Manuel Gestion Des Subventions

7/24/2019 Manuel Gestion Des Subventions

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Version intgrale disponible en ligne

1000-FR(313)


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Table des matiresIntroduction

Sance 1 : Concevoir une action

Sance 2 : Demande de subvention mondiale

Sance 3 : Mise en uvre, suivi et valuation de laction

Sance 4 : Rapports

Annexes*

A Feuille de travail Protocole daccord du club

B Protocole daccord du club

C Protocole daccord du club (ressources)D Modle de protocole daccord avec une organisation partenaire

E noncs et objectifs des axes stratgiques

F Subventions mondiales Plan de suivi et valuation

G Supplment Bourses dtudes

H Orientation pr-dpart pour les boursiers et les quipes deformation professionnelle

I Principes de prennit

J Action de microcrdit Supplment la demande de subvention

K Action de microcrdit Supplment au rapport de subventionL quipes de formation professionnelle Itinraire

* Note : Les annexes peuvent ne pas tre toutes disponibles immdiatement.

Ces annexes et les Modalits des subventions de la Fondation sont disponibles

sur www.rotary.org/fr/grants.
http://www.rotary.org/fr/global/docs/Club_Memorandum_of_Understanding_Worksheet_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Club_Memorandum_of_Understanding_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Cooperating_Organization_Memorandum_of_Understanding_fr.dochttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Areas_of_Focus_Statements_of_Purpose_and_Goals_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grant_Monitoring_and_Evaluation_Plan_Supplement_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grant_Scholarship_Supplement_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grants_Scholar_and_Vocational_Training_Team_Member_Predeparture_Orientation_fr.ppthttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grants_Scholar_and_Vocational_Training_Team_Member_Predeparture_Orientation_fr.ppthttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Developing_Sustainable_Projects_fr.ppthttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Application_Supplement_for_Microcredit_Projects_fr.docxhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Report_Supplement_for_Microcredit_Projects_fr.docxhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Vocational_Training_Team_Itinerary_fr.dochttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Vocational_Training_Team_Itinerary_fr.dochttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Report_Supplement_for_Microcredit_Projects_fr.docxhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Application_Supplement_for_Microcredit_Projects_fr.docxhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Developing_Sustainable_Projects_fr.ppthttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grants_Scholar_and_Vocational_Training_Team_Member_Predeparture_Orientation_fr.ppthttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grant_Scholarship_Supplement_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Global_Grant_Monitoring_and_Evaluation_Plan_Supplement_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Areas_of_Focus_Statements_of_Purpose_and_Goals_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Cooperating_Organization_Memorandum_of_Understanding_fr.dochttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Club_Memorandum_of_Understanding_fr.pdfhttp://www.rotary.org/fr/global/docs/Club_Memorandum_of_Understanding_Worksheet_fr.pdf


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Les subventions mondiales soutiennent les efforts des Rotariens qui apportent leur

expertise, leurs comptences et leur soutien financier pour aider les communauts

rpondre aux besoins critiques : eau potable, scurit conomique, sant et

protection contre les maladies mortelles, ducation et paix. Ce manuel explique

comment concevoir une action aux rsultats durables et mesurables, effectuer une

demande de subvention mondiale et assurer une gestion responsable des fonds.

Il comprend aussi des ressources pour aider le club mettre en uvre le protocole

daccord du club. Il sadresse principalement aux Rotariens participant au sminairede district sur la gestion des subventions mais aussi aux districts effectuant une

demande de subvention mondiale.

Les informations contenues dans ldition 2012 de ce manuel sont issues duprotocole daccord du club, des modalits des subventions mondiales et dedistrict, et du Rotary Foundation Code of Policies.Tout changement ultrieurapport ces documents par le conseil dadministration de la Fondation remplaceles directives prsentes dans cette publication.

En cas de questions contacter :Gestion des subventions et certification [email protected]

Subventions de district et mondiales [email protected]

Publications et formation [email protected]


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Les subventions de laFondation Aperu

La Fondation propose trois types de subventions : les subventions de district, lessubventions mondiales et les subventions cl en main. Bien que ce guide metteessentiellement laccent sur les subventions mondiales, chaque type est brivementabord ci-dessous.

Se rendre surlearn.rotary.orgpour suivre le coursVision pour lavenir Prsentationpour vousaider valuer votreaction et dterminer lasubvention lui convenantle mieux.

Subventions de districtElles financent des actions et activits locales ou internationales courtterme, soutenant la mission de la Fondation. Le district gre et alloue lesfonds en fonction des demandes des clubs.

Chaque district tablit ses propres modalits de demande et dallocationdes fonds aux clubs. Contacter la commission Fondation de district pour ensavoir plus.

Subventions mondialesElles financent des actions et des activits de grande envergure qui :

sinscrivent dans au moins un axe stratgique

rpondent un besoin identifi par les bnficiaires

impliquent activement la communaut bnficiaire

sont conues pour autonomiser la communaut aprs la conclusion delaction

produisent des rsultats mesurables
http://www.rotary.org/en/selfservice/Pages/login.aspxhttp://www.rotary.org/en/selfservice/Pages/login.aspx


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AXES STRATGIQUES

Prvenon/rsoluon des conits

Prvenon et traitement des maladies

Eau et assainissement

Sant de la mre et de lenfant

Alphabsaon et ducaon de base

Dveloppement conomique et local

Types dactivits :

Actions humanitairesapportant des rsultats durables et quantifiables.

quipes de formation professionnelleconstitues de professionnels qui se rendent ltranger soit pour y donner une formation dans leur domaine dexpertise soit pour yapprofondir leurs connaissances professionnelles. Ce type dactivit peut tre organis en

conjonction avec une action humanitaire.Bourses dtudesfinanant des tudes universitaires des tudiants dont les objectifs decarrire sinscrivent dans au moins un axe stratgique.


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Subventions cl en mainElles permettent aux clubs de travailler avec les partenaires stratgiques de la Fondationsur des activits et des actions dj conues et finances entirement par le Fondsmondial et les partenaires stratgiques.

Dans cette publicationlectronique, la prsencedun lien verswww.rotary.org/fr estindique en orange.

Comparatif Subventions de district/subventionsmondiales

Subventions de district Subventions mondiales

Entrent dans la cadre de la missionde la Fondation

Sinscrivent dans au moins un desaxes stratgiques

Pas de budget minimum Budget minimum de 30 000dollars US

Impact court terme Impact long terme et durable

Bourses pour des tudiants de tousniveaux souhaitant tudier dansleur pays ou ltranger

Bourses pour des tudiantssouhaitant obtenir un master ltranger

Participation active des Rotariens Participation active des Rotariens

Conformes aux modalits dessubventions

Conformes aux modalits dessubventions

Rsultats mesurables

Certification du clubLa certification garantit la Fondation que votre club a les mcanismes decontrle financier en place pour grer avec succs les fonds de subvention.

La gestion des subventions concerne tant la slection des actions/activits etla demande de subventions que la bonne gestion des fonds, lvaluation delaction et la remise de rapports.

Les clubs doivent tre certifis chaque anne par leur district afin de pouvoirprsenter des demandes de subvention mondiale ou cl en main. Par contre,cest votre district de dcider si la certification est ncessaire pour que sesclubs aient accs aux fonds de la subvention de district. Afin dtre certifi,un Rotary club doit :

1. Envoyer le prsident lu ou un reprsentant au sminaire Gestion dessubventions

2. Approuver le protocole daccord du club en remettant au district un

exemplaire sign par le prsident et le prsident lu du club

3. Accepter les critres supplmentaires de certification imposs par ledistrict.

Pour rester certifi, un club doit respecter les termes du protocole daccorddu club (annexe B) et des modalits des subventions. Le protocole daccorddu club est un contrat liant le club son district et expliquant les critresminimum de la Fondation en matire de gestion des subventions. Votre clubdevra galement agir conformment ses directives et la lgislation locale.

Pour toute question, contacter la commission Fondation de district.

Considrer envoyerplusieurs membresdu club au sminaireGestion des subventionsafin dlargir lexpertisedu club.
http://www.rotary.org/http://www.rotary.org/


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1. Concevoir une action

Avant de dposer une demande de subvention mondiale, les clubs doivent concevoirune action rpondant des besoins prcis, reposant sur un partenariat solide, avec desobjectifs ralistes, quantifiables et durables.

PartenairesLes subventions mondiales exigent la fois un parrain local et un parraininternational. En raison de ses connaissances et de sa proximit, lepartenaire local ralise en gnral lvaluation des besoins et gre la mise en

uvre de laction et les dpenses.

Former un partenariat avec une autre organisation (non-gouvernementale,association, agence gouvernementale) est galement possible. Cetteorganisation agissant en tant que troisime partenaire peut, entre autres,apporter une expertise technique ou des infrastructures, effectuer un travailde plaidoyer ou dispenser des formations. Les parrains doivent sassurer aupralable que lorganisation partenaire jouit dune bonne rputation et luifaire signer un protocole daccord avant toute participation une action(voir Annexe D).

Une communication constante entre les partenaires de laction estessentielle pour permettre des prises de dcision communes, assurer une

meilleure supervision de laction et des fonds, et favoriser des partenariatssolides pour de futures actions. Prvoir un plan de communication au sujetde laction et de ses avances.

O trouver des partenaires :

ProjectLINK

Amicale daction du Rotary en rapport avec un des axes stratgiques

Convention du Rotary

Matchinggrants.org/global

LinkedIn

Foires aux actions

Dplacements personnels

Dirigeants du district (ils peuvent faire la promotion de votre action lorsde runions internationales)

Connexions-Actions pour nouer des contacts avec des partenaires ltranger pour une action internationale, trouver des fonds, des volontairesou des dons en nature.

Les actions finances par

la Fondation doivent treinities et contrles pardes Rotariens.
http://www.rotary.org/fr/SERVICEANDFELLOWSHIP/MAKECONNECTIONS/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.org/fr/SERVICEANDFELLOWSHIP/MAKECONNECTIONS/Pages/ridefault.aspx


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valuation des besoins de lacollectivitPhase prliminaire toute planification, elle permet dobtenir desinformations sur les ressources et les besoins, de savoir si et comment des

rponses sont apportes aux problmes et didentifier le type dactions quisimposent.

Nous vous encourageons respecter ces principes gnraux :

Inviter toutes les parties concernes.Obtenir les perspectives dunchantillon reprsentatif de la collectivit, y compris les personnes quiseront impliques dans la planification et la mise en uvre de laction etcelles qui en bnficieront.

Faire confiance au savoir-faire local.Identifier les besoins qui importentvraiment la population.

Utiliser les ressources humaines disponibles.Les ressources financires

alloues une action ne permettront pas de tout rsoudre. Demander vos interlocuteurs ce quils peuvent accomplir pour aider la collectivit.Lensemble des participants peuvent et doivent apporter leur pierre ldifice.

Penser au long terme.Impliquer les membres de la collectivit dans larflexion visant dgager des objectifs long terme qui assureront quelaction se poursuivra une fois les fonds de subvention puiss.

Si plusieurs besoins sont identifis, choisir votre action en fonction de leurimportance pour la population ainsi que de lexpertise et des capacits devotre club. Parmi les facteurs prendre en compte : comptences techniquesdes Rotariens, site de laction, temps ncessaire sa ralisation, ressources

financires, etc.Consulter Outils dvaluation dune collectivit(605C)pour dautres conseils.

Plan de mise en uvrelaborer un plan dtaillant la mise en place de chaque tape de laction etcomment les directives de la Fondation et du Rotary seront respectes. Ceplan indiquera les tches accomplir, leurs responsables, leur cot et uncalendrier des dpenses et des activits.

Nommer une commissionChaque club/district parrain doit former une commission compose daumoins trois Rotariens charge de connatre les dtails de laction, deprendre les dcisions qui simposent, et de superviser laction et lutilisationdes fonds. Il convient aussi de dsigner un contact principal qui aura laresponsabilit de correspondre avec la Fondation sur toutes questionsrelatives la subvention.

Lorsquun parraininternational contactedes clubs locaux avec unprojet prdfini, certainsnosent pas le froisseret acceptent son offremme sils nont pasles comptences ou lavolont pour en assurerle succs. Les actions

bases sur les besoinsde la collectivit localeont plus de chance dtreacheves et poursuiviespar les Rotariens locauxet les bnficiaires.
http://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605c_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605c_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605c_fr.pdf


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Rles et responsabilits.Il sagit dassigner tches et responsabilits aux membres descommissions mais galement aux contacts principaux, organisations externes (le caschant) et bnficiaires.

Conflit dintrt.Veiller viter tout conflit dintrt, rel ou peru (cf. Protocole daccorddu club, partie 1C). Les Rotariens ayant un intrt particulier dans laction (ex. : employou administrateur dune organisation partenaire, propritaire dune entreprise qui vendrades matriaux utiliss pour laction, administrateur dune universit o un boursierprvoit dtudier) ne peuvent siger une commission daction et tout conflit dintrtpotentiel doit tre divulgu dans le dossier de demande.

Continuit.tablir une procdure pour remplacer si besoin est un membre de commissionet sassurer dans la mesure du possible que le contact principal sera impliqu du dbut la conclusion de laction. Si un club souhaite impliquer son prsident, il peut songer lenommer la commission.

Mettre en place des solutions durablesLes subventions mondiales visent tablir un changement durable. Des actions durables

peuvent prendre des formes diffrentes mais ont les caractristiques suivantes :

BESOINS DE LA COLLECTIVIT :Pour tre durable, une action doit tre bien tudie,impliquer la collaboration de plusieurs participants et rpondre aux besoins et auxvaleurs des bnficiaires. Les parrains doivent :

dmontrer comment lavis des bnficiaires a t recueilli

identifier les organisations et groupes locaux ou les agences gouvernementalesimpliqus dans la coordination des activits de laction.

MATRIAUX/TECHNOLOGIE :une action durable favorise lutilisation de matriauxdurables accessibles, faciles utiliser et sans impact ngatif sur lenvironnement. Les

parrains doivent : indiquer si les matriaux sont achets localement

confirmer quil est facile de se procurer des pices de rechange (le cas chant).

FINANCEMENT :une action durable sassure de lexistence dune source fiable de fondspour prenniser les rsultats aprs la conclusion de laction. Les parrains doivent :

proposer ou encourager des activits gnratrices de revenus rguliers permettantdaider la collectivit poursuivre laction

dmontrer la prsence de sources de financement prexistantes.

CONNAISSANCES :une action durable aide la collectivit acqurir de nouvelles

comptences et connaissances, et modifier les comportements. Les parrains doivent : sassurer que les nouvelles initiatives seffectuent en coordination avec des campagnes

de formation, dducation ou de sensibilisation

dmontrer comment seffectuera le transfert des comptences de futurs bnficiaires.

MOTIVATION :une action durable incite la collectivit sapproprier laction et sesrsultats. Les parrains doivent :

confirmer que les bnficiaires ont un rle bien dfini dans latteinte des objectifs delaction


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identifier des leaders locaux qui seront chargs de suivre les rsultats et de sassurer dela continuit des services.

SUIVI/VALUATION :une action durable est conue pour obtenir des rsultats prcis etmesurables. Les parrains doivent :

tablir des objectifs clairs et des donnes de rfrence (situation de dpart) pertinentes

identifier des indicateurs dimpact et les mthodes qui seront utilises pour collecterles donnes.

Les actions finances par des subventions mondiales doivent inclure ces pratiquesdurables et les parrains doivent pouvoir dmontrer comment elles se concrtisent dans lecadre de services existant dans la collectivit.

Pour des exemples daction intgrant ces principes de prennit, se connecter learn.rotary.orget consulter le cours Subventions mondiales Monter une actionoucontacter le personnel de la Fondation.

Consulter des experts techniquesLes partenaires doivent travailler avec des Rotariens qualifis de leur club ou rgion pourplanifier les aspects techniques de laction (par exemple, consulter un ingnieur du gniecivil pour une action dapprovisionnement en eau) et ainsi sassurer de sa faisabilit.De plus, les Rotariens peuvent travailler avec des organisations externes disposant delexpertise ou des ressources ncessaires pour aider la planification et la mise enuvre de laction.

Les conseillers techniques de la Fondation sont des Rotariens bnvoles qui offrent uneexpertise technique la Fondation et aux Rotariens montant des actions dans le mondeentier. Ils permettent la Fondation de sassurer que les subventions vont financerdes actions ralistes et bien planifies, et que les fonds sont utiliss comme prvu. Ilseffectuent des valuations de dossiers de subventions, des visites de site et des audits.

valuer les rsultatsLors de la planification, les parrains doivent dterminer comment seront mesursles rsultats. Pour se fixer des objectifs, consulter lannexe E, noncs et objectifs desaxes stratgiques.Slectionner des indicateurs dimpact appropris (voir la liste desindicateurs officiels de la Fondation en annexe E), en choisir des supplmentaires pourrpondre aux besoins spcifiques de laction et collecter des donnes.

Crer un plan de suivi et dvaluation des rsultats :

Dterminer les donnes de rfrence (situation de dpart).Les activits, le site et lepublic cible identifis lors de lvaluation des besoins doivent pouvoir vous fournir des

donnes et une image prcise de la situation de dpart. Les donnes runies par lasuite y seront compares pour valuer les rsultats de laction.

tre spcifique.Identifier clairement les bnficiaires de laction et son droulement.

tablir des indicateurspour valuer les progrs de laction.

Choisir des mthodes de mesure.

Cinq dix pour cent du budget de laction devraient financer les activits de suivi etdvaluation. Cela vous permet de couvrir les dpenses lies aux dplacements, auxservices extrieurs et aux fournitures. Les dpenses de suivi et dvaluations sont ligibleset attendues dans les budgets de subventions mondiales.
http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/


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Exemple de plan de suivi et dvaluation

Donnes derfrence Objectifs concrets de laction

Mthode de mesuredimpact

Dans un camp

de rfugis,10 000 enfantsnont pas accs des activitsqui transcendentles barriresreligieuses ouethniques.

Lors de la premire anne, 1 000 enfants

rfugis auront pris part au moins unedes activits organises regroupant desparticipants de tous horizons.

Recenser le nombre

de participants enprenant soin de nepas compter plusieursfois le mme enfant.Recueillir des donnesdmographiques surchaque enfant.

Lors de la premire anne, tous lesgroupes religieux ou ethniques serontreprsents parmi les participants.

Recueillir des donnessur lappartenancereligieuse et ethniquedes participants.

Lors des six premiers mois, une

commission compose de reprsentantsdes principaux groupes religieux etethniques sera forme et se runirachaque mois.

Enregistrer la

composition de lacommission.

Tenir un compte-rendudes runions et dunombre de participants.

la fin de laction (2 ans), 2 000 enfantsrfugis auront pris part au moins unedes activits organises regroupant desparticipants de tous horizons.

Recenser le nombrede participants auxactivits en prenantsoin de ne pas compterplusieurs fois le mmeenfant.

Recueillir des donnesdmographiques surchaque enfant.

Un hpitallocal a un tauxde mortalitinfantile de 15 %et seulement 2sages-femmesformes.

Dans les deux premires annes delaction, 20 personnes seront formesdont 10 comme sages-femmes qui serontemployes dans lhpital. Les soinsprnataux prventifs seront inclus auprogramme de formation.

Suivre le tauxde russite de laformation. tudierles statistiques duservice du personnel delhpital.

Dans les deux premires annes delaction, une chelle dhonoraires sera

tablie pour tous les services prnatauxet daccouchement.

tudier le systmede facturation et

la comptabilit delhpital. Passer enrevue les dons etidentifier ceux effectuspar des diplmes.

Dans les trois premires annes delaction, le taux de mortalit infantilesera infrieur 8 %.

Examiner les dossiersmdicaux de lhpital.


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Plan de gestion financireLes clubs doivent avoir un plan de gestion financire en place avant derecevoir les fonds afin de garantir leur bonne gestion, promouvoir latransparence et rduire les risques derreurs involontaires et les possibilitsde mauvaise utilisation des fonds.

Il doit prvoir :

une procdure de distribution des fonds pendant laction

la tenue de documents comptables

la gestion dun compte bancaire contrl par le club.

En cas de mauvaise utilisation des fonds, le club devra y remdier.

BudgetPrendre en compte les objectifs de laction ainsi que la capacit desclubs collecter des fonds. tablir un budget provisoire et le modifier

ventuellement en fonction du Fonds spcifique du district et des liquiditsdisponibles. Un budget dtaill doit tre fourni dans le dossier de demande.

Pour dterminer le cot des biens et services et obtenir les meilleurs prix,raliser un appel doffres et obtenir au moins trois devis. Une fois lappeldoffres lanc, sassurer quaucun Rotarien associ au fournisseur ne sige la commission de laction et faire preuve dimpartialit. Conserver lesdevis reus dans les dossiers ainsi que des documents justifiant le choix desfournisseurs.

FinancementLes clubs et les districts disposent des options suivantes pour financer leursactions et activits :

Fonds spcifique de district. Contrepartie de 100 % verse par la Fondation

Contributions en espces (dons immdiats la Fondation provenantde Rotariens ou de collectes de fonds organises par des Rotariens).Contrepartie de 50 % verse par le Fonds mondial (minimum15 000 dollars)

Contributions non-rotariennes en espces (dons provenant dautresorganisations ou groupes autres que les organisations partenaires ou lesbnficaires de laction)

Les contributions envoyes la Fondation ne doivent en aucun cas provenir

de la collectivit bnficiaire. Il est interdit aux Rotariens de collecter desfonds auprs des bnficiaires en change dune subvention ou pour lesinclure aux dons donnant droit une contrepartie.

Les parrains peuvent demander aux bnficiaires un apport minimal afindencourager leur adhsion laction, mais ces fonds ne doivent en aucuncas servir financer laction. Ces fonds doivent tre utiliss pour fournir desservices supplmentaires (par exemple, chaque foyer recevant un tuyau peuttre factur un dollar en vue de payer pour des rparations futures).

Le district doit tenirses clubs informs delutilisation annuelle deson Fonds spcifique dedistrict.

Les districts ont aussiun plan de gestionfinancire en place. Ilsdoivent lvaluer chaqueanne et prsenter uncompte-rendu aux clubsdu district dans les troispremiers mois de lannerotarienne.


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Les contributions en espces adresses la Fondation doivent toujourstre crdites aux personnes ayant fait le don. Il est interdit aux Rotariensde recueillir des fonds auprs dautres individus et ensuite deffectuer undon en leur propre nom moins den avoir reu lautorisation expresse desdonateurs et den prsenter la preuve. Pour plus dinformations, [email protected].

Compte bancaireDisposer dun compte bancaire sous le contrle du club et destinexclusivement recevoir et dpenser des fonds de subvention de laFondation. Chaque subvention en cours devrait avoir son propre compte. Lecompte ne doit si possible pas tre rmunr mais peut nanmoins ltredans le cas o le taux dintrt est faible. Lintitul du compte doit identifierle club et les signatures de deux Rotariens sont requises pour toutes lestransactions.

Prvoir le cas o un des signataires nest plus en mesure de remplir ses

fonctions et informer la Fondation lorsque le signataire dun compte change.

ArchivageAvoir des dossiers complets permet au club de se conformer au protocoledaccord du club, la lgislation locale et de bonnes mthodes de gestion.Faire des photocopies de tous les documents permet dviter des problmesen cas de perte due un incendie ou autre sinistre. Si la lgislation localevous oblige fournir les originaux la Fondation, vous aurez en faire desphotocopies pour vos dossiers.

Conserver tous les documents tels que requis par le protocole daccorddu club dans un endroit connu et accessible par plus dune personne. Les

originaux des documents relatifs aux dpenses finances par la subvention(reus, factures, relevs bancaires, etc.) doivent tre conservs pendant aumoins cinq ans aprs la fin de laction ou plus si la lgislation locale lexige.

Les boursiers et les quipes de formation professionnelle doivent conserverles justificatifs pour les dpenses dau moins 75 dollars US autorises parvotre budget. Consulter lannexe G, Supplment Bourses dtudes pour desexemples de budgets.

Inventairetablir un systme dinventaire pour les quipements et autres actifs achetsavec les fonds de subvention et enregistrer les biens achets, produitsou distribus dans le cadre des activits dune subvention (en incluantnotamment le nom du propritaire). Il est interdit pour un Rotary clubdtre propritaire dun actif achet avec une subvention. Ces actifs doiventtre la proprit des bnficiaires. De plus, il est ncessaire de conserverdes documents indiquant lemplacement de ces actifs. Par exemple, legouvernement peut avoir tester la qualit de leau de puits construits grce une subvention et doit donc pouvoir les localiser facilement.

Un compte chquefacilite le paiement desdpenses de laction etpermet de disposer derelevs de compte.


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Exemples de documents conserver

Subventions mondiales, de district et cl en main

Toute correspondance y compris les e-mails

Documents Bnciaires dontvaluation des besoins Contrats

Documents Fournisseurs dont

Devis ContratsReus et factures

Documents Boursiers dont

Reus et factures Contrats

Documents quipes de formaon professionnelle dont

Reus et factures Contrats

Documents lis lacon dont

Documents financiersRelevs bancaires DevisReus et factures Inventaire Photos

Documents reus des clubs pour les subvenons de districtdont

Demandes de fonds de subventionDevis des fournisseursReus et factures Rapports Autres documents exigs par le district

Lgislation localeSi la Fondation sefforce de saligner sur le droit international, la lgislation de certainspays ou rgions peut savrer plus stricte. Les clubs et les districts parrains locaux ouinternationaux ont la responsabilit dagir en conformit avec la lgislation locale. Les

directives de la Fondation constituent des normes minimum. Si la lgislation locale est aucontraire moins stricte, le club se doit de respecter les directives de la Fondation.

Les situations pour lesquelles la lgislation locale est incompatible avec les directives dela Fondation (exemple : intitul dun compte bancaire) seront traites au cas par cas. Pouren savoir plus, contacter le personnel de la Fondation.


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Considrer les questions suivantes :

Comment lactivit sintgre-t-elle dans les axes stratgiques ?

Comment assurer la prennit de laction ?

Laction bnficie-t-elle dun fort soutien local ?

Comment les rsultats seront-ils mesurs ?

Quels sont les bnficiaires de laction ?


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2. Demande de subventionmondiale

Les subventions mondiales sont administres par la Fondation et la procdure dedemande comporte deux tapes.

Phase prliminaireCette premire phase permet aux parrains de sassurer que leur activit remplit lescritres dligibilit.

Il est recommand de discuter de lactivit et des options de financement avec leresponsable Fondation de district avant de prsenter une demande de subventionmondiale.

Demande de subvention mondialeLes pages suivantes donnent des exemples du type de questions poses dans la demandede subvention mondiale pour chacun des trois types dactivits. Ces questions sontsusceptibles de changer et peuvent tre diffrentes de celles poses dans la procdure dedemande en ligne.

La demande de subvention sera disponible sur www.rotary.org/fr/grantsen janvier 2013.
http://www.rotary.org/fr/grantshttp://www.rotary.org/fr/grants


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Actions humanitaires

Objectifs

Brve description des objectifs de laction.

Quels en seront les bnficiaires ?

O se situe laction ?

Quelle est la date prvue ?

quels besoins locaux votre action rpondra-t-elle et comment ces besoins ont-ils t identifis ? Veuillez

fournir des donnes ou les rsultats de vos enqutes.

Prsentez comment laction rpondra aux besoins identifis.

Comment les membres de la collectivit ont-ils t impliqus dans la planification de laction ? Votreaction complmente-t-elle dautres initiatives locales en cours ?

Dcrire tout programme de formation, ducatif ou de sensibilisation, le cas chant, et qui les dirigera.Comment les bnficiaires seront-ils choisis ?

Axes stratgiques

Les subventions mondiales doivent soutenir les objectifs dau moins un axe stratgique du Rotary. Il voussera demand dindiquer laxe stratgique et les objectifs concerns.

Comment comptez-vous atteindre ces objectifs ?

Comment allez-vous mesurer limpact ? (vous aurez indiquer une chelle, une mthode et un calendrierde mesure, une cible)

Qui sera responsable de la collecte des informations pour le suivi et lvaluation ?

Le documentAction de microcrdit Supplment la demande de subvention mondialedoit tre galementsoumis pour toute demande de subvention mondiale incluant des activits de microcrdit dans le cadrede laxe stratgique Dveloppement conomique et local.


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Participants

Commission Subvention mondialeFournir les informations sur le club/district dans le pays o laction aura lieu (parrain local principal) etle club/district en dehors de ce pays (parrain international principal). Chaque parrain doit nommer unecommission compose de trois Rotariens dont un sera le contact principal.

Lister les membres de la commission et signaler tout conflit dintrt potentiel.

Organisation partenaireAjouter le nom de lorganisation partenaire. *

Tlcharger le Protocole daccord sign entre les parrains principaux et lorganisation partenaire (FormatPDF). *

Dcrire comment vous avez choisi cette organisation ? Quelles ressources ou comptences apportera-t-elle ? *

PartenairesLister les autres partenaires ventuels (clubs, Units de dveloppement communautaire ou individus). *

Dplacements de volontairesLe dplacement en lien avec laction de deux personnes maximum afin dapporter une formation ou demettre en uvre laction est autoris lorsque le club local a confirm que leurs expertises ntaient pasdisponibles sur place. *

Identifier les responsabilits de ces personnes et leurs tches spcifiques. *

Tlcharger leur CV (format PDF). *

Tlcharger un emploi du temps dtaill du dplacement (voyage, formation, activits de mise en uvrede laction). *

*Le cas chant


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Participants suite

Participation des RotariensDcrire le rle des Rotariens locaux et leurs responsabilits spcifiques.

Dcrire le rle des Rotariens internationaux et leurs responsabilits spcifiques.

Dcrire le rle des membres de la collectivit locale dans la mise en uvre de laction. Quels moyens avezvous prvus pour encourager la participation locale (compensation, prix, diplmes, promotion) ?

Identifier les personnes locales qui seront charges de suivre les rsultats et de garantir la continuit desservices. Comment allez-vous soutenir ces personnes pour les aider dans leur rle ?

BudgetFournir un budget dtaill indiquant les dpenses prvues (hbergement, fournitures, suivi et valuation,personnel, gestion du projet, publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).

Soumettre tout document en rapport avec les dpenses (appels doffres, factures pro-forma,).

Pensez-vous acheter des articles/matriel localement ? Avez-vous lanc un appel doffres pourslectionner les fournisseurs ? Ces articles/matriel correspondent-ils la culture et aux standardstechnologiques locaux ?

Comment les bnficiaires vont-ils assurer la maintenance de ces articles ? Le cas chant, confirmer queles pices de rechange sont disponibles localement et que les bnficiaires ont les comptences pour fairefonctionner les quipements.

Qui sera propritaire des articles achets (biens, quipements, matriel) avec les fonds de subvention unefois laction termine ? Les Rotariens ou les clubs ne peuvent pas tre propritaire de tels articles.

FinancementLister toutes les sources de financement.

Avez-vous identifi une source de financement locale qui garantira la continuit long terme de laction ?Allez-vous proposer des suggestions pour gnrer des revenus pouvant contribuer la continuit delaction ?


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quipe de formation professionnelle

Objectifs



Informations sur lquipe (nom, lieu de la formation, dates, recevant ou dispensant une formation).

quels besoins de formation locaux votre action rpondra-t-elle et comment ces besoins ont-ils tidentifis ? Veuillez fournir des donnes ou les rsultats de vos enqutes.

Dtails des objectifs spcifiques de la formation, y compris les rsultats attendus sur les connaissances,comptences et aptitudes des participants.

Comment les membres de la collectivit ont-ils t impliqus dans la planification de la formation ?Complmente-t-elle dautres initiatives locales en cours ?

Comment comptez-vous assurer la formation continue et la mise jour des connaissances desbnficiaires ?

Soumettre en ligne lemploi du temps de lquipe en incluant le voyage et les activits de formation.

Axes stratgiques



Comment allez-vous mesurer limpact ? (vous aurez indiquer une chelle, une mthode et un calendrierde mesure, une cible)

Qui sera responsable de la collecte des informations pour le suivi et lvaluation ?


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Participants



Membres de lquipe de formation professionnelleLister les membres de lquipe.

Le chef dquipe doit en principe tre un Rotarien. Si il y a des avantages avoir un chef dquipe non-rotarien, veuillez expliquer pourquoi.

Organisation partenaireAjouter le nom de lorganisation partenaire. *

Tlcharger le Protocole daccord sign entre les parrains principaux et lorganisation partenaire (FormatPDF). *

Dcrire comment vous avez choisi cette organisation ? Quelles ressources ou comptences apportera-t-elle ? *


Participation des RotariensDcrire le rle des Rotariens locaux et leurs responsabilits spcifiques.


*Le cas chant


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Budget

Fournir un budget dtaill indiquant les dpenses prvues (hbergement, fournitures, suivi et valuation,personnel, gestion du projet, publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).


Pensez-vous acheter des articles/matriel localement ? Avez-vous lanc un appel doffres pourslectionner les fournisseurs ? Ces articles/matriel correspondent-ils la culture et aux standardstechnologiques locaux ?

Comment les bnficiaires vont-ils assurer la maintenance de ces articles ? Le cas chant, confirmer queles pices de rechange sont disponibles localement et que les bnficiaires ont les comptences pour fairefonctionner les quipements.

Qui sera propritaire des articles achets (biens, quipements, matriel) avec les fonds de subvention unefois laction termine ? Les Rotariens ou les clubs ne peuvent pas tre propritaire de tels articles.

Financement

Lister toutes les sources de financement.

Avez-vous identifi une source de financement locale qui garantira la continuit long terme de laction ?Allez-vous proposer des suggestions pour gnrer des revenus pouvant contribuer la continuit delaction ?


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quipe de formation professionnelle CandidatureChaque membre de lquipe doit remplir la demande en ligne et fournir :

Informations et coordonnes personnelles

Contacts en cas durgence

AssuranceNom de la compagnie dassurance

Numro de policeNumro de tlphone

Aptitudes linguistiquesLister les langues que vous parlez, y compris votre langue maternelle.

Informations gnralesExpliquer en quoi votre ducation et/ou vos comptences professionnelles se rattachent laxe stratgiquconcern.

Quel est votre rle dans la formation et comment allez-vous y participer ?

Tlcharger un curriculum vitae rcent (en version PDF).


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Bourses dtudes

Objectifs



Quelles sont les dates prvues ?

Comment avez-vous choisi ce candidat ?

En quoi ce candidat est-il le candidat idal pour recevoir cette bourse ?

Axes stratgiques



Participants



Boursier

Fournir les informations sur le boursier.

Conseiller hteLe conseiller hte aide le boursier avant et pendant sa scolarit. Indiquer les coordonnes du conseillerhte assign ce boursier.


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Participants suite


Participation des Rotariens

Dcrire le rle des Rotariens locaux et leurs responsabilits spcifiques.


Budget

Fournir un budget dtaill indiquant les dpenses prvues (hbergement, fournitures, suivi et valuation,publicit, signaltique, voyage, frais de scolarit,).


Financement

Lister toutes les sources de financement.

*Le cas chant


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Bourse dtudes CandidatureLes boursiers doivent remplir une demande en ligne et fournir :

Informations et coordonnes personnelles

Contacts en cas durgence

AssuranceNom de la compagnie dassurance

Numro de policeNumro de tlphone

tudesIndiquer les deux derniers tablissements dtudes frquents (ville, diplme obtenu, domaine dtudes).

Aptitudes linguistiquesLister les langues que vous parlez, y compris votre langue maternelle.

Programme dtudes visNom de ltablissement

Ville Pays

Langue(s) denseignement

Dates prvues de dbutProgramme souhait et de fin des tudes

Lister les cours auxquels vous assisterez ainsi que les liens pertinents relatifs au programme sur le site deltablissement.

En quoi votre objectif de carrire professionnelle est-il en phase avec laxe stratgique choisi ?

Quels sont vos plans immdiats la conclusion du programme ?

Tlcharger la preuve de ladmission ltablissement dtudes (en version PDF).


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3. Mise en uvre, suivi etvaluation de laction

Pour des conseils derdaction de compte-rendu, consultezComment monter uneaction[605A-FR].

Plan de mise en uvreUne communication entre les partenaires de laction, les bnficiaires,les membres du club et les autres parties intresses est ncessaire poursassurer que les activits se droulent comme prvues et permettre dersoudre rapidement et conjointement les problmes et difficults qui

peuvent survenir.

Les parrains local et international dune subvention doivent au minimum :

Communiquer souvent sur les progrs raliss

Contacter la Fondation en cas de problme

Obtenir une autorisation rciproque ainsi que de la Fondation lorsque deschangements doivent tre apports au champ ou au budget de laction

Envoyer des rapports la Fondation.

tudier rgulirement le plan pour vous assurer que la mise en uvre delaction seffectue conformment aux dcisions des partenaires.

Suivi et valuationDurant laction, vous devrez vrifier quelle se droule conformment auplan de mise en uvre, apporter les changements ncessaires pour garantirson succs et tirer des leons pour de futures actions. Si ces changementsaffectent le champ ou le budget dune action finance par une subventionmondiale, vous devrez obtenir lautorisation pralable de la Fondation.

Se reporter aux objectifs dfinis durant la phase de planification pour valuerle succs et limpact de votre action et tablir un systme de collecte dedonnes pour assurer le suivi. Des valuations priodiques permettrontdidentifier les forces et les faiblesses de vos activits afin de dterminer les

meilleures pratiques utiliser lors de futures actions. Les donnes recueilliesvous aideront aussi rendre compte des rsultats aux bnficiaires, auxdonateurs, aux membres du club, aux districts et la Fondation.

Consulter le supplment Subventions mondiales Suivi et valuation.

Le supplment Subventions mondiales Bourses dtudescontient desrecommandations sur lvaluation des bourses dtudes finances par unesubvention mondiale.
http://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605a_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605a_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605a_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605a_fr.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/fr_pdf/605a_fr.pdf


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Plan de gestion financireLe plan de gestion financire aide les clubs grer les fonds, permet degarantir la transparence et protge des possibilits de mauvaise utilisationdes fonds. Il amliore aussi la qualit des rapports et sert de guide pour lacomptabilit.

Distribution des fondsUne fois votre dossier de subvention mondiale approuv, la Fondationversera les fonds directement votre club. Le coordinateur charg de votredossier Evanston sera votre contact principal.

ComptabilitDistribuer et utiliser les fonds de subvention dans les dlais en fonction duplan dallocation des fonds.

Effectuer les paiements de prfrence par chque. Conserver une trace desvirements lectroniques indiquant quils ont t approuvs par les deuxsignataires. Enregistrer toute transaction (date, montant, objet) et conserverles reus lappui. Garder aussi trace des entres telles que les intrtsperus et les recouvrements.

tudes, visites de sites et auditsEn plus dapporter leur expertise technique, les conseillers techniques dela Fondation valuent les dossiers de demande de subvention mondiale aunom des administrateurs de la Fondation. Les valuations suivantes peuvent

donc avoir lieu pendant toute la dure de votre action : tude technique valuation sur dossier de la faisabilit de laction

propose (ne comprend pas de visite de site ou de communication avec lesparrains de laction).

Visite de site valuation sur place de la faisabilit de laction propose(visite pralable de site), de la mise en uvre de laction (visite de contrleintermdiaire) ou de limpact de laction acheve (visite de contrle finale).Un conseiller technique se rend sur le site de laction et rencontre sesparrains et les membres de la collectivit bnficiaire.

Audit valuation de la supervision et de la gestion des fonds de laction.Un conseiller technique se rend sur le site de laction et rencontre ses

parrains et les membres de la collectivit bnficiaire.Les dossiers de subvention mondiale sollicitant une contrepartie du Fondsmondial de plus de 100 000 dollars feront automatiquement lobjet dunevisite pralable de site et devront tre approuvs par les administrateurs dela Fondation. Ceux sollicitant entre 15 000 et 100 000 dollars en feront lobjeten fonction de lenvergure ou de la difficult technique de laction.

De plus, un certain nombre dtudes et de visites dactions sont effectues auhasard chaque anne.

Les fonds ne peuventpas tre grs par outransfrs des entits

non rotariennes tellesque des bnficiairesou une organisationpartenaire.

Les contrats desubvention sont passsexclusivement entre laFondation et des clubsou districts et sontrgis par la lgislationde ltat de lIllinois(la Fondation est uneentit enregistredans lIllinois) et destats-Unis. Les parrainsdoivent se conformer

aussi la lgislation deleur pays.


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4. Rapports

Les parrains principaux dune subvention doivent rendre compte delutilisation des fonds et soumettre des rapports la Fondation via AccsMembres. Les rapports intermdiaires sont envoyer tous les douze mois( partir de la date du versement initial) pendant toute la dure de laction,le rapport final devant tre remis la Fondation dans les deux mois suivantsa conclusion. Les fonds de subvention non utiliss doivent tre rembourssdans les meilleurs dlais la Fondation. Les nouvelles demandes desubvention ne seront pas acceptes si lun des parrains na pas fourni derapport intermdiaire ou final dans les dlais.

Les chances de remise de rapports sont listes dans le systme en ligne.

La Fondation a aussi mis en place un systme de courriers de rappel auxparrains principaux de laction. Une copie des courriers est envoye auxresponsables de zone, de district et de club pour les informer de la situationet leur permettre de satisfaire au plus vite aux exigences en matire derapports :

18 mois :Premier rappel envoy aux clubs parrains principaux leurindiquant quau moins 18 mois se sont couls depuis le versement de lasubvention ou la rception du dernier rapport sans quaucun rapport naitt reu.

24 mois :Deuxime rappel envoy aux clubs parrains principaux leurindiquant quils courent le risque dtre radis sils ne respectent pas les

exigences en matire de rapports dans les 6 mois. 30 mois :Courrier informant les clubs parrains principaux que la

Fondation recommande au conseil dadministration du Rotary de lesradier.

Pour les bourses et les quipes de formation professionnelle, le club oudistrict parrain est responsable de lutilisation des fonds par les bnficiairesnon rotariens et de lenvoi de comptes rendus la Fondation. Sassurer queles rcipiendaires connaissent galement ces responsabilits et garder uncontact rgulier avec eux pour tre sur que les fonds sont utiliss commeprvu. Pour en savoir plus, consulter lannexe Supplment Subventionsmondiales Bourses dtudes.

Note : Si vous effectuez une demande de subvention mondiale pour financerune bourse mais que vous ou votre partenaire tes en retard dans la remisede rapports, aucuns fonds ne pourront tre verss au boursier.

Les fonds de subventionsnon utiliss retourns la Fondation sont verssau Fonds mondial.
http://map.rotary.org/fr/selfservice/Pages/login.aspxhttp://map.rotary.org/fr/selfservice/Pages/login.aspxhttp://map.rotary.org/fr/selfservice/Pages/login.aspxhttp://map.rotary.org/fr/selfservice/Pages/login.aspx


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lments dun rapport de subventionmondiale

lments supplmentairespour les bourses dtudeset les quipes de formationprofessionnelle

Objectif de la subvention

Objectifs de laction ou activit valuation des objectifs et de la manire

dont ils sinscrivent dans le cadre desaxes stratgiques

Rsultats du plan de suivi et dvaluation

Implication des diffrents partenaires

Nombre de bnficiaires et impact sur lesbnficiaires

Ventilation des dpenses, y compris lesnoms des fournisseurs

Rle des organisations partenaires (le caschant)

Relevs de compte indiquant la fermeturedu compte de laction ou que tous lesfonds de subvention et intrts ventuelsont t dpenss.

Rapport remettre au club

ou district parrain tous les12 mois

Rapport final individuel remettre dans le moissuivant le retour dans lepays dorigine

Les formulaires se trouvent sur le systme en ligne.


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Un clic suffit !Connectez-vous Accs Membrespour

Vous informer sur le Rotary grce des modulesde formation

Mettre jour les donnes de votre club ettlcharger des rapports

Consulter le rapport semestriel de votre club (SAR)

et payer les cotisations Renseigner les objectifs annuels de votre club et

suivre vos progrs

Connectez-vous Accs Membresen cliquant en haut droite de la page daccueil du site Web du Rotary. Un clic tout faire.

www.rotary.org/fr/memberaccess

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 tats-Unis

www.rotary.org

1000-FR(313)