Systèmes d’information dans le secteur médico-socialdocumentation.fhp.fr/documents/19653G1.pdf · Un glossaire définit enfin les principales notions utilisées. 2. Présentation

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Systèmes d’information dans le secteur médico-social

Guide d’utilisation de l’outil de diagnostic de la maturité des systèmes d’information

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Sommaire

1. INTRODUCTION .............................................................................................................................. 3

2. PRESENTATION DE L’OUTIL ........................................................................................................ 3

Finalité et objectifs .......................................................................................................................................................................... 3 Données à collecter ......................................................................................................................................................................... 4 Modalités d’utilisation ................................................................................................................................................................... 4 Structuration ..................................................................................................................................................................................... 4 Visualisation ....................................................................................................................................................................................... 5

3. ACTIVATION DE LA MACRO SUR EXCEL ................................................................................... 7

4. DESCRIPTION DES ONGLETS ...................................................................................................... 9

Caractérisation ................................................................................................................................................................................. 9 Etat actuel du SI ............................................................................................................................................................................ 10 Apports SI actuels ......................................................................................................................................................................... 11 Apports souhaités SI..................................................................................................................................................................... 12 Capacité à déployer ...................................................................................................................................................................... 12 Restitution........................................................................................................................................................................................ 13

5. GLOSSAIRE .................................................................................................................................. 21

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1. Introduction Les travaux menés sur les systèmes d’information dans le secteur médico-social ont permis d’élaborer un outil pédagogique de diagnostic à destination des gestionnaires des établissements et services leur permettant de situer leur système d’information dans une logique de parcours de l’usager.

La construction de cet outil s’est faite selon une démarche participative :

Cadrage du périmètre et des attentes par rapport à l’outil lors de la journée de lancement du 17 décembre 2012.

Test de la maquette de l’outil auprès des gestionnaires ayant participé au recueil des retours d’expérience.

Partage de la version aboutie de l’outil lors de la journée de restitution du 19 avril 2013. La première partie de ce guide d’utilisation présente l’arborescence générale de l’outil et détaille ses modalités d’élaboration. Dans la seconde partie, chaque onglet et chaque champ à renseigner sont décrits avec précision. Un glossaire définit enfin les principales notions utilisées.

2. Présentation de l’outil Finalité et objectifs L’outil de diagnostic s’adresse aux gestionnaires d’établissements et services médico-sociaux, qu’ils gèrent un ou plusieurs établissements/services. Il peut leur permettre de :

Analyser de façon autonome la maturité de leur Système d’Information (SI) actuel (niveau de couverture, usage, niveau de satisfaction…) ;

Obtenir une première vision priorisée des projets SI à mener ; Evaluer la capacité à déployer un projet SI.

Selon le niveau de maturité et la taille du gestionnaire, l’outil peut répondre à une finalité différente :

Pour des gestionnaires peu matures, l’outil permet une montée en compétences sur la mise en place de projets de systèmes d’information, en permettant d’établir un état des lieux sur le SI actuel, identifier les besoins futurs et évaluer la capacité du gestionnaire à mettre en œuvre des projets SI.

Pour des gestionnaires matures ayant déjà menés des projets SI, l’outil permet d’évaluer le niveau de satisfaction et les usages sur les outils existants et d’identifier éventuellement les améliorations à mettre en œuvre.

Pour des gestionnaires gérant plusieurs établissements, l’outil permet de mener une démarche de convergence, en menant au niveau de chaque établissement et / ou service un état des lieux sur le SI existant et évaluer les améliorations attendues et les besoins futurs

La restitution des résultats doit permettre aux gestionnaires d’engager un dialogue avec leur direction, instances dirigeantes ou autorités de contrôle et de financement concernant l’évolution de leur SI. L’outil a été construit selon les principes suivants :

Simple d’utilisation et ergonomique ; Pédagogique, en apportant une approche méthodologique dans la définition des projets SI à

mener et en évoquant les « bonnes » pratiques pour mener ces projets ; Semi-automatisé, par une restitution automatique de résultats synthétiques après avoir

renseigné un certain nombre de données.

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Données à collecter Les données nécessaires pour renseigner l’outil sont de plusieurs types :

Des données descriptives de votre (vos) structure(s) actuelle(s), des données capacitaires et budgétaires ;

Des données relatives à la couverture actuelle par le SI de vos fonctions, ainsi que l’évaluation de cette couverture (usages, satisfaction, améliorations) ;

Des données relatives à vos souhaits d’informatisation des fonctions non couvertes ; Des données concernant votre capacité à déployer un projet de système d’information.

Modalités d’utilisation Cet outil peut être utilisé selon trois modalités :

Au niveau d’un établissement ou d’un service, Au niveau de l’organisme gestionnaire de plusieurs établissements et services médico-

sociaux, Au niveau des différents établissements et services médico-sociaux d’un même gestionnaire

pour permettre une première réflexion basée sur la comparaison des résultats. Afin de faciliter l’émergence d’un constat partagé, il est préférable de compléter les données en présence de l’ensemble des professionnels concernés (responsable informatique, responsable financier, personne ayant un bon niveau de connaissance de l’utilisation du SI par les acteurs du terrain comme un cadre de santé ou un responsable informatique « local » et un représentant de la direction générale afin de statuer sur les priorités en termes d’évolution du système d’information). La réunion peut être organisée en deux temps :

Un temps pour compléter les données, Un temps pour échanger les résultats et pistes d’action.

Selon le nombre de personnes mobilisées, l’outil nécessite une durée comprise entre 1 heure 30 et 3 heures.

Structuration L’approche retenue pour l’urbanisation des systèmes d’information et pour l’outil de diagnostic est celle d’une approche par processus / fonctions, afin de placer les personnes accompagnées au cœur de la démarche et permettre de faciliter et optimiser les parcours, indépendamment de l’organisation mise en place au sein de l’ESMS ou de l’ensemble d’ESMS. La journée de lancement du 17 décembre 2012 a permis d’aboutir à une trame commune sur :

La cartographie des macro-processus du secteur médico-social (personnes âgées et personnes handicapées) illustrée ci-dessous. Chaque flèche représente un processus métier.

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La définition, pour chaque processus, des étapes puis des fonctions. Ces fonctions ont été ensuite priorisées selon l’importance de les couvrir par le SI. Seules les fonctions à couvrir par le SI de façon prioritaire ont été conservées dans l’outil de diagnostic. Elles sont listées ci-dessous :

Visualisation L’outil est un fichier Excel qui se décline en 8 onglets1 :

• Accueil : Rappel des objectifs de l’outil et de sa structuration (onglets à compléter et onglets de restitution). Le niveau de complétude des onglets à renseigner y est remonté automatiquement et permet de vérifier la complétude des données sur chaque onglet.

• Caractérisation : Présentation générale de l’établissement / service ou de l’organisation si elle recouvre plusieurs ESMS, des publics accueillis et des capacités d’accueil, des données financières et ressources humaines.

1 Les onglets ont été verrouillés afin de limiter les modifications sur la structure de l’outil et éviter les erreurs au niveau des restitutions. Le mot de passe pour déverrouiller les onglets est : ANAPSIMS.

PROCESSUS ETAPE FONCTIONS

Demande d'accompagnement Enregistrer la demande d'accompagnementEvalution de la réponse Evaluer la réponse aux besoins d'accompagnement

Synthétiser l'évaluationPartager l'accompagnement proposé par rapport au besoinGérer les files d'attenteGérer les délais d'attenteRéaliser une évaluation multidimensionnelleDisposer d'un dossier de l'usager partagé

Situation de rupture Gérer les alertesSuivre l'allocation des ressources humainesSuivre l'activité (taux d'occupation, taux d'absentéisme, les durées de séjours…)Assurer le pilotage financier / économique

Gérer les budgets et la comptabilité Gérer les finances / la trésorerieGérer les ressources humaines Gérer les plannings

Partager des référentiels et des protocoles communsPartager des annuaires / données

Administration du SI Administrer et superviser le SIGérer les échanges avec l'usager et les aidants

Partager les informations utiles sur l'usager, assurer son suivi à distancePartager un annuaire commun de l'offre existante sur le territoireConnaître la disponibilité de l'offre sur le territoireDisposer d’un dossier de liaisonPratiquer la télémédecine (téléconsultations, téléexpertise, etc.)Disposer de référentiels partagés avec les partenaires

Organiser la connaissance

Gérer les échanges avec les structures externes

Echange et mobilité

Gérer les entrées des usagers

Référentiel et administration

Fonctions support

Pilotage Mesurer et suivre l'activité

Accompagner l'usager et suivre son projet de vie

Décision d'admission

Gestion de l'attente en interne à l'ESMS

Evaluation

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• Etat actuel du SI : Description du niveau de couverture par le SI des fonctions couvrant l’activité de la structure. L’évaluation des usages est également à renseigner.

• Apports SI actuel : Evaluation du service rendu par le SI actuel. • Apports souhaités SI : Pertinence de l’informatisation des fonctions non couvertes

actuellement par le SI et apports souhaités. • Capacité à déployer : Evaluation de la capacité à déployer un projet SI selon différents axes

(gestion de projet et moyens humains, exigences métier et techniques, portage stratégique et moyens financiers).

• Restitution : Synthèse sous forme de graphiques et de tableaux des résultats de l’évaluation. Il est possible de naviguer entre les onglets grâce aux boutons situés en haut de chaque onglet par un simple clic sur l’objet. Les cellules des tableaux sont de différentes couleurs selon leur nature :

• Cellule blanche : Titres, questions, intitulés • Cellule orange : Cellule à remplir par l’établissement/service/gestionnaire • Cellule grise : Cellule inactive

PROCESSUS ETAPE FONCTIONS 1. EXISTENCE2. COUVERTURE PAR

LE SI3. USAGES

Demande d'accompagnement Enregistrer la demande d'accompagnement OUI OUI totalement OUI partiellementEvalution de la réponse Evaluer la réponse aux besoins d'accompagnement OUI OUI totalement OUI totalement

Synthétiser l'évaluation NONPartager l'accompagnement proposé par rapport au besoin OUI NONGérer les files d'attente OUI NONGérer les délais d'attente OUI NON

Description fonctionnelle de l'activité des établissements


Décision d'admission

Gestion de l'attente en interne à l'ESMS

Cellules de questions ou d’intitulé, ne rien saisir

Données à renseigner par l’établissement, service ou organisme gestionnaire

Cellule inactive, ne rien saisir

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3. Activation de la macro sur Excel Afin d’être en mesure de visualiser les résultats sur l’onglet « Restitution 2 », il est nécessaire d’activer les macros sur votre fichier Excel. Selon la version de votre outil Excel, vous pouvez procéder de la manière suivante : Au niveau de la version Excel 2003 : A l’ouverture du fichier :

Cliquer sur « Activer les macros » : En cours d’utilisation du fichier :

Aller dans le Menu Outils, Macro et Sécurité

Régler le niveau de sécurité sur « Faible » ou « Moyen » puis cliquer sur « OK ». Fermer puis ouvrir de nouveau le fichier.

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Au niveau de la version Excel 2007 :

Cliquer sur l’icône en haut à gauche puis sur « Options Excel » en bas :

Cliquer sur « Centre de gestion de la confidentialité » dans le menu à gauche puis sur « Paramètres du centre de gestion de la confidentialité » en bas à droite :

Cliquer sur « Activer toutes les macros… » puis sur « OK » :

Nota Bene : Toujours enregistrer le fichier sous l’extension .xls

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4. Description des onglets Caractérisation

OBJECTIF

Dans cet onglet, l’établissement/service/gestionnaire saisit des données relatives à sa (ses) structure(s), sources de financement, publics accompagnés, capacités d’accueil, ressources humaines employées et données budgétaires.

PRESENTATION ET DEFINITION DES CHAMPS

A. Description de l'organisation

Nom de l'établissement, du service ou de l'entité gestionnaire : champ à saisir en texte libre. A.01. Comment est structurée votre organisation ? Réponse à apporter : choix d’une valeur dans la liste déroulante. Champ obligatoire. Liste de valeurs : structure mono-établissement ou autonome, structure rattachée à un établissement de santé, structure pluri-établissements. A.02. L'organisation est-elle répartie sur un ou plusieurs sites géographiques ? Réponse à apporter : choix d’une valeur dans la liste déroulante. Champ obligatoire. Liste de valeurs : structure mono-site, structure multi-site. A.03. Quel est le statut juridique de votre structure ? Réponse à apporter : choix d’une valeur dans la liste déroulante. Champ obligatoire. Liste de valeurs : public, privé non lucratif, privé commercial. A.04. Quelles sont les sources de financement pour l'accompagnement des usagers sur le secteur médico-social ? Réponse à apporter : renseigner en % la part de votre financement provenant de l’Etat, de l’Assurance Maladie, du Conseil Général et, éventuellement, d’autres sources de financement. Champ obligatoire, mettre 0 % si pas de financement par une des sources. A.05. Combien d'établissements / services médico-sociaux gérez-vous (nombre de budgets) ? Réponse à apporter : renseigner un nombre. Champ obligatoire. A.06. Quels sont les publics accompagnés ? Réponse à apporter : OUI ou NON pour chaque proposition : personnes âgées, adultes handicapés, enfants handicapés, autre (à préciser en texte libre). Champ obligatoire.

A.07. Quelle(s) est (sont) la (les) forme(s) d'hébergement ou d'accompagnement proposée(s) ?

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Réponse à apporter : OUI ou NON pour chacune des formes d’hébergement proposées : Accueil / hébergement permanent, Accueil / hébergement temporaire, Accueil de jour, Contribution au maintien à domicile, à l'intégration à la cité et dépistage précoce. Champ obligatoire.

B. Capacités d'accueil B.01. Quelles sont les capacités d'accueil en places et lits, tous types d'établissements et services confondus ? Réponse à apporter : pour chacune des fourchettes proposées, indiquer le nombre d’établissements et services qui disposent de cette capacité d’accueil, tous publics et toutes formes d’accompagnement confondus. Indiquez ‘0’ si aucun de vos établissements et services ne correspond à la fourchette proposée. Champ obligatoire.

C. Ressources humaines C.01. Quels sont les effectifs totaux en ETP, pour chacune des catégories suivantes ? Réponse à apporter : indiquer le nombre d’ETP actuels de votre structure dans chacune des catégories : Administratifs/Fonctions support (Direction/encadrement, Administration/Gestion, Services généraux, Restauration) ; Socio-éducatif, Paramédical, Médical, Autres. Champ obligatoire.

D. Budget D.01. Un budget pour le SI est-il clairement identifié chaque année ? Réponse à apporter : OUI ou NON. Champ obligatoire.

D.02. Si oui, quel est le budget total annuel de l'ensemble des structures médico-sociales, pour chacune des catégories suivantes? (en €) Réponse à apporter : renseigner le budget annuel pour la dernière année complète achevée. Champ obligatoire. Ces champs permettront de calculer un ratio de la part du budget (exploitation puis investissement) dédié aux systèmes d’information dans votre organisation.

Etat actuel du SI

OBJECTIF

Cet onglet présente pour chaque fonction répondant à l’une des activités de la structure, le niveau de couverture par le SI ainsi que la qualification des usages.


1. Existence : Pour chacune des fonctions proposées, indiquer si l’établissement / service /

organisme gestionnaire fait appel à la fonction pour la réalisation de son activité. Réponse à apporter : OUI (la fonction répond à une des activités de l’établissement/service/organisme gestionnaire) ou NON. Champ obligatoire.

2. Couverture par le SI : Pour chaque fonction existante, indiquer si elle est couverte par une

solution SI.

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Réponse à apporter : • NON : aucune solution ne couvre la fonction. N.B. : les outils bureautiques (Word,

Excel…) ne sont pas considérés comme une solution SI. • OUI partiellement : une solution SI permet de couvrir en partie cette fonction. • OUI totalement : une solution SI permet de couvrir cette fonction dans son intégralité.

3. Usages : Pour chaque fonction existante et couverte totalement ou partiellement par le SI,

indiquer si la solution SI est utilisée par les acteurs concernés. Réponse à apporter :

• NON : la solution n’est pas utilisée par les acteurs. • OUI partiellement : la solution SI est utilisée en partie par les acteurs, ou n’est utilisée

que par une partie des acteurs concernés. • OUI totalement : la solution est utilisée entièrement par tous les acteurs concernés.

Apports SI actuels

OBJECTIF

Cet onglet a pour objectif d’évaluer la satisfaction des utilisateurs concernant la couverture actuelle par le SI. Les lignes grisées ne doivent pas être renseignées car elles correspondent aux fonctions non existantes ou non couvertes par le SI.


Les modalités de réponse pour les 4 premières questions sont :

• OUI • NON

1. Evaluation : Le service rendu par le SI a-t-il fait l’objet d’une évaluation par les utilisateurs ?

2. Satisfaction générale : Si une évaluation a été faite par les utilisateurs, les utilisateurs sont-

ils satisfaits du service rendu ?

3. Satisfaction disponibilité : Si une évaluation a été faite par les utilisateurs, les utilisateurs sont-ils satisfaits de la disponibilité des outils (interruptions de service très rares, temps de réponse corrects…) ?

4. Implication dans les évolutions : Les utilisateurs ou les référents participent-ils à l'identification et à la priorisation des évolutions sur le SI (concertation, canaux de remontée des dysfonctionnements, qualification des demandes d'évolution) ?

Les deux questions suivantes permettent de renseigner les souhaits d’amélioration par rapport au SI existant selon 3 degrés.

5. Améliorations souhaitées : Quelles sont les améliorations souhaitées pour ces fonctions ?

Ce champ est en texte libre.

6. Priorité : Pour chaque amélioration identifiée, indiquer obligatoirement un niveau de priorité : • Priorité forte • Priorité moyenne • Priorité faible

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Apports souhaités SI

OBJECTIF

Cet onglet permet d’évaluer la pertinence de l’informatisation des fonctions non couvertes actuellement par le SI grâce à un degré de priorité, ainsi que la qualification des apports souhaités par une telle informatisation. Les lignes grisées ne doivent pas être renseignées car elles correspondent aux fonctions non existantes ou aux fonctions existantes et déjà partiellement ou totalement couvertes par le SI.


1. Pertinence de l’informatisation :

• Priorité forte • Priorité moyenne • Priorité faible

2. Apports souhaités :

Réponse à apporter : OUI ou NON pour chacun des huit apports proposés. Champ obligatoire. Les apports proposés sont :

• Eviter les doubles saisies • Favoriser le partage de l'information entre professionnels • Améliorer la qualité du service rendu à l'usager • Permettre de mieux piloter l'activité • Réduire les coûts • Gagner du temps • Permettre une meilleure traçabilité des informations transmises • Améliorer la fiabilité de l'information

Un dernier champ en saisie libre est laissé pour inscrire un apport non proposé dans la liste.

Capacité à déployer

OBJECTIF

Cet onglet permet d’évaluer la capacité de la structure à mener un projet SI.


Les questions sont réparties en 3 volets :

• La gestion de projet et les moyens humains • Les exigences métier et techniques • Le portage stratégique et les moyens financiers.

Pour chaque question, les modalités de réponse sont : OUI ou NON. La réponse est obligatoire sur chaque question.

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Restitution Deux onglets de restitution sont définis : « VI. Restitution 1 » et « VI. Restitution 2 ». Sur l’onglet « VI. Restitution 2 », merci de cliquer sur le bouton de rafraichissement pour mettre à jour la restitution. Ces deux onglets de restitution permettent d’apporter une vision synthétique des éléments suivants :

Carte d’identité de l’établissement/service/entité gestionnaire : Cette restitution représente sous forme graphique la répartition des sources de financement et donne la part d’investissement en SI par rapport au budget global de la structure. Illustration :

Etat15%

Assurance Maladie

55%

Conseil Général

10%

Entreprises20%

Répartition des sources de financement

- €

5 000 000 €

10 000 000 €

Budget d'exploitation Budget

d'investissement

Budget d'exploitation Budget d'investissementBudget total 10 000 000 € 10 000 000 €Budget SI 200 000 € 400 000 €

Part des budgets alloués aux Systèmes d'Information

Budget total

Budget SI

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Cartographie de la couverture des fonctions par le SI : Cette restitution donne le niveau de couverture par le SI des fonctions existantes (non grisées). Il permet à la structure d’évaluer également le niveau de couverture au niveau de chaque macro-processus ou bloc fonctionnel. Illustration :

Production / Métier

Gérer les entrées des usagers2,503

2 3

2

Enregistrer la demande d'accompagnement

Gérer les délais d'attente


Partager l'accompagnement proposé par rapport au besoin

Evaluer la réponse aux besoins d'accompagnement

Synthétiser l'évaluation

Gérer les files d'attente

Accompagner l'usager et suivre son projet de vie2,67

3 3

2

Réaliser une évaluation multidimensionnelle

Disposer d'un dossier de l'usager partagé


Gérer les alertes

Pilotage

2,332 2

3

Suivre l'allocation des ressources humaines Assurer le pilotage financier / économique

Suivre l'activité (taux d'occupation, taux d'absentéisme, les durées de séjours…)

Fonctions support

3,003 Gérer les finances / la trésorerie Gérer les plannings

Référentiel et administration

1,001 1

1 Partager des annuaires / données

Partager des référentiels et des protocoles communs Administrer et superviser le SI


2,00

1 3

2

20

Disposer d’un dossier de liaisonPartager un annuaire commun de l'offre existante sur le territoire

Partager les informations utiles sur l'usager, assurer son suivi à distance

Connaître la disponibilité de l'offre sur le territoire

Disposer de référentiels partagés avec les partenaires

Pratiquer la télémédecine (téléconsultations, téléexpertise, etc.)

15

Légende :

16

Cartographie des usages du SI : Cette restitution donne le niveau d’usage du SI des fonctions existantes et couvertes par du SI (non grisées). Il permet à la structure d’évaluer le développement des usages sur les solutions SI qu’elle met en œuvre. Illustration :

Production / Métier

Gérer les entrées des usagers2,32

3 1

3

Gérer les files d'attente

Enregistrer la demande d'accompagnement Partager l'accompagnement proposé par rapport au besoin

Evaluer la réponse aux besoins d'accompagnement


Gérer les délais d'attenteSynthétiser l'évaluation

Accompagner l'usager et suivre son projet de vie1,31 1

2 Disposer d'un dossier de l'usager partagé

Réaliser une évaluation multidimensionnelle Gérer les alertes


Pilotage2

2,001 2

3 Suivre l'activité (taux d'occupation, taux d'absentéisme, les durées de séjours…)

Suivre l'allocation des ressources humaines Assurer le pilotage financier / économique

Fonctions support

33 Gérer les finances / la trésorerie Gérer les plannings

Référentiel et administrationO

#### O

O

O

O

O

Partager des référentiels et des protocoles communs Administrer et superviser le SI

Partager des annuaires / données


2

1

3

20

Partager les informations utiles sur l'usager, assurer son suivi à distance

Disposer de référentiels partagés avec les partenaires

Partager un annuaire commun de l'offre existante sur le territoire Disposer d’un dossier de liaison

Connaître la disponibilité de l'offre sur le territoire Pratiquer la télémédecine (téléconsultations, téléexpertise, etc.)

17

Légende :

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Améliorations souhaitées pour les fonctions couvertes par le Système d'Information :

Cette restitution récapitule les améliorations souhaitées sur les fonctions couvertes par le SI actuel (de manière totale ou partielle). Ces améliorations sont classées selon un niveau de priorité. Illustration :

PRIORITE FONCTIONS AMELIORATIONS SOUHAITEES1. Priorité forte Enregistrer la demande d'accompagnement aaaaaaaaaaaaa

1. Priorité forte Suivre l'activité (taux d'occupation, taux d'absentéisme, les durées de séjours…) dddddddddddddddddd

2. Priorité moyenne Evaluer la réponse aux besoins d'accompagnement bbbbbbbbbbbbbb

2. Priorité moyenne Gérer les finances / la trésorerie eeeeeeeeeeeeeeeeeee

3. Priorité faible Disposer d’un dossier de liaison ffffffffffffffffffffffffffff

3. Priorité faible Gérer les files d'attente ccccccccccccccccccccccc

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Priorités d'informatisation des fonctions non couvertes par le Système d'Information :

Cette restitution récapitule les priorités d’informatisation sur les fonctions non couvertes par le SI actuel. Illustration :

PERTINENCE DE L'INFORMATISATION

FONCTIONS APPORTS SOUHAITES

1. Priorité forte Partager des référentiels et des protocoles communs - Eviter les doubles saisies- Permettre de mieux piloter l'activité- Gagner du temps- Améliorer la fiabilité de l'information- xxxxx

1. Priorité forte Partager un annuaire commun de l'offre existante sur le territoire - Gagner du temps- Permettre une meilleure traçabilité des informations transmises- Améliorer la fiabilité de l'information- wwwww

2. Priorité moyenne Partager des annuaires / données - Favoriser le partage de l'information entre professionnels- Améliorer la qualité du service rendu à l'usager- Réduire les coûts- Permettre une meilleure traçabilité des informations transmises- yyyyy

3. Priorité faible Administrer et superviser le SI - Eviter les doubles saisies- Favoriser le partage de l'information entre professionnels- Améliorer la qualité du service rendu à l'usager- zzzzz

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Capacité à déployer un projet SI : Cette restitution permet d’évaluer la capacité de la structure à déployer un projet SI selon 3 axes, comme illustrée ci-dessous. Des « bonnes » pratiques sont mentionnées sur chacun des axes, sur la base des réponses apportées par le gestionnaire.

• Maturité globale : Illustration :

• Recommandations en termes de bonnes pratiques : Illustration :

Gestion de projet et moyens humains 75%Exigences métier et techniques 40%Portage stratégique et moyens financiers 0%

Gestion de projet et moyens humains

Le suivi de projet doit a minima comporter les rubriques suivantes : Annuaire des acteurs impliqués (équipe projet et autres acteurs sollicités), feuille de route, planning, suivi des actions, suivi des réunions, suivi des risques, suivi des livrables, suivi de la documentation projetCf. outil mis à disposition.

Exigences métier et techniques

La sollicitation d'autres établissements et services ayant mené des projets similaires au vôtre permet d'éclairer le choix en vous apportant une meilleure connaissance des acteurs et des retours d'expérience par rapport aux solutions mises en œuvre. Cette étape peut être riche en enseignements et vous permettre de gagner du temps (en évitant les écueils et en mettant en place les facteurs clé de succès).

Portage stratégique et moyens financiers

Le portage du projet par la Direction est indispensable. Les professionnels des ESMS doivent être convaincus que le projet est stratégique pour la structure. L’implication systématique de la Direction dans les instances de pilotage est déterminante. Par ailleurs, le financement du projet à une hauteur suffisante pour permettre notamment de financer les actions d'accompagnement et de formation doit être garanti. En effet, la mise en place d'une solution SI ne se limite pas à l'outil, mais également au développement des usages par l'accompagnement des acteurs. Cf. retours d'expérience Mutualité Française Rhône, ADAPEI 42 et Mutualité Retraite Loire Atlantique.

Certains acteurs locaux ont entrepris des initiatives importantes pour le développement du SI dans le secteur médico-social (cf. initiatives du GCS e-santé Alsace et du GCS Pays de la Loire par exemple).Vos acteurs locaux (CG, ARS, CGS-e-santé…) peuvent vous apporter des compétences non disponibles au sein de votre(vos) établissement(s)/service(s), vous mettre en relation avec d'autres ESMS pour le partage d'expérience ou dans un objectif de mutualisation. Cf. retour d'expérience SSIAD de la Somme.

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5. Glossaire

Notion Définition

Fonction

Une fonction est un service attendu (au sens du besoin fonctionnel) par un acteur pour effectuer son opération ou par un métier pour réaliser son activité. Ce besoin fonctionnel peut être ou non soutenu par un service applicatif.

Interopérabilité L’interopérabilité est la capacité qu’ont plusieurs systèmes ou composants à échanger de l’information entre eux et à utiliser l’information qui a été échangée.

Processus Le processus correspond à un ensemble d'activités corrélées ou interactives qui, de façon définie, transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie.

Système d'Information (SI)

Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information dans des organisations.

Télémédecine

La télémédecine est une des formes de coopération dans l’exercice médical, mettant en rapport à distance, grâce aux technologies de l’information et de la communication, un patient (et / ou les données médicales nécessaires) et un ou plusieurs médecins et professionnels de santé, à des fins médicales de diagnostic, de décision, de prise en charge et de traitement dans le respect des règles de la déontologie médicale.

Urbanisation

L'urbanisation du système d'information d'une organisation consiste à faire évoluer le système d'information dans son ensemble afin de garantir sa cohérence vis-à-vis des objectifs et du métier de l'organisation, en prenant en compte ses contraintes externes et internes, tout en tirant parti des opportunités de l'état de l'art informatique.

Documents

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