Séminaire sur la gestion des subventions de la Fondation District 1640

Séminaire sur la gestion des subventions de la FondationDistrict 1640

Séminaire sur la gestion des Séminaire sur la gestion des subventions de la Fondationsubventions de la Fondation

District 1640District 1640

pascal carpentier


But du séminaireBut du séminaire

• Comment assurer une bonne gestion d’une subvention

• Attentes de la Fondation en matière de gestion des fonds

• Préparer les clubs à mettre en place les critères du protocole d’accord du club

• Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des subventions


Gestion des subventionsGestion des subventionsPermet de s’assurer que les actions ou activités :• sont menées avec des outils de contrôle

financier en place• se conforment à des normes techniques élevées • respectent les principes humanitaires et

éducatifs• répondent aux besoins des bénéficiaires• atteignent leurs objectifs• veillent à l’utilisation judicieuse des fonds des

donateurs.


Actions réussiesActions réussies• Réponse à des besoins réels d’une

collectivité• Partenariat avec communication régulière• Plan de mise en œuvre avec objectifs

mesurables• Durables une fois que les fonds de

subvention ont été utilisés• Utilisation de bonnes pratiques de gestion

financière


Gestion des fondsGestion des fonds

• Supervision de l’action par des Rotariens

• Gestion des fonds en appliquant les normes en vigueur

• Signalement de toute irrégularité à la Fondation

• Mise en œuvre l’action telle qu’approuvée

• Examen des états financiers • Soumission des rapports dans les délais


Critères de certificationCritères de certification

• Participation à ce séminaire

• Acceptation du protocole d’accord du club

• Signature et envoi du protocole d’accord du club


Termes de la certificationTermes de la certification

• Certification valide pour une année rotarienne

• Responsabilité du club, en tant qu’entité, de l’utilisation des fonds de subvention

• Révéler tout conflit d’intérêt

• Coopérer avec tous les audits

• Utilisation conforme des fonds


Séance 1Séance 1Conception d’une actionConception d’une action


Sujets de la discussionSujets de la discussion

• Identifier les meilleures pratiques pour choisir une action

• Formuler un plan de mise en place de l’action

• Comprendre ce qui est nécessaire à l’établissement d’un plan de gestion financière


Actions réussiesActions réussies• Réponse à des besoins réels

• Partenariat avec communication régulière

• Plan de mise en œuvre avec des objectifs mesurables

• Durabilité une fois que les fonds de subvention ont été utilisés

• Utilisation de bonnes pratiques de gestion financière


Évaluation des besoinsÉvaluation des besoins

• À réaliser auprès de plusieurs membres de la collectivité

• Choisir votre action en fonction de l’expertise et des ressources de votre club et de ses partenaires potentiels

• Choisir une action répondant à un besoin de la collectivité


PartenairesPartenaires

• Les Rotariens ayant identifié un besoin dans leur collectivité

• L’implication des partenaires dans toutes les étapes de l’action favorise son succès

• Une bonne communication entre les partenaires est primordiale


Planification d’une actionPlanification d’une action

• Nommer une commission de 3 Rotariens

• Assigner leurs rôles

• Formuler des objectifs mesurables et durables

• Établir un budget

• Mettre en place un calendrier et un plan de secours


Établir un budgetÉtablir un budget

• Réaliste

• Lancer des appels d’offres

• Choisir des offres raisonnables

• Révéler les conflits d’intérêt réels ou potentiels



• Identifier les meilleures pratiques pour choisir une action

• Formuler un plan de mise en place de l’action

• Comprendre ce qui est nécessaire à l’établissement d’un plan de gestion financière


Séance 2Séance 2Demande de subventionDemande de subvention



• Présenter un avant-projet et une demande de subvention

• Adopter de bonnes pratiques de collecte de fonds


Pour 2009-2010Pour 2009-2010

3 600 dollars3 600 dollars


Demande de subvention de districtDemande de subvention de district

• La Fondation attribue une subvention en bloc à chaque district qui ensuite en assure la distribution

• Action avec un lien avec la mission de la Fondation

• Action ou activité locale ou internationale



Mission de la Fondation RotaryMission de la Fondation Rotary

Permettre aux Rotariens de promouvoir l’entente mondiale, la bonne volonté et

la paix en œuvrant dans les domaines de la santé, de l’éducation et de la lutte contre la

pauvreté.


DemandeDemandede subvention mondialede subvention mondiale

• Envoi des dossiers par le biais d’Accès Membres

• Action/activité entrant dans le cadre d’un ou plusieurs objectifs des domaines d’action stratégiques

• Action/activité durable• Impliquer des clubs de deux districts pilotes• Avoir un budget minimum de 30 000 USD• Le district doit confirmer que le club est certifié


Domaines d’action stratégiquesDomaines d’action stratégiques

• Paix et prévention/résolution des conflits

• Prévention et traitement des maladies

• Eau et assainissement

• Santé de la mère et de l’enfant

• Alphabétisation et éducation de base

• Développement économique et local


Principes de pérennitéPrincipes de pérennité

• Continuer à avoir un impact une fois les fonds de la Fondation utilisés

• Plusieurs degrés de durabilité : économique, culturelle, sociale et documentaire

• Tirer parti des ressources locales• Respecter les ressources naturelles • Toucher le plus grand nombre possible de bénéficiaires• Apporter des méthodes novatrices dans les domaines

professionnels• Préparer des professionnels à avoir un impact accru• Mettre à profit les compétences d’individus ou

d’organisations présents sur le terrain


FinancementFinancementd’une subvention mondialed’une subvention mondiale

• Dons en liquide des Rotariens

• Fonds spécifique de district

• Fonds mondial de la Fondation

• Dons en liquide de non Rotariens (dons qui ne sont pas envoyés à la Fondation qui n’offre pas de contrepartie)


Directives de financementDirectives de financement

• Les dons en liquide doivent provenir de Rotariens ou de collectes de fonds réalisées par des Rotariens

• Il est interdit aux Rotariens de recueillir des fonds auprès des bénéficiaires en échange d’une subvention

• Les fonds ne peuvent en aucun cas provenir du budget d’une autre action financée par une subvention de la Fondation

• Les dons en liquide doivent toujours être crédités aux donateurs



• Présenter un avant-projet et une demande de subvention

• Adopter de bonnes pratiques de collecte de fonds


Séance 3Séance 3Mise en œuvre de l’actionMise en œuvre de l’action



• Suivre les progrès de la mise en place du plan

• Recueillir les meilleures pratiques de gestion de fonds et de tenue de dossiers

• L’importance d’évaluer une action et de tirer des leçons

• Les critères de remise de rapports


Mise en œuvre réussieMise en œuvre réussie

• Communication

• Plan de gestion financière

• Tenue de dossiers complets

• Suivi du plan approuvé par la Fondation


Travail en groupeTravail en groupe

Sujets• Plan de

communication • Plan de gestion

financière • Plan de tenue des

dossiers

Questions• Quels sont les avantages

du plan ? • Comment sera-t-il mis en

place et qui en aura la responsabilité ?

• Que ferez-vous en cas de problème ?


ÉvaluationÉvaluation

• Durant la mise en œuvre et à la conclusion de l’action

• Basée sur les objectifs fixés à l’action

• Facilite la rédaction des rapports

• Utilisation des résultats pour dupliquer les succès et les promouvoir


Subvention de district - RapportsSubvention de district - Rapports

• <<Insérer ici les exigences de votre district en matière de rapports.>>


Subvention mondialeSubvention mondialeFréquence des rapportsFréquence des rapports

• Rapports intermédiaires présentés dans les 12 mois suivant la réception du premier versement puis tous les 12 mois

• Rapport final présenté dans les deux mois suivant la conclusion de l’action ou de l’activité


Subvention mondialeSubvention mondialeContenu des rapportsContenu des rapports

• Implication des partenaires dans l’action • Type d’activité (action humanitaire, bourse

d’études ou équipe de formation professionnelle)

• Evaluation des résultats par rapport aux objectifs et de la manière dont les objectifs des domaines d’action stratégiques ont été atteints

• Compte-rendu des dépenses • Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont

bénéficié



• Suivre les progrès de la mise en place du plan

• Recueillir les meilleures pratiques de gestion de fonds et de tenue de dossiers

• L’importance d’évaluer une action et de tirer des leçons

• Les critères de remise de rapports


Séance 4Séance 4CertificationCertification



• Les critères de certification

• Gérer la certification du club


Critères de certificationCritères de certification

• Participer à ce séminaire

• Satisfaire aux exigences du protocole d’accord du club

• Signer et soumettre le protocole d’accord du club

• <<Insérer ici les autres exigences éventuelles définies par le district>>


Conserver la certificationConserver la certification

• Respecter le protocole d’accord du club

• S’assurer que des mesures de contrôle et qu’une gestion appropriée des subventions sont en place pour éviter l’utilisation frauduleuse des fonds

• Nommer un ou plusieurs membres du club pour administrer la certification du club


Certification du clubCertification du clubListe de contrôleListe de contrôle

Quels critères du protocole d’accord votre club a-t-il déjà mis en place ?

Quelles mesures votre club doit-il encore prendre ?

À qui dans votre club allez-vous demander de participer à la mise en place du protocole d’accord ?



• Les critères de certification

• Gérer la certification du club


RemerciementsRemerciements

Documents

Séminaire sur la gestion des subventions de la Fondation District 1640