Ministère de la Santé Publique

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PLAN DE RENFORCEMENT DES CAPACITES ET DE TRANSITION

TCHAD 2017-2018

Pour améliorer la performance des entités publiques

Avril, 2017

Table des matières

LISTE DES ACRONYMES.................................................................................................................3

CONTEXTE..........................................................................................................................................4

BUT ET OBJECTIFS...........................................................................................................................5

METHODES, APPROACHES ET OUTILS......................................................................................5

COMPREHENSION COMMUNE DU RENFORCEMENT DES CAPACITES ET DE TRANSITION........................................................................................................................................7

FACTEURS ESSENTIELS CONVENUS POUR LA REUSSITE DU PRC..................................8

CADRE DU RENFORCEMENT DES CAPACITES ET DE TRANSITION – 2017-2018...........9

PLAN GENERIQUE DE TRANSITION...........................................................................................16

CALENDRIER....................................................................................................................................17

BIBLIOGRAPHIE / DOCUMENTS DE REFERENCE...................................................................19

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LISTE DES ACRONYMES

ADPIC Accord sur les droits de propriété intellectuelle qui touchent au commerce BEP Bureau d’Etudes et ProspectiveBID Banque Islamique de Développement CDMT Cadre de Dépenses à Moyen TermeCPA Centrale Pharmaceutique d’Achats COOPI Coopération Internationale CQ Contrôle de qualité DF Direction des Finances DGAS Direction Générale des Activités Sanitaires DGRP Direction Générale des Ressources et de la Planification Générale DOSS Direction Générale de l’Organisation des Services de Santé DP Direction de la Planification DGPL Direction Générale de la Pharmacie et les laboratoires DRH Direction des Ressources Humaines DSIS Direction de Statistiques et d’Informations Sanitaires DSR Délégation Régionale de Santé FBR Financement basé sur les résultats FM Fonds mondial FOSAP Fonds d’appui aux activités de la population et de la lutte contre les IST/VIH/Sida GAS Gestion des achats et des stocks GF Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme HCNC/CCM Le Haut conseil national de coordination pour l’accès au Fonds mondial de lutte

contre le sida, la tuberculose et le paludisme LFAM&E/S-E Suivi- Evaluation MII Moustiquaires imprégnées d’insecticide MSP Ministère de la Santé Publique OMS Organisation mondiale de la santé ONG Organisation non-gouvernementale PALAT Programme d’appui à la lutte antipaludique au Tchad FBP Financement basé sur la performance PEV Programme Elargi de Vaccination PRC Plan de renforcement des capacités PND Plan National de Développement PNDS Plan National de Développement Sanitaire PNLP Programme National de Lutte contre le Paludisme PNS Politique Nationale de Santé 2016-2030 PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PR Récipiendaire principal PRA Pharmacie Régionale d’Approvisionnement PSN Plan Stratégique National de lutte contre le paludisme 2014-2018PSDRHS Plan Stratégique de Développement des Ressources Humaines pour la Santé au

Tchad PTF Partenaires Techniques et Financiers PU-DR Bénéficiaire Principal : Progress Update and Disboursement Request RC Renforcement des capacités RGPH Recensement Général de la Population et de l'Habitat RSS Renforcement du système de santé SG Secrétaire Général du Ministère de la Santé PubliqueSIGL Système d’information en gestion de la logistique SIS Système d’Information Sanitaire SR Sous Récipiendaire SSR Sous-sous-récipiendaire UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance UTC Unité Technique de Coordination pour les subventions du Fonds mondial

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CONTEXTE

Le Tchad est peuplé d'environ 13 millions d’habitants (2015) et augmente à un rythme annuel de 3,6 % par an. L’espérance de vie à la naissance, est de 52.4 ans en 2009 (RGPH, 2009) et la situation sanitaire est caractérisée par une morbidité et une mortalité infantile et maternelle élevées (PNS 2016-2030).

Le financement de la santé par rapport au budget général de l'État est variable (6.47% en 2011, 9,14% en 2013 et 5,52% en 2015. Le paludisme demeure la première cause de consultation dans les centres de santé (20.2%) et dans les hôpitaux (33.8%). Il est aussi la première cause de décès notifiés par les hôpitaux dans tous les groupes d’âge et la première cause indirecte de mortalité maternelle (Annuaire des statistiques sanitaires, 2015). Le Ministère de la Santé Publique (MSP) a développé un nouveau Plan Stratégique National (PSN) de lutte contre le paludisme 2014-2018 qui est actuellement en cours de mis en œuvre dont l’objectif général est de réduire de moitié la mortalité et la morbidité imputables au paludisme, particulièrement chez les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes. Le financement du PNLP est assuré à travers le budget de l’Etat et les partenaires techniques et financiers (PTF) dont le Fonds mondial, la BID, l’OMS, l’UNICEF et le PNUD.

Afin d’améliorer les résultats en matière de santé, le gouvernement a déployé d'énormes efforts tels que la construction d'infrastructures sanitaires, l'équipement de matériel biomédical et d'installations logistiques, la formation, la mobilisation de personnel qualifié, le financement des services et la gratuité des soins, parmi autres.

Malgré tous les efforts de l’Etat, plusieurs défis ont été relevés notamment dans le Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP) dont, l'amélioration des compétences en leadership ; l’accès aux services de qualité ; l’amélioration de la gestion des ressources humaines et des approvisionnements et stocks ; le renforcement de la surveillance, du suivi-évaluation et de la recherche opérationnelle ; la coordination efficace avec les partenaires et la mise en place d’un système financier résilient. Surmonter ces défis sera important pour le succès de la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial et d'autres PTF (RSS GAVI, Projet Banque mondiale FBR, Expertise France, etc.)

Le PNUD et la Subvention du Fonds Mondial contre le paludisme

À la fin de 2002, le PNUD a entamé un partenariat avec le Fonds Mondial pour faire face aux trois épidémies. Le principal objectif du PNUD, dans le cadre du partenariat, est de soutenir le récipiendaire principal (PR), légalement responsable du produit de la gestion des subventions dans les pays. Dans des circonstances exceptionnelles, les homologues nationaux peuvent demander au PNUD d'assumer la responsabilité de la gestion de la subvention. Un tel accord est assorti de délais, tandis que le PNUD fournit le soutien nécessaire au renforcement des capacités d'un ou de plusieurs candidats nationaux, en vue de les intégrer progressivement en tant que récipiendaires principaux (PR).

Le Fonds mondial a contribué durablement à la lutte contre le paludisme au Tchad. C’est en 2009 que le PNUD a été désigné PR par le Haut Conseil National de Coordination pour l’accès au Fonds mondial (HCNC ou CCM). Depuis lors, le PNUD assume la responsabilité de la gestion des subventions, à travers le Programme de soutien à la lutte antipaludique au Tchad (PALAT), tout en fournissant le soutien technique nécessaire au PNLP. La dernière subvention en question corresponde à la période du 1er janvier 2016 au 30 juin 2018 (PALAT 2).

En Novembre 2015, tout en envisageant une transition durable sur le financement du Fonds mondial, le HCNC a nommé le Ministère de la Santé Publique (MSP) comme le PR des futures subventions et a demandé au PNUD et au MSP de préparer un plan coordonné de renforcement des capacités (RC) et de transition. Pour le processus de transition du PNUD au MSP, une structure spécifique de gestion de la subvention devrait être définie au sein du MSP. Le processus sera géré conjointement par les 2 institutions et le Fonds mondial, parallèlement au processus d'approbation des nouvelles subventions.

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Le présent document décrit le processus d’élaboration d’un plan général de renforcement des capacités du MSP, notamment du PNLS et d’autres structures liées à la lutte contre le paludisme. S’ajoute un plan générique de transition avec des activités concrètes qui pourront orienter le processus entre le PNUD et la nouvelle structure de gestion désignée au sein du MSP. BUT ET OBJECTIFS

Le projet de « renforcement des capacités nationales dans la gestion des projets du Fonds mondial  » s’inscrit dans le cadre de l’appui du PNUD aux autorités tchadiennes, et en premier lieu le Ministère de la Santé Publique (MSP). Le projet cherche à renforcer les capacités des acteurs publics de la réponse nationale au Paludisme, particulièrement dans la gestion des subventions du Fonds Mondial.

Objectif du plan de renforcement des capacités

Le projet consiste à élaborer un plan général de renforcement des capacités fonctionnelles suivantes : 

Gouvernance de projet et gestion de programme Gestion financière et systèmes, y compris la gestion des risques Suivi et évaluation (S&E) Approvisionnement et gestion de la chaîne d'approvisionnement (GAS) Coordination renforcée des acteurs y compris la société civile

A terme, les acteurs désignés par le MSP auront la capacité de maîtriser et de s’approprier de l’ensemble des processus inhérents à la gestion des programmes, et en particulier, les principes et modalités spécifiques du Fonds Mondial.

Plan de transition

Au cours de la planification et de mise en œuvre du renforcement des capacités, le processus pour la transition sera entamé afin d’identifier la structure au sein du MSP qui assumera la responsabilité de la gestion de la subvention, tout en clarifiant le modèle, la stratégie, les jalons mesurables et les étapes. Au plan général s’ajoute le renforcement des capacités pour la gestion des Sous-récipiendaires (SR)

Une fois atteints les objectifs de renforcement des capacités, la structure désignée pourra faire face à l’évaluation des capacités menée par le LFA du Fonds mondial, qui déterminera si la structure dispose d’un système résilient pour assumer la responsabilité en tant que PR des subventions du FM.

METHODES, APPROACHES ET OUTILS

Méthodologie

Afin de faciliter le processus d'élaboration d’un plan général de renforcement des capacités (PRC), la méthodologie a compris la collecte et l'analyse des documents, des entretiens avec des personnes clés, des réunions de coordination, des ateliers et la communication électronique.

° Revue et analyse documentaire

La revue des documents de référence en matière d’évaluation et d’audits du PNLS, l’évolution des subventions du Fonds mondial, la structure et les organes du MSP, les plans de RC, etc., a permis d’identifier les défis actuels du programme en matière de RC, ainsi que les activités de RC en cours.

° Entretiens avec des personnes clés

Du 7 au 13 mars, des rencontres ont été organisées par le PNUD avec les représentants du MSP, les Partenaires techniques et financiers (PTF) (UE, Coopération suisse, OMS) ; le HCNC ; le FOSAP et une ONG, afin de partager les objectifs de la mission, demander des informations sur leurs activités respectives et solliciter la documentation appropriée relative au RC (évaluations, audits, projets, programmes, plans de RC, etc.).

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° Réunion de coordination

Une fois que la Ministre de la Santé publique a été engagé dans le processus, une réunion de coordination, a eu lieu le 14 mars 2017 et a compté sur la participation des directions du MSP, le PNUD et les PTF, afin de partager les objectifs, construire un consensus, concevoir le processus, définir les rôles, identifier les bénéficiaires et convenir sur les étapes.

° Ateliers et rencontres bilatérales Suite à la réunion de coordination, une équipe technique « Task Force de RC » a été constitué et un premier atelier d’auto-évaluation et d’élaboration du premier draft a été organisé le 16-17 mars 2017, conjointement entre le MSP et le PNUD, dans les locaux du Ministère de la santé. L’atelier a compté sur la participation du personnel technique du MSP et le personnel technique de PNUD, FOSAP, HCNC et COOPI. Un deuxième atelier de finalisation du plan de RC a eu lieu le 6 avril 2017.

Suite auy ateliers et afin de finaliser le draft du PRC, plusieurs rencontres bilatérales entre le PNUD et les différentes structures du MSP ont été organisées.

° Communication électronique

Afin de compléter le PRC, tous les membres de la Task -Force et les directeurs ont été contactés à travers des emails pour partager les drafts révisés du PRC.

Approches

° Participatif  /collaboratif /multidisciplinaire  : Le processus d’auto-évaluation et de planification a été hautement participatif avec des professionnels de la santé, de finances, de suivi-évaluation et de gestion des achats et stocks ; et a compté sur l’appui technique des professionnels expérimentés.

° Centrée dans les besoins des participants/bénéficiaires : Les professionnels du MSP ont pu identifier par eux même leurs propres besoins en RC, identifier les actions en cours et planifier des interventions appropriées. ° Approches des documents de référence : Les documents nationaux tels que le PND 2016-2020, le Plan national de développement sanitaire (PNDS3 2017-2020 en cours d’élaboration), le PSN et les autres plans de RC existants, appuyés par les PTF, devraient être pris en compte dans le plan de RC.

Outils

Les outils utilisés concernent les guides et orientations fournies par l’UNDP et le Fonds mondial en matière de RC, et transition. Ils montrent le processus1 et les orientations pour le renforcement des capacités fonctionnelles suivantes2 :

- Gouvernance de Projet et Gestion de Programme, - Gestion Financière et Systèmes, y compris la Gestion des Risques- Suivi - évaluation (S-E) - Gestion des achats et des stocks (GAS)- Gestion des sous-bénéficiaires (Plan de transition)

Pour l’élaboration des plans (RC et transition), ont été pris en compte les documents d’orientation sur les facteurs de succès pour le renforcement des capacités et pour la transition3

1 Pour plus d’information, voir le site : http://www.undp-globalfund-capacitydevelopment.org/en/functional-capacities/the-process-of-capacity-development/2 Pour plus d’information, voir le site : http://www.undp-globalfund-capacitydevelopment.org/en/functional-capacities/ 3 Voir le site : http://www.undp-globalfund-capacitydevelopment.org/en/transition/factors-for-success-for-transitioning/

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COMPREHENSION COMMUNE DU RENFORCEMENT DES CAPACITES ET DE TRANSITION

Au cours de la réunion de coordination et de l’atelier, des clarifications ont été effectués pour avoir une compréhension commune du processus.

Renforcement des Capacités (RC): Le PNUD définit le renforcement des capacités comme le processus par lequel les individus, les organisations et les sociétés obtiennent, renforcent et maintiennent les capacités de fixer et d'atteindre leurs propres objectifs de développement au fil du temps.

Capacités fonctionnelles : La stratégie du PNUD-FM, focalise le RC des systèmes de santé dans les systèmes qui appuient la gestion du programme, la gestion financière, la gestion des risques, la GAS, le Suivi-évaluation et la gestion de Sous-bénéficiaires.

Transition : L’appropriation nationale est la pierre angulaire des principes du Fonds mondial. Dans les pays où le PNUD est le bénéficiaire principal intérimaire, le renforcement des capacités nationales est une priorité, pour permettre le transfert du rôle. Un plan de RC à long terme, consistera à mettre au point des fonctions spécifiques du nouveau PR, nécessaires à la réussite des subventions du Fonds mondial, dans le but ultime de la transition.

Evaluation des capacités (Auto-évaluation) : Vue par le PNUD, elle est dirigée par l'organisation intéressée. Il s’agit de trouver des domaines nécessitant un renforcement.

Minimum Standards pour les PR : Sont les standards définis par le Fonds Mondial et PNUD en tenant compte des capacités fonctionnelles comme suit :

Capacités fonctionnelles Minimum Standards pour les PR des subventions du Fonds mondial

Gouvernance du projet et gestion du programme, y compris la gestion du SR

1. Structures de gestion et une planification efficaces.2. Capacité et systèmes nécessaires à la gestion et à la surveillance efficaces des Sous-bénéficiaires (SR) et de Sous-Sous Bénéficiaires (SSR)

Gestion financière et systèmes, y compris la gestion des risques

3. Le système de contrôle interne est efficace pour prévenir et détecter les abus ou les fraudes.4. Le système de gestion financière est efficace et précis

Approvisionnement et gestion de la chaîne d'approvisionnement (PSM)

5. Bonnes pratiques d'entreposage pour assurer l'état, l'intégrité et la sécurité des produits de santé6. Systèmes de distribution et modes de transport efficaces pour assurer un approvisionnement continu et sécurisé en produits de santé afin d'éviter les interruptions du traitement ou du programme.

Suivi et évaluation (S&E) 7. Des capacités et des outils de collecte de données pour surveiller la performance des programmes.8. Un système de rapports fonctionnels de routine9. Mise en œuvre conforme aux exigences de qualité

Activation des environnements juridiques et politiques y compris la protection des droits humains(PNUD)

1. Accroître la participation des communautés et des populations clés 2. Soutenir les interventions de santé publique qui traitent des inégalités sociales, les inégalités entre les sexes, et les pratiques néfastes pour la santé (Ex. pour le paludisme : Les femmes moins instruites utilisent moins les MII, reçoivent moins du TPI et utilisent moins les services de

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santé)

FACTEURS ESSENTIELS CONVENUS POUR LA REUSSITE DU PRC

Le MSP a constaté le besoin de renforcer les capacités fonctionnelles des plusieurs directions et s’est engagé à élaborer le plan général de renforcement des capacités avec le soutien du PNUD et d’autres acteurs.

Afin de mener à bien le processus d’élaboration et de mise en œuvre du plan de renforcement des capacités, des critères et des conditions ont été discutés et puis convenus avec toutes les parties prenantes.

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La compréhension commune du renforcement des capacités, son but, ses objectifs, sa portée et son approche, ainsi qu'un accord sur l'objectif final.

Mise en common

Le leadership politique des plus hautes autorités dans le processus avec la volonté de changer et le pouvoir de le faire.Le soutien national et le leadership claire et reconnue du MSP, du PNUD et du Fonds mondial pour conduire le processus et les résultats.La mise en place d’un comité de coordination de renforcement des capacités composé par le MSP, le PNUD, le PTF et le HCNC pour examiner régulièrement les plans et budgets de RC, les enjeux, les étapes et les objectifs et recommander des changements.La gestion du projet de RC est assuré à travers d’une Equipe technique de travail ou Task Force réduite pour diriger et superviser le projet en tant que « agents de changement » La communication transparente avec les PTF, les intervenants, le personnel, le CCM, le Fonds mondial et le LFA, au sujet du plan, le progrès, le statut et les efforts de changement

Leadership et

gouvernance

Le diagnostic de situation des différentes structures du MSP est réalisé par les propres intéressés ou potentiels bénéficiaires et il est basé sur des preuves objectives L’élaboration du Plan de RC est assurée par une Task Force de RC élargie avec la participation du personnel technique des différentes structures internes du MSP. La participation des représentations régionales et locales ainsi que des ONG est assuré dans une deuxième étape

Participation

CADRE DU RENFORCEMENT DES CAPACITES ET DE TRANSITION – 2017-2018

Le cadre et le processus de renforcement des capacités et de transition comporte 3 phases bien définies et reliées entre elles :

Phase 1 : L’élaboration d’un plan général de renforcement des capacités et d’un plan de transition générique. La nouvelle structure pourrait être identifiée au cours de cette phase ou de la suivante Phase 2 : La mise en œuvre du plan de RC et l’atteinte des résultats, y compris le renforcement des structures des entités nationales et les systèmes.

Phase 3 : L’adaptation du plan générique au contexte du Tchad par le nouveau PR et l’atteinte des jalons (milestones) de la transition en mettant en place des systèmes nationaux pour toutes les capacités fonctionnelles, avec des niveaux de conformité acceptables qui répondent aux exigences nationales et internationales, notamment du Fonds mondial. Le but ultime est le transfert de la subvention Paludisme à la nouvelle structure désignée au sein du MSP.

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L'approche du renforcement des capacités est adaptée au contexte du Tchad Le plan de RC est aligné avec des plans et des stratégies nationales existants, notamment : le PNS, le PND, le PSDRHS, mais surtout, le PNDS3 et le PSN de lutte contre le paludisme

Adaptation

Le MSP tire profit du dispositif technique local, régional et mondial du PNUD Le MSP bénéficie des compétences techniques du FOSAP, PR de la subvention VIH/TB du Fonds mondial

Assistance technique

Le Plan de RC général est clair au niveau des besoins en ressources humaines et financières. Ceci permettra la mobilisation des ressourcesLe plan inclut les domaines en cours de financement ou budgétisés par l’Etat Les PTF participent dans le processus pour assurer la cohérence avec leurs propres plans de RC et le partage des coûts Le résumé du plan de RC, le budget et des indicateurs sont inclus dans les demandes de financement adressés aux PTF, notamment le Fonds mondial Le suivi régulier de la mise en oeuvre du PRC est assuré par la Task Force -équipe Suivi-Evaluation

Financement et S-E

Transition

3 Planification de la transition UNDP- MSP; Identifier les jalons mesurables / Élaboration et mise en oeuvre du plan de transition Un plan de transition est élaboré Les systèmes sont en place et respecten les exigences nationales et internationales Les jalons /étapes clés de la transition sont atteints

Capacités renforcées

2 Renforcer les capacités: Structures de contrôle et de mise en œuvre / Systèmes nationaux / Capacités fonctionnelles / Ressources humainesSystèmes nationaux / Manuels et POS (SOP) disponibles Ressources humaines, mises en placeUtilisation accrue des systèmes nationauxSR renforcés/ Performance de la subvention améliorée

Plan de RC élaboré

1 Définition et conception /engagement des parties prenantes / Évaluation des capacités /Planification / Identification des prioritésElaboration du plan d'action: Activités / Budget / Calendrier/ Résultats RC, mobilisation des ressources pour le Plan RCClarification sur les structures de mise en œuvre du PR nationalIdentification des étapes/jalons pour la transition Approbation du plan de RC

6. Mise en œuvre du Plan de renforcement des capacités et

suivi 7. Evaluation du Plan de RC

Mai 2017- Déc 2018 Mars 2018 et Déc 2018

Phase 1 : Elaboration et mise en œuvre du plan de renforcement des capacités

Au Tchad, le cadre du plan général de renforcement des capacités a été organisé en 7 étapes pour la période du mars 2017 au décembre 2018

Un plan générique de renforcement des capacités fait partie aussi de ce cadre mais il mérite encore un processus de réflexion et de décision des parties concernées en matière de définition des jalons (milestones) et des délais. Un plan définitif de transition sera élaboré une fois que la nouvelle entité responsable de la gestion des subventions du Fonds mondial soit identifiée au sein du Ministère de la Santé.

Etapes du processus de renforcement des capacités

Au cours des 3 premières étapes, les participants ont été notamment les différentes directions et techniciens du MSP, les PTF et le PNUD.

Participants au processus de renforcement des capacités Réunion

Coord. Entretien

s

Task-force Atelie

r 1Atelie

r 2

Coordination

Ministère de la Santé PubliquePNUDHCNCPTF impliqués

PTF

Union Européenne Coopération suisse UNFPAUNICEFOMSDGRP/DF : Direction de finances DGRP/DP : Direction de la planificationDGRP/DSIS : Direction de statistiques et d’information sanitaireDGRP/DI : Direction des Infrastructures DGAS : Direction générale des activités sanitaires

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1. Définition et conception du processus de

planification du RC (réunion,, entretiens)

2. Auto- évaluation des capacités fonctionnelles et

processus d'élaboration du PRC avec les parties

prenantes et les partenaires (entretiens, atelier 1)

3. Préparation d’un draft du projet de RC avec un plan

d’action et un budget (ateliers 1-2)

4. Révision /examen du plan par les parties prenantes et finalisation du plan de RC: Objectifs, actions prioritaires, responsables, plan de travail,

budget et plan de suivi

Elaboration d'une proposition de plan de

transition "générique" lié aux objectifs du plan de RC

5. Obtenir l’accord pour la mise en œuvre du plan de

RC ainsi que pour la recherche et allocation des

ressources

3-14 mars 201716-17 mars 17

16 mars -21 avril 17

Avril -Mai 2017 Avril 2017Mai 2017

MSP DGAS/DOSS : Direction de l’organisation des services de santé DGPL : Direction Générale de la Pharmacie et des Laboratoires UTC : Unité technique de coordination des subventions du Fonds mondialBEP : Bureau d’études et des prospectivesPNLP : Programme national de lutte contre le paludisme (SR Subvention FM)CPA : Centrale Pharmaceutique et des achatsPRA : Pharmacie Régionale d’approvisionnement

Appui technique

HCNCFOSAP (PR de la subvention VIH/TB du FM PNUD/PALAT

Etape 1 : Définition et conception (Entretiens et réunion de coordination)

Toutes les parties prenantes qui pourraient participer au processus de RC ont été rapprochées lors des entretiens et la réunion de coordination. Il s’agissait de connaître leur motivation, leur engagement et leurs perspectives en matière de RC. Les différentes Directions du MSP, les PTF, le FOSAP et l’HNCH ont contribué à avoir une meilleure compréhension de l’objectif et à la conception du processus de renforcement des capacités.

Au cours de cette étape, l’équipe technique élargie (Task force) pour l’auto-évaluation et l’élaboration du plan de renforcements des capacité (PRC) a été identifiée ainsi que les mécanismes de communication, les étapes et un draft de calendrier. Le leadership du processus revient naturellement au Secrétaire Général (SG) et à la Direction Générale des Ressources et de Planification (DGRP) en coordination avec le PNUD.

Les potentiels bénéficiaires du plan général de RC identifiés sont, notamment :PNLP : Compte sur un staff de 35 personnes avec des responsables en gestion de programme, finances, suivi-évaluation et GASDGRP : A travers 3 de ses 5 directions : Direction des Planification (DP), Direction des Finances (DF) et la Direction des Statistiques et d’Information SanitairesUTC : Unité, au sein du MSP, responsable de la coordination des subventions du FM avec un staff de 6 personnes dont des responsables en gestion des programme, administration, S-E et GAS. BEP : Bureau d’Etudes et des ProspectivesDGPL, CPA et PRA : en rapport avec la pharmacie et l’approvisionnement

Etape 2 : Evaluation des capacités (Documentation, entretiens et atelier 1)

L’évaluation des besoins en renforcement des capacités a été réalisée à travers la révision de la documentation (évaluations et audits), les entretiens avec les personnes clés et l premier atelier d’auto-évaluation. Le but principal était de reconnaître les acquis au niveau de quatre capacités fonctionnelles ainsi que les besoins en renforcement de la part du PNLS et des autres structures du MSP. En plus, il s’agissait aussi d’identifier les actions de renforcement en cours proposées par l’Etat ou par les PTF

Un programme d’atelier a été élaboré pour l’auto-évaluation rapide, avec la définition des objectifs, des activités, de la méthodologie et des ressources. L’outil utilisé correspond au format d’auto-évaluation rapide du PNUD/FM. Les participants du MSP (21 participants) et les techniciens d’appui (8 participants) ont été distribués en 4 groupes en lien avec les capacités fonctionnelles :

Gestion de programme Gestion financière Suivi-Evaluation Gestion des achats et stock

Au cours des jours suivants, les techniciens du MSP ont complété les informations manquantes ou vérifié les données avec leurs collègues ou les directeurs.

Le processus d’auto-évaluation a permis d’atteindre les bénéfices et produits suivants :

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Résultats du processus d’auto-évaluation

1Les techniciens des différentes structures ont été sensibilisés sur l’intérêt d’un plan de RC, en vue d’améliorer la gestion du programme paludisme et renforcer la mobilisation des ressources

2Ils ont été informés sur les résultats préliminaires de la revue et de l’analyse documentaire sur le RC (Forces, défis et opportunités) et sur les exigences du FM

3Une réflexion approfondie a eu lieu sur les défis actuels en matière de renforcement des capacités par rapport à l’outil d’évaluation du PNUD et du Fonds mondial (capacités fonctionnelles)

4Un document draft a été élaboré, qui signale les compétences actuelles et les besoins selon les 4 domaines principales, ainsi que les renforcements des capacités en cours

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Résultats de l’auto-évaluation par structure et par capacité fonctionnelle

PNLP

Gouvernance et Gestion programme Gestion financière et des risques

Acquis : Systèmes qui répondent aux exigences nationales Manuel de procédures Politique national de lutte contre le paludisme Les populations clés sont impliquées Système informatisé en place pour le recensement et

le suivi des agents de l’Etat Agents disponibles : Gestion, GAS, finances, S-E

Acquis : Manuel des procédures admin-financières et

comptables Système de procédures budgétaires Plan d’action validé Plan de surveillance des dépenses Inspection générale sur place au niveau du MSP Structure financière sur place Quelques mesures d’atténuation des risques

A renforcer La structure de gestion /le partenariat Le système de suivi des POA L’intégration des outils de gestion SOP La gestion des RH (politique de recrutement, etc.) La gestion des actifs La supervision et le suivi des audits L’implication des populations vulnérables

A renforcer : L’efficacité du système de contrôle interne Les rapports financiers Le suivi des dépenses par le staff Le système de gestion comptable pour le FM Le système de suivi des paiements et le budget Le suivi des recommandations des audits L’identification et gestion des risques

Suivi –Evaluation (S-E) Gestion des achats et stocks (GAS)

Acquis : Plan national de S-E qui intègre les indicateurs FM Organigramme avec description des tâches Guide de collecte et de surveillance des données Base de données et grilles de CQ des données

Acquis : Sous-comité de quantification pour les prévisions Stock de sécurité de 30% géré par PRA

A renforcer : Le système de remontée des données Le système d’alerte pour les épidémies Le logiciel pour le traitement des données le système de surveillance et de vérification du CQ La qualité des rapports et le respect des délais La formation du personnel en S-E

A renforcer : Manuel de quantification des produits de santé La gestion pour éviter la rupture des

médicaments et consommables Le contrôle de qualité des médicaments La supervision (Voir CPA et PRA)

UTC, BEP

Gouvernance et Gestion programme Gestion financière et des risques

Acquis : UTC/BEP : Plans d’action alignés au PNDS UTC : Arrêté sur la mise en place de l’UTC UTC/BEP : Personnel disponible

Acquis : UTC : Rapports financiers trimestriels UTC : Un chargé de finances

A renforcer UTC/BEP : Tout est à renforcer : manuels de

procédures, formation du personnel, etc.

A renforcer : UTC : Tout est à renforcer : manuels, formation,

systèmes.

Suivi –Evaluation (UTC) Gestion des achats et stocks (GAS)

Acquis : UTC : Une structure de S-E sur place BEP : Structure en place pour surveiller la qualité

des données et faire des rapports

Acquis : UTC : Le système de collecte d’information UTC : Un responsable GAS

A renforcer UTC/BEP : Tout est à renforcer : Formation, Guides

de S-E, les Systèmes, Supervision

A renforcer : UTC : Tout est à renforcer : Formation

DGRP (DP, DF, DSIS) ; DGPL, CPA, PRA

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Gouvernance et Gestion programme (DP) Gestion financière et des risques (DF)

Acquis : Systèmes en place répondant aux exigences

nationales Plan opérationnels trimestriels et annuels Personnel disponible Le PNDS3 (en cours d’élaboration

Acquis : Manuel des procédures administratives

financières et comptables Système de procédures budgétaires pour les

programmes nationaux Plan d’engagement annuel et de suivi de

l’exécution budgétaire de l’Etat Service de comptabilité publique et du personnel

comptable Inspection générale chargé du contrôle interne

des ressources Service de programmation et budgétisation

chargé du suivi et contrôle des dépenses Structure financière sur place : Direction de

finances avec un service financier, gestionnaires et comptables

Procédures pour la passation des marchés publics

A renforcer Le manuel de procédures et SOP répondant aux

exigences du FM La formations du personnel sur les procédures

nationales, du FM et d’autres bailleurs de fonds

A renforcer : Réactualisation du manuel en conformité aux

exigences nationales et des PTF La formation des administrateurs sur les CDMT et

logiciels Plus des ressources humaines pour le suivi de

l’exécution du budget et formation La supervision et le coaching La formation des gestionnaires sur les

procédures comptables du FM et d’autre bailleurs des fonds

La création des services financiers dans les autres directions

L’identification et gestion des risques

Suivi –Evaluation (DSIS) Gestion des achats et stocks (DGPL, CPA, PRA)

Acquis : Le PNDS3 comprend un plan de Suivi-Evaluation Manuel d’instruction du SIS pour tous les

programmes Une structure de S-E sur place, dont un service de

suivi-évaluation 23 DRS supervisées au moins une fois par an Machines de reprographie disponibles à la DSIS

pour reproduire les rapports

Acquis : DGPL : En cours l’élaboration du plan stratégique DGPL : Plan d’assurance qualité CPA : Sous-comité de quantification CPA : Procédures pour la gestion des stocks

avec l’assurance qualité CPA : Document normatif sur la gestion des

périmés CPA : Structure chargée de GAS

A renforcer La formation du personnel à tous les niveaux sur le

Suivi-évaluation La formation du staff sur le système de S-E Les intrants pour la machine de reprographie et

formation du personnel à son utilisation Le système pour l‘analyse des données et la

formation du personnel

A renforcer : DGPL/CPA : Le manuel de quantification des

produits de santé et formation du personnel DGPL : Formation du personnel sur les systèmes

de contrôle de qualité CPA : la supervision CPA/PRA. La structure de distribution qui est

faible au niveau de district et périphérique CPA/PRA : La performance de la chaine

d’approvisionnement CPA : Le SIGL qui est embryonnaire CPA : La capacité de stockage qui est

insuffisante et non conforme aux normes et standards à tous les niveaux

CPA : Suivi/supervision des produits périmés CPA : Ressources humaines en quantité et

qualité

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Etape 3 : Préparation du draft du PRC – Atelier 1 et 2

Sur la base des résultats de l’évaluation participative des capacités, du 16 au 17 mars 2017, la «  Task force » a élaboré un premier draft de plan pratique qui tient compte des actions de renforcement (objectifs), les produits attendus, les indicateurs de progrès, les responsables, les priorités (haute, moyenne, baisse), le calendrier et les interventions

Les différentes révisions réalisées par l’équipe, à travers la communication électronique les ateliers et les rencontres bilatérales, ont permis une meilleure définition des objectifs à court et long terme ainsi que les indicateurs clés et les interventions prioritaires. Ensuite, un budget estimatif a été proposé ainsi que les hypothèses de coût qui ont été harmonisés.

Le plan comprend aussi les actions et quelques informations budgétaires sur les interventions de renforcement des capacités en cours, organisées/financées par l’Etat ou avec l’appui des PTF. (Voir le draft du plan d’action en document annexe)

Etape 4 : Révision du draft et finalisation du PRC

Le draft du plan général de renforcement des capacités sera révisé par l’équipe de coordination (MSP UNDP, HCNC et les PTF impliqués).

Les résultats de l’évaluation participative devront être vérifiés et les interventions proposées seront révisées. Les activités prioritaires et les indicateurs clés pour chaque structure seront identifiées ainsi que le calendrier. Le budget sera finalisé en fonction des priorités définies.

Etape 5 : Accord pour la mise en œuvre et mobilisation des ressources

Une fois révisé et approuvé le plan général, il faudrait assurer les ressources supplémentaires à ce qui a été alloué par l’UNDP (environ 300'000 USD).

Il faudrait vérifier si ce plan doit être signé par la Ministre de la Santé Publique avant sa mise en œuvre. Proposer un lancement du plan pour que tous les parties prenantes puissent connaître les objectifs et les activités proposés.

Vérifier toutes les sources existantes et potentielles de financement et considérer toutes les propositions y compris les ressources en nature (ex. consultants, trainings, équipement, etc.)

Le financement devrait couvrir les activités spécifiques, la coordination du projet et le suivi-évaluation Si possible, les interventions inter-organisationnelles seront regroupées afin de réduire le coût.

Etape 6. Modalité pour la mise en œuvre du PRC

Avant de commencer la mise en œuvre, il faudrait confirmer le contenu du plan, les rôles pour la gestion et les responsabilités.

Afin d’assurer la mise en œuvre du plan général de RC, une équipe technique multidisciplinaire de RC sera mise en place constituée par du personnel technique du Ministère de la Santé Publique et du PNUD. Cette équipe devrait être constitué par une personne spécialiste dans chaque capacité fonctionnelle (gestion de programme y compris la gestion de SR ; Gestion financière et gestion des risques ; GAS et Suivi-Evaluation) et par institution, soit au total 8 personnes.

L’équipe technique sera coordonnée par un consultant national, responsable du projet de RC à recruter en suivant une procédure transparente. Il sera accompagné par un consultant international le temps nécessaire.

Sous la direction du coordonnateur, les responsabilités de l’équipe technique seront de :- Réviser la dernière version du plan de RC, les objectifs, les résultats attendus, les indicateurs,

le budget et le plan de S-E, revoir les priorités et le faire valider par le MSP et le PNUD. - Définir les procédures opérationnelles

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- Assurer les ressources pour la mise en œuvre du plan - Participer à l’élaboration des TDR et aux processus de sélection des consultants - Suivre les progrès de la mise en œuvre- Proposer les ajustements nécessaires au plan de RC- Vérifier les résultats dans le cadre du plan de RC concernant les résultats attendus (produits)- Contribuer à élaborer le rapport trimestriel à partager avec toutes les parties prenantes /PTF

impliqués

Sous la direction de l’équipe de coordination, les responsabilités du coordonnateur sont entre autres :

- Concerter et organiser les acteurs- Organiser une réunion mensuelle avec l’équipe technique de RC- Planifier et organiser les activités nécessaires pour atteindre les objectifs du projet- Respecter les cibles identifiées, les ressources allouées et les délais établis- Organiser les ateliers de formation - Coordonner l’élaboration des TDR et de sélection des consultants - Veuillez à la qualité des prestations en matière de formation /équipements et autres - Coordonner l’élaboration des rapports techniques et financiers trimestriels et annuels- Organiser le partenariat institutionnel. Communiquer avec les PTF pour des éventuels

nouveaux plans de RC concernant les mêmes cibles et les mêmes capacités fonctionnelles- Veuillez à ce que le plan de RC du PNUD/MSP soit intégré dans les plans de RC des autres

PTF- Autres à définir dans les TDR

Les cadres du projet PALAT ont aussi les rôles de conseillers/accompagnateurs de l’équipe technique du MSP, de formateurs dans le cadre des ateliers prévus dans le PRC et de l’assistance technique ciblée pour les membres de la nouvelle unité de gestion de la subvention du Fonds mondial.

Etape 7. Dispositif du suivi-évaluation du plan général de RC

La mise en œuvre du plan général de RC aura le support de l’équipe de coordination. Une équipe de pilotage sera mis en place coordonné par le coordonnateur du projet de RC. L’équipe sera composée par de points focaux S-E du PNUD, du MSP et des PTF impliqués.

Les tâches principales de cette équipe sont : Elaborer un plan de S-E avec des indicateurs clés du plan général Mesurer le progrès par rapport aux produits attendus /milestones pour le cas du plan de

transition Organiser des missions pour le suivi de la mise en œuvre du plan de RC au niveau des

délégations régionales et des districts, les cas échéant Proposer des ajustements nécessaires Elaborer les rapports techniques trimestriels Organiser une évaluation participative à mi-parcours et final avec le support technique d’un

consultant, incluant tous les acteurs Mettre en place un mécanisme de discussion avec les bénéficiaires/acteurs pour Identifier les

meilleures pratiques Organiser des séances semestrielles pour communiquer les résultats à toutes les parties

prenantes Veuillez à ce qui les « produits » fournis soient utilisés par les bénéficiaires

La surveillance de la mise en œuvre du projet reviens naturellement au HCNC (CCM) pour assurer l’efficacité de la stratégie par rapport aux besoins

Le dialogue entre toutes les parties prenantes sera établi pour discuter notamment sur la stratégie globale du PRC, la gouvernance, les instruments de pilotage et gestion, la gestion financière, la transparence et le plaidoyer politique, ainsi que pour le partage des meilleures pratiques.

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PLAN GENERIQUE DE TRANSITION

Afin de préparer la transition avec la structure qui sera identifiée par le MSP, un document de référence a été élaboré. Il s’agit du draft d’un plan générique de transition qui comprend 5 capacités fonctionnelles (Gestion des programmes, gestion des sous-récipiendaires, gestion financière, S-E, GAS), avec la liste des capacités requises pour la transition et avec des exemples d’objectifs et de jalons (Milestones).

Voir le plan en annexe

Une fois que la structure aura été identifiée, un modèle de transition devrait être choisi et les écarts devront être identifiés et traduits en Milestones concrets.

Les modèles possibles au Tchad, pris parmi ceux qui sont recommandés par le Fonds mondial, sont :

1. PR doble voie - Transition d'un rôle de PR à un rôle de PR conjoint. Cela permet le transfert progressif de la responsabilité et de la capacité de mise en œuvre plutôt que de transférer toutes les responsabilités à la fois.

2. Transition en phases - La transition peut être divisée en deux phases, afin de s'assurer que les zones qui nécessitent plus de temps pour développer la capacité nécessaire soient transférées plus tard.

En général, le plan de transition devrait répondre aux exigences suivantes :

Réviser le cadre juridique afin de préciser si le MSP /structure identifiée peut exercer les fonctions de PR du Fonds mondial

Assurer un processus de signature opportune de l’Accord -cadre et l’enregistrement des subventions auprès du Ministère compétent pour éviter l’interruption des services

Mettre en place l’Unité de gestion de la subvention avec les ressources humaines nécessaires recrutés à l’aide des TDR convenus pour tous les domaines fonctionnels. La politique de gestion des ressources humaines sera nécessaire y compris la formation, le coaching, la gestion du rendement, etc.

Mettre en place des systèmes pour répondre aux exigences nationales et les exigences minimales du Fonds mondial y compris les documents opérationnels et d’orientation

Etablir des contacts avec les actuels sous-récipiendaires des subventions du Fonds mondiale et mettre en place les procédures pour sélectionner, contracter, superviser et développer les capacités fonctionnelles nécessaires.

Assurer le recrutement du personnel compétent en anglais et/ou renforcer les capacités en anglais du personnel existant directement lié avec la subvention du FM.

Les facteurs associés à la réussite de la transition sont notamment : Avoir une vision nationale et l’appropriation, L’utilisation des approches basés sur l’évidence, Un processus clair et participatif, La mise en place de la nouvelle structure avec des rôles claires, La définition de jalons mesurables par capacité fonctionnelle et la définition des étapes, La définition d’un calendrier réaliste,

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CALENDRIER

PLAN DE RENFORCEMENT DES CAPACITES (RC) ET DE TRANSITION- TCHAD

Calendrier Etape Activités Responsable /

Participants 2017 2018 2019 2020

Janv Fév

Mars Avril Mai Juin-Déc

1 2 3 4 5 1 2 3 41. Définition et conception du processus de planification du RC

Collecte, lecture et analyse de la documentation PNUD/MSP

Entretiens avec les parties prenantes (MSP, PTF, ONG)

PNUD 7 -13

Information à la Ministre de MSP sur le processus PNUD 11

Réunion de concertation avec les parties prenantes

MSP/PNUD 14

2. Auto- évaluation des capacités fonctionnelles et processus de planification du RC avec les parties prenantes et les partenaires

3. Préparation d’un draft du projet de RC avec un plan d’action

Organisation de l'atelier d'auto-évaluation et d'élaboration du plan de RC

MSP/PNUD 12 -15

Atelier d'auto-évaluation et d'élaboration du draft du plan RC

MSP/PNUD/HCNC/FOSAPEquipe technique

16-17

3. Préparation du draft du projet de RC avec un plan d’action et budget estimatif

Elaboration du draft du Plan d'action général de RC

Task-Force /support PNUD 16

Elaboration du draft (proposition) du document du Plan

PNUD

4. Révision /examen du plan par les parties prenantes. Finalisation du plan de RC: Objectifs, actions prioritaires, responsables, plan de travail, budget et plan de suivi

Envoi du draft du plan de RC aux parties prenantes pour révision/examen. Demande d'inputs/ clarifications par rapport au budget, ainsi que sur le dispositif de mise en œuvre et du S&E

PNUDTask Force

Mise en place des Task Force- finances et S-E pour finaliser le plan d'action et le budget et identifier les indicateurs clés

Task Force

Elaboration d'un plan générique de transition lié

Elaboration d'un plan générique de transition de référence avec les capacités requises et des

UNDP

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PLAN DE RENFORCEMENT DES CAPACITES (RC) ET DE TRANSITION- TCHAD

Calendrier Etape Activités Responsable /

Participants 2017 2018 2019 2020

Janv Fév

Mars Avril Mai Juin-Déc

1 2 3 4 5 1 2 3 4aux objectifs du plan de RC exemples d'objectifs, Milestones et outils de

mesurément Discussion sur le plan avec le MSP et les parties prenantes

MSP/UNDP/HCNC/PTFs

5. Obtenir l’accord pour la mise en œuvre du plan général de RC ainsi que pour la recherche et l’allocation des ressources

Organiser une réunion avec les parties prenantes pour la mise en place du Comité de Coordination et puis, pour obtenir l'accord pour la mise en œuvre

MSP/UNDPEquipe de coordination

6. Mise en œuvre et Suivi du plan de RC

Mise en place du dispositif de mise en œuvre et de suivi du plan de général de RC

Equipe technique

7. Evaluation du plan de RC mi-parcours

Organisation des évaluations à mi- terme et final du plan général de RC

Equipe de coordination /Equipe de S-E

Elaboration du Plan de RC et de transition avec le futur PR au sein du MSP

Développement de la Stratégie de transition : définition d'un modèle de transition; élaborer le plan d'action; les Milestones, les indicateurs /outils de mesurément; etc.

MSP/UNDP(HCNC/FM

Mise en œuvre du plan de RC du futur PR et de transition

Définition des rôles et des responsabilités ; établir la structure de gestion ; cordonner l'assistance technique ; renforcer les systèmes et procédures ; etc.

MSP/UNDP/HCNC/FM

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BIBLIOGRAPHIE / DOCUMENTS DE REFERENCE

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fin aux épidémies 4. Fonds mondial. Guide d’utilisation de l’outil d’évaluation des capacités, Juillet 20155. Fonds Mondial. LFA Outils d’évaluation des capacités 6. GAVI/MSP Tchad -Accord Cadre de partenariat. Annexe 6. Exigences en matière de gestion

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paludisme au Tchad, mars 201713. Moore Stephens-PNUD. Rapport d’audit du sous-bénéficiaire PNUD PNLP financé par le

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Tchad, 2013-2020, janvier 201318. MSP, DOSS. Etat des besoins à financer. Référence : Plan Stratégique santé communautaire

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Activités Sanitaires. Cartographie et évaluation approfondie des systèmes d’approvisionnement et de distribution des médicaments et autres produits de santé au Tchad, janvier 2011

26. MSP, PTF. Pacte entre le Gouvernement et ses partenaires du secteur de la santé. Pour la mise en œuvre et le suivi du PNDS2 et l’élaboration du PNDS3, octobre 2014

27. MSP, DOSS. Politique Nationale de la Santé Communautaire, février 201428. OMS. Appui de l’OMS aux activités ITP au Tchad, version du 25 avril 201629. PNLP. Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières du PNLP, mai 201430. Pekolo Partners-PNUD. Rapport d’audit des sous récipiendaires du Fonds mondial, exercice

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38. UNDP, Fonds mondial. Exemples de Milestones : http://www.undp-globalfund-capacitydevelopment.org/en/transition/process-for-transition/example-milestones/

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