TOME VI

MANUEL DE PROCEDURES

« MISE EN ŒUVRE DES SOUS PROJETS MONTANTS INFERIEURS OU EGAL A 14 MILLIONS Ar»

Janvier 2010

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TABLE DES MATIERES

CHAPITRE 0. : CONTEXTE...............................................................................................................................3

CHAPITRE I : LES ACTEURS ..........................................................................................................................4

I.1 - LE FONDS DE DEVELOPPEMENT LOCAL (FDL) ..............................................................................................4 I.2 - LES COMMUNES.............................................................................................................................................4 I.3 - LES ASSOCIATIONS/ONG LOCALES...............................................................................................................4 I.4 - LES BENEFICIAIRES.......................................................................................................................................4

CHAPITRE II : CIBLAGE DES BENEFICIAIRES............ ..............................................................................5

II.1 - CIBLAGE DES COMMUNES D’ INTERVENTION ................................................................................................6 II.2 - CIBLAGE DES TRAVAILLEURS.......................................................................................................................6

a) Recrutement : ........................................................................................................................................6 b) Priorisation :..........................................................................................................................................6

II.3 MODE DE REALISATION TECHNIQUE ET FINANCIERE......................................ERREUR ! SIGNET NON DEFINI . a) Gestion technique du sous-projet ..........................................................................................................7 b) Systèmes de gestion financière et comptable ........................................................................................8 c) Renforcement de capacité des Communes............................................................................................8

II.4 – LES SOUS-PROJETS A REALISER...................................................................................................................9 a) Phases d’identification et de mise en œuvre des sous-projets ...............................................................9 b) Investissements éligibles.......................................................................................................................9 c) Rapport final .......................................................................................................................................10

I I.5 - M ISSIONS DE SUPERVISION ET AUDIT PAR LE FDL ......................................................................................11

CHAPITRE III- MODE DE REALISATION FINANCIERE....... ..................................................................12

III.1 - REPARTITION DU COUT TOTAL DU FINANCEMENT.....................................................................................12 III.2 - MODALITES DE DEBLOCAGE DES FONDS....................................................................................................13 III.3 - SALAIRE EN VIGUEUR................................................................................................................................13 III.4 - PASSATION DE MARCHES...........................................................................................................................14

CHAPITRE IV- SUIVI – EVALUATION.................... .....................................................................................15

VI.1 - SUIVI DES ACTIVITES REALISEES : .............................................................................................................15 a) Indicateurs globaux (pour l’ensemble de la composante) ...................................................................15 b) Indicateurs spécifiques (pour les sous projets)....................................................................................15

V1.2 - EVALUATION DE L ’ IMPACT DU SOUS-PROJET SUR LES BENEFICIAIRES : ....................................................16

ANNEXE 6.1 : DEFINITIONS ..........................................................................................................................18

ANNEXE 6.2 : TYPOLOGIE DES SOUS-PROJETS ......................................................................................19

ANNEXE 6.3 : MEMOIRE DE PREPARATION DE PROJET ...... ...............................................................21

ANNEXE 6.4 : MODELE DE CONVENTION DE FINANCEMENT EN TRE LE FDL ET LA COMMUNE..........................................................................................................................................................25

ANNEXE 6.5 : CANEVAS DE RAPPORT FINAL D’EXECUTION .. ...........................................................30

ANNEXE 6.6 : FICHE D’ENQUETE D’EVALUATION D’IMPACT DES SOUS PROJETS ...................33

ANNEXE 6.7: TABLEAU SYNOPTIQUE DU DEROULEMENT DE LA PROCEDURE.. ........................34

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CHAPITRE 0: CONTEXTE Madagascar compte 18 millions habitants avec une croissance démographique de 2,8%, dont 80% vivent en zone rurale. Le pays rencontre actuellement des problèmes sociaux. Le gouvernement pour y faire face entend effectuer des actions pour soutenir le peuple malgache dans ses difficultés à travers l’intégration d’une série d’activités de protection sociale au sein du Fonds de Développement Local, afin d’améliorer les conditions de vie de la population défavorisée. Le Gouvernement considère la décentralisation comme une des meilleures voies pour promouvoir la participation citoyenne et asseoir les bases d’un véritable développement à tous les niveaux. Les objectifs sont, d’une part d’atténuer les impacts socio-économiques de la crise, de dynamiser l’économie locale, grâce à une gouvernance décentralisée et démocratique, et d’autre part d’améliorer les conditions de vie et d’accroître les revenus des populations locales. Les sous-projets d’investissement pouvant être financés par le FDL sont catégorisés en

Travaux en HIMO ; Travaux communautaires, Travaux de tâcheronnage ; Travaux à la fois HIMO et tâcheronnage ; Travaux réalisés en régie directe et Acquisition ou réhabilitation de matériels, d’équipements ou de mobiliers

Compte tenu de ces catégories de sous-projets, et à travers le financement des communes, l’appui du FDL a pour objectifs de :

� Renforcer les capacités des communes en maîtrise d’ouvrage locale. � Faire des travaux de réhabilitation des infrastructures communautaires et communales ; � Améliorer les conditions de vie et de l’environnement des populations défavorisées ;

Les sous-projets éligibles à ce financement figurent en annexe 6.2 de ce document. Dans l’optique de maîtrise d’ouvrage, les responsabilités des communes commencent dès l’identification jusqu’à la réception définitive des travaux, l’exploitation et la maintenance des ouvrages. Ainsi le FDL n’évalue pas l’opportunité du sous-projet faisant l’objet de la demande de financement. Il s’assure seulement que la demande de financement soit conforme à la législation en vigueur.

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CHAPITRE I : LES ACTEURS La mise en œuvre du volet «sous-projets» fait intervenir un certain nombre d’acteurs : en premier lieu, le FDL en tant qu’organisme de gestion et de financement, en second lieu, la Commune en tant que maître d’ouvrage, et enfin, les fokontany et les communautés locales qui sont les acteurs de la mise en œuvre du volet «protection sociale».

I.1 - Le Fonds de Développement Local (FDL) Dans le cadre de la mise en œuvre de ce volet, les rôles et responsabilités du FDL sont régis par le manuel de procédures sur la gestion des subventions « Tome 3 ». Elles se résument à :

� Encourager les initiatives au niveau des Communes éligibles à identifier les sous-projets prioritaires à hauteur du volume de financement octroyé par le FDL ;

� Former les communes et ses équipes dans la préparation, la constitution de demande de financement et l’exécution de sous-projets ;

� Evaluer les demandes de financement des communes ; � Préparer le projet d’accord de financement ; � Former les communes sur les modalités de suivi et de rapportage des activités ; � Suivre la réalisation des sous- projets ; � Eventuellement, exercer un contrôle à posteriori pour vérifier que les groupes cibles ont bien

reçu l’argent, et procéder à des audits et évaluations périodiques pour mesurer l’impact des sous- projets.

I.2 - Les Communes

Elles sont responsables de la préparation, de l’exécution et de suivi des travaux ainsi que la bonne utilisation des fonds mis à leur disposition par le FDL tout en veillant à la qualité des travaux, des matériels et/ou d’équipements.

I.3 - Les Associations/ONG locales Dans le cas où la commune ne dispose pas des compétences nécessaires, le recours aux prestataires de services tels que les Organismes ou Associations locaux est autorisé à condition que leurs rémunérations ne dépassent pas 8% du coût total du sous-projet financé par le FDL.

I.4 - Les Bénéficiaires Pour une meilleure atteinte des objectifs, le recrutement des travailleurs dans le cadre des travaux HIMO devrait priorisé les groupes les plus démunis (femmes chef de famille, personnes sans emploi, main d’œuvre non qualifiée, etc.). La population en général profite des améliorations des infrastructures communautaires engendrées par ces travaux.

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CHAPITRE II : MODALIDES D ’EXECUTION Selon la typologie des sous- projets, il y a lieu de distinguer les principales modalités d’exécution des sous- projets suivants :

- Travaux communautaires, impliquant la mobilisation des mains d’œuvre gratuites des populations locales sous le leadership et la coordination des autorités et dirigeants locaux. Ce mode d’exécution est généralement utilisé dans le cas des travaux d’infrastructures dont la mise en œuvre n’exige aucune qualification, le financement FDL sera alloué essentiellement à l’acquisition de matériels et de fournitures nécessaires aux travaux.

- Travaux HIMO, dont les différentes tâches composant le sous-projet sont réalisées en

haute intensité de main d’œuvre comme certains projets de réhabilitation de pistes, de canaux d’irrigation ;

- Travaux de tâcheronnage, où les communes selectionnent des ouvriers spécialisés et des

tâcherons pour réaliser le projet. Ce mode d’exécution s’accommode surtout avec les travaux de réhabilitation des infrastructures comme les bureaux, les écoles, …;

- Travaux en régie, dont les différentes tâches composant le sous-projet sont réalisées en

totalité par l’équipe communale. Ce mode d’exécution s’accommode surtout pour les communes urbaines et certaines communes de première catégorie disposant de personnel qualifié.

- Travaux à l’entreprise impliquant l’intervention d’entreprise de construction disposant du

personnel qualifié et des matériels adéquats.

Selon les besoins, la commune peut envisager la combinaison de ces différentes modalités d’exécution.

Acquisition des matériels, d’équipements ou de mobiliers nécessaires au fonctionnement et à l’exploitation des infrastructures communales et / ou communautaires (Bureaux communaux et fokontany, guichets fonciers, Ecole, CSB…).

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CHAPITRE III : CIBLAGE DES BENEFICIAIRES

III.1 - Ciblage des communes d’intervention Le programme est destiné à toutes les communes de Madagascar sous réserve du respect des critères d’éligibilités ci-mentionnés :

• Budget primitif de l’exercice fiscal en cours • Compte administratif de l’exercice fiscal précédent • Un Secrétaire Comptable certifié pour les Communes Rurales de 2ème catégorie.

L’appréciation de ces obligations se fera à la date de présentation de la demande de financement et la vérification se fait tout au long de la procédure. Une commune qui n’est pas éligible peut le devenir à tout moment en répondant aux 3 critères cités auparavant.

III.2 - Ciblage des travailleurs1 ou Tâcherons2 III.2.1- Cas des projets HIMO,

a) Recrutement : Dans un premier temps, le Maire ou son équipe organise une Assemblée Générale d’information sur le sous-projet à réaliser. Les conditions de travail (salaire, horaire, nombre de travailleurs requis, nombre de jours de travail) seront publiquement affichées au niveau du bureau de la Commune et des Fokontany. Les bénéficiaires intéressés et âgés de plus de 18 ans pourront alors s’inscrire.

b) Priorisation : Pour les sous-projets en HIMO, le Maire aidé par les Chefs quartiers procèderont ensuite à une priorisation des bénéficiaires jugés comme étant les plus vulnérables sur la base de cette liste. Cette priorisation se fera sur la base des critères suivants :

• priorité donnée aux femmes « chef de famille » et • priorité donnée aux sans emplois. • D’autres critères de vulnérabilité pourront être pris en compte par le Maire et le Chef

quartier si ces derniers les jugent pertinents. Le Maire établira un Procès Verbal arrêtant la liste définitive des travailleurs qui sera publiquement affichée aux niveaux des bureaux de la Commune et des Fokontany et transmise au niveau des quartiers par les Chefs de Quartier. III.2.2- Cas des projets réalisés en tâcheronnage,

a) Recrutement : Pour les sous-projets de travaux en tâcheronnage, le Maire aidé par les Chefs quartiers procèderont à l’identification des tâcherons3 pour la réalisation du sous-projet. Les qualifications, pour chaque poste seront publiquement affichées aux niveaux des bureaux de la Commune et des Fokontany. Les procédures de sélection de ces derniers suivent celles de passation de marchés publics en vigueur, c'est-à-dire, faire une consultation d’au moins trois groupements de tâcherons. Il importe de noter que chaque groupement doit disposer des compétences nécessaires aux travaux. 1 Cas sous-projet HIMO 2 Cas sous-projets de travaux en régie 3 Maçons, manœuvres ? …

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III.2.3- Cas des travaux en régie,

Recrutement : Pour les sous-projets en régie, la mise en œuvre des travaux revient à la commune, donc, il n’y a pas de recrutement à faire. III.2.4- Cas des travaux à l’entreprise Le recrutement des entreprises s’effectue suivant les procédures de passation des marchés publics applicables sur la base de Bordereau Détail Estimatif (BDE) visé par le Maire établis soit par l’Agent technique de la Commune soit par un Bureau d’Etudes ou une Entreprise. La passation de marchés tient compte des seuils prescrits y afférents. Ce mode d’exécution devrait contribuer par ailleurs à l’émergence de micro-entreprises locales.

II.3 Gestion technique du sous-projet a.1- L’Agent technique : Dans l’objectif d’une professionnalisation des fonctions communales, la commune bénéficiaire doit avoir une personne qualifiée occupant le poste d’Agent technique ou d’Agent de développement au sein du personnel de la commune. Dans le cadre de l’élaboration et de mise en œuvre du sous-projet il/elle doit aider la commune, entre autres, dans :

- la préparation, - la mise en œuvre, - le suivi et la réception des travaux. - Il/elle assure la coordination des chantiers ainsi que le recrutement et la

formation/encadrement des différentes personnes impliquées dans la réalisation du sous-projet comme les :

i. Chef de chantier, Chefs d’équipe et main d’ouvre, cas des sous-projets HIMO ;

ii. Chef de chantier,Manoeuvres et Ouvriers spécialisés pour les travaux en tâcheronnage.

Il/elle est responsable de l’établissement des rapports techniques de chantier selon les canevas du FDL (Annexe 6.5) Il/elle travaille avec les autres responsables de la commune, notamment le Maire et le STC en approuvant les différentes pièces4 relatives aux demandes de déblocage de fonds en rapport avec le sous-projet. Dans le cas des communes urbaines et communes rurales de première catégorie, le poste d’Agent technique peut être assuré par d’autres fonctions similaires (Responsables des Services Techniques, Agents voyers,…). Il/elle doit travailler étroitement avec le Maire et les comptables du trésor public pour la mise en œuvre du sous-projet.. Dans le cas où l’Agent technique assurera la fonction du Chef de chantier, il/elle pourrait percevoir une indemnité selon les taux défins dans ce manuel, imputable dans le coût du sous-projet

4 Càs des communes ne disposant pas de système trésor : Etat d’émargement des Mains d’œuvre, factures proforma ou factures d’achat des outillages et équipements, …

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a.1- Catégorie de personnel impliqué et attribution Selon la typologie de projets, les différents postes éligibles au financement du FDL figurent dans le tableau ci-après :

Catégorie de personnel TRAVAUX HIMO TRAVAUX DE TACHERONNAGE

HIMO/TACHERONNAGE

CHEF DE CHANTIER OUI OUI OUI CHEF D’EQUIPE OUI OUI MANOEUVRE OUI OUI MACONS OUI OUI OUVRIERS SPECIALISES

OUI OUI

MAIN D’ŒUVRE HIMO

OUI OUI

b) Systèmes de gestion financière et comptable

La gestion financière et comptable des sous projets au niveau des communes est régie par le système comptable national en vigueur. Ainsi, la séparation de fonction entre l’ordonnateur (Maire) et le comptable (le Trésor Public ou le STC) est de rigueur en ce qui concerne l’utilisation des subventions. Toutefois, des appuis et encadrements pourront être donnés par le FDL pour aider les communes à améliorer leur système de gestion financière et comptabilité.

c) Renforcement de capacités des Communes Le FDL organisera des séances de formation pour les Communes bénéficiaires. Ces formations porteront sur :

• la gestion de chantier (organisation et réalisation des travaux) ;

• les activités techniques spécifiques telles les reboisements et la protection des bassins versants ;

• les aspects logistiques, la gestion et la comptabilité des fonds.

Toutes les activités de formation, d’appui aux communes et de renforcement de leurs capacités sont conduites selon le principe fondamental du respect de l’autonomie communale. La commune est le maître d’ouvrage : ni les représentants du FDL ni les prestataires d’appui ne doivent se substituer aux rôles des autorités communales.

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II.4 – Les Sous-projets à réaliser

a) Phases d’identification et de mise en œuvre des sous-projets Le cycle de traitement et de mise en œuvre des sous-projets communaux s’effectue en quatre phases dont :

• Phase préalable, consacrée à l’analyse d’éligibilité et au renforcement de capacités de la commune pour accéder à la subvention ;

• Phase d’élaboration et d’analyse de demande de financement, consistant à : aider les

communes dans l’identification et la formulation de leurs sous-projets, analyser la demande de la commune, signer l’accord de financement entre la commune et le FDL ;

• Phase d’exécution des sous projets qui consistant à exécuter les travaux selon le dossier

dûment approuvé ; • Phase de réception provisoire consistant à réceptionner les travaux et à établir le rapport

d’exécution du sous-projet. Dans ce cadre, un comité sera constitué et devra être composé essentiellement par :

• Le Maire ou son Représentant • Le Président du Conseil Communal, ou son Représentant • Un agent technique de la Commune, • Un représentant du Contrôle des Dépenses Engagées (CDE), pour les Communes Urbaines • Le Chef du District, en fonction de sa disponibilité Les détails de ces phases figurent an annexe 67 du présent document.

b) Investissements éligibles La subvention du FDL peut financer tout investissement entrant dans le cadre de la compétence de la commune, selon la liste figurant en annexe 6.2 au présent manuel. Une partie de la subvention pourrait être utilisée au financement de l’intervention des prestataires de services si la commune n’arrive pas à identifier les personnes5 en charge de la gestion et la mise en œuvre des sous-projets. La rémunération des prestataires ne doit pas dépasser 8% du coût total du sous-projet.

5 Agent technique, Chef de chantier, Superviseurs, Ouvriers spécialisés.

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Toutefois, la subvention du FDL ne peut en aucun cas financer des dépenses de fonctionnement de la commune. Pour être éligible, un sous-projet doit répondre, dans sa conception et réalisation, aux critères suivants:

Les demandes de financement pour la réalisation de sous-projets doivent être formulées dans des requêtes émanant signées par le Maire et ayant obtenu l’approbation du Conseil communal

� Le sous projet doit être un sous projet simple et à faible technicité

� Le sous-projet devrait être réalisé dans un délai très court sans dépasser trois mois à partir la réception du fonds.

� Le financement du FDL pour la réalisation d’un sous-projet ne doit pas dépasser Quatorze

millions d’Ariary (14 millions d’Ar).

c) Rapport final Etant donné que le financement d’un sous projet s’effectue sur une base estimative à partir du dossier du sous-projet, le rapport final d’exécution des activités doit comporter impérativement avec des documents de justification à l’appui tous les points permettant de mettre en exergue :

� les dispositions de réalisation des activités prévues du point de vue technique et financier, � les données permettant d’apprécier les indicateurs de résultats et d’impacts et d’en expliquer

les écarts éventuels, � la description des mécanismes appropriés décrits à travers des activités de sensibilisation de la

population pour assurer la bonne utilisation, la protection et l’entretien des résultats des travaux.

� les enseignements tirés de la réalisation des activités et les recommandations proposées. La commune bénéficiaire selon les obligations prévues dans la convention de financement signée avec le FDL, doit adresser au FDL au plus tard un mois après l’achèvement des activités un rapport d’activités conformément au canevas fourni à cet effet. L’approbation par le FDL du rapport final présenté par la commune la libère de toutes les obligations par rapport à la convention de financement. En cas de manquement manifeste à cette obligation, le FDL, en plus des sanctions normalement prévues en cas de non respect des clauses contractuelles et généralement, en cas de malversations ou fraudes, se réserve le droit d’informer les autorités compétentes..

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II.5 - Missions de supervision et audit par le FDL Dans le cadre de l’exécution des sous-projets, la commune assure en totalité le suivi de l’exécution des travaux. Les visites par de l’équipe du FDL sont facultatives et pourraient être programmées afin d’accompagner la commune à assurer pleinement son rôle de maître d’ouvrage. Entre autre, l’équipe du FDL pourrait être associée à l’une des missions suivantes :

� Une mission de suivi des travaux en cours, � Une mission d’évaluation à la réception des travaux.

Le FDL se réserve le droit d’auditer les fonds utilisés sans toutefois faire l’audit comme une obligation. Il se fera par échantillonnage. L’audit a comme objet de:

(i) vérifier la réalisation financière des sous-projets communaux financés avec les différentes pièces et outils comptables y afférents,

(ii) vérifier l’effectivité des procédures de gestion des sous-projets ainsi que le niveau de décaissement par rapport aux travaux réalisés,

(iii) évaluer le niveau de satisfaction et l’appréciation des bénéficiaires sur l’exécution et le fonctionnement des travaux.

Un canevas de rapport d’audit figure en annexe 5.18 du Tome 5.

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CHAPITRE III- MODE DE REALISATION FINANCIERE

III.1 - Répartition du coût total du financement Cas des projets HIMO : En tant que programme d’investissement aux communes et ayant aussi comme objectif de procurer des revenus et moyens de subsistance contre travail aux personnes vulnérabilisées et les plus démunies, la répartition des trois catégories de dépenses est comme suit :

Cas où les catégories de dépense I et II sont concernées • cat I : Le montant du salaire devra se situer entre 30 à 75% du montant total du financement. • cat II: différence entre le montant total du financement et les catégories I et III ; • cat III : L’encadrement devrait se situer entre 0 et 8% du montant total du financement. Cas où la catégorie de dépense II n’est pas concernée : • cat I : Le montant du salaire devra se situer entre 92% à 100% du montant total du

financement. • cat III : L’encadrement devrait se situer entre 0 et 8% du montant total du financement.

Cas des projets tâcheronnage ou des travaux en régie : Cette catégorie de sous-projet concerne les travaux des construction/réhabilitatation des infrastructures dont les bésoins en matériels sont les plus importants, ainsi la répartition des trois catégories de dépenses est comme suit :

• cat I : L’estimation du montant du salaire ne devrait pas dépasser 20 % du montant total du sous-projet

• cat II: différence entre le montant total du financement et les catégories I et III ; • cat III : L’encadrement devrait se situer entre 0 et 8% du montant total du financement.

Cas des projets d’acquisition des matériels et d’équipements : Cette catégorie de sous-projet concerne l’achat des matériels et équipement des infrastructures communaux ou communautaire. Les coûts relatifs à l’assistance technique pour l’installation et à la formation sont inscrits au titre de la catégorie de dépense I « Salaire ».

Cas où la catégorie de dépense I est affectée : • cat I : Le montant du salaire devra pas dépasser 5 % du montant total du financement. • cat II: différence entre le montant total du financement et les catégories I et III ; • cat III : L’encadrement devrait se situer entre 0 et 8% du montant total du financement.

Cas où la catégorie de dépense I n’est pas affectée : • cat II: elle doit se situer entre 92% à 100% du montant total du financement. • cat III : L’encadrement devrait se situer entre 0 et 8% du montant total du financement.

Concernant le mode d’exécution « travaux communautaires », la totalité du financement doit être affectée à l’achat de matériels, de matériaux de construction et de fournitures nécessaires aux travaux. Il n’y pas lieu de répartition à appliquer.

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III.2 - Modalités de déblocage des fonds

Lorsque la subvention est accordée :

- s’il s’agit d’une commune dotée d’un compte au Trésor, la subvention est versée sur un sous-compte ouvert spécialement aux subventions FDL auprès du trésor;

- dans le cas contraire, la subvention est versée sur le sous-compte bancaire de la commune

affectée au FDL. Les modalités de transfert de fonds respectent les règles stipulés dans la partie « 16- Versement de la subvention » du manuel de procédure tome 3. Comme la subvention ne doit pas dépasser 9 millions d’Ar, le fonds est versé en une seule tranche.

III.3 - Salaire en vigueur

Les conditions d’emploi des travailleurs doivent être conformes à la législation du travail Malgache. En particulier, la rémunération des travailleurs doit être basée sur le SMIG horaire sans toutefois le dépasser aux fins d’auto-ciblage. Le salaire journalier à appliquer pour la main d’œuvre ordinaire serait au minimum le taux du SMIG tout en respectant les textes en vigueur. Toutefois, une grille est développée à titre indicatif pour les différentes catégories de sous-projets communaux. TRAVAUX HIMO

Catégorie de personnel Taux journalier CHEF DE CHANTIER 4 000 Ar CHEF D’EQUIPE 3 000 Ar MAIN D’ŒUVRE HIMO 2 000 Ar TRAVAUX DE TACHERONNAGE et TRAVAUX EN REGIE

Catégorie de personnel Taux journalier CHEF DE CHANTIER 15 000 Ar MANOEUVRE < 5 000 Ar MACONS < 10 000 Ar OUVRIERS SPECIALISES < 15 000 Ar TRAVAUX DE TACHERONNAGE-HIMO

Catégorie de personnel Taux journalier CHEF DE CHANTIER 15 000 Ar CHEF D’EQUIPE 3 000 Ar MANOEUVRE < 5000 Ar MACONS < 10 000 Ar OUVRIERS SPECIALISES < 15 000 Ar MAIN D’ŒUVRE HIMO 2 000 Ar

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III.4 – Prix des matériaux Les coûts des matériels, des matériaux de construction et des fournitures, estimés par les communes doivent se cadrer aux référentiels des prix éventuellement disponibles au niveau du FDL. Ce référentiel de prix sera mis à jour périodiquement et fera l’objet de partage. Les frais de transport des matériels, des matériaux de construction et de fournitures entre les lieux de travaux et d’achat pourront être pris dans la catégorie 2. En cas de difficultés d’application des règles de passation de marchés pour les transports locaux (à dos d’homme, par charrette, par pirogue,..), la décision y afférente nécessite la délibération du Conseil communal.

III.5 - Passation de marchés Comme les sous-projets sont de nature simple d’un point de vue technique, reposant essentiellement sur l’emploi temporaire de main d’œuvre non qualifiée, les seules directives en matière de passation de marchés concernent les achats de fournitures: petit outillage et matériaux, les achats des matériaux de construction et équipement divers. Pour tout achat, la commune doit effectuer une comparaison de prix d’au moins entre trois fournisseurs, et choisir le moins disant. Par ailleurs, l’accent doit être mis surtout sur la transparence dans le déblocage et l'utilisation des fonds.

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CHAPITRE IV- SUIVI – EVALUATION A la fin du sous-projet de protection sociale, le FDL pourrait effectuer :

� Un suivi quantitatif et qualitatif des activités réalisées

VI.1 - Suivi des activités réalisées :

a) Indicateurs globaux (pour l’ensemble de la composante) Pour une période donnée:

• Nombre de sous projets ayant fait l’objet de conventions de financement avec des Agences d’Exécution

• Nombre de sous projets réceptionnés • Nombre de travailleurs bénéficiaires (avec distinction du nombre de femmes bénéficiaires) • Nombre de personnes / jours de travail (et le nombre de femmes / jours de travail)

b) Indicateurs spécifiques (pour les sous projets)

Type de projet Indicateurs de réalisation Ecoles - Nombre de salles de classe construites/ réhabilitées Centres de santé (CSB) - Nombre de salles construites / réhabilitées Adductions d’eau Potable (AEP) et Puits

- Nombre de bornes fontaines et points d’eau - Longueur en m/l des réseaux de distribution - Nombre d’habitants desservis par l’AEP/puits

Marchés - Nombre de pavillons, hangars et aires de vente - Surface totale en m2 des pavillons, hangars et aires

de vente Routes rurales et ouvrages - Longueur en Km de la chaussée remise à niveau

- Nombre et Longueur en m/l de ponts et radiers construits

Aménagement des bas fonds - Superficie (en hectare) dominée par un réseau d’irrigation réhabilité

- Longueur en m/l des réseaux réhabilités Assainissement des villes - Longueur en m/l des réseaux d’assainissement

réhabilités - Nombre d’habitants affectés

Terrain de jeux - Nombre de jeunes desservis - Superficie en m² aménagée

Reboisement - Nombre de jeunes pousses plantées (Nombre de pieds d’arbre plantés

- Supérficie réboisée Aménagement des bureaux communaux

- Surface totale en m2 réhabilitée - Nombre d’habitants affectés

Autres - Nombre de sous projets et autres indicateurs jugés pertinents

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V1.2 - Evaluation de l’impact du sous-projet sur les bénéficiaires : Cet outil a pour objectif de mesurer l’impact de l’injection monétaire dans la vulnérabilité des travailleurs ainsi qu’à leur ménage. Un modèle de fiche d’enquête est présenté en Annexe 6.6 En définitive, les résultats de ces enquêtes permettront d’appréhender et de comprendre le processus de changement ou d’atténuation apporté par le sous-projet et partant de permettre au FDL d’apporter des améliorations dans ses interventions notamment en matière de ciblage

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ANNEXES

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ANNEXE 6.1 : Définitions 6 Les termes suivants sont utilisés dans le présent Manuel: Commune. Pour désigner l’unité administrative officiellement établie, à territoire bien déterminé et dirigée par un Maire élu et un Conseil Municipal, composée par un nombre bien déterminé de villages (Fokontany). La loi No.94-001 fixe le nombre, la délimitation, la dénomination et les chefs-lieux des communes. Actuellement, il existe 1.5497 communes à Madagascar. Fokontany. Pour désigner une subdivision administrative de base au niveau de la Commune comprenant des hameaux, villages, secteurs ou quartiers. Le Fokontany débat, décide ou délibère en Assemblée Générale sur convocation du Chef de Fokontany. Celui-ci est en charge de l'administration générale du Fokontany. Ses principales activités sont les suivantes : élaborer avec la communauté une vision pour le développement du Fokontany, mobiliser la population sur les problèmes et le développement de la communauté, apporter le leadership, le changement et l’esprit d’initiative dans la conduite des sous-projets de développement du Fokontany Communauté. Pour désigner la population de l’un des villages ou fokontany faisant partie d’une commune. Un sous-projet est une activité singulière et bien définie de travaux , par exemple: les travaux routiers, travaux d’aménagement et de réhabilitation de canaux, marais, lac…, construction de digues, construction de passerelles pour usage temporaire, aménagement de pistes piétonnes, travaux de protection de l’environnement et de reforestation. Le Coût d'un sous projet est l’ensemble des dépenses effectuées ou à effectuer pour préparer et réaliser ce sous projet, conformément à ses objectifs et à sa description.

6 Pour les définitions spécifiques à une composante donnée, veuillez vous référer au Manuel de Procédures correspondant. 7 Recensement des Communes à Madagascar – Février 2008 - Christine Moser

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ANNEXE 6.2 : Typologie des sous-projets pouvant être réalisés en HIMO, en Travaux, en Régie ou en mode entreprise

La liste ci-dessous présente les différents types de sous-projets pouvant être financés dans la composante Protection Sociale :

a. Travaux réhabilitation des infrastructures communales :

- Travaux de peinture des bureaux et infrastructures communales - Travaux de réhabilitation ou de remise en état des bureaux et infrastructures communales

b. Travaux d’aménagement hydro agricole

- Construction ou réhabilitation de barrages en terre - Construction ou réhabilitation de petits ouvrages - Valorisation de bas-fond - Désensablement des surfaces cultivables - Préparation de sols pour la culture (terrain domanial ou communautaire)

c. Travaux d’assainissement et de gestion des déchets solides :

- Travaux de réhabilitation ou de construction des canaux et ouvrages de drainage et d’assainissement

- système de collecte, de traitement et de ramassage - Bacs à ordures

d. Travaux de protection de l’environnement et reboisement

- Travaux de stabilisation de lavaka et de drainage et de lutte anti-érosive – talutage et couverture végétale.

- Aménagement des bassins versants – diguettes anti-érosives – traitement de ravines. - Protection des berges et des digues par la plantation d’herbes et/ou d’arbres fixateurs ou, plus

rarement avec des gabions, pierres plates ou avec du béton, ou encore une combinaison de ces techniques;

- Pépinières villageoises – reboisement. - Fixation de dunes. - Construction de digues de protection pour éviter l’inondation des bas-quartiers - Mise en place de dispositifs anti-éboulement dans les zones exposées à de tels risques

e. Voies de desserte et petits ouvrages de franchissement

- Dégagement et remise en état de voies de desserte ou des petits ouvrages de franchissement

(curage des fossés et des ouvrages; dégagement des éboulements; élagage des arbres). - Pavage de pistes - Construction de passerelles en bois (ou autres matériaux disponibles localement) permettant

de traverser un canal, un marécage, un espace inondé ou remplacement d’une passerelle devenue dangereuse parce que trop vieille, sur un trajet assez fréquenté.

f. Travaux d’assainissement

- Construction de nouveaux bacs à ordures

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g. Projets et dépenses qui ne sont pas éligibles au financement

Les travaux doivent concerner des infrastructures communales à caractère social ou économique, mais ne doivent pas porter sur des infrastructures génératrices de revenus pour des privés – comme des bâtiments pour des activités commerciales, par exemple. Les activités courantes relevant des domaines de compétence de la commune ne sont pas éligibles au financement de la composante. Par ailleurs, les sous-projets et dépenses suivants ne sont pas éligibles au financement:

• les dépenses pour l’identification et la préparation des sous-projets, y compris la demande de financement auprès du FDL. Toutefois, l’équipe du FDL pourrait donner des appuis aux communes durant cette phase.

• les achats de terrains ou immeubles, de véhicules et d’équipements importants (seuls les petits outillages sont éligibles);

• les édifices cultuels; • les dépenses de fonctionnement ou charges récurrentes (en particulier la rémunération du

personnel des communes); • les sous-projets ayant un impact négatif sur l’environnement.

NB : lors de la mise en œuvre des sous-projets, une attention particulière sera donnée à la dimension environnementale. Ainsi, pour chaque typologie de sous-projet, la commune est tenue d’appliquer les mesures d’atténuation définies dans le Manuel de Procédures Environnementales.

21

ANNEXE 6.3 : Fiche de Projet (Plan type)

Intitulé du sous projet ………………………………………………………. Fokontany de …………………………………….………………..………… Commune de …………………………………….………………..………… District de ……………………………………….………………….… Région de ……………………………………….………………….… 1. Description du Projet 1.1 Objectif et description du sous-projet 1.2 Modalités de réalisation et organisation des travaux 1.3 Chronogramme d’exécution

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1.4 Besoins en main d’œuvre

Poste de travail8 Nombre Salaire (Ar/j) Nombre de jours travaillés Salaire total

Salaire total à distribuer

1.5 Besoins en petit outillage et matériaux

Désignation Nombre Prix de référence unitaire (Ar) Coût total

Coût total

1.6 Résultats attendus 2. Durée du sous projet Nombre de jours: …………………………… Commençant le [date précise]… et se terminant le. [Date de fin de chantier]

8 Si la commune n’a pas des gens qualifiés pour le suivi des travaux, elle pourrait recourir aux appuis des AGEX (ONG, Association…) dont le coût ne doit pas dépasser 5% du montant total du sous-projet.

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3. Dépenses financées par le FDL (prévisions)

Liste des rubriques Montant

(en ARIARY)

Pourcentage

Catégorie I - Rémunération des travailleurs9 Catégorie II - Autres dépenses de la commune ou de l’Agence d’Exécution financées par le FDL [doit être inférieur ou égal entre la catégorie I et catégorie III

Catégorie III – Rémunération des AGEX 10

9 Les chefs d’équipe et les membres des cellules de gestion au niveau de chaque chantier font partie des travailleurs. 10 Si la commune n’a pas des gens qualifiés pour le suivi des travaux (Ouvrier spécialisé, Chef d’équipe, Chef de chantier), elle pourrait recourir aux appuis des AGEX (ONG, Association…) dont le coût ne doit pas dépasser 8% du montant total du sous-projet.

24

4. Indicateurs – Intrants (prévisions)

Description Quantités11

5. Agence d’Exécution (AGEX) recommandée pour l’exécution des activités

(Au moins 3 et par ordre de préférence)

DOMICILIATION Identification AGEX Adresse Commune District

Présélection FID (O/N)

Date de l’évaluation : VISA :

- Chef Fokontany - Autorité morale ou religieuse [qualité à préciser]

LISTE DES DOSSIERS

- Pv de déliberation du conseil communal - Pv de consultation publique cas des projets communautaires - Stratégie d’entretien et de fonctionnement des travaux

11 Dans la mesure du possible, quantifier les réalisations attendues - ex.: nombre de mètres de canaux à curer.

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ANNEXE 6.4 : Modèle de convention de financement entre le FDL et la Commune

Modèle d’accord de financement FDL – commune

[NUMERO D'IDENTIFICATION DE L’ACCORD DE FINANCEMENT] Entre La Commune: District de: Région de: …………..………………… ……………………………….. ……………………………….. Dénommée ci-après «la Commune»

Et représentée par le Maire M/Mme ..……………………………

Et Le Fonds de Développement Local (FDL)

Dénommée ci-après «FDL» et représenté par son Directeur Général

M/Mme …………………………..

il est convenu ce qui suit : Article 1 - Objet 1.1 Le présent Accord de financement fixe les conditions d’octroi d’une subvention par le FDL à la

Commune, en vue de la réalisation du projet ……………………., ci-après désigné « le projet » 1.2 La subvention est octroyée à la Commune, aux conditions stipulées dans le présent Accord et les

annexes qui le constituent. 1.3 Le présent Accord de financement prend effet dès qu’il aura été signé par les deux parties, et

approuvé par le conseil communal. Le maire de la commune transmettra au FDL le procès-verbal de la réunion du conseil communal approuvant la signature de l’Accord de financement par le maire.

1.4 La commune accepte la subvention et s’engage à exécuter le projet sous sa responsabilité en tant

que maître d’ouvrage. Article 2 – Montant de l’Accord de financement et période d’exécution du sous-projet 1.5 Le montant de l’Accord de financement est de …………………..Ar. (en chiffre) et (en

lettre)………………………..………..Les détails sur l’utilisation de ce fonds est spécifié en annexe 1 du présent document.

1.6 L’accord de financement est valable jusqu’à la fin de l’exécution du projet, estimé à Y mois

suivant le dossier du sous- projet. 1.7 Le démarrage du sous-projet devra obligatoirement se faire dans les trois mois qui suivent la date

de réception du financement, sans quoi celui-ci sera consideré comme nul et non avenu.

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Article 3 – Obligations de la Commune pour l’utilisation de la subvention 3.1 Dans l’utilisation de la subvention du FDL, la Commune s’engage à réaliser le projet avec la

diligence et l’efficacité voulues. Elle devra respecter les procédures en vigueur (administratives, financières et techniques), et particulièrement les aspects environnementaux. Par ailleurs, la commune doit suivre toutes les procédures mentionnées dans le manuel spécialement conçu pour les communes.

3.2 La Commune tiendra une comptabilité de l’utilisation des transferts de fonds du FDL suivant les

procédures en vigueur. La Commune veillera à ce que les dépenses soient enregistrées par ordre chronologique dans un journal de caisse, et que toutes les factures et pièces justificatives soient conservées pendant au moins 5 ans.

Article 4 – Rapport technique et financier 4.1 A la fin du projet, un rapport technico-financier est établi par la commune. Il est rédigé en

malagasy ou éventuellement une copie en français et sera remis à l’Antenne Régionale de l’EPA FDL concernée. Le rapport final doit être remis au plus tard 30 jours après la réception provisoire du projet.

4.2 Le rapport final doit intégrer un récapitulatif des recettes et des dépenses pour les principales

rubriques. Ce rapport fera le point sur les activités entreprises, les coûts des réalisations, les problèmes rencontrés et les solutions adoptées, et comprendra une évaluation des relations entre la Commune, les bénéficiaires et les prestataires de services. Ce rapport contiendra aussi les indicateurs de réalisation. Ce rapport devra être jugé satisfaisant par le FDL.

4.3 La Commune fournira au FDL toutes les informations que le FDL peut raisonnablement demander

et elle facilitera la mission des auditeurs recrutés par le FDL pour la vérification des documents comptables (factures et pièces justificatives) .

Article 5 – Modalités de paiement 5.1 Le paiement s’effectue en une seule tranche.

Article 6 – Obligations de la Commune dans l’identification des personnes bénéficiaires du projet HIMO 6.1 La commune désigne un Agent technique qui a pour mission de (i) organiser et suivre le chantier,

(ii) assurer le planning et la gestion technique de l’entretien. Il recevra de formation auprès du FDL pour assurer pleinement sa fonction.

6.2 La commune et les fokontany s’engage s’organiser une Assemblée Générale d’information sur le

sous-projet à réaliser. Les conditions de travail (salaire, horaire, nombre de travailleurs requis, nombre de jours de travail) seront publiquement affichées au niveau du bureau des Fokontany. Les bénéficiaires intéressés et âgés de plus de 18 ans pourront alors s’inscrire.

6.3 La commune et les fokontany s’engage à respecter les critères de choix des mains d’ouvre dont :

• priorité donnée aux femmes « chef de famille » et • priorité donnée aux sans emplois.

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Article 7 – Obligations de la Commune pour l’information de la population 7.1 La Commune s’engage à rendre publics, notamment par affichage, les documents suivants :

• la délibération du conseil communal adoptant le projet ; • la liste des personnes cibles du sous-projet ; • le rapport technique et financier du projet ; • les conclusions de l’audit technique et financier.

Article 8 – Résiliation 8.1 La Commune peut résilier cet Accord à n’importe quel moment de son exécution en se conformant

à l’article 8.3 8.2 Le FDL peut résilier cette convention pour les raisons suivantes:

a) quand la Commune manque à l’une quelconque des obligations lui incombant au titre du présent Accord, selon les articles 3, 4 et 6;

b) quand, du fait d’événements survenus après la date de signature du présent Accord, une

situation extraordinaire s’est produite qui rend impossible que la Commune puisse honorer l’une quelconque des obligations lui incombant en vertu du présent Accord; et

c) quand les fonds sont détournés ou utilisés à d’autres fins que ceux mentionnés dans le

présent Accord, tel que cela a pu être constaté par les représentants du FDL ou par les auditeurs externes du FDL.

8.3 La partie qui désire résilier doit informer l’autre partie par écrit, dans un délai qui ne saurait être

inférieur à 10 jours, en indiquant les motifs de la résiliation. Toutes les obligations du présent Accord cesseront à compter de la date de résiliation. La Commune devra immédiatement rembourser toutes les sommes transférées par le FDL et non dépensées, sauf en cas de détournement de fonds (paragraphe 8.2.c) où la Commune devra rembourser la totalité des sommes non dépensées et le fonds détournés.

8.4 Toute commune dont l’Accord de financement aurait été résilié par le FDL pour un des motifs

mentionnés à l’article 8.2 a et b n’aura plus droit à d’autres financements du FDL dans le cadre de sa Composante 1 « Financement des Investissements communaux » sauf si les communes arrivent à démontrer qu’elles sont dorénavant en mesure de respecter leurs obligations. Le FDL pourra les accompagner pour y parvenir. Dans le cas d’une résiliation au motif mentionné en article 8.2 c, Son droit de tirage sera gelé jusqu’à la prononciation d’une décision de la part des autorités compétentes..

Article 9 – Règlement des Litiges: 9.1 En cas de différend qui pourrait survenir entre les deux parties en raison des dispositions du

présent accord, les deux parties s’efforceront de trouver un règlement à l’amiable. Dans cas contraire, le conflit sera soumis au tribunal compétent d'Antananarivo, siège du FDL.

9.2 Le FDL se réserve expressément le droit de saisir les autorités compétentes en cas d’irrégularités

perpétrées par les autorités communales, ou par toute personne agissant au nom ou pour le compte de la commune dans l’exécution du accord

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Article 10 – Audits et Contrôles 10.1 Le FDL ou ses représentants ou tout organe de contrôle de l’Etat pourront être amenés à

effectuer des contrôles inopinés relatifs à l’utilisation des fonds par la commune. Article 11 – Coordonnés 11.1 Toute communication faite dans le cadre du présent accord de financement doit revêtir la

forme écrite avec la précision du numéro et l’intitulé du projet. Elle doit être envoyée aux adresses suivantes :

Pour

EPA FDL – ANTENNE REGIONALE ……………………… ADRESSE……………………………………………………. MADAGASCAR

Fait à [……….] en trois exemplaires en langue Malagasy, dont deux remis à l’EPA FDL et un au Bénéficiaire. Pour le Bénéficiaire Pour L’EPA FDL Antenne

Régionale [nom et fonction de la ou des personnes dûment habilitées] [nom du ou des fonctionnaires

dûment habilités] [signature] [signature] [date] [date] Visa de la Direction Générale12 [nom du ou des fonctionnaires dûment habilités] [signature] [date]

12 Après la signature de l’Accord de financement par l’antenne régionale concernée et la commune.

29

Article 11 – Annexes

Annexe I : Composition des coûts/frais liés à l’accord de financement Annexe II : Fiche de Projet dûment remplie et signée par le Maire Annexe III : Canevas des rapports

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ANNEXE 6.5 : Canevas de rapport final d’exécution

Intitulé du Sous projet ………………………………………………………. Catégorie de sous-projet, ���� HIMO, ���� Travaux communautaires ���� Travaux tâcheronnage, ���� Travaux en régie, ���� Travaux à l’entreprise ���� Acquisition d’équipements Fokontany de ……………………… ; Commune de ……………..………… District de …………….Région de ……………………………………….………………….… 1. Les activités entreprises 1.1 Description des travaux réalisés (nature, quantités, etc.). 1.2 Délais d’exécution: le sous projet a commencé le …. et s’est terminé le ….. . 1.3 Modalités de recrutement et de rémunération des travailleurs: ciblage des plus pauvres; nombre

d’hommes et de femmes recrutés, et nombre d’hommes/jours et de femmes/jours; rémunération moyenne journalière.

1.4 Problèmes rencontrés / Solutions adoptées 1.5 Indicateurs Objectivement Vérifiables :

Indicateurs Prévision (1)

Réalisation (2)

ECART (1) – (2)

Explication des écarts

Nombre de personnes bénéficiaires13 Dont : Nombre de femmes bénéficiaires

Nombre de personnes14 / jour crées Nombre de femmes / jour crées

Nombre de tâcherons bénéficaires15

Montant total rémunération distribuée (Ariary)

Montant total outillage (Ariary)

Montant total donné à l’AGEX (Ariary)

Indicateur spécifique suivant le type du sous projet)16

Délai d’exécution des travaux en nombre de jours

13 Cas sous-projets HIMO / tâcheronnage 14 Cas sous-projets HIMO / tâcheronnage 15 Cas Travaux en régie 16 Mètre linéaire de canaux curés / réhabilités, kilomètres de pistes entretenus, superficie reboisée, nombre de jeunes plants mis en terre, …..

31

1.6 Liste des marchés passés et modalités de passation des marchés: achats de petit outillage et matériaux. [insérer la liste exhaustive des petits matériels et outillages acquis dans le cadre des activités]

1.7 Activités réalisées pour assurer la bonne utilisation, la protection et l’entretien des résultats des travaux.

1.8 Réception des travaux

32

2. Dépenses financées par le FDL (réalisations comparées aux prévisions), Modalités d’exécution autres que les travaux à l’entreprise

Liste des rubriques Prévisions17

(en ARIARY) (1)

Réalisations (en ARIARY)

(2)

ECART (1) – (2)

Explication des écarts

Catégorie I - Rémunération des travailleurs

Sous-total de la catégorie I - rémunération des travailleurs

Catégorie II - Autres dépenses de l’Agence d’Exécution financées par le FDL

Catégorie III – Rémunération de l’Agence d’Exécution

Total Général – Financement FDL [I+II+III]

Annexes (justificatifs : fiche de paiement émargée par les bénéficiaires, documents de résultats de comparaison de prix,…)

17 Reporter ici les montants en Ariary du tableau de la section 3 du Mémoire de Préparation de Projet

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ANNEXE 6.6 : Fiche d’Enquête d’Evaluation d’Impact des sous projets de protection sociale

FANADIHADIHANA AORIAN’NY ASA TANAMARO

Tetikasa Asa natao : Fokontany : Daty nanombohan’ny asa : Kaominina : Daty nifaranan’ny asa : Mombamomba ilay olona anaovana fanadihadihana Anarana :

Fanampiny :

Lahy Vavy Taona : ………………………………. Asa farany natao talohan’ny tetik’asa : ………………………………. Nanomboka tamin’ny ………………………200… ka hatramin’ny ……………………200.. Karama tamin’ny asa farany natao talohan’ny tetik’asa : ………………(Ar / volana na andro) Isan’ny olona ao amin’ny ankohonana : ………………………………. Fianarana natao : Ambaratonga voalohany Ambaratonga faharoa Fanontaniana momba ny tetik’asa : Nahafa-po anao ve ny fandaminana nandritra ny fanatanterahana ny asa ? ENY TSIA Nahoana ? ………………………………. Araka ny hevitrao, laharam-pahamehana ve ilay asa natao ? ENY TSIA Inona no mety ho fiantraikany ?

Teo aminao manokana Teo amin’ny ankohonanao Teo amin’ny faritra misy anao

Sosokevitra azonao aroso ho fanatsarana ny manaraka : Nampiasana ny vola voaray Vola voaray totaliny : Fandaniana hafa : (Ariary)

34 ANNEXE 6.7

Tableau synoptique du déroulement de la procédure 0- PHASE PREALABLE

ETAPES DESCRIPTIONS/TACHES RESPONSABLES CANEVAS/OUTILS 1- Envoi lettre et catalogue de formation aux communes

Lettre annonçant • Montant du droit de tirage • Conditions d’éligibilité au financement du FDL • Lettre demandant envoi copie BP et CA, visé par le chef de

district • Certification du STC • Brochure sur le FDL • Le catalogue de formation

Direction générale Canevas : • Lettre de notification du droit

de tirage • Prospectus sur les modalités

d’intervention du FDL Outils :

• Catalogue de formation

2- Envoi par les communes des justificatifs sur leur éligibilité

Envoi au FDL : • Copie Budget Primitif visé par le chef de district ou/et muni

de l’approbation du conseil communal • Compte administratif visé par le chef de district ou/et muni

de l’approbation du conseil communal • STC certifiés

Communes

3- Examen de l’éligibilité et notification des communes

Envoi de la : • Lettre de notification de la commune sur leur éligibilité • Si la commune est non éligible, passer à l’étape 4, si non

passer à l’étape 5

DRC Canevas : • Lettre de notification de la

commune

4- Renforcement des capacités des communes

Formation de base : • STC • Budget primitif, rectificatif • Compte administratif

DRC Prestataires régionaux

Outils : • Modules de formation de base

« Thématique 1 »

35 A- PHASE D’ELABORATION DE DEMANDE DE FINANCEMENT

ETAPES DESCRIPTIONS/TACHES RESPONSABLES CANEVAS/OUTILS 5-Renforcement des capacités en MO des communes et la gestion de sous-projet

Formation des communes sur la thématique MO • Gestion des travaux • Formulation de sous-projets

Gestion de fonds du FDL

• Obligation de la commune • Le rapportage

Outils : • Module de formation MO, en

Passation des marchés

6-Identification des besoins et élaboration des sous-projets

• Mobilisation sociale • Formulation des dossiers de sous-projet • Recensement des personnes concernées

EQUIPE FDL

Canevas : • Formulaire de demande de

financement

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ETAPES DESCRIPTIONS/TACHES RESPONSABLES CANEVAS/OUTILS 7- Analyse de la demande par le FDL

• Réception de la demande • Codification et saisie de la demande • Analyses technique, financière de la demande • Catégorisation environnementale du Projet • Analyse de la capacité de la commune dans la gestion et la

mise en œuvre du sous-projet • Notification des communes :

o Si le dossier est accepté, passer à l’étape 9 (lettre d’acceptation et proposition d’Accord de financement)

o Si non, passer à l’étape 8 (Lettres de refus ou demande de compléments d’information)

Canevas : • Fiche synoptique de projet • PV de notification

Outils : • Grille d’analyse des

demandes • Catégorisation

environnementale

8-Amélioration de la demande de financement

• Prise en compte des recommandations du FDL • Soumission de la demande

9- Signature de l’accord de financement par les communes

• Signature de l’accord de financement par les communes

EQUIPE FDL

Canevas • Accord de financement

37 B- PHASE DE MISE EN ŒUVRE DE PROJETS COMMUNAUX

ETAPES DESCRIPTIONS/TACHES RESPONSABLES CANEVAS/OUTILS 10- Transfert de subvention aux communes

• Etablissement Décision de transfert • Signature par Mr le Ministre des décisions de transfert • Etablissement Ordre de virement • Transfert de subvention aux communes

DAAF AC

Canevas. : • Outils de transfert

11- Exécution du sous-projet

• Exécution des travaux

Communes Fonkotany

Canevas.: • Formulaire de rapport

d’avancement des projets

C- RECEPTION PROVISOIRE ET AUDITS DES PROJETS COMMU NAUX

ETAPES DESCRIPTIONS/TACHES RESPONSABLES CANEVAS/OUTILS 12- Réception provisoire des sous-projets

• Réception des travaux Communes

Outils : • PV de réception provisoire

(Cf : Module de formation MO et Passation des marchés)

13- Audits technique et financier du sous-projet

• Vérification des réalisations financières et techniques • Evaluation par les bénéficiaires • Auto-évaluation par la commune visant à améliorer le

processus d’éxecution

Equipe FDL Canevas : • Rapport d’audits • Grille d’évaluation des

bénéficiaires

D- PHASE POST INVESTISSEMENT ET PERENNISATION 14- Entretien • Mise en œuvre de la stratégie d’entretien Communes

Outils :

• Guide d’entretien

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