TUTORIEL

Maintenir une Liste de Diffusion

Pourquoi maintenir une liste de diffusion?

Table des matières

Etape 1: créer un compte Google (Gmail)

Etape 1: Créer un compte Google (Gmail)

Si vous en avez déjà un, passez à l’étape 2

La réalisation de ce tutoriel a entièrement été réalisée en utilisant « Google Chrome »

comme moteur de recherche. Bien que vous pourrez obtenir des résultats similaires avec

d’autres moteurs de recherche, nous vous conseillons d’installer Google Chrome et de

l’utiliser pour réaliser les exercices du tutoriel.

accounts.google.com

Pour créer un compte Google, écrivez la recherche « créer un compte Google » dans votre moteur de recherche et cliquez sur le premier lien : https://accounts.google.com/SignUp?hl=fr

Vos informations personnelles

Il vous sera ensuite demandé de remplir un certain nombre d’information comme suit. Remplissez le formulaire et cliquez sur « Étape suivante »

Votre photo… Voilà ! Ajoutez une photo si vous le souhaitez, sinon cliquez suis « Étape suivante » Félicitation, votre inscription est terminée !

Etape 2: Commencer une liste de diffusion sur MS Excel

Téléchargez notre modèle

Pour commencer, vous pouvez télécharger notre modèle de

liste de diffusion en cliquant sur le lien de téléchargement ci-

dessous (ou le coller dans la barre d'adresse votre navigateur

internet). Si vous y êtes invité, cliquez sur OK jusqu'à ce que

la boîte de dialogue de téléchargement apparaisse (voir

image). Assurez-vous que « Ouvrir avec » est cochée et

définie comme MS Excel, puis cliquez sur .

Lien de téléchargement: http://bit.ly/1oelphY

Ouvrir et sauvegarder le modèle

Vous devriez désormais avoir le fichier LISTE DE

DIFFUSION.xls ouvert dans MS Excel. Allez dans Fichier

> Enregistrer sous et sauver le document dans un endroit

approprié de votre ordinateur.

Si le modèle ne s’ouvre pas automatiquement, vous

devrez l’ouvrir depuis le dossier de téléchargements de votre

navigateur internet..

Qui inclure? Où trouver leurs contacts?

La première question qu’il vous faut vous poser est qui doit

être inclus dans cette liste de diffusion. Ceci n’est qu’une

partie d’un exercice plus large d’identification du public

ciblé et des messages que vous voulez leur transmettre.

Dans le contexte du CIR, vous voulez probablement inclure

les membres du CDN, les parties prenantes aux projets de

Catégorie 1 ou 2, les participants à de précédentes réunions

sur les problématiques commerciales, des entreprises des

secteurs prioritaires, des experts et universitaires, les

donateurs, les institutions au niveau provincial, etc.

Quelques sources potentielles pour collecter des contacts

sont : (i) les listes de participants à de précédentes

réunions ; (ii) demander aux membres du CDN de partager

leur propre annuaire de contacts ; (iii) les annuaires des

chambres de commerce, etc.

Remplir les informations des contacts

Vous pouvez désormais commencer à ajouter des contacts

dans le fichier LISTE DE DIFFUSION.xls, en fournissant

les informations suivantes.

Mr/Mme: Cela vous permettra d’utiliser une liste basée sur

le genre.

Nom: Nom et prénom

E-mail: si vous en avez plus d’un, séparez le par “;”

Type: par exemple, gouvernement, secteur privé, donateur,

recherches, OCS, média, etc.

Organisation: l’institution ou l’entreprise pour laquelle le

contact travaille.

Position: le poste occupé dans l’organisation

Téléphone: vous pouvez créer d’autres colonnes pour séparer

téléphone mobile et fixe.

Engagement avec le CIR: cela vous aider à garder une trace

des connections et relations avec le CIR (par exemple CDN,

projet de Catégorie 2, etc.)

Assurez-vous que le formatage du texte est cohérent entre

tous les contacts, afin de pouvoir utiliser les filtres par la

suite. Par exemple, dans la colonne « Type », toutes les

entreprises doivent être classées sous la même dénomination

(ex : « Entreprises »).

Etape 3: Envoyer des e-mails personnalisés

Préparer vos e-mails sur MS Word

Premièrement, ouvrez un document vierge dans MS

Word et tapez le contenu de votre e-mail.

Toujours laisser l’opportunité de se désinscrire

Certains personnes ne veulent pas (ou plus) recevoir

vos mises à jour et informations. Donc, tous vos e-

mails doivent fournir un lien hypertexte via lequel les

destinataires peuvent se désinscrire en envoyant une

demande par e-mail. A la réception de ces demandes, la

personne qui maintient la liste de diffusion doit

manuellement retirer ce contact.

Pour créer un tel lien, surligner le texte dont vous

voulez qu’il contienne ce dernier. Puis appuyez sur

CTRL – K, une fenêtre va apparaitre. Compléter le

champ réservé à l’e-mail avec l’adresse e-mail de celui

à qui la demande va être transmise. Vous pouvez aussi

pré-compléter le sujet de l’e-mail dans le champ

suivant.

Utiliser le fichier LISTE DE DIFFUSION.xls comme source de publipostage

Maintenant que votre e-mail est prêt, vous pouvez

commencer le processus de publipostage en le mettant

en lien avec le tableur MS Excel (.xls) qui contient

votre liste de diffusion.

1. Allez sur l’onglet Publipostage > Utiliser une liste

existante. Dans la fenêtre qui apparait, chercher votre

fichier .xls and cliquez sur Ouvrir

2. Une fenêtre va s’ouvrir et demander le fichier

Créer un lien : CTRL + K

contenant les informations des différents contacts.

Sélectionnez Contacts$ et cliquez sur OK.

3. Félicitations! Vous pouvez désormais commencer à

organiser et utiliser les fonctions de publipostage

comme dans les étapes suivantes.

Organiser les champs de publipostage

Le Publipostage vous permet de créer automatiquement

des documents ou e-mails individualisés base sur

chaque ligne de votre ficher, en extrayant le contenu de

chaque colonne (« champ ») pour cette ligne

particulière. Par exemple

1. Placer votre curseur à l’endroit où vous voulez

insérer le champ de publipostage qui va être remplacé

par le nom du destinataire.

2. Allez dans l’onglet Publipostage > Insérer un

champ de publipostage. Le champ de publipostage

<<Nom>> a désormais été inséré.

3. Afin de prévisualiser le résultat des différents e-

mails qui vont être envoyés, ainsi que l’état actuel de

votre document, vous pouvez activer le bouton Aperçu

(voir l’image) dans l’onglet Publipostage. Naviguer via

les aperçus des e-mails en utilisant les boutons et .

Sélectionner les destinataires

Bien que vous puissiez parfois vouloir envoyer un e-

mail à tous vos contacts (par exemple pour diffuser une

newsletter), il est aussi probable que vous vouliez

envoyer un e-mail à des personnes sélectionnés dans

votre liste. Dans cet e-mail, nous allons envoyer un e-

mail seulement aux contacts du secteur privé.

1. Allez dans l'onglet publipostage > modifier la liste

des destinataires

2. Dans la fenêtre pop-up, tous les contacts cochés

seront destinataires. Bien que vous pouvez décocher

des contacts un par un, dans notre cas nous voulons

cliquer sur Filtre... afin d'inclure uniquement les

contacts qui répondent à certains critères, c'est-à-dire

dont le secteur est "Entreprises".

3. Cliquez sur Filtres… Une autre fenêtre s'affiche. À

gauche, sélectionnez le champ (c'est-à-dire la colonne

de votre feuille de MS Excel) contenant vos critères («

secteur » dans notre cas). Au milieu, sélectionnez «

Egal à». À droite, tapez comme critère « Entreprises ».

Dans les lignes suivantes, vous pouvez ajouter plus de

critères à votre filtre.

Seuls les contacts correspondant strictement à vos

critères seront filtrés! Les entrées comme "Entreprise"

(au singulier, sans « s ») seront ignorées. D'où

l'importance d’adopter des règles strictes de cohérence

lors du remplissage de votre feuille de MS Excel.

4. cliquez sur OK. Vous êtes de retour dans votre liste

de destinataires où demeurent seulement les contacts

qui correspondent à vos critères. Assurez-vous que la

liste des destinataires est correcte, puis cliquez sur OK.

L’envoi d'un e-mail personnalisé à toutes ces personnes

ne tient plus qu’à un clic !

Envoyez vos e-mails !

Vous êtes maintenant prêt à envoyer vos e-mails en

suivant les instructions ci-dessous :

1. Allez dans l'onglet Publipostage > Terminer &

fusionner > Envoyer des messages électroniques.

Une fenêtre pop-up s'ouvre.

2. Assurez-vous que le champ À: correspond à

l’intitulé de la colonne de vous feuille MS Excel où

sont stockées les adresses e-mail.

3. Dans le champ Ligne Objet : , tapez l'objet que vous

voulez donner à votre e-mail. Par exemple « L’UNMO

du CIR vous a ajouté dans sa liste de diffusion! »

Étape 4: Fournir un formulaire pour s’abonner

Créer un formulaire Google

Créer et publier un formulaire Google par lequel les gens

pourraient fournir les informations de contact dont vous avez

besoin pour votre liste de diffusion : nom, institution,

position, secteur, téléphone, e-mail, etc.

Remarque: pour des instructions détaillées étape par

étape sur comment créer et publier des formulaires Google,

veuillez consulter l'annexe du présent document.

4. Cliquez sur OK, c'est tout !

5. Rendez-vous dans votre MS Outlook, vos courriels

personnalisés ont été ajoutés à la boîte d'envoi et sont

en train d’être envoyés. Les destinataires reçoivent bien

des emails avec leurs noms (voir image).

Intégrer votre formulaire à votre site Web

Publier votre formulaire Google sur votre site Internet, de

préférence sur la page d'accueil afin que les visiteurs

puissent facilement le remarquer.

N'oubliez pas que les visiteurs sont susceptibles de remplir le

formulaire uniquement s'ils obtiennent quelque chose en

échange. Par exemple, ce formulaire pourrait être utilisé pour

s'abonner à une lettre d’information du CIR etc.

Remarque: pour des instructions détaillées étape par

étape sur la façon d'intégrer les formulaires Google à des

sites web, veuillez-vous référer au tutoriel sur « Créer un

site Google ».

Copiez/collez les réponses dans LISTE DE DIFFUSION.xls

Les informations fournies par les visiteurs seront disponibles

dans la feuille de réponse située dans votre compte Google

Drive, aux côtés du formulaire d'abonnement.

A partir de là, vous pouvez copier/coller les informations de

la feuille de réponse dans votre fichier LISTE DE

DIFFUSION.xls.

N’oubliez pas de refaire ce processus régulièrement pour

continuer à faire grandir votre liste de diffusion !

ANNEXE: Créer vos propres formulaires Google

Créer un formulaire Google

Premiers pas

Commencer avec le mode « Edition »

Au début, tous les formulaires sont similaires à l’image ci-dessous, il s’agit du mode « édition » des

formulaires. Aux premiers abords, cela peut sembler un peu compliqué et impressionnant, mais

détrompez-vous. L’utilisation des formulaires est très simple. Sélectionner la zone Formulaire sans

titre pour modifier le titre du formulaire

Notez qu’à tout moment, vous pouvez cliquer sur pour voir au fur et à

mesure à quoi ressemble le formulaire.

Créer des questions et des pages

Les questions de base Vous pouvez poser plusieurs types de questions :

Ajouter des questions et des pages En sélectionnant Ajoutez un élément, vous pourrez ajouter des questions, mettre des titres, images,

vidéos et créer une nouvelle page. Pour créer une nouvelle page, sélectionnez saut de page. Une bande

grisée apparaîtra pour signifier le changement entre deux pages du formulaire.

Pages différentes en fonction de la réponse Les questions de type « choix multiples » et « Sélectionner dans une liste » proposent l’option

« Ouvrir une page en fonction de la réponse ». En fonction de la réponse donnée, vous pouvez donc

orienter une partie des répondants vers une certaines questions, et l’autre partie vers des questions

différentes. Pour cela, vous devez déjà avoir plusieurs pages (voir exercice précédent) appelées ici

« Questions de catégorie 1 » et « Questions de catégorie 2 ».

La première page, ici une question de type « choix multiples » et va permettre d’identifier le

répondant, qu’il soit par exemple de catégorie 1 ou 2 (ne cherchez pas de signification particulière à

ces catégories qui s’existent que pour illustrer ce tutoriel). Cochez donc « ouvrir une page en fonction

de la réponse » (et aussi « question obligatoire »).

Par défaut, que le répondant coche la case « Catégorie 1 » ou « Catégorie 1 », il va « passer à la page

suivante ». Mais en cliquant sur « Passer à la page suivant » (en mode édition), un menu déroulant

apparait vous laissant le choix de la prochaine page à afficher au répondant parmi toutes les pages que

vous avez créé. Vous pouvez décider de le rediriger sur une nouvelle page appelée par exemple

« Questions de catégorie 1 ».

Diffuser le formulaire

Les feuilles de réponse