Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement

Support Formation Missions V1.3 – 22/10/071

Support de formation

Missions

V1.3

Date : 22/10/2007

CNRS – Projet BFC Etablissement


Processus global mission, processus détaillé

Référentiel agents et suivi du flux dans BW

Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur Procédures particulières à la liquidation

1er jour : flux dépense

2 jours

Introduction Programme du cours

2ème jour : flux mission


Introduction Objectifs de cette formation :

Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E

Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E

Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation

Analyser les principaux cas d’erreur

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Sommaire

1. Concepts et processus du flux Mission

2. Le référentiel Agent

3. Suivi du flux agent BW

4. Les états mission

5. Suivi du flux mission

6. Le traitement des principaux cas d’erreur

7. Le complément de liquidation

8. Liquidation: le forfait global

9. Liquidation: les OM permanents

Exercice

10.Liquidation: les abattements

Exercice

11.Les évolutions en cours

Annexe : corrections d’exercices


Rappel de base:

processus mission

et

référentiel agent


Concepts et Processus du flux Mission

1


Description du processus Mission

1. Le processus mission, un processus Transverse

2. Détail du processus mission

3. Rappel des règles de gestion mission


Le processus mission, un processus Transverse

AgentsMissionnaires

AgentsMissionnaires

MissionsMissions

ComptabilitéComptabilité BudgetBudget Contrôle de GestionContrôle de Gestion

Agents FournisseursAgents Fournisseurs

SIRHUSSIRHUS

XLABXLAB

BFCBFC

Agent non payé par le

CNRS

Agent non payé par le

CNRS

Agent payé par le CNRS

Agent payé par le CNRS


Opération manuelleOpération manuelle

Opération automatiqueOpération automatique

Le flux mission

Etat liquidatif

Etat liquidatif

XLABXLAB

Missions et engagements

associés

Missions et engagements

associés

Facture XlabFacture Xlab

MAE / SESAME

MAE / SESAMEMissionsMissions

Comptabilisa-tion de

l’avance

Comptabilisa-tion de

l’avance

Liquidation de la mission

Liquidation de la mission

Comptabilisa-tion globale

Comptabilisa-tion globale

RèglementRèglement

Mail à l’ambassade de France du pays

principal

Mail à l’ambassade de France du pays

principalOrdre

de mission

Ordre

de mission

BFCBFC


Xla

bB

FC

E

Détail du processus mission (hors OM permanent)

Contrôle CMOD à posteriori

SC

M

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

D 47211x

C 4xxx

Saisie des frais réels

/liquidation

Ordre de mission

Ordre de mission

CPrise en

charge de l’avance

Facture

D 6256xx

C 4xxx et 47211xx

Maj. des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture


Xla

bB

FC

E

Détail du processus mission (OM permanent)

Contrôle CMOD à posteriori

C M

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

Ordre de mission permanent

CCréation

liquidation sur OMp

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission permanent

Facture

D 6256xx

C 4xxx

Conso des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

Régularisation AE

Régularisation AE


EAIEAI

IntégrationMission

session

Facture

session

BFCE

BW

Flux Mission

XLAB

Mission

+Commande(s)

associée(s)

Facturemission

Agent

Agent XlabMission

Facture avec date de règlement

Agent Xlab

session

ComptabilisationMission

PaiementMission

Retour du matriculeRetour du matricule


XLAB EAIEAI

Mission intégrée

Agent

session

BFCE

Chronologie du flux mission

session

À l’initiative du labo


Sens Xlab -> BFC

2 / jour

Sens Xlab -> BFC

2 / jour

BW

comptabilisation

Mission réglée Mission réglée

Saisie frais rééls/liquidation

idocsidocs

MAJ BW2 / jour

01h et 13h

MAJ BW2 / jour

01h et 13h

Missions

IntégréEn erreur

Rejeté vers xlab

Agents

IntégréEn erreur

Sens BFC ->

Xlab

Sens BFC ->

Xlab

Mission liquidée Mission liquidée

ECC

Règlement

23h30

23h30 12h12h

Mission

agent


Chronologie du traitement d’une mission sans avance (*)

Nouvel agent ou modif.

agentSirhus


agentSirhus

JJ J+1J+1 J+NJ+N

agentagent

fournisseurfournisseur

J+N+1J+N+1

23h23h


agentXlab


agentXlab agentagent

22h30 et

4h25

22h30 et

4h25

Proposition paiement


9h9h

Paiement Paiement

12h12h

BFCEBFCE

(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires

Pré-comptabili

sation

Pré-comptabili

sation

MissionXlab

MissionXlab

LiquidationEt

autorisation mission

LiquidationEt


Comptabilisation globale

mission


mission

23h23h

23h3023h30


Chronologie du traitement d’une mission avec avance (*)


agentSirhus


agentSirhus

JJ J+1J+1 J+NJ+N

agentagent

fournisseurfournisseur

LiquidationEt


LiquidationEt


J+N+1J+N+1

23h23h


agentXlab


agentXlab agentagent



9h9h

Paiement Paiement

12h12h

BFCEBFCE

(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires

MissionXlab

MissionXlab

Pré-comptabili

sation

Pré-comptabili

sation


mission


mission

23h23h

23h3023h30

Avance dans prop. paiement

Avance dans prop. paiement

Paiement de l’avancePaiement

de l’avance

9h9h

12h12h

22h30 et

4h25

22h30 et

4h25


Règles de gestion Mission Règles de gestion Mission

1- Une mission est toujours liée à un matricule

2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé

3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.

4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.

5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.

6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement

7- Les missions sont liquidées dans BFC.

8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).

1- Une mission est toujours liée à un matricule

2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé

3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.

4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.

5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.

6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement

7- Les missions sont liquidées dans BFC.

8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).


Concepts et processus du domaine MissionMini-quizz !

Peut-on modifier une mission

dans XLAB ?

Peut-on modifier une mission

dans BFC ?

Les agents sont-il créés

manuellement dans BFC ?

Faut-il créer manuellement

des factures mission dans

BFC ?

Une facture mission peut elle

être modifiée ?


Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens !

Peut-on modifier une mission dans XLAB ?

Il faut la supprimer et la recréer.

Peut-on modifier une mission dans BFC ?

A la liquidation seulement.

Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ?

Créés par interface.

Faut-il créer des factures mission dans BFC ?

Les pièces comptables sont créées automatiquement

Une facture mission peut elle être modifiée ?

Par interface seulement.


Le Référentiel Agentdans BFC

2


Un peu de vocabulaire…

2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab

Mise à jour des données

Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB

Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.


Mise à jour des données agent SIRHUS

Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15

Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15

Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour

23h

Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour

23h


Agent non rémunéré par le CNRS : XLAB BFC XLAB

La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab

La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC.

Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS.

Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab.

Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS (Fonctionnaire CNRS ou Autre CNRS) en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH:

• Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale

L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC


Mise à jour des données agent Xlab

XLABXLAB

BFCEBFCECtrl N° matricule agent dans BFCCtrl N° matricule agent dans BFC

AgentsAgents

Ctrl type missionnaire


Ctrl provenance

agent

Ctrl provenance

agent



TrouvéTrouvé

Non trouvéNon trouvé

Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS

Agent typé CNRS

Agent typé CNRS

SIRHSIRHXLABXLAB

Pas d’intégrationPas d’intégration

Agent typé CNRSAgent typé CNRS Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS

CréationCréation ModificationModificationF74bis – Référence

personnel Xlab

F74bis – Référence

personnel Xlab

F15bis –Personnel Xlab

F15bis –Personnel Xlab

Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en

même temps que la mission

Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en

même temps que la mission

Sens BFC -> XLAB

N° matricule repart après intégration

mission

Sens BFC -> XLAB

N° matricule repart après intégration

mission


Un peu de vocabulaire…

Les infotypes :

Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité.

000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses


Règles des coordonnées bancaires:

Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS.

Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS.

Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ».

Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB.

Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h).

Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement.


Suivi du flux AgentBW

3


XLAB EAIEAI

session

BFCE

Alimentation BW : rejeu des idocs

session



BW

Rejeu des Idocs (agent)

Rejeu des Idocs (agent)

Agent

Intégré

Agent

En erreur

ECC

Le dimanch

e

Le dimanch

e

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h


BW Suivi du Flux Agent

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent

On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur


Chemin

11

22

BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLABBW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB



Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC



Supprimer zoomSupprimer zoom

Eclater dans les lignesEclater dans les lignes

Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre

Zone pratique à rajouter pour analyse


A rajouter pour vérifier le code pays ou la

nationalité


nationalité

Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre


BW Suivi du Flux Agent La requête de base :

Avec les paramètres rajoutés :


Les états mission

et

l’analyse des cas d’erreur


Les États Mission

Les outils Agents et mission

4


Les états mission

Plusieurs états sont à votre disposition :

L’état liquidatif Historique des paiements État chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Visualisation des indemnités


L’état liquidatif: Chemin

11

33

2211

Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0)


Etat liquidatif

Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion.

Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème.


L’état liquidatif


Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter

Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter

L’état Liquidatif

Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.

Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous

Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.

Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous


L’état s’affiche

Ceci est une copie de l’état de frais. Ceci est une copie de l’état de frais.

Une fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimerUne fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimer


Remarques et astuces

Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission.

Depuis l’historique de la mission:


Ou bien depuis l’historique des paiements:

Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ».

Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Calcul de correction».

Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent.

Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.


L’historique des paiements: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY).


L’historique des paiements

Pour l’historique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente d’interpréter cet état:

• La variante NONLIQUID0:

Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0.

• La variante NONANNULE

Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent.

• Sans variante:

C’est le même état qu’avec la variante NONANNULE sauf que l’on voit en plus les mouvements d’annulation.


L’historique des paiements


Accéder aux variantes


État des missions non liquidées avec un montant à 0

Ici, on voit deux OM permanentsIci, on voit deux OM permanents

Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »


État global de paiement Missions comptabiliséesMissions comptabilisées

Missions non liquidéesMissions non liquidées Missions en cours de liquidation ou OM perm.Missions en cours de liquidation ou OM perm.

État des piècescomptables

État des piècescomptables


Date de comptabilisation de la pièceDate de comptabilisation de la pièce

Pièce de rapprochement = payéPièce de rapprochement = payé


Date du règlementDate du

règlement


Etat de chevauchement des missions: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_61016405)


Entrer le matricule d’un agentet exécuterEntrer le matricule d’un agentet exécuter



Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1er: les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et

montants remboursés Le 2ème: cumuls justificatifs Le 3ème: imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo

qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement.

Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de l’agent toutes DR confondues Etat de chevauchement



1er tableau: Récapitulatif missions

Montant à rembourserà l’agent et

totaux

Montant à rembourserà l’agent et

totaux

Durée du déplacement

Durée du déplacement

Dates du déplacement

Dates du déplacement

Destination principaledu déplacement

Destination principaledu déplacement

Statut technique de la mission

Statut technique de la mission



2ème tableau: Justificatifs

Cumul justificatifsCumul justificatifs



C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues

3ème tableau: Affectation

Imputation analytiqueImputation analytique Imputation budgétaireImputation budgétaire



Le trop perçu agent: Chemin

11

22

33

11

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N)


Liste des agents ayant un trop perçu





Exemple:

Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.

Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.


33

1122

Liste indemnités de mission à l’étranger: chemin

Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE)


Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à l’étranger pour chaque pays



Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.

La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »

Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.

La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »


Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie

interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »


La liste des indemnités journalières et de leur historique s’affiche alors :


Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :


Vous pouvez cliquer sur pour afficher d’autres

valeurs dans le temps pour ce pays.

Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur



Suivi du flux MissionBW

5


XLAB EAIEAI

session

BFCE

Alimentation BW : rejeu des idocs

session



BW Missions

Intégré

Missions

En erreurRejeté vers Xlab

Rejeu des Idocs en erreur

de moins d’un mois


de moins d’un mois

2 / jour 13h15 et 20h15

2 / jour 13h15 et 20h15

ECC


de plus d’un mois


de plus d’un mois

Le dimanch

e

Le dimanch

e

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h

MAJ BW

2 / jour 01h et 13h


BW Suivi du Flux Mission

Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission.

On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab

Par défaut, on n’affiche pas les idocs avec le statut intégré.



Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC



Supprimer zoomSupprimer zoom

Eclater dans les colonnesEclater dans les colonnes

Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre




nationalité


nationalité

Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre


BW Suivi du Flux Mission La requête de base :

Avec les paramètres rajoutés :


Traitements des principauxcas d’erreur

6


Erreurs d’intégration (BW)

Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl.

& n'est pas définie dans le Custo »

Action de la DSI: Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas d’erreur amené à disparaître pour infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas

Action en DR: Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable Element d’OTP & inexistant Statut système & actif (&) Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1


Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2

La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»…

Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir :

d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC.

de l’existence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation.

Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir l’état de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts »


Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts » du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors :- dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission



- dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité).



Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec l’autre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée.

Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi qu’après la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire.

Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, c’est au laboratoire d’intervenir sur les dates de la mission.



Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da

La mission (et/ou l’agent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message d’erreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»…

Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient

pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale

Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel)

Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et l’agent corrigés.



Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:

Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:

1er exemple:1er exemple:



2ème exemple:2ème exemple:

Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:

Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:


Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »

La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »…

1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée.

2ème cause: l’agent a eu droit à une mission alors qu’il n’était pas encore embauché.

Contactez la DSI qui modifiera la date d’embauche de l’agent de manière à permettre l’intégration de la mission.


Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &»…

Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée:

« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY l’année de la mission.

Et si votre mission n’est pas intégrée (BW).

Dans ce cas la DSI doit « réactiver l’agent ».


Infotype "&" pour & inexistant

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Infotype "&" pour & inexistant»…

Parfois un agent intégré ne possède pas d’infotype de régime d’indemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI).


Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas

La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»…

Ce message d’erreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque l’envoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va:

- Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI »

- Puis rejouer l’idoc en erreur


L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de

la mission

L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de

la mission

Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas


Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier

Paramètres à rajouter pour analyser le message:Paramètres à rajouter pour analyser le message:

Mission en erreur avec le message «Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier »Mission en erreur avec le message «Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier »

Dans BW:Dans BW:


Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier

Comment vérifier dans BFC?

Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE)


Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable (au date de la mission)

Mission en erreur avec le message «Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable »Mission en erreur avec le message «Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable »



Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE)

Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 n’est pas valable (au date de la mission)


Element d’OTP & inexistant

Mission rejeté vers Xlab avec le message «Element d’OTP & inexistant»Mission rejeté vers Xlab avec le message «Element d’OTP & inexistant»


Element d’OTP & inexistant


Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder (Transaction CJ20N)


Statut système & actif (&)

Mission rejetée vers Xlab avec le message «Statut système & actif (&)»Mission rejetée vers Xlab avec le message «Statut système & actif (&)»


Statut système & actif (&)

Comment vérifier dans BFC?Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder

(Transaction CJ20N)

Statut système OUV au lieu de lancer.

Des fois, Z002 Cdes interdites au lieu de Z001

Statut système OUV au lieu de lancer.

Des fois, Z002 Cdes interdites au lieu de Z001


Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

Mission en erreur avec le message «Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1Mission en erreur avec le message «Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1



Chemin: Budget > Reporting > Disponible sur engagé (Transaction FMRP_RW_BUDCON )




Erreurs à la liquidation (BFC)

Action de l’utilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V

Action de la DSI ou du labo Labo:

o Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI:

o Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas

Aucune action (message informatif): Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à disparaître)


Aucune autorisation écriture déplacement

Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »…

Ce message apparaît car la mission n’est pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI).

Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI »

Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si l’agent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.


Entrée non trouvée dans la table T706V

J’essaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»…

Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission.

Renseignez correctement la destination.


Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A

Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «L’adresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»…

Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et qu’à la liquidation on s’aperçoit qu’en fait elle devait comporter des frais.

Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission n’est plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC)

Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et d’en créer une autre ayant un montant à rembourser à l’agent strictement supérieur à 0,00 EURO.


Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas

Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»…

Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions.

En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant.

Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu.

La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille.

Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.


Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &

Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY l’année en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements.

Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission n’est pas sur la période où l’agent est sorti, toutefois le système vous informe qu’il n’a plus le droit d’effectuer des missions pour le mois en cours.


Rappel:

Les procédures particulières

à la liquidation


Complémentde liquidation

7


Complément de liquidation

Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu)

Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »).On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates.On sauvegarde la mission.On autorise la mission.La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés.

Le paiement s’effectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à l’agent

Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation.

Exemple: 1ère liquidation de 100€ retour de facture vers Xlab de 100€ Complément de liquidation de 20€ retour facture vers Xlab de 120€

La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale.

Le complément de liquidation est visible dans l’historique de la mission et l’historique de paiement.


Complément de liquidationDépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.

Complément de liquidationComplément de liquidation

1ère liquidation1ère liquidation


Liquidation:Le forfait Global

Les outils Agents et mission

8


Qu’est ce qu’un forfait global ?

On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à l’agent l’intégralité des frais réglementaires remboursables à l’agent et de ne lui rembourser qu’un montant forfaitaire.

Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France).

Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour le CNRS.

Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).


Procédure classique

Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs)

Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues)

Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits)

Simuler et éditer l’état de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait

Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités

réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis

revenir sur la mission au forfait pour la liquider


Liquidation:Les OM permanents

9


Les OM permanents

Lorsqu’un agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusqu’à l’année, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, l’agent n’a pas à effectuer une nouvelle demande de mission à chaque déplacement.

Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec l’ensemble des frais prévisionnels à rembourser à l’agent pour la période couverte par l’OM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle d’achats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent.

Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de l’OM permanent.

Lors de l’intégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ».

Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent d’engagement pour les missions à venir.


Les OM permanents

Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, l’agent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC.

La liquidation d’un OM consiste à dupliquer l’OM permanent pour créer une nouvelle mission ‘Liquid. OM Permanent’

Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget

Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR.

Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation


Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de l’année en cours. Les dates réelles de l’OM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission.

Dans l’onglet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour l’étranger et DOM-TOM) sont décochées

Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent»

Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0

Il ne comporte qu’un seul séjour dans l’onglet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination.

Les particularités des OM permanents


Vérifier le montant disponible de l’OM permanent

Créer une copie de l’OM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais

Simuler la mission

Sauvegarder et autoriser

Attention: si montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible sur l’OM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder l’OM permanent car il a été sous engagé

Régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif)

Procédure


Comment créer la liquidation de cet OM ?

Insérer ici la date réelle de départ de l’agentInsérer ici la date réelle de départ de l’agent


Affichage OM Permanent copié

Catégorie de frais porteuse de l’engagementCatégorie de frais porteuse de l’engagement

Dates fictivesDates fictives

Dates réelles de couvertureDates réelles de couverture


Modifier le schéma de déplacement


Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée


Modifier le motif et la ville


Supprimer / modifier les catégories de frais

Supprimer OMPESupprimer OMPE


Supprimer / modifier les catégories de frais


Renseigner les destinations

Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée


L’onglet trajet: si véhicule personnel utilisé

Zones à renseignerZones à renseigner


Affecter retenues si nécessaire

11

22


Recommandations

Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à l’agent est inférieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation

Si le montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que l’OM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder l’OM permanent et d’en re-créer un autre.

Le solde d’un OM permanent dans Xlab n’est pas transmis à BFC. Il vous faut également solder l’OM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie d’une catégorie de frais OMPR du montant disponible de l’OM permanent).


Visualiser la nouvelle mission

Montant à reporter sur l’OM permanentMontant à reporter sur l’OM permanentLes missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLABLes missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB


Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent

La saisie d’une liquidation d’OM permanent met à jour automatiquement le budget d’engagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de l’intégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »).

Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR).

Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.


Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent (suite)

Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)

Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)


Modification du statut

Cette opération n’est plus nécessaire

Cette opération n’est plus nécessaire

Sauvegarder directementSauvegarder directement


Astuce

Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de l’OM permanent. En effet, ceci évitera d’avoir à changer le schéma de déplacement.

Cette procédure n’est pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.


Solde d’un OM permanent

Lorsque le montant disponible sur l’OM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque c’est le dernier déplacement de l’agent dans le cadre de l’OM permanent et qu’il reste un disponible sur l’OM permanent, il faut le solde.

Le solde d’un OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde d’un OM permanent n’est pas transmis à BFC.

Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder.


A ne pas oublier

Ne jamais autoriser un OM permanent.

Ne pas oublier de réduire l’OM permanent.

Ne pas oublier de modifier le statut de l’OM permanent avant de sauvegarder.


OM PermanentMini-quizz !

Peut-on autoriser un OM

Permanent ?

L’OM permanent et sa

copie ont-ils le même

numéro de mission Xlab ?

Faut-il régulariser l’OM

permanent après chaque

liquidation ?

Le solde d’un OM

Permanent est-il transmis à

BFC?


Peut-on autoriser un OM Permanent ?

Non, il faut toujours procéder par copie de l’OM

permanent en n’oubliant pas de modifier le

schéma de déplacement

L’OM permanent et sa copie ont-ils le même

numéro de mission Xlab ?

Oui, par contre ils ont un schéma de

déplacement et un statut différents (Ordres

Permanents - Dépl. Effectué A décompter et

Liquid. OM perm. - Dépl. Accepté Transféré FI)



Faut-il régulariser l’OM permanent après

chaque liquidation?

Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du

montant de la liquidation pour mettre à jour le

budget d’engagement.

Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à

BFC?

Non, il faut solder l’OM permanent dans Xlab

mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR)



Exercice:liquidation

OM permanent


Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés

Stagiaire 1 : agent n°2928Stagiaire 2 : agent n°2931Stagiaire 3 : agent n°2933Stagiaire 4 : agent n°2935Stagiaire 5 : agent n°2937Stagiaire 6 : agent n°2947Stagiaire 7 : agent n°2953Stagiaire 8 : agent n°2954Stagiaire 9 : agent n°2955Stagiaire 10 : agent n°2958Stagiaire 11 : agent n°2961Stagiaire 12 : agent n°2962

Exercice : Liquidation particulière d’un OM permanent (1/5)


Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (2/5)

1/ Vous devez liquider l’ordre de mission permanent pour l’agent qui vous a été affecté :

- sélectionnez l’OM permanent et copiez le,

- renseignez les données d’en-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de l’agent :

* Début mission : 16.03.2007 à 9h

* Fin mission : 20.03.2007 20h30

* Ville : Paris

* Région : PA

* Pays : FR

2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation d’un OM Permanent

3/ Dans l’onglet Forfaits, renseignez

- la catégorie interne : « France avec frais »,

- l’activité : « Autres ».

4/ Sur l’onglet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de l’OM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.


Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont :- Taxi : 35 €- Taxe aéroport : 50 €

L’agent déclare avoir pris 10 repas.

5/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission.

6/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée.

7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ».

8/ Vérifiez si l’OM permanent est entièrement liquidé ou non.



2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère.

1/ Sélectionnez la 1ère liquidation et copiez-la,

- renseignez les données d’en-tête suivantes:

* Début mission : 16.05.2007 à 9h

* Fin mission : 20.05.2007 22h

2/ Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont :

- Taxi : 20 €

- Taxe aéroport : 40 €

L’agent a bénéficié d’un hébergement gratuit le 16.05 et d’un repas administratif par jour. Effectuez les retenues adéquates.

3/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission.



4/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée.

5/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ».

Dernière étape: solder l’OM permanent

Créez une catégorie de frais OMPR du montant restant à rembourser.



Liquidation:Les abattements

10


La procédure d’abattement

Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé.

En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de

façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:

o déplacement intérieur

o stage

o liquidation OM permanent intérieur

Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement n’est appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006.


La procédure d’abattement (suite)

A l’étranger ou l’Outre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour

les déplacements à l’étranger et l’outre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le

déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet.

Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:

o déplacement étranger

o déplacement DOM-TOM

o liquidation OM permanent étranger

o liquidation OM permanent DOM-TOM


Rappel des règles d’abattement

En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%

En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006

A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%


Calculer un abattement: Simuler une mission

Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%

Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,35)]*20%

Total abattements:107,37*29,35*0,2 = 630,26 €

Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%

Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,35)]*20%

Total abattements:107,37*29,35*0,2 = 630,26 €


Créer une catégorie INDA signée négativement


ExerciceLes abattements


Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés


Exercice: Liquidation d’une mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (1/3)



1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté :

- modifiez le statut de déplacement de cette mission.

2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :

- Frais d’Inscription: 124 €

- Taxi : 59 €

- RER : 16,20 €

3/ Vous devez modifier l’heure de début de la mission à :

- Début mission le 10.12.2006 à 11h00


4/ L’agent est rentré après 17h. Le système lui fait bénéficier d’une indemnité supplémentaire de 0,5 le dernier jour.

- Effectuez la retenue légale qui s’impose dans la colonne « Retenue repas/héb. ».

- Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération.

5/ La mission a duré plus de 30 jours.

- Créez la catégorie de frais INDA « Indemnité suite à abattement » avec le montant qui s’impose



Les évolutions en cours

11


Les évolutions en cours

Décision de remboursement:Dans le cas d’une commande de fonctionnement, l’agent pourra partir vers BFC sans mission

Marché d’hébergementDans le cadre d’une mission avec marché d’hébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

Au revoiret à bientôt !


Annexe Correction des Exercices

12


Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (1/4)

Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération d’une nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de l’OM Permanent.

Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de l’OM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul).

La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter.

Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher.

Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …)




1/ Onglet forfait:

2/ Destinations:

3/ Justificatifs:

4/ Le montant total de la mission est: 477,50 €



5/ Les statuts doivent être:

Liquidation OM perm intérieur

OM permanent

6/ Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 477,50€), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50€.


2ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1ère.

Le montant total de la mission est: 354,35 €

Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 354,35 €), le montant final de ce dernier passe à 1.668,15€.

Dernière étape: solder l’OM permanent

Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 1.668,15€), le montant final de ce dernier passe à 0€.



Correction des exercices Exercice : Liquidation d’une mission Étranger de plus de 30 jours avec retour après 17h

1/ Onglet justificatifs:

2/ Onglet retenues : 15% sur le dernier jour

3/ Calcul abattement: 186,20*((45-25) + 1,35)*20% = 795,07€

4/ Le montant global de la mission est: 8977,75€

Documents

Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement