Utilisateurs en établissements et services médico-sociaux€¦ · ViaTrajectoire V5.14 Présentation ESMS 11 Consulter l’annuaire Annuaire des ESMS Basé sur le référentiel

Utilisateurs en établissements et

services médico-sociaux

ViaTrajectoire Handicap

ViaTrajectoire V5.14

Présentation ESMS2

1

Présentation

ViaTrajectoire Handicap


Présentation ESMS33

Outil de suivi des orientations partagé entre MDPH et ESMS

Un annuaire des ESMS

•exhaustif

•description de l’offre tenue à jour par les ESMS

•consultable par tous

Une gestion en temps réel

•des demandes d’orientation

•des suites d’orientation et des dossiers complexes

•visibilité des listes d’attente, des places disponibles

Une communication entre les différents acteurs

• transparence des échanges

•signature numérique

•évolution de la demande

Un observatoire statistiques

•à disposition de l’ARS, de la MDPH, du CD et des ESMS

Les fonctionnalités



Les apportsUne lisibilité commune des parcours

Un partenariat renforcé (ESMS, MDPH)

La connaissance de l’offre et des disponibilités des ESMS

Un site grand public

Outil de suivi des orientations partagé entre MDPH et ESMS



Le dossier, les décisions d’orientations et les notifications

Le dossier d’un usager contienttoutes les décisions qui leconcernent.

Pour chacune des ces décisions,une ou plusieurs orientations sontpossibles.

Chaque orientation peut contenirune ou plusieurs notifications.

Une notification est envoyée à unESMS.

Décisiond’orientation 2

01/04/2018

Décisiond’orientation 1

01/04/2018

Notification 1-1 Catégorie FAM

Demande

1-1-1 ESMSLes Roses

Orientation cible

Orientation alternative

Numéro dossier MDPH =

Numéro dossier VT

Notification 1-2Catégorie FAM

Notification 2-1Catégorie FAM

Demande1-1-1 ESMS

Les Lilas

Demande

1-2-1 ESMS

Les Lys

Page 6

Paul est en situation

de handicap

ViaTrajectoire Handicap – Principes de fonctionnement

Paul sollicite la MDPH et lui

transmet son formulaire de

demande (CERFA N°13788*01),

accompagné du certificat médical

(CERFA N°13878*01) rempli par

son médecin.

formulaire

La MDPH instruit sa demande

d’orientation, en analysant sa

situation et son projet de vie.

notification

Paul est en situation

de handicap

ESMS 3

ESMS 2

ESMS 1

Paul fait des demandes

d’inscription dans les ESMS

de son choix, dans le respect

de sa notification.

SI suivi des orientations PH

Suivi + Actions

Suivi + Actions

Suivi + Actions

Décisions

Enregistrement

La CDAPH émet une décision

d’orientation vers une catégorie

d’établissement ou de service et la notifie

à Paul (ainsi qu’à la CPAM et au CD).

Les ESMS contactés

examinent la demande et

répondent à Paul (mise en

liste d’attente, refus,

proposition d’admission).

2

Gérer son compte utilisateur



En pratique

Site de production :

https://trajectoire.sante-ra.fr/

Nom d’utilisateur :

Mot de passe :

Se connecter avec vos

codes de connexion personnels

https://trajectoireformation.sante-ra.fr/



Gérer son compte utilisateur

Modifier les informations personnelles/ mot de passe

Habilitations associées au compte utilisateur

Possibilité de cocher/décocher la

réception des alertes email

Historique des modifications réalisées sur le compte utilisateur

Cliquer sur « Mon compte »

Réception d’email :- A la réception d’une notification envoyée par la MDPH (orientation ciblée de votre ESMS)- Lors d’une admission impossible est entérinée ou refusée par la MDPH

Sélectionner le menu

« Administration » 1

2

3

3

L’annuaire établissements



Consulter l’annuaire

Annuaire des ESMS

Basé sur le référentiel FINESS

Consultable en accès libre

Possibilité de recherche multi-critères des ESMS

Accès à une fiches descriptives tenues à jour directement par chacun des ESMS :informations générales, administratives, plan d’accès, ressources et soins médico-techniques,

unités

Affichage en temps réel du nombre de personnes en liste d’attente et du

nombre de places disponibles par unité pour chaque ESMS hors Hébergement

temporaire (fonction accessible aux professionnels habilités à ViaTrajectoire)




Cliquer sur « Etablissements médico-sociaux pour PH »

Sélectionner le menu

« Annuaires »

Possibilité d’accès à l’annuaire par les usagers connectés ou non à

ViaTrajectoire




Recherche multi-critères




Exemple de fiche d’établissement



Consultable par le grand public

→ visualisation de la capacité d’accueil

Consultable par les professionnels connectés

→ visualisation de la capacité d’accueil→ affichage en temps réel du :

1. Nb de places disponibles par unité2. Nb de demandes en liste d’attente

L’annuaire

4

Gestion des orientations



Tableau de bord « Gérer les notifications reçues »

Le tableau de bord permet :

D’accéder aux notifications reçus

De rechercher une notification dans mon tableau de bord

De déclarer une notification dans mon tableau de bord

D’avoir une visibilité sur les différents ESMS sollicités

De consulter les notifications et d’agir sur celles-ci



Liste des statuts des notifications par onglet



La Liste d’attente

Statut Quand

En cours d’analyse, demande

d’admission reçue

A partir du moment où l’ESMS a validé la réceptiond’une demande d’admission dans sa structure.

Admissible

Quand l’ESMS formule un accord d’admission sans

date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne

passe à « admissible ».

Admis Quand l’ESMS formule un accord d’admission avec

date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne

passe à « admis ».

A noter, si suite à l’analyse de la demande, l’ESMS ou la personne expriment un refus, le statut de la

personne retourne à l’étape « orienté ».



Détail d’une ligne du tableau de bord

Statut de la notification

Type d’orientation : Cible ou Alternative

Priorité de la décision

d’orientation

Précision relative au statut actuel

Numéro de dossier interne à la MDPH Date de la décision

Durée de validité de la décision

Récapitulatifdes

notifications

Date de dernière

modification

Durée de validité de la décision en rouge : Mise en évidence d’une fin de validité des droits (- de 6 mois)



2. Navigation des notifications

Informations sur le demandeur

Statut de la notification

Informations sur la décision

Vue sur l’historique des actions dans

ViaTrajectoire



Les actions sur la notification

L’ESMS peut changer le statut de la notification ce qui modifie son classement

dans les onglets du tableau de bord.



Consulter le récapitulatif des notifications d’une décision d’orientation

1

2 Affichage du récapitulatif des

notifications



Consulter le récapitulatif des notifications d’une décision d’orientation

1. A partir du tableau de bord

2. Dans une notification



Accéder au parcours de la personne en situation de handicap

1

2 Affichage des orientations / du parcours de l’usager

Cliquer sur le numéro de dossier



Recherche une notification sur son tableau de bord

1

2

Si doublons de recherche, sélectionner la notification cherchée :



Ajouter une notification sur son tableau de bord

1 Si vous êtes habilités sur plusieursESMS, sélectionner celui pour lequell’action doit être réalisé

2

3



Les renouvellements de droits

Lorsqu’une notification arrive à échéance, la CDAPHnotifie le renouvellement

1. Le renouvellement apparait sous la forme d’unenouvelle notification : dans 1er l’onglet« Notifications »

2. Une fenêtre apparaitra pour vous demander si elleremplace la précédente

3. Placez ces notifications au statut « usagers entrés »

Ne pas « anticiper » : cette démarche doit être effectuée lorsque la période de droits à commencée



En pratique

Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS

Placer cette personne sur liste d’attente

Déclarer l’entrée d’un usager

Objectifs

Constituer vos listes d’usagers entrés

Constituer vos listes d’attentes




Une PH souhaite s’inscrire dans votre ESMS :

Vérifier dans votre TDB si la MDPH vous a envoyé la notification en question

Faire une recherche par nom ou n° de dossier

1

1. cas où la notification est présente dans votre TDB : accès directe

2. cas où la notification n’est pas présente dans votre TDB :




la notification n’est pas présente dans votre TDB :

Déclarer la notification reçue pour qu’elle apparaisse dans votre TDB

2

1



Déclarer le contact de l’usager

1 : Accéder à la notification souhaitée

2 : Sélectionner une action

Le champ « Précision » est visible par tous lesautres ESMS qui ont cette demande dansleurs listes ainsi que par la MDPH



Placer en liste d’attente : attester de la réception d’une demande



Le placement en liste d’attente se fait dansune unité (unité de l’établissement FINESS)

La MDPH reçoit un mail pour attester de laréception de la demande



Placer en liste d’attente : accepter une demande d’orientation



Le placement en liste d’attente se fait dans une unité (unité de l’établissement FINESS)

La MDPH reçoit un mail pour attester de la réception de la demande

formule un accord d’admission, mais sans date d’entrée prévisionnelle

formule un accord d’admission, avec une date d’entrée prévisionnelle



Déclarer l’entrée d’un usager



3 : l'ESMS doit saisir le choix de l'usager concernant les autres envois de notifications liés à la décision d’orientation



Déclarer une réorientation

La « réorientation » concerne les usagers qui sont admis dans votre ESMS

Ce « signalement » ne se substitue pas à la démarche de la famille pour le dépôt du dossier à la MDPH



Placer en période d’essai (uniquement pour ESAT)

Les usagers placés en période d’essai apparaissent dans l’onglet

« Usager entré »

Si la période d’essai est concluante, l’usager pourra être admis

Si la période d’essai n’est pas concluante, une actions dédiée permet

de le signaler et ainsi de sortir l’usager des effectifs



Cas des admissions impossibles

1

2

1. Sélectionner une action dans la notification

2. Sélectionner un motif et préciser

3. Passage au statut « Admission impossible proposée »

4. La MDPH choisir de l’entériner ou non

NB : un mail est automatiquement envoyé lorsque

l’admission impossible est entérinée ou refusée par

la MDPH

3



Cas des admissions impossibles

1. La MDPH peut entériner l’admission impossible :

2. La MDPH peut refuser l’admission impossible :

la notification peut être réactivée par la MDPH après avoir été entérinée.

En refusant l’admission impossible par l’ESMS, la MDPH fait repasser la notification à son statut initial de simple envoi ou lue.



L’annulation d’une notification

La MDPH peut annuler la notification :

• Seule la MDPH peut annuler une notification.

• Tant que la notification n’est pas archivée, elle peut être réactivée.

L’ESMS a la possibilité de réactiver la notification annulée par la MDPH.



Constituer vos listes d’attentes / vos listes d’usagers entrés

1. Se rendre sur votre Tableau De Bord

Astuce dans l’onglet « Notifications » : classer la liste par ordre alphabétique (colonneidentité)

2. Rechercher la notification ou, si celle-ci n’est pas présente dansvotre TDB, utiliser la fonction « Déclarer une notification »

Si vous avez plusieurs notifications pour une même personne

Traiter la demande la plus récente, en cours de validité pour le type d’accueilcorrespondant

Si 2 notifications ont le même « type d’accueil », la plus ancienne s’annuleraautomatiquement 2 jours après

3. Mettre au statut « Usager Entré » ou « Liste d’attente »



Contact de l’équipe orientation parcours

[email protected]

02 50 53 70 02

Référent MDPH pour toute question concernant les décisions d’orientation

http://www.viatrajectoire-normandie.fr/

http://www.viatrajectoire-normandie.fr/

Documents

Utilisateurs en établissements et services médico-sociaux€¦ · ViaTrajectoire V5.14 Présentation ESMS 11 Consulter l’annuaire Annuaire des ESMS Basé sur le référentiel