Suivre l’efficacité de la facturation à l’hôpital

• Efficacité : les résultats % aux objectifs

• Efficience : les moyens % aux résultats

• Performance : efficience + efficacité

Démarche suivie

• Définition de l’objectif

• Identification des procédures, des étapes et des acteurs

• Regroupement en étapes principales

• Définition d’indicateurs pertinents et mesurables du résultat

• Traduction de l’objectif en valeurs cibles

• Exemple d’un tableau de bord

Quel rôle pour le médecin ?

Conclusion

!!! Démarche adaptée à l’organisation de l’hôpital  !!!

I. Définir les objectifs de la facturation

L’objectif est de

tout facturer,

de manière à ce que tout soit payé,

le plus vite possible

Trois dimensions « objectifs »

• Exhaustivité de la facturation

• Conformité au prescrit légal  (législation abondante !!!)

• Rapidité de la réception du paiement

II. Description du processus

Admission du patient

• Enregistrement du patient (mutuelle, adresse, médecin, service, chambre, …)

• Perception de l’acompte• Envoi du 721 à la mutuelle

Séjour du patient

• Renouvellement de l’acompte (/7 jours-)

Relevé et Encodage des prestations

• Transmission et Encodage facturation « primaire » • Encodage « secondaire » par la pharmacie (prophylaxie, forfaits

matériel).

Description du processus (II)

Sortie du patient

• Enregistrement date et heure

• Envoi des 727, administratif et médical

Facturation

• Calcul automatique (journées, forfaits/admission, prestations)

• Contrôles automatiques du respect des règles de tarification

• Contrôles manuels de la procédure de facturation

Expédition des factures

• Envoi aux mutuelles (avec accords médecins conseils, etc)

• Envoi aux patients (avec attestations de soins)

Description du processus (III)

Retour mutuelles et paiement

• Acceptation si < 5% d’erreurs

• Correction des erreurs : renvoi aux mutuelles

Paiements patients

• Traitement des demandes /des plaintes /des plans de paiements (?)

• Envoi des rappels

• Transmission des dossiers litigieux à une société de recouvrement ou à un avocat

III. Regroupement en étapes principales

Impossible d’établir des indicateurs distincts pour chaque étape

=> Résumer en 4 processus (arbitraire) / 3 dimensions

Exhaustivité Conformité Rapidité

Identification du patient et documents légaux

- Toutes les données utiles sont enregistrées ?

- Les données sont exactes (mutuelle, heure d’entrée, etc) ?

- Envoi du 727 médical dans les délais ?

Enregistrement des actes prestés

-Tout ce qui a été fait est encodé ? 

Ni trop peu !?!

Encodage conforme - aux indications de la facturation primaire

- à ce qui est presté ? Ni trop !?!

- L’enregistrement suit rapidement la prestation ?

Transmission vers les mutuelles et réception du paiement

- Tout ce qui est encodé est envoyé aux mutuelles ?

- Règles de tarification respectées (cumul, etc) ?

- Temps écoulé entre la prestation et la facturation ?

Transmission vers les patients et obtention du paiement

- Règles de tarification respectées ?

- Acomptes perçus ?- Temps nécessaire pour expédier les factures ?

- Suivi des non payés (rappels, ctx) ?

IV. Définir des indicateurs de résultat

L’exhaustivité  = objectif primordial

Indicateurs : Repérer ce qui a été oublié !

Difficile via des contrôles mensuels routiniers

Privilégier

• des coups de sonde ponctuels : ex le carnet des techniciens, ponctions artérielles facturées vs gazométries facturées,…

• des audits : procédures de facturation? qui remplit les feuilles ? qui les contrôle ? améliorer la présentation des feuilles de facturation pour réduire le risque d’oubli ?

• des vérifications annuelles : médicaments facturés/médicaments facturables achetés, matériel utilisé/matériel facturé

Chaque hôpital doit définir des contrôles pertinents en fonction de son organisation

Définir des indicateurs de résultat (II)

La conformité – la rapidité

mesurées mensuellement

via indicateurs signaux qui résument le processus

comparés à des valeurs cibles

repris dans un tableau de bord.

calcul d’un indice global de conformité et d’un indice global de rapidité

Définir des indicateurs de résultat (III)

Traduction de l’objectif en valeurs cibles

Fixation de valeurs théoriques cibles :

• Mais cette valeur est-elle réellement accessible ?

• Mais n’ais-je pas fait intervenir des contraintes liées aux procédures en place (pas de garantie d’optimisation réelle)

Critère de stabilité ou d’amélioration (« auto benchmarking ») :

01/05 Résult. Seuil crit. Cible Cote poids

C Taux de lecture cartes SIS 59,1% 0% 100% 5,9 1

C Retours pour adresses erronées 0,35% 1% 0% 6,5 1

C Corrections de 721 0,3% 2% 0% 8,5 1

R H Taux de factures compl. 5,4% 5% 0% 0 1

R H Ancienneté fact. compl. (<mois fact) 17j 30j 0 4,3 1

R E Taux de factures compl. 9,9% 5% 0% 0 1

R E Ancienneté fact. compl. (<mois fact) 22j 30j 0j 2,8 1

C H Taux de rejets OA sur envoi 2,5% 5% 0% 5,0 5

C E Taux de rejets OA sur envoi 1,9% 5% 0% 6,2 5

R H Délai fin de mois- envoi CD mut 29j 45j 10j 4,6 20

R E Délai fin de mois- envoi CD mut 14j 45j 10j 8,9 10

R Nombre rejets complets (ext+h) 3 7 0 5,7 5

R Délai prest.- correction de facture 700j 365j 120j 0 3

C Plaintes pour erreurs de facturation 0,6% 1% 0 4,2 5

R H Acomptes perçus 53,6% 0% 100% 5,4 2

R H Renouvellement acomptes(>9jours) 28,9% 0% 100% 2,9 1

R E Patients: comptant/total 50% 0% 100% 5,0 5

R H Délai envoi factures patients 13j 20j 2j 3,9 4

R E Délai envoi factures patients 16j 20j 2j 2,2 3

R Délai fact / 1er rappel 35j 90j 30j 9,2 3

R Délai 1er rappel / 2ème rappel 38j 90j 30j 8,7 2

R Délai 2ème rappel/société extérieure 60j 120j 45j 8,0 1

Définir des indicateurs de résultat (V)

01/05 02/05 2003

Conformité 5,7/10 5,3/10 5,7/10

Rapidité 5,3/10 5,6/10 3,3/10

De janvier 05 à février 05 : moins de rejets complets (1), envoi plus rapide des factures patients ext (-5j), taux de rejets OA sur envoi hospi en hausse (+0.3%)

De 2003 à janvier 2005 : fact ext avancée avant la fact hospi gain de 27j = gain intérêts : 33 000 euros

Pour chaque indicateur, deux mesures complémentaires à suivre

- Médiane/ moyenne représente le résultat « en routine » du processus

- Variance : représente le contrôle que l’on a sur le processus (gérer les « faux aléas »)

V. Quel rôle pour les médecins ?

Exhaustivité Conformité Rapidité

Identification du patient et documents légaux

- Toutes les données utiles sont-elles enregistrées ?

- Les données sont-elles exactes (mutuelle, heure d’entrée, etc) ?

- 727 médical et dde médecin conseil envoyés dans les délais ?

Enregistrement des actes prestés

-Tout ce qui a été fait est- il à la facturation et encodé ? 

Ni trop peu !?!

L’encodage est-il conforme

- aux indications de la facturation primaire

- à ce qui est effectivement presté ?

Ni trop !?!

- L’enregistrement suit-il rapidement la prestation ?

Transmission vers les mutuelles et réception du paiement

- Tout ce qui est encodé est-il envoyé aux mutuelles ?

- Les règles de tarification sont-elles respectées (cumul, etc) ?

- Temps écoulé entre la prestation et la facturation ?

Transmission vers les patients et obtention du paiement

- Les règles de tarification sont-elles respectées ?

- La facture est-elle présentée conforme ?

- Les acomptes sont-ils perçus ?

- Temps nécessaire pour expédier les factures ?

- Les non paiements sont-ils suivis (rappels, ctx) ?

Quel rôle pour les médecins ? (II)

interviennent surtout au niveau des critères d’exhaustivité et de conformité de manière totalement décentralisée

et en « non professionnels » de la facturation

• Les documents légaux : 727 médical, accord médecin conseil, remplis correctement et rapidement ?

• Les actes prestés renseignés exhaustivement ? urgences nuit week-end ?

• Qui remplit la feuille de facturation? le prestataire, l’assistant, le secrétariat?

• Les règles de tarification connues des prestataires ? règles de cumul, qui peut attester quoi ? Le prestataire a t’il un feed-back sur ses erreurs ? (rejet de facturation)

• les feuilles disponibles rapidement pour l’encodage ?

 

Conclusion

L’efficacité de la facturation dépend :

• De beaucoup de procédures (parfois quasiment millénaires !??!)

• De beaucoup d’acteurs, pas tous concernés et motivés

• De la définition et de l’acceptation des objectifs par tous (évident ? )

• De la qualité des logiciels informatiques utilisés.

Conclusion (II)

Des indicateurs d’efficacité standardisés permettent

• d’objectiver la qualité du processus

• de repérer et d’agir sur les inefficacités, causes de non performance

• de priorisant les actions à mettre en œuvre (en fonction de leur impact sur l’indice global)

Avenir ?

• servir de base à des comparaisons interhospitalières pour comparer et améliorer l’efficience