Slide no 1 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN ATELIERS BAAN IV BILAN

08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN Slide no 1

ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV BILANBILAN


ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV DEROULEMENTDEROULEMENT

• Passage en revue de chaque atelier pour

– Enumérer les points ayant fait l’objet de décisions

– Prendre les décisions pour les points ouverts

– Passer en revue les demandes de développement enregistrées afin de les confirmer et de fixer les priorités


AGENDAAGENDA

1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles 3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats 5 - Magasins spécifiques 6 - EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables


BILAN – Atelier 1 – Gestion du stockBILAN – Atelier 1 – Gestion du stock

• Correction à effectuer : incohérences dans les données articles/magasin : réglé?– 10 articles EDI avec code signal D% ou E%– 20 articles EDI avec stock = 0– 50 articles du magasin XX avec stock > 0

• Décisions : tableau slide 6

• Développements demandés : tableau slide 7


BILAN – Atelier 1 – Gestion du stockBILAN – Atelier 1 – Gestion du stockDécisionsDécisions

Domaine Nature du problème Décision Résultat Atelier

Inventaire MP Fourchettes de scems à inventorier à revoir :-certains articles ne sont pas inventoriés dans les délais -la charge de travail est inégale

Liste des fourchettes de scem transmises à FI-LS pour contrôle.Pas de réponse FI-LS pour l’instant

Pas de modification pour l’instant. Si problèmes constatés dans le futur, FI-LS communiquera les nouvelles fourchettes de Scems

Inventaire Selfs

Customisations effectuées pour supporter l’inventaire des selfs services:-modification de la génération des inventaires-Chargement de la liste à inventorier dans pistolet-Déchargement du pistolet après comptage et réconcilication des données

Ces customisations ne seront pas portées dans BaanIV c4

OK

Inventaires magasins autres que MS-MP-PC-SSM

Faut-il créer des jobs systématiques pour inventorier ces magasins régulièrement(Pour l’instant, ils ne sont pas inventoriés)

Cette option n’est pas retenue OK

Amélioration inventaire

Une utilisation de l’équipement bar-code pour optimiser l’inventaire est-elle à envisager?

Option non retenue OK


BILAN – Atelier 1 – Gestion du stockBILAN – Atelier 1 – Gestion du stockDéveloppements demandésDéveloppements demandés

Description Détails Sessions concernées Résultat Atelier

Seuil de livraison directe pour magasin 00(doit être 0 sauf si stock existant)

-modification de l’interface LIMS (Before)-ou script spécifique(cf upd_art_53.sql)

-Interface LIMS

- Script dans /usr/baan/cern/sql

OK

Déclassement des articles

-Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours)-Script pour supprimer automatiquement:-association article/mag-association article/empl.

-nouvelle session édition

-Nouvelle session

Discussion après l’atelier

Accord sur proposition (voir présentation spécifique)

Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne)

Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à l’adresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001)

-Emplacemens à créer-Articles à associer-transferts de stock à effectuer pour articles avec stock-interface Qualiac/Distribution interne à modifier

OK


BILAN – Atelier 2 – ArticlesBILAN – Atelier 2 – Articles

• Correction à effectuer : incohérences dans les données : réglé?– 4 listes fournies pour vérification:

• Articles du magasin ZZ avec stock > 0• Articles en épuisement non rattachés au ZZ• Articles rattachés au ZZ mais avec d’autres associations article/magasin• Articles <> ZZ avec poids = 0

– Au niveau des paramètres article:• Articles sans fournisseurs• Articles avec paramètres de réapprovisionnement incorrects

• Décisions : tableau slide 8• Développements demandés : tableau slide 9


BILAN – Atelier 2 – ArticlesBILAN – Atelier 2 – ArticlesDécisionsDécisions

Domaine Nature du problème Statut Résultat Atelier

Numérotation des demandes EDH

Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilitéContre: trous dans la numérotation

Pas de réponse pour l’instant

OK

Code signaux Codes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI-LSEnsuite mise à jour des articles (via SQL) par IT-AIS

Pas de nouvelles

Action FI-LS

Emplacement de quarantaine

FI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles.

Fonctionalité souhaitée à préciser

Abandonné

Incoterms Si incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre d’achat)

Besoin à confirmer

Codes à fournir par FI-LS

Problèmes de réseau Bât.73

Pertes de connection répétitives par les utilisateursProposé : statistique sur une semaine par un utilisateur , bilan et aviser expert

Pas de réponse sur la solution proposée

Action I.MardirossianContacter A. Ross/JM Jouanigot ITPour planning cablage BNC->fibre optique

Nomenclatures Gérer des articles issus d’une architecture de composants

Besoin à confirmer

Différé


BILAN – Atelier 2 – ArticlesBILAN – Atelier 2 – ArticlesDéveloppements demandésDéveloppements demandés


Articles de remplacement

Dans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si l’article souhaité est déclassé

-Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

OK

Gestion des articles Ajouter de nouveaux champs dans l’écran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat

tiitm001m000Deux écrans à modifier

OK

Calcul prix de revient Avant le calcul, production d’une liste des commandes en cours pour faciliter les corrections

Nouvelle session à developperPas de décision FI-LS pour l’instantSpécifications à préciser

Abandonné. Utiliser rapport standard Baan des commandes en cours (par scem)

Recopie des articles Modifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs

En attente d’une liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI-LS

Action FI-LS pour fournir exemple


BILAN – Atelier 3 – VentesBILAN – Atelier 3 – VentesDécisionsDécisions


Devis de vente Ce module n’ayant pas été utilisé en 2004, faut-il porter les customisations sur c4

Attente décision à prendre par FI-LS

Customisations à abandonner


BILAN – Atelier 3 – VentesBILAN – Atelier 3 – VentesDéveloppements demandésDéveloppements demandés


Adresses spécifiques

Modifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies

tdsls4103s000modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles

OK

Impression ordre de vente

Possibiliter d’imprimer un ordre de vente

tdsls4410m000 – Edition standard à customiser?Besoin à confirmer

Abandonné – Utiliser édition standard Baan ‘Accusé réception ordres de vente’

Feedback EDH Dans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs

Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

OK

Confirmation du désenlogement

Envoi d’un mail automatique à l’utilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom)

tdsls9202m000Layout du mail à fournir par LTSession à modifier + report mail spécifique

Spécifications à fournir par Labo Telecom

Confirmation partielle d’un picking

Ajout d’un nouveau champ dans l’écran de DPA pour permettre d’exclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP)

cdddev0015m000 + tdsls9202m000Modification structure table cddev011 + modification sessionsAttente confirmation FI-LS

OK – TOP PRIORITE

Ecran simplifié pour demandes emportées

Mise en place d’une session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles

Développement extérieurPrix = 9600 CHFCodes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer l’accord pour l’ecran standard (sans ajout supplémentaire)

Le Epool n’accepte pas l’option proposée (il souhaite desynchroniser saisie ligne ordre et désenlogement)Action I. Mardirossian pour confirmer et indiquer en accord avec PC Shop les codes budgétaires à imputer


BILAN – Atelier4 – AchatsBILAN – Atelier4 – AchatsDécisionsDécisions


LIMS Atelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées

Date de l’atelier non encore précisée

Toujours pas d’accord avec M. Krever

Recopie lignes appel d’offre en ordre d’achat

Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps.Fonctionalité testée par IT-AIS , environ 1 mn pour effectuer la recopie

Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LS

Abandonné . Le problème n’existe pas pour les personnes utilisant régulièrement cette transaction

Edition de commande

Les utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays d’origine qui est édité à la fin de la commande

Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard)

OK

Contrôle de qualité Définir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable.Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ?

Décision en attente Pas de décision définitive. Eventuellement, supprimer ce contrôle au MP et PC.A confirmer par FI-LS

Fax non transmis – messages d’erreur

Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages d’erreur sont générés

Exemples à communiquer par FI-LS

Toujours pas d’exemples communiqués

Seuil d’envoi d’une commande oar fax

Actuellement, ce seuil est à 5000 CHF Seuil à confirmer par FI/LS Toujours pas de confirmation du seuil par FI-LS

Réapprovisionnement automatique

Mise en place d’une nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, d’automatiser les traitements depuis la génération des INV à l’envoi de la commande par fax au fournisseur

Décision en attente Différé

JOBIMP, JOBMT Mise en place d’une procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac

Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider

Réunions complémentaires à organiser, spécifications à finaliser


BILAN – Atelier 4 – AchatsBILAN – Atelier 4 – AchatsDéveloppements demandésDéveloppements demandés


Echéance des contrats Production d’une liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais

Nouvelle session à développer et à systématiserDemande à confirmer par FI-LS

Abandonné – Editions standard à utiliser

Blocage au niveau des montants Affichage d’un messge d’avertissement si le montant du contrat est dépasséCe message devrait apparaitre au niveau de l’INV; après, c’est trop tard.

Demande à confirmer Fonctionalité à préciser

Script à développer pour fournir 1 x par semaine la liste des contrats approchant ou ayant dépassé le montant total maximum

Relance fournisseurs Générer la liste des reliquats d’achat en même temps que la liste des relances, c’est à dire le mardi matin

Job systématique à replanifier

Recherche d’un lot par le no de lot ou par le certificat

Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot

Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001

OK

Retour de la confirmation Isofax directement à l’utilisateur

Les confirmations doivent retourner à l’utilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment

Cinq sessions édition Baan à modifier.Solution testée. Mise en place définitive à effectuer

Relance automatique 1-Production d’une liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours2-Envoi au fournisseur d’une demande de confirmation des délais

Première partie implémentée et proposée à FI-LSAttente d’une décision et de spécifications pur la deuxième partie

Différé

Adresses fournisseurs Gérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur

Modification structure table tccom022Modification session tccom2103m000Impact sur Interface Qualiac

OK

FAIT

FAIT


BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier5 – Magasins spécifiquesSelf Service Meyrin (SSM)Self Service Meyrin (SSM)

Domaine Nature du problème Décision - Statut Résultat Atelier

Machine à conditionner

Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes

Machine plus utiliséeCustomisations à abandonner

OK

Inventaires selfs Inventaire par pistoletCustomisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem)

Customisations à abandonner

OK

Inventaire SSM IT-LS n’est pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans l’inventaire ni du nombre d’articles proposés par jour

Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS:-fréquence-Nombre articles/jour à inventorier

Pas de nouvelles spécifications reçues de FI-LSAbandonné

Job systématique ‘SELFS’

Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées

Revoir le job ‘SELFS’ et supprimer la partie désenlogement

Futur Maintien d’un conditionnement spécifique pour le SSM? Fonctionalité maintenue OK

FAIT


BILAN – Atelier5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier5 – Magasins spécifiquesPC Shop (CH) PC Shop (CH)


Délai de réapprovisionnement

Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures

Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre d’être en rupture

OK

Gestion par lots

Comment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties

Nouveau développement à prévoir.Création d’une nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donnéAttente décision PC Shop

Abandonné

Composants et accessoires non définis dans Baan

Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ?

En raison de l’aspect ponctuel , le PC-Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan

OK

Mac Intoshes Intégration dans Baan? Pas d’intégration dans Baan.Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs

OK

Location PC Utilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop

Solution présentée à examiner par le PC ShopAttente décision pour implémentation éventuelle

A implémenter


BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesLabo Telecom (LT)Labo Telecom (LT)

Domaine Nature du problème Décision - Statut Décision - Statut

Gestion des lots Possibilité d’accéder au lot soit par le no de lot , soit par le no de certificat (= no d’appel) et non plus article/lot

Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001

OK

Confirmation du picking

Message à envoyer à l’utilisateur pour l’informer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH

Session tdilc9202m000Modifications à ajouter

Attente spécifications Labo Telecom

Perspectives futures

Pas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom

OK


BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesPool électronique (STO)Pool électronique (STO)

Domaine Nature du problème Décision - Statut Résulat Atelier

Code budgétaires inactivés

Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé?

En attente décision EPool Abandonné

Saisie des articles Le STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc…

Prochaine saisie d’article à faire en commun avec IT-AIS pour identifier les problèmesEn attente EPool

Attente prochaine saisie articles par EPool

Facture anticipée pour approbation déppenses

Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock

Solution proposée : utiliser le module ‘Devis de Vente’A évaluer par EPool en vue implémentation

Abandonné . Problème trop ponctuel pour envisager des développements

Suivi des coûts de maintenantce

Exploiter sous forme de rapports l’information maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…)

Spécifications à fournir par EPool

Spécifications à fournir par EPool

Nouveaux développements

EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités

En attente de cette liste Liste produite.

Profil de location Possibilité d’utiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs

Fonctionalité non envisagée

OK

Vente d’équipement

Etendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit achat soit location

Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool

OK

Réunion prévue le 14/12


BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesBILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiquesEspace stockage divisions (133)Espace stockage divisions (133)


Migration sur Compagnie 400

Actuellement, le bât.133 utilsie une instance spécifique de Baan. Il faudrait envisager la migration sur la compagnie 400 pour éviter de maintenir une instance spécifique et faciliter la maintenance

Principe de migration retenu mais après la migration sur c4 en raison du temps nécessaire (15 jours minimum)-nettoyage des données-rapatrier historique-porter customisations Baan-porter customisations périphériques

OK

Facturation de l’entreposage aux divisions

Pour l’instant, les coûts de stockage ne sont pas facturés aux dfivisions. Certains équipements sont donc stockés Indéfiniment, ce qui ne serait pas le cas si uen facturation même modique était appliquée

En attente d’une décision de FIDans un premier temps, on pourrait envisager d’avertir les utilisateurs (dernier avis avant facturation)

Pas encore de décision FI


Bilan atelier 6 - EDIBilan atelier 6 - EDI

• Corrections à effectuer:– Articles Edi avec code signal épuisement ou déclassement– Articles liés à Airgaz à passer à Carbagaz– Articles avec magasin principal 00 mais associés aussi au

magasin EDI

• Développements demandés (slide 19)


BILAN – Atelier 6 – EDIBILAN – Atelier 6 – EDIDomaine Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier

EDI pour PC Shop Le PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI

Spécifications à préciser par PC Shop Aucune spécification reçue

cXML Remplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDI

Fournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée

Contacts en cours

Bossard Renouvellement du contrat en cours Quid du futur fournisseur Décision fin février 2005

Carbagaz Gérer dans Baan la location des bouteilles de gaz

Nouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires

OK

Angst & Pfister Envoi de la liste de désenlogement par Email au lieu de fax manuel

Contacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000)

OK

Farnell Problème de gestion des anomalies Réunion à organiser avec le fournisseur Réunions en cours

Radiospares Deux options:-commander directement sur le catalogue du fournisseur-intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares

Discussion en cours avec le fournisseur En cours

Désenlogement partiel

Possibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais)

Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA-modif session tdilc9202m000

OK

Achats directs sur site fournisseur

Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur

Exemple à fournir par PC Shop pour vérification Exemple non fourni

Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur

Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture.Problème pour changer la règle du jeu:-FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général-Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé

-Voir avec FI si le délai peut être raccourci-voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée

En cours d’examen


BILAN – Atelier 7 – InterfacesBILAN – Atelier 7 – InterfacesInterface Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier

FOUNDATIONS Pas de problème particulier OK

QUALIAC(Fournisseurs)

Clash en cas de suppression physique d’un fournisseur dans Qualiac

Interface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité

OK

Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalement

Code à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité

OK

QUALIAC(commandes)

Problème de consistance de données char-> varcharWorkaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan

Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer

OK

ORIAC Automatisation du bouclement (ou d’une partie)Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI

A envisager après installation C4 si bug financier Baan résoluNb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement

Différé après migration

CET Données incorrectes si livraison partielle A regler en cours de solution

CFU Nombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit l’interface soit directement CFU

Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés

Réunion pas encore planifiéeAction FI-LS

Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles?-L’interface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan

FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan

En attente précisions FI-LS

EDH Feedback EDH à revoir:-texte pour livraison interne-texte pour Labo Telecom-texte pour date de livraison prévue-Bug si suppression demande (via en-tête)

Nouveaux développements à prendre en compte

OK

Affichage du feedback (interne EDH) :-pour l’instant inexploitable (lignes mélangées)Nécessité d’ajouter un tri par ligne

Nouveau développement à demander à l’équipe EDH

OK


BILAN – Atelier 7 – Interfaces (2)BILAN – Atelier 7 – Interfaces (2)

Interface Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier

CATALOGUE Mise dans le été catalogue d’articles pour lesquels les prix n’ont pas été calculés

Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides

OK

LIMS Prise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS?

Exemple à communiquer par FI-LS

Exemple non encore communiqué

Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan

Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000)

OK

Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV Exemple à communiquer par FI-LS

Exemple non encore communiqué

EDI Pas de problème particulier OK


BILAN – Atelier 8 – Aspects financiersBILAN – Atelier 8 – Aspects financiers

Problème Nature du problème Décision – Statut Résultat Atelier

3% à l’entrée Moduler cette surcharge à l’entrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4

OK

Synchronisation bouclement

Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI

Non envísagé pour l’instant:-Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement-Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général

Evaluation après migration C4

Documents

Slide no 1 08/12/2004ATELIERS BAANIV - BILAN ATELIERS BAAN IV BILAN