PROJET URBIS – DIG Renforcement de lorganisation et du management du RASS LIVRABLE N°2 – ATELIER DU 7 MARS SUPPORT DE LATELIER DE DÉFINITION DES MISSIONS

PROJET URBIS – DIGRenforcement de l’organisation et du management du

RASS

LIVRABLE N°2 – ATELIER DU 7 MARSSUPPORT DE L’ATELIER

DE DÉFINITION DES MISSIONS ET DE L’ORGANISATION DU RASSET

DU CADRE STRATÉGIQUE DU PROJET URBIS MAROC

Contacts:

Ludovic Gelin +212 68 54 34 52Directeur associé responsable des activités management de projets

KALYOPSIS66, Angle Av. de France et rue Melouya

Agdal - Rabat Maroc

Sommaire2

1. ACCUEIL

2. ATELIER DE DEFINITION DES MISSIONS ET DE L’ORGANISATION DU RASS

2.1 Atelier de définition des missions du RASS

2.2 Atelier de définition de l’organisation à mettre en œuvre

3. DEFINITION DE LA PLANIFICATION STRATEGIQUE DU PROJET URBIS

3.1 Les notions de planification stratégique

3.2 Identifier les paramètres de la planification

3.3 Définir les objectifs du projet URBIS

1 Accueil3

Heures SEQUENCE OBJECTIFS10h30 – 10h45

Accueil ٠ Faire l’ouverture de la formation٠ Valider l’organisation

10h45 – 11h30

Définition des missions du RASS

٠ Développer un consensus autour de vos valeurs et de votre mission

12h30 – 13h00

Définition de l’organisation du RASS

٠ Définir l’organisation du RASS

14h00 – 14h30

Définition de la planification stratégique

٠ Clarifier les notions de planification stratégique

14h30 – 15h30

Atelier définition des paramètres de la planification

٠ Identifier et classer les problèmes critiques que le projet Urbis veut adresser

٠ Identifier les parties prenantes du projet15h30 – 16h30

Atelier définition des objectifs du projet URBIS

٠ Définir les objectifs du projet URBIS et les points stratégiques

16h30– 17h00 Conclusion de la formation

٠ Evaluer la formation

DEJEUNER


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DEFINITION: Votre mission est la manière particulière dont votre organisation va

chercher à contribuer à sa vision. Une mission décrit les activités de l’organisation et comment

elle s’y prend d’un point de vue général.

Voici un exemple de mission dans un contexte de développement:Nous sommes un groupe religieux travaillant dans la région de Grassylands. Nous cherchons à améliorer les conditions dans lesquelles les personnes âgées de notre société vivent. Pour cela, nous fournissons aux personnes âgées de plus de 65 ans et qui ont des ressources limitées un moyen de transport, des repas, et l’opportunité de rencontrer d’autres personnes.


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Voici un exemple de mission dans un contexte de développement:Nous sommes un groupe religieux travaillant dans la région de Grassylands. Nous cherchons à améliorer les conditions dans lesquelles les personnes âgées de notre société vivent. Pour cela, nous fournissons aux personnes âgées de plus de 65 ans et qui ont des ressources limitées un moyen de transport, des repas, et l’opportunité de rencontrer d’autres personnes.

Une mission se compose de quatre éléments : Quel est l’organisation ou le projet ? Quel est le but ou quels sont les objectifs généraux de l’organisation ? A qui sont destinées les activités (le groupe cible) et qui y participe ? Comment cela fonctionne-t-il ? – sans rentrer dans les détails, quelles

méthodes sont utilisées ?


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Autre exemple:Nous sommes une ONG œuvrant pour nous assurer que les individus de notre pays, en particulier les pauvres sans terres, ont accès à la terre pour un développement durable. Ce que nous faisons en aidant le gouvernement à développer des politiques foncières qui bénéficieront aux désavantagés.

La définition de votre mission est importante parce que : C’est un moyen simple de communiquer aux autres quelles sont vos

activités et comment vous procédez ; Cela vous aide à clarifier et à concentrer vos activités.


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Objectif : Obtenir un consensus sur les missions du RASS

Démarche: Etape 1 : Session de Brainstorming (remue méninges) sur la vision et les

valeurs du RASS Etape 2 : Elaboration d’une énoncé des missions du RASS par groupe de 4 à 5

personnes

Etape 3 : Présentation des énoncés

Etape 3 : En session plénière, finalisation de l’énoncé des missions du RASS

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des missions du RASS. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.


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Etape 1 Démarche: En utilisant la méthode du Brainstorming (remue

méninges) nous allons répondre en groupe à des questions clés qui nous permettront de dégager la vision et les valeurs du RASS.

Rappel des règles du brainstorming: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun

donne ses idées en vrac comme ça lui vient On ne juge ni ne classe les idées émises On peut donner les idées dans le désordre L'idée de l'un peut faire jaillir l'idée de l'autre. Le rôle de l’animateur est de retranscrire les idées et faire respecter les

règles du jeu.


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Questions clés:Quels sont les trois ou quatre problèmes clés que nous essayons de résoudre?

Quelle est pour vous la bonne manière de faire les choses et de traiter les gens?

A qui souhaitons-nous que notre travail bénéficie?

Avec qui allons-nous travailler de manière permanente?


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Etape 2 Démarche: Par groupe de 4 à 5 personnes, Ecrivez un énoncé dans lequel vous devrez indiquer qui vous êtes, quels objectifs vous cherchez à atteindre, et comment vous envisagez d’y parvenirPour vous aider, voici un exemple:Arable Land for All (ALFA) est une ONG qui donne des conseils au gouvernement sur les politiques foncières qui garantiront à tous les individus un accès à une terre arable.ouWomenaid est un réseau d’organisations de femmes qui contribue à créer un environnement sain pour les femmes et les enfants afin qu’ils puissent se développer au maximum de leur potentiel, en leur fournissant un toit, des conseils et une orientation partout dans le pays.


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Etape 3

Démarche: Chaque équipe présente son énoncé à l’assemblée.

Etape 4

Démarche: En session plénière, discuter des énoncés proposés pour atteindre un consensus de l’assemblée sur un énoncé des missions du RASS.

2.2 Atelier de définition de l’organisation du RASS

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Objectif : Sur la base du travail réalisé, à l’étape précédente (Définition des missions du RASS), discuter des scénarios d’évolution de l’organisation du RASS.

Démarche: Etape 1 : En session plénière, une analyse de l’organigramme actuel du RASS

est réalisée par les participants. Etape 2 : Discussion en session plénière des scénarios d’évolution de

l’organisation du RASS. Etape 3: Discussion en session plénière des actions de mise en œuvre de la

nouvelle organisation.

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour de l’organisation cible. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.


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Assemblée Générale

Animation culturelle Animation sportive Communication

Conseil des sages Conseil social

Finances et promotion de l’action sociale

Projets et développement

Bureau Exécutif

Administration Permanente

ComptableChargé aide Frontale Secrétariat Magasinier

Environnement

Organigramme actuel du RASS:


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Questions clés sur l’organisation:Est-ce que l’organisation actuelle est cohérente avec la mission?

Pourquoi l’organisation actuelle n’a pas été mise en place ?

Quelle serait l’organisation à mettre en place ?

Quelles sont les actions à mener pour mettre en place cette nouvelle organisation ?

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Objectif de la démarche:oPasser en revue les questions de fond auxquelles vous devez pouvoir répondre pour pouvoir définir le cadre stratégique propre au projet ou aux activités de l’organisation.

oCe cadre stratégique donne aux activités leur cohérence et vous indique comment les orienter.

oDémarche réalisée dans le cadre de la planification d’un projet spécifique: le projet Urbis Maroc

« Sans ce cadre stratégique, vous ne pouvez pas savoir où vous allez ni pourquoi vous y allez »

3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS

3.1 Les notions de planification stratégique

3 Définition de la planification stratégique du projet URBIS3.1 Les notions de planification stratégique

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Qu’est-ce que la planification stratégique ?o Une démarche qui vous fournit un aperçu d’ensemble sur ce que vous faites et

où vous allez.

o Une démarche qui vous permet de répondre aux questions suivantes:o Quels problèmes cherchons-nous à résoudre ?o Quelles sont les parties prenantes du projet URBIS?

o Après avoir répondu à ces questions, nous pourrons répondre aux questions:o Quel devrait être notre objectif immédiat ?o Comment devrions-nous nous organiser pour atteindre cet objectif ? (Prochaine

sessions de formation sur la gestion de projet)o Qui fera quoi et quand ? (Prochaines sessions de formation sur la gestion de projet)

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Identifier et clarifier les paramètres de la planification

1. L’analyse du problème.

2. Les parties prenantes. Qui sont les parties prenantes? Qu’ils soient partenaires, bénéficiaires, donateurs, ils influencent ce que vous faites et la manière dont vous le faites.


3.2 Identifier les paramètres de la planification stratégique

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1 Analyse du problème Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que

nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS.

Démarche: Etape 1 : En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous

allons identifier les problèmes critiques que le projet doit résoudre Etape 2 : En session plénière classons-les problèmes par niveau

d’importance et par ordre de priorité

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des problèmes et de leur classification. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.



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1 Analyse du problème / Etape 1 En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges)

nous allons identifier les problèmes critiques que le projet doit résoudre

Rappel des règles: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun


règles du jeu.



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1 Analyse du problème / Etape 1

Question clé:

Quels sont les trois ou quatre problèmes critiques que nous essayons de résoudre?



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1 Analyse du problème / Etape 2

Démarche: En session plénière, classons les problèmes

Par niveau d’importance importants * importants mais peuvent attendre ** ceux qu’il faudrait éventuellement résoudre, mais qui ne sont pas importants ***

Par ordre de priorité Lesquels de ces problèmes devons-nous résoudre dans les six prochains mois si

nous voulons que notre travail progresse efficacement ? Lesquels de ces problèmes devons-nous résoudre au cours de l’année prochaine

si nous voulons nous assurer que l’organisation ou le projet survive et puisse mener à bien ses activités ?

Lesquels de ces problèmes devraient probablement être réglés pour améliorer notre cadre de travail ?



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2 Les parties prenantes du projet Objectif : identifier les parties prenantes, qu’ils soient

partenaires, bénéficiaires, donateurs, qui influencent ce que vous faites et la manière dont vous le faites.

Démarche: Etape 1 : En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous

allons identifier les parties prenantes du projet. Etape 2 : En session plénière, classons les parties prenantes

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des parties prenantes et de leur classification. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.



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2 Les parties prenantes du projet / Etape 1

En utilisant la méthode du Brainstorming (remue méninges) nous allons identifier les paramètres de planification du projet

Rappel des règles: Libre cours à toutes les idées « Tout ce qui vous passe par la tête » chacun


règles du jeu.



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Question clé:

Qui sont les parties prenantes ? « Toute entité qui influence ce que vous ferez et la manière dont vous le ferez »



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2 Les parties prenantes du projet / Etape 2

En session Classons les parties prenantes.

Questions clés:

Typologie de partie prenante: partenaires, bénéficiaires, donateurs, … ?

Influence positive ou négative sur le projet ?

Comment impliquer ces parties prenantes sur le projet ? A quel moment ? Comment ?



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Définition Votre objectif général que nous définissons comme le cumul des bénéfices

dont les bénéficiaires pourront profiter si le travail de développement est une réussite, lié aux problèmes les plus importants

Votre objectif immédiat ou objet du projet, qui décrit la situation spécifique que le projet ou l’organisation espère créer. Directement lié aux causes du problème

Exemple: Problème critique: le taux de criminalité de la communauté est trop élevé. Objectif général: Faire diminuer le taux de criminalités, tous types de crimes

confondus, dans notre communauté de manière significative (au moins 50% en cinq ans)

Objectif immédiat: diminuer le taux de chômage d’au moins 50% d’ici deux ans dans la communauté.



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1 Identifier l’objectif général du projet

Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS.

Démarche: Etape 1 : Identification du problème sur lequel vous vous êtes accordés pour

qu’il soit le point de concentration principal de vos activités. Etape 2 : Définition de l’énoncé du problème en le transformant en une

situation positive. Si le problème n’existait pas, quelle serait la situation ? C’est votre objectif général.

Etape 3 : Brainstorming pour répondre à la question

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour de l’objectif général. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.



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Question clé:

Quels problèmes et situations critiques cherchons nous à résoudre sur le projet URBIS ?



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2 Identifier les objectifs immédiats du projet

Objectif : identifier les problèmes et situations critiques que nous cherchons à résoudre sur le projet URBIS.

Démarche: Etape 1 : Identification du ou des problèmes les plus indésirables. Etape 2 : Définition de l’énoncé du problème en le transformant en une situation

positive. Si le problème n’existait pas, quelle serait la situation ? Utiliser la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Défini dans le Temps) pour énoncer les objectifs.

Etape 3 : Identifier les indicateurs ou les signes que vous utiliserez pour savoir que l’objectif immédiat a été atteint.

Rôle de l’animateur: anime et modère les différentes informations échangées pour obtenir un consensus autour des objectifs immédiats et des indicateurs de mesure. Les informations collectées seront retranscrites dans un livrable qui sera validé par le RASS.



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Question Clé:

Quels sont les indicateurs ou les signes que vous utiliserez pour savoir que l’objectif général a été

atteint ?



Documents

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