers formats de fichiers.


g) Le cahier de leçons, vu par l’élève

À la différence de l’enseignant, l’élève entre dans son cahier de leçons par l’entrée du

« travail à faire » : il s’agit de la vue qui l’intéresse le plus. Par défaut s’affiche donc la liste

des leçons à apprendre, sur toutes les séances à venir.

L’élève a la possibilité d’ouvrir les pièces jointes à chaque devoir, en cliquant simplement sur

leur lien. Il peut également ouvrir en consultation les séances associées à chaque devoir.

h) Le cahier de leçons, vu par le parent

Si le parent a plusieurs enfants scolarisés dans l’établissement, il dispose d’une liste

déroulante qui lui permet de choisir l’enfant dont il veut consulter le cahier de leçons.

Une fois qu’un enfant a été choisi, l’interface du cahier de leçons du parent est exactement la

même que celle de son enfant : il dispose donc des mêmes fonctionnalités de consultation,

mais il ne peut pas cocher les travaux de l’élève.

La vue qui s’affiche par défaut est celle du travail à faire. L’élève peut également accéder en consultation au calendrier des séances, ou à la synthèse des séances qui le concernent sur toute l’année, grâce aux autres onglets

Différents tris des travaux sont possibles

L’élève peut choisir de n’afficher que la liste des travaux à faire sur une période précise. Mais il ne peut pas remonter jusqu’à l’année précédente.

Les liens sur les séances sont cliquables et permettent de les ouvrir en consultation. Par ailleurs, les documents joints aux devoirs apparaissent à ce niveau sous forme de liens et sont consultables.

L’élève peut cocher les leçons apprises L’élève peut copier le travail donné et

les devoirs surveillés à venir dans son agenda personnel, qu’il peut ensuite par exemple synchroniser avec son téléphone (pour certains modèles).

L’agenda génère alors une alerte de rappel pour chaque devoir à la veille de la date d’échéance.

Le casier de devoir permet à l’élève de rendre un devoir à l’enseignant, sans que les autres élèves puissent voir son travail (collège)


i) Le cahier de leçons, vu par le personnel de direction

Le chef d’établissement (ou le profil « personnel de direction » en général) a la possibilité de

consulter l’ensemble des cahiers de leçons de toutes les classes et tous les groupes de

l’établissement. Il peut aussi consulter les séances saisies par un enseignant donné.

Il suffit de sélectionner un affichage dans l’une ou l’autre des listes déroulantes.

L’accès sur chaque séance s’effectue ensuite en consultation (pas de saisie possible).

Comme l’enseignant, le profil « personnel de direction » dispose des pictogrammes indiquant

l’état de saisie des séances.

Dans le second onglet, le profil « personnel de direction » peut consulter la charge de travail

d’une classe.

Il dispose également de possibilités de verrouillage des séances, et d’application de « visas »

(fonctions concernant plutôt le collège).


Consulter les statistiques de saisie du cahier de leçons

Le chef d’établissement, ainsi que l’administrateur de l’ENT, ont accès à un tableau

statistique donnant pour chaque classe ou chaque groupe une vue synthétique de l’état de

saisie du cahier de leçons.

L’onglet « Statistiques » n’est accessible que lorsqu’on a sélectionné « le cahier d’une classe » ou

« le cahier d’un groupe ». Lorsqu’on a sélectionné les « séances d’un enseignant », il reste grisé.

Le tableau présente, pour chaque matière enseignée dans la classe ou le groupe, le nombre

total de séances prévues dans l’année, puis le nombre de séances complétées jusqu’à la date

courante, avec à chaque fois la date de la dernière séance remplie. Il indique en outre le

nombre total de leçons données et de documents joints.

Il est possible de trier le tableau en fonction de chacune des colonnes, en cliquant sur le titre

de la colonne souhaitée.

j) Le cahier de leçons, vu par l’administrateur ENT

Les seules tâches d’administration du module cahier de leçons sont :

- En cours d’année : le paramétrage du module, si nécessaire,

- En fin d’année scolaire : l’archivage physique des données, en particulier des

données datant de l’année scolaire antérieure, qui sont supprimées après 2 ans, durant

l’été.

En outre, l’administrateur dispose des mêmes fonctionnalités de consultation que le personnel

de direction, pour chaque classe et chaque groupe. Il ne peut pas apposer la signature du chef

d’établissement sur les séances, mais il peut les verrouiller ou déverrouiller pour dépannage.


Paramétrer le calendrier de l’établissement

Dans l’onglet Paramétrage, l’apparence des calendriers peut être paramétrée, ainsi que la

plage horaire d’ouverture de l’école (ex : de 8h15 à 16h15, de 8h30 à 16h30…)

Archiver le cahier de leçons d’un groupe ou d’une classe

Cette fonction permet d’exporter l’ensemble des séances du cahier de leçons d’une classe ou

d’un groupe, sur une période donnée : une semaine, un mois, un trimestre, ou l’année

complète, en choisissant ensuite le format d’export (texte brut, PDF, docx, xlsx, zip joint…)


12. Mes activités : Agenda personnel


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Agenda personnel


Gestion X X X X X X

L’outil d’agenda personnel accessible dans le menu « Mes activités » est l’agenda Office

Outlook de l’utilisateur. Il donne accès à toutes les fonctionnalités classiques de ce standard :

Ajout/modification/suppression d’événements par simples clics dans le calendrier

Possibilité de joindre des fichiers à un événement, ainsi qu’un descriptif plus complet

Possibilité de définir des événements réguliers en leur appliquant une périodicité

Possibilité d’être alerté par message avant un événement (le moment de

déclenchement de l’alerte étant lui-même paramétrable)

L’agenda permet surtout de partager des rendez-vous avec d’autres utilisateurs de l’ENT,

et donne la possibilité de se synchroniser avec leurs propres calendriers pour fixer une date

(assistant de planification).


13. Mes activités : Groupes de travail coopératif


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Sites collaboratifs / Groupes de travail

Création des groupes X X X

Gestion des groupes X X X

Suppression des groupes

X

Participation aux groupes X X X X X X X

a) Groupes de travail : Généralités

Les groupes de travail permettent de mettre à disposition d’une communauté réduite

d’utilisateurs (un groupe d’élèves, un groupe d’enseignants…) un ensemble complet d’outils

de travail coopératif qui leur sont strictement réservés : échange d’informations, partage de

documents, espaces de communication, création de site collaboratif.

Groupe des enseignants de cycle III Groupe des CM2 de la classe unique de Mme Durand

Les groupes peuvent rassembler :

Des utilisateurs de même profil (par exemple, un groupe d’enseignants)

Des utilisateurs de différents profils (par exemple, un enseignant et ses élèves)

Des élèves de différentes classes (par exemple, des groupes inter-classes)

Des profils non enseignants et non élèves

Eventuellement, des utilisateurs d’établissements différents (l’administrateur

d’établissement doit en faire la demande spécifique auprès de NetEcole)


Accès aux groupes de travail

Chaque utilisateur de l’ENT peut accéder dans « Mes activités » à la liste des groupes de

travail dont il est membre.

Les profils enseignants et administrateur d’établissement disposent en outre de la possibilité

de créer de nouveaux groupes de travail.

Le créateur d’un groupe de travail (dénommé « Responsable » du groupe) dispose de tous les

droits d’administration sur son groupe de travail, pour :

- paramétrer les modules,

- ajouter/supprimer des membres,

- redéfinir les rôles de chacun et les droits d’accès pour chaque rôle

- et ajouter éventuellement d’autres membres avec le profil

« administrateur de groupe », qui hériteront alors des mêmes droits.

Suppression d’un groupe de travail

La fonctionnalité de suppression d’un groupe de travail est pour l’instant réservée à

l’administrateur d’établissement. Celui-ci accède en effet à la liste de tous les groupes de

travail, qu’il peut administrer comme s’il en était « administrateur de groupe ».

En outre, un petit menu contextuel dans la liste des groupes lui permet de les supprimer, ou de

les superviser, c’est-à-dire de consulter des informations sur l’occupation disque, le nombre

de membres du groupe et la date de sa dernière mise à jour (afin de détecter ceux inutilisés).


Interface du groupe de travail

L’interface s’adapte légèrement lorsqu’on entre dans un groupe de travail, puisque la barre de

menu verticale classique se réduit (elle reste accessible en cliquant sur le bouton Mon espace

à gauche), pour laisser place à une nouvelle barre de menu verticale intitulée Mon travail.

Ce menu donne accès à toutes les fonctionnalités réservées aux membres du groupe.

En fonction des utilisateurs, les options accessibles peuvent varier (car tous les utilisateurs

n’ont pas forcément accès à tous les modules, en particulier aux fonctions d’administration).

De la même manière, les administrateurs du groupe peuvent choisir de désactiver ou réactiver

certains modules.

Enfin, on peut noter que l’entrée dans l’espace du groupe de travail s’effectue sur une page

dite d’accueil du groupe, qui constitue un mini-tableau de bord puisqu’elle présente une

synthèse des dernières contributions dans chacun des espaces d’échange du groupe.

b) Groupes de travail : Partage d’informations

L’outil Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre

chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est

constituée d’un titre, d’un corps (en texte formaté) et d’éventuels documents joints. Le nom

de l’auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible

d’attribuer à chaque information une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra.


c) Groupes de travail : Partage de documents

Ces espaces de partage de documents fonctionnent exactement de la même manière que les

espaces personnels Mes documents, sauf qu’ils sont à l’usage de tout le groupe. Pour

connaître le mode de fonctionnement de ces espaces et en particulier leurs limitations de

sécurité se référer aux explications données sur Mes documents : chapitre 15

Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux documents du groupe (voir chapitre 19).

d) Groupes de travail : Forum

Il s’agit d’un espace de discussion réservé aux membres du groupe de travail. On peut

éventuellement spécifier des droits de contribution limités, pour certains profils d’utilisateurs

(si l’on souhaite par exemple que les contributions des élèves ne soient affichées qu’après

validation par des modérateurs enseignants).

L’éditeur de texte utilisé pour saisir les contributions dans les forums est le même que celui

décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce document (chapitre 21)

e) Groupes de travail : Administration / Gestion des utilisateurs

C’est l’outil qui permet de gérer les membres du groupe, d’en supprimer ou d’en ajouter.

Il doit forcément s’agir d’utilisateurs de l’ENT, sélectionnés dans l’annuaire par un membre

ayant le rôle d’administrateur du groupe (c’est-à-dire, le responsable, ou un autre membre

désigné comme administrateur par le responsable).

Un « rôle » est affecté à chaque membre du groupe. Ce rôle peut varier d’un groupe de travail

à l’autre, puisqu’il est affecté par les administrateurs du groupe. Chaque rôle donne des droits

d’accès différents sur le groupe de travail (droits de modification, d’ajout, de suppression…)

Au départ, lorsqu’un utilisateur est ajouté au groupe de travail, il a par défaut le rôle qui

correspond à son profil : élève, professeur…

Par la suite, le rôle de l’utilisateur peut être complètement redéfini (dans l’absolu, un élève

pourrait même hériter du rôle Administrateur du groupe de travail si on le souhaite).


f) Groupes de travail : Administration / Gestion des rôles

Cet outil permet de gérer les droits d’accès conférés aux différents membres du groupe.

Ils sont définis sous forme de « roles » par les administrateurs du groupe. Chaque rôle

possède sur chaque module du groupe de travail des droits d’accès plus ou moins limités (de

la simple consultation, jusqu’à l’administration, en passant par la possibilité d’ajouter, de

supprimer, de modérer les contributions, etc …)

La copie d’écran ci-dessus montre les droits affectés par défaut à chaque rôle sur chaque

module, lors de la création d’un groupe.


14. Mes activités : Gestion des tâches


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Gestion des tâches personnelles


Gestion X X X X X

L’outil de gestion des tâches personnelles est celui de Microsoft Office Outlook, intégré dans

l’interface du navigateur Web. Il permet d’organiser ses tâches personnelles, en leur attribuant

un descriptif, une date d’échéance, un état d’avancement.

Des alertes peuvent être déclenchées à un moment défini par l’utilisateur, pour lui rappeler

une échéance sur une tâche en cours.

Enfin, une tâche peut être transférée à d’autres utilisateurs de l’ENT (qui la reçoivent alors en

pièce jointe dans leur messagerie).

Affichage de la tâche

sélectionnée dans la liste

Actions sur la tâche

affichée

Liste cliquable des tâches assignées à l’utilisateur


15. Espace personnel de documents


Documents personnels

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Gestion X X X X X X

Le menu « Mes documents » permet de disposer d’un espace privatif de stockage en ligne,

dans lequel l’utilisateur pourra placer des fichiers et des liens auquel il pourra ensuite accéder

depuis n’importe quel poste de travail - y compris à domicile, hors de l’établissement.

L’espace alloué (tous documents confondus, images, fichiers, liens web) est en standard de :

10 Mo pour les élèves,

100 Mo pour les utilisateurs des autres profils

Mais il s’agit uniquement de l’espace privé de chacun : pour les espaces mutualisés (Groupes de travail,

Médiathèque, Vie de l’école) il n’y a aucune limitation. On conseille donc l’usage de ces espaces commun.

a) Mes documents : Liens Web

Cet espace permet de gérer des liens Web (sous la forme d’une URL, d’un titre et de

remarques éventuelles), et de les organiser par dossiers. L’ajout d’un nouveau lien se fait par

le biais du bouton « Nouveau », « Nouvel élément ».

b) Mes documents : Images, et Documents

Ces espaces permettent de stocker des fichiers, et de les organiser en dossiers. Le dossier

« Images » permet en plus un aperçu des images stockées, et un affichage en diaporama.

Le téléchargement sur le serveur (ou ‘‘upload’’) s’effectue en cliquant sur le bouton

« Télécharger », qui envoie les fichiers depuis le poste local vers l’espace Mes documents.

Remarque : un lecteur réseau Windows peut être relié à Mes documents (voir chapitre 19).

Sur certains postes sous Internet Explorer : le téléchargement est possible avec l’affichage en « Mode

explorateur Windows », en sélectionnant l’option correspondante dans le menu « Afficher » sur la droite de

l’écran. Dans ce cas, le navigateur affiche une fenêtre avec les mêmes possibilités qu’un explorateur classique

pour agir sur les fichiers (via le menu contextuel du bouton droit de la souris) et la possibilité de glisser-déplacer

des fichiers depuis une autre fenêtre, comme si on transférait les fichiers d’un dossier à l’autre sur le poste local.

Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < > ? / | ’’ (et le . en début et fin de nom)

Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont systématiquement

« bannis », c’est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta,

htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf,

scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh

Taille limite : Les fichiers de plus de 5 Mo sont refusés.

Pour s’affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP.


16. Le module Médiathèque (BCD)


En

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Agenda Médiathèque


Gestion X X X

Informations Médiathèque


Gestion X

Liens Web Médiathèque

Consultation X X X X

Gestion

X

Fichiers Médiathèque


Gestion X X

Images Médiathèque


Gestion X

Ressources Médiathèque X X X X X X

Le module « Médiathèque » (ou « BCD ») est un espace d’accès à des informations et des

ressources, mises à disposition par les enseignants, à destination de tout l’établissement.

a) Médiathèque : Agenda

L’agenda est un calendrier, consultable par jour, par semaine ou par mois, et dans lequel les

événements sont cliquables pour permettre d’en obtenir un descriptif (et d’accéder à

d’éventuels documents joints). Les événements peuvent être réguliers et périodiques.

b) Médiathèque : Informations

L’affichage Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre

chronologique inverse (les plus récentes en tête de liste). Chaque annonce est constituée d’un

titre, d’un corps saisi à l’aide de l’éditeur commun de textes (qui sera décrit dans le chapitre

Editeur de texte enrichi de cette section) et d’éventuels documents joints. Il est possible

d’attribuer à chaque annonce une date d’expiration, au-delà de laquelle elle disparaît.

c) Médiathèque : Liens Web, Images, Fichiers

Cet espace partagé fonctionne d’une manière similaire à l’espace personnel Mes documents.

Remarque : un lecteur réseau peut être relié aux Documents de la médiathèque (voir paragr. 19).


d) Médiathèques : Ressources

Cet espace propose des ressources en ligne, accessibles directement dans l’interface du

navigateur Web, et reliées à l’ENT par un Connecteur d’application.

La liste des ressources est définie lors du déploiement de l’ENT, en fonction des licences de

contenus auxquels les établissements ont accès, et pour lesquels un connecteur d’application a

été développé par ITOP (en relation avec l’éditeur de la ressource).

Des connecteurs existent pour les outils, ressources et manuels numériques suivants :

Cabri 3D

Cadmos

CNS

Encarta

INA

ITOP Éducation

KNE

LeSite.tv

LIBCAST

Lytext

Math en poche

Maxicours

ME2!

Moodle (selon version)

Pack Collège

ParaSchool

Technilab

Televic

Universalis

Cette liste est évolutive, et peut donc être modifiée sur demande auprès de l’équipe NetEcole

à chaque nouvelle ressource en ligne disponible dans l’établissement.

Remarque : une autre liste de connecteurs, pour des outils et applications de vie scolaire, est

également présentée dans le chapitre correspondant de ce document.


17. Le module Vie de l’école

a) Vie de l’école : Agenda

L’agenda de l’école est basé sur le même outil que l’agenda de la médiathèque (voir plus en

amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d’accès par les

utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les enseignants qui peuvent éditer les

événements apparaissant dans le calendrier.

b) Vie de l’école : Tableau d’affichage


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Tableau d'affichage de l’établissement

Consultation X X X X X X X

Gestion X X

Le tableau d’affichage de l’établissement est repris sur la page d’accueil de l’ENT.

Ce tableau d’affichage est basé sur le même outil que le panneau Information de la

Médiathèque. La seule différence se situe au niveau des droits d’accès : ici, ce sont les profils

de direction et non les enseignants qui peuvent publier des informations.

L’ajout d’une information se fait en cliquant sur le bouton « Nouveau », « Nouvel élément ».

Le texte est saisi dans l’éditeur décrit dans la section « Editeur de texte enrichi » de ce

document. L’utilisateur a la possibilité de spécifier les profils d’utilisateurs auxquels

l’information s’adresse : elle n’apparaîtra alors que pour ces profils-là.

c) Vie de l’école : Documents, liens


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Documents de l'établissement


Gestion X X


Liens de l'établissement


Gestion X X

Les espaces de documents ou de liens Web sont semblables à ceux de la Médiathèque (voir

plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d’accès par

les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les

enseignants qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et des liens Web.

18. Le module Outils


En

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Boite à Outils


Gestion X

Logiciel de dessin X X X X X X

Logiciel de retouche photo X X X X X X

Calculatrice X X X X X X

a) Outils de calculatrice, dessin, retouche photos

La calculatrice scientifique, l’outil de dessin et celui de retouche photos sont des logiciels

utilitaires très simples d’emploi, mis à disposition de tous les utilisateurs de l’établissement.

b) Boîte à outils

La boîte à outils est un espace de téléchargement de fichiers (semblable à ceux de la

Médiathèque ou de l’école) dans lequel l’administrateur ENT de l’école peut mettre des

logiciels utilitaires à disposition de tous les utilisateurs, en téléchargement.

Il peut s’agir par exemple de visionneuses Office Word Viewer 2007 ou Office Powerpoint,

qui permettent de visualiser des documents .docx et .pptx aux formats Office 2007 (tels que

ceux générés par l’outil d’export du cahier de textes) sans avoir la suite Microsoft Office.


19. Connexion d’un lecteur réseau sur un espace de documents

Il est possible sous Windows de connecter un lecteur réseau sur un espace de documents de

l’ENT : espace personnel, documents du groupe de travail, ou Documents de la Médiathèque.

Le contenu de l’espace peut alors être visualisé et accédé au travers d’une fenêtre

d’exploration de Windows, ce qui facilite notamment les manipulations de fichiers.

Pour mettre en place un lecteur de ce type, commencer par ouvrir l’explorateur Windows.

Dans la barre d’outils, cliquer sur Outils puis choisir l’option Connecter un lecteur réseau…

Cliquer alors sur le lien Se connecter à un site Web…

Il va suffire ensuite de suivre l’Assistant d’ajout d’emplacement de réseau, en cliquant sur le

bouton Suivant à chaque étape.


Au moment de choisir un emplacement réseau personnalisé :

Ouvrir l’ENT dans un navigateur Web en parallèle, se rendre dans l’espace de documents sur

lequel on souhaite relier un lecteur réseau (ici, un espace de documents personnels).

Récupérer alors le début de l’adresse Web, tout ce qui précède le mot Forms :

Copier ce début d’adresse, et le coller dans le champ de saisie Adresse réseau de l’assistant :


La connexion s’établit alors avec l’ENT. L’opération peut prendre plusieurs minutes, et le

système va demander une nouvelle authentification :

Pour s’authentifier, utiliser son nom d’utilisateur ENT (login), précédé de : itop-ent \

(comme dans l’exemple ci-dessus pour l’utilisateur sandra.barraud)

Une fois la connexion établie, il ne reste plus qu’à donner un nom au raccourci :

En cliquant sur Suivant, le connecteur sera créé, et disponible sur le poste de travail.

Il est possible de faire en sorte que ce lecteur réseau soit disponible à chaque future ouverture

de session de l’utilisateur, en cochant bien la case Se reconnecter à l’ouverture de session

proposée à la première étape par l’assistant d’ajout d’emplacement réseau.


20. Mon profil : options et informations personnelles

a) Mon profil : Infos personnelles

Le formulaire des informations personnelles permet de compléter son profil, en donnant des

renseignements qui permettront de se présenter aux autres utilisateurs de l’ENT.

Le profil d’un utilisateur est consultable lorsque son nom apparaît dans l’ENT, lorsqu’il

contribue dans un espace d’information, d’échange ou de partage de documents par exemple.

Il permet notamment d’afficher une photo, qui apparaîtra dans les forums : l’image doit être

en jpg, gif ou png. Le format 61x77 est recommandé pour éviter les déformations


b) Mon profil : Mes alertes

L’option « Mes alertes » permet à l’utilisateur d’accéder à la liste des notifications qu’il a mis

en place (voir la section « Circulation générale / Notifications et alertes »). Dans cet espace, il

a la possibilité de modifier ses alertes ou d’en supprimer.

c) Mon profil : Mot de passe

Cette option permet à l’utilisateur de modifier lui-même son mot de passe. Pour maintenir un

niveau minimal de sécurité (exigé par les recommandations du SDET), des règles sont

imposées sur le choix du mot de passe. Elles sont rappelées à l’utilisateur dans un message

préalable, et sont explicitées à nouveau s’il propose un nouveau mot de passe non conforme.

Le mot de passe doit notamment être différent de l’identifiant de l’utilisateur : il n’est donc

pas possible de réutiliser son nom ou son prénom qui en seraient trop proches.

Par mesure de sécurité, pour éviter notamment qu’un utilisateur change le mot de passe d’un

autre à son insu pendant qu’il s’absente de son poste de travail, l’ancien mot de passe doit être

reprécisé en même temps qu’on saisit le nouveau mot de passe (deux fois, pour éviter toute

faute de frappe puisque la saisie se déroule à l’aveugle).

Remarque : le nouveau mot de passe n’est connu que de l’utilisateur, aucune notification

n’est envoyée à l’administrateur, ni aucun mail de confirmation à l’utilisateur lui-même.

S’il perd ce mot de passe, l’utilisateur n’a donc pas de moyen de le retrouver : il doit

demander à l’administrateur d’établissement de lui en générer un nouveau aléatoirement.


21. L’éditeur de texte enrichi (forums, panneaux d’information…)

Cet outil permet de saisir un texte et de le

mettre en forme. Il est utilisé dans les

espaces de saisie d’information (panneau

d’affichage, zone d’information du CDI et

des groupes de travail) ainsi que dans les

forums de discussion.

Passage en plein écran (pour faciliter la saisie)

Défaire / Refaire les dernières actions

Vérificateur orthographique

Couper / Copier / Coller du contenu (on retrouve toutes ces options dans un menu contextuel)

Impression du contenu

Coller à partir d’un éditeur bureautique en supprimant la mise en forme, pour ne garder que le texte.

Recherche / remplacement de texte dans le contenu

Supprimer le format sur le texte sélectionné (la flèche permet de choisir le type de format : style, police…)

Insertion d’un lien ou transformation d’un texte en lien

Insertion d’une image depuis l’ENT Définition de zones réactives (liens) sur une image

Sélection de tout le texte

Transformation en exposant ou en indice

Insertion d’une ligne horizontale

Transformation du texte en minuscule ou majuscule

Basculement mode saisie / mode HTML

Insertion de la date ou de l’heure courante

Insertion d’un tableau, et options d’édition du tableau (insérer/supprimer des éléments, diviser une cellule, combiner des cellules)

Mise en forme du texte (gras, italique, souligné, barré)

Mise en forme des paragraphes (l’option barrée permet de supprimer l’alignement)

Sélection de la police (27 sont disponibles)

Insertion d’un symbole


III. Fonctions d’administration de l’ENT

1. Rôle et tâches de l’administrateur ENT NetEcole

Démarrage de l’ENT : Tâches de configuration

Préparation des données en amont (fichiers transmis au support) pour créer les comptes :

Soit création et mise à jour via une extraction de Bases Eleves (à chaque rentrée scolaire)

Soit création et mise à jour via un simple fichier Excel (à chaque rentrée scolaire)

Mise en place de connecteurs éventuels

o Sur les applications de vie scolaire (GIBII, Melia…)

o Sur les logiciels de ressources numériques (lesite.tv, manuels numériques, Maxicours…)

Paramétrage initial des modules intégrés

o Déclaration de ressources dans le logiciel de gestion de ressources

o Paramétrage des référentiels dans le module Gestion des Evaluations (et Suivi B2i)

o Paramétrage du calendrier de l’école dans le module Gestion des absences

o Paramétrage du calendrier de l’établissement dans le cahier de leçons

Personnalisation de l’ENT pour l’établissement

o Informations et image du bandeau supérieur

o Personnalisation éventuelle des droits par profil

o Personnalisation éventuelle du menu de l’ENT, désactivation des modules inutiles

Démarrage de l’ENT : Distribution des codes d’accès aux utilisateurs

Récupération des codes d’accès générés automatiquement par la plateforme

Vérification des codes créés, traitements éventuels (regénération de mots de passe…)

Impression ou publipostage de la liste des codes d’accès et distribution aux utilisateurs

Gestion de l’ENT au quotidien, en cours d’année scolaire

Gestion des comptes

o En cas de nouveaux arrivants, demande de codes d’accès et récupération

o Re-génération de mots de passe si nécessaire

Vie de l’ENT

o Support technique de niveau 1 (information des utilisateurs, assistance, personnalisations)

o Relais dans l’établissement des informations du support (nouveautés, indisponibilités…)

o Accès aux statistiques d’utilisation de l’ENT dans l’établissement

o Supervision des groupes de travail, demandes de création de groupes inter-établissements

Tâches d’administration en fin d’année scolaire

Suppression des groupes de travail inutiles pour l’année suivante

Archivage des cahiers de leçons de l’année antérieure (si module utilisé)


2. Création et mise à jour des comptes via extraction Base Eleves

Lors de la création d’un établissement, les comptes utilisateurs sont générés ou mis à jour par

le support NetEcole à partir des fichiers qui lui sont communiqués.

Deux éléments vont être distingués :

- Les mises à jour des écoles (paragraphe 1)

- La mise à jour de l’ENT de Circonscription (paragraphe 2)

On conseille dans les deux cas d’être attentif aux recommandations du paragraphe 3.

1. Mise à jour des écoles

La mise à jour d’une école va être constituée de trois fichiers : - Une extraction Base Elèves des élèves

- Une extraction Base Elèves des parents

- Un fichier Excel avec les informations pour le personnel d’éducation de toutes les écoles

1. L’extraction Base Elèves des élèves

Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier

respecte les conditions suivantes.

- Les différentes colonnes ne doivent pas contenir de caractères spéciaux (& , ; « ‘ / …)

- La date de naissance doit être valide

- Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes :

o Nom Elève

o Nom d’usage Elève

o Prénom Elève

o Date naissance

o Sexe

o Adresse1

o Cp1

o Commune1

o Pays1

o Adresse2

o Cp2

o Commune2

o Pays2

o Cycle

o Niveau

o Classe

o Attestation fournie

o Autorisations associations

o Autorisations photos

o Décision de passage

Une mauvaise saisie de tous ces paramètre peut amener à un dysfonctionnement de l’ENT ou

bien à un compte crée avec de mauvaises valeurs.

Pour les mises à jour, les données des champs « Nom », « Prénom » et « Date naissance »

doivent être rigoureusement les mêmes que les données présentes dans l’ENT.


2. L’extraction Base Elèves des parents

Afin de garantir le bon fonctionnement de la mise à jour, il est nécessaire que le fichier

respecte les conditions suivantes.

- Les colonnes doivent rigoureusement être les suivantes :

o Civilité Responsable

o Nom Usage responsable

o Nom Responsable

o Prénom Responsable

o Adresse Responsable

o CP Responsable

o Commune Responsable

o Pays

o Courriel

o Téléphone domicile

o Téléphone travail

o Numéro de poste

o Nom d’usage d’enfant

o Nom de famille enfant

o Prénom enfant

o Classes enfants

o Nom d’usage enfant

o Nom de famille enfant

o Prénom enfant

o Classes enfants

3. Le fichier Excel du personnel d’éducation

Le fichier Excel du personnel d’éducation contient tout le personnel d’éducation de toutes les

écoles. Ceci permettra de réaliser les liaisons multi-établissements pour les enseignants

notamment. Attention, ce fichier ne doit pas contenir le personnel devant être présent dans la

circonscription.

(se référer au fichier fourni par le support)

Voici un descriptif des champs présents dans ce fichier pour chaque profil.

Personnel Administratif

o Nom : Nom de l’utilisateur

o Prénom : Prénom de l’utilisateur

o Date de naissance : Date de naissance de l’utilisateur de la forme JJ/MM/AAAA

o Sexe : Sexe de l’utilisateur de la forme M ou F

o Civilité : Civilité de l’utilisateur de la forme Mlle, Mme ou M.

o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (une seule valeur requise)


Personnel Non Enseignant







Enseignants






o Classe : Classe de l’enseignant de la forme : RNE$Nom de la classe (si l’utilisateur n’est rattaché qu’à

un seul établissement, vous pouvez ne mettre que le nom de la classe). Attention, le libellé de la classe

doit être rigoureusement identique au libellé de la classe des élèves. Si l’enseignant appartient à

plusieurs classes, les différentes classes seront séparées par des points virgules.

o Rattachement : RNE de l’établissement auquel rattaché l’utilisateur (peut contenir plusieurs valeurs

séparées par un $ : 0061254A$0062563M)

EnseignantsVacataires












Directions



o Date de naissance : Ne pas renseigner de date




Eleves

Afin de vous permettre de créer des comptes de démonstration, nous vous avons laissé la

possibilité de gérer des élèves et des parents dans le fichier Excel.






o Classe : Classe de l’utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être

rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants.


o Famille : Numéro de famille permettant de lié cet élève à ses parents.


Parents










2. Mise à jour de la circonscription

La mise à jour de la circonscription s’effectue au travers d’un seul fichier Excel.

(se référer au fichier fourni par le support)

Voici le détail des onglets et des champs de ce fichier.

Personnel Administratif








Personnel Non Enseignant









Enseignants












EnseignantsVacataires












Directions








Eleves








o Classe : Classe de l’utilisateur de la forme : Nom de la classe. Attention, le libellé de la classe doit être

rigoureusement identique au libellé de la classe des enseignants.




Parents










Inspecteurs

Les utilisateurs saisis dans cette rubrique seront automatiquement transformés en personnel de

Direction dans un premier temps. Les comptes seront multi-établissements avec toutes les

écoles.









3. Recommandations

Les classes saisis au niveau du fichier PersEducNat doivent être rigoureusement les mêmes avec celles

des écoles.

Les champs « Nom », « Prénom » et « Date naissance » doivent être identiques avec les valeurs de

l’ENT pour que la mise à jour fonctionne

Ne pas utiliser la ponctuation « point virgule » dans les champs de Base Elèves. Au moment de

l’exportation, le « point virgule » permet la séparation des différents champs.

Commentaires

- Tous les enseignants créés au niveau des écoles seront multi-établissements l’ENT de Circonscription.

- Tous les fichiers non conformes aux spécifications et aux recommandations ne pourront être traités

convenablement.

- Les profils suivants créés au niveau des écoles ne peuvent être multi-établissements :

o Personnel Administration

o Direction

o Personnel Non Enseignant o Elèves

o Parents

- Les profils suivants créés au niveau des écoles peuvent être multi-établissements : o Enseignants o EnseignantsVacataires

- Au niveau de l’ENT de circonscription, les inspecteurs sont automatiquement rattachés au profil

Direction.


3. Création initiale des comptes via un simple fichier Excel


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Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur (sauf prof. et élève) X

Modification d'un compte X

Suppression d'un compte X

Régénération de mot de passe X

Gestion des matières X

Lors de la création d’un établissement, les comptes utilisateurs sont générés

automatiquement par NetEcole à partir des fichiers Excel qui nous sont communiqués.

Remarque : prochainement les comptes élèves et parents pourront être importés directement et

de manière automatique depuis le logiciel national Base Eleve renseigné par les écoles.

(1) Création initiale des comptes pour l’établissement

Attention : les fichiers doivent être complétés avec rigueur pour que les procédures

automatisées de création de comptes fonctionnent. En particulier, il s’agit d’être attentif aux

noms donnés aux groupes d’élèves (qui doivent être les mêmes côté élèves et côtés

enseignants, au caractère près). Par ailleurs, les groupes d’élèves ne doivent pas être vides,

faute de quoi ils ne pourront pas être pris en compte.

Format des fichiers Excel pour la création initiale des bases

Le fichier comporte un onglet par profil, listant l’ensemble des comptes à créer.


Colonnes pour le profil Enseignants

Colonnes pour le profil Eleves : la Classe doit figurer parmi celles listées chez les enseignants

Colonnes pour le profil Parents : la Famille doit être identique avec celle saisie pour l’enfant

Colonnes pour les profils Personnels Administratifs, Personnels Non enseignants, Direction

Création initiale des comptes et génération des mots de passe

La procédure standard pour la création initiale de comptes dans l’ENT est la suivante : La création des comptes est lancée à partir des fichiers Excel fournis par la collectivité ou le rectorat

Les comptes générés (avec leurs codes d’accès et mots de passes générés automatiquement) sont

communiqués à l’administrateur d’établissement sous la forme d’un export au format Excel CSV, placé

dans son dossier documents de l’administrateur.

C’est à l’administrateur d’établissement de redistribuer ensuite leurs codes d’accès aux utilisateurs.

Concernant les mots de passe :

Les mots de passe générés automatiquement sont conformes aux niveaux de sécurités recommandés.

En cas de perte d’un mot de passe, l’administrateur dispose de la possibilité de regénérer un mot de

passe pour un compte donné, qui est aussitôt envoyé à l’administrateur par e-mail. Attention : ne pas le

communiquer à l’utilisateur par e-mail car sans mot de passe, il ne peut pas accéder à ses e-mails.

Chaque utilisateur dispose de la possibilité de changer lui-même son mot de passe, dans son profil.

(2) Mise à jour et création de nouveaux comptes avec le module administrateur


4. Comptes et mots de passe : gestion au quotidien

L’outil de Gestion des utilisateurs permet :

de rechercher un compte existant (ou un ensemble de comptes) en fonction

de son profil et/ou de son appartenance à une classe ou à un groupe, en

spécifiant les premières lettres de son nom.

pour les comptes existants, de regénérer un mot de passe, ou de modifier

leurs données, ainsi que de saisir les mouvements à la fin de chaque année

scolaire.

les comptes peuvent également être désactivés (les utilisateurs ne peuvent

alors plus se connecter, mais leur compte reste intact et leurs données sont

conservées), ou réactivés.

Et dans certains projets ENT seulement, de créer un nouveau compte (voir

les règles au paragraphe suivant)

Données saisies dans un compte (ici un compte d’enseignant) :


Règles importantes pour la création de comptes avec l’outil administrateur :

Attention : dans certains projets (exemple : ENT NetEcole de la Somme)

la création de comptes n’est pas possible directement par

l’établissement (à demander auprès de l’Inspection Académique).

Lorsque la création est possible au niveau de l’administrateur ENT de l’établissement :

Le traitement de création d’un nouveau compte n’est pas instantané. Dans un premier temps, les traitements de création sont en mode semi-

automatique. NetEcole contrôle les demandes de création de comptes faites

jusqu’à 8:00 du matin un jour J et lance les traitements manuellement afin

de mettre à disposition les fichiers contenant les nouveaux comptes

utilisateur dans le dossier « documents de l’administrateur d’établissement »

dans le courant de la journée J. À terme, l’ensemble des traitements seront

automatisés, les créations demandées un jour J dans le module

administrateur seront effectives dans l’ENT avec les fichiers déposés dans

les documents de l’administrateur à J+1.

Les demandes de nouveaux comptes utilisateurs restent accessibles dans

le module d’Administration, menu « Nouveaux utilisateurs » jusqu’aux

traitements de création dans l’ENT. Cela permet de supprimer (la

modification n’est pas possible) un compte qui aurait été mal crée, avant que

ne se déroulent les traitements. A l’issue des traitements, la liste est vidée.

Aucun mail n’est envoyé pour informer de la création des comptes.

Cependant, l’administrateur peut mettre en place une alerte sur son dossier

« documents de l’administrateur », et recevoir un email à chaque dépôt de

fichiers dans ce dossier, pour être averti de la disponibilité des nouveaux

comptes après le traitement automatique de création.

Les comptes parents ne peuvent pas être crées avant leurs enfants : au

moins un des enfants d’un parent doit déjà avoir été créé dans l’ENT (et fait

l’objet du traitement automatique) pour qu’un compte parent correspondant

puisse être créé et associé à l’enfant. Cela signifie donc que la création des

parents ne peut être faite en même temps que l’on crée le premier de leurs

enfants : il s’agit de créer le premier enfant d’une famille le jour J, attendre

qu’il soit disponible dans l’ENT (le fichier Excel contenant son compte étant

disponible dans les documents de l’administrateur), et il sera alors possible

de créer les parents de cet enfant au jour J+1.

Les comptes parents créés doivent tous être rattachés à des élèves.

Il n’y a pas de fichier généré à vide lorsqu’aucun compte n’est à créer.

Il n’est pas possible de créer plus de 2 parents pour un compte élève. (attention, les demandes non traitées ne sont pas forcément signalées)


3. Comptes et mots de passe : traitements par lots et exports

Lorsqu’une liste d’utilisateurs est affichée, la fonction « Export » permet d’obtenir un export

des données affichées au format .CSV. Le fichier généré peut être ouvert directement ou

enregistré sur le poste local. Dans tous les cas, les données exportées sont uniquement celles à

l’écran (nom, prénom, e-mail, profil et statut), cette fonction ne permet pas de retrouver la

liste des codes d’accès.

La fonction « Traitements » permet de lancer des tâches sur un ensemble d’utilisateurs ayant

le même profil :

- Exportation au format CSV : un fichier contenant la liste des utilisateurs

est généré instantanément et déposé dans le dossier de l’administrateur.

- Regénérer les mots de passe (par exemple, pour couper l’accès au

service avant la rentrée scolaire) : un fichier contenant les nouveaux

codes d’accès est déposé dans le dossier de l’administrateur après

quelques minutes de traitement (5 à 10 minutes au maximum). Il suffit

de sélectionner l’action, le profil, et de cliquer sur Traiter cette action.


4. Paramétrage établissement : personnalisation du bandeau

Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la

fonction de ‘‘personnalisation du bandeau’’ est accessible dans

l’option « Gérer l’établissement » du module « Administration ».

Cette fonctionnalité permet de modifier le bandeau qui identifie l’établissement sur toutes les

pages de l’ENT. Différentes personnalisations sont disponibles : modifier le nom de

l’établissement dans le ‘‘fil d’Ariane’’ de navigation (option « libellé de navigation ») et

l’allure de la barre transversale supérieure (image de fond avec l’option « bandeau », et texte

éventuel à faire figurer dans le bandeau avec l’option « texte du bandeau »).


5. Paramétrage établissement : personnalisation du menu

Dans le menu accessible à l’administrateur d’établissement, la fonction de ‘‘personnalisation

du menu’’ est accessible dans l’option « Gérer le menu » du module « Administration ».

Elle permet d’agir sur toutes les options du menu : ordre dans lequel apparaissent les éléments,

activation ou désactivation, nom, icône associée, lien déclenché…

En cliquant sur une option dans « l’aperçu du menu », ses paramètres peuvent être redéfinis :

Dans le formulaire des propriétés sur la droite de l’écran, la description de chaque élément du

menu peut être modifiée : son intitulé, ainsi que sa description (qui apparaît sous forme

d’info-bulle lorsqu’on amène la souris sur l’élément dans le menu).

Un menu contextuel accessible par clic droit sur chaque élément du menu permet de le déplacer,

de le renommer ou de changer son icône

Éléments du menu de l’ENT (les propriétés de l’élément sélectionné apparaissent à droite)


Les icônes sont à choisir parmi une banque prédéfinie.

On peut ajouter des entrées de menu, qui peuvent pointer sur des pages internes du site de

l’ENT (par exemple, un groupe de travail important que l’on souhaite mettre en avant dans le

menu) ou bien sur des adresses externes.

Il est possible de désactiver les entrées du menu standard de l’ENT, mais attention : en cas de

désactivation, l’option n’apparaît plus pour aucun membre de l’ENT (seul l’administrateur

peut encore la retrouver dans son aperçu, grisée).

Si l’on souhaite désactiver une entrée standard du menu, uniquement pour certains profils

d’utilisateurs (par exemple, couper l’accès aux documents de l’établissement pour les élèves,

en faisant disparaître cette option de leurs menus), il convient de laisser l’entrée de menu

active dans cet outil, et d’utiliser l’autre module d’administration, intitulé « Gérer les droits »,

pour paramétrer les profils ayant droit à accéder à cette entrée et ceux pour lesquels elle ne

doit pas apparaître. En effet, l’activation / désactivation à ce niveau-ci vaut pour tous les

profils de l’ENT.

Si vous souhaitez que les modifications opérées soient bien appliquées, ne pas oublier de

cliquer sur le bouton ‘‘enregistrer les modifications’’ avant de quitter l’outil.

Restauration d’une version précédente du menu

L’outil est doté d’une fonction qui permet de revenir en arrière, soit à la dernière version du

menu avant l’enregistrement courant, soit à la version initiale (sauvegardée automatiquement

lors de la première modification du menu de l’établissement).


6. Paramétrage établissement : droits par profil sur l’ENT

La gestion des droits par profil sur chaque module de l’ENT est accessible dans l’option

« Gérer les droits » du module « Administration ».

Elle permet de spécifier les droits d’accès sur certains modules du menu de l’ENT, pour

chaque profil : en effet, il n’est pas possible de personnaliser les droits par utilisateur,

mais par profil d’utilisateur.

En cliquant sur chaque profil, on peut spécifier en regard ses droits d’accès sur certains

modules de l’ENT, sous la forme d’une série d’icônes activées ou désactivées.

Les icônes dégrisées indiquent les droits disponibles, les icônes grisées indiquent les droits

bloqués. Pour griser/dégriser une icône, il suffit de cliquer dessus.

Les modules concernés sont les espaces mutualisés (Vie de l’école, Médiathèque) et les

connecteurs d’application (comme Gibii, …).

Pour les application connectées, on spécifie simplement si le profil a accès à l’application

(qui apparaîtra donc ou pas dans son menu, selon que l’option est activée ou pas).

Pour les espaces mutualisés (Médiathèque, Vie de l’école…) on peut spécifier différents

droits qui correspondent aux droits classiques des utilisateurs sur les dossiers et les fichiers de

l’espace mutualisé : consultation, ajout, modification, suppression et approbation.

Le droit d’approbation permet de décider quels fichiers seront visibles : si un utilisateur

ajoute un fichier sans avoir le droit d’approbation, son fichier ne sera pas visible tant qu’un

utilisateur ayant le droit d’approbation ne l’aura pas validé, ce qui permet une modération.


7. Paramétrage des modules de vie scolaire intégrés de l’ENT

On l’a vu au fil de la revue des différents modules, l’administrateur dispose de possibilités de

paramétrage ou de fonctionnalités spécifiques, notamment pour les modules de vie scolaire

spécifiques ITOP qu’il pourra retrouver dans son menu personnalisé :

Vie Scolaire / Gestion des ressources : administration des ressources, et affectation

de personnels au suivi des ressources

Vie scolaire / Gestion des évaluations, des absences, du B2i

Vie scolaire / Cahier de leçons : paramétrage, archivage en fin d’année scolaire

Mes activités / Groupes de travail : création, supervision, administration

(paramétrage, gestion des membres et des rôles) et suppression sur tous les groupes.

Pour plus d’information sur ces fonctionnalités, se reporter aux paragraphes des modules

concernés. Pour certains modules, des documentations complètes spécifiques existent.

8. Module de statistiques de l’ENT

L’administrateur peut accéder à un module de consultation de statistiques d’utilisation de

l’ENT de son établissement, grâce à l’option « Statistiques » du menu « Administration ».

Dans certains cas (pour les administrateurs d’un rectorat, ou inscrits dans plusieurs

établissements) les statistiques peuvent porter sur plusieurs établissements.

L’administrateur doit d’abord spécifier la période sur

laquelle portera l’étude statistique. Le choix d’une période

« personnalisée » permet de spécifier une date de début et

une date de fin dans l’année scolaire en cours.

Une fois complétés les choix (obligatoires) de la période et de l’établissement,

l’administrateur peut choisir sur quels modules et quels profils de l’ENT portera le rapport

statistique. Par « Modules », on entend les grands domaines d’application de l’ENT.


Les « sous modules » correspondent aux sous-

options disponibles dans chacune des grandes

options ouvrables du menu de l’ENT.

Il est ainsi possible de procéder à une analyse

assez fine de l’usage de chacune des

fonctionnalités de l’ENT dans l’établissement.

Après quelques secondes de calcul (la durée exacte dépendant de la longueur de la période

demandée, et du nombre de modules et de profils souhaités), le rapport statistique apparaît. Il

est composé de différents tableaux et graphiques permettant de comparer les données sur les

modules et profils choisis, pour la période donnée.

Nombre de consultations Consultations par profil et par heure

Nombre d’accès à l’ENT en fonction du profil et de l’heure de connexion


Remarque sur le paramétrage : la page d’accueil de l’ENT est considérée comme un

module. La consultation de cette page étant systématique à chaque connexion d’utilisateur,

son nombre de visites donne une bonne idée de la fréquentation de l’ENT. Toutefois, pour

rendre plus significative l’étude comparée de la fréquentation des différents modules, on peut

conseiller d’exclure cette page d’accueil dont les résultats écrasent en général tous les autres.

En outre, d’autres résultats plus génériques sont inclus en fin de rapport :

- Le top 5 des modules les plus visités,

- Le top 5 des modules les moins visités,

- L’usage des différents modules de l’ENT sur les 13 derniers mois.


IV. Documentation disponible pour l’administrateur Documents pouvant être utilisés lors la création de l’établissement (selon le projet ENT)

Documents délivrés au départ : la fiche d’information et le « guide d’installation » (en fait, un guide décrivant le processus de création de l’ENT). Les tableaux des droits et des modules permettent à l’administrateur de spécifier la configuration du futur ENT de l’établissement.

Cette série de documents concerne surtout les recommandations à suivre pour la saisie des données Sconet, pour permettre la construction initiale de la base des utilisateurs de l’ENT dans les meilleures conditions possibles. Elle n’est pas utile dans le cas d’un établissement qui ne tire pas ses données de l’annuaire fédérateur ou de Sconet.

Documents délivrés pour la mise en place de connecteurs d’applications (selon les besoins)

Documents délivrés lors de l’ouverture du site ENT de l’établissement

Le « compte administrateur » donne l’URL du site de l’établissement, et le code d’accès de l’administrateur. Le document de référence administrateur est le présent document. Il est délivré lors de l’ouverture de l’ENT ou de la formation de l’administrateur.

Documents techniques de procédure, délivrés par le support ITOP au fil des besoins

(…)

Référence pour l’administrateur – Annexe I : connecteur GIBII 97

Annexe I. Droits par défaut pour chaque profil

Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus

courants de l’ENT

En

seig

nan

t

Elè

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Pare

nt

Pers

on

nel d

e

dir

ecti

on

Pers

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on

en

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Pers

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nel

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ati

f

Ad

min

istr

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ur

d'é

tab

lisse

men

t

Agenda personnel

Consultation X X * X X X X

Gestion X X * X X X X

Messagerie

Envoi/Réception de messages internes à l'établissement X X * X X X X

Envoi/Réception de messages externes à l'établissement X X * X X X X

Annuaire établissement

Consultation X * X X X X

Recherche X * X X X X

Carnet d'adresses personnel


Gestion X X * X X X X

Gestion des tâches personnelles


Gestion X * X X X X

Cahier de leçons (option)


Gestion X X

Outils de vie scolaire (options) : B2i, évaluations, absences

Configuration des paramétrages

X

X X


Saisie X (1) X X

Gestion de ressources

Administration des ressources X X X

Réservation de ressources X X X X X

Suivi des ressources X X X X

Sites collaboratifs / Groupes de travail

Création des groupes X

X

Gestion des groupes X

X

Suppression des groupes

X

Participation aux groupes X X X X X X X

* = en option (1) = Autoévaluation, dans le module de suivi du B2I intégré

Référence pour l’administrateur – Annexe I : connecteur GIBII 98

Fonctionnalités accessibles pour les profils les plus

courants de l’ENT (suite)

En

se

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Elè

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Pa

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t

Pe

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nn

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Pe

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f

Ad

min

istr

ate

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lis

sem

en

t

Documents personnels

Consultation (de ses documents) X X X X X X

Gestion (de ses documents) X X X X X X

Agenda BCD (Médiathèque)


Gestion X X X

Informations BCD (Médiathèque)


Gestion X X

Liens Web BCD (Médiathèque)

Consultation X X X X

Gestion X

X

Fichiers BCD (Médiathèque)


Gestion X X

Images BCD (Médiathèque)


Gestion X X

Ressources (Médiathèque) X X X X X

Tableau d'affichage de l’école


Gestion

X X

Documents de l'établissement


Gestion X X

Liens de l'établissement


Gestion X X

Gestion des comptes Ajout d'un utilisateur X

Modification d'un compte X

Suppression d'un compte X

Régénération de mot de passe X

Gestion des matières X

Modification du mot de passe X X X X X X X

Boite à Outils


Gestion X

Logiciel de dessin X X X X X X

Logiciel de retouche photo X X X X X X

Calculatrice X X X X X X