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Résumé
Stage de fin d’année de Master 1 Document Spécialité Edition, Mémoire des Textes avec une mission
séparée en deux volets. D’une part la gestion quotidienne de la bibliothèque: catalogage, indexation,
gestion des prêts et des retours - et de l’autre la mise en place d’une mission de désherbage d’un
secteur documentaire : les mathématiques.
Après une présentation de l’établissement, il est question d’expliquer mon travail méthodologique, de
l’évaluation du fonds à l’élaboration de critères en passant par les difficultés rencontrées. Le rapport
cherche à mettre en avant le rôle du désherbage dans la politique documentaire et se construit autour
de la problématique suivante : Le désherbage fait partie intégrante de la politique documentaire menée
par l'établissement. Ainsi, comment une politique de désherbage peut-elle s'intégrer dans une véritable
politique de conservation et de valorisation du fonds ?
Mots clés : Bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville, Catalogage, fonds documentaire,
Indexation, politique documentaire, désherbage.
Summary
End of year work placement for year 1 of Masters Degree Document with specialism in publishing, Text
Memories with a speparate mission in 2 sections. On the one hand, the daily management of the library:
cataloguing, indexation, book loans and returns management. On the other hand, the organization of a
weeding mission for a documentary sector: mathematics. After a presentation of the library, I will explain
my methodological work, from the evaluation of the collection to the working out of criteria including the
difficulties I met. The report tries to point up the part of weeding in the documentary policy and has been
built up around this set: Weeding is an integral part of the documentary policy run by the library. How can
a weeding policy fit into a real preserving and development policy of the collection?
Keywords : Cherbourg – Octeville’s librairy, cataloguing, indexation, weeding policy, documentary policy.
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SOMMAIRE
Introduction..................................................................................................................................................5
1) Présentation de la structure............................................................................................................7
1. La bibliothèque de Cherbourg - Octeville : une bibliothèque associée au SCD..........................72. Le fonds documentaire................................................................................................................83. La question du public étudiant.....................................................................................................94. Élaboration et répartition du Budget documentaire 2010............................................................9
2) Un métier, des missions................................................................................................................11
1. De la commande à la mise en rayon : le circuit du livre.............................................................11
a. Repérage, commande et réception........................................................................................11b. Catalogage via WiniBW.........................................................................................................12c. Equipement et mise en rayon................................................................................................13
2. Le désherbage au service de la valorisation du fonds documentaire........................................14
a. Programmer une opération de désherbage : Evaluation du fonds en mathématiques.........14b. Le désherbage et la politique documentaire..........................................................................14c. Les objectifs du désherbage..................................................................................................15d. Programme de révision des collections : Comment désherber ?..........................................16e. Les critères de sélection........................................................................................................16
3) Evaluation du résultat...................................................................................................................19
1. De la théorie à la pratique : les difficultés rencontrées..............................................................192. Pilonnage ? Magasins ? Rachat ?.............................................................................................203. Eliminer pour mieux conserver : un fonds à l'image de la bibliothèque.....................................21
4) Du monde universitaire à la mise en pratique de savoir faire...................................................21
1. Un désherbage vers d'autres secteurs du fonds.......................................................................212. Une expérience sur le long terme..............................................................................................22
GLOSSAIRE.............................................................................................................................................23
Annexes....................................................................................................................................................24
1 – Organigramme du SCD de Caen....................................................................................................2432 - La bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville...............................................................2443 – Extraction du logiciel Flora pour la classe Dewey 51*................................................................2454 - Liste des documents proposés au désherbage répartis selon 3 listes : pilon, magasin, achat.........246
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Remerciements
Un stage réussi est le mélange de plusieurs ingrédients. C'est une mission formatrice, une structure
intéressante et surtout un service accueillant et à l'écoute.
C'est pourquoi, je tiens à remercier chaleureusement mon maître de stage, Angèle Anicot, pour la
confiance qu’elle m’a accordée dans la réalisation de ma mission, pour son aide, sa patience et sa
disponibilité.
Je tiens également à remercier particulièrement, Monsieur Bernard Vouillot, de m'avoir offert la
possibilité de réaliser ce stage, pour son écoute et sa gentillesse.
Je remercie mes collègues, Barbara Morel et Isabelle Pellouin qui ont fait de ce stage, une expérience
enrichissante, agréable et formatrice.
Enfin je remercie, l'ensemble des professeurs dont j'ai croisé le chemin cette année, notamment
Monsieur Olivier Desbordes, de m'avoir permis de développer de nouvelles compétences
professionnelles et de m'avoir conforté dans mon choix d'orientation professionnelle.
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Introduction
D'après l'ENSSIB, le désherbage « consiste à retirer des rayonnages en magasin ou en libre-
accès les documents qui ne peuvent plus être proposés au public. On parle également d’élimination,
d’élagage, de retrait, de révision ou de réévaluation »
Le désherbage s’est généralisé et formalisé en France assez tardivement, dans les années 80, la
conservation absolue ayant prévalu et de nombreuses réticences ayant persisté.
Aujourd'hui, l’accroissement des collections, l’inflation éditoriale, la saturation des espaces, la
généralisation du libre accès, ou encore l’explosion de la demande, ont conduit à réfléchir aux moyens
de renouveler les collections et d’éliminer de façon raisonnée.
La nouvelle Bibliothèque Universitaire de Cherbourg – Octeville, se situe dans ce cadre de changement.
Ouverte depuis septembre 2009, dans ses nouveaux locaux, elle était autrefois installée au sein des
mêmes locaux de l'IUT de Cherbourg. De ce fait, elle a longtemps bénéficié d'une superficie moins
élevée, d'un magasin plus restreint et surtout d'un manque de personnel, qui ont relégué la question du
désherbage au second plan.
J'ai souhaité pour clôturer mon année de Master 1 Edition, Mémoire des Textes, intégrer une
bibliothèque pour conforter mon choix d'orientation professionnelle qui est de passer, à moyen terme, les
concours de la fonction public pour devenir bibliothécaire. Depuis le baccalauréat, je construis mon
parcours universitaire en fonction de ce projet. Ayant déjà l'expérience des CDI, la bibliothèque
universitaire de Cherbourg s'est présentée comme le lieu idéal pour acquérir de nouvelles compétences
en terme de techniques documentaires.
Du 19 avril au 04 juin 2010, cette immersion professionnelle d'une durée de 7 semaines est l'occasion
idéale d'associer à ce stage d'observation, une véritable mission professionnelle pouvant faire appel à
différentes compétences documentaires acquises lors de ma formation.
En conjuguant une mise en pratique de mes connaissances théoriques, ce stage est pour moi
l'aboutissement de ma réflexion concernant mon projet professionnel.
Après discussion avec Monsieur Bernard Vouillot, Directeur du Service Commun de la Documentation
de l'Université de Caen, nous avons décidé, en collaboration avec Madame Angèle ANICOT, de réfléchir
sur la problématique du désherbage d'un secteur documentaire comme mission de stage de fin d'année.
Ainsi, le présent rapport s'inscrit dans la réflexion suivante :
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Le désherbage fait partie intégrante de la politique documentaire mené par l'établissement. Ainsi, comment une politique de désherbage peut-elle s'intégrer dans une véritable politique de conservation et de valorisation du fonds ?
Il est question dans ce projet d'une mission de désherbage du secteur des mathématiques. Il
s'agit pour mon travail d'établir un listing de critères et de proposer par la suite une liste de documents à
pilonner, à mettre en magasin où, éventuellement, à racheter.
Cette mission s'accompagne parallèlement de différentes tâches annexes, telles que le catalogage,
l'équipement, l'accueil ainsi que la découverte de plusieurs outils techniques utilisés par les
bibliothécaires comme FLORA, le SUDOC ou encore des bases de données telles que Electre.
Il est important de souligner que ce stage est avant tout une immersion de découverte professionnelle
inhérente au métier de bibliothécaire. Il s'agit pour moi d'appréhender les différentes facettes du métier
ainsi que les responsabilités qui lui sont associées comme l'élaboration d'un budget ou d'une politique
documentaire.
Ce rapport s'articule donc autour de 4 axes principaux. Il s'agira dans un premier temps, de
présenter la structure d'accueil et en particulier le fonds documentaire technique de cette bibliothèque
universitaire.
Dans un second temps, il s'agira de présenter les différentes facettes du métier de bibliothécaire, en
mettant en parallèle l'utilisation des différents logiciels à vocation professionnelle.
Je ciblerai ensuite mon rapport sur ma mission principale : le désherbage d'un secteur documentaire, en
mettant en perspective la construction de mon plan d'action ainsi que les difficultés rencontrées.
Enfin dans une dernière partie, il sera question de mettre en relation les apports théoriques de ma
formation avec les exigences demandées d'un stage professionnel. De fait, il s'agira de souligner les
différents apports du stage et les difficultés rencontrées tout au long de ma mission.
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1) Présentation de la structure
1. La bibliothèque de Cherbourg - Octeville : une bibliothèque associée au SCD
La bibliothèque Universitaire de Cherbourg – Octeville est un site décentralisé du Service Commun
de la Documentation de l’Université de Caen Basse – Normandie. Le SCD est composé de 3 sections
documentaires de la bibliothèque universitaire (Bu Droit – Lettres, Sciences – STAPS, Santé), de 25
bibliothèques associées (Bibliothèques Universitaires et de Laboratoires), de 2 bibliothèques
universitaires en sites délocalisés (Cherbourg et Alençon), de 3 bibliothèques des antennes délocalisées
(Lisieux, Saint Lô, Vire) et enfin de 2 centres de documentation et 3 bibliothèques d’IUFM.1
La bibliothèque de Cherbourg Octeville s’est ouverte en 1992. Elle a d’abord été constituée des fonds
documentaires des différents UFR et départements de l’IUT. Bien qu’initialement situé au sein des
locaux de l’IUT, elle a pour objet de desservir l’ensemble des étudiants du site Universitaire.
Au départ, la bibliothèque était située dans les locaux de l’IUT et disposé d’un local de 250m2 ainsi que
d’un magasin de 20m2. Elle ne proposait alors au public que quatre postes informatiques avec accès à
l’Internet pour un total de 900 étudiants environ.
En septembre 2009, dans le cadre du contrat de plan Etat – Région, elle s’installe dans ses
nouveaux locaux. Ce projet s’inscrit dans un projet globalisé qui voit naître parallèlement un hall
technologique et une halle sportive sur le site universitaire. Elle met désormais à disposition du public 20
postes informatiques avec accès Internet, des salles de travail en groupe, pour une surface de 550m2
en salle de lecture et 50m2 de magasin.2
La bibliothèque offre environ 11 000 volumes papier, 182 titres de périodiques, 337 documents
audiovisuels et 18 documents numériques. Le budget est alors de 35 000 euros pour l’année 2009.
- Le Personnel
A ses débuts, la bibliothèque est gérée par trois personnes en contrat emploi solidarité. Puis en 1996, un
poste de professionnel des bibliothèques est crée : un poste de magasinier.
En 2008, l’équipe est constituée de deux magasiniers, à laquelle viendra s’ajouter un troisième poste
nommée en novembre 2008 qui reprendra les fonctions de responsable de la bibliothèque.
Ainsi, à la rentrée 2009, la bibliothèque ouvre dans ses nouveaux locaux avec une équipe composée de
deux magasiniers et une bibliothécaire.
1 Voir Annexe 1 Organigramme du SCD de Caen2 Voir Annexe 2 Présentation de la Bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville
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2. Le fonds documentaire
Evaluation générale
Des listes ont été extraites du logiciel Flora en mai 2009 par la responsable du Système Intégré
de Gestion des bibliothèques (SIGB) à la demande de la responsable de la bibliothèque. (Flora)
Ainsi, tous types de documents confondus, la bibliothèque possède 8623 titres et 10936 volumes,
chiffres qui ont été augmentés suite aux acquisitions de l’année en cours. (environ 1.37% de la
collection).
Pour la totalité de la collection, 9619 documents sont empruntables et 1317 exclus du prêt.
Les types de documents qui apparaissent dans FLORA sont divers : monographie, thèses, mémoire,
périodiques, multimédia, CD ROM, Film vidéo, DVD, enregistrement sonore…
On peut également souligné que le collection se compose essentiellement de livres, puisqu’en
pourcentage les livres représentent 96% de la collection. (10581 livres pour un total de 10936 recencés
en 2009).
La bibliothèque Universitaire constitue son fonds en fonction du public qui est majoritairement un public
universitaire orienté vers les sciences et techniques. Ainsi le fonds se divise en trois grandes sections :
les sciences et techniques ; les langues, gestion et sciences humaines ; et la culture générale.
La classification utilisée est celle de la DEWEY. On retrouve ainsi les grandes classes de la DEWEY
0 Ouvrages généraux, information
100 Philosophie et Psychologie
200 Religion
300 Sciences Sociales
400 Langues
500 Sciences
600 Technologies
700 Art
800 Littérature
900 Histoire - Géographie
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Les types de documents les plus fréquents font partie des secteurs : informatique, sciences et
technologies.
3. La question du public étudiant
On peut recenser environ 995 étudiants pour l’année universitaire 2009 – 2010. Chiffre auquel on
peut ajouter 23 chercheurs / doctorants et 114 enseignants. On aboutit donc à un total de 1018 étudiants
et 114 enseignants.
On retrouve 5 pôles principaux sur le domaine universitaire : l’IUT, l’UFR LVE, l’UFR Sciences, l’Ecole
d’ingénieur et les deux laboratoires LUSAC et Corrodys, ce dernier étant un laboratoire privé.
L’IUT propose diverses formations : DUT Génie électrique et informatique industrielle ; Génie Industrielle
et maintenance ; Techniques de commercialisation ; Gestion des entreprises et des administrations ;
Management, maintenance et exploitation des installations industrielles. Ainsi que les licences
professionnelles : management, qualité, sécurité, environnement ; Gestion des ressources humaines,
Systèmes automatisés et réseaux industriels.
L’ensemble de ces DUT offre aux étudiants un niveau Bac + 2 ainsi qu’un niveau Bac +3 grâce aux
licences professionnelles.
L’UFR LVE propose les deux premières années de licence LEA Anglais / Allemand, Anglais / Espagnol.
Mais aussi 3 licence professionnelles ACET, Anglais / espagnol, Anglais / Italien, Anglais / allemand.
L’UFR Sciences propose les deux premières années des licences Sciences de la matière, SIME ainsi
qu’une licence professionnelle Maintenance en milieu Nucléaire.
Enfin, on peut citer comme derniers pôles l’école d’ingénieur et les laboratoires de recherches LUSAC et
Corrodys. LUSAC est le Laboratoire Universitaire de Sciences Appliquées de Cherbourg.
4. Élaboration et répartition du Budget documentaire 2010
Le budget documentaire 2010, pour la bibliothèque est de 35 000 euros. La prévision du budget
concernant les périodiques a été revu à la hausse de 5%, et a donc été fixé à 18 000 euros.
Il reste donc 17 000 euros de budget pour les monographies.
Le nombre d’étudiants sur le site universitaire est de 1018 répartis de la façon suivante : 548 en
formation Lettres, et 470 en formation Sciences. Ainsi le budget se répartit de la manière suivante :
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Lettres : 44.29%
Sciences : 55.71 %
Il faut prendre en compte dans ces chiffres, le prix moyen d’un livre en lettres et en sciences :
Résultats : Le prix moyen d’un livre dans la filière Lettres est de 22.5 euros pour 33 euros pour les
Sciences. Ce qui signifie que le livre scientifique est 46.67% plus cher que le prix d’un livre en Lettres.
Le budget monographie disponible (17 000 euros) devrait donc être réparti de la manière suivante :
Lettres (45.53%) : 7 529 euros
Sciences : 9 471 euros.
Chaque budget a été amputé de 12 % pour obtenir un budget culture générale de 2 000 euros,
augmenté à 2500 euros par la suite. Ainsi cela donne comme résultat :
- Budget Lettres : 6350 euros
- Budget Sciences : 8150 euros
- Budget Culture Générale : 2500 euros.
Le fonds de culture générale se définit par tout ce qui ne fait pas partie des enseignements, notamment
les romans, les livres d’art, les DVD de culture générale, les livres de sport pour soutenir la création de
la halle sportive, les livres professionnels, et enfin les «autres», c'est-à-dire les dictionnaires,
encyclopédies, les préparations aux concours, les livres sur l’orientation, les guides méthodologiques…
Le budget se répartit ensuite par discipline. On étudie donc les différents programmes des filières et on
calcul le nombre d’étudiants concernés par chaque discipline.
On peut souligner que le critère du nombre d’étudiants pour répartir le budget n’est pas toujours un
critère pertinent. En effet, on peut prendre l’exemple dans le domaine des mathématiques, où on
recense un grand nombre d’étudiants mais où il n’est pas nécessaire d’y consacrer un budget élevé
dans la mesure où l’offre documentaire est relativement faible. En effet, la recherche dans ce secteur
n’étant pas très active, il n’est pas nécessaire d’y consacrer un budget important.
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2) Un métier, des missions
1. De la commande à la mise en rayon : le circuit du livre
Mon stage s'est construit autour d'une mission principale et de différentes tâches annexes qui m'ont
permis de découvrir l'ensemble des étapes du circuit du livre. De la commande à la mise en rayon, j'ai
pu découvrir et participer à l'ensemble des opérations permettant la mise en circulation des savoirs.
En effet, le circuit du document est une boucle :
- On sélectionne, choisit les documents que l’on veut acquérir,
- Ensuite on les traite : c’est le catalogage, l’équipement.
- On les met en rayon et donc à la disposition des lecteurs où ils seront utilisés
- Et puis au fur et à mesure il y aura un désherbage à faire de façon à ce que cette collection
reste attrayante, moderne et d’actualité.
a. Repérage, commande et réception
Cette première phase du circuit du livre peut se décomposer en 3 étapes : le repérage, la commande et
la réception.
En effet, avant de procéder à la commande des ouvrages, la bibliothécaire procède à un repérage des
différents ouvrages. Les références sont alors repérées sur Livres hebdo dans la partie « Livres de la
semaine », ou sur les catalogues d’éditeurs.
Ensuite, il convient de vérifier sur Electre, qui sert de source référence pour la commande des ouvrages
français, si les références sont disponibles.
Electre se définit comme une bibliographie commerciale de livres de langue française. En effet, son rôle
est de recenser les ouvrages publiés en langue française et d'assurer le respect des règles
bibliographiques et la cohérence et la clarté des différents fichiers de la base : auteurs, éditeurs,
collections... Chaque livre est catalogué dans le strict respect de la norme Afnor Z 44-073. Des
cédéroms, et autres documents audiovisuels figurent également dans la base, on ne trouve pas
uniquement des monographies.
Electre permet ainsi de vérifier les disponibilités et de créer des paniers par thématique, qui seront par la
suite importés dans le système de gestion de la bibliothèque qui est ici en l'occurrence Flora.
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J'ai ainsi pu procéder à diverses recherches dans Electre, créer différents paniers thématiques et dans
un second temps procéder à leur importation dans le logiciel de gestion Flora.
Après le repérage et la création de paniers, on procède alors à la commande. Les commandes sont
alors suivies à deux niveaux. Tout d’abord à travers Flora, et parallèlement au niveau comptable avec le
logiciel SIFAC de l’Université, qui s’occupera de tout ce qui est budget.
La dernière étape consiste à la réception des documents dans Flora. On vérifie, alors, que le livre
commandé correspond bien à celui que l'on a réceptionné, il est donc nécessaire de vérifier la page de
titre ou le numéro ISBN par exemple. Ensuite, il s'agit de procéder à l'inventaire de chaque ouvrage. On
y indique ainsi le titre de l'ouvrage, l'auteur, l'éditeur, l'année d'édition ainsi que le numéro d'inventaire.
Ce dernier permettra par la suite, de procéder à une recherche de l'ouvrage dans le catalogue Flora.
b. Catalogage via WiniBW
Une fois la réception des ouvrages faite dans Flora, on procède à une étape essentielle : le catalogage.
WiniBW est en effet un logiciel, destiné aux bibliothécaires, pour travailler dans le Système Universitaire
de Documentation qui permet un catalogage partagé par toutes les bibliothèques universitaires de
France.
Dans le processus de catalogage, il faut commencer dans un premier temps par la recherche de notices
pour les importer par la suite sur le catalogue de la bibliothèque de Cherbourg.
La méthode est la suivante :
Pour toute recherche de notices dans le SUDOC, il faut taper une équation de recherche dans la ligne
de commande du logiciel WinIBW. L'équation est toujours composée de la façon suivante :
Commande + Clef de recherche + Termes de recherche.
Pour la recherche de notice par numéro ISBN par exemple, il faut donc taper une équation de recherche
qui se décomposera de la manière suivante :
Commande : CHE
Clef d'index : ISB (pour l'isbn)
Termes de recherche
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Exemple : CHE ISB 2290309494
Il faut souligner qu’il existe d’autres méthodes de recherche. On peut en effet, procéder à une recherche
par titre ou auteur, la recherche par ISBN constitue ici qu’un exemple.
Il existe alors deux possibilités, soit la notice existe dans le SUDOC, et dans ce cas, le travail consiste à
signaler à l'ensemble des utilisateurs du SU que la bibliothèque possède l'ouvrage. Pour cela il est
nécessaire de créer une notice d'exemplaire pour faire apparaître dans le catalogue collectif, que la
bibliothèque possède bien un exemplaire de l'ouvrage.
L'opération de localisation pour la bibliothèque de Cherbourg, et la création de liens constitue l'essentiel
du travail des catalogueurs de la BU.
Dans l’autre cas, où la notice n’existe pas encore, c’est à dire qu’aucune bibliothèque ne possède
l'ouvrage, Il s'agit alors de créer une notice. Il est donc nécessaire lors de cette étape d’afficher une grille
comportant des zones UNIMARC où il ne vous reste plus qu'à remplir, à ajouter des zones si nécessaire.
Le format utilisé pour le catalogage est le format UNIMARC qui comporte des champs, des sous champs
et des indicateurs.
Au niveau des notices bibliographiques, l’indexation se fait avec l’utilisation de la liste d’autorité
RAMEAU maintenue par la BNF. Au même titre, la classification au niveau des exemplaires est
automatique.
L’indexation se fait systématiquement avec la classification Dewey qui a aboutie à la cotation des
ouvrages pour le rangement dans les rayons.
c. Equipement et mise en rayon
Après le catalogage dans Flora, le document doit être équipé. On procède donc à la pose des antivols, à
la couverture, ainsi qu'à l'estampillage. Certains documents seront mis en valeur sur des présentoirs.
Parallèlement, la bibliothèque Universitaire cherche continuellement à mettre en valeur son fonds de
culture général. Pour ceci, elle procède à des animations, comme par exemple une exposition à l'entrée
de la bibliothèque afin de mettre en valeur des ouvrages sur une thématique.
Pour les mois d'avril et mai, une exposition sur le thème de l'humour a été réalisée.
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2. Le désherbage au service de la valorisation du fonds documentaire
a. Programmer une opération de désherbage : Evaluation du fonds en mathématiques
En remarque général, on peut souligner que le fonds Mathématiques, que l'on retrouve sous la côte
51* avec la classification Dewey, est composé d'un peu moins de 1000 ouvrages.
C'est un fonds essentiellement tourné vers les mathématiques pures, du type Algèbre, géométrie,
probabilités avec beaucoup de manuels d'exercices.
Il apparaît nécessaire pour le désherbage d'éliminer les titres qui possèdent des exemplaires multiples
et qui ont été peu ou pas empruntés.
L’élimination de tous les ouvrages avant 1986 apparaît comme évident pour redonner au fonds une
valeur plus actuelle, au même titre que l’élimination des divers exemplaires pour les années suivantes,
vu le faible taux d'emprunt global, qui permettra de redonner une unité au fonds.
b. Le désherbage et la politique documentaire
Habituellement lié aux politiques d’acquisition et de conservation, le désherbage fait partie intégrante
de la politique documentaire d’une bibliothèque. Les grands principes de retrait doivent apparaître
dans des documents formalisés comme la charte documentaire et le plan de développement des
collections.
Si aucune politique documentaire n'est formalisée, les achats sont effectués selon des principes que la
responsable met en œuvre plus ou moins consciemment. De la même façon, le fait de coter les docu-
ments d'une certaine façon témoigne d'ores et déjà d'une politique documentaire souhaitée.
Il faut ajouter que la formalisation des pratiques de désherbage est importante car le désherbage est
une activité coûteuse en temps et parfois difficile à mettre en place. Les critères de désherbage ont
donc été choisit avec circonspection et méthodologie de manière à actualiser au mieux la collection par
rapport aux usagers.
Il faut souligner qu'aucune mission de désherbage n'avait été programmée auparavant.
c. Les objectifs du désherbage14
Pourquoi désherber ?
La bibliothèque de Cherbourg s'est récemment installée dans ses nouveaux locaux. Avec un public
universitaire essentiellement tourné vers les sciences et techniques, il est apparu nécessaire d'offrir aux
usagers des collections en bon état, pertinentes et actualisées.
En effet, avec une moyenne d'âge de 16 ans pour le fonds actuel, des documents détériorés, dépassés,
inutilisés, venaient encombrer et desservir la bibliothèque. Une modernisation est apparue nécessaire
pour redonner au fonds une valeur plus moderne.
Ce désherbage a donc permis d’ajuster l’offre documentaire aux besoins évolutifs des publics et
d’accroître ainsi l’attractivité de l’établissement.
Le désherbage du secteur documentaire a ici pour principal objectif de détecter des ouvrages périmés
à éliminer, et en même temps fournir des renseignements courants sur les points forts, les lacunes et
les faiblesses, ainsi que les secteurs saturés du fonds, toutes informations utilisables pour un nouveau
cycle d'acquisitions.
Le désherbage est ainsi source pour la bibliothèque de grands avantages.
Tout d'abord, les documents désherbés cesseront de coûter de l'argent en nettoyage, reliure,
réparation, rangement, rayonnages, informatisation, et toutes autres dépenses indirectes de
maintenance qui persistent en dépit de l'absence d'usage du document.
De plus l'encombrement des rayons fait perdre du temps à quiconque cherche un titre précis, même si
la bibliothèque offre un espace de classement assez large, le désherbage permet de garder une
visibilité pour la recherche de document. Ainsi, le remplacement des ouvrages sales, détériorés ou
vilainement reliés par des livres neufs améliore l'aspect des rayons et rend la bibliothèque bien plus
attirante. Le nombre de prêts peut augmenter avec un choix de documents plus restreint, mais plus
attractif. Cela est souligné par le proverbe chinois « Moins est plus ».
Ainsi, pour effectuer le désherbage du secteur documentaire, j'ai suivi le manuel pratique de révisions
des collections, rédigé par Françoise Gaudet.
d. Programme de révision des collections : Comment désherber ?
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La méthode IOUPI (traduction de la méthode américaine CREW)
Cette méthode propose des critères de sélection pour chacune des classes Dewey. Elle repose sur la
combinaison de trois critères : l’âge de l’information, la durée d’immobilisation d’un ouvrage et un
troisième critère choisi parmi les suivants : Incorrect, Ordinaire, Usé, Périmé, Inadéquat.
Cette combinaison donne par exemple la formule suivante pour la classe Mathématiques : 10/3/IOUPI,
c’est-à-dire qu’est candidat au désherbage tout ouvrage de cette classe qui a plus de 10 ans dont le
dernier prêt remonte à plus de trois ans et qui possède au moins un facteur IOUPI.
Destinée avant tout aux BM et aux BDP, cette méthode peut être adaptée en BU et en bibliothèques
spécialisées.
La connaissance de cette méthode m'a permis de mettre en place des critères plus précis pour le
désherbage des mathématiques.
En effet, cette méthode permet de donner des critères généraux où les critères d'âges et d'usage sont
appréciés selon les disciplines. Je préciserai ultérieurement la hiérarchisation de ces critères, c'est à
dire leurs poids respectifs dans les décisions de désélection.
La méthode de maintenance des collections est ainsi un processus circulaire qui s'inscrit au circuit du
livre.
e. Les critères de sélection
Afin de répondre aux objectifs du désherbage, plusieurs critères de désherbage ont été retenus :
- L’état physique : Les ouvrages usés, dont la reliure est abîmée ou les pages salies, griffonnées,
arrachées, ont du être éliminés. Ainsi, les documents répondant à ce critère ont été proposés au
pilonnage.
- L’usage : Après l'extraction du logiciel de gestion Flora, il a été question d'évaluer le fonds
documentaire. Ainsi, j'ai pu repérer l’absence d’utilisation de certains documents. Les documents n’ayant
jamais été empruntés ont été désherbés.
- La pertinence intellectuelle : Ce critère renvoie à la qualité, à l’exactitude et à la fraîcheur de
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l’information. Les mathématiques étant une discipline assez stable dans le temps, ce critère a été choisi
avec soin. (la durée au terme de laquelle un document devient obsolète varie fortement selon les
disciplines) ; Ce critère fait également référence à l’adéquation du document par rapport à la politique
documentaire de l’établissement et à son accessibilité (niveau de spécialisation, langue du document).
- La redondance : Depuis le milieu des années 80, beaucoup de documents ont été commandés
en exemplaires multiples. De même qu'il existe de nombreux documents sur un même thème. Ce critère
a permis de proposer une sélection d'ouvrages à racheter pour acquérir des éditions plus récentes.
- L'âge : La moyenne d'âge du fonds étant de 16 ans, les documents datant d'avant 1986 ont été
mis au pilonnage. En effet, ils étaient la plupart du temps obsolètes ou usés.
Ces différents critères ont été mobilisés simultanément et combinés entre eux pour que le
désherbage soit aussi efficient que possible.
Afin d’aboutir à un listing de documents à désherber, j’ai procédé selon différents étapes pour progresser
dans ma problématique. J’ai ainsi débuté par une évaluation du fonds documentaire afin de construire
des critères de sélection.
Ainsi dans un premier temps, j’ai pris connaissance du fonds documentaire. J’ai évalué le nombre
d’ouvrage, le taux d’emprunt, l’âge moyen de la collection ou encore le nombre sans prêt des documents
afin d’obtenir une vue d’ensemble de la collection.
En effet, l’extraction du catalogue Flora a permis l’évaluation du fonds, qui a permis par la suite
d’élaborer une liste de toutes les notices Flora en indiquant le nombre d’exemplaires pour chaque titre.3
Ce listing a été fait pour les ouvrages édités entre 1986 et 2003, puisque c’est entre ces dates que le
nombre d’acquisitions a été le plus important. Les ouvrages datant de 1986 seront relégués
automatiquement en magasin ou au pilon.
Le nombre de titre Flora s’élèvent donc a 296 pour un total de 473 exemplaires. En effet, la politique
d’acquisitions menée par l’établissement depuis 1986, jusqu’au début des années 2000 souligne un
important nombre d’exemplaires pour chaque titre.
Cette tendance à l’acquisition d’exemplaires multiples cesse néanmoins au début des années 2000, où
la diversité prime sur la quantité.
Ainsi pour le désherbage, j’ai définit plusieurs critères afin d’élaborer ma liste de documents à désherber.
Tout d’abord l’âge du document, en effet, certains documents datant de 1965, j’ai pris la décision de
3 Voir Annexe 3 Extraction du logiciel Flora pour la classe Dewey 51*17
reléguer l’ensemble de ces ouvrages en magasin, afin de rajeunir la collection visuellement. Il s’agit ici,
d’une poignée de titres puisqu’on recense sur Flora que 82 références entre 1965 et 1986.
L’ensemble de ces documents seront donc relégués ou jetés, avec une proposition de rachat pour les
classiques dont le contenu est toujours valable.
Ensuite j’ai listé l’ensemble des références n’ayant jamais été empruntés grâce à l’extraction de Flora.
Pour chaque année d’édition, j’ai recensé chaque titre avec le nombre d’exemplaires correspondants.
Un tableau dans Excel a, par la suite, était crée pour lister l’ensemble des documents édités entre 1986
et 2000.
L’objectif ici est de proposer au désherbage des documents obsolètes, c'est-à-dire périmés par leur
contenu, comme par exemple les livres de mathématiques qui s’adressent aux étudiants de DEUG par
exemple, ce dernier n’existant plus depuis la réforme LMD.
D’autre part, il s’agit, d’éliminer des exemplaires afin d’éclaircir le fonds documentaire et de mettre en
valeur des documents plus récents. Il s’agit par cette occasion, de redonner au fonds une dimension
plus moderne, à l’image de la bibliothèque. Le but étant de mettre en adéquation l’image moderne de la
bibliothèque avec son fonds documentaire. Il apparaît donc comme évident, d’éliminer les documents les
plus anciens pour mettre en valeur les acquisitions plus récentes, souvent noyées dans la masse.
Il faut noter, que la collection liée aux mathématiques est assez technique, néanmoins le contenu reste
juste et stable à travers le temps. Il convient donc d’agir avec méthode, pour ne pas mettre au pilon
certains documents pouvant être considérés comme âgés au risque de perdre une certaine valeur
intellectuelle. Un dépôt au magasin me parait la solution la plus pertinente en attendant le rachat
ultérieur d’éditions plus récentes.
Pour la mission, il ne s’agit en aucun cas de procéder à une élimination totale d’exemplaires mais plutôt
de libérer de l’espace dans la salle de lecture afin de proposer un fonds plus compacte te moins répétitif.
La multiplication d’exemplaires peut avoir tendance à alourdir l’offre documentaire et donner l’impression
d’un fonds peu diversifié. Il est donc plus pertinent pour cette bibliothèque d’avoir un fonds moins lourd
en terme d’exemplaires, mais plus large en terme de titres.
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3) Evaluation du résultat
1. De la théorie à la pratique : les difficultés rencontrées.
Entre la méthode théorique proposée par les ouvrages, et la réalisation pratique de ma mission, j'ai
rencontrées un certains nombres de difficultés.
Tout d'abord, l'organisation et la planification de la mission. En effet, n'ayant jamais participé à un
désherbage, j'ai du conjugué, parallèlement à la réalisation de ma mission, d'autres taches annexes en
respectant le calendrier établit.
D'autre part, la mise en place de différents critères nécessite une étude attentive du fonds documentaire.
Les taux d'emprunt ou encore l'année d'édition doivent faire l'objet d'une analyse afin de désherber
intelligemment.
En effet, désherber signifie remettre en cause l'offre documentaire et l'accès aux connaissances. Il
convient donc de procéder méthodiquement à l'élimination des ouvrages, en restant basés sur les
critères définis et non pas de basculer vers un choix déraisonné., car le désherbage signifie suivre des
critères empiriques, basés sur des analyses étudiées.
Un critère de désélection m'a posé particulièrement problème, celui de l'obsolescence. En effet, n'étant
pas issue d'une formation scientifique, j'ai rencontré pas mal de difficultés quant à la sélection des
ouvrages dits « périmés ». Sur quels critères puis-je affirmer qu'un ouvrage de mathématiques est
périmé ? Les mathématiques n'est elle pas une discipline pérenne ?
Néanmoins, j'ai pu dépasser cette difficulté en considérant le fonds documentaire comme un flux. En
effet, il s'agit là du rôle essentiel de la bibliothécaire, non pas de se restreindre à la valeur patrimoniale et
à la conservation mais apprendre à évaluer et à remodeler le fonds, en fait à sculpter les collections.
Intervient ici le travail de la bibliothécaire, c'est à dire doser entre ce que recherche précisément l'usager,
c'est à dire avoir un fonds structuré et cohérent vis à vis de sa demande, et d'autre part proposer un
fonds riche et multiple pour tenter d'approcher la quête de « la bibliothèque idéale ».
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2. Pilonnage ? Magasins ? Rachat ?
Après avoir effectué la liste des documents à désherber, on peut noter la répartition suivante. Sur 978
exemplaires présents dans la catégorie Dewey 51* :
- 145 exemplaires au pilon
- 77 exemplaires au magasin
- 7 propositions d’achats
Soit un total de 229 exemplaires sur 978 au total. Soit un désherbage de 23.4 % du fonds
documentaire.4
Pour le moment, ma mission de désherbage s’arrête à la proposition d’ouvrages. Les listings établis
serviront ultérieurement aux bibliothécaires.
Mon travail a consisté à mettre en place des critères de sélection, ainsi que d’analyser l’état matériel de
chaque ouvrage.
De plus, grâce à l’extraction du catalogue Flora, j’ai pu analyser les taux d’emprunt des ouvrages. J’ai
ainsi combiné cette analyse aux autres critères afin d’aboutir à ma sélection.
Les ouvrages sélectionnés ont une année d’édition comprise entre 1969 et 2001. Il s’agit la plupart du
temps d’exemplaires multiples c’est pourquoi il faut noter que les ouvrages proposés au pilon
comprennent 1 ou plusieurs exemplaires.
La majorité des ouvrages sont didactiques, ce sont généralement des ouvrages scolaires destinés à
préparer les concours ou les premières années post-bac. Avec les réformes, les changements de
programme, beaucoup d’ouvrages vont être supprimés car devenus inadéquats. C’est le cas par
exemple pour des ouvrages destinés aux étudiants de DEUG. Aujourd’hui avec les réformes LMD, on
parle de 1ere ou 2ème année de licence.
3. Eliminer pour mieux conserver : un fonds à l'image de la bibliothèque
4 Voir Annexe 4 : Liste des documents proposés au désherbage répartis selon 3 listes : pilon, magasin, achat.20
Lors d'une opération de désherbage la bibliothécaire devient un gestionnaire du fonds. Il s'agit alors,
d'enlever des livres qui ne bougent jamais, pour éviter au lecteur de se noyer dans une offre qui à l'air
abondante et qui n'aboutit pas. Donc on n’accumule plus, on sculpte la collection.
Ainsi, quand on parle de développement des collections, ce n’est pas d’accroissement dont on veut
parler mais d’ajustement : on ajoute par acquisition et on taille. C'est l'objectif de cette mission.
La nouvelle bibliothèque de Cherbourg doit aujourd'hui proposer un fonds cohérent avec son public
universitaire. Avec des usagers diplômés du bac +2 à bac +5, en ajoutant ceux qui travaillent dans les
laboratoires de recherche, il faut proposer un fonds technique et spécialisé.
Le désherbage a donc permis de mettre en place un fonds plus attractif, et combler l'absence de
désherbage qui a longtemps persisté par manque de temps et d'espace.
Aujourd'hui, le fonds mathématiques est remodelé, les ouvrages périmés ou inadéquats ont été
proposés au pilonnage afin de conjuguer à l'image moderne de la bibliothèque un fonds dynamique et
récent.
4) Du monde universitaire à la mise en pratique de savoir faire
1. Un désherbage vers d'autres secteurs du fonds.
Cette mission de désherbage n'intervient pas comme une mission à part et détachée, mais appartient
réellement à un objectif pour la bibliothécaire sur le long terme.
A plus longue échelle, d'autres secteurs tels que la physique, l'économie ou la gestion seront à leur tour
désherber. Il s'agira à chaque fois de trouver les critères pertinents à leur désélection, qui ne seront pas
identiques que ceux choisis pour les mathématiques.
Néanmoins, ma mission a permis de poser les bases pour le désherbage d'autres sections puisque la
méthodologie restera la même.
Les semaines de stage ont été pour mon orientation professionnelle une véritable ouverture et une
confortation dans mes choix. Je ressors de cette immersion avec la plénière ambition de préparer les
concours de la fonction publique, du fait que ces semaines ont été une véritable source de découverte,
de partage et d'ouverture.
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2. Une expérience sur le long terme
Du contact avec les usagers au catalogage, de l'animation au désherbage... le quotidien d'une
bibliothèque est sans cesse en mouvement. La liberté d'acquisition dont dispose la bibliothécaire permet
de proposer des ressources diverses et riches : Internet, livres, revues et donnent l'occasion aux
lecteurs d'étudier de manière autonome et active.
Ponctué par plusieurs missions : catalogage, classement, désherbage, prise en charge des usagers lors
de recherches... Mon immersion m'a permis d'aborder les différentes activités d'une bibliothécaire en
milieu universitaire.
Désireuse de préparer les concours de la fonction publique pour devenir bibliothécaire, ce stage m'a
permis de découvrir les différents aspects de ce métier et de comprendre les responsabilités qui s'y
rattachent.
Mon travail s'est articulé autour de deux activités principales : La découverte du catalogage et le
désherbage. La clôture de la mission s'est donc achevée sur le partage de mes résultats avec mon
maître de stage.
Je suis arrivée en stage avec peu d'expérience dans le domaine, la disponibilité de mon maître de stage
m'a permis d'approcher les notions clés en gestion d'une bibliothèque comme par exemple la politique
documentaire ou l'élaboration d'un budget.
Le désherbage a été pour moi un véritable défi : Trouver les informations, les synthétiser, jongler avec
les différents critères possibles, ont été les différentes étapes formatrices de ma mission.
Je n'ai désormais plus de doute, ni d'interrogation en ce qui concerne les missions d'une bibliothèque qui
est à l'heure actuel un enjeu majeur au coeur de l'enseignement supérieur.
Gérer une bibliothèque, c'est élaborer des choix dans l'offre des savoirs. C'est donc, d'une façon,
proposer une certaine vision du monde.
GLOSSAIRE
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Acquisition : Procédure par laquelle un organisme documentaire devient possesseur de documents en
vue d'accroître, de compléter ou de mettre à jour ses fonds ou ses collections.
Base de données : Ensemble de données, qui est organisé selon une structure conceptuelle décrivant
les caractéristiques de ces données ainsi que les relations entre leurs entités correspondantes et destiné
à un ou plusieurs domaines d'application.
Circuit des documents : Cheminement des documents de leur acquisition à leur traitement et à leur
mise à disposition des usagers.
Classification : Langage documentaire fondé sur la représentation structurée d'un ou plusieurs
domaines de la connaissance en classes et dans lequel les notions et leurs relations sont représentées
par les indices d'une notation.
Collection : Publication en série comprenant un ensemble de volumes ayant chacun son titre propre,
réunis sous un titre commun et paraissant pendant une durée non limitée à l'avance.
Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à identifier chaque article dans un
service d'archives, ou à localiser tout document dans un centre de documentation ou dans une
bibliothèque.
Désherbage : Dans une bibliothèque le désherbage (ou élagage, révision des collections, évaluation cri-
tique, désélection, etc.) est l'opération qui consiste à éliminer et à renouveler des collections. Un docu-
ment désherbé n’est pas forcément détruit (mise au pilon), il peut être mis en magasin (relégation), répa-
ré, transféré dans une autre section de la même bibliothèque, donné.
Fonds : C’est l’ensemble des documents d’une bibliothèque.
Indexation : L'indexation consiste à attribuer à un document une marque distinctive renseignant sur le
contenu et permettant de le retrouver, en fonction d’un plan de classement général.
Notice bibliographique : Ensemble des éléments présentant la description bibliographique et la vedette
d'un document pour le classement dans un catalogue ou une bibliographie.
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Annexes
1 – Organigramme du SCD de Caen
2 - La bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville
3 – Extraction du logiciel Flora pour la classe Dewey 51*
4 - Liste des documents proposés au désherbage répartis selon 3 listes : pilon, magasin, achat
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FICHE SIGNALÉTIQUE
Nom et prénom de l’étudiant : BLED Charlène
Diplôme préparé : Master Edition, Mémoire des Textes Année universitaire : 2009 / 2010
Nature du document : rapport de stage
Titre Politique documentaire et Désherbage
Mots-clés Bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville, Catalogage, fonds documentaire,
Indexation, politique documentaire, désherbage.
Résumé Stage de fin d’année de Master 1 Document Spécialité Edition, Mémoire des Textes avec une mis-
sion séparée en deux volets. D’une part la gestion quotidienne de la bibliothèque: catalogage, in-
dexation, gestion des prêts et des retours - et de l’autre la mise en place d’une mission de désher-
bage d’un secteur documentaire : les mathématiques.
Après une présentation de l’établissement, il est question d’expliquer mon travail méthodologique, de
l’évaluation du fonds à l’élaboration de critères en passant par les difficultés rencontrées. Le rapport
cherche à mettre en avant le rôle du désherbage dans la politique documentaire et se construit au-
tour de la problématique suivante : Le désherbage fait partie intégrante de la politique documentaire
mené par l'établissement. Ainsi, comment une politique de désherbage peut-elle s'intégrer dans une
véritable politique de conservation et de valorisation du fonds ?
MENTIONS RELATIVES AUX SEULS RAPPORTS DE STAGE ET ÉTUDES-CONSEILS
Nom et adressede l’entreprise d’accueil de l’étudiant stagiaire
Site InternetAdresse e-mail
Bibliothèque Universitaire de Cherbourg - Octeville
2 rue Max Pol FouchetCS 6550130 CHERBOURG-OCTEVILLETél : 02-33-01-46-50 courriel : [email protected]
Secteur d’activitéde l’organisation
Bibliothèque
Service de rattachement Service Commun de la Documentation
Dates du stage Du 19 avril au 04 juin 2010
Descriptif des missions Gestion quotidienne de la bibliothèque : catalogage, classement, gestion des prêts et des retours, équipement…
Mise en place d’une mission de désherbage pour un secteur documentaire
Nom et fonction du tuteur professionnel : Melle Angèle ANICOT, bibliothécaire. Responsable de la bibliothèque.
Nom de l’universitaire enseignant-référent : Mr Olivier DESBORDES
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