ScanFile V8 - SCANGED.COM · ScanFile V8® 6 ScanFile France • Gestion Électronique de Documents Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

Tél. : 02 31 08 36 80 Site : www.scanfile.fr Mail : [email protected]

ScanFile V8®DOCUMENT MANAGEMENT SY STEM

ScanFile V8®

� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

Présentation

Numériser, imprimer, copier, transmettre, archiver, autant d’actions quotidiennes ayant totalement intégré les technologies numériques.

Avec elles, la frontière entre applications de types bureautiques et infor-matiques n’existe plus.

Tout logiciel doit aujourd’hui être communiquant pour répondre aux exigences de rapidité et de partage de l’information en temps réel. En dotant ses logiciels de GED d’innovations technologiques performantes, en facilitant le travail collectif en réseau, ScanFile France répond aux besoins sans cesse croissants de communication des entreprises.

Avec le logiciel ScanFile V8, donnez-vous la capacité d’intégrer et de maîtriser l’ensemble des différentes étapes de la chaîne de traitement des documents dans votre entreprise, pour vous permettre à la fois plus de souplesse, de rigueur, de sécurité et d’efficacité.

Développé par l’éditeur Dieter SPIELBERG Gmbh, le logiciel de Ged ScanFile V8 est certainement l’un des meilleurs logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) actuellement sur le marché.

Dieter Spielberg GmbH, société trentenaire spécialisée dans la « Gestion Électronique de Documents » (Ged, Geide, Dématérialisation), collabore activement avec la société Canon qui distribue les logiciels ScanFile et FileDirector dans certains pays européens (Allemagne, Angleterre, Hollande) et avec d’autres éditeurs tels que SAP.

En facilitant le partage des connaissances dans l’entreprise et en assurant la coordination des activités entre les différents services ou collaborateurs, le logiciel ScanFile joue un rôle fédérateur générant gains de temps et productivité.

Solution complète de GED (GEIDE), ScanFile V8 intègre différents modules qui vous permettront d’enregistrer, de rechercher, de consulter, de mettre à jour et d’imprimer, de faxer ou d’envoyer par mail tous les documents et l’information dont vous avez besoin au quotidien. Sa structure modulaire s’adaptera strictement à vos besoins du moment.

Plus d’armoires de rangement, de dossiers suspendus, de boîtes d’archives, de documents égarés, de documents dupliqués, vous allez enfin reconquérir l’espace de vos bureaux et accroître votre productivité agréablement, en éliminant simplement les pertes de temps liées à une gestion papier.

Les capacités du logiciel ScanFile V8 à gérer des masses de documents importantes ne sont plus à démontrer et l’une des applications des plus représentative est la gestion des documents des entreprises du Greffe du Tribunal de Commerce de Paris, qui numérise avec le logiciel de GED ScanFile plusieurs dizaines de milliers de pages chaque jour, pour publi-cation Web.

Nous contacter

ScanFile France2 rue Centrale14740 SAINT-MANVIEU-NORREYTél. : 02 31 08 36 80Fax : 02 31 08 36 81Mail : [email protected] SARL au capital de 31 100 euros RCS Caen 443 130 372SIRET 443 130 372 000 16NAF 518 G

ScanFile V8®

� www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81

Présentation

SommairePrésentation 0�

Classement/ Indexation 08

Recherche 10 de documents

Numérisation/ 16 Collecte de documents

Boîte à outils ��

ScanFile V8

ScanFile V8, une solution simple et efficace pour classer et gérer tous vos documents

Vendu à des milliers d’exemplaires sur les cinq continents, directement interfacé aux produits Canon, ScanFile est l’un des logiciels de Geide le plus performant du marché. Sa version FileDirector, suite de services Web XML, certifié microsoft.net, répond aux spécifications des plus exigeants.

C’est ainsi qu’en France, ScanFile compte plusieurs centaines d’utilisa-teurs et certains sites déployés depuis plus de 10 ans.

Scanfile France dispose d’un réseau de distribution solide, constitué de spécialistes du déploiement de solutions à forte valeur ajoutée, de ssII et d’éditeurs de logiciels métiers.

FormationScanFile France propose des formations personnalisées pour permettre une intégration réussie de ses logiciels.

HotLine Les utilisateurs peuvent souscrire un abonnement leur permettant de bénéficier de l’assistance téléphonique d’un technicien qualifié pour recevoir une aide à l’utilisation des logiciels.

Assistance logiciel & service mise à jourScanFile France propose un contrat d’assistance logiciel et de mise à jour sur site. Il permet de disposer d’une liaison directe avec l’équipe support pour solutionner des problèmes logiciels, des besoins en développe-ments spécifiques, ou recevoir une assistance pour configurer et mettre en place de nouvelles applications.

TélémaintenanceScanFile France peut proposer la mise en place d’un service de télémain-tenance permettant une prise en main distante aux meilleurs coûts et dans les meilleurs délais, et ce en toute sécurité.

W

W

W

W

W

ScanFile V8®

� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

ScanFile V8ScanFile V8 est un logiciel de GED très simple, facile à utiliser et à gérer, qui possède toutes les caractéristiques appelées à servir les applications de gestion de documents les plus complexes.Le concept fondateur de ScanFile V8 est à la fois simple et révolu-tionnaire, proposer dans le cadre d’un dossier électronique virtuel de mettre à disposition des utilisateurs l’ensemble des documents formant un dossier. Ainsi, chaque utilisateur du dossier contribuera à son évolution tout en profitant avec certitude des éléments déjà constitués. ScanFile V8 s’adresse donc à tous ceux qui recherchent une productivité accrue due à une maîtrise parfaite de l’information.ScanFile V8 est donc essentiellement un logiciel de GED dédié aux documents actifs, l’archivage des documents étant seulement l’un des aspects subsidiaires de ses fonctionnalités.Au quotidien, l’utilisateur accédera donc à l’ensemble de ses dossiers et documents de son écran, pourra exécuter ses tâches habituelles avec ses outils traditionnels (Word, Excel, Outlook…), avec l’avantage d’effectuer un classement automatique et immédiat de tout document créé ou reçu dans ScanFile V8.Ainsi chaque dossier, unique, est toujours à jour et ouvert à tous sur le réseau ou sur l’Intranet, compte tenu des droits d’accès de chacun.Il va sans dire que ScanFile V8 dispose de l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à l’importation de données ou de fichiers électroniques, de gestion des scanners, de gestion de périphériques de stockage, d’indexation automatique, d’OCR….

ScanFile WebServerAujourd’hui, les sociétés intègrent de plus en plus rapidement les technologies Internet (NTIC), qui servent de support à tous les utilisa-teurs éloignés et mobiles et à la mise en œuvre de réseaux d’entreprise Intranet ou Extranet basés sur l’utilisation de l’explorateur Web.Quoi de plus naturel que d’offrir aux utilisateurs internes et externes un accès Internet/Intranet aux documents de leur organisation.Le serveur Web “ScanFile WebServer” a actuellement une place privi-légiée sur le marché puisqu’il peut offrir à ses utilisateurs les énormes avantages des technologies Internet/Intranet tout en s’appuyant sur la structure réseau éprouvée de ScanFile V8.Grâce au serveur Web ScanFile WebServer, vous pouvez offrir l’accès à vos bibliothèques de documents à n’importe qui, où qu’il se trouve dans le monde.ScanFile WebServer est une application basée sur l’utilisation d’un serveur Internet qui permet la récupération de documents très simplement grâce à un explorateur Web.

W

W

Présentation

ScanFile V8®


Que vous souhaitiez mettre vos documents à disposition sur un réseau Internet ou Intranet, le serveur Web ScanFile WebServer est le moyen le plus rapide, le plus sûr, le plus fiable et le plus facile pour y parvenir.En l’utilisant en conjonction avec ScanFile V8, vous disposez alors de tous les moyens nécessaires à l’enregistrement et l’indexation des documents, ainsi qu’à leur récupération, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

Présentation

ScanFile V8®

6 ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

ScanFile V8, système de classement dynamiqueL’évolution des techniques et des esprits fait qu’il est partout admis que la GED (GEIDE) est aujourd’hui l’une des composantes de la solution globale de gestion de l’information des entreprises et des administra-tions.Il n’y a pas si longtemps, le classement s’exprimait sous forme de classeurs, armoires, dossiers suspendus, etc., avec pour complément stylos et calculettes…Aujourd’hui, la gestion papier est supplantée par la gestion informa-tique, messagerie électronique et Internet font partie intégrante de notre quotidien.Mais nos méthodes de classement se sont-elles adaptées ?Le logiciel de GED ScanFile V8 apporte une solution concrète en complétant les autres applicatifs auxquels elle apporte des fonctions de classement et de recherche permettant d’organiser, de gérer et de retrouver plus efficacement et sous forme électronique l’ensemble des données et des documents. Avec la vague de l’internet, et son pendant dans l’entreprise qu’est l’intranet, ScanFile V8 peut être quasiment partout à l’œuvre dans l’environnement de travail. Ces techniques se diffusent sans être vérita-blement freinées par les barrières technologiques que sont les diffé-rences de plates-formes et de systèmes d’exploitation.ScanFile V8 est, au fil des ans, devenu un composant des systèmes d’information des entreprises dans lesquels il introduit des fonctions de gestion, de partage ou de circulation et d’archivage, fonctions qui viennent seconder des applicatifs et des programmes bureautiques, de gestion ou de traitement du document.

W

Présentation

ScanFile V8®


ScanFile V8, complément de l’informatique et de la bureautiqueAvec l’évolution de l’informatique, la GED (GEIDE) est une étape : celle où il devient possible d’associer des documents numériques de toute nature à des applications bureautiques, administratives, industrielles ou de production. Les solutions de GED ScanFile sont avant tout des ensembles fédéra-teurs d’outils qui viennent compléter des programmes bureautiques, ou autres, de fonctions de traitement de documents électroniques. Par document, il faut entendre non seulement la feuille que l’on numérise dans un scanner ou numériseur mais aussi le fichier issu d’ordi-nateurs centraux, le fichier son numérique, vidéo numérique, photo numérique, etc., fichiers que l’on peut relier entre eux au sein d’un dossier en créant des liens logiques.Concrètement, le logiciel de GED ScanFile V8 est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. ScanFile V8 utilise l’ensemble des techniques qui permettent d’accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d’informa-tions et de documents générés ou reçus par un organisme, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration.

W

Présentation

ScanFile V8®


Caractéristiques de ScanFileScanFile V8 est un système de gestion de documents très simple et facile à utiliser et à gérer qui possède toutes les caractéristiques requises pour servir les applications de gestion de documents les plus lourdes.

Interface utilisateur intuitiveSupporte tous les scanners noir & blanc et couleursImportation de documents électroniques (Word, Excel, PDF...) Champs index, mots-clés et recherche plein texte.Outils de visualisation et de navigation.Indexation automatique par code barre et OCR.Module COLD.Imprimante virtuelle TIFFWriter (fichiers numériques vers fichiers images).Impression virtuelle VNP.Logiciel réseau.Module ScanFile Web Server.

Ecran principal de ScanFileAprès avoir démarré ScanFile, la fenêtre principale s'affiche à l'écran. Cette fenêtre comporte une barre de menu Windows standard et différentes barres d'outils permettant un accès rapide aux différentes fonctions d'applications.Lorsque vous lancez ScanFile pour la première fois, ce sont les paramètres par défaut qui sont normalement appliqués de façon à permettre à l'application de reconnaître lequel des dispositifs d'entrée elle doit utiliser et à quel endroit vous souhaitez enregistrer les documents.

W

•••••••••••

W

Classement / Indexation

ScanFile V8®


Création des dossiersLes documents numérisés ou importés dans ScanFile sont enregistrés dans des « répertoires ». Chaque répertoire peut être créé en donnant une structure de champ correspondant aux différents types de document qui y sont enregistrés.Lorsque vous créez un répertoire ScanFile, il est destiné à la sauvegarde de types spécifiques de documents. Un répertoire ScanFile contient toujours des documents numérisés ou importés, ainsi que les informations d’indexation associées à ces documents. Il peut également comporter la base de données de recherche par OCR. Lorsque vous créez un répertoire, il vous est possible de lui attribuer un nom significatif (par exemples : Factures) et de paramétrer les champs d’indexation correspondant aux divers documents qui seront enregistrés. Le répertoire est automatiquement sauvegardé vers le lecteur local ou réseau que vous avez spécifié lors de la création.Des répertoires peuvent être créés à n’importe quel endroit, localement ou sur un réseau. Si un répertoire est créé à la racine d’un disque ou d’un lecteur réseau connecté, ScanFile déterminera ce répertoire comme répertoire par défaut. Si un répertoire est créé dans un sous répertoire local ou dans un réper-toire réseau, ce répertoire doit être partagé et ajouté dans la liste de recherche de ScanFile.Lorsque vous créez un répertoire, vous pouvez lui attribuer un nom comportant jusqu’à 32 caractères et spécifier jusquíà dix champs d’une longueur maximale de 255 caractères par champ.Des fonctionnalités particulières pourront être appliquées aux différents champs pour permettre une indexation rapide ou automatique en cours de numérisation des document ou en post-indexation.

Mots-clésUne liste prédéfinie de mots-clés peut être créée et affectée à un dossier. Ceci correspond à un niveau d'indexation supplémentaire et permet d’attribuer dans tout document spécifique plusieurs mots-clés.

W

W

Classement / Indexation

ScanFile V8®


La recherche des documents et leur visualisation dans ScanFile V8 sont des tâches simples et faciles.Les outils standards de recherche de document de ScanFile V8 sont complets, ils vous permettent d’exécuter des recherches d’Index simples, étendues avec les propriétés ET/OU, en mode texte intégral.

Recherche simpleÀ partir de la “Boîte d’outils dossier”, sélectionnez l’option “Rechercher” puis entrez les critères de recherche des documents dont vous avez besoin. Une fois cette opération terminée, pressez l’icône “Rechercher” et la recherche est effectuée. Une liste de sélections comportant les noms des différents documents coïncidant avec les critères de recherche définis, s’affiche à l’écran et la première page du premier document figurant dans cette liste s’affiche.L’utilisation de jokers, combinés à d’autres champs de mots-clés, permet de réduire au minimum la liste de sélections et de cibler les enregis-trements désirés aussi précisément que possible. Plusieurs critères de recherche peuvent être combinés pour restreindre le résultat de la recherche.

Recherche étendueLorsqu’un document est numérisé ou importé, plusieurs types d’infor-mations sont enregistrés concernant le document, en plus des diffé-rents champs affichés dans la boîte d’outils du dossier. Ces informations incluent la date de création du document et le nom de l’utilisateur ayant créé le document. En outre, si le document a subi des modifications, de quelque nature que ce soit, la date à laquelle les dernières modifications ont été effectuées et le nom de l’utilisateur ayant réalisé ces modifica-tions sont enregistrés.L’option “Recherche étendue” permet à l’utilisateur de retrouver des documents à partir du nom d’un utilisateur ou des modifications réalisées sur un document.De plus, les recherches pourront s’effectuer en “ET” ou/et en “OU”, “DE” et “JUSQU’À”.

W

W

Recherche de documents

ScanFile V8®

11 www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81

Recherche plein texteEn sélectionnant l’option «Recherche Plein texte”, vous pouvez lancer une recherche plein texte. Ce menu n’apparaît que si une reconnais-sance optique de caractères a déjà été effectuée sur le dossier.Une fois la recherche effectuée, une liste de sélections s’affiche. Cette liste donne toutes les pages des fichiers pour lesquels une correspon-dance avec le mot recherché a été trouvée. La liste présente le nombre d’occurrences du mot par page.

Mode de recherche par mot-cléSi une liste de mots-clés a été appliquée à un dossier ou une biblio-thèque, vous pourrez utiliser des combinaisons de mots-clés et/ou d’index pour composer vos recherches.Lorsque vous utilisez les mots-clés pour effectuer des recherches dans les documents, plusieurs mots-clés peuvent être sélectionnés en même temps. En choisissant soit l’option ET ou l’option OU, la recherche permet de trouver les documents qui contiennent l’ENSEMBLE des mots-clés sélectionnés qui leur sont appliqués, ou de trouver les documents qui contiennent N’IMPORTE LEQUEL d’entre les mots-clés qui leur sont appliqués.

W

W


ScanFile V8®

1� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]


Visualisation des documentsDivers outils sont mis à votre disposition pour modifier la façon dont les images sont affichées à l’écran.

Vous pouvez effectuer des zooms, des rotations et également adapter la taille de l’image en hauteur et en largeur à celle de la fenêtre. Un fichier tout entier peut être mis en page en sélectionnant les icônes page suivante/page précédente de la boîte d’outils.

W

1:1

Largeur pageZoom

Rotation anti-horaire 90°Zoom –

Page entière Rotation horaire 90°

Doc. suivant

Zoom +Doc. précédent

N° de page

Suivante

Précédente

1er document

Dernier document

1re page

Dernière

Rotation 180°

ScanFile V8®

1� www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81


Visualisation d’images multiplesEn plus de la fenêtre d’affichage d’image standard, il est possible d’ouvrir jusqu’à trois fenêtres d’affichage d’images secondaires.Les fenêtres d’affichage secondaires sont totalement indépendantes de la fenêtre d’affichage standard et du dossier.Les fenêtres secondaires restent ouvertes jusqu’à fermeture manuelle, ou jusqu’à arrêt de ScanFile.

Visualisation de fichiers numériquesScanFile V8 utilise le viewer de documents électroniques Stellent. Ce viewer permet la visualisation de plus de 200 formats de fichiers diffé-rents en standard, sans nécessité de disposer de l’application source sur son poste de travail.D’un clic droit, le fichier peut être néanmoins ouvert dans son appli-cation source, pour modification par exemple.

Visualisation par imagettesLes “imagettes” sont des représentations des pages contenues dans un fichier, qu’il est possible d’afficher à l’écran. La fonction “imagettes” vous permet de savoir si telle ou telle page est le recto ou le verso d’un document double-face et il vous est également possible de marquer les pages qui doivent être imprimées ou exportées.Les documents électroniques (fichiers de traitement de texte, par exemple) s’affichent sous forme d’une page portant la référence EDOC. Les pages d’information COLD portent, elles, la référence COLD.D’un clic droit de la souris à l’intérieur d’une imagette, vous ouvrez un menu qui vous permet d’effectuer diverses opérations sur les pages sélectionnées telles que, OCR de la page, copie, impression, envoyer par e-mail, etc.

W

W

W

ScanFile V8®

1� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

Liste de résultatsLa liste de résultats, qui affiche la liste des documents répondant aux critères de recherche lancés, peut être modifiée de façon à afficher les informations de plusieurs façons différentes.La largeur de la colonne, ainsi que l’ordre des colonnes au sein de la liste de résultats, peuvent être modifiés.

Menu de Liste de résultatsUn menu déroulant permet l’accès aux options suivantes :

tri croissant/décroissant,impression de la liste de résultats,export des documents vers un fichier,copie du document vers le presse-papiers,choix de la police de caractères et la taille d’affichage de la liste,déplacer les pages d’un enregistrement,copier toutes les pages d’un enregistrement,coller les pages précédemment copiées ou déplacées, envoyer vers… un répertoire, d’autres utilisateurs, email, un processus, portfolio et export de données, additionner les colonnes,combiner les rangées,supprimer les enregistrements et les documents sélectionnés,filtrer l’image(s), OCR (Reconnaissance Optique de Caractères),effectuer une reconnaissance de texte,sélection Outil de sélection d’enregistrement : voir ci-dessous.

W

W

•••••••••

•••••••


ScanFile V8®


Liste personnelleLa liste personnelle permet à un utilisateur de se construire une liste de documents auxquels il peut se référer fréquemment, sans pour autant avoir besoin de rechercher les répertoires ou les librairies inutilement.

Recherche avec Codeless ConnectorL’option Codeless Connector permet de relier des applicatifs sous Windows à ScanFile V8. La connection s’effectue dès lors que l’on peut connecter des champs d’indexation de l’application tierce aux champs d’indexation de ScanFile V8.À partir de l’application tierce, trois types d’action peuvent être déclen-chées par des combinaisons de touches préprogrammées :

recherchermodifiernumériser.

Exemple : à partir d’une gestion commerciale, et du champ numéro client, il est possible de lancer une recherche directe dans ScanFile qui ouvrira le dossier du client correspondant.

W

W

•••


ScanFile V8®


Utilisation d’un scannerL’un des modes d’entrée de documents dans ScanFile V8 est la numéri-sation.La société Canon diffusant le logiciel ScanFile dans de nombreux pays, ScanFile V8 possède des pilotes de scanners intégrés pour les différents modèles Canon suivants :

W

Numérisation / collecte de documents

• DR-2050C• DR-2080C• DR-3020• DR-3060• DR-3080C• DR-4580U• DR-5010C

• DR-5020• DR-5060F• DR-5080C• DR-7080C• DR-7580• DR-9080C• MS300

• MS350• MS400• MS500• MS800• Canofile 510

Ceci présente l’avantage de disposer d’une interface directe avec le scanner.ScanFile V8 permet bien évidemment d’utiliser bien d’autres scanners, et particulièrement tous les scanners disposant de drivers Twain, tels que les scanners Kodak, Fujitsu, Plustek….

Une fois le scanner installé, il suffira de le sélectionner dans la liste des scanners pour pouvoir l’utiliser. Les paramètres du scanner propres à chaque dossier seront sauvegardés et l’on pourra utiliser plusieurs scanners pour un même dossier.

ScanFile V8®


Utilisation d’un numériseur de microfiche ou microfilm CanonScanFile V8 s’interface directement avec le module d’alimentation automatique microfilm FSIII sur MS300, MS350 et MS800 Canon.Dans ce mode, un certain nombre d’images prédéfinies par l’utilisateur sont scannées automatiquement et sauvegardées sous forme d’enregis-trements séparés ou de lots d’images.Avec cette option, la fonction d’indexation automatique (code-barres, comptage ou copie de champs) est très intéressante puisqu’il est possible de saisir les informations d’indexation de chaque page individuellement au cours de la numérisation automatique. Les index peuvent également être saisis ou importés ultérieurement.

W

Intégration du scannerScanFile V8, à partir des onglets scanner, modifier, post-indexer, permet un pilotage direct et efficace du scanner.

W

Feeder manuelNumérisation par lot

Effacer les indexNumérisation par page

Page précédente

Page suivante

Autres fonctions :

Ajouter des pages à un lot

Insérer des pages à un lot

Réviser la page en cours

Enregistrer les modifications


ScanFile V8®


Numérisation avec code-barresLorsque certains documents contiennent des codes barres, il est possible d’insérer le contenu du code-barres dans l’un des champs d’indexation du dossier au cours de la numérisation du document.

W


Numérisation avec OCR plein texteCette option permet d’effectuer une reconnaissance de caractères sur un ensemble de pages numérisées et sauvegardées avec Scanfile.Une fois la reconnaissance de caractères terminée, chaque fichier texte est lié au fichier image correspondant et sauvegardé simultanément.Il est dès lors possible de rechercher un document en effectuant une recherche plein texte. Il est également possible d’utiliser le générateur de tâches pour planifier les traitements OCR. Ceux-ci peuvent être exécutés à des heures de moindre occupation du serveur, et peuvent concerner plusieurs réper-toires. Le traitement peut être exécuté sur toutes les pages ou seulement sur les nouvelles pages.

W

ScanFile V8®


Numérisation avec OCR sur zone Cette option permet d’utiliser l’OCR pour prélever sur le document numérisé des zones de texte qui deviendront les index des documents. Les différentes zones peuvent être définies et liées à des champs de la base de données.La détermination des zones se fait directement à l’aide du module OCR.Vous pouvez naviguer parmi les fichiers du dossier en utilisant les outils mis à votre disposition, jusqu’à ce que la page sur laquelle vous souhaitez définir des zones de reconnaissance s’affiche. Veuillez noter que l’opé-ration de reconnaissance de zone est toujours effectuée sur la première page d’un fichier.Une fois toutes les zones créées, le processus d’OCR peut commencer. Une fois la reconnaissance terminée, le programme d’OCR peut être fermé et il vous est alors possible d’effectuer des recherches dans le dossier à l’aide des informations reconnues.

Scan de répertoireLe planificateur de tâches est un outil destiné à sauvegarder automati-quement des documents vers des dossiers ScanFile spécifiques. Il suffit de désigner les répertoires à « scanner » et le dossier ScanFile de desti-nation.Si l’option “Post-indexer” est sélectionnée, tous les documents consi-dérés seront placés dans la liasse de post-indexation du dossier ScanFile sélectionné.L’option “Index direct” permet de sauvegarder les documents direc-tement vers le dossier, en créant ainsi des enregistrements d’indexation vides pour chaque document sauvegardé.

W

W


ScanFile V8®

�0 ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

ImportationIl existe plusieurs méthodes permettant d’importer et d’envoyer des documents vers des dossiers ScanFile.

Interface Microsoft Office

Les outils d’intégration Office, que vous pouvez sélectionner au cours de l’installation de ScanFile V8, vous permettent d’archiver les documents vers les dossiers ScanFile directement à partir de Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Access.

Cette barre Office permet de lancer directement l’application à partir de ScanFile. Dans la barre de menu de chacune des applications Office, ScanFile V8 installera deux icônes permettant d’enregistrer directement le document en cours dans un dossier ScanFile.

Le premier bouton permet de sauvegarder vos documents avec ScanFile dans leur format initial, le second bouton lance l’imprimante virtuelle TIFFWriter qui convertit les documents au format TIFF.

Imprimante virtuelle TIFFWriter

À l’installation de ScanFile, vous pourrez installer l’imprimante réseau TIFFWriter. Celle-ci vous permet d’effectuer une impression virtuelle de tout document imprimable avec un classement dans ScanFile. Cette imprimante s’utilise comme une imprimante papier classique, à la diffé-rence que le résultat est un fichier TIFF, et qu’une boîte de dialogue vous suggérera d’indexer et de positionner ce document dans un dossier.

W


Boutons ScanFile

ScanFile V8®

�1 www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81

Imprimante virtuelle VNP

ScanFile VNP, une option de ScanFile, vous permet de créer des impri-mantes réseaux virtuelles qui peuvent être utilisées pour imprimer des documents à des endroits spécifiques soit en local ou sur des médias de stockage réseau. Ces documents, qui seront convertis en format TIFF Group 4 pourront alors être automatiquement importés dans des réper-toires spécifiques de ScanFile en utilisant le planning d’importation.Cette fonctionnalité peut être utilement liée aux options de ScanFile reconnaissance de formes de document et OCR zone.Ainsi, lors d’une impression, un document peut être discriminé par sa forme, ce qui permettra une lecture directe des éléments de zones qui formeront l’indexation.Par exemple, lors de l’impression d’un lot de factures, l’imprimante virtuelle VNP peut laisser s’exécuter l’impression papier, prélever sur chaque facture les éléments d’indexation (numéro, date, montant…), indexer chaque facture et enregistrer les images des factures dans ScanFile.Cette option est souvent utilisée en association avec un copieur multi-fonctions, pour archiver les documents envoyés à l’impression ou récupérer de façon intelligente les documents numérisés sur le copieur vers un répertoire réseau.

COLD

Le module COLD de ScanFile vous permet d’importer des données générées par ordinateur et transférées vers des dossiers ScanFile. Ces données peuvent être combinées avec des documents scannés ou d’autres documents importés pour configurer un dossier complet.Le module COLD prend les données transférées, telles que les factures émises par une unité centrale, et crée automatiquement des enregistre-ments d’indexation au niveau des pages correspondantes.Un fichier de données transférées peut contenir plusieurs milliers de pages de données, qui sont forcément divisées en pages formatées possédant elles-mêmes des données d’indexation associées.Lorsqu’il importe les données transférées dans un dossier ScanFile, le module COLD n’importe pas seulement les informations de la page mais crée également les enregistrements d’indexation associés à ces pages.Une grille de données d’importation est créée pour chacun des formats de données transférées.Cette grille de données permet de spécifier le type de fichier importé, l’emplacement des informations d’indexation et le formatage de l’affi-chage, comme par exemple : segments de recouvrement, police et taille de police, espacement de lignes et de caractères.


ScanFile V8®

�� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

Création de cdTotalement intégré à ScanFile V8, un module de préparation d’écriture sur CD permet à l’utilisateur de sélectionner les applications qu’il souhaite sauvegarder.L’intérêt de ce module est qu’il permet de gérer simultanément les images d’un dossier et la base de données afférente. Lié à la fonction bibliothèque, le module de préparation des CD permettra le stockage de la base de données afférente par un ID média qui sera géré par Scanfile pour les recherches.Ce module permet de sélectionner aisément par leur nom les différentes applications, permet également de préparer un applicatif de regrou-pement par requête avant la gravure, calcule de façon permanente la mémoire tampon nécessaire à la gravure.Le module de préparation des CD permet en outre soit de créer un CD d’archive des documents ou de créer un CD avec viewer Scanfile qui permettra, à un utilisateur, d’effectuer en mode autonome des recherches sur le CD.

Filtre d’imageLes images numérisées comportent souvent un certain nombre d’ano-malies qui nuisent à la lecture et à la reproduction du document. ScanFile V8 dispose d’un système de filtrage intégré qui permet de résoudre certains problèmes durant et après la numérisation.Ce filtre propose des combinaisons automatiques de type noircir ou éclaircir la page, éliminer des points, éliminer des lignes horizontales ou verticales, diminuer ou augmenter le contraste, etc.Les paramètres du filtre peuvent également être réglés manuellement.

Luradocument®

LuraDocument® est un système de compression d’images particulièrement efficace pour les images couleur ou en nuances de gris. Ce compresseur agit séparément sur les trois couches qui forment l’image permettant ainsi, par exemple, de dissocier le fond de page du premier plan.La réduction du poids des images est spectaculaire et elle permet d’aborder la numérisation en couleur sans crainte des temps de transfert des fichiers ou du stockage.

W

W

W

Boîte à outil

ScanFile V8®

�� www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81

Envoyer un e-mailOutre les capacités de ScanFile V8 de gérer les impressions et les fax, l’une des fonctionnalités très actuelle consiste en la possibilité, d’un clic, d’envoyer un document d’une ou plusieurs pages par e-mail.L’intégration Microsoft Office de Scanfile permet en effet d’obtenir après sélection du document l’ouverture automatique d’Outlook avec déjà préparés les documents sélectionnés en fichiers joints.Il suffit d’insérer l’adresse du destinataire et votre e-mail est prêt.Lors du paramétrage de ScanFile V8, vous pourrez décider si vous souhaitez envoyer les documents en multi-tiff ou fichier par fichier.

W

Boîte à outil

ScanFile V8®

�� ScanFile France • Gestion Électronique de Documents www.scanfile.frTél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81 [email protected]

BibliothèquesLa fonction bibliothèque est l’une des plus intéressantes de ScanFile V8. En effet, il est très facile de regrouper au sein d’une bibliothèque plusieurs applications de Scanfile et ainsi d’effectuer des mises à jour et des recherches sur l’ensemble des applications simultanément.Concrètement, il s’agit de mettre en relation les bases de données relatives aux différentes applications, ceci s’effectuant de façon totalement transparente pour l’utilisateur.Ainsi, après avoir établi ces liaisons, il sera très aisé de segmenter par utilisateur un applicatif, voire de répartir les enregistrements sur des disques physiques séparés pour des raisons de sécurité applicative ou de sauvegarde. Les recherches s’effectueront, au choix, sur l’ensemble des bases de données ou sur une seule.Un autre avantage des bibliothèques, c’est qu’elles permettent de gérer les documents répartis sur différents médias de stockage.Concernant le stockage des documents, la fonction bibliothèque permettra également la gestion de juke-boxes de CD, de DVD et de disques magnéto-optiques.

W

Boîte à outil

ScanFile V8®


Planificateur de tâchesLe Planificateur de tâches consiste en une série de services serveur destinés à exécuter automatiquement différentes actions vers des dossiers ScanFile V8 spécifiques.Ces automatismes permettent de simplifier les tâches des utilisateurs en fonctionnant en tâches de fond.La combinaison de plusieurs plannings est naturellement possible et est l’un des atouts maître de la solution ScanFile V8.Ainsi, dans un grand nombre de cas, l’on peut vraiment parler d’acqui-sition et de classement automatique des documents.

W

Planning documents électroniques

COLD

Planning Fichier & index

Planning traçabilité

Planning index Mise à jour bibliothèques

Planning workflow

TiffSpooler

VNP

Planning OCR plein texte

Délais de conservation

Planning OCR Zone

Planning Importation de documents électroniques : permet de planifier l’importation automatique de documents électroniques stockés dans des répertoires réseaux.

Planning d’importation Fichiers & Index : permet l’importation planifiée de fichiers images et d’index.

Planning traçabilité : permet de gérer le module de traçabilité.

VNP : permet de paramétrer les impressions virtuelles.

COLD : permet de définir les paramètres d’importation de données.

Planning d’importation d’Index : permet de planifier l’importation d’index.

Planning Workflow : permet la mise en œuvre planifiée du workflow.

Mise à jour des Bibliothèques : permet de planifier la mise à jour des bibliothèques.

TiffSpooler : permet d éditer en tif des spools d’impression.

Planning OCR plein texte.

Planning OCR sur Zones.

Délai de conservation : permet d’automatiser les actions liées aux délais de conservation des documents.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Boîte à outil

ScanFile V8®


Rapport d’activitéUn fichier de journalisation de l’activité des utilisateurs de ScanFile V8 avec les documents peut être généré de manière détaillée et précise.Une base de données est générée retraçant tous les mouvements sur les documents.L’administrateur de ScanFile peut lister et imprimer des rapports d’activité constitués selon des critères préétablis.Dans la pratique la gestion des événements est limitée aux actions impor-tantes pour l’organisation tels que modification, effacement, révision.

Planning TraçabilitéIl permet de définir avec précision les actions à observer qui devront être gérées en base de données.L’on pourra définir les types de dossier ou répertoires, les actions, et les utilisateurs.

W

W

Boîte à outil

ScanFile V8®


WorkflowLe module de workflow vous permet d’assigner à des documents un cheminement prédéfini qui guidera les documents vers des utilisa-teurs et/ou des répertoires dans un ordre qui aura été défini par votre processus (validation, signature,contrôle…).Les processus se composent d’étapes séparées, qui peuvent changer selon les options sélectionnées. À chaque étape le document peut être assigné à un répertoire spécifique et/ou un utilisateur. Le document ne passera à l’ étape suivante du processus, que si chaque utilisateur, aux différentes étapes, effectue l’action demandée, comme la visualisation, le rejet ou l’approbation

Planning WorkflowL’utilisation dans les “Remote Services”, du planning Workflow permet de contrôler le bon avancement des processus en cours et d’assurer le transfert automatique des documents.

Délais de validitésUn délai de rétention peut être appliqué à chaque document.Une date de mise à jour peut également être spécifiée.À l’expiration de ce délai, une tâche automatique sera lancée (présen-tation, purge, déplacement, archivage…).

W

W

W

Boîte à outil

ScanFile V8®


ScanFile Remote StationMise à jour des dossiers à distance

ScanFile V8 Remote Station est la solution idéale pour enrichir à distance vos dossiers, via Internet.Ce module s’adresse plus particulièrement aux entreprises ou organisa-tions disposant de sites décentralisés non inclus sur leur réseau ou leur extranet et qui souhaitent doter les sites distants d’un moyen d’accès au serveur central pour l’enrichissement des dossiers avec les documents reçus localement et ce en temps réel.ScanFile V8 Remote Station permet une connection distante via Internet et une mise à jour des dossiers par numérisation ou transfert de fichiers.Cette solution permet également de déclencher des impressions à distance ainsi que des e-mails.Egalement compatible avec le logiciel “e-copy”, il permet la connection distante de scanners et/ou copieurs multifonctions réseaux.L’ensemble des scanners Canon, DR 2050C, DR 3080CII, DR 7580, DR 9080C, MS 300, MS 350, MS 800, sont directement interfacés avec ScanFile V8 Remote Station.Les scanners disposant d’un driver twain peuvent également être utilisés.

W

Boîte à outil

Performances

10 pages A4, 200 x 200 dpi noir & blanc approx. 35 kb / page

Vitesse de connection (kb) 64 128 512 2048

Temps de transmission (secondes) 44 22 5 2

10 pages A4, 200 x 200 dpi 16 millions couleurs approx. 90 kb / page

avec “LuraDocument” compression

Vitesse de connection (kb) 64 128 512 2048

Temps de transmission (secondes) 112 56 14 3,5

Spécifications

Scan distant dans un dossier ScanFileEnvoi vers un dossier ScanFileEnvoi d’un dossier distant par e-mailImpression d’un dossier distantEnvoi à un utilisateur distant.Architecture client/serveur TCP-IP

••••••

ScanFile V8®


Recherche et sélection du document

Contrôle d’accès

Boîte à outil

Numérisation distante

Consultation distante

Indexation des documents

Choix de la fonction

ScanFile V8®


ScanFile WebServerDe nos jours, les sociétés intègrent de plus en plus rapidement les techno-logies Internet qui servent de support à tous les utilisateurs éloignés et mobiles et à la mise en œuvre de réseaux d'entreprise Intranet basés sur l'utilisation de l'explorateur Web comme moyen d'application cliente universelle de bureau.Compte tenu de cette tendance, les utilisateurs internes et externes souhaitent désormais obtenir l'accès Internet/Intranet aux documents de leur organisation.Le serveur Web “ScanFile WebServer” a actuellement une place privi-légiée sur le marché puisqu'il peut offrir à ses utilisateurs les énormes avantages des technologies Internet/Intranet tout en s’appuyant sur la structure réseau éprouvée de ScanFile V8.Grâce au serveur Web ScanFile WebServer, vous pouvez offrir l'accès à vos bibliothèques de documents à n'importe qui, où qu'il se trouve dans le monde.ScanFile WebServer est une application basée sur l'utilisation d'un serveur Internet qui permet la récupération de documents très simplement grâce à un explorateur Web. Que vous souhaitiez mettre vos documents à disposition sur un réseau Internet ou Intranet, le serveur Web ScanFile WebServer est le moyen le plus rapide, le plus sûr, le plus fiable et le plus facile pour y parvenir.En l'utilisant en conjonction avec ScanFile V8, vous disposez alors de tous les moyens nécessaires à l'enregistrement et l’indexation des documents, ainsi qu'à leur récupération, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez.

Caractéristiques

Options complètes de recherche, d'affichage et de téléchargement intégrées aux bibliothèques de documents ScanFile.Accès des utilisateurs limité aux bibliothèques autorisées. Option complète de mise à jour automatique des bibliothèques. Pas de logiciel client supplémentaire nécessaire, on utilise simplement un explorateur Web. N'importe quel type de document enregistré dans ScanFile peut être affiché ou téléchargé. Compte-rendu exhaustif de protocole de traçabilité sur tous les documents auxquels les utilisateurs ont eu accès.

W

•

•••

•

•

Boîte à outil

ScanFile V8®

�1 www.scanfile.fr ScanFile France • Gestion Électronique de [email protected] Tél. 02 31 08 36 80 • Fax 02 31 08 36 81

Ouverture d‘une session Web

Choix d‘une bibliothèque

Recherche dans une bibliothèque

Téléchargement du document

Page de résultats

Boîte à outil

Tél. : 02 31 08 36 80 Site : www.scanfile.fr Mail : [email protected]

Conc

eptio

n &

réa

lisat

ion

: nou

veau

reg

ard

- Ca

en -

02

31 4

7 00

47

/Jan

vier

200

7