UN PLAN DACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE 1 Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012

UN PLAN D’ACTION POUR LE CONTRÔLE

INTERNE

1 Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012

LES CHIFFRES CLES

L’UPEC est souvent présenté comme une des plus importantes universités d’Ile-de-France:

- Effectif : 27 000 étudiants et 2 500 personnels permanents

- Nombre de composantes: 12

- Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de fonctionnement)

- Patrimoine immobilier: 267 millions d’euros

- L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011.

Des données qui ont permis de prioriser les enjeux

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DES PRE-REQUIS

Un portage politique fort

- un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement

A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau de la Direction.

Un agent comptable pleinement investi

- Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission

Une démarche partenariale traduite par la signature d’un protocole de modernisation

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Il n’y a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans l’implication active de ces deux partenaires.

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DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS

Des moyens

Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS adjoint aux affaires financières

Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010.

Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable et financier à l’agence comptable

Des structures

Le comité de pilotage

Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux réalisés sur le CICF

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DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5)

Des outils

Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de l’UPEC.

- Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant.

- Organigrammes Fonctionnels nominatifs: C’est la décomposition des individus. C’est un document qui retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus.

- Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques.

- Plan d’actions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés.

- Plan de contrôles :document qui recense le planning des contrôles à réaliser.

LE PLAN D’ACTION

Définition du périmètre

Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les risques futurs.

Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement actualisé.

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UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES

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8

Rémunération à tord d'un agent

UPEC GP 011

Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission).

Un agent est rémunéré au-delà de l'âge limite de maintien en activité.

Contrôle imparfait 5 2 2 20

Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé)Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations.Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels).

UPEC GP 012

Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations.

Organisa-tion

4 2 2 16

L'établissement n'a en réalité pas de dette

UPEC GP 019

RéalitéLa créance n’existe pas (service non fait) ou est

prescrite.

Contrôle imparfait

5 3 5 75Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.UPEC

GP 020Réalité

La dépense n’est pas prévue par la

réglementation.

Contrôle imparfait

5 3 5 75

Compétence juridique du donneur d'ordre

UPEC GP 021

RéalitéL’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilité.

Contrôle imparfait

5 3 4 60

Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) .

Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations de signature.

N° de risque

Critère

qualité comptable

Libellés FacteursCotation

P I CPlan d'actions

UN MODELE DE PLAN D’ACTION

9

10


3 19/20 2010 RéalitéGIRAF

E/SIFAC

Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.

PV

processus

rémunération

DGFIP / décembre 2009

2010 sept-10 sept-10


5 21 2010 RéalitéGIRAF

E/SIFAC

Organisation : contrôle de la

qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article

12 du RGCP) dans le cadre du

plan de contrôle.

PV

processus

rémunération


2010 oct-10 oct-10Fait dans le cadre du plan de contrôle


E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010

En cours de constitutionEmail de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011

Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature.Absence de déleguation de signature.

N° action

N° risqu

e

Origine plan d'actio

n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables

Origine et date recom

mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation

Observations / Commentaires Suivi

Définition du périmètre

- Le plan d’action: support essentiel du pilotage des risques

- la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de l’Etat du 01juin 2011 confirme cette optique.

- Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager

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LE PLAN D’ACTION

Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance observées.

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Rémunération à tord d'un agent

UPEC GP 011

Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission).

Un agent est rémunéré au-delà de l'âge limite de maintien en activité.

Contrôle imparfait 5 2 2 20

Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé)Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations.Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels).

UPEC GP 012

Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations.

Organisa-tion

4 2 2 16


UPEC GP 019

RéalitéLa créance n’existe pas (service non fait) ou est

prescrite.

Contrôle imparfait

5 3 5 75Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.UPEC

GP 020Réalité

La dépense n’est pas prévue par la

réglementation.

Contrôle imparfait

5 3 5 75


UPEC GP 021

RéalitéL’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilité.

Contrôle imparfait

5 3 4 60

Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) .


N° de risque

Critère

qualité comptable

Libellés FacteursCotation

P I CPlan d'actions

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E/SIFAC


PV

processus

rémunération





E/SIFAC




plan de contrôle.

PV

processus

rémunération




E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010



N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


Les enjeux

Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des risques:

– Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi régulier du plan d’action (commentaires);

– Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche (fixer les priorités);

– Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux et aux risques;

– Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques.

14

LE PLAN D’ACTION

15



E/SIFAC


PV

processus

rémunération





E/SIFAC




plan de contrôle.

PV

processus

rémunération




E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010



N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


Les enjeux (2)

- Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques.

Diffusion de l’information aux personnels.

- Associer les personnels concernés dans la définition des processus.

16

LE PLAN D’ACTION

Identifier les responsables des actions

- Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de services), voire par un service dédié.

L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...).

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LE PLAN D’ACTION

18



E/SIFAC


PV

processus

rémunération





E/SIFAC




plan de contrôle.

PV

processus

rémunération




E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010



N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


L’appropriation par les services

Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux identifiés. Chaque service concerné (l’agence comptable et la DRH) dispose de son propre plan d'action, reprenant :

• les éléments et consignes « obligatoires » à décliner,

• les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service

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LE PLAN D’ACTION

UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH

20

21


1 1 2010

Séparation de fonctio

ns

GIRAFE/

HARPEGE

Organisation : Création d’un

poste de contrôleur paie.

CL

processus

rémunération


2010 Dec-10 2010 fév-11 réalisé

Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur

paye) a pris ses fonctions et effectue les

missions qui lui ont été attribuées. A

ce jour l'organisation est

encore à

approfondir.

2 2 2010

Rattachement à la bonne périod

e

GIRAFE/

HARPEGE

Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG.

NS

processus

rémunération


2010 oct-10 2010 Oct-10

le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les

documents en tant voulu.

Risque 2 envoi d'un courrier à la

trésorerie le 10/02/2011

N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE

22

23



E/SIFAC


PV

processus

rémunération





E/SIFAC




plan de contrôle.

PV

processus

rémunération




E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010



N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


Le suivi– Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau

d'avancement de chaque action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs, une actualisation annuelle du plan d’action est réalisée.

– Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans d'actions par service

– Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours) de réalisation est fait de manière objective et sincère.

24

LE PLAN D’ACTION

25


1 1 2010

SEPARATION FONCTIONS

GIRAFE/

HARPEGE

Organisation : Création d’un

poste de contrôleur paie.

CL

processus

rémunération


2010 Dec-10 2010 fév-11 réalisé

Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur

paye) a pris ses fonctions et effectue les

missions qui lui ont été attribuées. A

ce jour l'organisation est

encore à

approfondir.

2 2 2010

RATTACHEMENT A LA

BONNE PERIO

DE

GIRAFE/

HARPEGE

Organisation : La coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG.

NS

processus

rémunération


2010 oct-10 2010 Oct-10

le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les

documents en tant voulu.

Risque 2 envoi d'un courrier à la

trésorerie le 10/02/2011

N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


26



E/SIFAC


PV

processus

rémunération





E/SIFAC




plan de contrôle.

PV

processus

rémunération




E/SIFAC


PV

processus

rémunération


2010 oct-10 2010



Action poursuivie sur 2011

Action renouvelée en mai 2012 à la

suite de la nomination

nouvelle Direction. Les actes

prévoient un spécimen de

signature

N° action

N° risqu

e


n

Critères de qualit

é comptable

Outils structurants

ActionResponsables


mandation

Calendrier

Calendrier

développé

Modification

Actions

Année

Origine

action

Réalisation


Ce qu’il reste à faire

- Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci de pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la formalisation du CICF a été restreinte aux services centraux.

- Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur l’intérêt du CICF qui n’est pas générateur de travail supplémentaire.

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LE PLAN D’ACTION

Les écueils

- La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que la démarche demeure une priorité. .

- Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…). Or, si le personnel n’adhère pas, le dispositif ne fonctionnera pas efficacement.

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LE PLAN D’ACTION

www.u-pec.fr

Philippe [email protected]él. +33 (0)1 45 17 10 70

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Documents

UN PLAN DACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE 1 Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012