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signer vos contrats de travail électroniquement: facile, rapide et en toute sécurité
manuel
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Contenu 1. de quoi s’agit-t-il ? .................................................................................................................................... 3
2. la procédure expliquée en bref ................................................................................................................. 3
3. signer sans eID .......................................................................................................................................... 4
Qu’est-ce qu’on a besoin ? ....................................................................................................................... 4
Signer un contrat pour la première fois ... ................................................................................................ 4
Signer les prochains contrats ... .............................................................................................................. 10
4. signer avec eID ........................................................................................................................................ 11
Qu’est-ce qu’on a besoin ? ..................................................................................................................... 11
Signer des contrats avec votre eID ......................................................................................................... 11
Créer un mot de passe avec l’aide de votre eID pour signer vos contrats ............................................. 15
5. ANNEXES ................................................................................................................................................. 21
ANNEXE 1 - Infos techniques pour pouvoir signer avec eID .................................................................. 21
ANNEXE 2 - Signer des contrats de travail électroniquement en Chrome - installation extension eID . 25
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1. de quoi s’agit-t-il ?
Tempo-Team veut vous faciliter le côté administratif de votre emploi. Nous vous offrons donc vos contrats de travail sous forme digitale, et vous pouvez également les signer électroniquement. Rien de
plus simple ! Notre plate-forme vous garantit une grande convivialité et une procédure rapide en toute sécurité. Vous n’avez même pas besoin d’une carte et d’un lecteur eID !
2. la procédure expliquée en bref
1. Tempo-Team vous offre vos
contrats via votre profil my Job Space.
2. Vous recevez un mail lors de
chaque nouveau contrat de travail qui est prêt à être signé.
3. Vous signez vos contrats dans
‘my Job Space’.
Lorsque vous signez, vous avez le choix entre deux possibilités :
- signer avec un mot de passe: vous créez une fois un mot de passe avec lequel vous pouvez alors signer vos contrats de travail.
Pour créer ce mot de passe, vous avez de nouveau le choix entre plusieurs options : - vous vous faites envoyer un code via sms ou email
- vous utilisez votre eID (carte d’identité électronique)
- signer avec votre eID
vous signez alors chaque contrat en utilisant votre eID.
Nous parcourons toutes les possibilités dans ce manuel, distinguant …
La signature électronique sans eID La signature électronique avec eID
= signer avec mot de passe, en créant le
mot de passe avec un code reçu - par sms
- ou par email
= signer des contrats en utilisant l’eID
= signer avec un mot de passe, en créant le mot de passe avec l’aide de votre eID.
Ceci est la méthode la plus rapide et facile ! Le tout peut être fait sur un smartphone.
Vous pouvez évidemment également utiliser un pc ou une tablette si vous le préférez. Ce manuel vous
montrera - si pertinent - des illustrations d’écran d’un ‘smartphone’ et d’un ‘pc’).
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3. signer sans eID
Qu’est-ce qu’on a besoin ?
un profil my Job Space. Si vous ne l’avez pas encore, créez-le et remplissez les données
demandées. Veillez à ce que la bonne adresse mail et votre n° de gsm soient remplis.
un smartphone, une tablette ou un pc avec une connexion internet.
Signer un contrat pour la première fois ... Vous retrouvez chaque nouveau contrat de travail dans votre profil my Job Space. Un mail vous avertit à
chaque fois qu’un contrat est disponible pour être signé. Le mail contient un lien et un bouton qui vous dirigent directement vers ‘my Job Space’.
1. Connectez-vous sur my Job Space.
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2. Allez vers vos documents à signer.
Dès que vous vous êtes connectés, vous voyez - sous ‘mes messages’ - combien de contrats attendent votre signature.
Appuyez/cliquez sur ce lien pour aller vers l’écran contenant vos documents à signer.
Dans my Job Space, vous pouvez toujours aller vers vos documents à signer via les menus (‘Mes documents’ > à signer).
3. Commencez la procédure pour signer
Appuyez sur le bouton ‘Signer’ (smartphone) ou cliquez sur le petit crayon à côté du contrat (desktop).
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4. Choisissez ‘Signer avec mot de passe’ comme méthode pour signer.
Relisez encore une fois votre contrat et appuyez ou cliquez ensuite sur le bouton orange ‘Signer avec mot de passe’.
5. Créez votre mot de passe (à faire une fois seulement) La première fois que vous appuyez sur le bouton ‘Signer avec mot de passe’, vous n’avez pas encore de
mot de passe. Il faut encore le créer, donc vous verrez le message ‘Générer un nouveau mandat’. En
effet, un mot de passe se créé par le biais d’un ‘mandat’ qu’on doit signer.
Cliquez sur le bouton bleu ‘Créer un mandat’ pour ouvrir l’assistant mandat.
Parcourez les 3 écrans de l’assistant mandat afin de créer votre mot de passe :
Le bouton Suivant ga vous mène au prochain écran.
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Ecran 1 - Description Vous ne devez pas tenir compte du message en orange
En déroulant vers le bas, vous verrez que différentes manières sont disponibles pour signer votre
mandat. Prenez l’option 2 ou 3 , donc faites-vous envoyer un code par sms ou email.
Cliquez sur le bouton bleu ‘Suivant’ pour continuer.
Dans la fenêtre qui apparaît, remplissez le code que vous avez reçu par sms ou email.
Confirmez avec ‘OK’.
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Ecran 2: Vos paramètres personnels Encodez les données demandées : choisissez le mot de passe que vous voulez utiliser après pour signer vos contrats. Confirmez-le et cliquez sur ‘Suivant’.
Ecran 3: Signez votre mandat Le document de votre mandat apparaît. Utilisez le bouton Signer pour signer le mandat.
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Dans le prochain écran, vous voyez la confirmation que votre mandat a été signé. Votre mot de passe est
donc maintenant actif. Sous la confirmation, vous voyez le bouton bleu ‘Signer contrat’. Appuyez/cliquez dessus pour retourner à votre contrat.
6. Signer votre contrat avec votre mot de passe Dans l’écran de votre contrat, utilisez le bouton orange ‘Signer avec mot de passe. Vous voyez
qu’une fenêtre apparaît. C’est là qu’il faut introduire le mot de passe que vous venez de créer afin de signer votre contrat. Faites-le et confirmez avec le bouton ‘Signer avec votre mot de passe’.
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Le prochain écran confirme que le contrat est signé.
Signer les prochains contrats ...
Ayant créé un mot de passe, vous pouvez maintenant signer tous vos prochaines contrats très
facilement et rapidement :
1. Connectez-vous sur my Job Space et allez vers vos contrats à signer ( ‘mes documents’ > ‘à signer’)
2. Appuyez sur le bouton ‘Signer’ sous le contrat(smartphone) ou cliquez sur le crayon à côté du
contrat (desktop) 3. Appuyez/cliquez sur le bouton ‘Signer avec mot de passe’.
4. Encodez votre mot de passe dans la petite fenêtre vous le demandant et confirmez. 5. Vous voyez la confirmation que le contrat a été signé.
ATTENTION : Si vous le désirez, vous pouvez créer un nouveau mot de
passe/mandat à chaque moment, en utilisant le lien ‘Réinitialiser le mandat’ qui se trouve dans la fenêtre où
vous encodez votre mot de passe pour signer un contrat.
Après un 1 an, vous devez de toute façon réinitialiser
votre mot de passe.
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4. signer avec eID
Qu’est-ce qu’on a besoin ?
Un pc avec ...
- Une connexion Internet
- Un navigateur récent - si vous utilisez Chrome , l’installation d’un « plug-in » est requis (voir l’ANNEXE 2)
- La version la plus récente de Java
- Un lecteur de carte eID et un logiciel (viewer) pour pouvoir l’utiliser. L’ANNEXE 1 donne plus d’informations sur les exigences techniques.
Vote carte d’identité électronique (eID) et son code PIN.
Signer des contrats avec votre eID
Vous retrouvez chaque nouveau contrat de travail dans votre profil my Job Space. Un mail vous
avertit à chaque fois qu’un contrat est disponible pour être signé. Le mail contient un lien et un bouton
qui vous dirigent directement vers ‘my Job Space’.
1. Connectez-vous sur my Job Space.
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2. Allez vers vos documents à signer.
Dès que vous vous êtes connectés, vous voyez directement, sous ‘mes messages’, combien de contrats attendent votre signature.
Cliquez sur ce lien pour aller vers l’écran contenant vos documents à signer. Dans my Job Space, vous pouvez toujours aller vers vos documents à signer via les menus (‘Mes documents’ > à signer).
3. Commencez la procédure pour signer Cliquez sur le petit crayon à côté du contrat .
4. Choisissez ‘Signer avec eID’ comme méthode pour signer.
Dans le prochain écran, relisez encore une fois votre contrat et cliquez ensuite sur le bouton bleu ‘Signer avec eID’.
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5. Signez avec votre carte eID
L’écran suivant vous demande d’introduire votre carte eID dans le lecteur. Faites ceci et confirmez en
cliquant sur le bouton ‘OK je suis prêt’
ATTENTION :
Si vous utilisez Chrome et le Chrome plug-in
pour eID n’est pas encore installé, vous
verrez un avertissement que l’installation de ce plug-in est nécessaire. Vous trouvez tous
les détails dans l’annexe 2).
Si vous voyez le message ‘Do you want to
run this application’, cliquez sur Run.
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Si le lecteur lit la carte correctement, un message apparait vous demandant d’introduire votre code PIN.
Encodez donc le code PIN de votre carte eID (code reçu de la commune, que vous avez éventuellement modifié). Cliquez ensuite sur OK (le bouton s’active dès que vous introduisez le PIN).
6. Confirmation contrat signé
Une confirmation apparaît que le contrat a été signé.
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Créer un mot de passe avec l’aide de votre eID pour signer vos contrats
1. Connectez-vous sur my Job Space.
2. Allez vers vos documents à signer.
Dès que vous vous êtes connectés, vous voyez directement, sous ‘mes messages’, combien de contrats attendent votre signature.
Cliquez sur ce lien pour aller vers l’écran contenant vos documents à signer. Dans my Job Space, vous
pouvez toujours aller vers vos documents à signer via les menus (‘Mes documents’ > à signer).
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3. Commencez la procédure pour signer
Cliquez sur le petit crayon à côté du contrat.
4. Choisissez ‘Signer avec mot de passe’ comme méthode pour signer. Relisez encore une fois votre contrat et appuyez ou cliquez ensuite sur le bouton orange ‘Signer avec
mot de passe’.
5. Créez votre mot de passe (à faire une fois seulement)
La première fois que vous cliquez sur le bouton ‘Signer avec mot de passe’, vous n’avez pas encore de mot de passe. Il faut encore le créer, donc vous voyez le message ‘Générer un nouveau mandat’. En
effet, un mot de passe se créé par le biais d’un ‘mandat’ qu’on doit signer.
Cliquez sur le bouton bleu ‘Créer un mandat’ pour ouvrir l’assistant mandat.
Parcourez les 3 écrans de l’assistant mandat afin de créer votre mot de passe :
Le bouton Suivant ga vous mène au prochain écran.
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Ecran 1 - Description Si vous utilisez Chrome et le Chrome plug-in pour eID n’est pas encore installé, vous verrez un avertissement en orange précisant que l’installation de ce plug-in est nécessaire. Vous trouvez tous les
détails dans l’annexe 2).
En déroulant vers le bas, vous verrez que différentes manières sont disponibles pour signer votre
mandat. Mettez l’option 1 sur ‘yes’: ‘je veux signer avec carte eID’.
Cliquez sur Suivant.
Ecran 2: Vos paramètres personnels Encodez les données demandées : choisissez le mot de passe que vous voulez utiliser après pour signer
vos contrats et confirmez-le. Cliquez sur ‘Suivant’
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Ecran 3: Signez votre mandat Le document de votre mandat apparaît. Utilisez le bouton ‘Signer’ pour signer le mandat.
L’écran suivant vous demande d’introduire votre carte eID dans le lecteur.
Faites ceci et confirmez en cliquant sur le bouton ‘OK je suis prêt’. Si vous voyez le message ‘Do you want to run this application’, cliquez sur ‘Run’.
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Si le lecteur lit la carte correctement, un message apparait vous demandant d’introduire votre code PIN.
Encodez donc le code PIN de votre carte eID (code reçu de la commune, que vous avez éventuellement modifié). Cliquez ensuite sur OK (le bouton s’active dès que vous introduisez le PIN).
Dans le prochain écran, vous voyez la confirmation que votre mandat a été signé. Votre mot de passe est donc maintenant actif. Sous la confirmation, vous voyez le bouton bleu ‘Signer le contrat’. Cliquez
dessus pour retourner à votre contrat.
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6. Signer votre contrat avec votre mot de passe Dans l’écran de votre contrat, utilisez le bouton orange ‘Signer avec mot de passe et vous voyez
qu’une fenêtre apparaît. C’est là qu’il faut introduire le mot de passe que vous venez de créer afin de signer votre contrat. Faites-le et confirmez avec le bouton ‘Signer avec votre mot de passe’.
Le prochain écran confirme que le contrat est signé.
Pour signer vos prochains contrats, procédez comme expliqué sur la page 10.
Voua n’avez plus besoin de votre eID et vous pourrez signez sur votre smartphone.
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Windows 10 utilise ‘Edge’ comme navigateur par défaut, mais celui-ci ne soutient pas notre
procédure pour signer des contrats. Heureusement, Windows 10 vous permet aussi d’utiliser
Internet Explorer.
L’utilisation du eID sur Apple OS peut poser des problèmes. Il est néanmoins parfaitement
possible de signer des contrats sur un Mac avec un mot de passe (un ‘LTP’ créé via un
mandat). Créez le mot de passe sur un pc (il faut faire ceci qu’une seule fois) et vous pouvez
l’utiliser après sur votre Mac.
Pour signer des contrats en Chrome, il faut d’abord installer une extension permet
l'utilisation de l'eID. Ceci se fait rapidement et sans problème grâce à un 'assistant' guidant (voir
p. 17).
5. ANNEXES
ANNEXE 1 - Infos techniques pour pouvoir signer avec eID
Qu’est-ce qu’on a besoin pour signer?
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3. Lecteur de carte
Pour apposer votre signature électronique, vous avez besoin d’un lecteur de carte.
- Lecteur de carte incorporé
Certains laptops et ordinateurs ont un lecteur de carte d’identité électronique incorporé.
Vérifiez si vous disposez des programmes périphériques suffisamment récents pour votre lecteur
de carte. Vous trouvez sur internet quels sont les programmes périphériques (drivers) les plus
récents pour votre carte eID.
Veillez à ce que votre carte eID soit correctement introduite dans le lecteur de carte
- Lecteur de carte externe
Si vous utilisez un lecteur de carte externe, assurez-vous que les points suivants soient
bien suivis :
Connectez correctement le lecteur de carte
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Introduisez correctement la carte eID dans le lecteur de carte
Assurez-vous que vous disposez des programmes périphériques corrects et les plus récents
(drivers) pour votre lecteur de carte. Vous trouvez sur internet quels sont les programmes
périphériques (drivers) les plus récents pour votre lecteur.
4. Java (applet/plug-in)
Un des composants indispensable pour apposer votre signature via le site web est l’applet Java.
Dans la majorité des cas, vous n’aurez rien à faire étant donné que l’applet Java est installé de façon
standard. Si votre ordinateur n’est plus tout récent, si vous ne l’avez plus utilisé depuis un petit temps
ou si les mises à jour ne se font pas automatiquement, il se peut que vous ne disposiez pas de la
version Java la plus récente. Si c’est le cas, vous pouvez facilement la télécharger :
https://java.com/fr/download
Quels sont les problèmes auxquels vous pouvez être confrontés ?
Carte eID (et certificats) - valable ou non
Chaque carte eID a une date d’expiration. Passé cette date, la carte n’est plus valable. Il n’est donc plus
possible de signer des documents. La carte eID comprend deux certificats qui ont aussi une date de
validité. Si la date de validité de ces deux certificats est toujours valable, vous pouvez signer.
Comment vérifier les dates d’échéance ?
- de la carte : la date se trouve sur la carte
- des certificats : en utilisant un e-viewer connecté à votre ordinateur
Si vous n’avez pas encore de viewer, voici le lien pour le télécharger :
http://eid.belgium.be/fr/utiliser_votre_eid/installer_le_logiciel_eid
Mettez la carte dans le lecteur et ouvrez le viewer (il est possible qu’il s’ouvre automatiquement). La carte
est lue. Allez vers l’onglet ‘Certificats’ (voir image prochaine page). Cliquez d’abord sur (Authentication) et
puis sur (Signature) pour consulter les détails de chaque certificat, notamment la date de fin de validité
qui ne peut pas encore être dépassée. Pour le ‘Signature certificate’, cliquez sur le bouton ‘validat enow’
(valider maintenant). L’info à côté de ‘Trust’ (Confiance) doit devenir Trusted (fiable).
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Vous ne pouvez pas signer avec une carte déclarée comme étant volée ou perdue.
ATTENTION: Lorsque vous obtenez votre carte eID avant vos 18 ans, votre ‘certificat signature”
n’est pas encore actif. Vous devez vous rendre à la maison communale.
Plus d’informations : http://e-ID.belgium.be/frhttp://my.belgium.be/login.html?locale=fr
Carte eID – signer ou pas ?
Nationalité :
Vous pouvez signer un contrat de travail si vous disposez d’une carte eID avec une signature de certificat
valable. Cela signifie concrètement que vous pouvez signer aussi bien avec la carte eID belge qu’avec la
Age :
- Vous avez moins de 18 ans ? Dans ce cas, vous ne pouvez pas encore apposer de signature
électronique. Votre ‘certificat signature’ n’est pas encore valable ou actif.
- Vous avez 18 ans ?Vous pouvez apposer une signature électronique.
Pucée-ID
Sur la carte eID, il y a une puce. Certaines puces ont posé problème dans le passé et certaines séries de
cartes ont une puce qui ne fonctionne pas de façon optimale.
Il se peut également que la puce soit endommagée ou qu’elle ne soit pas téléchargée correctement. Dans
ces cas, vous devez vous rendre à la maison communale.
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ANNEXE 2 - Signer des contrats de travail électroniquement en Chrome
- installation extension eID
Google Chrome vous permet de signer vos contrats de travail électroniquement à condition que vous
installiez une extension (un petit programme que vous rajoutez à Chrome afin de faire fonctionner votre
eID). Un ‘Assistant d’installation’ vous accompagne. Ci-dessous, vous voyez chaque étape de cette
installation sur un pc avec une version récente de Windows (7,8 ou 10).
Télécharger l’extension et démarrer l’installation
Quand vous voulez signer un contrat en utilisant Chrome, vous verrez la fenêtre ci-dessous lorsque vous
cliquez sur le bouton pour signer:
Cliquez sur Download installer
A gauche de votre écran, vous voyez que le fichier suivant est téléchargé (ce qui peut prendre une petite minute):
Sauvegardez le fichier et ouvrez-le.
Un avertissement de Windows apparaît (qui varie en fonction de la version de Windows) :
Windows 10
Windows 7
Windows 8
Cliquez sur Run,Yes (ou Oui) pour continuer.
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Vous verrez d’abord les écrans suivants :
Choisissez ici quelle version linguistique de l’extension vous voulez installer (sélectionner la
langue désirée et cliquez sur OK). L’assistant
continuera dans la langue que vous choisissez ici.
Parcourirl’assistant (wizard)
L’Assistant s’ouvre.
1er écran :
Cliquez sur ‘Suivant’ pour continuer.
2ième écran : Par défaut, l’installation se fait dans le dossier
‘Program files’. Le bouton ‘Parcourir’ vous
permet de sélectionner un autre dossier si vous le préférez.
Cliquez sur ‘Suivant’ pour continuer.
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3ième écran :
Ici, vous pouvez indiquer où vous désirez que les raccourcis soient créés (si vous n’adaptez rien,
vous faites une installation ‘défaut’).
Cliquez sur ‘Suivant’ pour continuer.
L’extension est installée. Un peu de patience ...
… et le dernier écran de l’Asisstant apparaît :
Cliquez sur ‘Terminer’ pour finir l’installation correctement.
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Redémarrer Chrome et activer l’extension
(La langue dans laquelle les fenêtres et écrans expliqués ci-dessous apparaîtront dépend de vos
paramètres linguistiques en Chrome). Afin de pouvoir activer l’extension, il faudra d’abord complètement fermer Chrome et puis le redémarrer.
Souvent, il ne suffit pas de fermer Chrome avec la petite croix en haut à droite parce que certaines applications laissent tourner Chrome en arrière-plan. Redémarrez Chrome comme suit :
encodez la commande chrome://restart dans le bar en haut
appuyezsur enter
Chrome redémarre et vous voyez normalement ce message :
Cliquez sur ‘Enable extension’ (‘Activer extension’) et l’extension est activée.
Lors du redémarrage de Chrome, la notification “eid Reader Plugin Adapter added”
n’apparaît pas ?
Dans ce cas, cliquez sur le bouton en haut à droite
dans la barre de Chrome pour ouvrir le menu.
Vous voyez, en haut du menu, ‘New extension added’. Cliquez dessus et la fenêtre vous permettant d’activer
l’extension apparaît.
Cliquez sur ‘Enable extension’ (activer extension):
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Activer et désactiver des extensions en Chrome
Vous pouvez à chaque moment (dés)activer des extensions en Chrome:
Cliquez sur le bouton en haut à droite dans la barre de Chrome pour ouvrir le
menu.
Choisissez l’option ‘Settings’
(‘Paramètres’) dans le menu.
Dans la partie gauche de l’écran des paramètres, cliquez sur ‘Extensions’.
L’aperçu des extensions apparaît, où vous pouvez (dés)activer des extensions en les (dé)cochant:
