Se donner une souplesse. - docshare03.docshare.tipsdocshare03.docshare.tips/files/24816/248163574.pdf · Gestion opérationnelle Suivi et Contrôle Louer est une question : • De

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GROUPE Lea SOLUTIONS DE FINANCEMENT

Le Groupe Lea au service de votre mobilité

Métier de base

Outsourcing

Contrats d’experts

Fréquence

Cré

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Une tendance de fond : se recentrer sur son métier de base pour créer de la valeur

• Pour votre actionnaire : optimiser les ressources

• Pour vos clients : optimiser la valeur ajoutée des produits ou services

• Pour vos conducteurs : optimiser la mobilité

• Pour vos employés : optimiser ses compétences

Conclusion :

Bien faire ou externaliser

Pourquoi et comment externaliser sa flotte automobile ?

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Externaliser : une stratégie d’entreprise pour :

• Recentrer ses ressources (humaines et matérielles) sur son métier de base,

• Maîtriser ses coûts directs et contrôler les intervenants,

• Maîtriser les frais annexes ou induits,

• Améliorer la qualité,

• Se donner une souplesse.

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Des tâches fréquentes et non stratégiques

• Pour l’utilisateur : disposer en permanence d’un véhicule fiable et adapté,

• Pour le gestionnaire : contrôler la réalité économique et opérationnelle de l’usage de la flotte,

• Pour le financier : optimiser le coût total de possession de la flotte automobile.

Une évolution des objectifs de l’entreprise

• Passer de l’utilisation à une mobilité maîtrisée,

• Passer de l’information à la décision,

• Passer d’un contrôle hiérarchique à un contrôle de marché.

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L’application au matériel roulant



Services Disponibles : Full service Leasing ou Fleet Management

4% 13%

13%

11% 38%

21%

Répartition des différents coûts d'un véhicule

Frais et gestion Maintenance

Assurance Intérêt

Amortissement Carburant

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Conducteur

Gestionnaire

Décideur

Politique

d’attribution

Analyse et

optimisation

Maintenance

/ réparations

Gestion des

pneumatiques

Assistance

Véhicule

d’appoint

Gestion du

carburant

Assurance &

Gestion des

sinistres

Reporting /

Supervision

permanente

Sous-

traitance



La location longue durée répond à une démarche d'externalisation de la "problématique automobile" :

• Réduction des coûts directs et indirects,

• Allègement des immobilisations,

• Maîtrise du budget,

• Report du risque à la revente sur un tiers.

En terme financier :

En terme de gestion :

En terme de service :

• Simplification du pilotage et du contrôle,

• Optimisation des ressources en transférant les tâches répétitives et consommatrices de temps sur le loueur,

• Hausse de la valeur ajoutée pour l’entreprise.

• Amélioration du service,

• Interlocuteur unique : cellule dédiée.

Externalisation et LLD

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La situation réelle - 1er constat

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LE CONSTAT D'EXPERIENCE



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LE CONSTAT D'EXPERIENCE

l'Entreprise recherche la simplification de la gestion de son parc mais recourt souvent à plusieurs intervenants pour maintenir la concurrence.

La situation réelle – 2ème constat



Réelle perte de temps à faire l’interface entre :

• Les utilisateurs, le loueur, les services contrôle et gestion,

• Certains prestataires du "monde automobile".

Exemple :

• Lors des commandes : adéquation des choix et disponibilités des véhicules et maîtrise du budget.

• Lors des livraisons : synchronisation des délais et des lieux.

• Lors de l'utilisation : réponses aux problèmes et questions diverses.

• Lors des pannes ou accidents : gestion des sinistres et suivi des réparations.

• Lors des restitutions ou reventes : collecte des divers formulaires, synchronisation des renouvellements, expertises…

A contrario, un manque de temps pour mieux :

• Analyser les résultats et mettre en place les actions correctives adéquates,

• Piloter et mettre en concurrence les systèmes de gestion possibles,

• Contrôler les coûts induits annexes et vérifier les performances.

Des effets sur la gestion

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Un pilotage difficile :

Des effets sur la politique véhicule

• Des interlocuteurs multiples,

• Des procédures hétérogènes,

• Des informations et reportings différents et orientés par leur auteur.

D'où nécessité de travaux de synchronisation et de compilation pour obtenir une vue globale et conduire la politique automobile de l'Entreprise.

D'où nécessité d’indépendance et de stabilité quelque que soit les modes de gestion et leurs opérateurs .

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La logique d’une externalisation à valeur ajoutée

La problématique automobile est parfois… dispersée

Lea Easy Mobility globalise la gestion automobile et la prend en charge intégralement quel que soit le mode de financement ou la nature du parc auto.

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Lea Easy Mobility : l’efficacité d’une approche indépendante

Audit de Flotte

Préconisations

Cahier des charges

Mise en place

Gestion opérationnelle

Suivi et Contrôle

Louer est une question : • De refinancement • De chaîne logistique • De risques (revente)

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Dans tous les cas, la mise en place d'une solution complète d‘externalisation interne ou externe nécessite une phase d'analyse approfondie.

L'objectif est de déterminer sur la base de l'existant des besoins et souhaits d'évolutions ainsi que le cahier des charges précis à mettre en œuvre :

• La politique automobile et les règles à appliquer,

• Les relations et modes de fonctionnement,

• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs,

• Les actions corrigeant les défaillances, sources de pertes opérationnelles et de coûts cachés.

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Mise en place d’une solution



Optimiser la politique véhicule d’entreprise :

• Les règles d’attribution des véhicules,

• Les utilisateurs,

• Les prestations de service,

• Les règles d’utilisation des véhicules,

• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs.

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Une opportunité d’optimiser



Rationaliser et élaborer une documentation administrative commune :

• Guide de l’utilisateur,

• Note d’information interne,

• Catalogue Tarification (support papier et/ou intranet informatique),

• Bon de commande,

• PV de restitution,

• PV de mise à disposition,

• Facturation.

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Contrôler la production

• Mise en concurrence systématique au jour le jour des offres de services,

• Situations de parc selon l'organisation souhaitée,

• Fiscalité (envoi des états fiscaux TVTS, Taxe Professionnelle, Amortissements non déductibles),

• Suivi de la sinistralité,

• Suivi de la cohérence de l'évolution du parc, proposition de modification de contrat, début et arrêt de contrat.

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Analyser, comparer, conseiller et informer

• Analyse des coûts, leur évolution et les recommandations,

• Informations techniques (équipements et options des véhicules, nouveautés, fiscalité...),

• Aide à la prévention (sinistralité, anticipation frais de retours),

• Contrôle des performances.



Une organisation multi-loueurs, multi-systèmes

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Une organisation orientée service +

MAINTENANCE ASSISTANCE ASSURANCE VH DE REMPLACEMENT

PNEUMATIQUES CARBURANT RESTITUTION CONTROLE

COTATIONS ACHATS COMPTABILITE

CONDUCTEUR GESTIONNAIRE

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Cycle de vie, mandat et outils de gestion

Cotation

Contrat, car policy

Acceptations

Commandes et mise en service

Services et prestations

Assurance et dommages

Contrôle, consolidation

factures

Suivi du par cet de ses anomalies

Retour, contre-expertises

Revente

Coût de revient total, nouveau

budget

Une analyse indépendante, multi

parc, multi système, pivot des évolutions futures

Lea Easy Mobility

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Le

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1 • Recherche meilleure offre ou tarification Longue Durée.

2 • Réception de la commande.

3 • Ouverture informatique du dossier.

4 • Recherche de disponibilité auprès du réseau constructeur.

5 • Édition et envoi du bon de commande au concessionnaire concerné.

6 • Édition et envoi des conditions particulières au client.

7 • Suivi du délai de livraison.

8 • Mise à disposition d’un véhicule d’attente en cas de retard de livraison.

9 • Édition et envoi de la confirmation de la date et du lieu de livraison à l’utilisateur.

10 • Immatriculation du véhicule.

11 • Commande au pétrolier de la carte carburant.

12 • Émission de la carte verte d’assurance, information au courtier.

13 • Émission de la carte d’entretien.

14 • Livraison du véhicule avec toute sa documentation.

15 • Réception du bon de livraison signé par l’utilisateur.

16 • Mise en règlement de la facture.

De

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Suivi et gestion des anomalies du véhicule pendant sa durée de vie :

• Vérification des Kms effectués / Kms contractuels ou prévus,

• Vérification des fréquences de révision en fonction des Kms effectués,

• Transfert, expertise et mise à jour de l’état de parc en cas de changement de l’utilisateur,

• Vérification de la consommation en carburant et autres débits,

• Mise à disposition d’un véhicule relais en cas de vol ou de destruction (accident, incendie),

• Suivi des délais de réparation et relances auprès du garage concerné,

• Demande de duplicata de documents en cas de vol ou perte,

• Traitement des amendes.

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Contrôle de la maintenance :

• Accord préalable auprès des garagistes,

• Contrôle des kilomètres,

• Vérification du bien fondé de la réparation,

• Contrôle des factures (barèmes temps, prix des pièces détachées, remises...),

• Recours constructeurs,

• Saisie des réparations effectuées et création de l’historique maintenance/véhicule,

• Règlement des factures avec réédition si frais réels.

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Gestion des accidents

• Aide au conducteur dans la rédaction du constat,

• Organisation du remorquage du véhicule,

• Mise à disposition d’un véhicule de remplacement dans le cadre de l’option souscrite,

• Estimation des intervenants nécessaires et définition d’un processus avec le collaborateur,

• Prise des rendez-vous,

• Négociation et suivi des délais d’intervention,

• Contrôle de la fin des réparations,

• Organisation de la reprise du véhicule par le collaborateur.

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Restitution du véhicule

• Information à l’utilisateur du lieu de restitution, coordination et mise à disposition du nouveau véhicule,

• Collecte des documents et contrôle de l’état du véhicule à la restitution,

• Prise de rendez-vous si besoin d'une expertise,

• Le cas échéant, appréciation et chiffrage des usages ou dommages anormaux,

• Destruction de la carte carburant et annulation auprès du pétrolier,

• Gestion de l’arrêt des primes d’assurance, contrôle et arrêt de facturation si LLD,

• Information,

• Collecte, manutention, stockage, revente pour compte (si véhicule non loué).

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Les solutions d’externalisation : principaux avantages

• Service personnalisé indépendant, multi-parc, multi-loueur, multi-systèmes,

• Rapidité et qualité des réponses améliorée,

• Efficacité de traitement des demandes,

• Optimisation des économies, en ne payant que la juste consommation et en limitant les frais annexes (frais de remise en état par ex),

• Reporting précis, consolidé, indépendant non orienté,

• Développement d’actions de contrôle, conseil, information,

• Mutation et évolution d’un système de gestion à l’autre, facilitées,

• Optimisation budgétaire par consolidation des frais réels constatés.

Sur la base d'un Contrat-Cadre précis, l‘externalisation permet à l'Entreprise de mettre sous contrôle ses intervenants, de se concentrer exclusivement sur le pilotage de son

parc automobile sur la base d'objectifs quantitatifs et qualitatifs.

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