Service Juridique

ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan Cedex - France

MODULE CONVENTION

Guide d’utilisation COCONUT

Sommaire

Partie 1 : volet juridiquePrincipes de base et définitions des contrats et conventions- Mentions obligatoires- Différents types de conventions- Modèles types

Partie 2 : volet informatique- Notice pour la saisie des conventions- Communication d’une « fiche de saisie »- Table des difficultés

 Partie 1 : volet juridiquePrincipes juridiques de base et définitions des contrats et

conventions

1. Mentions obligatoires d’une convention

Dénomination ou référence du contrat

2

1

Désignation du partenaire principal

3 Désignation de l’établissement gestionnaire

4 Désignation du laboratoire

5 Objet de la convention

6 Durée de la convention

7 Renouvellement

8 Date et signature

2. Typologie des conventions à l’ENSC (1/2)

Conventions à caractère pédagogique :

• convention d’échanges d’enseignants• convention de stage • convention de formation professionnelle

Autres conventions :• convention de fonctionnement• convention d’investissement• convention sportive• convention d’occupation des locaux• diverses conventions

Contrats de recherche nationaux ou européens :

• convention de recherche• contrat européen

Protocoles d’accord ou de collaboration :

• protocole d’accord• protocole d’accueil• protocole de collaboration

2. Typologie des conventions à l’ENSC (2/2)

Les accords :

• accord cadre• accord de consortium • accord de confidentialité• accord international• divers accords

Les autres contrats :

• contrat de maintenance• contrat de prestation de service• autres contrats

3. Modèles types de convention

Convention de stage

Convention de collaboration de recherche

Convention de prestation de service

Accord de transfert de matériel

Disponible sous format papier : cf Guide d’utilisation du module convention

Disponible en version électronique : site intranet de l’ENSChttp://www.intranet.ens-cachan.fr

 Partie 2 : volet informatiqueInstructions informatiques

quant à l’application du logiciel Convention

1. Présentation du module Convention

Les objectifs :

• saisir des informations d’une convention• définir le Centre de Responsabilité et les partenaires extérieurs • archiver les documents liés à chaque convention• gérer les événements liés à l’exécution d’une convention et déclencher des alertes• définir les montants disponibles par tranche et associer les lignes budgétaires• gérer les devis liés à chaque convention

Pour plus d’information : une démonstration animée du module est disponible en ligne

http://www.univ-lr.fr/cocktail

Saisie d’une convention

Généralités

Centre gestionnaire Partenaires

Documents

EvénementsBudget

Prestations

Création

Modification

SuppressionValidation

Fenêtre principale

Créer une conventio

n

Fenêtre Généralités : Edition d’une convention

N° d’une conventionStructures impliquées

Objet et caractéristiques

Dates

Montants HT et TTC

Tranches annuelles

Validation d’une

convention

Fenêtre Généralités : Centre de responsabilité gestionnaire

Volet financier

Créer une tranche

budgétaire

Edition tranche

Fenêtre Centre gestionnaire

Affiche plus de détails sur le CR

En sélectionnant un contact…

… on retrouve les informations dans l’annuaire

Création d’un contact

Fenêtre Partenaires

Affiche les structures qui participent au financement

Contact chez le partenaire

Montant de leur participation

Création d’un

contact

Volet Contact d’un partenaire

Fenêtre Partenaires

Modifier un partenaire

Volet modification d’un Partenaire

Valider un partenaire

Fenêtre DocumentsDépôt de documents dans différents dossiers

En sélectionnant un document

Pour visualiser le document

On retrouve les informations le concernantPersonnes destinataires

Fenêtre Documents

Fenêtre EvénementsDépôt de documents dans différents dossiers

En sélectionnant un événement

On peut paramétrer une alerte qui sera envoyée par e-mail à une liste de personnes à prévenir

Fenêtre Evénements

Fenêtre Budget

Permet d’accéder aux données prévisionnelles (dépenses et recettes)

Permet d’accéder au budget positionné et autorisé en dépenses

Informations liées à l’organigramme budgétaire

Permet de suivre les dépenses et les recettes

Fenêtre avenant

2. Fiche de saisie

2. Fiche de saisie

2) Communication de la fiche de saisie au Secrétariat Général

1) Impression d’une fiche de saisie

3) Signature par la Direction

4) Possibilité de contrôle a posteriori des conventions enregistrée

3. Table des difficultés

Pour la saisie d’informations :• informations absentes sur le support papier

• doutes sur la qualification juridique de la convention

• difficultés pour la saisie d’informations financières

Difficultés techniques :

Qui contacterAuteur de la convention

Service juridique et de la Valorisation des contrats de l’ENSC

Service du budget

Direction des Systèmes d’Information

Merci de votre attention

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