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Schéma Directeur du numérique. Objectifs Démarche Organisation du projet. SDN : Objectifs. Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse - PowerPoint PPT Presentation
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Schéma Directeur du numérique
– Objectifs – Démarche – Organisation du projet
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 1
SDN : Objectifs
– Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée
– Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse
– Constituer un outil de programmation et d’organisation de référence pour un développement coordonné du numérique au niveau inter-établissements
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 2
SDN : Démarche
• Démarche en 4 phases
4 mois
SDN v0
Phase 2Objectifs etstratégie
Phase 2Objectifs etstratégie
12 mois
Optionnel
Phase 4Mise en œuvrePhase 4Mise en œuvre
Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre
Phase 1Diagnostic
partagé
Phase 1Diagnostic
partagé
4 mois
Synthèse existantExpression des besoins
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 3
5 mois
SDN v1
Phase 3Plan d’actionsPhase 3Plan d’actions
Élaboration SDN (15 mois)
Phase 1 : Diagnostic partagé (I)
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 4
Analyse de l’existant Expression des besoins
Phase 1 : Diagnostic partagé (II)
• Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes – Pour les établissements fondateurs
• Audit RCE des établissements • Rapport AERES • Cartographie SI de chaque établissement • Schéma Directeur SI
– Pour la COMUE• Etude E&Y de 2009• Documents IDEX et opération Campus• Document STRATER • Rapports activités
– Pour les associés• Rapport AERES • Cartographie et/ou Schéma directeur, autres )…
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 5
Phase 1 : Diagnostic partagé (III)
• Périmètre de l’étude– Offre numérique (selon architecture composants du
numérique)– Mécanismes de pilotage, d’évaluation, d’optimisation,
d’externalisation– Mécanismes de financements, sécurité juridique (production
contenus numériques, gestion de données personnelles, …)– Politiques des usages, conduite du changement, formation,
communication
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 6
Phase 1 : Diagnostic partagé (V)
• Méthodologie de réalisation d’entretiens
– Interview de 8 décideurs (entretiens téléphoniques )
– Interview des différents acteurs par « groupes métiers»
– Entretiens spécifiques
• 2 entretiens avec un groupe d’étudiants (entre 7 et 10)
• 2 entretiens spécifiques avec des partenaires (2x1H) :
– Région
– Grand Toulouse
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 7
PI
Gouvernance et stratégie de l’UniversitéRH, vie de personnels hygiène et sécurité
Communication interne et externe
Finances, achat, marché, comptabilité
Patrimoine, développement durable, sécurité des campus, logistique
Système d’information ( urbanisation, interopérabilité des SI, référentiels, méthodes et organisation, infrastructure, sécurité SI)
Pilotage
PI
Formation
Développement économique (quartiers numériques, partenariat avec les entreprises, …)
Recherche
Rayonnement national et international
Mise en valeur et diffusion du savoir (thèses, publications de recherche, pédagothèques,…), documentation
Métiers
Vie de l’étudiant
Services numériques (outils collaboratifs, nomadisme, prise en compte des nouveaux terminaux )
Support
Phase 1 : Diagnostic partagé3 Domaines – 13 groupes métiers
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 8
Phase 1 : Diagnostic partagéReprésentativité dans les groupes métiers
• Proposition d’organisation des groupes (12 personnes)– L’ensemble des membres fondateurs sera représenté dans chaque
groupe métiers (6 au moins)– 2 membres associés et 1 représentant COMUE– Suivi du groupe par un membre de CP ou VP Numérique ( en
observateur)
9SDN : Présentation au CODIR02/04/2014
Phase 1 : Diagnostic partagé (VI)
Prestations Livrables
Réalisation des entretiens • Grilles d’entretien par typologie d’acteurs
• Restitution thématique des entretiens
Rédaction de documents de synthèse
• Synthèse de l’existant et de son degré d’hétérogénéité décliné par établissement et global • Matrice SWOT existant % besoins et projets des acteurs• Axes de mutualisation
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 10
=> Durée de la phase 1 : 4 mois
Phase 2 : Objectifs et stratégie
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 11
5 mois
Phase 2 : Objectifs et Stratégie
• Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements– Estimation des coûts et gains potentiels issus de la
mutualisation • Méthodologie
– Analyse des grilles des coûts actuels ( remplies en phase 1 par chaque établissement)
– Analyse des impacts RH (réorganisation, compétences, formations…)
– Réunion des groupes métiers pour présenter et vérifier les impacts
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 12
Phase 2 : Objectifs et Stratégie
Prestations LivrablesEtude des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination :-Coûts et gains issus de la mutualisation-Circuit de prise de décision, suivi-Changement d’organisation / métiers
• Présentation synthétique de l’opportunité de mutualisation par axe
Rédaction de documents méthodologiques à destination des établissements afin qu’ils élaborent leur stratégie en synergie avec la stratégie commune
• Documents méthodologiques à destination des établissements
Rédaction SDN/UFT v0 • Proposition SDN UFT v0
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 13
Phase 3 : Plan d’actions
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 14
10 mois
Phase 3 : Plan d’actions
• Construction du plan d’actions avec pour chaque projet :‒ Les modalités de gouvernance, objectifs, calendrier, moyens (financier,
humains), modalités d’évaluation, conduite du changement
‒ Une feuille de route permettant de s’assurer de la cohérence et de la synchronisation des actions de mutualisation
‒ La définition du plan de transformation (continuité des usages, gestion de la transition avec l’existant)
• Indicateurs d’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie numérique (quinquennal)
• Document méthodologique à destination des équipes
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 15
Phase 3 : Plan d’actions
Prestations LivrablesPlan de mise en œuvre des projets numériques
• Fiche de mise en œuvre par projet numérique
Elaboration d’un guide méthodologique d’accompagnement des actions numériques menées par les établissements
• Guide méthodologique à destination des équipes projet (conduite du changement)
Construction d’une évaluation partagée de la mise en œuvre de la stratégie numérique
• Description des dispositifs d’évaluation
Méthodologie de mise à jour du SDN
• Proposition de procédures de mise à jour du SDN
Schéma directeur du numérique • Première version du SDN de l’UFT
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 16
Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre
Phase 2Objectifs etstratégie
Phase 2Objectifs etstratégie
Phase 4Mise en œuvrePhase 4Mise en œuvre
Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre
Phase 1Diagnostic
partagé
Phase 1Diagnostic
partagé
15 mois
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 17
Phase 3Plan d’actionsPhase 3Plan d’actions
Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre
02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR 18
Prestations LivrablesDéfinition d’une méthode de travail unique pour l’ensemble des projets
• Document méthodologique de conduite de projet
Organisation et réalisation du contrôle de l’avancement des projets durant les 12 premiers mois
• Fiche méthodologique à destination de la direction de projets• Compte-rendu des intervention et fiches de recommandations
Durée de la phase 4 : 12 mois
Organisation du projetComité Stratégique
• Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse
• La présidente de l’Université de Toulouse • Un président/directeur d’un établissement membre associé • Un DGS d’établissement membre fondateur associé (en cours)• Un représentant de la CDC (I. Leguay)• Un représentant des EPST associé • Un représentant du CROUS associé • Un représentant du Grand Toulouse associé • Un représentant de la région Midi-Pyrénées associé • Chargé de mission du numérique • Chef de projet SDN
19SDN : Présentation au CODIR02/04/2014
Organisation du projetComité de pilotage
• Le directeur exécutif de la comUE• Les DGS des établissements membres fondateurs ou leur
représentant• Directeurs des départements formation et recherche et du
service SIA de la comUE• Les représentants des membres fondateurs dans le domaine du
numérique • Des représentants des membres fondateurs dans le domaine du
patrimoine et du développement durable.• Un représentant de la Caisse des Dépôts et Consignations• Chargé de Mission de Numérique• Chef de projet SDN• Membres associés
20SDN : Présentation au CODIR02/04/2014
Organisation du projetEquipe Projet
• Chef de Projet – N. Ricard
• Membres équipe projet– R. Tournier (UT1)– JL Chrisment (UT2)– S. Larroque (UT3)– B.Sor (INP)– C. Laur (INSA)– L. Dairaine (ISAE)– 1 représentant membre associé ??
• Périodicité des réunions : 15 jours
21SDN : Présentation au CODIR02/04/2014
Organisation du projet
• Notification de Ernst and Young : 12/03• Réunion de cadrage de l’organisation avec Ernst and Young
– Prévue 27/03 ( fait )
• Validation de l’organisation – Réunion des DGS du 26/03 : fait
• Comité de pilotage : (23/04/2014 : en attente de confirmation)
• Réunion plénière envisagée– Pourrait être réalisée quelques jours avant la tenue des réunions– En même temps de réunion bureau COMUE (16/05 à valider)
22SDN : Présentation au CODIR02/04/2014
Schéma Directeur du NumériquePlanning prévisionnel
23SDN : Présentation au CODIR02/04/2014