Support Formation-Arab Soft[AO] -DeMANDE PRIX Fin

Habib Hammami [email protected]

1

Novembre 2011

SUPPORT DE

FORMATION DES

UTILISATEURS

THÈME : EPA + CONSULTATION + BC

+ SUIVI + FOURNISSEURS

Le Plan 2

Présentation d’Arabsoft

Produits

Arbah

Présentation

Savoir faire et compétences

Produits et références

Notre Société 3

Présentation 4

Créée en 1985 avec un effectif de 8 employés et disposant

actuellement d’une équipe dépassant les 130 employés, la

société ARAB SOFT a connu dés sa première année d’existence

une croissance rapide qui l’a propulsée au rang de leader

national en ingénierie de software anticipant ainsi l’évolution

inévitable de l’ensemble du marché.

• Raison Sociale : ARAB SOFT

• N° de registre de commerce : B 163061997

• Matricule Fiscal : 036 140 E/B/M/000

• Date de création de la Société : 1985

• Nom et Prénom du Responsable : Mohamed TRIKI

• Potentiel Technique : 130 employés dont 110

représentant l’effectif

technique (concepteurs,

développeurs, formateurs)

Savoir faire et compétences « Environnements et Outils de Développement »

5

Les méthodologies de conception

• MERISE

• UML

• BPMN

Les outils de conception

• DESIGNER 2000

• AMC DESIGNER

• RATIONAL ROSE

• MEGA

Les systèmes d’exploitation

maîtrisés et utilisés

• UNIX

• SOLARIS

• LINUX

• WINDOWS NT

• WINDOWS 2000

• WINDOWS XP

Les systèmes de gestion de base de données maîtrisés et exploités

• ORACLE 7i, 8i, 9i, 10g

• My SQL

• SQL Server

Les outils de développements

• VISUAL STUDIO 6.0 et .NET

• FORMS 4.5, 5, 6i, 9i

• PL /SQL

• BORLAND

• JBUILDER 10

Les outils de développements

pour le WEB

• JSP

• ASP

• PHP

• JAVA, JAVA SCRIPT

• COLD FUSION STUDIO

• J DEVELOPER

Les serveurs d’applications

• ORACLE Application Server

• Apache

Communication

• Réseau Ethernet

• TCP/IP

• WIRELESS

• etc.

NOTRE SAVOIR FAIRE

Depuis 1996, et dans un souci

d’être toujours en tête, la société

a opté pour une stratégie d’utilisation de

nouveaux concepts de conception et

développement

NOS COMPETENCES

- Etude

- Conception

- Développement de logiciels sectoriels

spécifiques

- Développement de logiciels standard

- Développement de sites WEB dynamiques

- Formation sur les logiciels conçus et distribués

- Déploiements de solutions en architectures

clients / serveurs & n- tiers Notre évolution s’accommode avec toutes les

techniques de communication !

Notre qualité

Certifiés ISO 9001 Ed.

2008 ARABSOFT construit

depuis 26 ans une relation

de confiance avec ses

clients, en les

accompagnant dans toutes

les étapes de leurs projets

avec un souci constant de

qualité.

6

Présentation d’ARABSOFT « Politique Qualité»

Présentation d’ARABSOFT « Politique Qualité»

Garantir la satisfaction totale de nos clients autant

sur le marché local qu’à l’international

Garantir une réalisation des prestations dans un

esprit qualité général

Veiller à une performance du couple compétences-

exigences

Faire de la rentabilité des projets la préoccupation

de tous les collaborateurs et partenaires

7

Produits et références « Les progiciels standard »

8

• Gestion Comptable & Financière

AMIN

• Gestion des Ressources Humaines AJIR

• Gestion Commerciale, approvisionnements et stocks ARBAH

• Gestion des Services Administratifs.

ARZAK

• Gestion des Affaires Juridiques & du Contentieux HOUKOUK

• Gestion Hôtelière Intégrée IKAMA

• Gestion des Centres de Thalassothérapie

CHIFAA

• Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)

SIANA

• Centrale de crédits aux particuliers

• Portail pour un Groupe International

• Site Arab Soft

Les sites Web

La Banque Centrale de

Tunisie

Produits et références « Le spécifique»

9

Centrale des renseignements économiques

Centrale des risques et fonds national de promotion de l’artisanat et des petits

métiers

Centrale des créances cédées aux sociétés de

recouvrement

Centrale des actifs classés

Centrale des crédits éligibles au refinancement

Centrale des chèques impayés.

Centrale des bilans

Référentiel pour tous les centres de la Banque Centrale de Tunisie


10

L’Office National de l’Assainissement

Gestion des centres d’exploitation et d’épuration

des eaux usées

Système de gestion de la clientèle

La Cour des Comptes

Gestion de contrôle budgétaire

Centralisation et contrôle budget général de l’Etat

Centralisation et contrôle des recettes de l’Etat

Gestion des opérations de trésorerie

Centralisation et contrôle des budgets des services de l’Etat

Conception et mise en place du système d’information de la Cour des Comptes


11

L’ANPE

Observatoire Tunisien de l’Environnement et du Développement

Durable

Système de gestion environnemental

Gestion des indicateurs

environnementaux et du développement

durable

La Régie Nationale des

Tabacs et Allumettes

Gestion de distribution des

tabacs, allumette et dérivés

Ministère de l’agriculture

Projet AVFA

Projet FIOP

Société Nationale des

résidences

Projet de gestion la « OMRA »

ARBAH Gestion des achats et des stocks

12

Architecture client/

serveur ou

architecture trois tiers,

avec des postes

clients légers.

Outils de développement : Forms 6i/9i

Base de données : Oracle 9i/10G/11G

Version 6 depuis 2003 (Expérience de 25

ans pour les versions antérieures)

Version Java-J2E en cours

ARBAH Références

13

100 utilisateurs

simultanés travaillant à

distance à partir des

agences réparties sur

tout le territoire tunisien

50 utilisateurs

simultanés

120 utilisateurs

simultanés

travaillant à distance

et à partir des

agences réparties sur

tout le territoire

tunisien

Plusieurs autres

références

SPROLS, BSB

BTS, SNIT

Tunisair Handling …

ARBAH Modules

14

Un Système intégré regroupant la

majeure partie des fonctions d'une entreprise à

caractère : Public , Commercial et

Services

Achats Prévisionnels

Appel d’Offres

Stocks

Gestion des Achats Locaux et

Etrangers

Parc

Maintenance

Assurance

Pilotage

ARBAH Interfaces

15

ARBAH

AMIN

Achats

Prévisionnels

Gestion des

Achats Locaux

et Etrangers

Stocks Appels

d'Offres

Référentiel Commun

Référentiel Commun

Paramétrage

Gestion des Articles

Gestion des Fournisseurs

16

ARBAH Interfaces

17

ARBAH Référentiel Commun : MAJ du Bureau d’Ordre

18

ARBAH Référentiel Commun : MAJ des Sites

19

ARBAH Référentiel Commun: Menu

20

ARBAH Référentiel Commun : Gestion des Articles

21

ARBAH Référentiel Commun : Gestion des Articles

22

ARBAH Référentiel Commun: Gestion des Articles

23


24


25


26

ARBAH Référentiel Commun : Gestion des Fournisseurs

27

ARBAH Référentiel Commun: Gestion des Fournisseurs

28


29


30


31


32


33


Préparation & Lancement consultations & AO/ Elaboration Engagements

Études prévisionnelles & Bureaux de

Méthodes Expression des besoins Demandes d’achat

Demandes d’achat validées Commandes & Marchés

Magasins

Suivi réalisation & clôture engagements

Commandes & Marchés validés Clôture Engagements

Mise à disposition & livraison matériel Réception, desserte, transfert, stockage…

Utilisateurs (demandes Matériel ou

Services)

Utilisateurs

(matériel stockable)

Fournisseurs

MACRO-PROCESSUS des Achats & des Stocks

Comptabilité

Fournisseurs Comptabilité

Stocks

Accord

Budget

Prévisions

Trésorerie

Utilisateurs (services,

matériel non stockable)

Réception

Trésorerie

Gestion prévisionnelle des achats

35

ARBAH Interfaces

ARBAH Gestion prévisionnelle des achats : Diagramme des flux

36

Gestion des Achats

Prévisionnels

Données Achat, stock

Etat

D’avancement

Dossier

Achat

Prévisions

Confirmation

Note de besoins

Demande de confirmation

Récupération plafond budgétaire

Etudes Prévisionnelles

Des Achats

Unité de

base

Stock / Achat

Budget

Gestion des

Dossiers achats'

ARBAH Gestion prévisionnelle des achats

37

Gestion des Achats

Prévisionnels

L’application ARBAH Gestion prévisionnelle des achats détermine les achats prévisionnels en

fonction de l’historique de consommation

Enquêtes selon projet programme effectuée par l’URG pour les URB

Prise en charge des demandes d’achat planifiées

Elaboration du pré budget et correction de budget en quantité et en valeur

Discussion du budget. Actualisation. Validation

Edition des états du budget prévisionnel validés

A- Circuit des besoins prévisionnels périodiques

38

•Préparation note et listes de prévisions des Unités

de base pour les articles à acheter pour l’exercice

prochain

•établies et validées (verrouillage& envoi liste) par le

Gestionnaire Central des Prévisions (GCP)

- Mise à jour de la liste des accessoires (s’il y a

lieu)

•liste générée par le système (sans quantité) puis mise

à jour par le GCP.

3- Préparation des Prévisions par les Unités de base :

•Quantités arrêtées par bureau d’études / BDM / Unités techniques.

•vérifiées par UFC / BDM / Autres.

•approuvées par le Chef d’Unité.

4- Contrôle et correction des prévisions des UB :

•établis et validés par le GCP.

5- Consolidation des besoins (des UB et du GCP) : « COMBIEN ACHETER ?»

•établie par le GCP.

Mise à jour des prévisions des accessoires : (quantités consolidées+ autres accessoires)

•Etablie par le GCP

6- Génération et

consultation des

plannings d’achat :

« QUAND ACHETER ? »

•établies par le GCP.

7- Génération

demande(s) d’achat,

valorisation et contrôle

budgétaire :

• établie par le GCP, avec

contrôle budgétaire via le

système

Envoi par courrier en parallèle au système

8-Validation Demande(s)

d’Achat et fiche projet :

•validées par le Chef

hiérarchique du GCP

9-Impression fiche projet

puis signatures :

•Imprimée(s) par le GCP et

signée(s) par les instances

concernées (budget,

direction, SPCM, direction

générale)

2- Mise à jour et affectation des listes aux UB

établies et validées par le GCP

ARBAH Gestion prévisionnelle des achats : Raccourcie

39

URL : http://10.3.4.50/forms/frmservlet?config=epa

Un raccourci de l’application via le Navigateur web

installé

C:/lanceur_web/epa_fx.bat









C:/lanceur_web/epa_ie.bat


40

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Préparation note et liste des prévisions des U.B

41

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : MAJ et Affectation des Listes aux U.B

42

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Prévisions par les U.B

Quantité

!!!

43

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Contrôle et Correction des prévisions des U.B

Corriger

Quantité

par unité

de base !!!

44

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Consolidation des besoins

Quantités

Consolidées

Détails des

besoins ???

Validation

après

accord

budget

45

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Consultation des Plannings d’architecture

Acheter

Aujourd’hui ou

demain !!!!!

Je crois que …

peut être que le

mois prochain !!

46

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Demandes d’achats

AO /

Consultation !!!!

47

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Validation des demandes d’achat

Demande Non

Accessible par le

Responsable

Engagement !!!

Validée

B - Circuit d’un besoin d’achat ponctuel

48

1-Demande d’achat ponctuel et fiche projet :

•établie par le gestionnaire habilité G, après

contrôle budgétaire via le système

2-Validation Demande d’Achat :

•validée par le Chef hiérarchique

3- Impression fiche projet puis signatures :

•établie par le gestionnaire G et signée par les

différents responsables

49


AO /

Consultation !!!!

50

Pour Consulter une demande déjà existante :

cliquer sur RECHERCHER , saisir le ou les critères de recherche ( N° demande , date …)

Cliquer une deuxième fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher la ou les demandes recherchées

Pour la création d’une nouvelle demande :

Saisir la date ou modifier celle affichée par le système

Saisir : Le type de l’achat (Liste déroulante)

Renseigner le magasin / Projet et OT s’ils existent

OBJET : Information obligatoire

Passer au détail pour pouvoir saisir les articles

Le code article est saisi directement ou sélectionné à partir de la liste

Si l’article recherché est introuvable, procéder à la saisie d’une demande de création (pour les articles autre

que le type MATERIEL) et ceci en cliquant sur le bouton droit de la sourie qui affichera la maquette de la

demande de création.

L’unité et le prix estimatif de l’article s’affichent ( si l’article est déjà approvisionné), Saisir la quantité

Répéter pour chaque article….

Passer ensuite à la saisie du montant majoré et arrondi qui ne doit pas dépasser le montant total estimé

majoré par un taux paramétrable par unité.

Sauvegarder en cliquant sur le bouton ENREGISTRER

La demande de l’achat peut être éditée en cliquant sur le bouton IMPRIMER

Cliquer sur le bouton FICHE PROJET AO / CONSULTATION pour renseigner le type et nature de l’achat ainsi

que le type de financement.

La fiche projet peut être éditée en cliquant sur le bouton IMPRIMER

Fermer la fenêtre de la fiche projet et Enregistrer en cliquant sur le bouton SAUVEGARDER

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Demande d’Achat

51


Demande Non

Accessible par le

Responsable

Engagement !!!

Validée

52

Pour Consulter une demande déjà existante :

cliquer sur RECHERCHER , saisir le ou les critères de recherche ( N° demande , date …)

Cliquer une deuxième fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher la ou les demandes recherchées

A ce niveau la demande affichée peut subir encore des modifications

Après :

Cliquer sur le bouton VALIDER pour valider la demande

Ou

Cliquer sur le bouton NE PAS VALIDER pour ne pas valider la demande le motif du non validation est

obligatoire dans ce cas

Ou

Cliquer sur le bouton REJETER pour rejeter la demande : le motif de rejet est obligatoire dans ce cas


Edition possible en cliquant sur le bouton IMPRIMER

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Validation Demande d’Achat

C- Circuit Demandes d’achat pour les articles ayant atteint le stock minimum

53

2-Demande d’achat ponctuel et fiche projet:

•établie par le gestionnaire habilité G

3-Validation Demande d’Achat :

•validée par le Chef hiérarchique

4- Impression fiche projet puis signatures :

•établie par le gestionnaire G et signée par les

différents responsables

1-Liste des articles ayant atteint le stock mini :

•établie par le système et gérée et mise à jour par le

gestionnaire habilité G

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Liste articles ayant le Stock Min

54

55


AO /

Consultation !!!!

56


Demande Non

Accessible par le

Responsable

Engagement !!!

Validée

57

ARBAH Etudes prévisionnelles des Achats : Suivi des demandes d’achat

Etat de la

Demande !

GDA !

Etape !

Engagement ?

Gestion des consultations et des Appels d’offres

58

ARBAH Interfaces

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres 59

Etudes

Prévisionnelles

+

Autres

Demandeurs

Contrat signé Consultation

et appel d’offre

Achat DP, Fax, CC,

Engagements

Fournisseur

Dossier Achat

Gestion des

Consultations

et Appels

d’offres

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres

60

L’application ARBAH APPELS D’OFFRES traite les différentes étapes relatives aux Appels d’offres

Élaboration du Cahier des Charges

Prise en charge des Engagements

Validation des étapes de l’appel d’offres

Lancement de l’appel d’offres

Ouverture des plis

Notification des offres Fournisseurs

Gestion des Appels d’offres

Gestion des

Consultations

et Appels

d’offres

61

URL : http://10.3.4.50/forms/frmservlet?config=ao

Un raccourci de l’application via le Navigateur web

installé

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Raccourci










C:/lanceur_web/ao_fx.bat

C:/lanceur_web/ao_ie.bat

C:/lanceur_web/ao_fx.bat

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Invite

62

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Menu

63

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres:

Natures des consultations-AO 64

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée du menu il

faut positionner le

curseur sur le sous

module

« Paramétrage » et

cliquer par le biais de

la souris sur la ligne

« Nature des

Consultations-AO »

ce qui permet l’accès

à une grille où il faut

saisir

successivement les

informations

nécessaires à la

définition des Types –

Natures Cons/AO –

Etapes – Documents

– Approbateurs

Types

Achats

Natures

Etapes

Documents

Approbateurs

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres :

Demandes d’achats validées 65

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée du

menu il faut

positionner le

curseur sur le

sous module

« Paramétrage»

et cliquer par le

biais de la souris

sur la ligne «

Demandes

d’achats validées»

ce qui permet la

consultation des

demandes

d’achats validées.

Demandes

Validées et non

encore traitées !!!

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Dossiers par utilisateur

66

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée du menu il

faut positionner le

curseur sur le sous

module « Gestion des

Dossiers d’Achat » et

cliquer par le biais de

la souris sur la ligne

« Les Dossiers par

Utilisateur» ce qui

permet l’accès à une

grille où ont peut

visualiser la liste des

dossiers d’achat pour

l’utilisateur connecté.

Etat des dossiers

d’Achats

Liste des dossiers

d’Achats /

utilisateur

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Affectation du dossiers au GDA

67

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée du menu

il faut positionner le

curseur sur le sous

module « Gestion

des dossiers

d’Achat » et cliquer

par la souris sur la

ligne «Affectation

des dossiers aux

GDA» ce qui permet

l’accès à une grille

où il faut saisir

successivement les

informations

nécessaires à

l’affectation des

dossiers à un ou

plusieurs

gestionnaires de

dossiers d’achat.

Demande d’achat

Validée

Modifier

Informations

initialisées ? Oui

Affecter à un

GDA

68

Module : AO / Consultation

Sous module : Gestion des Dossier d’Achat

Fonctionnalité : Affectation des Dossiers aux GDA.

Pour Consulter une demande déjà affectée avec un dossier achat déjà généré :

Cliquer sur RECHERCHER, saisir le ou les critères de recherche

(N° Dossier achat, N° demande, date …)

Cliquer une deuxième fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher le dossier recherché.

A ce niveau le dossier d’achat peut être réaffecté à un autre GDA


Dans le cas d’une nouvelle affectation

Saisir le numéro de la demande d’achat validée, taper sur ENTER le système affichera les

données de la fiche projet relative à cette demande.

Ces données affichées sont modifiables

Passer au bloc des détails pour saisir le code du GDA ou le sélectionner à partir de la liste jointe


Le dossier ne sera visible que par ce GDA ou par son Responsable Engagement.

Le système génère le dossier avec tous les détails mentionnés au niveau du paramétrage et attribut

un numéro de dossier suivant le format en paramètres.

N’OUBLIER PAS DE GENERER LE DOSSIER en cliquant sur le bouton GENERER DOSSIER ACHAT

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Affectation du dossiers au GDA

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi du processus

69

Pour accéder à la fonctionnalité

concernée du menu il faut

positionner le curseur sur le sous

module « Gestion des Dossiers

d’Achat » et cliquer par le biais de

la souris sur la ligne « Suivi du

Processus» ce qui permet l’accès

à une grille où il faut saisir

successivement les informations

nécessaires à la mise à jour des

détails des dossiers d’achat.

Certaines étapes font appel à

d ’autres écrans.

Etape faisant

appel à un autre

écran

Etape

Administrative

Documents de

l’étape

Approbateurs des

documents /étape

70

Module : AO / Consultation

Sous module : Gestion des Dossier d’Achat

Fonctionnalité : Suivi du Processus.

Pour Consulter un dossier d’achat déjà crée et généré : cliquer sur RECHERCHER, saisir le ou les

critères de recherche (N° Dossier achat, N° demande, date …)

Cliquer une deuxième fois sur le bouton RECHERCHER pour afficher le dossier recherché.

Le système affichera toutes les étapes, les documents par étape et les approbateurs de chaque

document de chaque étape.

Pour la clôture d’une étape les dates de début et de fin sont obligatoires, Cliquer sur ENREGISTRER

Pour la clôture d’une étape : je dois clôturer toutes les étapes OBLIGATOIRES qui la précèdent.

Si le bouton TACHE relatif à l’étape est coloré alors il existe une nouvelle maquette qui s’ouvre en

cliquant dessus (exemple : étape de la préparation, dépouillement administratif, dépouillement

technique…)

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi du Processus

ARBAH Gestion des consultation et des Appels d’offres : Suivi de processus :

Constitution du dossier 71

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée il faut

accéder au dossier

souhaité, se pointer

sur l’étape de

« Constitution du

dossier » si elle fait

partie du processus

de ce type et nature

d’achat et cliquer

sur le bouton intitulé

« Taches ».

Informations

Générales

Fournisseurs à

inciter

Pièces

administratives et

techniques

Membres de la

CODEP

Rappel des

articles demandés

Lot et Postes

Natures

d’Ouvertures

cautions

72

L’essentiel de cette maquette c’est de saisir les fournisseurs à consulter et ceci via 3 possibilités :

Choisir une ou plusieurs activités et cliquer sur le bouton CHARGEMENT DES FRS / ACTIVITE

Le système affichera une liste de fournisseurs (si possible) et l’utilisateur peut dans ce cas ajouter

certains fournisseurs par une saisie directe ou à partir de la liste, l’utilisateur pourra aussi effacer des

fournisseurs


Cliquer sur le bouton CHARGEMENT DE LA LISTE DES FRS /ARTICLE

Le système affichera une liste de fournisseurs (si possible) et l’utilisateur peut dans ce cas ajouter

certains fournisseurs par une saisie directe ou à partir de la liste, l’utilisateur pourra aussi effacer des

fournisseurs


Ajouter des fournisseurs par une saisie directe ou à partir de la liste appropriée


Saisir aussi les lots et les poste : Aller sur l’onglet LOT / POSTE

Saisir le ou les codes LOTs et leurs désignations (ENREGISTRER)

Saisir le ou les codes POSTEs et leurs désignations / LOT (ENREGISTRER)

Passer au bloc des articles : choix des articles par LOT/POSTE depuis la liste des articles de

la demande. (ENREGISTRER)


Si la préparation est terminée :

Fermer la maquette de la préparation et Procéder à la saisie des dates de début et de fin et à la clôture

de l’étape et puis ENREGISTRER

Procéder à l’édition des demandes de prix, liste des fournisseurs potentiels.

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Constitution du dossier

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi de processus : Dépouillement Administratif

73

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée il faut

accéder au

dossier souhaité,

se pointer sur

l’étape de

« Dépouillement

Administratif » si

elle fait partie du

processus de ce

type et nature


sur le bouton

intitulé

« Taches ».

Fournisseurs incités

ou consultés

Pièces

administratives /

frs

74

Le système affichera la liste des fournisseurs potentiels avec les documents administratifs demandés

s’ils existent.

Un fournisseur dont la case à cocher SOUMIS est coché peut passer à l’étape de dépouillement

Technique.

Un fournisseur dont la case à cocher SOUMIS est non coché ne passera pas à l’étape de

dépouillement Technique.

Chaque fournisseur a la mention « ACCEPTABILITE DE L’OFFRE » : si elle est à « OUI » le fournisseur

passera à l’étape technique si non son offre est rejetée.

Remarque : pour faire passer un fournisseur à l’étape TECHNIQUE, SOUMIS doit être cochée,

l’acceptabilité de l’offre doit être à « OUI ».


En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs à cette étape pour

imprimer le rapport de dépouillement administratif.

Procéder à la saisie des dates de début et de fin et à la clôture de l’étape et puis ENREGISTRER

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Dépouillement Administratif

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi de processus : Dépouillement Technique

75

Pour accéder à

la fonctionnalité

concernée il faut

accéder au

dossier souhaité,

se pointer sur

l’étape de

« Dépouillement

technique » si

elle fait partie du

processus de ce

type et nature


sur le bouton

intitulé

« Taches ».

Fournisseurs incités

Pièces techniques

/ frs

Conformité

technique des

articles / frs

76

Seuls les fournisseurs qui ont soumis avec des offres acceptées administrativement sont affichés.

Le système affichera la liste des fournisseurs potentiels avec les documents techniques s’ils existent.

Le système affichera aussi la liste des articles pour chaque fournisseur.

L’utilisateur doit mentionner pour chaque fournisseur et pour chaque article l’acceptabilité technique

qui peut prendre deux valeurs possibles « OUI » ou « NON ».

Un article soumissionné par le fournisseur et dont l’acceptabilité technique est « OUI » passera au

dépouillement financier.

Remarque : l’acceptabilité technique d’un article auprès d’un fournisseur n’est pas liée à la fourniture

ou à la conformité d’un document technique.


En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs à cette étape pour

imprimer le rapport de dépouillement technique.


ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Dépouillement Administratif

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi de processus : Saisi des offres Financières 77

Pour accéder à

la fonctionnalité

concernée il faut

accéder au

dossier souhaité,

se pointer sur

l’étape de

« Ouverture et

Réception des

offres

Financières » qui

fait partie du

processus de ce

type et nature


sur le bouton

intitulé

« Taches ».

Frs ayants au

moins un article

conforme

techniquement

Rubriques des prix

/ Art/Frs

Articles conformes

techniquement

78

Saisie des Offres des Fournisseurs pour leurs articles conformes techniquement:

Le système affichera la liste des fournisseurs et leurs articles conformes techniquement.

1. Mettre le curseur sur un fournisseur, le système affichera dans le 2ème Bloc de données les articles.

2. Choisir un article : le système affichera dans le 3ème bloc les rubriques de prix ( Prix HT , TVA, Remise …)

3. Procéder à la saisie des prix suivant l’offre de fournisseur, les rubriques en JAUNE sont à saisir, celle blanches

sont à calculer par le système en cliquant sur le bouton ENREGISTRER ou le bouton CALCUL DES RUBRIQUES

Ces 3 opérations sont répétitives jusqu’à la saisie de toutes les offres des fournisseurs pour les articles conformes

techniquement.



ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Dépouillement Technico-Financier

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Suivi de processus :

Dépouillement Financier 79

Pour accéder à la

fonctionnalité

concernée il faut

accéder au dossier

souhaité, se pointer

sur l’étape de

« Dépouillement

Financier » qui fait

partie du processus

de ce type et nature


sur le bouton

intitulé « Taches ». Classification

/ Frs

Classification /

Combinaison

Art. retenus

/ Frs

Classification

/ Lot

80

L’étape de dépouillement Financier (ETAPE 12) :

Cliquer sur le bouton « DETERMINATION DU PRIX DE COMPARAISON ».

Le système affichera la liste des rubriques de prix pouvant être une base pour la comparaison.

REMARQUE : Cocher la rubrique adéquate pour le dossier d’achat (OBLIGATOIRE).

Cliquer ensuite sur le bouton : « CALCUL DES PRIX DE COMPARAISON ».

Taper ENTER ou cliquer sur le bouton « OK ».

Aller sur l’onglet « FOURNISSEUR / ARTICLE » le système affichera pour chaque fournisseur la liste de ces articles

conformes avec les détails des prix.

Si la ligne de l’article est VERTE pour un fournisseur (la case ARTICLE PROPOSE est coché aussi) alors ce

fournisseur est le moins disant pour cet article.

Passer d’un fournisseur à un autre pour afficher le résultat du dépouillement financier et savoir s’il est proposé par le

système ou s’il est le moins disant par article.

Le gestionnaire peut confirmer la proposition du système en cochant la case ARTICLE RETENU comme il a la

possibilité de conclure l’achat auprès d’un autre fournisseur non proposé par le système.

Aller sur l’onglet « ARTICLE/ FOURNISSEUR » le système affichera pour chaque article le ou les fournisseurs les

moins disant (détectés par le système).


En quittant cette maquette nous pouvons passer au bloc des documents relatifs à cette étape pour imprimer le rapport

de dépouillement financier.


ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Dépouillement Financier

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres: Liste des AO/Consultation

81

Pour accéder à

la fonctionnalité

concernée du

menu il faut

positionner le

curseur sur le

sous module

« Gestion des

Dossiers

d’Achat » et

cliquer par le

biais de la souris

sur la ligne

« Liste des AO /

Consultations »

ce qui permet

l’accès à une

grille là où on

peut éditer la

liste des AO /

Consultations par

critères.

AO / Consultation

!!!

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : Saisie du bon de commande

82

En cliquant sur la fonction «

Saisie du bon de

commande» l’utilisateur

accède à un écran où il doit

saisir les données qui

identifient la Commande en

commençant par le type

d’engagement, la nature

d’engagement, le service

Demandeur, le N°

engagement, la date

d’engagement, l’Origine

d’engagement (Contrat

cadre, consultation), le

Projet, l’OT, le Fournisseur, le

Mode de livraison, le Mode

de Paiement, la Nature de la

monnaie par laquelle a été

effectué le paiement (devise

où monnaie nationale) le

détail des Articles en

question ainsi que les taux

de TVA correspondant et les

remises accordées

Données affichées

par le système

selon le type

généré par l’AO/

Cons.

83

L’étape de l’attribution et la génération des commandes (Saisie des bons de commandes) :

* En cliquant sur le bouton TACHE le système affichera la maquette de la saisie d’un bon de commande

relatif à un fournisseur suivant le résultat du dépouillement financier.

LES INFORMATIONS OBLIGATOIRES À SAISIR OU À CHOISIR À PARTIR DES LISTES EN TAPANT F9

LE DEMANDEUR

LE MODE DE LIVRAISON

LE MODE DE PAIEMENT

LE TAUX DE LA TVA S’IL N’EST PAS RENSEIGNÉ.

Cette action * est répétitive jusqu'à l’établissement de tous les BC destinés aux fournisseurs retenus.

Enregistrer en cliquant sur le bouton SAUVEGARDER puis VALIDER, le bon de commande est édité

en cliquant sur le bouton « BON EXTERNE »


(Pour visualiser les BC générés : cliquer sur TACHE , la maquette des BC s’affiche. Cliquer 2 fois sur

RECHERCHER, pour passer d’un BC : utiliser les flèche BAS et HAUT ou les deux bouton SUIVANT et

PRECEDENT)

ARBAH Gestion des consultations et des Appels d’offres : saisie du Bon de Commande

Habib HAMMAMI

84

Octobre 2011

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