THETRAWIN 9.3.4 Documentation - seiitra.com · 3 Syndic ... Désormais, il est de possible charger les données du cadastre. • Pour cela vous devez connaître les identifiants de

THETRAWIN 9.3.4 Documentation

Patch 9.3.4 Page 1 sur 13 Mis à jour, le 12/01/2018

1 Commun ........................................................................................................ 2

1.1 Références bancaires ..................................................................................................................... 2

2 Gérance .......................................................................................................... 2

2.1 Fiche propriétaire ............................................................................................................................ 2

2.2 Accès aux dossiers depuis INT ...................................................................................................... 2

2.3 Sortie locataire ................................................................................................................................ 3

3 Syndic ............................................................................................................ 3

3.1 CRAC version 2 .............................................................................................................................. 3 3.1.1 Page de présentation ............................................................................................................................. 3 3.1.2 Comptes du syndicat .............................................................................................................................. 3 3.1.3 Etat de l’avance de trésorerie et du fond travaux ................................................................................... 5 3.1.4 Analyse des dépenses de charges courantes ........................................................................................ 6 3.1.5 Evolution des comptes de trésorerie ...................................................................................................... 7 3.1.6 Evolution des consommations ................................................................................................................ 8

3.2 Immatriculation : Renouvellement d’un mandat de gestion ............................................................ 9 3.2.1 Objectif ................................................................................................................................................... 9 3.2.2 Prérequis ................................................................................................................................................ 9 3.2.3 Procédure ............................................................................................................................................... 9

3.3 Immatriculation : prise en compte de la parcelle .......................................................................... 10

3.4 Fréquences d’appel ...................................................................................................................... 11

3.5 ANARAP: Interdire la modification de la date de valeur ............................................................... 12

3.6 Carnet d’entretien ......................................................................................................................... 13



1 COMMUN

1.1 REFERENCES BANCAIRES

• Ajout dans les F15 Excel et Crystal des écrans de références bancaires (écrans abQrfbt0m1 et abQrfbt0m2) des champs concernant le code ICS, l'IBAN et le BIC de chaque compte.

Ecran ICS BIC IBAN abQrfbt0m1 (accès sur organismes) C22 C23 C24

abQrfbt0m2 (accès direct) C47 C48 C49

• La saisie de la clé RIB est désormais obligatoire lors de la création d’un nouveau compte bancaire en fonction de la valeur du paramètre ci-dessous :

Type Code Valeur Commentaire

abQrfbt0m2 cle_rib O Contrôler la clé RIB lors de la saisie (O défaut)

2 GERANCE

2.1 FICHE PROPRIETAIRE

• Afin de n’afficher que les propriétaires en cours de gestion, il a été ajouté une présélection sur la date de fin de gestion (non renseignée ou supérieure à la date du jour).

! Pour faire d’autres recherches sur cette date, il vous suffit de supprimer les éléments affichés et de

saisir la valeur choisie.

2.2 ACCES AUX DOSSIERS DEPUIS INT

• Les dossiers ouverts sur un locataire (Exemple SIMD) sont désormais visibles dans les dossiers du

propriétaire :



2.3 SORTIE LOCATAIRE

• Il est possible de mettre à jour les numéros de portable et de domicile ainsi que l’e-mail lors d’une sortie

locataire :

3 SYNDIC

3.1 CRAC VERSION 2

• Le compte rendu d’activité a été enrichi de nouvelles données :

3.1.1 PAGE DE PRESENTATION

3.1.1.1 LE N° D’IMMATRICULATION

• Le numéro d’immatriculation de la copropriété est repris de la fiche immeuble :

3.1.2 COMPTES DU SYNDICAT

Toutes les informations présentes dans cette section proviennent des données calculées dans l’annexe 3. Si cette annexe n’a pas été calculée, le tableau sortira à blanc.



3.1.2.1 PRESENTATION

3.1.2.2 INFORMATIONS EXTRAITES

3.1.2.2.1 LES CHARGES COURANTES

• Quatre informations, liées au type d’appel CC sur l’exercice en cours, apparaissent : o Le montant du budget voté � Somme des montants de la colonne cgan_budget o Le montant total de l’appelé � Repris sur le champ « Total provisions copropriétaires exercice en

cours (cgan_provision) o Le montant total du budget réalisé � Somme des cgan_realise o Le solde est déterminé en fonction des informations de l’appelé et du réalisé calculées plus haut.

3.1.2.2.2 LES TRAVAUX ARRETES SUR LA PERIODE

• Les éléments de cette section sont récupérés dans l’annexe 4 (syCcgat0m1) et sont présentés pour chaque type d’appel travaux (un tableau par type d’appel) : o Le montant du budget voté � Somme des montants de la colonne cgat_budget o Le montant total de l’appelé � Repris sur le champ cgat_provision o Le montant total du budget réalisé � Somme des cgat_realise

! : Pour qu’un type d’appel apparaisse dans cette annexe, il faut que la zone validée sur la date de

régularisation soit à Oui et la date de valeur des écritures de régularisation de charges soit comprise dans l’exercice des charges courantes.

3.1.2.2.3 LES TRAVAUX NON ENCORE CLOTURES SUR LA PERIODE

• Les éléments de cette section sont à récupérer dans l’annexe 5 (syCettv0m1) et seront présenté pour chaque type d’appel travaux (un tableau par type d’appel).

• Les différents éléments qui alimentent le montant sont repris de la colonne Solde (ettv_montant) et en fonction de la colonne type (ettv_type) : Appels, Réalisé, Solde, Vote

! : Pour qu’un type d’appel apparaisse dans cette annexe, il faut que la zone « validé » sur la date de

régularisation soit à Non



3.1.3 ETAT DE L’AVANCE DE TRESORERIE ET DU FOND TRAVAUX



• Le montant de l’avance de trésorerie est repris de l’annexe 1 (syCefar).

• Le principe est le suivant : la classe comptable lue dans l’annexe 1 correspond à celle indiquée sur le type d’appel pour lequel le code SRU est positionné à « Fond de roulement ».

• Cette typologie (code SRU) se trouve dans le dictionnaire des types d’appel :

• La classe utilisée est celle présente sur le type d’appel FR :

• Cette même classe est réutilisée dans l’annexe 1.

• Concernant les fonds travaux, la méthodologie d’identification des sommes à afficher dans le CRAC est la même, à la différence près que le code SRU doit être égal à « Fonds pour travaux » :



3.1.4 ANALYSE DES DEPENSES DE CHARGES COURANTES


3.1.4.2 Informations extraites

• Cette section du document est scindée en deux parties :

o Un comparatif des dépenses courantes N / N-1 avec une présentation sous forme de tableau et sous forme graphique.

o Une répartition des charges courantes présentée sous forme de « camembert »



• Pour que cette analyse soit complète et correcte, il est impératif que :

o Les types de charges soient paramétrés avec un code regroupement (cf. §Erreur ! Source du renvoi introuvable.).

o L’annexe 3 soit calculée sur l’exercice en cours et l’exercice précédent.

3.1.5 EVOLUTION DES COMPTES DE TRESORERIE



• Les données utilisées sont celles présentes dans la table utilisée par le calcul de la pointe de trésorerie (abCcpoi).

• Un solde de début de période est calculé auquel sont ajoutées les données issues de la pointe.

• Seuls les comptes actifs et ceux (inactifs) sur lesquels des mouvements ont été enregistrés sur la période doivent être repris.



3.1.6 EVOLUTION DES CONSOMMATIONS



• Les consommations sont extraites de l’écran « Historique des relevés » :

Colonnes Critères de sélection

Immeuble Copropriété depuis laquelle la fusion est lancée

Index Contenu dans le paramètre listeconso

Période Extraction des données liées à l’exercice en cours et au quatre périodes précédentes

Consommation

• Vue ThetraWin :

NB : Les types d’index affichés dans le CRAC sont ceux présents dans le paramètre « liste conso ». Par exemple, si seuls les « Index - Eau Froide » doivent être mentionnés, il conviendra de positionner le paramètre à F.



3.2 IMMATRICULATION : RENOUVELLEMENT D’UN MANDAT DE GESTION

3.2.1 OBJECTIF

• Le web service (nommé WS6) peut être utilisé par un télé déclarant souhaitant déclarer le renouvellement de son mandat lorsque celui-ci a été voté au cours de l’assemblée générale des copropriétaires.

• Aucune pièce justificative n’est requise dans ce cas, à l’exception du cas d’un syndic provisoire (identifié par un notaire à l’issue de l’immatriculation d’une nouvelle copropriété) qui se renouvelle en tant que premier syndic de la copropriété.

Le nouveau mandat ne peut débuter qu’après la fin du mandat précédent (sauf dans le cas d’un syndic provisoire qui n’a pas saisi de date de fin de mandat lors de sa confirmation de rattachement).

3.2.2 PREREQUIS

• La copropriété doit déjà être immatriculée.

• Vous vous apprêtez à lancer le web service de mise à jour des données suite à l’Assemblée Générale des copropriétaires qui vient d’avoir lieu et qui vient de renouveler votre mandat.

• Vous avez mis à jour si besoin les dates de votre nouveau mandat.

• Dans le cas où on est en administration provisoire alors on grise le bouton renouvellement.

3.2.3 PROCEDURE

• Il est nécessaire de lancer ce nouveau web service avant de mettre à jour vos données (sinon la mise à jour doit être manuelle sur le site du registre). Votre mandat ayant été renouvelé, la date de fin du précédent peut ne pas correspondre au jour J -1 de votre nouveau mandat. En effet, ce web service renvoie au registre la date de fin du mandat précédent. Exemple : Mandat précédent enregistré : du 19/02/2016 au 20/02/2017 Nouveau mandat : du 01/01/2017 au …. Les dates de début et de fin ne peuvent se chevaucher.

• L’utilisateur devrait saisir autant d'enregistrements que de mandats mais un sondage nous a montré qu’une très grande majorité des fiches mandats sont uniques ; dès lors, nous prendrons comme date de fin du précédent mandat le jour précédant la date du mandat en cours. Soit dans notre exemple : date de fin du précédent mandat mise à jour : 31/12/2016.

Cas non encore géré : syndic provisoire (identifié par un notaire à l’issue de l’immatriculation d’une nouvelle copropriété) qui se renouvelle en tant que premier syndic de la copropriété.



3.3 IMMATRICULATION : PRISE EN COMPTE DE LA PARCELLE

• Il peut arriver que le système ne vous propose pas l’adresse IGN soit parce qu’il ne la reconnait pas soit que la copropriété n’a pas encore d’adresse. Jusqu’à présent vous deviez, dès lors, faire la demande d’immatriculation directement sur le site du registre.

• Le catalogue de données a été modifié. Désormais, il est de possible charger les données du cadastre.

• Pour cela vous devez connaître les identifiants de la parcelle cadastrale. Ils figurent normalement sur le règlement de copropriété s’il a été publié. Si vous ne disposez pas de ces données (préfixe, section, parcelle) vous pourrez les trouver sur le site du cadastre (données gratuites) : http://cadastre.gouv.fr.

o Sauf pour Toulouse et Marseille, le préfixe se renseigne automatiquement. o La section est composée de 2 lettres maximum (exemple : AY). A saisir en majuscules. o Le n° parcelle est composé d’au maximum 4 chiffres.

• Notez ces éléments dans le champ prévu à cet effet soit sur l’immeuble (onglet Parc Immobilier), soit sur l’écran IMMAS, avec éventuellement le préfixe pour les 2 villes citées, la section et la parcelle). Le bouton de droite permet une vérification de la cohérence de la saisie. Les 2 zones sont accessibles en saisie ou en modification.

Si vous renseignez la parcelle cadastrale, vérifiez que le code INSEE de la commune est bien renseigné. Dans le cas contraire, le web service rejettera la donnée. Pour s’en assurer, il faut zoomer sur le champ code postal :



3.4 FREQUENCES D’APPEL

• Point de vigilance : Il est nécessaire d’avoir obligatoirement, dans le cadre des appels de provisions CC ou FT, une ligne d’appel de fréquence n° 1. En effet, il est apparu, notamment dans le cadre de la mise en place des Fonds pour travaux, que certains utilisateurs avaient supprimés le premier appel sans renuméroter les lignes.

• Dans ce cas, lors du lancement du changement d’exercice (syRrprt0t1) vous aurez le message : « Traitement interrompu, prévenez votre support technique ». En effet, le programme vérifie la présence de tous les appels à partir du 1er avant de procéder à la bascule d’exercice Ce qu’il ne faut pas faire :

Ce qu’il faut faire :



3.5 ANARAP: INTERDIRE LA MODIFICATION DE LA DATE DE VALEUR

• Sur l’écran ANARAP ((abButil_68), le champ « Date de valeur » est désormais masqué afin d’éviter, si correction intempestive, un déséquilibre dans les dates de valeur. AVANT :

APRES :



3.6 CARNET D’ENTRETIEN

• La version 9.3.0 a entérinée une nouvelle manière de gérer le Carnet d’entretien au travers d’un écran unique (NCARN). Cette nouvelle fonctionnalité s’appuie sur 2 documents :

o une maquette déjà existante sous Word depuis 2012 (Carnet_Ent) o un nouveau document Crystal (_CarnetStd)

• Certains d’entre vous utilisent encore le document Word précédent (CARNET ou Carnet) à partir de la copropriété. Nous tenons à vous signaler, que ce document ne sera plus maintenu à partir de la version 9.4.0 dont la livraison est prévue courant mai 2018.

• D’ici là, nous allons vous préciser ci-dessous la nouvelle manière de saisir certaines informations afin de pouvoir utiliser le document Word Carnet_Ent de la même manière ou la maquette Crystal _CarnetStd depuis NCARN. Nous vous rappelons, qu’afin de pouvoir utiliser le nouvel écran NCARN il est très fortement conseillé de suivre la formation web mise en place. Saisie des enregistrements de type CTV (Gros travaux), CPR (Travaux pluriannuels) et CDV (Evènements).

• Ils devront dorénavant être saisis dans le champ CARN (tele_cntr_code) :

Documents

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