TS Evaluation - Talentsoft - HR software solutions for … · 2017-10-13 · Personnalisé, pour conserver le format de la cellule. ... •Afin de mettre à jour la base de données

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IDENTIFIER

ÉVALUER

DÉVELOPPER

PLANIFIER

Auteur(s)/Intervenant(s) :

Comment créer et administrer une campagne?

TS Evaluation

TalentSoft

2012

Objectifs

Cette formation doit permettre au client d’être autonome dans la création et la gestion de ses campagnes.

Ordre du jour

Processus de préparation

Mise à jour des formulaires

Paramétrages de campagne

Mise à jour des données

Gestion des procédures quotidiennes

Recette fonctionnelle

Lancement de la nouvelle campagne

Liste des documents disponibles

• Support de formation

• FAQ Import – Export

• Guide TS Evaluation

• FAQ Evaluation

• Guide TS Search

• Cahier de recette standard









Compléter le document de conception

Bâtir un rétro planning

Mettre à jour les données

Préparer la recette

Recetter

Présentation du document de conception

• Le document de conception s’articule autour des points suivants:

Paramétrages de formulaires


Paramétrages rôles et droits


Rétroplanning

Rétroplanning standard







Paramétrages de Formulaires

Rappels:

Dupliquer systématiquement les formulaires pour effectuer des modifications

Veiller au bon rattachement des PPC du formulaire

Ne pas supprimer / modifier de notes : si nécessaire recréer une notation

Modifier les ID des champs libres

Modifier les ID lors d'un copier-coller

Veiller au bon paramétrage des composants objectifs / formations (nature,

old/ new)

Cf. Guide Modeler








Paramétrages de campagnes

Définir les populations concernées :

Sur quels critères va-t-on sélectionner la population de campagne?

Collaborateurs actifs

Critère(s) PPC

Critère(s) FEP

Rappels sur le requêteur : création de recherche et gestion de listes

Cf. Guide TS Search

Population de campagne

Utiliser le requêteur pour sélectionner votre

critère

Ajouter le critère sélectionné

Population de campagne

Ajouter l’ensemble de la population de la

recherche


Rappels sur les workflow de validation:

Type 1

Type 3


Notifications email:

Alertes liées au processus d’approbation

Modèles de notification mail

• Administration > Gestion email > Modèle de mail

Correspondance type de mail / étape du workflow

• Le type de mail associé à l’étape du workflow ne dépend pas du nombre d’étapes de validation.

Type de formulaire Etape du workflow

Formulaire soumis Etape Evaluation

Formulaire soumis rejeté Etape Validation N+1

Formulaire validé Etape Validation N+1

Validation rejetée Validation N+2

Formulaire clos Validation N+2


Mail à l’ouverture du cadenas: TS Evaluation > Types de formulaires

L’envoi de cet email est paramétrable par type de formulaire.









• Les données peuvent être mises à jour par import ou par l’interface graphique :

Entrées/sorties collaborateurs

Référentiels:

• PPC

• Métiers

• Compétences

Données collaborateurs

• Rattachements des PPC

• Rattachements aux emplois

Organisation

Imports / exports

Les imports permettent de créer ou modifier massivement les données de l’application TalentSoft.

Points d’attention:

Les fichiers d’imports doivent d’être complétés en respectant un formalisme particulier

(format CSV, ordre des colonnes, ID…)

Certaines colonnes ou valeurs sont obligatoires

Les imports doivent respecter un ordre de chargement : les référentiels doivent être

importés avant les rattachements.

L’ouverture par Excel puis la sauvegarde au format .csv génère par défaut la perte des « 0 »

si ces derniers sont en début de valeur. Il faut utiliser la fonctionnalité Format de cellule >

Personnalisé, pour conserver le format de la cellule.

Les imports se font en ajout et mise à jour : si une donnée ne figure pas dans l’import elle ne

sera pas supprimée pour autant

Cf. FAQ Import

Données collaborateurs : entrée-sortie

• Afin de mettre à jour la base de données collaborateurs, il faut :

Créer les comptes des collaborateurs entrants

Renseigner la date de sortie des collaborateurs partis

• Ces actions sont réalisables par l’interface graphique ou par import.

• Comment choisir entre import et modification manuelle ?

• C’est le nombre de modifications à effectuer qui permettra de décider la manière de mettre à jour les données (≤ 10 ).

Données collaborateurs : entrée-sortie (par interface

graphique)

• Administration > Employés

Créer un nouvel individu

Compléter les champs

Valider

Données collaborateurs : entrée-sortie

Ajouter une date de sortie

Désactiver le compte

Fichier d’import collaborateur

• Administration > Export : exporter le fichier collaborateurs

Fichier d’import collaborateur

• Colonnes et valeurs obligatoires

Une fois le fichier complété, il faut l’enregistrer en format csv (point virgule) puis l’importer (Administration > Imports).

On ne supprime pas de collaborateurs, on les désactive.

Compléter les valeurs obligatoires et la date d’entrée

société pour les nouveaux collaborateurs

(une ligne par collaborateur)

Saisir les dates de sortie des

collaborateurs sortis

Import

• Administration > Imports

1. Sélectionner le type d’import

2. Sélectionner la culture d’import

3. Sélectionner le fichier d’import

4. Importer

Journaux

• Voir le journal des logs :

Compte-rendu d’import

Lignes en erreur Lignes valides

Si résultat en erreur

Lignes ignorés

Enregistrer le CR d’import

• Afin de faciliter la lecture des logs d’import, il est possible de convertir le CR d’import en fichier Excel :

Enregistrer le CR d’import

Enregistrer sous > fichier XML

Ouvrir avec > Excel

Ouvrir > en classeur en lecture seule

Enregistrer sous > le nom que vous souhaitez

Cas pratique

• Comprendre la logique des fichiers d’import (Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com) :

Exporter le fichier collaborateur

Ajouter une ligne pour créer un nouveau collaborateur

Ajouter une date de fin à un collaborateur existant

Enregistrer le fichier en format CSV

Importer le fichier

Les référentiels : Propriété clés

• Afin de mettre à jour les référentiels de propriétés clés, il faut :

Le fichier PPC par ID

Mettre à jour les PPC


Les référentiels : Propriété clés (par interface graphique)

• Administration > propriétés clés : ajouter ou modifier une valeur de PPC

2. Cliquer sur « créer une valeur de PPC »

3. Cliquer sur « modifier une valeur de PPC » 1. Sélectionner

la valeur de PPC

Les référentiels : Propriété clés (par interface graphique)

• Au sein de la fenêtre modale : compléter ou modifier le libellé

On ne supprime pas de valeur de PPC déjà utilisée, on la désactive. Si un référentiel de PPC doit être totalement modifié, il faudra privilégier la désactivation de celui-ci puis la création d’une nouvelle PPC.

Vérifier la valeur parente

Import de propriété clés

• Mise à jour de l’arborescence des PPC :

Fichier Propriétés clés par ID

Chaque nœud est identifié par son ID

Chaque nœud doit être positionné sous son nœud père

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Mise à jour du référentiel compétences

• Afin de mettre à jour les référentiels compétences, il faut :

Mettre à jour les arborescences métier

Mettre à jour les rattachements des compétences

Mettre à jour les rattachements des collaborateurs aux métiers


Les référentiels : Métier (par interface graphique)

• Planification > référentiel emploi > ajouter un emploi.

• En standard, on parle de FEP : Famille – Emploi - Poste

Ajouter un emploi au niveau 3 de la FEP

Consulter le détail de la fiche emploi

On rattachera un emploi à un métier par un simple

glisser déposer

Les référentiels : Métier (par interface graphique)

On ne supprime pas une fiche emploi déjà utilisée, on la désactive.

Saisir le nom du nouvel emploi

Dans le détail de la fiche emploi : compléter la description

Ajouter des compétences

Référentiels : compétences (par interface graphique)

• Les compétences sont des items rattachées à des fiches de postes.

• Administration > référentiel emploi > détail de la fiche emploi

Editer les

compétences : ajout ou suppression

Supprimer la dimension

Référentiels : compétences (par interface graphique)

Rechercher la compétence

souhaitée Sélectionner la

compétence à ajouter

Enregistrer

Cliquer sur Aperçu pour identifier les compétences sélectionnées

Référentiel compétences (par interface graphique)

Désélectionner l’item à retirer de la fiche emploi

dans l’aperçu puis enregistrer

Cas pratique

• Créer une fiche emploi et y associer des compétences :

Créer un poste

Cliquer sur détail

Ajouter une dimension

Ajouter des items

Enregistrer

Import du référentiel GPEC

Référentiel

emplois Référentiel générique (Type d’items)

Dimensions par ID (Dimensions)

Items par ID (Items)

Référentiels Métier par ID (Référentiel emplois)

Référentiels Compétences par ID (Référentiel emplois/compétences)

Données collaborateurs : rattachement des PPC

• Afin de mettre à jour les rattachements de PPC, il faut :

Fichier Propriétés clés des individus par ID

Ajouter les nouveaux rattachements

Clôturer les anciens rattachements


• Pour permettre cette action, le référentiel de PPC doit impérativement être à jour.

Données collaborateurs : rattachements des PPC

• Administration > Employés > Propriété clés > Ajouter

Données collaborateurs : rattachements des PPC

Modifier si nécessaire la date de début du nouveau rattachement

Clôturer le rattachement précédent (date de fin IDF < à date de début Bretagne)

Double cliquer

Import PPC des individus par ID

• Ajouter une ligne par rattachement en précisant l’ID du nœud et sa date de début:

Cas pratique

• Créer un collaborateur, lui associer des PPC et un emploi (Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com ):

Employé > choisir une action > Nouvel individu > compléter les champs puis valider

Propriétés clés > ajouter les rattachements de ce collaborateur

Emploi > lui ajouter un emploi

Organisations

• Mise à jour de l’organisation de référence par import pour par interface graphique (Fiche Employé > Informations Organisationnelles)

• Attention : pour les formulaires toujours ouverts de la campagne précédente, le nom du hiérarchique sera modifié.








Mise à jour des procédures de nuit

Les différentes procédures de nuit qui s’appuient sur l’organisation hiérarchique doivent être mise à jour. Ces demandes peuvent être effectuées via un ticket dans TS Support.

Procédures standards:

Procédure automatique de recalcul des listes d'habilitations sur la base de l’organisation Hiérarchique (et suppression des anciennes listes)

Procédure automatique de clôture des rattachements de propriétés clés : cette procédure met une date de fin à un ancien rattachement de PPC lorsqu’un nouveau a été ajouté.

Procédures de réconciliation des formulaires sur la base de l’organisation hiérarchique

Mise à jour du rôle en fonction de l’organisation donner le rôle « évaluateur » pour tous les collaborateurs ayant un n-1 et le rôle « collaborateur » à l’ensemble de la population

Mise à jour des procédures de nuit

Exemple de ticket TS Support:

Bonjour,

Afin de préparer la prochaine campagne intitulée « Campagne d’EA 2013 », pourriez-vous mettre à jour les procédures suivantes :

Procédure de réconciliation des formulaires EA 2013 cadres et EA 2013 Non Cadres sur la base de l’organisation « Hiérarchique 2013 ».

Procédure automatique de clôture des rattachements OLD de PPC et rattachements OLD emplois

Procédure de mise à jour du rôle évaluateur pour tous les collaborateurs ayant un n-1 et le rôle « collaborateur » à l’ensemble de la population

Mise à jour des liste d’habilitations sur la base de l’organisation « Hiérarchique 2013 »

Merci.

Rappels sur les objectifs

Campagne N-1 Campagne N

CLOTURE

Procédure de clôture des objectifs / besoins de formation

Définition des règles de récupération des objectifs / souhaits de formations :

Souhaitez-vous récupérer les objectifs fixés lors du dernier entretien ?

Si oui, en fonction de quel état du précédent formulaire doit-on récupérer les objectifs qui ont été fixés?

En standard, nous ne récupérons que les objectifs fixés dans les formulaires validés de la campagne précédente.

Doit-on récupérer les objectifs qui étaient « à évaluer » et qui n’ont pas été clôturés dans la précédente campagne ?

Souhaitez-vous récupérer les besoins de formation émis lors du dernier entretien ?

Si oui, en fonction de quel état du précédent formulaire doit-on récupérer les souhaits qui ont été émis?

Doit-on récupérer les besoins de formation qui étaient déjà « à évaluer » dans la précédente campagne ?

Procédure de clôture des objectifs / besoins de formation

À partir des règles définies précédemment, si des objectifs ou des besoins de formation sont à clôturer, une demande doit être effectuée via TS Support.

Exemple de ticket :

Bonjour, J'aurai besoin d'appliquer la procédure suivante (dead line: 23 novembre semaine 47) : - Dans la future campagne EA 2013 , reprendre tous les objectifs fixés (news) des formulaires EA 2012 validés ou en cours de la campagne EA 2012 (campagne et/ ou hors campagne) - Dans la future campagne EA 2013 , fermer les objectifs à évaluer (old) des formulaires EA 2012 validés, en cours et à effectuer de la campagne EA 2012

Merci d'avance

Evaluation des formations réalisées

• Dans le cadre d’une campagne annuelle d’évaluation, il est courant que les managers passent en revue les formations réalisées par leurs collaborateurs. Pour cela, le composant « suivi d’inscription » permet :

De filtrer et afficher l’historique des inscriptions selon différents critères (source, période)

D’évaluer les formations réalisées (ces formations sont un sous ensemble des inscriptions)

• Les notes attribuées s’afficheront dans l’onglet Formations réalisées du détail des inscriptions.

Import de formations réalisées

• Un nouveau fichier d’import est disponible Besoins de formation individuels qui permet entre autre d’importer des formations réalisées dans le composant formation OLD.

Mise à jour des emails

• Administration > Modifier des modèles :

1. Sélectionner le modèle de

mail à modifier

2. Modifier le corps du mail

3. Valider








Préparation de la recette

Pré requis :

Avoir finalisé les formulaires

Avoir constitué une recherche permettant de déterminer la population de campagne

Avoir mis à jour les données

Copier la base de production sur la base de test ainsi que la modification des mots de passe et des emails (demande à effectuer via un ticket d’exploitation sur TS Support).

Point d’attention : pour des raisons de sécurité un mot de passe sécurisé doit être demandé. Dans le cas contraire un mot de passe aléatoire sera communiqué.

Recette

• Constituer un jeu de test :

Sélectionner un jeu d’acteurs du workflow (collaborateur, évaluateur, validateur N+1, validateur N+2). Attention, la base doit être anonymisée.

Dans TS Identification / Profil collaborateur : choisir le collaborateur testé et extraire son formulaire de la précédente campagne.

Recette

Jouer le scenario de test en se positionnant en tant que chaque acteur du workflow :

Valider la restriction des saisies

Valider la remontée des objectifs (s’appuyer sur le formulaire de l’année précédente via TS identification)

Vérifier la bonne réception des notifications par mails

Tester les accès utilisateurs

En tant qu’administrateur RH :

Vérifier la population de campagne : Evaluation > Campagne > Evalués > click to Excel de la liste des évalués

S’assurer que les évalués ont bien tous un évaluateur

Cas pratique

• Sur votre base de qual qualclient.talent-soft.com :

Sélectionner votre population de campagne par le requêteur

Créer votre campagne

Vérifier la remontée des objectifs

Tester les accès utilisateurs

Valider les restrictions de saisie et/ou champs obligatoires









• Une fois la date de début dépassée, la campagne s’ouvre automatiquement.

• Bonne campagne!

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