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SÉMINAIRE GESTION DES SUBVENTIONSDISTRICT 9101

Mindelo, le 08 Avril 2014

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Objectif du Séminaire

• Comment garantir une bonne gestion d’une subvention

• Les attentes de la Fondation en matière de gestion des fonds

• Préparer les clubs à mettre en place les critères du protocole d’accord du club

• Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des subventions

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Gestion des subventions• S’assurer que les actions :

sont menées avec des outils de contrôle financiers en place

se conforment à des règles éthiques élevées

répondent aux besoins des bénéficiaires

atteignent leurs objectifs utilisent les fonds des donateurs à bon

escient

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Actions réussies

• Réponse aux besoins de la collectivité• Communication régulière entre les

Partenaires• Plan de mise en œuvre détaillé avec des

objectifs réalistes établis par les Rotariens

• Actions durables• Contrôle des fonds de la subvention

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Gestion des fonds

•Une gestion saine des fonds constitue l’un des principes fondamentaux du Rotary : Supervision par les Rotariens États financiers Supervision des fonds Signalement des irrégularités Soumission des rapports dans les

délais

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Critères de certification• Assister au séminaire Gestion des

subventions• Signer le protocole d’accord du club • Suivre les Orientations du District

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Termes de la Certification• Valide pour une année rotarienne• Le club est responsable de l’utilisation

des fonds de subvention• Le club doit révéler tout conflit d’intérêt • Le club doit coopérer avec tous les

audits• Bonne gestion des fonds de subvention• Respect des termes du MOU• Respect des Orientations District

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Séance 1

Concevoir une Action

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Actions Reussies

1. Besoins réels2. Contacts fréquents entre partenaires3. Plan de mise en œuvre 4. Durable5. Bonnes pratiques de gestion financière

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Évaluer les besoins• Baser l’action sur les besoins de la

collectivité• Évaluer les ressources du club et des

partenaires potentiels• Impliquer la collectivité

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Contacts avec Partenaires• Convention • Foires aux Projets• LinkedIn• Matchinggrants.org/global• Réunions internationales• Rotary Showcase / Facebook

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Planifier une action

• Former une commission de trois Rotariens• Assigner les rôles• Élaborer un plan de mise en place de la

subvention• Établir un budget• Établir un plan d’urgence en cas de crise• Mettre en place un système de

conservation des documents

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Établir un budget

• Réaliste • Appels d’offres• Prix raisonnables• Conflits d’intérêt

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Fixer des objectifs• Mesurables • Durables• Qualitatifs (descriptif)• Quantitatifs (numérique)

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Fixer des objectifs• Obtenir des statistiques de départ • Fixer des objectifs concrets• Déterminer comment les résultats

seront mesurés

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Séance 2

Demander et Mettre en place une Subvention

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Subventions de la Fondation• Subventions de District• Subventions Mondiales• Subventions Clé en Main

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Les Subventions de District• Elles sont attribuées en bloc aux Districts pour le

financement d’Actions de petites envergures

• Elles sont simples et souples, gérés par le District. Les actions doivent soutenir la mission de la Fondation.

• Les Districts pourront utiliser jusqu’à 50% de leur Fonds Spécifiques de District (FSD) chaque année, versés en bloc.

• Les Clubs contactent directement le District via le Gouverneur ou le Responsable Fondation.

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Les Subventions de District

Rotariens

Entités rotariennes

Org./ONGpartenaires

District certifié

Impact

Collectivités locales et à l’étranger

Débloque les fonds

Subv en bloc FSD

TRF

En rapport avec la mission

Districtcertifié

Soumet une demande

Rotary clubs

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Les Subventions Mondiales• Financent des Actions Internationales de grandes

envergure s’inscrivant dans les six axes stratégiques

• Un Partenariat Obligatoire :– Un Club Parrain Local (Certifié) + Un Club Parrain

International (Certifié)

– Les Districts des 2 Clubs

• Financées par Contributions FSD ou en Espèces, et par une contrepartie de la Fondation sur le Fonds Mondial :– 100 % des dons de FSD (District)

– 50 % des contributions en espèces (Clubs)

– Montant minimal 15 000 USD et le maximum 200 000 USD

– Budget minimum de l'action est de 30 000 USD.

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Financement d’Une Action• Club Local + Club International : 10 000

• District Club International : 15 000

• Fondation (50% Club) 5 000

• Fondation (100% District) 15 000

TOTAL 45 000

• Club Local + Club International : 30 000

• District Club International : 0

• Fondation (50% Club) 15 000

• Fondation (100% District) 0

TOTAL 45 000

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Les Subventions Mondiales

Impact

Collectivités du monde entier

TRF

Domainesprioritaires

Subvention mondiale

Action montée par club ou district

Contre-partie du fonds mondial pour FSD/liquide

Subvention clé en main

Fonds mondial

Club ou district certifié

Club ou district certifié

Soumet une demande

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Les Subventions Clés en Main

• Conçues conjointement par le Rotary et ses Partenaires pour monter des actions durables de grandes envergures, inscrites ans les 6 axes stratégiques

• Entièrement financées par le Fonds Mondial de la Fondation Rotary et ses Partenaires

• Aucune contribution des clubs ou sous la forme de Fonds spécifique de district (FSD) n'est requise

• Les subventions clé en main sont idéales pour les clubs et les districts disposant de fonds limités ou n'ayant pas beaucoup d'expérience dans les actions de grande envergure 

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Axes stratégiques

Paix et prévention/résolution des conflits

Prévention et traitement des maladies

Eau et assainissement

Santé de la mère et de l’enfant

Alphabétisation et éducation de base

Développement économique et local

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Actions DurablesRenforcer les connaissances et les compétences des bénéficiaires pour maintenir les résultats de l’action une fois que les fonds de la Fondation ont été utilisés.

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FONDS DE PARTICIPATION AUX PROGRAMMES

SHARE

Subventions de district

50 % (max.)

Fonds spécifique de district*

50 % 50 %

Fonds mondial

50% (min)

Subventions mondiales(contrepartie du Fonds mondial pour liquide, DAF et Fonds permanent)

Modèle de Financement

Autres (liquide, DAF, Fonds permanent)

Sous contrôle du district Sous contrôle des administrateurs

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Demande

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Phase Préliminaire

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Phase préliminaire

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Phase Préliminaire

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Phase Préliminaire

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Phase Préliminaire

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Phase Préliminaire

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Directives Financieres

• Contributions de Rotariens• Interdiction de recueillir des fonds auprès des

bénéficiaires en échange de la subvention • Interdiction d’utiliser des fonds en provenance

du budget d’une autre action financée par une subvention de la Fondation

• Contributions créditées au donateur

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Mise en place

• Communication• Plan de gestion

financière • Dossiers complets • Suivi du plan

approuvé

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Évaluation• Facilite la rédaction des rapports • Améliore les futures actions• Basée sur les objectifs• Processus permanent• Identifie les réussites

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Séance 3

Supervision et Envoi de Rapports

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Plan de gestion financière• Compte en banque séparé • Distribution des fonds• Paiements par chèque ou carte

bancaire pour pouvoir en conserver une trace

• Grand livre • Législation locale

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Ressources• Feuilles de travail :

– Conservation des documents– Plan de gestion financière

• Changement de signataire• du compte bancaire • www.rotary.org/fr

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Conservation des Documents• Accessibles• Conservés pendant au moins 5 ans• Copies

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Subventions Mondiales Fréquence des % rapports• Rapports intermédiaires

– dans les 12 mois suivant la réception du premier versement

– tous les 12 mois jusqu’à la conclusion de l’action

• Rapport final dans les deux mois suivant la conclusion de l’action

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Subventions Mondiales Contenus des % %orts• Implication des partenaires dans l’action• Type d’activité• Évaluation des résultats • Manière dont ils s’inscrivent dans le cadre des

axes stratégiques• Compte-rendu des dépenses• Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont

bénéficié

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Conflit d’intérêt• Survient lorsqu’un Rotarien est

susceptible de profiter d’une action• Le bénéfice peut être direct (le

Rotarien profite de l’action) ou indirect (un proche du Rotarien profite de l’action)

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Séance 4

Certification

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Critère de la Certification

• Participation au séminaire Gestion des subventions

• Signer le protocole d’accord du club• Suivre les Orientations du District

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Conserver la Certification• Respecter le protocole d’accord du

club• Nommer un ou plusieurs membres du

club pour administrer la certification du club

• S’assurer que des mesures de contrôle et une gestion appropriée des subventions sont en place

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Merci pour votre Attention !!!