RIO Entreprise ©gmao.eu/wp-content/uploads/pdf/Manuelcomplet.pdfL’expérience au service de la simplicité 5 Gestion des Stocks - Achats En quelques mots clefs : Les pièces détachées

L’expérience au service de la simplicité

1

RIO Entreprise ©

Le logiciel de GMAO RIO est le fruit d’une expérience de 25 années en gestion de maintenance. Cette expérience a été acquise à travers la conception, la mise en place, la formation, l’accompagnement et l’installation d’outils de gestion de maintenance dans plus de 1 000 sociétés industrielles françaises tout secteur d’activité confondu. Résultat : toutes les entreprises soucieuses de gérer la maintenance et le flux d’informations engendré par celle-ci cherchent un outil :

Simple, facile et complet,

Adaptable et sécurisé,

Évolutif et rapide à mettre en œuvre. Nous avons consacré beaucoup de temps et d’énergie à concevoir un outil intuitif s’adaptant au fur et à mesure à vos habitudes. L’objectif est toujours de simplifier l’accès à l’information. Vous découvrirez dans ce document qu’un outil gestion de maintenance peut réellement vous apporter de l’aide et vous faire gagner du temps. Le logiciel Rio est décliné en plusieurs versions (les versions Premiums (stock ou travaux) ne contiennent qu’une partie de la version Entreprise©) .


2

R I O – Présentation fonctionnelle d’ensemble

Le logiciel RIO est organisé autour des principales fonctions suivantes :

- La gestion des équipements. o Arborescence des équipements o Fiche technique des équipements o Plans, informations techniques complémentaires et personnalisables - La gestion des stocks de pièces détachées. o Pièces en rupture / Demandes de prix / Proposition de commande o Bon de commande o Gestion des budgets (engagé, livré, facturé) o Gestion des inventaires o Historique des mouvements et analyses o Statistiques automatiques sur les fournisseurs (délais, C.A., évolution prix) o Module Code Barre o Entrées / sorties o Gestion automatique des réservations o Gestion de stocks Multi-sites - La gestion des interventions o Gestion des demandes d’interventions (module complémentaire Rio D.I.) o Rapport d’intervention simplifié et personnalisable o Mise à jour automatique du stock et du dossier machine o Bons de travaux o Préventif programmable selon calendrier ou compteurs o Gestion d’opérations types - Les analyses

o Tableaux de bords techniques avec graphiques associés (temps passé, pièces consommées, analyse des types d’arrêt, analyse des types de défaillances, etc…

o Tableaux de bords financiers avec graphiques associés (Coût de pièces, main d’œuvre, sous-traitance, d’arrêt, d’immobilisation)

o o Taux de panne, MTBF (mean time between Failure), MTTR (Mean Time to Repair) o Analyses des diagnostics machines o Taux de réalisation selon les activités (préventifs, etc..) o Toutes les analyses sont exportables (xls, pdf, doc, etc..) o Le Module de Web-Reporting


3

Organiser l’arborescence : LES EQUIPEMENTS Elément fondamental dans toute GMAO, l’arborescence de votre parc machine peut être structurée sur 9 niveaux hiérarchiques.

Créer l’arborescence consiste à enregistrer et organiser les équipements selon une architecture de type usine, atelier, ligne,

machine ou Bâtiment, zone, secteur, installation. (Informations modifiables à tout moment sans aucune perte de données) Rien de plus facile pour déplacer un élément de l’arborescence (glisser – déposer)

Géolocalisation des équipements

Accédez à vos équipements en cliquant sur Les plans associés. Il est possible avec le logiciel RIO, de se positionner sur

un équipement en cliquant sur en enchainement de plans (documents au format jpg, tif, bmp, png, etc..)


4

A tous les niveaux de l’arborescence, vous pouvez associer des informations de toute nature (pdf, doc, xls, mov, etc…) des plans, des documents externes (toutes extensions confondues)

Exemple : La Fiche technique

Facultatives, Ces informations sont personnalisables. Les données figurant dans la partie « infos supplémentaires » peuvent être des liens hypertextes faisant référence à des documents externes de toute nature. Plan, site web, documents word©, excels©, etc… Lors de la consultation de cette fiche technique, un double clic sur le lien et le document source sera affiché.

Visualisez directement vos documents externes (pdf, jpg, tif, ….) dans la fiche technique


5

Gestion des Stocks - Achats

En quelques mots clefs :

Les pièces détachées. Au cœur de la gestion d’un magasin, la pièce détachée existe dès que vous lui donnez un code et une désignation. Les autres informations peuvent être utiles mais sont facultatives.

Rio © propose un outil d’importation a partir de fichier Excel. Cet outil est aussi en mesure de générer automatiquement les codes pièces.


6

Une pièce détachée peut avoir plusieurs fournisseurs avec pour chacun d’entre eux :

. Une référence

. Un conditionnement

. Un prix d’achat

. Un délai de livraison.

Vous avez plusieurs sites qui utilisent le Logiciel RIO © ?

Sans partager les mêmes bases de données pour l’ensemble de la GMAO, le logiciel Rio vous offre la possibilité de consulter la disponibilité de certaines pièces détachées sur d’autres sites.

Il est dans ce cas nécessaire de déclarer une « référence commune » qui permet de faire le lien entre les différentes bases. (Données stockées sur base mysql et hébergées sur serveur externe ou interne)

Pour chaque site, l’utilisateur voit le stock disponible et le prix d’achat. Un clic sur une ligne et le nom du responsable ainsi que son téléphone seront disponibles

Gestion des réparables Les réparables sont les pièces qui ont un double statut : parfois pièces détachées parfois élément de l’arborescence.

Réservations : automatiquement gérées en fonction des dates prévues d’utilisation ainsi que du délai de livraison. Alarme automatique si ces pièces sont en ruptures de stock.

L’historique des mouvements (entrées et sorties) Un double clic sur le numéro du BT et vous en voyez tout le détail.


7

l’onglet plan. Format PDF, JPG, PCX, Tif, BMP, etc… Tous les formats d’image que vous pouvez utiliser sous Windows © sont attachables. Ces documents ne sont pas insérés dans la gmao ; c’est un lien qui est mémorisé.

Autres informations intéressantes : (onglet info sup)

Pièces associées (celles qu’il ne faut pas oublier de commander en même temps)

Pièces de remplacement / substitution.

Consommation prévues et une indication sur les fréquences de consommation calculées automatiquement.

Des petits plus…. Intéressants Dans la version 2013 du logiciel Rio, certains raccourcis ont été intégrés vers d’autres applications Web. Par exemple dans la fiche « Fournisseurs » ou « sous-traitants », un raccourci de localisation démarre automatiquement Google Maps et vous positionne sur l’adresse en question.

.Seule condition, avoir une adresse cohérente dans votre fiche fournisseur


8

Les Budgets.

Facultatifs, ils vous permettent de suivre les achats (pièces et sous-traitance) engagés, livrés.

Vous pouvez

enregistrer pour chaque centre de charge un budget prévisionnel.

Le logiciel mettra à jour automatiquement les soldes lors des commandes / demandes d’achats, livraisons et

facturation.

Chaque centre de charge peut être budgété en détail sur les mois de

l’année. Les affectations budgétaires sont utilisées lors de la saisie des commandes / demandes d’achats


9

Les commandes – Demandes de prix.

De la demande de prix au bon de commande, tous les outils nécessaires à une gestion efficace du stock existent dans le logiciel. Exemple : une demande de prix peut concerner un ou plusieurs fournisseurs avec des pièces gérées ou non.

Les demandes de prix qui peuvent être directement envoyées par mails (pdf), et elles sont bien évidemment transformables en Demandes d’achats / commandes


10

Proposées automatiquement par le biais des stocks d’alertes ou générées par vous-même, les commandes, demande d’achats peuvent être imputées à : Un centre de charge

Une imputation analytique

Un élément de l’arborescence

Chaque ligne de commande peut avoir ses propres imputations.

Vous pouvez enregistrer des commandes de pièces non référencées dans votre magasin.

Les impressions sont paramétrables. Lors de la saisie de livraison, vous pourrez éditer directement des étiquettes code barre si vous le souhaitez.

Rio © dispose enfin de plusieurs fonctions très utiles qui vous permettront de gérer, visualiser, modifier, etc.. vos demandes de prix, bons de commande. (ex : liste des commandes en cours)

Tout a été mis en œuvre pour répondre d’une façon très pragmatique, très concrète à toutes les questions que l’on peut se poser lorsque l’on gère un stock de pièces détachées. Il est très facile de trouver la réponse à ce type de questions : Sur quelles machines peut se trouver telle pièce ? Ou en est la dernière commande passée chez tel fournisseur ? Quel est le meilleur prix pour telle pièce ? Quelles sont les commandes en cours sur tel budget ?, etc…


11

LES TRAVAUX ET ANALYSES

Le logiciel RIO a été conçu pour répondre aux différentes organisations. Il faut dans un premier temps définir l’arborescence des équipements. Cette arborescence peut être

structurée de 1 à 9 niveaux hiérarchiques.

Toutes les interventions pourront bien évidemment être affectées sur l’un de ces niveaux. La grande majorité des analyses de la GMAO propose entre autre l’arborescence comme critère de filtre.

De la saisie directe d’un rapport simplifié à l’organisation, la préparation, la planification des travaux, vous

trouverez une solution adaptée. La gestion de la maintenance préventive passe par la création de Fiches de maintenance préventive. Ces fiches à déclenchement calendaire ou compteur, génèreront des bons de travaux. Optionnel, Le module Rio D.I. (qui existe en mode Web) permet l’enregistrement des demandes d’interventions.


12

le rapport d’intervention. Objectif : pouvoir très simplement renseigner le logiciel RIO sur ce qui a été fait. Quel équipement – combien de temps – les pièces – l’activité – arrêt machine ? – etc... Qu’il s’agisse d’une intervention programmée ou non. Les informations minimum requises sont : 1 – l’équipement concerné 2 – le temps passé 3 – un commentaire

N’oubliez pas : Il n’est pas nécessaire d’avoir créé un bon de travail pour faire un rapport.

Les champs sont affichés ou non selon le contexte. Exemple : - l’onglet relevé de compteur ne s’affiche que si la machine concernée a au moins un compteur défini - les champs effet/cause/remède ne s’affichent pas pour le préventif

Un système de navigation (en bas de l’écran) permet à l’utilisateur de revenir aisément sur les rapports saisis afin de les modifier ou de les vérifier (que ceux-ci soient clôturés ou non).

Le rapport d’intervention est un outil SIMPLE destiné aux opérateurs maintenance. Ce rapport peut faire suite à : - Un bon de travail déjà existant. - Une intervention déjà réalisée et pour laquelle il n’existe aucun bon - Une intervention de maintenance préventive. - Une demande d’intervention émise Lors de la saisie des pièces utilisées, Rio vous aide considérablement dans la recherche. Un bouton « catalogue pièces » vous affiche dans un premier temps les pièces connues de la machine en cours, voir celles qui sont dans le « panier code barre » de l’utilisateur.

Le rapport met à jour stocks, fiche technique machine et toutes les analyses.


13

LE PREVENTIF La mise en place du préventif passe simplement par la création de fiches de maintenance préventive qui génèreront automatiquement les Bons de travaux en fonction des critères de déclenchement.

Le déclenchement d’un BT préventif peut se faire en fonction du calendrier

(Intervention toutes les x semaines)

ou en fonction d’un des

compteurs de

l’équipement (ex : toutes les x heures). Dés le 3ème relevé, Rio calcule une moyenne afin d’estimer la date des

travaux.

Lors de la création du BT préventif, vous pourrez définir les ressources (pièces détachées, main d’œuvre) nécessaires à la réalisation du travail. La création d’un Bon préventif peut être facilitée grâce aux gammes (opérations types mémorisées intégrant descriptif et ressources nécessaires + documents Word© associés).

Rio vous aide : En calculant l’évolution moyenne du compteur, le logiciel est en mesure

d’estimer la date des prochaines interventions « compteur ». En réservant automatiquement les pièces détachées qui sont nécessaires. Si elles ne sont pas disponibles, une alarme est affichée sur le menu général. Cette réservation se fait un

certain temps avant les travaux. Ce temps tient compte du délai de livraison du fournisseur, du retard moyen de celui-ci et d’un délai de sécurité que vous donnez en paramètre. En vous permettant d’intégrer une « check liste », c’est à dire une description sous forme de tâches simples des travaux à effectuer. Le rapport en sera facilité puisque


14

l’opérateur n’aura qu’à cocher les cases au regard des opérations qui ont été réalisées. En envoyant automatiquement plusieurs jours avant l’intervention un message par mail


15

Connaître la charge de travail.

3 programmes vous permettent de connaître la charge de travail : liste des travaux à effectuer, charge de travail

hebdomadaire par intervenant et le planning.

Les plannings (par équipement, par intervenant )

Planning par intervenant

Voir, Savoir, Agir.

Le planning mensuel ou annuel vous donne le nombre d’interventions ainsi que le temps total prévu. Un clic sur le mois, la semaine, le jour et vous obtenez immédiatement la liste détaillée des travaux planifiés. Chaque bon est à son tour visualisable dans son intégralité et modifiable.


16

Liste des travaux à effectuer

Exemple : écran de sélection des travaux à effectuer A partir de cet écran, vous pouvez affiner votre demande de façon très précise et n’extraire que les travaux à effectuer selon de multiples critères (activité, groupe d’équipements, intervenant, ……)

Les analyses. Techniques ou financières, les analyses fournies par le logiciel Rio conviendront autant au technicien qu’au responsable maintenance. Chaque analyse bien que complète est exportable vers d’autres outils tels qu’Excel afin d’en personnaliser l’exploitation. Notez que tous les graphiques présentés dans le logiciel RIO sont modifiables. Vous accédez au logiciel MS-graph par un simple double clic sur le graphique. Voici quelques exemples d’analyses obtenues avec Rio© Rio propose également un module de gestion de requetés. Celles-ci permettent de répondre à toutes les demandes que vous auriez. Leurs résultats peut être automatiquement envoyés par mail dans différents format selon un échéancier personnalisé. En lien avec l’option Web-reporting, vous décidez quelles sont les analyses disponibles via ce module accessible depuis n’importe quel poste du réseau.


17

Exemple 1 : La Fiche technique Très utile pour les techniciens, ce document regroupe une multitude d’informations sur l’équipement. (Informations techniques, historique, diagnostic, pièces spécifiques, etc…) Après avoir sélectionné l’équipement, vous obtenez :

Onglet Infos générales

Informations mises à jour lors de la création de l’arborescence ainsi que date de la dernière intervention avec lien sur le rapport concerné. + Calcul sur les 12 derniers mois du taux de panne, MTBF et MTTR Evolution du taux de panne et du MTBF sur les 21 derniers mois. Mean Time Between Failure (temps moyen entre deux pannes) Mean Time To Repair (temps moyen pour réparer).

Onglet Historique/ A Faire.

Tous les rapports d’interventions. Triez le tableau par un simple clic sur les colonnes. Consultez le détail

d’un rapport par un simple double clic sur le N°. Et aussi tous les travaux tous les travaux à réaliser.


18

Onglet Diagnostics. Rio© vous présente l’historique des effets/causes/remède classé pour cet équipement. Rio vous affiche la liste des rapports d’interventions en relation avec le problème choisi. Un double clic sur le N° du rapport et vous obtenez le détail de l’intervention !

Onglet Pièces.

Liste des pièces spécifiques de l’équipement concerné. Cliquez sur la pièce et vous obtenez les quantités en stock, le lieu de stockage ainsi que diverses informations sur le fournisseur principal. A droite du tableau, les informations calculées automatiquement sur la

fréquence de changement. Exemple : l’amortisseur

Stone Cut a été changé 12 fois. En moyenne, vous en changez 3 tous les 187 jours (6 mois). Cette analyse sur les fréquences de changement est également

disponible dans le stock.

Onglet

Compteurs

Visualisez en un clic l’historique des compteurs de l’équipement. Evolution des relevés et des écarts.


19

Onglet Plan

Liste des documents graphiques (nombre illimité) que vous avez associés lors de la création des équipements (pcx, bmp,

jpeg, mpeg, autocad, etc…)

Onglet Mesures Vous avez la possibilité de « suivre » des mesures (températures, niveaux, Ph, etc…). Le relevé de ces mesures effectuées par le rapport d’intervention permet la mise à jour d’une « carte de contrôle ». Le dépassement des limites (supérieures et inférieures) peut déclencher la génération automatique d’un bon de travail et d’une alarme envoyée par e-mail.


20

Exemple 2 : analyse des coûts. Parmi les analyses abordant l’aspect financier ………. Sous la forme d’un tableau ou d’un graphique, la

ventilation des coûts par activité ou technologie ou imputation analytique.

D’autres analyses vous permettront d ‘obtenir le classement de vos équipements par nature de coût (pièces, mains d’œuvre interne, sous-traitance,…)

Exemple 3 : Analyse des temps Cette analyse fournit une ventilation des heures renseignées avec les rapports d’interventions par Technologie / Activité / imputations analytique. Cette ventilation est obtenue sous forme de tableaux et de graphiques.

Après avoir éventuellement choisi un niveau d’arborescence, une période et le type d’analyse (activité, technologie ou imputation), vous obtenez la ventilation des heures passées.


21

Exemple 9 : Analyse des interventions.

Associé ou non à une demande d’intervention, ce tableau présente l’évolution du nombre de rapports sur les 12 derniers mois d’activité.

Ou, une représentation des demandes d’interventions réalisées. Cette analyse est disponible avec le module DI du logiciel Rio. Evolution du délai moyen de réalisation et du nombre de demandes émises et réalisées.


22

L’exécuteur de requête SQL et L’option Web-Report Ce programme permet de répondre à la très grande majorité des besoins d’analyses que vous auriez. Très souvent, nos clients expriment une demande, nous leurs envoyons une requête par mail, ils peuvent ensuite l’enregistrer avec un simple copier-coller. Cette requête est ensuite programmable ou exécutable à souhait. Exemple : je souhaite recevoir toutes les semaines par mail la liste des 20 dernières plus grosses pannes. Après avoir reçu et planifier l’exécution du résultat, RIO © vous enverra au format souhaité (xls, pdf, html) un tableau de ce type

Le module de Web-reporting (Option) permet quant à lui (après avoir mis à disposition les requêtes sélectionnées) De visualiser les résultats sous forme graphiques. Ce module ne nécessite pas que vous ayez le logiciel installé. Vous choisissez toutes les analyses que vous souhaitez (évolution du taux de panne, du MTBF, nombre de pannes, etc…..)


23

Via un navigateur, vous disposez de plusieurs type d’analyses, qu’elles soient basées sur les travaux ou les stocks


24

Les éditions.

Imprimer – Envoyer - Exporter

A chaque fois que vous imprimez un document, le logiciel vous propose plusieurs choix. Par défaut, il s’agit d’une impression, vous choisissez seulement le nombre de copies.

Notez : dans de nombreux cas, vous avez le choix du document à imprimer, par exemple, pour les commandes de pièces détachées, jusqu’à à 9 modèles sont disponibles. Liste non exhaustive !!

Vous pouvez envoyer le document par le biais de votre messagerie dans le format que vous souhaitez.

Ou exporter les données qui seront ensuite exploitables avec d’autres logiciels, tableurs, traitements de texte ou logiciels internes à votre entreprise.


25

Les menus et vous. L’ergonomie d’un logiciel est très importante pour son appréhension. Un logiciel, quel qu’il soit, est facile d’utilisation à partir du moment ou il est adapté fonctionnellement à vos besoins mais aussi et surtout adapté ergonomiquement à votre façon de travailler. Le logiciel RIO intègre donc une fonction permettant de concevoir et de personnaliser le menu des utilisateurs en y intégrant les fonctions que vous souhaitez et les alarmes (travaux, pièces, commandes, D.I.)

Exemple : Un Menu général Chaque personne n’a sur son écran 1 - Que les fonctions qui l’intéressent (paramétrées par l’administrateur) (sous forme textes ou icone) 2 - Que les alarmes qui lui ont été affectées (stock, commandes, travaux, D.I.)

(Exemple menu d’un technicien avec quelques fonctions du logiciel RIO)

le menu de l’administrateur au complet

menu « icones » également disponible depuis le menu général


26

RIO et l’option D.I. Gestion des demandes d’intervention. Fournit en version source et « open », le module DI peut être installé sur autant de PC que vous le souhaitez. Il permet à toute personne (préalablement déclarée dans la GMAO comme demandeur potentiel) d’émettre une demande d’intervention. Disponible sous 2 versions (Access 2000 ou Internet Explorer, développement réalisé en Java).

L’écran a deux fonctions : 1 – Créer une nouvelle demande d’intervention. Associée ou non à l’arborescence, la DI est à l’origine très souple. Lors de l’installation, vous décidez du caractère obligatoire des champs ou non. 2 – Consulter l’état des D.I. précédemment enregistrées.

Ex : Ecran de saisie/consultation d’une D.I. en mode « Web », avec Internet Explorer »

Cet écran est obtenu après identification de l’utilisateur La date, l’heure et le numéro sont automatiquement attribués

GMAOD.I.


27

Du Côté de la GMAO, toutes les 2 minutes, RIO scrute l’arrivée de nouvelles DI . Plusieurs actions peuvent alors être réalisées automatiquement lors de l’arrivée (Alarme au menu général, impression d’un document, envoi d’un mail) L’écran de consultation des D.I. vous permet d’envisager plusieurs actions concernant les demandes arrivées.

Vous pouvez alors décider de valider la D.I. (en générant un BT) ou changer son statut (Etat) ou générer une commande de sous-traitance ou réaliser directement le rapport d’intervention associé. (Notez les informations relatives à la garantie automatiquement récupérées de la fiche technique et de la fiche fournisseur) Dans le cas où vous générez un bon de travail, vous pourrez ensuite y accéder afin d’en compléter le descriptif et d’y associer les ressources (main d’œuvre, pièces, etc…) nécessaires. Le statut de la D.I. sera automatiquement mis à jour en fonction de l’évolution du ou des bons de travaux associés.

Le changement de statut des demandes d’intervention peut générer l’envoi automatique de mail aux demandeurs.


28

RIO et l’option Code Barres. Associé à un terminal Code Barre, le logiciel RIO vous propose trois fonctionnalités intéressantes.

- La sortie des pièces « panier »

Principe : au magasin, un pc connecté en permanence avec le lecteur code barre branché. Une personne arrive, prend le lecteur, lit le code barre des pièces qu’elle sort et s’identifie également avec un code barre. Le programme fonctionnant sur le terminal code barre est très simple, Code et Quantité (par défaut : 1) L’utilisateur repose le lecteur dans son puit et …………

Automatiquement, après quelques secondes, l’écran du pc affiche les pièces entrées ainsi que celles qui sont dans le « panier » de la personne. Après quelques secondes, cet écran se vide pour laisser la place à d’autres saisies éventuelles. Ensuite, lors de la saisie du rapport d’intervention, Rio affichera les pièces qui sont dans son « panier » avant d’afficher toutes les pièces du magasin. Cette manipulation permet d’aider considérablement les intervenants dans l’affectation des pièces sur les rapports. Si dans les pièces du panier, certaines sont spécifiques à l’équipement en cours, Rio© proposera en premier lieu celles-ci.


29

- L’inventaire. Préparés sur le PC avec le logiciel RIO, les inventaires peuvent être imprimés en intégrant le code barre de chaque pièce. La saisie s’en trouve alors extrêmement facilitée et fiabilisée.

Terminal portable : le ScanPal2 est un des systèmes que nous proposons comme terminal portable de saisie.

D’un excellent rapport qualité/prix, ce terminal est approprié à une utilisation en milieu industriel de part son ergonomie (touches de lecture et de validation assez grosses et très visible) et de part sa solidité et ses spécificités techniques.

Rio permet également d’imprimer des étiquettes code-barres via votre imprimante laser ou jet d’encre mais aussi via des imprimantes spécifiques code-barres à transfert thermique.

En conclusion, tout a été mis en œuvre pour faire un outil réellement simple et complet qui

puisse s’adapter à son environnement, et proposer des fonctions qui évolueront au même rythme que vos besoins.


30

Documents

RIO Entreprise ©gmao.eu/wp-content/uploads/pdf/Manuelcomplet.pdfL’expérience au service de la simplicité 5 Gestion des Stocks - Achats En quelques mots clefs : Les pièces détachées