TPI² - Présentation 20 mai 2016 SPF Final J. Rossler, CIO Cliniques universitaires Saint-Luc–TPI² 2 2012 –The BurningPlatform Constat de nécessité de changer le système actuel

DPI IntégréDPI Intégré

20/05/2016

Pr M. Philippe, MD, PhD, CMIOIr J. Rossler, CIO

Cliniques universitaires Saint-Luc – TPI²

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2012 – The Burning Platform

Constat de nécessité de changer le système actuel après audit interne & externe

400+ applications

Technologie ancienne

Information non structurée

Evolution = ré-écriture

Un « Paradigm Shift » est indispensable

Vue Transversale

Penser processus/trajet et non pas documentation/dossier

=> projet Trajet Patient Intégré et Informatisé (TPI2)


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2013

• Etude de marché

2014

• Business Case

2015

• Marché Public

2016

• Analyse & attribution

Phase 1 : Gestion du programmePhase 2 : Prospection du marché

Phase 3 : Cas d'affaire

Phase 4 : Avis de marchéPhase 5 : Inventaire des besoins

Phase 6 : Dialogue compétitif Phase 7 : Cahier des chargesPhase 8 : Sélection d'une offre


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2013 - Etude de marché

Création d’un groupe projet (Dir. Med. Adj, CMIO, 3 médecins, 1 infirmier, chef

de programme, CIO)

Approche fournisseurs + démos

Communication

Constat : il faut construire un Cas d’Affaire et avoir l’accord des différents

organes (CA, CoDir, CoM, CoCID) pour avancer


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2014 – Business Case

Visite hôpitaux Europe / USA

Support externe pour analyse

Communication

Construction du Cas d’Affaire

Constat

Options (As-Is+ vs TPI²)

Alignement objectifs stratégiques

Bénéfices transformationnels non financiers (efficience / qualité)

TCO

Approbation CA pour lancer la procédure de sélection sur base d’un Dialogue

Compétitif

Mise en place du modèle de gouvernance

Recherche & Enseignement

Tarification/facturation

Recherche & Enseignement

Excellence Clinique mesurable

Workflows


Cliniques universitaires Saint-Luc

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Comité de pilotage

Président : CEODir Med (CMO)

Dir DI (CNO)

Dir Strat (CSO)

CIO

CFO

Président CoM

2 membres du CA

CMIO

Chef de programmeCMIO

EXECUTIF (CEO)

Chef de programme

Comité Design et Déploiement (CoDD)

Axe de projets Axe de projetsAxe de projets

Les projets

PMO

Fonctions de Fonctions de

contrôle

Assurance prog(CMO, CNO,CSO, CIO,

2x Dr)

Bureau

Gouvernance TPI² : structure MSP


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2015 – Marché Public

Sélection des candidats (3) sur base d’un avis de marché

Définition d’un groupe de référents métier (130+)

Communication

Eye-Opener

Sessions de démos sur base de trajets patients réels

700+ présences

Ateliers internes (150+ réunions) pour définir les besoins (2800 après

consolidation !)

Modérateur / Leader / Participants / Contradicteur

Regroupement 2800 besoins -> 24 sujets transversaux soutenant 4 axes du plan

stratégiqueRecherche & EnseignementRecherche & Enseignement

Excellence Clinique mesurable

Workflows



Identifier les référents médicaux

1. Etre désigné formellement et explicitement par le Chef de service

(signature d’un engagement par le référent et ses supérieurs

hiérarchiques)

2. Etre Intéressé(e) par les questions opérationnelles, l’optimisation des

processus cliniques

3. Avoir une connaissance approfondie du fonctionnement de son service y

compris les applications informatiques utilisées (surtout locales)

4. Avoir l’écoute et être à l’écoute des autres membres du service

5. Savoir négocier, être apte à la gestion du changement.

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Profil du référent


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Groupe de travail 110 :

Prescription, serveur de

résultats

A : Neurologie (lien CMP)

A : CID

C : Médecine interne

C : Chirurgie transplantation

C : Laboratoire

C: Anatomie pathologique

C : Génétique

C : Radiologie

C : D.I.S.

M : CoDD

V : Médecine interne

• Prescription médicaments

• Prescription labo

• Prescription radiologie

• Prescription médico-technique

• Commande produits sanguins

• ….

Atelier d’analyse

Un groupe de travail rassemble plusieurs services


Un service participe à plusieurs groupes de travail internes avec

des rôles différents

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Service radiologie

( 113,5H)

� C : CPOE (prescription) (110)

� C : Urgences (300)

� A : imagerie (400)

� A: KT- Rx interventionnelle

� A : RIS (455)

� C : pédiatrie (530)

� C : EMDS (620)

Chaque service sera indemnisé

pour le temps investi dans TPI²


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13 workshops sur des sujets génériques

N° Sujet

1 Trajets de soins / planification

2 CPOE

3 xxx

4 xxx

5 Structuration des données

6 xxx

7 Aide à la décision

8 xxx

9 xxx

10 xxx

11 xxx

12 xxx

13 xxx

14 Modes de collaboration

15 xxx

16 xxx

17 xxx

18 xxx

19 xxx

20 xxx

21 xxx

22 xxx

23 xxx

24 Contrats et finances

11 autres sujets seront couverts par une analyse de documents

2.800 besoins2.800 besoins

24 sujets

transversaux

24 sujets

transversaux


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N° Critère Sous-critère Poids/importance

1 Adéquation fonctionnelle xx

2 Projet xx

3 TCO xx

Total 100

Structure générale des critères d’attribution

24 décembre 2015


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2016 – Analyse et attribution

Sur une période de 6 semaines

13 workshops / fournisseurs = 36 sessions

11 groupes d’analyse documentaire

Définition d’un groupe de 16 Reviewers (75% métiers, 69% de médecins) et de

24 analystes regroupés en 5 Poles

Rédaction de l’inventaire des documents demandés pour les solutions

Aujourd’hui

Analyse des solutions (09/2016)

Rédaction cahier des charges (11/2016)

Sélection & Attribution (01/2017)

Communication


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« Take-home » messages

1. La gouvernance

un processus analytique essentiellement bottom up

une implication forte de la direction générale

2. La méthodologie de gestion de programme/projet

c’est un projet de transformation majeur qui implique une gestion du

changement.

DPI: ce n’est pas uniquement un projet informatique

3. La cohérence des sujets avec l’approche transversale

4. Les données structurées

inciter les universités à former les étudiants médecins au référentiel

Snomed-CT via contacts avec le Doyen

5. Le buy-in des métiers

la construction d’une pyramide : les référents, les dialogueurs, le

comités de revue, les coordonnateurs de pole

l’indemnisation des référents


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Buy-in des métiers

Coordonnateurs de Pôle (5)

Comité de revue (40)

Dialogueurs (100)

Référents (130)

+ Experts


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Modes de collaboration

Les Cliniques universitaires Saint-Luc (CuSL) apprécient que les autorités laissent

le choix aux hôpitaux de s’organiser

Les CuSL sont ouvertes (et même) favorables aux éventuelles collaborations

inter-hospitalières en la matière (avec des synergies potentielles à la clef)

Un soutien des autorités dans l’aboutissement des projets de chaque institution

est néanmoins requis vu l’effort nécessaire pour la sélection et l’implémentation

d’un DPI


Modes de collaboration CuSL

Instance EMRInstance EMR

Mode 2 – Lié avec échange

donnéespatients

Mode 1 – Intégré CuSL

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Instance EMRInstance EMR

Mode 3 – Lié avec échange données patients

Instance EMR

Mode 4 – Indépendant

+ Centrale de marché à l’étude

Documents

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