Système d’informations : Intégrer des logiciels de gestion des ... · • ARPEGE avec Concerto Opus ... • Les solutions open source • Noethys • Les éditeurs spécialistes

www.cdg35.fr

Rencontre – 6 octobre 2015

Système d’informations : Intégrer des logiciels de gestion

des activités périscolaires

Mardi 6 octobre 2015

Salle Emeraude

Service

Conseil et

développement

www.cdg35.fr

Rencontre- 6 octobre 2015

Objectifs de cet atelier

-Un temps d’échanges avec d’autres collectivités sur une problématique technique et organisationnelle

-Quelques clés pour mener des projets d’intégration de solutions de gestion des activités périscolaires

www.cdg35.fr


• 1er retour d’expériences

• Les progiciels de gestion des activités périscolaires— Les solutions possibles

• 2nd retour d’expériences

• L’intégration des logiciels de gestion— Les principes de la démarche projet

Sommaire

www.cdg35.fr


Tour de table

www.cdg35.fr


• Présentation de votre collectivité et des activités périscolaires proposées aux familles

• Vos attentes sur ce temps d’atelier et d’échanges

www.cdg35.fr


1er retour d’expériences

www.cdg35.fr


Le déploiement d’un portail Famille

Ville de Janzéhttp://www.janze.fr/ma-mairie/187-ma-mairie/contacts/425-contact-service-enfance-jeunesse

Sophie JEZEQUEL

www.cdg35.fr


Les progiciels de gestion des activités périscolaires

www.cdg35.fr


Les logiciels de gestion des activités périscolaires

Qu’est que c’est ?

• Une base de données unique familles / enfants

• Un guichet d’accueil unique / une gestion du compte famille

• Un pointage moderne des présences / des absences

• Un outil de planification

• Une gestion facilitée pour tous types de situations

• Un Portail famille — (consultation du compte, paiements en ligne, préinscriptions,

réservations)

www.cdg35.fr


Les logiciels de gestion des activités périscolaires

Pourquoi faire ?

• Gagner du temps (pour les familles et pour les équipes)

• Faciliter les échanges avec les familles

• Structurer et sécuriser les activités (processus des différents services)

• Optimiser les planifications et mieux anticiper l’organisation du ou des service(s)

www.cdg35.fr


Le portail Famille

• Un GUICHET UNIQUE : 24/24 – 7/7• Pour les familles

• Pour les élus

• Pour les agents administratifs des différents services de la commune

• Permettre l’accès à internet aux familles ne disposant pas de connexion— API

— Cyber espace

— Bornes dans les écoles …

www.cdg35.fr


Les solutions

www.cdg35.fr


Les solutions• Les solutions développées par les éditeurs de logiciel

(financier par exemple) qui peuvent s’interfacer avec les applications métier

• E-enfance de Berger Levrault,

• ARPEGE avec Concerto Opus

• CIRIL avec Civil Net Enfance…

• Les solutions open source• Noethys

• Les éditeurs spécialistes dans le domaine Enfance -Jeunesse

• ABELIUM

• AIGA

• ICAP

• Des solutions de pointages améliorées

www.cdg35.fr


Les fonctionnalités

• Base unique

• Inscriptions aux activités en ligne

• Solutions de pointage

• Facturation

• Paiement facilité (soit en ligne, soit par prélèvement)

• Outil d’analyse (éditions et statistiques)

www.cdg35.fr


Le déploiement des outils

• Le déploiement d’un outil de gestion des activités périscolaires ne peut être réduit à une simple intégration technique d’un outil dans une organisation existante

• Nécessaire de construire la démarche comme un projet, de travailler en « mode projet »— Etape par étape

— Feuille de route

Le portail Famille, comment le déployer ?

www.cdg35.fr


2nd retour d’expériences

www.cdg35.fr


Le déploiement d’un portail Famille

Ville de Montfort sur Meu

http://montfortfamille.portail-familles.net/

Stéphanie BERTHELOT

www.cdg35.fr


Les projets d’intégration de logiciel

www.cdg35.fr


La conduite du projet

www.cdg35.fr


� Comment choisir la solution qui conviendra à sa structure ?

�En travaillant en mode projet, en respectant certaines étapes clés pour ensuite aller chercher la solution et ne pas laisser l’outil structurer sa démarche

�Interroger les élus sur l’offre souhaitée et les équipes sur les besoins

�Communiquer et accompagner le personnel tout au long du projet

www.cdg35.fr


Les points clés du projetUn projet de déploiement de logiciel est avant tout un projet

organisationnelUn projet doit être conduit par un chef de projet (conduite de projet)

Le travail de préparation (« d’étude ») est important.

1. Analyse des besoins des équipes en fonction du niveau de l’offre souhaité par les élus

2. Définition du projet de logiciel de gestion des activités périscolaires et accompagnement des équipes

3. Mise en œuvre itérative

4. Evaluer la mise en œuvre

www.cdg35.fr


1. La feuille de route du projet

Etude préalable

• Recensement

des besoins

• Expression des

besoins et

cahier des

charges

• Choix d’une

solution

Mise en œuvre

• Déploiement de

la solution

• Evaluations

www.cdg35.fr


2. La définition du projetUne mauvaise définition du projet peut entraîner une sous utilisation de l’outilmis à disposition

� Identifier les demandes et les attentes des élus pour déterminer le périmètrede cet usage

� Interroger les familles pour mesurer leurs attentes

� Associer les équipes dès la définition des besoins pour prendre en compte tousles besoins « fonctionnels »

� Réfléchir à l’intégration de la solution choisie avec le logiciel de gestionfinancière

� Demander des démonstrations des quelques outils du marché – se faire uneidée des solutions existantes

�Organiser des visites dans des collectivités équipées (retours d’expériences)

� Rédiger un cahier des charges

www.cdg35.fr


3. Le choix de l’outil• Au-delà de la réponse aux besoins et à l’ergonomie du produit, des

points sont à prendre en compte pour que l’intégration de l’outilsoit une réussite :— Y a-t-il une personne ressource dédiée au pilotage du projet?

— Y a-t-il en interne une personne ayant des compétences informatiquespouvant être un appui lors des phases de déploiement ?

— L’infrastructure informatique (serveur, débit internet…) permet elle unhébergement de la solution ou vaut il mieux se diriger des solutions en« web access » ?

— Devra-t-on migrer la ou les bases de données existantes ou va-t-onchoisir de repartir de « zéro » ?

— Un connecteur existe-t-il entre la solution choisie et le logiciel métier ?

www.cdg35.fr


4. Le déploiement� Aider à la conduite du changement avec mise en place d’instances pour

permettre le suivi et l’arbitrage du projetCOPIL

Pilote

Référents

Panels d’utilisateurs…

� Mettre en place des méthodes de déploiement avec test par des pilotes etéventuellement correction et amélioration du fonctionnement – Doit permettrel’appropriation du projet par les agents

� Organiser des formations des utilisateurs à l’usage du logiciel

� Déploiement auprès de l’ensemble des utilisateurs (toutes les équipes jusqu’auxagents d’accueil)

� Communication auprès des élus et des familles de la nouvelle gestion desactivités périscolaires

www.cdg35.fr


5. L’intégration� Intégration de l’outil dans l’organisation de la commune par des actions

de communication a priori et a posteriori

• Appropriation par l’ensemble des acteurs• Informations• Formations

• Présentation du projet dans différentes instances - Communication• Conseils d’école• Commissions municipales• Services de la commune• Supports de communication

• Evaluation de l’outil choisi auprès des familles et des servicesadministratifs

www.cdg35.fr


Merci Vos interlocuteurs au CDG 35 sur ces sujets :

� Elise Endewelt, responsable du service Conseil et Développement

[email protected] – 02 99 23 41 31

� Claire Gaucher, chargée de mission Dématérialisation

[email protected] – 02 99 29 76 98

Documents

Système d’informations : Intégrer des logiciels de gestion des ... · • ARPEGE avec Concerto Opus ... • Les solutions open source • Noethys • Les éditeurs spécialistes