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Rosso Stéphanie
20800557
Université de Provence-Département LEA
Rapport de stage de Licence- Parcours n°3
Du 28/03/11 au 28/09/11
Centre pour l'édition électronique ouverte
Tutrice: Delphine Cavallo, Responsable du Pôle
Information Scientifique
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Sommaire1) Présentation de l'organisme.........................................................................................................................6
Historique1: de l'association au laboratoire ...............................................................................................6Identification générale................................................................................................................................6Organisation du portail OpenEdition en trois plateformes: Revues.org, Calenda, Hypotheses.org depuis 2009.............................................................................................................................................................8Réalisation et sites du Cléo..........................................................................................................................9
2) Activités au sein du Cléo............................................................................................................................11Missions au Pôle Édition: Stylage, rapport qualité....................................................................................11
Démarches............................................................................................................................................11Quelques prestations de stylage décrites à travers mes rapports qualité pour les revues et les chargés d'édition...............................................................................................................................................12
Missions au Pôle IS: Référencement..........................................................................................................14Définition: ............................................................................................................................................14Démarches générales:..........................................................................................................................15Cas concrets .........................................................................................................................................16
3) Analyse de la communication.....................................................................................................................18Communication interne.............................................................................................................................18Communication avec les referers..............................................................................................................19
Conclusion......................................................................................................................................................24Bibliographie ..................................................................................................................................................24Annexe:...........................................................................................................................................................25
Le mouvement international pour le libre accès s'étend depuis une dizaine d'années avec l'Open
Archives Initiative durant la convention de Santa Fe en 1999, la création de plateformes
scientifiques purement électroniques telle que PloS ou encore l'harmonisation des initiatives via la
BOAI (Budapest Open Access initiative) en 2002. Les opportunités de l'édition électronique et sa
gestion concernent divers secteurs: les métiers du livre (éditeur, bibliothécaire, librairie,
documentaliste) tout comme les entreprises. D'où mon intérêt à acquérir des compétences
théoriques et techniques dans ce secteur. Revues.org a été créé en 1999. C'est une plateforme de
publication visant la mise en ligne de revues en Sciences Humaines et Sociales en libre accès. Leur
deuxième priorité étant la diffusion de compétences dans ce domaine.
J'ai obtenu ce stage suite à des recherches aux Centre Régional de Formation aux carrières de
Bibliothèques. Puis en postulant pour un stage en référencement au pôle Information Scientifique.
Afin de présenter le Cléo je développerai les objectifs, l'organisation du laboratoire, les pôles, les
missions et métiers, ainsi que les réalisations complémentaires. Enfin je présenterai un cas pratique
rencontré lors des mes missions et ferai des propositions pour une amélioration de ce cas.
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1) Présentation de l'organisme
Historique1: de l'association au laboratoire Revues.org a été créé en 1999 à l'université d'Avignon par Marin Dacos, doctorant en histoire
contemporaine. Il souhaitait doter deux revues de site interne mais également permettre l'accès à
leur contenu. Autre facteur déterminant: l'inégalité d'accès aux documents et sources scientifiques
entre bibliothèques universitaires. Il adopte alors une logique purement web en marge des
institutions de recherches. Le premier soutien vient de la communauté scientifique et plus
précisément des revues qui acceptent la diffusion intégrale de leur articles. En 2001 l'Action
Concertée Initiative du Ministère de la Recherche verse le premier financement public. Il est suivi
par l'EHESS en 2005. Jusqu'en 2002, date de création d'un comité de rédaction la structure est basée
sur du volontariat. Ce comité est constitué de chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs de
recherche et d'étude auxquels se sont ajoutés des spécialistes en édition électronique. En 2009 il
devient le Conseil Scientifique du Cléo en charge de l'orientation du Cléo, de la politique générale
et des candidatures des revues. Revues.org a longtemps fonctionné sur des ressources financières
instables. Et ce jusqu'à l'échec du CENS (Centre d'Édition Numérique Scientifique) financé par le
CNRS afin de donner une visibilité internationale aux revues. Le CNRS a reconnu le travail du Cléo
et a transféré à revues.org les 14 revues du CENS lors de sa dissolution en 2006 ainsi que son
soutien financier. Le Cléo est créé l'année suivante, en septembre 2009. Il est organisé en tant
qu'unité mixtes de services du CNRS, de l'université de Provence et d'Avignon, de l'EHESS et
intégré au TGE Adonis son principal investisseur de 2007 à 2010. (Le Cléo est maintenant associé
au TGIR BNS). Le TGE Adonis a permis le développement du portail soutenant les missions du
Cléo: « la création d'une infrastructure dédiée aux documents électronique en SHS, à partir de
projets existant ou en encourageant de nouveaux. » Les objectifs du Cléo intègrent ainsi la
documentation numérique. « Elle va de l'édition de sources, au calendrier d'évènements
scientifiques, en passant par la constitution de BDD, et le développement de moteur de recherche. »
Identification généraleObjectifs initiaux: Développement du contenu en ligne, de l'édition électronique francophone,
réalisation d'un moteur spécialisé, construction/ adaptation d'outils logiciels collectifs, Formation à
l'édition électronique et conseils, Évolutivité , visibilité et respect des standards, appropriation par la
communauté scientifique.
Effectif actuel: 33 personnes (effort concernant la création de postes, mais les deux tiers du
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personnel sont des CDD, vacataires)2
forme juridique: Unité mixte de services (UMS 3287) associant le CNRS, l'EHESS, l'Université de
Provence, et l'université d'Avignon.
Activités principales: édition électronique de revues, collections de livres, carnets, calendrier
d'évènements en Sciences Humaines et Sociales. Suivi et services aux revues adhérentes, aux
abonnés (Base De Données, Bibliothèques Universitaires) veille, documentation services et
formations.
Modèle économique:
• libre accès en amont pour les revueset producteur de contenus, en aval pour les lecteurs
• soutien financier des quatre tutelles CNRS, l'EHESS, l'université de Provence et d'Avignon, et
du TGE Adonis (2007-2010) puis de la TGIR BSN (2011). Soutiens financiers sur projets auprès de
diverses structures (région PACA, fondation Calouste Gulbenkian, etc.)
• Option barrière mobile sur les revues et collections de livres, un embargo préservant un premier
temps le papier, et contournable pour les particuliers ou établissements abonnés
• formats payants pour les liseuses
• commercialisation des derniers numéros sur Cairn
• Print On Demand en librairie en ligne3 suite à la transmission des fichiers à unibook.com
• offre Freemium 4 pour les bibliothèques: l'accès au document HTML reste grauit, l'offre propose
d'autre formats (PDF, epub) et des services payants ( notices UNIMARC, statistiques
COUNTER/SUSHI, alertes thématiques, documentation, formations...). Une brochure ainsi que les
tarifs sont en ligne.
Engagements pour la standardisation des techniques:
• membres du TEI Consortium qui définit le standard de structuration XML
• participation aux activités de l’IDPF pour un format standard des livres électroniques: l' Epub ;
• adhésion à Crossref, l’agence d’enregistrement des identifiants de documents numériques (DOI)
pour les éditeurs de contenus scientifiques ;
• membres du DOAJ (Directory of Open Access Journals), participation à la structuration d’un
espace scientifique en libre accès.
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Organisation du portail OpenEdition en trois plateformes: Revues.org, Calenda, Hypotheses.org depuis 2009
Revues.org5 est un portail de revues et de collections de livres dans toutes les disciplines des
sciences humaines et sociales. La répartition des revues se fait par thématique: sociologie, droit,
langues, philosophie, médecine... Certaines revues sont seulement électroniques, et une forte
demande pour l'édition de livres purement électroniques s'est manifestée. En Mai 2011 Revues.org
propose prés de 300 revues et 15 collections de livres. Ce qui représentent prés de 60 000
documents disponibles en lignes (articles, éditoriaux, comptes rendu de lectures, livres...). 78
revues, soit 26%, sont disponibles en libre accès intégrale, la moitié dispose d'une barrière mobile,
dont 47 font l'objet d'un accord de commercialisation via le portail Cairn.
Créé en 2000, Calenda6 est un calendrier en SHS. Il informe étudiants, enseignants, chercheurs de
l'actualité de la recherche, des événements scientifiques chaque mois: colloques, journées d'études,
séances de séminaires ou conférences, appel à contribution, offre d'emploi, numéros spéciaux de
revues... C'est la communauté scientifique elle-même qui proposent la publication d’événements.
Pour cela les utilisateurs remplissent un formulaire, puis il revient à l'équipe du Cléo de le valider
ou non. La politique éditoriale s'appuie sur un conseil scientifique dirigé par Nathalie Petiteau,
professeur d'histoire contemporaine à l'université d'Avignon.
Il connaît un fort développement et une croissance ininterrompue de l'ordre de 50% entre 2008 et
2009, notamment grâce à la publication d’événements à l'étranger.
Hypotheses.org7 est une plateforme de blogs scientifiques ou « carnets de recherches » en SHS
créée en 2008. Elle permet aux carnetiers de rendre compte régulièrement de l'avancée de leur
recherches via des blogs pré-configurés sur une plateforme commune, et de communiquer avec
leurs lecteurs par le biais de commentaires. Il peut s'agir de blogs de chercheurs, de carnets de
projets de recherches, de veille scientifique, associés à des séminaires, ou accompagnant une
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publication.
Les carnets sont valorisés par une nouvelle mise en page semblable aux pages de magazine, un
classement par type de carnet de: veille, projet de recherche, image, documents sonores et carnets
de valorisation de données. Ils sont dans ce sens classés par catégories: carnet d’événements, de
chercheur, de débat, de master, de méthodologie, de revues, de thèse, de séminaire, de terrain, de
veille, ou de média. Chaque carnet est présenté dans le catalogue par sa fiche bibliographique. Des
partenariats tels que la phonothèque de la MMSH pour les phonoblogs sont mis en place. Et les
plateformes institutionnelles ehess.hypotheses.org et mmsh.hypotheses.org agrègent les carnets
animés par des membres de ces institutions.
Suite à cette croissance un outil de gestion a été mis en place pour l'évaluation des projets (adhésion
et syndication). Le conseil scientifique vote en ligne dans Lime Survey chaque semaine. Depuis
2009 c'est au comité de validation de se prononce sur l'adhésion des revues et collections de livres,
en s'appuyant sur une expertise externe et d'après les recommandations du Conseil scientifique.
Réalisation et sites du Cléo
Manuscrits: plateforme de Gestion Électronique de Documents proposé pour les revues. Le suivi
du processus d'évaluation, l'expertises et les corrections des manuscrits y sont facilités. Il permet
aux revues de formaliser leur évaluation, de constituer des archives dans leur intranet, et l'utilisation
du logiciel libre Open Journal System pour lequel des formations sont proposées.
La maison des revues: plateforme d'information éditoriale pour les revues adhérentes. Le site
fournit de la documentation pour le travail de stylage, la mise en ligne, la création d'aborescence
d'un site, la description des fonctionnalités et services, des informations utiles pour un projet
d'édition électronique, et archives des lettre d'informations envoyées aux revues.
Cet accompagnement est poursuivi grâce aux listes de discussion des rédacteurs en chef et
secrétaire de rédaction les informant de la politique du Cléo, des aspects juridiques, économiques,
des services et à l'assemblée des revues adhérentes sur la situation de la plateforme, de nouveaux
services, et l'évolution du secteur.
Moteur de recherche : permet d'explorer l'ensemble des revues et outils documentaires. Il est basé
sur la technologie Lucene SoLR, une recherche fine par facettes, une meilleure qualification de
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l'information indexée. Il indexe les contenus des trois plateformes.
Lodel (logiciel d'édition électronique) permet de publier en ligne des articles issus de traitement
de texte. Il est basé sur des schémas XML dynamiques, sous licence GPL de la famille des CMS.
Ce logiciel essentiellement développé par l'équipe reste simple d'utilisation.
Actualité du Cléo: via le blog des activités quotidiennes ou du secteur et le Courrier du Cléo.
Actualités du portail à partir de la Lettre électronique de Revues.org, les flux de syndication,
les comptes Twitter
Cléolab: informe des nouveaux services en développement ou accessibles.
Cléoradar: regroupe la veille de l'équipe ciblée en informatique, édition, information scientifique.
Outils de travail de l'équipe: messagerie instantanée jabber, 27 listes de diffusion internes (sur le
modèle listes.revues.org: formations, vie-du-cléo, édition, suivi-du-stylage, suivi-des-adhésions,
référencement, freemium, internationalisation, todo...), wiki en intranet regroupant les archives des
principales étapes de projets, les outils d'administration, lexique, compte rendu de réunion,
documentation pédagogique.
Organisation par Pôles:
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PÔLE DIRECTION PÔLE ÉDITION PÔLE INFORMATIQUEPÔLE INFORMATION
SCIENTIFIQUE
-Pilote les orientations -Veille à la qualité scientifique des productions, au bon fonctionnement de l'équipe - Entretien des partenariats - Gestion du personnel - Établissement de budgets prévisionnels, gestion des crédits -Négociation des contrats -Veille au respect des règles comptables, administratives
-Assure la représentations publiques du Cléo-participe aux formations
-Gestion financière, comptable, administrative, RH-Agent d'ACMO:Chargé de la mise en œuvre des règles d'hygiènes et sécurité
- Suivi des revues, livres avant leur publication: cahier des charge,définition de l'architecture Et fonctionnalité du site: maquette, qualité- développement fonctionnel avec le pôle Informatique-formation- animation des communautés- veille
-Prestation de stylage: aide à la mise en ligne, création et présentation normée des articles et métadonnées-Rapport qualité
-développement de nouvelles fonctionnalités pour leportail-création de nouveaux logiciels (lodel, Servoo, OTX)-intégration de logiciels open source-debogage de logiciels
-réalisation de maquettes en HTML, CSS, Lodelscript
-gestion, maintenance, amélioration Des systèmes-veille technologique-Sécurité informatique
Responsable des données et de leur gestion
-suivi des adhésions au Cléo-Appel à projets
-Suivi de la communication externe
-Référencement des publications du portail-développer leur visibilité et leur diffusion sur les BDD,web, BU, moteurs de recherches scientifiques
-gestion candidatures pour hypothese.org-aide à la publication-suivi des développements techniques-animation de la communauté des carnetiers-formation
Directeur
Directeur adjoint
Gestionnaire
Chargé d'édition
Assistant d'édition
Chargé de partenariats
Développeur
Intégrateur
Administrateur de systèmes
Administrateur de Système d'Information
Chargé de communication
Chargé de référencement
Community manager pour Hypotheses.org
Captain Freemium
-Assure la communication sur l'offre Freemium, l'abonnement des partenaires, BU...
2) Activités au sein du Cléo
Mes activités ont consisté à styler des numéros de revues pour le pôle édition puis à prendre la suite
du référencement. Cela afin de mieux comprendre le travail éditorial en amont, comment sont
produites certaines métadonnées, ce que le Cléo peut fournir aux BDD et quels services aux revues.
En effet certaines revues peuvent déléguer le stylage, même si elles sont encouragées à
l'appropriation de leur portail. Le stylage m'a sensibilisé aux questions d'encodage, à la production
et à la qualité des métadonnées afin de prendre la suite du référencement.
J'ai ainsi participé à la production de contenus, de métadonnées et au référencement de ces derniers
par des sites externes: BDD, annuaires.
Missions au Pôle Édition: Stylage, rapport qualitéLe Stylage8 se définit par le Balisage ou segmentation du texte et suppression des caractères locaux.
Démarches• Récupération des fichiers et découpage des PDF via Adobe Acrobat pour ou directement via un
logiciel de PAO (QuarkXpress, Indesign) parfois par blocs..
• Sauvegarde du fichier RTF en Word
• Attacher les modèles de documents: Il existe deux modèles distincts dans l'opération de stylage :
un modèle de document qui permet d'appliquer les styles, et un modèle de macros qui permet de
nettoyer le document de scories typographiques ou de mises en forme.
• Utilisation d'Orphan note pour relier les notes et les appels de notes
• Stylage via Word: les métadonnées en tant que telles et dans un ordre précis. Le texte en style «
normal », après avoir traité les italiques en premier pour ne pas les perdre, les titres en respectant les
différents niveaux, en appliquant les styles spécifiques: citation, remerciement, encadré... Les
tableaux sont à styler en normal sauf s'ils sont complexes. Il faudra les styler en image ou au
contraire les refaire entièrement.
• Corrections selon les spécificités des revues en utilisant la barre des styles pour repérer les
polices ou caractères locaux.
• Lancer les macros pour finir de « nettoyer » le texte. (espace insécable, suppression double saut
de paragraphes, des caractères locaux...)
• Récupération des images et graphiques à partir de Photoshop, travail sur l'image: recadrage,
taille, qualité.
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• Importation via Lodel, vérification des champs dans la notice.
• Avant de publier l'article utilisation du debugger, pour surligner les mises en formes locales,
• Attendre l'accord des revues pour publier.
Quelques prestations de stylage décrites à travers mes rapports qualité pour les revues et les chargés d'édition.
Deux premiers numéro stylés: Labyrinthe 26 et 28 respectivement Penser par extraordinaire et
Des juifs contre l ' émancipation .
Travail effectué:
• récupération des fichiers dans quarkXpress
• Stylage
• Travail sur les notes de bas de page
• découpage du PDF et ajout du fac similé
• dossier en ligne
Temps passé: 4 jours, difficulté: facile
Remarques: Problème sous Windows 2010. Les macros ont cessé de fonctionner, difficulté à
sauvegarder les fichiers stylés. Les notes de bas de page étant discontinues, il était impossible
d'utiliser Orphan Notes, j'ai donc du renuméroter les notes et les insérer manuellement.
Revue d'Économie Industrielle n°128: La problématique des clusters
Travail effectué
• Export des articles à partir d'XPress
• Stylage des articles
• Traitement des images, tableaux
• Numéro publié
Temps passé: 4 jours, difficultés: facile
Remarques: Le numéro était déjà créé. Une partie des figures et tableaux étaient déjà dans le
dossier. Il manque certaines figures donc récupération à partir du PDF. Les italiques étaient en "I
Times Italique" à remplacer directement dans QuarkXpress dans la liste des polices pour ne pas
perdre les italiques une fois les macros lancées. Les traits d'unions étaient absents. Les tableaux ont
également été intégrés en mode image pour la plupart, les plus simples refaits puis stylés en normal.
Deux autres problèmes récurrents: le 1er celui des résumés qui restent en un seul paragraphe, il est
impossible des les styler en résumé et abstract. Le 2nd: le texte stylé en "retrait 1re ligne" ou "retrait
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corps de texte" à cause de la macro des liens hypertextes qu'il vaut mieux passer avant le stylage.
Quaternaire n°22.1
Travail effectué:
• importation des articles à partir d'Indesign
• récupération des images et redimensionnement sur Photoshop
• stylage des articles et envoi sur le site
• compression des PDF
• numéro publié, version en HTML sous embargo jusqu'au 01/03/2014
Temps passé: 3,5 jours, Difficultés: simple
Remarques: Il n'y avait que les descriptions auteurs placées en bas de page que j'ai récupéré et
stylées en tant que telles. Ce fichier contient de nombreux graphiques et d'images. Le chargé
d'édition a eu un doute concernant les fichiers à styler après le 5e article: juste l'introduction (les
métadonnées: titre, auteur, descriptions, résumé, mots clés..) en HTML et les PDF uniquement (sans
version HTML) ou articles entièrement en HTML+PDF. Les fichiers stylés sont restés sous les deux
formes dans Lodel: HTML et métadonnées+ PDF uniquement. Suite à une discussion avec le
chargé d'édition, les versions en HTML seront conservées, il faudra supprimer les versions
comprenant seulement les métadonnées et PDF. ( le suppression est à éviter pour conserver la
pérennité des URL, DOI)
Les plus grandes difficultés concernent les formules mathématiques et les caractères phonétiques.
Lorsqu'ils ne sont pas dans des tableaux complexes ou des schémas et donc à styler en image, il
faut remplacer ces caractères que Word ne reconnaît.
Enfin j'ai assisté à la formation Lodel les 19 et 20 mai pour me perfectionner.
Missions au Pôle IS: Référencement
Définition: Il désigne l'ensemble des techniques et méthodes employées pour parvenir à la meilleure diffusion
possible des contenus. Dans ce cas à rendre visibles les revue, les collections de livres et ainsi le
portail au niveau du Web, des BDD, des annuaires, des Bibliothèques Universitaires.... Le terme
« referer » désigne les BDD, bibliothèques ou des plateformes qui indexent le contenu des revues.
( métadonnées, abstract, texte intégrale).
Je suis chargée du référencement9 des publications, de proposer de nouveaux referers (BDD,
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bibliothèques universitaires) et de leur suggérer nos publications. Je suis également chargée de
mettre à jour les notices catalogues pour les rubriques referers et état de la collection (coverage list)
et de publier des notices de publications sur Wikipédia.
Démarches générales:
Le travail de référencement « humain » s'opère en trois étapes:
1- Veille : Veille des nouvelles revues adhérentes : lors la création et publication de la notice de la
revue dans le catalogue. Ces revues sont classées par disciplines, politique éditoriale (libre accès ou
sous embargo). Ce tri en amont servira à préparer le référencement: les suggestions aux referers,
identifier les revues dont il faut créer une notice Wikipédia, envoyer une demande d'OTRS,
suggestion des revues en libre accès aux DOAJ, aux BDD spécialisées. ( EconLit, Hapi, Prisma,
CLASE, LATINDEX, ScIELO, Dialnet, FLASCO, Redalyc, MLA) Des carnets de recherches :
liste de diffusion des nouvelles publications. Des BDD : suivre la liste « veille » pour les nouvelle
BDD et d'autre blog d'actualité. Les revues sont intégrées aux referers de deux façons :
automatiques et manuellement. Automatiquement : via le dépôt OAI et la coverage list qui se
mettent à jour dès la création des notices (et le renseignement des champs "état de la collection")
Manuellement à partir de la liste des nouvelles publications, il faut signaler ces publications aux
BDD et organiser leurs entrées sur Wikipédia.
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2- Sondage-suggestions-relances : Sondages et mises à jour des notices (champ référer): La mise à
jour du champ référer se fait à partir de deux éléments: la liste des nouvelles revues adhérentes,
l'identification des champs incomplets ou à modifier (date, dernier numéro). Un tableau récapitule
les relances dans l'intranet. Il permet de suivre l'historique de chaque dossier et de transmettre les 9
informations au chargé de référencement.Quand un nouveau réferer est signalé:Vérifier s’il ne
référence pas déjà certaines des revues du portail et identifier ses critères de référencement. Lui
créer une page dans le wiki dans les cibles de référencement. Lui créer une entrée dans l’index des
referers sur le portail en le classant dans l’arborescence. ( Agrégateurs de contenus pour
bibliothèques, annuaires de liens scientifiques, BDD : accès restreint, BDD : open access,
Catalogues, Moteur de recherche scientifique, Portails scientifiques.
3- Communication : Communication interne: Signaler sur la liste référencement les nouvelles
indexations, les difficultés techniques ou simplement l'échec de dialogue avec les BDD. Cela
permet d'une part d'élargir la discussion mais aussi de créer des archives aisément accessibles.
Communication externe: via les billets sur le léo lorsque les revues ou les carnets de recherches
sont référencés sur un portail d'importance. Cela permet d'expliquer la nature du portail, le nombre
de revues/carnets référencés, la nature et les objectifs du travail de référencement (outils
utilisés...)Communication du champ référer dans la notice: Le champ référer doit être publié, il
s'agit d'un travail en cours qui doit permettre aux revues de savoir où et par qui elles sont
référencées.
Outils : La macro de référencement: permet de sonder automatiquement chaque base de données
pour voir si une revue y est référencée. Le sondage se fait sur environ une trentaine de bases de
données. Une macro a été créée sur Firefox avec imacro pour faciliter le processus. La Coverage
List : permet de se tenir informé des revues en libre accès ou sous barrières mobiles. Elle a été créé
pour donner accès aux bibliothèques: aux titres, à l'ISSN, l'embargo... Cette liste est générée en
Lodelscript d'après les informations contenues dans les notices des revues.
Cas concrets
Pour l'instant je fais essentiellement de la veille et de la correspondance avec les BDD anglophones
qui ont démarché les revues adhérentes. Le but étant de replacer le portail en tant qu'intermédiaire
en proposant des solutions techniques, de nouveaux services et d'autre revues dans leurs disciplines.
Dans ce sens j'ai rédigé un mail pour Linguistic Abstract. Cette BDD souhaitait récupérer les
résumés de la revue Alsic. Cette dernière a accepté et les a renvoyé vers nous pour les solutions
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techniques. J'ai cherché et listé d'autres revues en linguistique pour leur suggérer. Les critères: choix
de revues concernant divers aspect de la linguistique, celles axées sur l'anglais et le français, les
sujets les plus indexés. Pour cela je vérifie sur leur BDD, et également s'ils n'ont pas déjà d'autres
revues du portail.
Pour ce mail comme les autre j'ai procédé de la même manière:
• J'ai lu les derniers mails puis ceux des archives
• Étudier la demande réelle (elle n'est pas toujours clair. Par exemple: une demande d'abstract
pouvait concerner les résumés des revues ou des articles.)
• J'ai recherché sur leur base s'il n'avait pas déjà des revues du portail
• J'ai listé des revues à leur proposer
• et rédigé le mail grâce aux archives sur l'intranet (certains dans le wiki, la plupart sur les listes)
Ils visaient à contacter une BDD.
Rédaction des mails pour les BDD:
Pour les contacter il faut utiliser l'alias [email protected], mettre en destinataire en copie
cachée : [email protected]. Ainsi, des archives des mails sont conservées. Une série de
mails type est accessible dans l'intranet de l'équipe (rubrique « référencement ») et dans les archives
de listes. La démarche consiste à: se présenter, présenter le portail et son action et donner les url des
outils d’interopérabilité en les expliquant, puis à suggérer des revues. Concernant les BDD
partenaires il faut leur signaler les nouvelles revues. Il faut profiter de chaque relance pour
mentionner à nouveau les outils d’automatisation, afin de leur donner l’occasion de les utiliser. Je
n'ai pas tout de suite eu recours aux archives car je me suis concentré sur les demandes des BDD.
Mais les archives sont indispensables pour le vocabulaire et les tournures de présentation du Cléo,
ainsi que le vocabulaire technique. J'ai eu recours à Worldeference et à l'aide d'une chargé d'édition
pour des corrections. Il y a également du vocabulaire sur Google doc. Néanmoins j'ai été étonnée
de ne pas trouver de modèle de mail ou d'expressions type dans l'intranet, notamment dans le
dossier créer à cet intention. J'ai donc du adapter mes réponses à partir des différent mails des
archives et rechercher le vocabulaire complémentaire.
Linguistic Abstract a été intéressé par mes propositions, et avait déjà commencer à contacter les
premières revues de la liste. Ils souhaitent indexer le résumé des autres revues, les archives
d'articles en rapport ainsi qu'une version papier. Cette dernière demande pose problème, la plupart
des revues sont uniquement électroniques. Il nous faut leur répondre, trouver toutes les revues, les
articles correspondant aux critères et leur envoyer.
Une fois que les referers ont testé le dépôt et qu'ils souhaitent indexer les métadonnées le Cléo leur
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transfert via le dépôt. Et par la suite je devrais les relancer en leur proposant de nouvelles revues et
services.
La revue CeROart nous a contacté pour savoir si l'indexation de leur texte intégral sur le portail de
Wilson Company Art Full Text> (http://www.hwwilson.com/dd/art_ft.htm) était compatible avec
l'offre Freemium. C'est le cas mais l'accès au texte intégral n'est autorisé que dans le cadre d'un
contrat. J'ai donc proposé un mail pour Wilson company.
Puis en faisant des recherches pour Sociological abstracts j'ai vu ce site qui regroupe tous les
abonnements d'une bibliothèque canadienne: http://biblio.uqo.ca/ressources-electroniques/bases-
donnees/index.php. Le directeur m'a demandé de leur envoyer un mail10. Je leur propose un accès au
contenus gratuits, d' ajouter le portail à leur liste et d'éssayer l'offre Freemuium.
J'ai mis à jour les notices des revues. Pour cela je vérifie via les flux RSS des numéros des revues la
publication de nouveaux numéros par les revues de Revues.org. Dés qu'un nouveau numéro est
publié en texte intégrale je modifie la coverage list via les notices des revues sur OpenEdition.
Je vérifie les champs suivant: ISSN, ISSN électronique, embargo (barrière mobile), définition et
politique éditoriale, l'état de la collection: le volume, le numéro, l'année de fin qui représente l'année
de sortie. J'envoie ensuite la liste des modifications aux personnes chargées des brèves. Elles
annoncent les derniers numéros parus (publiés avec accès restreint) et mis en ligne (accessible
intégralement sans barrière mobile).
J'ai également essayé l'imacro et listé des BDD que la macro ne reconnaissait plus pour le chargé de
référencement et de documentation numérique, afin qu'il les mette à jour.
La revue South Asia Multidisciplinary Academic Journal a demandé à ce que le Cléo crée leur
notice dans Wikipédia anglophone. J'ai donc lu les règles développées dans l'intranet pour créer et
publier des notices et info box sur Wikipédia. Les critères principaux pour obtenir l'autorisation
(OTRS) sont: l'objectivité, la vérifiabilité, le caractère encyclopédique. J'ai commencé à rédiger la
notice pour que la revue SAMAJ soit visible sur Wikipédia en anglais. (sans tenir compte de leur
proposition, leur notice étant trop axée sur la revue et 'commerciale') J'ai fait une courte présentation
en introduction, et j'ai proposé des rubriques pour la notice et des liens internes à intégrer. Cela afin
de donner une légitimité à la notice selon les règles de Wikipédia, de la recentrer sur l'étude des
pays d'Asie du sud et non sur la revue elle même.
Missions à venir: création de notice, autre missions liées aux référencement
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3) Analyse de la communication
Communication interneComme vu précédemment la communication interne passe par les listes de diffusion et les archives.
Toute l'équipe devrait pouvoir accéder à l'avancée du référencement, aux échanges avec les referers.
C'est une nécessité du fait de l'intervention des différents pôles (direction : attribution de la licence,
décision, informatique et édition : solutions techniques et suivi, le chargé du programme Freemium)
et biensûr car ses échanges se font au nom du Cléo. Dans l'idéal les archives des mails de toute
l'équipe seraient regroupés et classés au même endroit, c'est à dire au même niveau de les mails des
listes. Un Customer Relationship Management pourraient régler cet question. De plus concernant le
pôle information scientifique, il n'y a personne qui se charge à temps pleins du référencement et
plusieurs personnes interviennent : pour la traduction, l'offre Freemium, les solutions
techniques...Un exemple illustrant ce problème :J'ai fais des recherches concernant les revues à
suggérer et proposé un mail pour Wilson Company. Une fois que CeROArt a prévenu le pôle IS que
cette BDD voulait indexer son contenu. Le pôle informatique qui a du prendre la suite n'avait pas
connaissance de ce mail. Plusieurs personnes pensent qu'ils faut effectivement mettre en place un
CRM pour accéder plus facilement aux archives des échanges avec les revues. J'ai pensé à un CRM
pour : regrouper les mails récemment reçus et les archives classées par dates, par destinataires et/ou
sujet. Le CRM d'OBM pourrait bien correspondre aux besoins de l'équipe :
http://www.framasoft.net/article4876.html. Il est sous licence GPL et développe les fonctionnalités
de messagerie, agenda partagés, gestion de projet, annuaire... Il réglerait par la même occasion le
problème d'accès aux emploi du temps des différent pôles dans Google Agenda. Enfin il permettrait
de développer une meilleure communication, regroupée également, des nombreux projets en cours.
Communication avec les referersJusqu'à maintenant mes missions en référencement concernent essentiellement la rédaction de mails
en anglais pour les BDD. La responsable du pôle IS me transmet les demandes des BDD et les
mails des revues adhérentes. Les archives sont en effet indispensables pour les formulation et le
vocabulaire technique. Cependant il n'y a pas de message type en anglais, ni de récapitulatif du
vocabulaires et des expressions les plus utilisés. J'ai donc du adapter mes réponses à partir des
différents mails des archives et rechercher le vocabulaire complémentaire.
La création d'un mail type, et surtout des expressions ( pour la présentation, les explications des
solutions techniques, les propositions de revues...) peuvent aussi être traduits en espagnol,
portugais, allemand, italien... Ces traductions seraient faites selon l'ordre des priorités. Un support
18
pour l'anglais, l'espagnol et le portugais me semblent prioritaire. Un autre vocabulaire pourrait être
développé pour les différents referers, ou du moins un ajout. Par exemple pour contacter les
bibliothèques universitaires. Ce qui amène à un autre enjeux : le développement de l'offre Fremium
à l'étranger. Des mails d'informations et de relance concernant cette offre peuvent aussi être traduits
dans le plus grand nombre de langues possibles. Enfin en plus des mails pour contacter une BDD
on pourrait compléter le wiki par des mails type de relance pour proposer les derniers services et
les nouvelles revues. Cette démarche de modèles et de traductions du vocabulaire technique
servirait à gagner du temps pour la rédaction des mails. Elle permettrait au chargé de référencement
de se concentrer sur la demande de la BDD ou les recherches qui en découlent. De plus elle
facilitera le travail si différentes personnes sont successivement en charge des prises de contact et
des relances. L'adaptation sera plus rapide.
Voici des propositions de mails type en anglais et espagnol
Les phrases en italiques sont en communs dans ces mails et peuvent être reprises dans tous les mails
qui servent à présenter le portail et proposer des revues. Le reste est à adapter en fonction de la
demande (abstract, texte intégrale ou métadonnées), du domaine en sciences humaines et sociales
pour la suggestion des revues.
Dear Kaitlin Mackie,
I am writing to you on behalf of the French academic web platform Revues.org. Publishing nearly
300 scientific journals and book series, Revues.org < http://www.revues.org > is the most important
French platform for scientific publications in the field of the Humanities and Social Sciences.
Revues.org is maintained by the Centre for open electronic publishing < http://cleo.cnrs.fr > .
Françoise Demaizière from Alsic journal informed us about your interest to include abstracts from
journals hosted by Revues.org in your database.
The platform offers interoperability facilities such as an OAI repository < http://oai.revues.org >
and some XML standardized outputs (Dublin Core, METS, TEI, RSS). We also use ePub, HTML
and PDF formats. And our repository converts automatically the XHTML format into ePub.
Feel free to test our OAI repository and let us know if it is adequate for you to retrieve journals'
abstracts. And please note we can also provide other solutions to ensure interoperability.
Besides, our catalogue also includes other journals on linguistic studies you might be interested in :
19
Acquisition et interaction en langue étrangère (Aile): http://www.openedition.org/157
Asp : http://www.openedition.org/6457
Argumentation et analyse du discours : http://www.openedition.org/2422
Cahiers de l'Apliut : http://www.openedition.org/8473
Carnets du Cediscor : http://www.openedition.org/3603
CogniTextes : http://www.openedition.org/1862
Corpus : http://www.openedition.org/89
Discours : http://www.openedition.org/1922
Document pour l'histoire du français langue étrangère ou seconde :
http://www.openedition.org/5636
Lidil : http://www.openedition.org/644 Linx : http://www.openedition.org/6458
Recherches linguistiques de Vincennes : http://www.openedition.org/114
A comprehensive list of Revues.org publications related to linguistics is available at the following
url : http://www.openedition.org/6745
Do not hesitate to contact us if you have any questions. We are very much looking forward to
working with your team.
Best regards,
Stéphanie Rosso
Information assistant
Dear Sandra Watson
I am writing to you on behalf of the French academic web platform Revues.org. Publishing nearly
300 scientific journals and book series, Revues.org < http://www.revues.org > is the most important
French platform for scientific publications in the field of the Humanities and Social Sciences.
Revues.org is maintained by the Centre for open electronic publishing (Cleo) < http://cleo.cnrs.fr > .
The editor of CeROArt journal Muriel Verbeek informed us about your interest to feed your
database with full-text content from this publication. CeROArt is hosted by our platform
20
Revues.org.
We allow full text re-publication provided we have a contract with you. To make it simple, you can
directly deal with us rather than negotiating with every journal from our platform you are
interested in. They have to ask for our approval anyway.
This agreement could include CeROArt, as well as others journals from Revues.org coverage list
you might want to choose.
Here is a link towards Revues.org comprehensive coverage list: http://www.openedition.org/?
page=coverage & format=html
You can also sort titles by subject categories : http://www.openedition.org/?id=6555 & lang=en
And below are a few suggestions:
• La revue de l'OCIM: http://www.openedition.org/8221• 1895: http://www.openedition.org/155• Etudes photographiques:http://www.openedition.org/94,• Collections électroniques de l'INHA: http://www.openedition.org/6447• Penal field: http://www.openedition.org/85,• Droit et Cultures: http://www.openedition.org/3713• Face à face: http://www.openedition.org/3693,• Bulletin Amades: http://www.openedition.org/5222• Sillages critiques: http://www.openedition.org/2973• Lisa e-journal: http://www.openedition.org/5635• Lidil: http://www.openedition.org/644• Tic et société: http://www.openedition.org/5691• Journal of the Short Story in English:http://www.openedition.org/2652• Revue internationale de politique de développement: http://www.openedition.org/5630• Développement durable et territoire:http://www.openedition.org/315• Revue de la régulation: http://www.openedition.org/646• Revue d'économie industrielle: http://www.openedition.org/103
The platform offers interoperability facilities such as an OAI repository < http://oai.revues.org > and some XML standardized outputs (Dublin Core, METS, TEI, RSS). We also use ePub, HTML and PDF formats. Our repository converts automatically the XHTML format into ePub.Feel free to test our OAI repository and let us know if it is adequate for you to retrieve journals' content.
Please note we can also provide other solutions to ensure interoperability.Do not hesitate to contact us if need further information. We are looking forward to working with your team.
Yours faithfully,
Stéphanie Rosso
Information assistant
21
Mail type en espagnol:
Estimado señor
Le dirijo esta carta de parte de la plataforma francesa de Edición Electrónica Revues.org. Con un
catálogo de casi 300 revistas y colecciones de libros científicos, Revues.org es la plataforma de
publicaciones científicas más importante de Francia en el campo de las Ciencias Humanas y
Sociales. Revues.org es un servicio del Centro para la edición electrónica abierta.
El director de comunicación nos informó de su interés en incluir en su base de datos resumenes de
algunas revistas alojadas por Revues.org.
La plataforma ofrece interoperabilidad, un repositorio de metadatos OAI y algunos datos de salida
estándar XML (Dublin Core, METS, REI, RSS).
Utilisamos también los formatos ePub, HTML y PDF. Ademas, nuestro repositorio convierte de
forma automática el formato HTML en ePub.
Puede probar nuestro repositorio OAI y comunicarnos si le permite efectivamente recuperar los
resumenes de las revistas. Note también que podemos proveer otras soluciones para garantizar la
interoperabilidad. Además nuestro catálogo incluye otros revistas de Filología que le puede
interesar: (liste url)
Para cualquiera pregunta, no dude en contactarnos. Esperamos con impaciencia trabajar con su
equipo.
Sin otro particular,
Un saludo cordial,
Stéphanie Rosso
Outil pour ceux qui ne sont pas habitués au clavier pour les accents :
22
http://www.lexilogos.com/clavier/espanol.htm
Je mettrai la liste des raccourcis clavier sur l'intranet pour rappel. Ce genre de rappel peut égalment
s'appliquer à d'autres langues du portail.
Vocabulaire que je compléterai par la suite notamment avec les équivalents :
• Muy señor mío/ Estimado señor : Dear Mr/Mrs
• I am writing to you :le dirijo/ dirijo a ustedes
• I am writing to you behalf : les dirijo de parte de
• abstrat : resumen
• OAI repository : almacén OAI
• format : formato
• database : basa de datos, medata : metadatos
• standardized outputs : datos de salida estandar
Conclusion
Ce stage m'a beaucoup apporté. Il était d'autant plus intéressant d'apprendre dans cette structure en
pleine expansion et avec de nombreux projets. (1000 livres, OpenEdition Fremium pour n'en citer
que deux). J'ai ainsi pu comprendre davantage ce secteur concernant: les problématiques, le
vocabulaire, les connaissances théoriques et les pratiques.
Je remercie toute l'équipe pour l'aide apportée au quotidien. Delphine Cavallo et Jean-Christophe
Peyssard pour leurs conseils. Élise Gruselle pour la formation et ses explications, tout comme
Benjamin Vetorri, Mathieu, Solène Roulet, Adeline Playe, Ingrid Escalier , Nahuel Angelinetti,
Jean-André Santoni et à Jean-Baptiste Bertrand... Et tout particulièrement Marin Dacos et Delphine
Cavallo pour m'avoir permis de faire ce stage.
23
Bibliographie Guide bleu des nouveaux arrivants, Revues.org
Rapport d'activité 2002-2006, Revues.org
Rapport d'activité 2007-2008, Revues.org
Rapport d'activité 2009, Revues.org
CAVALLO Delphine. “ Revues.org: l’invention de l’édition électronique scientifique, entre libre accès et modèle économique pérenne”. Mémoires du livre / Studies in Book Culture [en ligne], 2009, Vol.1, n°1, Disponible sur: <http://www.erudit.org/revue/memoires/2009/v1/n1/038638ar.html> ISSN : 1920-602X (numérique)
Annexe:
1) URL qui contiennent des captures d'écran du site de Revues. Org de sa création à 2010:
http://wayback.archive.org/web/*/revues.org
Revues. Org en 2000: http://web.archive.org/web/20000816033833/http://www.revues.org/
2)
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009Titulaire 1 1 1 1 1 1 4 6 8CDD 0 0,75 2,83 3,67 4,33 5,17 7,24 10,08 13,17Vacataires 0 0 0 1 0,33 0,41 1,67 0,91 1,33Stagiaires 0 0,5 0,5 0,5 1 0 0 1,42 3,75Total équipe
1 2,25 4,33 6,17 6,66 6,58 12,91 18,41 26,25
24
3) Schéma de l'impression à la demande via Unibook.com
4)Explication Freemium: http://cleo.cnrs.fr/941?file=1
5) Revues: Croissance quantitative des revues adhérentes
25
Système d'information de Revues.org:
26
Croissance du nombre de documents en ligne sur le portail
Fréquentation de la consulatation de Revues.org
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011280000
760000 850000 3000000
5500000
8242000
10N149 500
11801000
14231000
1076122
429397
Nombre de consulatation sur jawstat octobre 2009- mai 2011
Mois Total Visiteurs
Visiteurs par jour
Visiteurs uniques
Ratio uniques
Pages Hits BP
Octobre 2009 75,721 2,442.6 34,933 46% 252,397 4,298,744 25.1GNovembre 2009
94,385 3,146.2 48,094 51% 342,761 4,791,930 27.5G
Décembre 2009
84,793 2,735.3 40,955 48% 298,376 3,845,089 22.8G
Janvier 2010 95,436 3,078.6 45,421 48% 357,502 4,349,525 25.8GFévrier 2010 91,723 3,275.8 44,472 48% 355,683 4,629,055 26.5GMars 2010 101,468 3,273.2 48,010 47% 373,475 6,304,933 28.9GAvril 2010 81,588 2,719.6 38,999 48% 295,525 5,078,500 21.9GMai 2010 87,465 2,821.5 40,578 46% 297,312 5,082,450 20.6GJuin 2010 77,943 2,598.1 33,139 43% 293,244 4,085,800 16.5GJuillet 2010 67,528 2,178.3 28,651 42% 258,154 3,294,278 13.8GAoût 2010 64,871 2,092.6 27,945 43% 237,767 3,242,094 13.2GSeptembre 2010
89,424 2,980.8 39,351 44% 305,053 5,037,231 19.8G
Octobre 2010 104,618 3,374.8 49,291 47% 359,864 6,277,184 23.7G
27
Novembre 2010
114,328 3,810.9 52,478 46% 382,222 6,957,481 25.6G
Décembre 2010
99,730 3,217.1 43,348 43% 330,434 5,264,285 21.1G
Janvier 2011 108,756 3,508.3 45,628 42% 354,736 5,865,977 23.1GFévrier 2011 95,541 3,412.2 38,686 40% 301,474 3,835,173 15.4GMars 2011 96,047 3,098.3 35,856 37% 315,864 1,721,722 7.8GAvril 2011 83,560 2,785.3 29,607 35% 276,272 1,362,195 6.4GMai 2011 45,493 2,787.9 17,064 38% 146,080 721,875 3.2G 1,760,418 782,506 6,134,195 86,045,521 388.7GPropulsé par AWStats. Embelli par JAWStats Analyses et Statistiques Web.
6) Calenda: Statistiques mensuelles de consultation du portail
28
Courbe de suggestion et validation des annonces sur Calenda:
7) Hypotheses.org:
Croissance quantitative des carnets
Nombre de carnets crées
Nombres de carnets agrégés
Nombre de billets publiés
Nombre de rédacteurs
Nombre de commentaires publiés
2008 34 15 950 82 6002009 71 28 3750 208 18002010 (prévision)
90 45 5500 350 2500
En 2011: 199 carnets ont été créés. (les statistitques ne sont pas toutes à jour car elles ne sont
aps encore disponible.)
29
8) Récapitulatif des étapes de stylage:
30
9) État du référencement
31
10) Mail proposé pour la bibliothèque canadienne:
Bonjour
Je suis Stéphanie Rosso en charge du référencement chez Revues.org. Nous nous sommes aperçus
que vous listiez Persée dans vos ressources en ligne. Né en 1999, Revues.org est le plus ancien
portail de revues en sciences humaines et sociales en France et publie aujourd'hui prés de 300
revues en lignes dont certaines en anglais. Nous pouvons vous proposer nos revues en libre accès
(https://intranet.revues.org/07._IST/07.6_R%C3%A9f%C3%A9rencement/Outils_r%C3%A9f
%C3%A9rencement/Liste_%3a_Revues_en_Open_Access) ainsi que l'offre Freemium combinant
libres accès et services payants: accès aux livres et revues en libres accès, assistance et formation,
fourniture et services de données, indicateurs, statistiques, lettre d'information...
(http://www.openedition.org/8873)
La plateforme a mis à disposition des référeurs une série de services pour permettre l'indexation de
nos contenus et pour les "moissonneurs" de métadonnées un dépôt OAI: http://oai.revues.org,
l'utilisation de formats standards (XML, DC, METS,TEI et ePub, HTML, PDF). Notre entrepôt
converti automatiquement le format HTML à celui de l'ePub. Voici notre coverage list:
http://www.openedition.org/?page=coverage & pubtype=revue & format=html ainsi que celle
d'Hypotheses.org, plateforme de carnets de recherche en SHS,
32
http://www.openedition.org/? page=coverage & pubtype=carnet & format=html . et quelques
propositions de revues:
La lettre de l'OCIM: http://www.openedition.org/8221
Lidil: http://www.openedition.org/644
Penal field: http://www.openedition.org/85
Face à face: http://www.openedition.org/3693
Penser l'éducation: http://www.openedition.org/3003
Revue d'économie industrielle: http://www.openedition.org/103
Catalogue des revues et collections anglaises: http://www.openedition.org/6555
Si ces différents services vous intéressent , n'hésitez pas à nous contacter pour avoir plus de
renseignements.
Bien cordialement,
Stéphanie Rosso
Pôle information Scientifique
33
