Trésorerie Et Gestion Bancaire

8/11/2019 Trsorerie Et Gestion Bancaire

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MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE

Histoire vraie

Notre ONG, la Croix verte, tait base au Royaume-Uni et grait plusieurs projets subventionns par l'UE. L'un de nos projets concernaitplusieurs pays d'Amrique latine et tait ralis avec l'aide de partenaires locaux. Outre les fonds europens, le projet tait cofinancpar nous-mmes ainsi que par la Croix bleue amricaine, une organisation caritative amricaine partenaire de notre ONG britannique,et par nos partenaires locaux.

Conformment aux pratiques habituelles de notre organisation, les fonds en euros reus de l'Administration contractante taientimmdiatement convertis en livres sterling. Ensuite, nous transfrions, en fonction des besoins de nos partenaires locaux, les fonds requis notre partenaire amricain, qui les convertissait en dollars amricains avant de les verser, avec sa propre contribution, nos partenaireslatino-amricains.

Chaque partenaire local laborait un rapport financier dans sa propre devise et nous le transmettait. Notre service comptable Londresconsolidait alors tous ces rapports en vue de produire un rapport financier de projet libell en livres sterling, avec les quivalences en euros.

Ce qui s est pass

: lors d'un audit de notre projet lanc par l'Administration contractante, notre service financier n'a pas t en mesure defournir le montant exact des intrts gnrs par les avances europennes. Il n'a pas non plus pu rapprocher les avances verses parl'Administration contractante ni les contributions de notre partenaire amricain, de nos partenaires locaux et de notre ONG avec les dpensesde projet figurant dans notre rapport financier final. Il ne lui a pas non plus t possible de rapprocher les carts sur taux de change.

En consquence, les auditeurs ont soulev des exceptions dans leur rapport l'Administration contractante.

Moralit

: ces problmes auraient pu tre vits si nous avions appliqu des procdures bancaires plus strictes, telles celles dcritesdans ce module.

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

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Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de trsorerie et de gestion bancaire pour lesactions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Dsignation d'un comptebancaire

Tous les contrats exigent en principe du bnficiaire qu'il dsigne, ds le dbut du contrat, lecompte bancaire sur lequel les paiements seront effectus par l'Administration contractante.

Comptes de projetddis Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les clauses techniques etadministratives annexes la convention de financement exigent gnralement qu'un ouplusieurs comptes bancaires soient ouverts aux seules fins de grer les fonds de projet. Voustrouverez de plus amples informations ce sujet dans le guide pratique des procduresapplicables aux devis-programmes, sous la rubrique Compte(s) bancaire(s), section 3.3.7.

Ces dispositions dfinissent les rgles applicables ces comptes bancaires (p. ex. devise utiliser, modalits des transferts de fonds et compte bancaire dont doivent tre dbites les

dpenses de projet).

Caisse Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procduresapplicables aux devis-programmes mentionne en outre que le montant de la caisse doit trelimit au strict minimum et conserv en lieu sr (rubrique Caisse, section 3.3.8).

Rapprochement des

mouvements detrsorerie et apurementdes comptes bancaires

Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les annexes 9 et 10 du guide

pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournissent des exemplesde formats pour le rapprochement des mouvements des liquidits et le rapprochementde la trsorerie prsenter lors des demandes de rapprovisionnement et dans lesmmoires des dpenses.


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Problmes ventuels Mesures de contrle cls

Les fonds verss par l'Administration contractante peuventne pas parvenir l'unit dexcution du projet en temps utilepour l'excution du contrat.

Assurez-vous que les fonds sont achemins le plus directementpossible, sans intermdiaires.

tablissez les demandes de rapprovisionnement en tempsutile (dans le cas de devis-programmes).

Les fonds verss par l'Administration contractante peuventtre utiliss pour financer des activits autres que le projet.

8Ceci peut se produire, par exemple, si lunit dexcution estconfronte des problmes de trsorerie et utilise les fondsdestins au projet pour couvrir d'autres besoins urgents.

Ayez recours des comptes bancaires ddis, mme sicela n'est pas exig. Rapprochez les mouvements de trsorerie.

Des ordres de paiement non autoriss peuvent tre tablis. Scindez les tches de prparation, d'autorisation et de

signature des paiements. Scindez les tches de comptabilit et de gestion des liquidits. Vrifiez les documents de paiement sur la base des picesjustificatives.

Ayez recours une double signature sur les comptes bancaires.

Des fonds peuvent tre dtourns.

Les fonds peuvent ne pas parvenir leur destinataire.

Effectuez frquemment un rapprochement des comptesbancaires et caisses.

Privilgiez les virements bancaires pour les paiements. Assurez-vous que les rapprochements des comptes

bancaires/liquidits ne sont pas effectus par des personnesen charge de la gestion des avoirs bancaires/liquidits.

Les fonds libells dans d'autres devises peuvent ne pas treconvertis aux bons taux.

Assurez-vous que les rgles contractuelles en matire de devi-ses sont respectes. Vous trouverez de plus amples dtails ce

sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.

PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS


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CONSEILS DE BASE

Si les modalits d'acheminement des fondssont inefficaces, de nombreux problmespeuvent survenir:

les fonds peuvent mettre trop longtemps pourparvenir l'unit dexcution du projet, entravantsa ralisation;

une partie des fonds peut tre dtourne parles intermdiaires;

dans les projets multipays/multidevises, despertes de change inexpliques peuvent survenir;

il peut devenir impossible de dterminer lesintrts gnrs par les fonds europens.

Message-cl:

assurez-voustoujours que lesfonds suiventle chemin leplus direct.

Veillez ce que les fonds transfrer l'unit dexcution du projet empruntent lechemin le plus direct.

Exemples:

vitez d'envoyer les fonds via des entits

ou devises intermdiaires(p. ex. d'Europe en Amrique latine via lestats-Unis ou le dollar).

Envisagez d'employer un systmed'avances, dans lequel un montantfixe est vers l'unit dexcution etrapprovisionn hauteur dumontant exact des dpenses que cettedernire peut prouver.

Envisagez d'ouvrir des comptes bancairesddis, mme si cela n'est pas exig.Les comptes ddis ne sont obligatoiresque pour les projets grs au moyen de

devis-programmes. Toutefois, ils peuventgalement se rvler utiles pour lescontrats de subvention, car ilspermettent de bien distinguer les fondsdu projet des autres fonds.


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CONSEILS DE BASE (suite)

Message-cl:

si possible,ouvrez descomptesbancaires

ddis pourle projet.

Les clauses techniques et administratives desdevis-programmes exigent gnralementl'ouverture de comptes bancaires ddis.

Pour les contrats de subvention, en revanche,ceci n'est pas obligatoire.

Cette pratique est toutefois vivement conseille,compte tenu de ses nombreux avantages.

Les comptes bancaires ddis rassemblent tous lesfonds du projet sur un ou plusieurs comptesbancaires utiliss exclusivement aux fins du projet.

Il s'agit d'une manire trs efficace de grer lesliquidits du projet. Elle comporte de nombreuxavantages:

elle assure la traabilit des fonds de leur source leur affectation ultime;

elle facilite les contrles et les rapprochements;

elle minimise le risque que des fonds destins financer le projet soient affects d'autresactivits;

elle contribue rduire le risque de doublefinancement;

si le contrat prvoit des contributions de plusieursparties (cofinancement), elle permet de dmontrerque toutes les parties ont apport la contributionfinancire mentionne et que ces contributionsont t utilises dans le cadre du projet.


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Il est facile de dtourner des liquidits. Des mesures de contrle strictes sont donc ncessaires.En voici quelques exemples:


Rapprochement et contrle des soldes:comptez rgulirement la caisse. Vrifiez quele montant obtenu correspond aux registres

comptables et au livre de caisse.Vrifiez rgulirement que les soldesmentionns sur les relevs bancairescorrespondent aux registres comptables.

Rapprochement des mouvements detrsorerie: effectuez frquemment des

rapprochements des mouvements detrsorerie afin de vous assurer que lesliquidits/transactions bancairescorrespondent aux soldes des comptes.

Sparation des tches: scindezles tches autant que possible:

les personnes ayant accs aux liquidits

(p. ex. celles qui prparent les virementsbancaires/signent les virementsbancaires/grent la caisse) doiventtre diffrentes de celles qui tiennentles comptes;

les personnes ayant accs aux liquiditset avoirs bancaires doivent tre

diffrentes de celles charges descontrles et des rapprochements.

Double signature: veillez ce que deuxsignatures soient ncessaires pour effectuerles paiements bancaires.

Message-cl:

effectuez desrapprochementset vrificationsfrquents.


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Il est facile de voler des espces, par exempleen falsifiant des reus.Message-cl:

limitez le fondsde caisse etles transactionsen espces.

Restreignez les paiements en espces au strictminimum, et limitez le fonds de caisse.

Les virements bancaires prsentent plusieursavantages sur les autres modes de paiement:

ils autorisent un contrle par double signature;

ils limitent le risque de vols;

ils permettent de s'assurer que le paiementparvient son destinataire, moyennant uncontrle adquat du numro de compte;

ils garantissent la traabilit des fonds aumoyen de relevs bancaires.

Ces avantages expliquent en quoi les virementsbancaires sont beaucoup plus srs que lespaiements en espces.

Ils sont aussi plus srs que les rglements parchque. Les chques peuvent se perdre ou nepas tre encaisss tout de suite.

Il peut galement se rvler difficile de prouverqu'un paiement a t fait, le nom du bnficiairedu chque n'apparaissant gnralement passur le relev bancaire.

Message-cl:

payez autantque possiblepar virement

bancaire.


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Il serait imprudent de prendre des risques pourmaximiser les recettes du projet.

Les bnficiaires ne doivent donc avoir recoursqu' des transactions financires sres etne pas mettre les fonds de projet en pril.

Message-cl:

n'ayez recoursqu' dessolutions srespour abriterles fondsde projet.

Il est conseill aux bnficiaires:

de n'ouvrir des comptes bancaires de projetqu'auprs d'institutions financires ayant pignonsur rue et offrant des garanties suffisantes desolidit financire;

de s'abstenir de conserver les fonds de projetdans des devises autres que celles danslesquelles sont libells le contrat ou les dpenses;

de s'abstenir d'investir les fonds de projet dansdes produits financiers agressifs ou dans desinstruments financiers risque.

Les fonds europens ne peuvent tre utilissqu'aux fins de l'action couverte par l'accordcorrespondant.

Les bnficiaires ne peuvent en aucuncasfinancer d'autres projets, mme subventionnspar l'UE, au moyen d'avances provisoires ou

de prts manant des fonds du projet.

Si, dans le cadre d'un devis-programme, unbnficiaire envisage de fournir une avanceprovisoire un autre projet subventionn par l'UE surla base des fonds du projet, il doit obtenir l'accordpralable de la dlgation europenne concerne.

Message-cl:

ne procdez pas des prtsinterprojets.


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http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/


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Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignantsque les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

OUTILS ET MODLES

Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse:

http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

MGF - MODULE 6 - MODLE APUREMENT DES COMPTES BANCAIRESMGF - MODULE 6 - MODLE RAPPROCHEMENT DES MOUVEMENTS DE TRSORERIE

MGF - MODULE 6 - MODLES CAISSE

(2 modles sont fournis)


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