Embed Size (px)
Citation preview
EUROPE CRÉATIVE
Sous-programme «Culture»
SOUTIEN AUX PROJETS DE
COOPÉRATION EUROPÉENNE
LIGNES DIRECTRICES
2
EACEA 29/2015
TABLE DES MATIERES
1. Introduction
2. Priorités du programme et projets ciblés
2.1 Priorités du programme
2.2 Projets ciblés
3. Calendrier
4. Budget disponible
5. Conditions d'admissibilité
6. Critères d'éligibilité
6.1 Pays éligibles
6.2 Candidats éligibles
6.3 Projets éligibles
6.4 Activités éligibles
6.5 Période éligibles
7. Critères d'exclusion
7.1 Exclusion de la participation
7.2 Exclusion de l'attribution
7.3 Pièces justificatives
8. Critères de sélection
8.1 Capacité opérationnelle
8.2 Capacité financière
9. Critères d'attribution
10. Conditions de financement
10.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement
10.2 Garantie pour préfinancement
10.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)
10.4 Méthode de financement
11. Sous-traitance et passation de marchés
12. Publicité, communication et diffusion
12.1 Par les bénéficiaires
12.2 Par l'Agence et/ou la Commission
12.3 Communication et diffusion
13. Protection des données
14. Procédure de soumission et sélection des candidatures
14.1 Publication
14.2 Inscription (Portail des participants de la Commission Européenne)
14.3 Soumission des demandes de subvention
14.4 Procédure d'évaluation
14.5 Décision de financement
14.6 Règles applicables
14.7 Contacts
Annexe 1 - Glossaire
Annexe 2 - Pièces obligatoires – liste de contrôle
La liste des documents nécessaires afin de soumettre une demande de financement, notamment le
formulaire en ligne (e-formulaire) et le guide du candidat, peut être obtenue à l'adresse suivante:
https://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/cooperation-projects-2016_en
3
EACEA 29/2015
1. INTRODUCTION
Les présentes lignes directrices se fondent sur le règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du
Conseil du 11 décembre 2013 établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020)1.
Elles tiennent également compte des priorités découlant de la coopération politique qui a été établie au
niveau de l’Union européenne (ci-après l'«UE») dans le domaine de la culture. L’agenda européen de la
culture2, que la Commission européenne a publié en 2007, fixe pour la première fois un cadre de
coopération culturelle entre les États membres de l’UE, d’une part, et entre ceux-ci et la Commission,
d’autre part.
Sur cette base, le Conseil des ministres de l’UE a adopté un programme de travail en faveur de la culture3
qui définit, pour la période 2015-2018, des priorités en vue de relever les principaux défis rencontrés par
les organisations culturelles et les PME dans les secteurs créatifs et culturels au niveau national et à celui
de l’UE, dans un environnement marqué en permanence par les effets de la mondialisation et de la
numérisation.
L’agenda européen de la culture et le programme de travail (2015-2018) en faveur de la culture
contribuent à mieux définir et comprendre le cadre politique dans lequel le programme «Europe créative»
(ci-après le «programme») fonctionne, ainsi que les objectifs ultimes poursuivis grâce aux possibilités de
financement qu’il offre.
La Commission européenne est responsable de la mise en œuvre du programme «Europe créative» (ci-
après le «Programme») et de la décision d'octroyer des contributions financières directes à la charge du
budget de l'Union européenne. L'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (ci-après
«ľAgence») administre les sous-programmes «Culture» et MEDIA au nom de la Commission européenne
et sous le contrôle de celle-ci.
Des informations générales sur le programme «Europe créative» sont disponibles à l'adresse suivante:
http://ec.europa.eu/creative-europe/
2. PRIORITÉS DU PROGRAMME ET PROJETS CIBLÉS
2.1 Priorités du programme
Conformément au cadre visé à la section 1 des présentes lignes directrices, l'objet du programme est de
soutenir des projets principalement axés sur la mobilité transnationale, le développement des publics
(culture accessible et inclusive) et le renforcement des capacités (notamment par la numérisation, le
développement de nouveaux modèles commerciaux ainsi que l’éducation et la formation). Les priorités
de ce programme sont présentées ci-dessous en cinq groupes (A, B, C1, C2 et C3). La description
succincte du renforcement des capacités sous le point C est donnée à titre illustratif et informatif
uniquement.
Les projets bénéficiant d’une subvention doivent par conséquent comporter une stratégie motivée et une
description montrant avec précision comment ils prévoient de mettre en œuvre une ou plusieurs des
priorités de ce programme. Lorsqu’ils soumettent leur candidature à l’aide du système de candidature en
ligne visé à la section 14.3, les candidats doivent cocher au maximum trois des cinq priorités les plus
appropriées pour leur projet et classer celles-ci par ordre de pertinence.
1 Le règlement n
o 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le programme «Europe créative» a été
publié au Journal officiel de l’Union européenne le 20 décembre 2013 (JO L 347, p. 221). 2 Pour plus d’informations sur l’agenda européen de la culture, veuillez consulter la page:
http://ec.europa.eu/culture/policy/strategic-framework/index_fr.htm. 3 Pour plus d’informations sur le programme de travail (2015-2018) en faveur de la culture, veuillez consulter la
page: http://ec.europa.eu/culture/news/2014/2711-work-plan-culture_en.htm.
4
EACEA 29/2015
En tête des caractéristiques spécifiques du système et conformément au principe de subsidiarité, les
projets soutenus doivent contribuer à créer la valeur ajoutée européenne définie à l’article 5 du règlement
no 1295/2013 établissant le programme «Europe créative».
A) Mobilité transnationale
Ce qui est visé ici est la mobilité transnationale des artistes et des professionnels, ainsi que la circulation
transnationale des œuvres culturelles et créatives, dont le but est de promouvoir les échanges culturels, le
dialogue interculturel, la compréhension de la diversité culturelle et l'intégration sociale.
La mobilité transnationale est ancrée dans les projets de coopération. Il convient cependant d’aller au-delà
de la simple coordination, administration et mise en œuvre du projet. La mobilité n'est pas seulement une
question de déplacement au-delà des frontières; c'est également une question de résultats.
Les projets traitant cette priorité doivent concevoir et décrire une réelle stratégie de mobilité
transfrontalière à laquelle on pourrait aspirer et qui inclurait, entre autres:
- le renforcement des capacités des acteurs du secteur culturel associés au projet afin qu’ils puissent
travailler à l’échelle transnationale et internationale,
- la création et la production,
- l’amélioration des compétences professionnelles, l’apprentissage par les pairs, l’éducation et la
formation,
- des possibilités de carrière permettant aux artistes et aux professionnels de travailler à l’échelle
transnationale et internationale,
- l’accès à de nouveaux marchés,
- la création de possibilités de mise en réseaux, la constitution de partenariats et le développement de
contacts,
- l’accès à de nouveaux publics et l’élargissement des publics existants,
- déclencher le dialogue interculturel et le respect pour les diverses cultures et expressions
culturelles.
Les partenariats conclus avec des acteurs établis dans des pays tiers devraient refléter le concept du rôle
de la culture dans les relations extérieures de l’UE tel qu’il est énoncé dans l’agenda européen de la
culture visé à la section 1.
B) Développement des publics
Par «développement des publics,», on entend le rapprochement des personnes et de la culture. Il s’agit
d’intéresser directement les personnes et les communautés afin qu’elles apprennent à connaître, vivre et
apprécier les arts et la culture. Le développement des publics vise à faire quelque chose en collaboration
avec ces derniers plutôt qu’à faire quelque chose pour eux.
Le développement des publics est une nouvelle priorité importante du programme «Europe créative» qui
aide les artistes/professionnels de la culture européens à toucher, avec leurs œuvres, le plus de personnes
possible en Europe et à étendre l’accès aux œuvres culturelles à des groupes sous-représentés.
L’élaboration d’une stratégie visant au développement des publics pourrait avoir pour objectif d’élargir
les publics existants, de les diversifier ou d’intensifier la relation avec ceux-ci (ou une combinaison de ces
actions). Les candidats sont supposés connaître leurs publics actuels et les groupes cibles qu’ils
souhaitent atteindre. Le développement des publics devrait faire partie intégrante du projet en faisant
participer ceux-ci à la programmation, à la production, à l’art participatif, au dialogue physique, à
l’interaction avec les médias sociaux, au bénévolat ou à des partenariats créatifs avec d’autres secteurs
(santé, éducation, commerce de détail, etc.).
La mise en œuvre d’une stratégie de développement des publics imposera, de manière générale, que les
membres du personnel soient formés et spécifiquement attachés à des tâches de développement des
5
EACEA 29/2015
publics. La formation devrait constituer une partie essentielle de toute stratégie de ce type. Les candidats
devraient également effectuer des recherches avant d’établir une stratégie et s’efforcer d’appliquer des
modèles de segmentation. Le suivi de la progression et du succès des activités de développement des
publics, notamment en collectant des informations en retour auprès de ceux-ci (de manière formelle ou
informelle), constitue une bonne pratique.
Suggestions de directions à prendre:
- prévoir des projets qui feront de la création de compétences en matière de développement des publics
l'un des objectifs principaux des acteurs du secteur culturel/artistes;
- élaborer des projets de créations conjointes, coproductions, tournées, etc. poursuivant une stratégie
claire de développement des publics pour accompagner le projet afin qu’il ne se concentre pas
exclusivement sur le côté «offre», mais aussi sur le côté «demande», garantissant ainsi que les
activités ont l’impact le plus large possible;
- exiger que les projets faisant intervenir des séjours ou des systèmes d’échange d’artistes visent à
interagir avec les communautés et les publics locaux plutôt qu’à limiter leur expérience en matière de
mobilité à leurs homologues immédiats.
C) Renforcement des capacités
Par «renforcement des capacités», on entend le fait d'aider les acteurs du secteur culturel à développer
davantage leurs compétences et à internationaliser leur carrière afin de leur permettre d'accéder plus
facilement à des opportunités professionnelles et de créer les conditions requises pour accroître la
diffusion transnationale des œuvres culturelles et créatives et garantir une mise en réseau sur le plan
transfrontalier. Divers moyens peuvent être employés pour ce faire. Les trois principaux sont énoncés ci-
dessous et chacun d’eux constitue une priorité du programme à part entière.
C.1) Numérisation
Le passage au numérique a un impact considérable sur la manière dont les biens culturels et créatifs
sont produits, diffusés, consultés, consommés et monétisés. Ces changements offrent de vastes
possibilités aux secteurs culturels et créatifs, qui, s'ils veulent les exploiter pleinement, doivent se
doter de nouvelles compétences qui leur permettront de concevoir de nouvelles méthodes de
production et de distribution et d’adapter leurs modèles commerciaux.
Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient par conséquent les projets
de nature transnationale qui permettront aux acteurs des secteurs culturels et créatifs de s’adapter au
passage au numérique, en encourageant le recours à des technologies numériques, depuis la
production jusqu’à la consommation, en passant par la distribution. Les activités pourraient inclure
l’organisation d’ateliers, l’expérimentation de nouveaux canaux de distribution par le biais de
moyens numériques ou le développement d’outils permettant la numérisation de contenus culturels.
Dans la plupart des cas, ces activités, parmi d’autres, seront étroitement liées au développement des
publics ou à de nouveaux modèles commerciaux, et les candidats devraient reconnaître ces liens et
expliquer l'objectif principal de l’action.
Les projets visant à traiter cette priorité devraient comporter une approche innovante et dépasser la
seule numérisation de contenus.
C.2) Nouveaux modèles commerciaux
Les possibilités offertes par les nouvelles technologies requièrent le développement et
l’expérimentation de nouveaux modèles de rentabilisation, de gestion et de commercialisation pour
les secteurs culturels. Parallèlement, les acteurs des secteurs culturels et créatifs devraient renforcer
leurs compétences financières et professionnelles afin de pouvoir obtenir de meilleurs résultats sur le
marché et profiter pleinement des possibilités de financement qui évoluent en fonction du contexte
financier.
6
EACEA 29/2015
Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient les projets transnationaux
qui renforcent les compétences commerciales des acteurs des secteurs culturels et créatifs afin de leur
permettre de mieux comprendre l'évolution du contexte économique et de trouver de nouvelles
sources de revenus ou de nouveaux modèles de gestion garantissant de meilleures performances et
des coûts moins élevés. Ces projets pourraient inclure (liste non exhaustive) l’organisation d’ateliers,
la création d’espaces collaboratifs de travail et de création, le développement et l’expérimentation de
nouvelles approches commerciales et en matière de gestion, ainsi que d’autres activités liées aux
compétences entrepreneuriales pour les secteurs culturels et créatifs.
Les candidats devraient garder à l'esprit les liens étroits qui existent entre cette priorité et les autres
priorités (numérisation, développement des publics) et définir leur objectif principal ainsi que les
effets de l’action sur les autres priorités.
C.3) Formation et éducation
Permettre aux personnes d’acquérir de nouvelles compétences qui enrichiront leur vie
professionnelle et engloberont leurs possibilités sur le marché du travail est l’une des priorités
primordiales de l’action de l’UE. De toute évidence, l’éducation et la formation artistiques et
culturelles font partie intégrante de cet effort.
Le sous-programme «Culture» du programme «Europe créative» soutient des projets transnationaux
qui offrent aux participants la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences et d’améliorer leur
employabilité, que ce soit par l’apprentissage formel auprès d’écoles reconnues qui participent aux
projets ou par la participation à des activités non formelles axées sur l’apprentissage artistique ou sur
des compétences non techniques dans les secteurs de la culture et de l’art.
La combinaison logique de cette priorité avec les autres est une bonne pratique et doit être bien
expliquée.
2.2 Projets ciblés
Cette mesure offre deux catégories de soutien. Selon la taille, les besoins, la nature et les objectifs du
projet (également appelé l'«action»), le chef de projet et les partenaires (également appelés les
«candidats») devront choisir d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2
décrites ci-dessous:
Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle
Projets impliquant un chef de projet et au moins deux autres partenaires ayant leur siège social dans
au moins trois pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur
de 200 000 EUR au maximum.
Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle
Projets impliquant un chef de projet et au moins cinq autres partenaires ayant leur siège social dans
au moins six pays différents participant au sous-programme «Culture», financés par l'UE à hauteur
de 2 000 000 EUR au maximum.
À titre purement illustratif, voici quelques exemples de types d'activités qui pourraient bénéficier d'un
soutien dans le cadre de projets, pour autant qu'elles contribuent aux priorités susmentionnés (liste non
exhaustive):
- échanges d'acteurs culturels en vue d'un renforcement des capacités, permettant à ces acteurs
d'acquérir les compétences et le savoir-faire nécessaires pour s'adapter à un environnement en
mutation (transition numérique, nouveaux modèles commerciaux et de gestion, nouvelles
7
EACEA 29/2015
approches pour développer le public, aide aux petites organisations à développer leurs
compétences en matière de préparation d'activité en demandant des prêts bancaires). Ces
initiatives peuvent prendre la forme de séances de formation, d'ateliers, de préparation de
contenus ou de sites web à ces fins, etc.;
- échanges d'acteurs culturels entre pays, y compris sous la forme de séjours de longue durée et
de résidences d'artistes, qui contribueront à l'évolution de la carrière des artistes et des
professionnels de la culture. Les activités menées lors de ces séjours peuvent comprendre la
création artistique, y compris les co-créations et les coproductions d'œuvres qui sont alors
représentées ou exposées dans le cadre de manifestations itinérantes dans différents pays.
Dans la mesure du possible, elles devraient également inclure des activités de formation, de
développement de nouveaux publics et d'interaction avec les communautés locales, y compris
des initiatives visant à toucher des groupes habituellement sous-représentés;
- rassemblement d'organisations culturelles (p. ex. salles de concert, opéras, théâtres, festivals,
orchestres, groupes de musique, compagnies de théâtre, etc.) provenant de différents pays en
vue de coproduire et/ou de donner des représentations et des tournées dans différents lieux et
dans le cadre de différents événements dans différents pays, ou dans le cadre d'un événement
unique à condition qu'il ait une dimension internationale importante et reconnue, pouvant ainsi
offrir un effet multiplicateur dans d'autres pays. Les coproductions peuvent inclure des œuvres
nouvelles ou d'avant-garde. Les activités de promotion et de développement de l'audience
doivent être prises en compte afin d'attirer un public plus large, de contribuer à rendre les
œuvres complexes accessibles au public et d'atteindre les groupes sous-représentés. Ces
activités devraient faire progresser la carrière des artistes et des professionnels de la culture,
aider les artistes et leurs œuvres à toucher un public plus large à travers l'Europe et au- delà, et
contribuer à rallonger la durée de vie des productions et des organisations afin de mettre en
place une coopération durable avec de nouveaux partenaires dans d'autres pays et de créer de
nouvelles perspectives professionnelles pour ces acteurs.
- échanges transnationaux d'objets d'art présentant une dimension européenne particulière; ces
échanges ne doivent pas nécessairement passer par la création de nouvelles œuvres, ils
peuvent permettre la circulation d'œuvres nouvelles ou existantes, par exemple dans le cadre
d'expositions hébergées à tour de rôle par les différents partenaires ou par l'intermédiaire de
prêts d'œuvres accordés par un musée à des musées d'autres pays, une attention particulière
étant accordée au développement de nouveaux publics pour ces œuvres et à l'allongement de
la durée de vie de ces expositions.
3. CALENDRIER
Le calendrier indicatif de l'appel à propositions pour 2016 est le suivant:
Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:
Publication de
l'appel à
propositions
Date limite de
soumission Période
d'évaluation Informations
aux candidats Signature des
conventions
de
subvention
Date de début du
projet
Juillet 2015 Premier
mercredi
d'octobre
2015 – 12.00
(midi) heure
à Bruxelles
6 mois Mars 2016 Avril 2016 De mai à
décembre 2016
Pour la catégorie 2 - projets de coopération à grande échelle:
Publication de
l'appel à
Date limite de
soumission Période
d'évaluation Informations
aux candidats Signature des
conventions
Date de début du
projet
8
EACEA 29/2015
propositions de
subvention Juillet 2015 Premier
mercredi
d'octobre
2015 – 12.00
(midi) heure
à Bruxelles
6 mois Mars 2016 Mai 2016 De juin à
décembre 2016
Le calendrier indicatif pour les années suivantes et jusqu'à la fin du Programme est le suivant:
Pour la catégorie 1 - projets de coopération à petite échelle:
Publication de
l'appel à
propositions
Date limite de
soumission Période
d'évaluation Informations
aux candidats Signature des
conventions
de
subvention
Date de début du
projet
Juillet de
l'année n-1 Premier
mercredi
d'octobre de
l'année n-1
6 mois Mars de
l'année n Avril de
l'année n De mai à
décembre de
l'année n
Pour la catégorie 2 - projets de coopération à grande échelle:
Publication de
l'appel à
propositions
Date limite de
soumission Période
d'évaluation Informations
aux candidats Signature des
conventions
de
subvention
Date de début du
projet
Juillet de
l'année n-1 Premier
mercredi
d'octobre de
l'année n-1
6 mois Mars de
l'année n Mai de
l'année n De juin à
décembre de
l'année n
Si la date limite de soumission est un jour férié dans le pays du candidat, aucun délai additionnel ne
sera accordé. Les candidats doivent prendre ceci en considération lorsqu'ils préparent leur dossier.
4. BUDGET DISPONIBLE
Le budget total disponible pour le cofinancement des projets dans le cadre de ce soutien est évalué à
70 % du budget total du Programme «Europe créative» - sous-programme «Culture» du (454,8
millions d'EUR), soit environ 318 millions d'EUR sur la période 2014-2020.
Chaque année, et ce pendant toute la durée du Programme, la Commission européenne et l'Agence
publient un programme de travail annuel indiquant le budget consacré aux projets de coopération pour
l'année en question.
La contribution financière de l'UE ne peut dépasser 60 % des coûts éligibles pour les projets de
catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou 50 % des coûts éligibles pour les projets de
catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle). Le montant restant doit être cofinancé par les
candidats.
L'Agence se réserve le droit de ne pas distribuer tous les fonds disponibles.
9
EACEA 29/2015
5. CONDITIONS D'ADMISSIBILITÉ
Les candidatures doivent remplir les conditions suivantes:
- être envoyées au plus tard à la date limite de dépôt des candidatures indiquée à la section 3 des
présentes lignes directrices;
- être présentées par écrit au moyen du formulaire de candidature en ligne (voir section 14 des présentes
lignes directrices);
- être rédigées dans une des langues officielles de l’UE;
- être complètes et contenir toutes les annexes signées requises (signatures originales ou équivalent
requis).
Seules les candidatures dactylographiées seront prises en considération.
Le formulaire de candidature doit être accompagné d’un budget équilibré et de tous les autres documents
visés dans ledit formulaire. Le non-respect de ces conditions entraînera le rejet de la candidature.
Pour soumettre une candidature, les candidats (chef de projet et partenaires) doivent indiquer leur code
d'identification du participant (PIC, Participant Identification Code) dans le formulaire de candidature.
Le PIC peut être obtenu en inscrivant l’organisation dans le système d’enregistrement unique (URF,
Unique Registration Facility) hébergé sur le portail des participants de l’éducation, de l’audiovisuel, de la
culture, de la citoyenneté et du bénévolat. L’URF est un outil partagé par d’autres services de la
Commission européenne. Si un candidat (chef de projet et partenaires) possède déjà un PIC qu’il a utilisé
pour d’autres programmes (par exemple les programmes «Recherche»), ce même PIC est valide dans le
cadre du présent appel à propositions.
Le portail des participants permet aux candidats (chef de projet et partenaires) de saisir ou de mettre à
jour les informations sur leur statut juridique et d’y enregistrer les documents juridiques et financiers
requis (voir section 14.2 pour plus d’informations).
6. CRITERES D'ELIGIBILITE
Les candidatures qui répondent aux critères suivants feront l'objet d'une évaluation approfondie.
6.1 Pays éligibles
Sont éligibles les candidatures émanant de personnes morales établies dans un pays appartenant à l'une
des catégories suivantes, pour autant que les conditions visées à l'article 8 du règlement no 1295/2013
établissant le Programme soient respectées et que la Commission ait entamé des négociations avec le
pays concerné:
1. les États membres de l'UE et les pays et territoires d'outre-mer qui sont éligibles à participer au
Programme au titre de l'article 58 de la décision 2001/822/CE du Conseil4;
2. les pays en voie d'adhésion, les pays candidats et les pays candidats potentiels bénéficiant d'une
stratégie de préadhésion, conformément aux principes généraux et aux modalités et conditions
générales applicables à la participation de ces pays aux programmes de l'UE, tels qu'établis dans
les accords-cadres, les décisions des conseils d'association et les accords similaires applicables;
3. les pays de l'AELE qui sont parties à l'accord sur l'EEE, conformément à cet accord;
4. la Confédération suisse, sur la base d'un accord bilatéral avec ce pays;
5. les pays relevant de la politique européenne de voisinage, conformément aux procédures établies
avec ces pays selon les accords-cadres prévoyant leur participation à des programmes de l'UE.
L'Agence peut sélectionner des propositions émanant de candidats (le chef de projet et les partenaires) de
pays extérieurs à l'UE, à condition qu'à la date de la décision d'attribution des financements, des accords
4 Décision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à la
Communauté européenne («décision d'association outre-mer»)(JO L 314 du 30.11.2001, p. 1).
10
EACEA 29/2015
aient été signés et notifiée définissant les modalités de participation de ces pays au Programme établi par
le règlement susmentionné.
Une liste mise à jour des pays qui remplissent les conditions visées à l'article 8 du règlement no 1295/2013
et avec lesquels la Commission a entamé des négociations peut être trouvée à l'adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/eligible-countries_en.pdf
6.2 Candidats éligibles
6.2.1 Les candidats (le chef de projet et les partenaires) doivent être actifs dans les secteurs culturels et
créatifs visés par l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le
Programme Europe Créative. La preuve de cette activité sera demandée (par exemple sous la forme de
statuts d'association/articles d'association, rapports d'activité).
Le chef de projet soumettra la candidature à l'Agence au nom de tous les partenaires. Les dossiers de
candidature doivent donc inclure des lettres de mandat des organisations partenaires confirmant leur
participation (signatures originales ou équivalent requis).
6.2.2 Lors de la soumission de leur candidature, le chef de projet tout comme les partenaires doivent être
en mesure de démontrer qu'ils existent en tant que personne morale depuis au moins deux ans à compter
de la date limite de soumission des candidatures visée au point 3 des présentes lignes directrices.
Les personnes physiques ne peuvent pas demander de subvention.
6.3 Projets éligibles
Selon la taille, les besoins, la nature, les objectifs et les priorités du projet, les candidats devront choisir
d'introduire leur candidature au titre de la catégorie 1 (projets de coopération à petite échelle) ou de la
catégorie 2 (projets de coopération à grande échelle).
Il convient de remarquer que le chef de projet ne peut soumettre qu'une seule candidature par an au
titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2. Un candidat soumettant en tant que chef de projet au titre de
la catégorie 1 ou de la catégorie 2 peut être également un partenaire au sein de différents projets soumis
par un autre chef de projet au titre de la catégorie 1 ou de la catégorie 2.
Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle
Cette catégorie comprend les projets:
- dont le chef de projet et au moins deux autres partenaires ont leur siège social dans au moins trois
pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet
ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et
4 du point 6.1;
- qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 200.000 EUR
et qui représente au maximum 60 % du budget admissible.
En cas de sélection, le chef d'un projet de Catégorie 1 peut soumettre une nouvelle candidature au titre de
la catégorie 1 ou de la catégorie 2 pour les appels à propositions suivants.
Catégorie 2 - Projets de coopération à grande échelle
Cette catégorie comprend les projets:
- dont le chef de projet et au moins cinq autres partenaires ont leur siège social dans au moins six
pays différents qui participent au sous-programme «Culture» du Programme. Le chef de projet
ou l'un des partenaires doit avoir son siège social dans l'un des pays visés aux paragraphes 1, 3 et
4 du point 6.1;
11
EACEA 29/2015
- qui font l'objet d'une demande de subvention de l'UE pour un montant maximal de 2.000.000
EUR et qui représente au maximum 50 % du budget admissible.
-
En cas de sélection, le chef d'un projet de catégorie 2 ne pourra pas soumettre d'autres candidatures au
titre de la catégorie 2, et ce aussi longtemps que le projet sélectionné est en cours. Cela signifie que le
chef d'un projet de catégorie 2 en cours de réalisation ne peut être le chef d'un autre projet de catégorie 2,
à moins que la période d'éligibilité du projet de coopération sélectionné ne soit terminée lorsque
commence celle du nouveau projet de catégorie 2 pour lequel il soumet également en tant que chef de
projet. Par contre, les chefs d'un projet de catégorie 2 en cours peuvent soumettre une nouvelle
candidature au titre de la catégorie 1 pour les appels à propositions suivants.
Pour les deux catégories de projets de coopération, le projet doit s'appuyer sur un accord de coopération
conclu entre le chef de projet et les partenaires. Cet accord de coopération doit indiquer toutes les
dispositions juridiques et financières encadrant la coopération entre les partenaires, ainsi que leurs
responsabilités opérationnelles dans la mise en œuvre du projet.
6.4 Activités éligibles
Les activités éligibles qui seront prises en considération sont celles qui ont pour but d'atteindre les
objectifs et de suivre les priorités visées au point 2 des présentes lignes directrices.
Ces activités doivent être liées aux secteurs culturels et créatifs tels que définis à l'article 2 du règlement
no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le Programme. Les activités relevant
exclusivement des secteurs de l'audiovisuel ne sont pas éligibles au titre du sous-programme «Culture».
Les activités audiovisuelles peuvent cependant être éligibles, à condition qu'elles représentent un aspect
secondaire dans les activités des secteurs culturels et créatifs non audiovisuels.
6.5 Période éligible
Les activités doivent démarrer entre les mois de juin et de décembre de l'année n pour les projets de
coopération à grande échelle, et entre les mois de mai et de décembre de l'année n pour les projets de
coopération à petite échelle.
Une subvention de l'UE pourrait cependant être octroyée à un projet qui aurait déjà commencé, pour
autant que le candidat produise la preuve de la nécessité de démarrer l'action e projet avant la signature
de la convention. Dans tous les cas, l'Agence devra approuver la justification de la nécessité de démarrer
le projet avant la signature de la convention; par ailleurs, le projet ne pourra commencer avant la date de
soumission des candidatures telle qu'indiquée au point 3 des présentes lignes directrices.
Aucune subvention ne peut être octroyée à titre rétroactif à des projets déjà achevés.
Pour les projets de coopération à petite et à grande échelles, la durée maximale d'un projet est de 48
mois.
En outre, les candidatures relatives à des projets dont la durée prévue est supérieure à celles qui sont
indiquées dans les présentes lignes directrices ne seront pas éligibles.
Aucune extension de la période d'éligibilité au-delà de sa durée maximale ne sera accordée.
Cependant, si, après la signature de la convention de subvention et le démarrage du projet, le bénéficiaire
ne peut achever celui-ci dans les délais prévus et ce pour des raisons justifiées et échappant à son
contrôle, une extension exceptionnelle de la période d'éligibilité pourrait être accordée. Une extension
maximale de 12 mois supplémentaires pourrait être accordée, si celle-ci est demandée avant la date
indiquée dans la convention de subvention. La durée maximale sera alors de 60 mois.
Seules les candidatures satisfaisant aux conditions d’admissibilité et aux critères d’éligibilité seront
12
EACEA 29/2015
prises en considération pour l’octroi une subvention. Si une candidature est jugée inéligible, une
lettre indiquant les motifs de cette décision sera envoyée au candidat.
7. CRITÈRES D'EXCLUSION
7.1. Exclusion de la participation
Sont exclus de la participation au présent appel à propositions, les candidats qui sont dans une des
situations suivantes:
a) qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire
ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou qui sont dans une situation analogue
résultant d'une procédure de même nature prévue par les législations et réglementations
nationales;
b) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de
contrôle, ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité
compétente d'un État membre ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité
professionnelle;
c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les
pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la BEI ou d'une
organisation internationale;
d) qui n'ont pas respecté leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale
ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays
où ils sont établis ou celles du pays de l'ordonnateur compétent ou encore celles du pays où la
convention de subvention doit s'exécuter;
e) qui, eux-mêmes ou les personnes ayant sur eux le pouvoir de représentation, de décision ou de
contrôle, ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption,
participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité
illégale, si ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'UE;
f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 109, paragraphe 1 du
règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil d'octobre 2012
relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE5 (ci-après le «règlement
financier»).
7.2 Exclusion de l'attribution
Les candidats ne pourront recevoir aucune aide financière si, au cours de la procédure d'octroi d'une
subvention, ils:
a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;
b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements demandés par
l'Agence pour leur participation à la procédure d'octroi de la subvention ou n'ont pas fourni ces
renseignements;
c) se trouvent dans une des situations d'exclusion visées au point 6.1.
Des sanctions administratives et financières peuvent être prises à l'encontre des candidats coupables de
fausses déclarations ou ayant gravement manqué à leurs obligations contractuelles dans le cadre d'une
procédure antérieure d'octroi de financements.
7.3 Pièces justificatives
Les candidats à une subvention d'un montant supérieur à 60 000 EUR doivent signer une
déclaration sur l’honneur attestant qu’ils ne se trouvent dans aucune des situations visées aux
sections 7.1 et 7.2 ci-dessus en complétant le formulaire accompagnant l’appel à propositions qui
est disponible à la page suivante: http://eacea.ec.europa.eu/europe-creative/financement_fr et en
5 JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.
13
EACEA 29/2015
le joignant au formulaire de candidature.
8. CRITÈRES DE SÉLECTION
Les candidats doivent présenter une déclaration sur l'honneur signée attestant leur statut de personne
morale ainsi que leur capacité financière et opérationnelle à mener les activités proposées.
8.1 Capacité opérationnelle
Les candidats doivent disposer des compétences professionnelles et des qualifications nécessaires pour
mener à bien le projet proposé (capacité opérationnelle). A cet égard, le chef de projet doit présenter une
déclaration sur l'honneur. En plus de cette déclaration, les organisations candidates demandant une
subvention supérieure à 60 000 EUR doivent accompagner leur demande des documents suivants:
- copies des rapports d'activité des organisations (chef de projet et partenaires) pour les deux
dernières années. Les candidats n'ayant présenté qu'un seul rapport au moment de la soumission
des candidatures, et ceci dû à la date d'établissement de leur organisation, seront autorisés à
fournir seulement ce rapport.
L'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance auxquelles auront recours les
candidats pour mener le projet proposé.
8.2 Capacité financière
Les candidats doivent disposer de sources de financement stables et suffisantes pour poursuivre leur
activité pendant toute la période d’exécution de l'action et pour participer à son financement. La capacité
financière des candidats sera évaluée sur la base des documents justificatifs suivants à joindre à la
candidature:
- pour toutes les candidatures, une déclaration sur l’honneur du chef de projet;
- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 60 000 EUR, les états
financiers du chef de projet (y compris le bilan, les comptes de résultats et les annexes) pour les
deux derniers exercices pour lesquels les comptes ont été clôturés; les candidats qui n'ont clôturé
qu'un seul exercice financier à la date de soumission des candidatures seront autorisés à fournir
les états financiers pour cet exercice uniquement;
- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 60 000 EUR, le
formulaire de capacité financière concernant le chef de projet, complété avec les données
comptables légales pertinentes afin de calculer les ratios indiqués dans le formulaire;
- pour les candidatures portant sur une subvention d’un montant supérieur à 750 000 EUR, un
rapport d’audit externe rédigé par un auditeur externe agréé certifiant les comptes pour le dernier
exercice disponible.
Si, sur la base des documents soumis, l'Agence estime que la capacité financière n'est pas prouvée ou
satisfaisante, elle peut:
- exiger une garantie (voir point 10.2 des présentes lignes directrices) fournie par un organisme
bancaire ou financier agréé, ou une garantie solidaire d'un tiers ou des bénéficiaires du projet;
- proposer une convention de subvention sans verser de préfinancement et effectuer un (ou des)
paiement(s) intermédiaire(s) sur la base des frais éligibles déjà exposés dans le cas des projets
exécutés de manière partielle.
L'Agence se réserve le droit de refuser la candidature si aucune de ces deux possibilités ne peut être mise
en œuvre, quelle qu'en soit la raison.
La vérification de la capacité financière ne s’applique ni aux organismes publics ni aux organisations
internationales de droit public. Elle ne s'applique pas non plus aux établissements d’enseignement ou de
formation si l’ordonnateur compétent le décide sur la base de son analyse des risques de gestion.
14
EACEA 29/2015
9. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
Les candidatures éligibles feront l'objet d'une évaluation au regard des critères suivants:
Critères Définition Nombre maximal de points 1. Pertinence Le projet contribue-t-il aux
objectifs et aux priorités du
soutien?
30
2. Qualité du contenu et des
activités Comment le projet est-il mis en
œuvre? 30
3. Communication et diffusion Quelle est l'approche adoptée
par le projet pour communiquer
ses activités et partager ses
connaissances et son expérience
avec le secteur et au-delà des
frontières?
20
4. Qualité du partenariat Quel est le niveau de qualité du
partenariat en matière de
durabilité et d'efficacité de la
mise en œuvre?
20
1. Pertinence (30)
Ce critère évalue la façon dont le projet contribuera, sur la base des priorités du programme visées
à la section 2 des présentes lignes directrices, à renforcer la professionnalisation du secteur et sa
capacité à fonctionner aux niveaux transnational et international, à encourager la diffusion
transnationale des œuvres culturelles et créatives et la mobilité des artistes, à atteindre de nouveaux
publics ainsi que des publics élargis, et à faciliter l’accès aux œuvres culturelles et créatives.
À cette fin, le projet doit comprendre une stratégie motivée en vue de mettre en œuvre la ou les
priorités du programme énoncées à la section 2, en répondant aux questions suivantes:
Dans quelle mesure la stratégie du projet est-elle pertinente pour mettre en œuvre une ou
plusieurs des priorités suivantes, considérées comme essentielles à la réalisation des objectifs du
sous- programme:
o mobilité transnationale d’artistes et de professionnels et/ou diffusion transnationale
d’œuvres culturelles et créatives,
o développement des publics,
o renforcement des capacités en vue de s’adapter au passage au numérique et d’encourager
l’utilisation de technologies numériques,
o renforcement des capacités en vue de développer les compétences commerciales,
o renforcement des capacités en vue d’acquérir de nouvelles compétences et d’améliorer
l’employabilité?
Dans quelle mesure les stratégies proposées pour réaliser la ou les priorités ci-dessus que le projet
vise à mettre en œuvre sont-elles convaincantes, clairement définies et innovantes?
Dans quelle mesure le projet vise-t-il à produire des résultats allant au-delà de l'intérêt des seuls
partenaires et participants directs? Et dans quelle mesure le projet présente-t-il des effets
potentiels à long terme?
Dans quelle mesure le projet complète-t-il les actions culturelles réalisées à l'échelle nationale,
régionale ou locale?
2. Qualité du contenu et des activités (30)
Ce critère évalue les modalités de mise en œuvre pratique du projet (qualité des activités et des
éléments à fournir, expérience du personnel chargé des projets et répartition du travail).
15
EACEA 29/2015
Dans quelle mesure les activités mises en œuvre dans le cadre du projet sont-elles concrètes et
bien définies?
Dans quelle mesure les objectifs et activités du projet sont-ils liés aux besoins recensés pour les
groupes cibles?
Les résultats sont-ils concrets et bien définis, et dans quelle mesure correspondent-ils aux
objectifs généraux du projet?
Une évaluation qualitative et quantitative des résultats est-elle prévue? Dans quelle mesure est-
elle claire et appropriée?
Quelle est la pertinence de l'expérience de l'équipe prenant part au projet, par exemple en matière
de compétences organisationnelles, d'expérience et de bilan dans les secteurs culturels et créatifs,
et de compétences en communication et en langue? À cette fin, les CV des personnes
responsables de la coordination et de la mise en œuvre générales du projet, au nom du chef de
projet et de chacun des partenaires, seront évalués.
Dans quelle mesure l'affectation du budget et des ressources humaines est-elle appropriée aux
activités menées dans le cadre du projet?
Le calendrier de mise en œuvre des activités du projet est-il clair et réaliste?
3. Communication et diffusion (20)
Ce critère évalue l'approche adoptée par le projet pour communiquer ses activités et ses résultats,
et pour partager ses connaissances et ses expériences avec le secteur et au-delà des frontières.
L'objectif est de développer au maximum l'impact des résultats du projet en les mettant à
disposition le plus largement possible aux niveaux local, régional, national et européen, de manière
à ce que sa portée ne concerne pas seulement les personnes ayant directement participé au projet
mais perdure au-delà de la durée de vie du projet.
Existe-t-il une stratégie claire et appropriée en matière de communication sur les activités du
réseau de partenaires, y compris en matière d'objectifs, de groupes cibles, d'outils6, de canaux
7,
de supports de diffusion, d'impact et de calendrier de ces activités?
Comment le soutien de l'UE sera-t-il mis en valeur pendant la durée du projet et au-delà? Et
comment l'image de l'UE est-elle valorisée?
Comment, et vers qui, l'expérience et les connaissances acquises au cours du projet seront- elles
diffusées au niveau local, régional, national et/ou européen, et ce y compris au-delà de la durée
du projet?
4. Qualité du partenariat (20)
Ce critère évalue la mesure dans laquelle l'organisation et la coordination générales du projet
garantiront la mise en œuvre efficace des activités et contribueront à leur caractère durable.
Comment le partenariat est-il défini et dans quelle mesure garantit-il la participation active de
tous les partenaires et une répartition claire des tâches entre eux?
Comment la durée de vie du partenariat sera-t-elle étendue au-delà de la durée du projet?
Dans quelle mesure le partenariat s'étend-il au-delà des régions voisines des organisations
concernées et attire-t-il des partenaires provenant d'un ensemble de pays présentant une
importante variété géographique?
Seulement pour les projets incluant un partenariat avec une ou plusieurs organisation(s) établie(s)
dans les pays visés aux points 2, 4 et 5 de la section 6.1 des présentes lignes directrices: dans
quelle mesure le partenariat avec des opérateurs hors UE reflète-t-il l'idée du rôle de la culture
dans les relations extérieures de l'UE, tels que énoncés dans l'Agenda européen de la culture?
6 On pourra citer comme exemples d'«outils» les publications et supports promotionnels tels que prospectus, posters,
gadgets, contenus audiovisuels, lettres d'informations, bases de données, etc. 7 On pourra citer comme exemples de "canaux" l'internet, les médias sociaux (Facebook, Twitter, Youtube) et les
événements tels que conférences, séminaires, ateliers, etc.
16
EACEA 29/2015
10. CONDITIONS DE FINANCEMENT
Une subvention de l'UE est une contribution financière directe du budget, sous la forme d'un don, permettant
de financer une action (également appelée «projet») dont l'objectif est de contribuer à la réalisation d'un
objectif politique de l'UE. Les subventions reposent sur le principe du cofinancement. La subvention de l'UE
complète les ressources financières propres du candidat, les revenus produits par le projet lui-même, ou les
contributions financières de tiers.
Le fait que l'Agence accepte une demande de subvention ne signifie pas qu'elle s'engage à octroyer une
subvention de l'UE égale au montant demandé par le bénéficiaire. De plus, le montant octroyé n'excédera
en aucun cas le montant demandé.
Les candidats demandant une subvention pour des projets de coopération à grande échelle peuvent se
voir demander de modifier leur programme d'activités et leur budget prévisionnel en conséquence (voir
point 14.4.2 des présentes lignes directrices - phase d'ajustement).
L'octroi d'une subvention ne confère aucun droit pour les années suivantes.
10.1 Dispositions contractuelles et procédure de paiement
10.1.1 Dispositions contractuelles
Si une subvention est octroyée par l'Agence, une convention de subvention sera établie en euros,
indiquant de manière détaillée les conditions et le niveau de financement, et sera envoyée au chef de
projet, ainsi que la procédure, en vue de formaliser les obligations des parties concernées.
Deux copies de la convention originale doivent être signées par le chef de projet au nom de tous les
partenaires (le chef de projet et les partenaires y sont appelés «les bénéficiaires») et être renvoyées
immédiatement à l'Agence. L'Agence les signera en dernier lieu.
10.1.2 Procédure de paiement
Si les exigences en matière de capacité financière ne sont pas remplies, la procédure de paiement sera
fixée comme indiqué au point 8.2 des présentes lignes directrices (évaluation de la capacité financière).
Si les exigences en matière de capacité financière sont remplies, l'Agence peut effectuer un ou plusieurs
paiements de préfinancement en fonction du montant de la subvention et de la durée du projet. La nature,
le nombre et le montant des paiements seront précisés intégralement dans la convention de subvention.
Cas 1:
Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure
ou égale à 750 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire un paiement de préfinancement représentant
70 % du montant total de la subvention. Ce paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours
suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que
toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
17
EACEA 29/2015
Cas 2:
Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE inférieure ou
égale à 750 000 EUR, l'agence versera aux bénéficiaires:
• un premier paiement de préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce
paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la
convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties
nécessaires aient été reçues.
• un deuxième paiement de préfinancement représentant 30 % de la subvention de l'UE. Le
deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à
l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement
de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par
l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 %
du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de
préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de
préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement
de préfinancement précédent.
Cas 3:
Pour les actions d'une durée maximale de 24 mois et portant sur une subvention de l'UE supérieure à 750
000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l' Agence versera au bénéficiaire un paiement de
préfinancement représentant 50 % de la subvention de l'UE. Ce paiement de préfinancement sera versé
dans les 30 jours suivant la date de signature de la convention de subvention par la deuxième partie,
18
EACEA 29/2015
pour autant que toutes les garanties nécessaires aient été reçues.
Cas 4:
Pour les actions d'une durée supérieure à 24 mois et faisant l'objet d'une subvention de l'UE supérieure à
750 000 EUR et inférieure ou égale à 2 000 000 EUR, l'Agence versera au bénéficiaire:
• un premier paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Ce
paiement de préfinancement sera versé dans les 30 jours suivant la date de signature de la
convention de subvention par la deuxième partie, pour autant que toutes les garanties
nécessaires aient été reçues.
• un deuxième paiement de préfinancement représentant 40 % de la subvention de l'UE. Le
deuxième paiement de préfinancement aura lieu sur base d'une demande de paiement envoyée à
l'Agence et accompagnée d'un rapport sur l'état d'avancement du projet. Le deuxième paiement
de préfinancement sera versé dans les 60 jours suivant la date d'approbation de ce rapport par
l'Agence. Le deuxième paiement de préfinancement ne pourra être versé que si au moins 70 %
du paiement de préfinancement précédent a été dépensé. Si la consommation du paiement de
préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau paiement de
préfinancement se verra réduit d'un montant correspondant à la part non dépensée du paiement
de préfinancement précédent.
Le préfinancement a pour but de fournir un fonds de trésorerie aux bénéficiaires.
Pour tous les projets, l'Agence fixera le montant du solde à verser au bénéficiaire sur la base du rapport
final (voir point 10.4.2 des présentes lignes directrices). Si le montant total des versements anticipés est
supérieur au montant final de la subvention, le bénéficiaire sera tenu de rembourser le montant
excédentaire déjà versé par l’Agence au moyen d’un ordre de recouvrement.
10.2 Garantie pour préfinancement
Si les exigences liées à la capacité financière ne sont pas remplies, l'Agence pourra exiger de tout
organisme bénéficiant d'une subvention supérieure à 60 000 EUR de produire préalablement une
garantie d'un montant égal au montant du préfinancement, afin de limiter les risques financiers liés au
versement du préfinancement.
L'objet de cette garantie est d'obtenir d'un organisme bancaire ou financier, ou d'un tiers qu'ils s'engagent
comme cautions solidaires irrévocables ou garants à première demande des obligations du bénéficiaire
de la subvention.
Cette garantie financière, qui doit être libellée en euros, est fournie par un organisme bancaire ou
financier agréé établi dans l'un des États membres de l'UE. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un
pays à l'extérieur de l'UE, l'Agence peut accepter qu'un organisme bancaire ou financier établi dans ce
pays fournisse une telle garantie si elle estime que cet organisme bancaire ou financier présente des
sécurités et caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi
dans un État membre.
Les montants bloqués dans des comptes bancaires ne sont pas acceptés comme garanties financières.
La garantie peut être remplacée par la caution solidaire d'un tiers ou par une caution solidaire d'un ou
des bénéficiaires d'une action qui est partie de la même convention.
La garantie est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements
intermédiaires ou du paiement du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention
de subvention.
19
EACEA 29/2015
Sont exonérés de cette disposition:
- les organismes publics et organisations internationales de droit public créés à la suite d'accords
intergouvernementaux,
- les agences spécialisées instituées par ces organisations,
- le Comité international de la Croix-Rouge (CICR),
- la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
10.3 Principe du financement non cumulatif (double financement)
Toute action ne peut faire l'objet que d'une seule subvention provenant du budget de l'UE dans le cadre
d'une même candidature.
Pour que cette exigence soit respectée, les candidats doivent indiquer dans leur formulaire de
candidature toute autre demande de subvention qu'ils ont soumise ou ont l'intention de soumettre à l'UE,
en précisant dans chaque cas l'exercice budgétaire, la ligne budgétaire, le programme de l'UE et la
somme requise.
Si l'Agence découvre - à tout moment du processus précédant sa signature de la convention de
subvention - que l'action proposée reçoit pour parties de ses activités un financement provenant d'autres
programmes de l'UE, l'Agence demandera la modification de ces activités, y compris en relançant si
nécessaire une phase d'ajustement précédemment clôturée, ou pourra refuser l'octroi d'une subvention
pour la demande concernée, notamment si les changements nécessaires pour éviter un double
financement donne lieu à un traitement inéquitable vis-à-vis des candidats dont la demande a été rejetée.
10.4 Méthode de financement
10.4.1 Subvention forfaitaire
Non applicable.
10.4.2 Financement basé sur le budget
Les subventions financées par le remboursement des coûts éligibles en combinaison avec un
taux forfaitaire couvrant les frais généraux sont calculées sur la base d’un budget prévisionnel
détaillé, indiquant clairement les coûts qui sont éligibles à un financement de l’UE.
Dispositions générales
Les subventions fondées sur le budget sont calculées sur la base d'un budget prévisionnel détaillé. Le
budget joint au formulaire de candidature doit être complet et équilibré (le montant des dépenses totales
estimées doit être égal à celui des recettes totales, subvention incluse). Le budget doit indiquer
clairement les coûts éligibles au financement de l'UE.
La subvention de l'UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 60 % des coûts éligibles pour les
projets de coopération à petite échelle.
La subvention de l'UE ne peut excéder un taux de cofinancement de 50 % des coûts éligibles pour les
projets de coopération à grande échelle.
Le budget est libellé en euros. Les candidats de pays n'appartenant pas à la zone euro doivent utiliser les
taux de conversion publiés au Journal officiel de l'UE à la date de publication de l'appel à propositions
sur le site internet de l'Agence.
Une partie des dépenses éligibles totales estimées doit être financée par des sources distinctes de la
subvention de l'UE. Les candidats indiquent les autres sources et montants de financement dont ils
20
EACEA 29/2015
bénéficient ou demandent à bénéficier au cours du même exercice pour la réalisation du projet concerné.
La somme allouée ne peut excéder la somme demandée.
La subvention de l'UE ne peut avoir pour objet ou pour effet de générer un quelconque profit pour les
bénéficiaires. Le profit se définit comme un excédent de recettes par rapport aux coûts éligibles
supportés par les bénéficiaires. Si un profit est réalisé, l'Agence peut récupérer une part de ce profit
correspondant au pourcentage représenté par la contribution de l'UE par rapport aux coûts éligibles
réellement supportés par les bénéficiaires. Cette disposition ne s'applique pas aux subventions
inférieures ou égales à 60 000 EUR.
Coûts éligibles
Pour être éligibles dans le cadre du présent appel, les coûts doivent correspondre à des activités éligibles
telles que définies au point 6.5 des présentes lignes directrices.
Les coûts éligibles de l'action correspondent aux coûts réellement engagés par les bénéficiaires et qui
répondent aux critères suivants:
- ils sont engagés pendant la durée de l'action fixée dans la convention de subvention, à
l'exception des coûts liés au rapport final et au rapport d'observations factuelles concernant le
rapport financier final;
- ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l'action;
- ils sont liés à l'action subventionnée et nécessaires à sa réalisation;
- ils sont identifiables et vérifiables, et sont notamment inscrits dans la comptabilité des
bénéficiaires, déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel
les bénéficiaires sont établis et aux pratiques habituelles des bénéficiaires en matière de
comptabilité analytique;
- ils satisfont aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable;
- ils sont raisonnables, justifiés et respectent les exigences de la bonne gestion financière,
notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience.
Les procédures de comptabilité et de contrôle interne des bénéficiaires doivent permettre un
rapprochement direct des coûts et des recettes déclarés au titre de l'action ou du projet avec les comptes
et pièces justificatives correspondants.
Coûts directs éligibles
Les coûts directs éligibles de l'action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d'éligibilité
précitées, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques de l'action qui sont directement liés
à sa réalisation et peuvent donc lui être imputés directement. Sont notamment éligibles les coûts directs
suivants, pour autant qu'ils répondent aux critères définis aux paragraphes précédents:
- les coûts du personnel affecté à l'action, à savoir les salaires réels, augmentés des charges
sociales et des autres coûts légaux entrant dans la rémunération, pour autant qu'ils n'excèdent pas
les taux moyens correspondant à la politique de rémunération habituelle du chef de projet ou, le
cas échéant, de ses partenaires.
NB: les coûts de personnel doivent être des coûts réels engagés par les bénéficiaires. Les coûts
de personnel d'autres organisations ne sont éligibles que s'ils sont directement pris en charge ou
remboursés par les bénéficiaires. Les coûts de personnel doivent être en ligne avec les activités
et être proportionnels au budget.
Les coûts salariaux correspondants du personnel des administrations nationales sont éligibles
dans la mesure où ils sont liés au coût des activités que l'autorité publique compétente ne
mènerait pas si l'action considérée n'était pas entreprise.
- les frais de voyage et de séjour liés, pour autant qu'ils correspondent aux pratiques habituelles
des bénéficiaires;
- le coût d'amortissement de biens d'équipement (neufs ou d'occasion), pour autant que ces biens
soient amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables aux bénéficiaires et
généralement admises pour des biens de même nature. Seule la part d'amortissement du bien
21
EACEA 29/2015
correspondant à la durée de l'action et à son taux d'utilisation effective au titre de l'action peut
être prise en compte par l'Agence, sauf si la nature et/ou le contexte d'utilisation du bien justifie
une prise en charge différente par l'Agence;
- les coûts de matériels consommables et de fournitures, pour autant qu'ils soient identifiables et
affectés au projet;
- les coûts découlant d'autres contrats passés par les bénéficiaires pour les besoins de la réalisation
du projet, pour autant que les conditions prévues dans la convention de subvention soient
respectées;
- les coûts découlant directement d'exigences liées à la réalisation du projet (diffusion
d'informations, évaluation spécifique du projet, traductions, reproductions, etc.);
- les coûts liés à une garantie de préfinancement offerte par les bénéficiaires de la subvention
lorsqu'une telle garantie est nécessaire;
- les coûts liés aux audits externes lorsque ceux-ci sont nécessaires pour appuyer des demandes de
paiement;
- la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non déductible pour toutes les activités qui ne sont pas
menées par les autorités publiques.
Pour les actions entraînant des coûts liés à un pays tiers (c'est-à-dire des coûts liés à des personnes
physiques citoyennes d'un pays tiers, à des organisations établies dans un pays tiers ou à des activités
menées dans un pays tiers), les coûts pertinents supportés par le chef de projet et/ou les partenaires ne
doivent pas dépasser 30 % du budget éligible total.
Coûts indirects (frais généraux) éligibles
Un montant forfaitaire, plafonné à 7 % du montant des coûts directs éligibles du projet, sera accepté au
titre des coûts indirects représentant les frais administratifs généraux des bénéficiaires pouvant être
considérés comme affectés au projet.
Les coûts indirects ne peuvent inclure des coûts imputés à une autre ligne budgétaire.
Ces coûts comprennent les catégories suivantes:
- Locaux et dépenses liées (p. ex. loyer, assurance...)
- Frais et fournitures de bureau (p. ex. téléphone, services postaux, photocopies.)
Si les organisations bénéficient d'une subvention de fonctionnement au titre du budget de l'UE, les coûts
indirects ne sont plus éligibles au titre des actions spécifiques.
Coûts non éligibles
Les coûts suivants sont considérés comme non éligibles:
- la rémunération du capital;
- les dettes et le service de la dette;
- les provisions pour pertes ou dettes futures;
- les intérêts débiteurs;
- les créances douteuses;
- les pertes de change;
- les coûts imposés par l'institution bancaire d'un bénéficiaire aux virements de fonds de l'Agence;
- les coûts déclarés par un bénéficiaire dans le cadre d'une autre action donnant lieu à une
subvention de l'UE. En particulier, les coûts indirects ne sont pas éligibles dans le cadre d'une
subvention de projet octroyée à un bénéficiaire recevant déjà une subvention de fonctionnement
du budget de l'UE pendant la période concernée;
- les dépenses démesurées ou inconsidérées;
- les contributions en nature;
- la TVA déductible;
Calcul du montant final de la subvention et pièces justificatives
Le montant final de la subvention à attribuer aux bénéficiaires est établi une fois l’action terminée et
22
EACEA 29/2015
après validation de la demande de paiement contenant les documents suivants:
- un rapport final sur l'exécution et les résultats du projet («rapport technique final») et les
documents liés, y compris un rapport/résumé public comme prévu au point 12.3 des
présentes lignes directrices;
- un rapport financier définitif des dépenses réellement supportées («rapport financier
définitif»), qui doit comprendre un état financier consolidé ainsi qu'une répartition des
montants demandés par chaque bénéficiaire.
De plus,
si le montant de la subvention de l'UE est supérieur à 60 000 EUR et inférieur à 750 000 EUR
Le bénéficiaire devra remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d'observations factuelles
concernant le rapport financier final - Type I» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas d'un
organisme public, par un agent public qualifié et indépendant.
Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter l'auditeur agréé ou, dans le cas d'un
organisme public, l'agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-i 11.2012 en.pdf
L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.
si le montant de la subvention de l'UE est supérieur ou égal à 750 000 EUR et lorsque le
montant cumulé de la demande de paiement est d'au moins 325 000 EUR
Le bénéficiaire est tenu de remettre, afin de justifier le paiement final, un «rapport d’observations
factuelles concernant le rapport financier final - Type II» rédigé par un auditeur agréé ou, dans le cas
d’un organisme public, par un agent public qualifié et indépendant. Le certificat attestera, selon une
méthodologie approuvée par l’Agence, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers
sur lesquels la demande de paiement repose sont réels, enregistrés avec précision et éligibles
conformément à la convention de financement.
Les procédures que doit suivre et le format que doit respecter un auditeur agréé ou, dans le cas d'un
organisme public, un agent public qualifié et indépendant, sont spécifiés dans les «Notes d'orientation»:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/guidance-notes-audit-type-ii_11.2012_en.pdf
L'utilisation du format de rapport fourni dans les «guides» est obligatoire.
Si la subvention de l'UE est inférieure ou égale à 60.000 EUR
L'ordonnateur compétent demandera au bénéficiaire de remettre, afin de justifier le paiement final, une
copie des pièces justificatives suivantes:
- Coûts de personnel: les trois coûts consolidés les plus élevés en matière de personnel pour
toute la période d'éligibilité.
- Les trois contrats de sous-traitance de plus forte valeur.
- 25 % des coûts les plus élevés déclarés pour les frais de voyage et de séjour.
Si, d'après le calcul du montant définitif de la subvention, les dépenses éligibles réelles supportées par
les bénéficiaires sont moins élevées que prévu, l'Agence applique le taux de cofinancement indiqué dans
la convention de subvention aux dépenses effectivement supportées. L'Agence se réserve également le
droit de réduire le montant de la subvention si les bénéficiaires n'ont pas totalement réalisé le projet
sélectionné (conformément à la convention de subvention spécifique).
Si les activités prévues dans le programme de travail joint à la convention de subvention ne sont pas
effectuées ou si elles sont effectuées de manière manifestement insuffisante, ou si les informations
exigées par la convention de subvention ne sont pas fournies, la subvention définitive sera réduite en
conséquence.
23
EACEA 29/2015
Les bénéficiaires seront tenus, le cas échéant, de rembourser les montants excédentaires déjà versés par
l'Agence à titre de préfinancement.
11. SOUS-TRAITANCE ET PASSATION DE MARCHÉS
Lorsque la réalisation du projet nécessite l'acquisition de biens, d'œuvres ou de services (contrats de
mise en œuvre), les bénéficiaires sont tenus d'effectuer une mise en concurrence des contractants
potentiels et d'attribuer le marché à l'offre qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix ou, le
cas échéant, à celle qui présente le prix le plus bas, en veillant à éviter les conflits d'intérêts et à
conserver tous les documents en cas d' audit.
Les entités agissant en qualité de pouvoir adjudicateur au sens de la directive 2004/18/CE8 ou d’entités
adjudicatrices au sens de la directive 2004/17/CE9 devront se conformer aux règles nationales
applicables en matière de marchés publics.
La sous-traitance, c’est-à-dire l’externalisation de tâches ou d’activités spécifiques qui font partie de
l'action décrite dans la candidature et qui ne peuvent être exécutées par les bénéficiaires (à savoir le chef
de projet et les partenaires) eux-mêmes, doit satisfaire aux conditions applicables à tout contrat de mise
en œuvre (comme spécifié ci-dessus), ainsi qu’aux conditions supplémentaires suivantes:
- elle ne peut porter que sur la mise en œuvre d'une partie limitée du projet;
- elle doit être justifiée au regard de la nature du projet et des mesures nécessaires à sa réalisation;
- elle doit être clairement indiquée dans la proposition, ou faire l'objet d'une autorisation préalable
auprès de l'Agence;
- les coûts estimés doivent être clairement identifiables dans le budget prévisionnel.
La sous-traitance ne devra être utilisée que pour les activités de soutien. Les bénéficiaires demeurent
légalement et financièrement responsables du projet. Ils demeurent également responsables de la
conception et de l'exécution du projet, de la réalisation de ses objectifs, de la mise en œuvre des activités
et de l'utilisation d'outils appropriés.
Il convient de remarquer que l'Agence évaluera et contrôlera le niveau des activités de sous-traitance
utilisées par les candidats, notamment lors de l'évaluation de la capacité opérationnelle des
candidats/bénéficiaires pour la mise en œuvre de leur projet.
Si la sous-traitance porte sur plus de 60 000 EUR, les bénéficiaires doivent justifier de manière claire la
mise en concurrence, joindre une copie des documents concernés au rapport final à la fin du projet, et
conserver tous les documents en cas d'audit.
Les coûts sont basés sur une estimation vérifiable, ou sur une offre.
12. PUBLICITÉ, COMMUNICATION ET DIFFUSION
12.1 Par les bénéficiaires
Les bénéficiaires doivent clairement reconnaître la contribution de l’UE dans toutes les publications ou
en conjonction avec les activités pour lesquelles la subvention est utilisée.
À cet égard, les bénéficiaires sont tenus de faire apparaître le nom et l’emblème de la Commission
européenne sur l'ensemble des publications, affiches, programmes et autres produits qu'ils génèrent dans
le cadre du projet cofinancé.
8 Directive 2004/18/CE relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de
fournitures et de services. 9 Directive 2004/17/CE portant coordination des procédures de passation des marchés dans les secteurs de l’eau, de
l’énergie, des transports et des services postaux.
24
EACEA 29/2015
Pour ce faire, ils doivent utiliser le texte, l’emblème et la clause de non-responsabilité disponibles à
l’adresse suivante: http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_logos_en.php.
Si cette disposition n’est pas pleinement respectée, les bénéficiaires peuvent voir leur subvention réduite
conformément aux dispositions de la convention de subvention.
12.2 Par l’Agence et/ou la Commission
À l’exception des bourses versées aux personnes physiques et des autres aides directes versées aux
personnes physiques les plus démunies, toutes les informations relatives aux subventions allouées au
cours d’un exercice financier sont publiées sur le site web des institutions de l’Union européenne, au
plus tard le 30 juin de l’année suivant la clôture de l’exercice budgétaire dans le cadre duquel les
subventions ont été attribuées.
L’Agence et/ou la Commission européenne publieront les informations suivantes:
- le nom du bénéficiaire;
- la localité du bénéficiaire: adresse du bénéficiaire, lorsque ce dernier est une personne morale;
région, lorsque le bénéficiaire est une personne physique, définie au niveau NUTS 210
s’il est
domicilié au sein de l’UE, ou à un niveau équivalent s’il est domicilié dans un pays tiers,
- le montant accordé;
- la nature et l'objet de la subvention.
Sur demande raisonnée et dûment justifiée du bénéficiaire, la publication n'est pas exigée si la
divulgation des informations susmentionnées est de nature à mettre en péril les droits et les libertés des
personnes concernées protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou à porter
préjudice aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.
12.3 Communication et diffusion
Afin d'optimiser leurs effets, les projets devraient faire l'objet d'une stratégie forte en matière de
communication et de diffusion de leurs activités et de leurs résultats, et tous les candidats doivent
consacrer suffisamment de temps et de ressources à un niveau approprié de communication et
d'interaction avec leurs pairs, avec le public et avec les communautés locales le cas échéant.
Les bénéficiaires sont tenus, comme indiqué dans la convention de subvention, de produire un
résumé/rapport public en langue anglaise fournissant des informations sur leur travail et sur les résultats
de leur projet. Ce résumé/rapport public doit être inclus dans le rapport final soumis à l’Agence et, après
son approbation, il sera transféré et automatiquement publié sur la plate-forme de diffusion gérée par la
Commission européenne (http://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/projects/). La Commission
peut utiliser ce rapport pour fournir des informations sur les résultats des projets. En outre, les
bénéficiaires seront en mesure de charger les résultats du projet sur la plate-forme de diffusion.
La Commission européenne, en collaboration avec l'Agence, peut recenser des bonnes pratiques et
préparer des supports de diffusion à partager au sein des pays participants, entre eux et au-delà de leurs
frontières.
Les données et les résultats des projets seront mis gratuitement à la disposition des parties prenantes, des
responsables politiques et à d'autres acteurs sous de nombreuses formes différentes.
Les bénéficiaires peuvent être tenus d'assister et de participer aux événements organisés par la
Commission européenne ou par l'Agence, et de partager leur expérience avec d'autres participants et/ou
avec des responsables politiques.
10
Journal officiel de l’Union européenne L 39 du 10 février 2007.
25
EACEA 29/2015
Il convient de remarquer que si cette disposition n'est pas pleinement respectée, le bénéficiaire pourrait
voir sa subvention réduite conformément aux dispositions de la convention de subvention.
13. PROTECTION DES DONNÉES
Toute donnée à caractère personnel (noms, adresses, CV, etc.) est traitée conformément aux dispositions
du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la
protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les
institutions et organes de l'UE et à la libre circulation de ces données.11
Pour autant qu'elles ne soient pas facultatives, les réponses du candidat aux questions du formulaire de
candidature sont nécessaires à l'évaluation et à la suite du traitement de la demande de subvention
conformément aux spécifications de l'appel à propositions. Les données à caractère personnel seront
traitées uniquement dans ce but par le service responsable du programme de subventions de l'UE
concerné (entité agissant en tant que responsable du traitement). Les données personnelles peuvent être
transmises, selon le principe du «besoin d'en connaître», à des tiers intervenant dans le cadre de
l'évaluation des candidatures ou de la procédure de gestion des subventions, sans préjudice de leur
transmission aux organismes chargés des missions d'inspection et de contrôle conformément à la
législation de l'UE. En particulier, afin de sauvegarder les intérêts financiers de l’Union, les données à
caractère personnel peuvent être transmises aux services d’audit interne, à la Cour des comptes
européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte
antifraude, et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.
Le demandeur dispose d'un droit d'accès aux données le concernant et d'un droit de rectification de ces
données. Pour toute question relative à ces données, il est possible de prendre contact avec le
responsable du traitement. Les candidats peuvent à tout moment saisir le Contrôleur européen de la
protection des données. Une déclaration de confidentialité détaillée contenant les coordonnées des
personnes à contacter est disponible sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls gen conditions/eacea grants privacy statement.pdf
Les candidats et, s'il s'agit de personnes morales, les personnes ayant le pouvoir de les représenter, de
prendre des décisions en leur nom ou d'exercer un contrôle sur elles, doivent savoir que, s'ils se trouvent
dans l'une des situations mentionnées dans:
- la décision no 2008/969 de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d'alerte
précoce (SAP) à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (JO L
344 du 20.12.2008, p. 125), ou
- le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la
base de données centrale sur les exclusions - BDCE (JO L 344 du 20.12.2008, p. 12),
leurs données personnelles (nom, prénom s'il s'agit d'une personne physique, adresse, statut légal, nom et
prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle s'il s'agit d'une
personne morale) peuvent faire l'objet d'un enregistrement dans le SAP et la BDCE, et être
communiquées aux personnes et entités mentionnées dans les décision et règlement repris ci-dessus, en
relation avec l'attribution ou l'exécution d'un contrat de service, d'une convention de subvention ou d'
une décision.
14. PROCÉDURE DE SOUMISSION ET DE SÉLECTION DES CANDIDATURES
14.1 Publication
Les appels à propositions seront publiés, à la suite de l'adoption du (ou des) programme(s) annuel(s) de
travail, sur le site web de l'Agence.
11
Journal officiel L 8 du 12.1.2001.
26
EACEA 29/2015
14.2 Inscription dans le système d'enregistrement unique
Avant de soumettre un dossier électronique, les candidats devront inscrire leur organisation sur le Portail
des participants de l'éducation, de l'audiovisuel, de la culture, de la citoyenneté et du bénévolat et
recevoir un code identifiant du participant (PIC, participant identification code). Le PIC sera exigé dans
le formulaire de demande.
Le Portail des participants est l'outil utilisé pour la gestion de toutes les informations juridiques et
financières liées aux organisations. Des informations sur la procédure d'inscription peuvent être
consultées sur ce portail à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/education/participants/portal.
L'outil permet également aux candidats de télécharger différents documents concernant leur
organisation. Ces documents ne doivent être téléchargés qu'une seule fois, et ne seront plus demandés
pour les candidatures suivantes soumises par la même organisation.
Des détails sur les pièces justificatives à télécharger sur le Portail des participants peuvent être trouvés à
l'annexe 2.
14.3 Soumission des demandes de subvention
Les candidatures doivent être soumises par l'intermédiaire d'un système de demande en ligne. Les
demandes de subvention doivent être rédigées dans l'une des langues officielles de l'UE, à l'aide du
formulaire en ligne conçu à cette fin.
Les formulaires en ligne peuvent être obtenus à l'adresse suivante: https://eacea.ec.europa.eu/PPMT/
Les candidatures doivent être soumises au plus tard à la date indiquée dans l'appel à propositions, et ce,
avant 12 heures HEC (midi, heure de Bruxelles), à l'aide du formulaire de demande en ligne
susmentionné.
Aucune autre méthode de soumission de demande ne sera acceptée. Les candidatures soumises par tout
autre moyen seront automatiquement rejetées. Aucune exception ne sera accordée.
Il incombe aux candidats de vérifier qu'ils ont officiellement soumis leur formulaire de demande en
ligne et qu'ils ont reçu un courriel confirmant sa réception.
En plus du formulaire de candidature en ligne, un dossier de candidature doit être envoyé à l’Agence.
Celui-ci doit inclure un CD-Rom ou une clé USB contenant tous les documents requis, ainsi que les
annexes obligatoires citées à l’annexe 2. Étant donné que ces documents seront utilisés pour évaluer
votre candidature, ils doivent être envoyés à l’Agence au plus tard le dernier jour du délai fixé pour la
soumission des candidatures.
Les dossiers de candidatures ne sont pas renvoyés à la fin de la procédure d'évaluation.
Aucun changement ne peut être apporté à la candidature une fois passé le délai de soumission des
candidatures. Cependant, si certains aspects nécessitent des éclaircissements, l'Agence peut contacter le
demandeur à cette fin.
Le dossier de candidature doit être envoyé (ou déposé en main propre) à l'adresse suivante:
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»
Programme «Europe créative» (2014-2020)
Sous-programme «Culture» - Projets de coopération de catégorie 1 ou de catégorie 2
Avenue du Bourget, 1
27
EACEA 29/2015
(BOUR 04/02)
BE - 1049 Bruxelles
Belgique
14.4 Procédure d'évaluation
14.4.1 Première étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'éligibilité, d'exclusion et de
sélection
Seules les candidatures répondant aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection pourront être
considérées pour une subvention et seront évaluées par des experts au regard des critères d'attribution.
Les candidats dont les dossiers ne répondent pas aux critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection en
seront informés par courrier, dans lequel les motifs de cette non-conformité lui seront expliqués.
Les candidatures répondant à ces critères seront classées en fonction de leur note au regard des
différents critères d'attribution (fixés au point 9 des présentes lignes directrices). Dans la limite du
budget disponible, les candidatures qui auront obtenu les résultats les plus élevés seront sélectionnées.
L'évaluation sera effectuée sur la seule base des documents envoyés jusqu'à la date limite de dépôt des
dossiers. L'Agence se réserve cependant le droit de demander au candidat des informations
supplémentaires.
14.4.2 Deuxième étape de la procédure d'évaluation: évaluation des critères d'attribution
Ce volet de l'évaluation sera mené par des experts désignés par l'Agence à la suite d'un appel à
manifestation d'intérêt. Les conditions de désignation des experts, ainsi que la procédure d'appel à
manifestations d'intérêt, sont publiées sur le site web de l'Agence à l'adresse suivante:
http://eacea.ec.europa.eu/about/call experts/call experts 2013 en.php.
a) Évaluation individuelle
À cette étape, les experts agissent de manière individuelle; ils ne discutent pas entre eux de la demande
concernée, ni avec des tiers. Les experts font part de leur avis individuel dans un rapport, attribuant des
notes et faisant des commentaires au regard des critères d'attribution fixés au point 9 des présentes lignes
directrices.
En signant son rapport, l'expert déclare n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande
concernée.
b) Réunions de consensus
Une fois que les experts, ayant évalué la même candidature, ont achevé leur rapport, le processus
d'évaluation passe à une évaluation de consensus, qui représente l'avis commun des experts.
La discussion de consensus est encadrée par un représentant de l'Agence et/ou de la Commission et/ou
par d'autres experts que ceux qui ont évalué le projet.
La signature du rapport de consensus par les experts marque la fin de la phase de consensus. En signant
ce rapport, les experts déclarent n'avoir aucun conflit d'intérêts dans l'évaluation de la demande
concernée.
c) Phase d'ajustement
Les projets de coopération à grande échelle (catégorie 2) peuvent se voir inviter à lancer une phase
28
EACEA 29/2015
d'ajustement.
L'ordonnateur compétent peut inviter un candidat à ajuster sa demande à la lumière de recommandations
du comité d'évaluation. L'ordonnateur compétent devra garder des traces écrites appropriées de
l'ensemble de ses contacts avec le candidat durant cette procédure.
Le but général du processus d'ajustement est de parvenir à un accord sur les détails techniques du projet,
de recueillir les informations financières et juridiques nécessaires à la préparation d'une convention de
subvention, à la gestion du projet et à l'élaboration d'un rapport sur sa réalisation.
La phase d'ajustement ne pourra se conclure par un changement du fond de la demande tel que le
résultat de l'évaluation en serait modifié, puisque cela donnerait lieu à un traitement inéquitable vis-à-
vis des candidatures non retenues.
14.5 Décision de financement
Les rapports et les avis des experts feront l'objet d'un examen par un comité d'évaluation. Ce comité
d'évaluation, composé de membres du personnel de la Commission et de l'Agence, soumettra une
proposition de sélection à l'ordonnateur. L'ordonnateur (de l'Agence ou de la Commission) demeure seul
responsable de l'octroi de subventions.
La procédure d'évaluation ne prendra fin qu'après la fin de la procédure susmentionnée et l'adoption par
l'ordonnateur de la décision d'octroi de subventions.
Tous les candidats seront informés par courrier de la décision prise par l'Agence ou par la Commission
(décision de financement) ainsi que de l'évaluation par les experts indépendants de chaque critère
d'attribution.
Une liste des candidatures retenues sera ensuite publiée sur les sites web et sur les supports de diffusion
de l'Agence et de la Commission:
Une fois la décision de financement adoptée, toutes les questions techniques, juridiques et financières
sont vérifiées et font l'objet d'un accord, puis une convention de subvention sera rédigée et envoyée aux
candidats sélectionnés pour être signée.
14.6 Règles applicables
Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif
aux règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).
Règlement délégué (UE, Euratom) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux
règles d'application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil
relatif aux règles financières applicables au budget général de l'UE (JO L 362 du 31.12.2012, p. 1).
Règlement (UE, Euratom) no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013
établissant le programme «Europe créative» (2014 à 2020) et abrogeant les décisions no
1718/2006/CE, no 1855/2006/CE et no 1041/2009/CE (JO L 347, p. 221).
14.7 Contacts
Pour toute information supplémentaire, n'hésitez pas à contacter votre bureau «Europe créative»:
http://ec.europa.eu/culture/creative-europe/creative-europe-desks en.htm
Contact auprès de l'Agence:
EACEA-CREATIVE [email protected]
29
EACEA 29/2015
ANNEXE 1 - GLOSSAIRE
Définitions applicables à tous les soutiens (au titre du règlement financier):
Appels à propositions: ces appels sont l'un des moyens par lesquels sont mis en œuvre les
programmes de l'UE. Un appel à propositions est publié chaque année, précisant plusieurs éléments:
les objectifs visés et le budget annuel affecté au type des mesures de soutien concernées, les critères
d'éligibilité, d'exclusion, de sélection et d'attribution, ainsi que les pièces justificatives à fournir, les
conditions d'obtention de financements de l'UE, les conditions de soumission de propositions, les dates
de début possibles des projets cofinancés, et le calendrier de la procédure d'attribution. Les appels à
propositions sont publiés sur le site web des institutions de l'UE. Les conditions publiées sur ces
supports sont juridiquement contraignantes. S'agissant du programme «Europe créative», les présentes
lignes directrices constituent la base de ces appels à propositions.
Conflit d'intérêts (article 57 du règlement financier applicable au budget général de l'UE):
1. Les acteurs financiers et les autres personnes participant à l'exécution et à la gestion du budget, y
compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu'à l'audit ou au contrôle, ne prennent aucune
mesure à l'occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'UE.
Si un tel risque existe, la personne en question a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à
l'ordonnateur délégué, qui confirme par écrit l'existence éventuelle d'un conflit d'intérêts. La
personne en question informe également son supérieur hiérarchique. Lorsque l'existence d'un
conflit d'intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le
dossier concerné. L'ordonnateur délégué prend lui-même toute mesure supplémentaire
appropriée.
2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des
fonctions d'un acteur financier ou d'une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis
pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou
pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.
3. La Commission est habilitée à adopter des actes délégués en conformité avec l'article 210 pour
déterminer ce qui est susceptible de constituer un conflit d'intérêts et la procédure à suivre en
l'occurrence.
Contributions en nature: est considérée comme une contribution en nature toute contribution au
projet autre qu'en espèces, apportée par le responsable ou les partenaires du projet ou par un tiers,
pouvant se voir attribuer une valeur monétaire quantifiable et n'ayant pas été payée par le responsable
du projet ni aucun des partenaires (c'est-à-dire que le coût de la contribution n'apparaît pas dans leurs
comptes). Il peut s'agir d'une contribution prenant la forme de biens d'investissement d'équipement
durables, de la mise à disposition de locaux, de matières premières, de travail bénévole offert par un
particulier ou par une entreprise, ou de personnel détaché et rémunéré par une autre organisation (à
l'exception du responsable et des partenaires du projet). Les contributions en nature ne représentent
pas des coûts éligibles.
Secteurs culturels et créatifs (article 2 du règlement établissant le programme «Europe créative»): on
entend par «secteurs culturels et créatifs» tous les secteurs dont les activités sont fondées sur des
valeurs culturelles et/ou sur des expressions artistiques et autres expressions créatrices, qu'elles soient
à visée commerciale ou non, quel que soit le type de structure qui les réalise et quelles que soient les
modalités de financement de ladite structure. Ces activités incluent le développement, la création, la
production, la diffusion et la conservation de biens et services incarnant une expression culturelle,
artistique ou toute autre expression créatrice, ainsi que les tâches qui s'y rapportent, comme l'éducation
ou la gestion. Les secteurs culturels et créatifs comprennent entre autres l'architecture, les archives, les
bibliothèques et les musées, l'artisanat d'art, l'audiovisuel (y compris le cinéma, la télévision, les jeux
vidéo et le multimédia), le patrimoine culturel matériel et immatériel, le design, les festivals, la
musique, la littérature, les arts du spectacle, l'édition, la radio et les arts visuels.
30
EACEA 29/2015
Période d'éligibilité: la période au cours de laquelle des coûts éligibles peuvent être supportés. Cette
période est spécifiée dans la convention/décision de subvention.
Organisme public: un «organisme public» est un organisme du secteur public ou une entité légale
régie par le droit privé, assumant une mission de service public et offrant des garanties financières
suffisantes. Un «organisme du secteur public» est l'État, un gouvernement régional ou local, ou toute
organisation régie par le droit public, agissant au nom de l'État, sous son contrôle et sous sa
responsabilité.
Définitions spécifiques aux projets de coopération du sous-programme «Culture»
Accord de coopération: l'accord de coopération est un document juridique signé par le chef de projet
et les partenaires, qui sera joint à la convention de subvention en cas de sélection de la candidature
concernée. L'accord de coopération doit être juridiquement valable dans l'un des pays où le chef de
projet et les partenaires sont établis (c'est-à-dire un pays participant au programme «Europe créative»).
Cet accord de coopération doit indiquer toutes les dispositions juridiques et financières encadrant la
coopération entre le chef de projet et tous les partenaires, ainsi que leurs responsabilités
opérationnelles (et financières, le cas échéant) dans la mise en œuvre du projet.
Aucun modèle n'est fourni par l'Agence, mais l'accord de coopération doit inclure les informations
suivantes:
- une description claire des objectifs du projet;
- une description claire des activités qui seront mises en œuvre en vue d'atteindre ces
objectifs;
- une description claire du rôle et des obligations du chef de projet et des partenaires dans
la conception et la mise en œuvre du projet, y compris des tâches confiées à chaque
partenaire;
- une description claire du cadre budgétaire et financier, y compris le montant des
contributions financières et des paiements de préfinancement;
- les questions juridiques telles que la durée de l'accord, les responsabilités, la rupture de
contrat, la résiliation de l'accord, le droit applicable et la résolution des litiges.
Lettre de mandat: lettre d'une organisation partenaire confirmant sa participation à un projet de
coopération (signature originale du représentant légal ou équivalent nécessaire) et donnant au chef de
projet le pouvoir juridique d'agir en son nom dans le cadre du projet de coopération concerné. La
contribution financière du partenaire au projet doit être indiquée dans la lettre de mandat. Celle-ci sera
jointe à la convention de subvention si le projet est sélectionné.
Partenaires: les partenaires sont des organisations actives dans les secteurs culturels et créatifs, tels
que définis à l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil établissant le
programme «Europe créative», et établies dans les pays participant à ce programme. Les partenaires
participent de manière concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au financement du
projet. La simple fourniture de services ou de biens dans le cadre du projet, qu'elle soit effectuée sur
une base contractuelle ou non, n'est pas considérée comme suffisante pour que l'organisation concernée
soit considérée comme un partenaire. Les partenaires qui participent au projet de coopération donnent
au chef de projet le pouvoir juridique d'agir en leur nom dans le cadre du projet de coopération.
Chef de projet: le rôle de chef de projet est tenu par une organisation active dans les secteurs culturels et
créatifs, tels que définis à l'article 2 du règlement no 1295/2013 du Parlement européen et du Conseil
établissant le programme «Europe créative», et établie dans un pays participant à ce programme, qui exerce
une fonction de coordination dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Cette fonction se traduit par la
responsabilité générale de l'exécution des activités liées au projet conformément à la convention de
subvention, ainsi que par une participation concrète et essentielle à la conception, à la mise en œuvre et au
financement du projet. Le chef de projet soumettra la demande de subvention à l'Agence au nom de tous les
partenaires, et il agit en tant que cosignataire légal de la convention de subvention.
31
EACEA 29/2015
ANNEXE 2 - PIECES OBLIGATOIRES - LISTE DE CONTROLE
Note: Lorsqu'un document doit être signé, la signature doit être celle du représentant légal de
l'organisation concernée.
Note: Pour les documents marqués d'un astérisque (*), les modèles à utiliser obligatoirement
peuvent être obtenus à l'adresse http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/funding/support-european-
cooperation-projects-2016_en
Pièces jointes au formulaire en ligne (eForm):
Description détaillée du projet incluent une stratégie motivée visant à traiter les priorités
sélectionnées du programme
Déclarations sur l’honneur et mandats
- Déclaration sur l'honneur signée concernant le statut juridique et la capacité opérationnelle et
financière*
- Déclaration sur l’honneur signée sur les critères d’exclusion* (uniquement pour les
subventions supérieures à 60 000 EUR)
- Mandats* signés par le représentant légal de chaque partenaire et par le représentant légal du
chef de projet
Formulaire de budget* (versions Excel ou Open Office)
Informations sur le partenariat*
Dans le dossier de candidature:
Statuts/articles d'association du chef de projet et de chacun des partenaires
Accord de coopération signé par le représentant légal de chaque partenaire et par le
représentant légal du chef de projet
Formulaire de budget signé*
Copies des rapports d’activité du chef de projet et de chaque partenaire couvrant les deux
dernières années (uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR)
Formulaire d’identification financière signé*, accompagné des annexes requises (uniquement
chef de projet)
Formulaire de capacité financière* (uniquement pour les subventions supérieures à
60 000 EUR et pour le chef de projet) (pas demandé pour les entités publiques)
États financiers (y compris le bilan et le compte de profits et pertes) du chef de projet pour
les deux derniers exercices financiers pour lesquels les comptes ont été clôturés
(uniquement pour les subventions supérieures à 60 000 EUR) (pas demandé pour les entités
publiques).
Rapport d’audit externe élaboré par un auditeur externe agréé, certifiant les comptes du chef
de projet pour les deux derniers exercices financiers disponibles (uniquement pour les
subventions supérieures à 750 000 EUR) (pas demandé pour les entités publiques).
Pièces à télécharger vers le système d'enregistrement unique:
Formulaire d’entité légale signé*, accompagné des annexes requises
