VIE AU VIE AU CABINETCABINET

Docteur Sandrine TIGNACJuin 2014

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De quoi allons-nous parler De quoi allons-nous parler ?!?!

Le cabinet en lui-même• Plaque• Salle d’attente /affichage• Cabinet médecin• Le matériel• Points d’eau / espace détente• Personnel +/-

Obligations légales :• normes personnes à mobilité réduite• norme incendie• assurance du local

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De quoi allons-nous De quoi allons-nous parler?!parler?!

Informatisation du cabinetLogiciel, maintenance, sauvegardeDossier médical, Télétransmission Améli Pro• ComptabilitéCotisations, comptabilité, cahier

des recettes et dépenses

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De quoi allons-nous parler De quoi allons-nous parler ?!?!

Ordre des MédecinsMissionsInstallationCode de déontologieSecret médical

• Remplacements

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De quoi allons-nous parler De quoi allons-nous parler ?!?!

Enfin …•Responsabilité civile•URSSAF et complémentaires•Mutuelle classique•CARMF et complémentaires

Et divers•Au-delà du cabinet …

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Le Cabinet Le Cabinet Poser sa plaque de Professionnel :-Autorisation par l’Ordre des Médecins-Nom prénom, numéro de téléphone-Situations vis-à-vis des organismes d’assurance maladie (secteur)-Titres de qualifications reconnus conformes (lieu et établissement universitaire d’obtention du diplôme permettant d’exercer la médecine)-+/- jours et heures de consultation

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Réglementation / PlaqueRéglementation / PlaqueSur la porte du cabinet ou de

l’immeubleDimension traditionnellement

admise : 30 x 25 cmDiscrétion et sans publicitéSignalisation intermédiaire

possible / 2 plaques possibles sinon fléchage simple

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Salle d’attente (SA)Salle d’attente (SA)C’est un lieu de passage, de

séjour du public, un endroit d’échanges et d’information

Propreté, clarté, confort (chaises, table basse, disposition, jouets enfants (!) plantes (!) prises

Revues, affiches et dépliants Jouets enfants (!)

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Informations obligatoires Informations obligatoires (SA)(SA)

Imposée par les textes légaux réglementaires :•Tarifs des principaux actes effectués : Cs V MNO MGE FCV …•Situation en regard de la convention / secteur•Avertissement des patients lors de l’utilisation de fichiers informatiques•Utilisation éventuelle de données administratives dans le cadre d’études épidémiologiques•Numéro de téléphone en cas d’urgence•Appartenance éventuelle à une association de gestion agréée et ses conséquences

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Sollicitations (SA)Sollicitations (SA)

Agir avec prudence et bon sens

Art. 19 du code de déontologie qui interdit toute pratique commerciale de la médecine et tout aménagement donnant aux locaux une apparence commerciale.Attention aux « tentations » et conflits de propagande politique, religieuse… contre la vaccination …

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Informations et salle Informations et salle d’attented’attente

Sollicitations : campagne de vaccination, lutte anti-tabac, bon usage de antibiotiques, déclaration accident de travail, prescription des transports ..

Caritatives : organisation non gouvernementale à caractère médico-social (ligue contre le cancer, …) au service de l’individu mais aussi de santé publique

Laboratoires : vaccination, règles hygiéno-diététiques, laits infantiles, … .

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LE Cabinet MédicalLE Cabinet MédicalEspace patients : accessibilité, confort

mobilier, propreté, occupation enfantCouloir de circulation : porte distincte

entrée/sortie (intérêt, possibilité) selon existence d’un secrétariat, l’agencement des locaux, accessibilité

Nouvelles normes d’accessibilités pour les établissements recevant du public (ERP) au 1er Janvier 2015

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Normes d’accessibilité :Normes d’accessibilité :Stationnement : si parking

personnel, prévoir une place handicapée, sinon demander en mairie la réservation d’une place à proximité

Cheminement : libre de tout obstacle et de croisement dans la mesure du possible avec une largueur minimale de 1,40 m et une pente maximale de 5%

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Normes d’accessibilité (2)Normes d’accessibilité (2)Locaux :•Espace de repos : longueur du trajet, pente multiple ..Espace de manœuvreEspace usager : toilettes, ascenseur, poignée de porte, hauteur des placards, obstacle en saillie, éclairage=> signalitique adaptéeLieu d’exercice : centre commercial/Habitation

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Matériel du médecin (1)Matériel du médecin (1)Mobilier : bureau, fauteuil, armoire,

décoration éventuelleMatériel médical : Table d’examen,

marche pied, lampePetit matériel : sthétoscope,

otoscope, tensiomètre (brassard), pèse-personne, lampe

abaisse-langue, désinfection, thermomètre, set à suture et à pansement /

Nécessaire à injection IM/IV/SCut Frottis, Strepto-test, …

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Matériel du médecin (2)Matériel du médecin (2)Médicaments d’urgence :

Antalgiques Aspirine*, Ventoline*, Natispray*, Loxen*, Cortocoïdes, Anakit*

(attention conservation)• Possibilité ou non d’Aérosol :

location O2 et matériel• Ambu• Matériel à perfusion• Appareil à ECG• Doppler de poche• Trousse d’urgence

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Matériel (3) : Trousse Matériel (3) : Trousse d’Urgenced’UrgenceMatériel classique : sthétoscope,

otoscope, tensiomètre, abaisse langue,Mini-kit à suture et pansementPapiers Médicaments : sus-cités puis per os/Inj- anti-vomitifs, anti-spasmodiques- anti-inflammatoires, antalgiques,

aspirine- duirétiques, anti-hypertenseurs- anti-vertigineux, anti-épileptiques- anxiolytiques- …

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Matériel du médecin (5)Matériel du médecin (5)Matériel informatique : ordinateur,

imprimante, téléphone/fax, lecteur de carte vitale (CB?)

Connexion internet : télétransmission et ameli pro

Formulaires : commandes internet, caisse de sécurité sociale, conseil général

Tampon : nom prénom profession numéro adeli/RPPS +/- adresse

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Points d’eau / espace Points d’eau / espace détentedétente

Points d’eau : évier dans le cabinet et produit désinfection des mains

Toilettes patients et médecin : indépendant, lave-main, norme accessibilité pour celui patient

• Espace détente : non obligatoire mais fortement recommandée !! Café, frigidaire (conservation produits pharmaceutiques et alimentation dans 2 endroits séparés), Stérilisation (four)

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Le personnelLe personnelAgent d’entretien :Secrétariat téléphonique : agenda web,

skypeSecrétaire : aménagement espace

personnelContrat / fiche de poste / fiche de paie ou

chèque emploi service (congé payé, formation obligatoire, Ircom) secret médical

S’assurer du relais si absence, fermeture occasionnelle

Continuité des soins

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TéléphonieTéléphonieRéception des appels : par le

médecin (signal d’appel, message d’attente, musique et droits), par le secrétariat : prise des messages et s’assurer que nos réponses parviennent aux patients

Agenda papier / Web / secrétairePas d’honoraires à réclamer si

régulation, conseil téléphonique

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Permanence des soinsPermanence des soins

« Quand le médecin se dégage de sa mission de soins pour raisons professionnelles ou personnelles, il doit indiquer à ses patients un confrère vers qui s’adresser. »

- Numéro, nom en salle d’attente, MMG horaires, centre 15

- Message téléphonique

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Autres nécessités (1)Autres nécessités (1)Dasri : Déchets d‘Activités de

Soins à Risques Infectieux - Contrat : autorisation

d’enlèvement, acheminement et traitement des déchets

« bon de suivi des déchets »Conteneurs à aiguilles et poubelles

« jaunes »Collecte au cabinet

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Autres nécessités (2)Autres nécessités (2)

Protection incendie:•Détecteur de fumée•Extincteurs : norme, au moins 2 selon matériel présent•Contrôle annuel

Assurance des locaux

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Gestion du Cabinet (1)Gestion du Cabinet (1) Informatique : nécessité d’un logiciel agréé

(Axilog, Hellodoc, …) avec service de maintenance disponible 24h sur 24

Importance de la sauvegarde et de la confidentialité du dossier médical (informatique et papiers)

• Nécessité d’hébergeurs agréés de données de santé à caractère personnel : GCS SIS de Martinique

(Groupement de Coopération Sanitaire Système d’Information de Santé de Martinique (GCS SISM) qui est agréé pour l’hébergement des applications et données de santé à caractère personnel gérées par la Plateforme Régionale de Santé de Martinique (infrastructure matérielle et logicielle) mise à la disposition de ses membres.

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Gestion du cabinet (2)Gestion du cabinet (2)

Télétransmission •Pratique : règlement plus rapide, moins de papiers à remplirSimple : retour Noémie pour suivi du paiement, possibilité de FSE dégradées, 1/3 payant, ALD, CMU, AME, …Economique pour la collectivité : le coût moyen de gestion d’un FSE est de 0,27 euros contre 1,74 pour une FSP

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Gestion du Cabinet (4)Gestion du Cabinet (4)Incitation financière : forfait annuel de

250 euros si le taux de télétransmission des FSE est supérieurs à 75%.

Fait partie des objectifs de santé publique de la nouvelle convention / ROSP

Espace Pro : - PDS électronique, déclaration MT, arrêt

de travail- Commandes des formulaires- Historique du remboursement des

patients

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Gestion du cabinet (3)Gestion du cabinet (3) Pour télétransmettre des feuilles de soins

électroniques (FSE), vous avez besoin d'une carte CPS et d'un équipement informatique.

Une carte professionnel de santé « CPS » À obtenir auprès du Conseil national de l'Ordre des

médecins (compter 5 semaines de délai en moyenne).

Elle est valable 3 ans et est renouvelée automatiquement.

Elle est gratuite et le coût de l'abonnement est intégralement pris en charge par l'Assurance Maladie.

Elle peut comporter jusqu'à 8 sites d'exercice. Pour votre secrétariat, vous pouvez demander une

carte professionnel d'établissement « CPE ». À noter que les remplaçants exclusifs et les étudiants

thèsés peuvent également obtenir une carte CPS suivant la même procédure.

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Gestion du cabinet (4)Gestion du cabinet (4) 2 - Un lecteur de carte Vitale version 3x une sécurisation accrue de la télétransmission et une

accélération de la lecture des cartes. Elle permet la lecture de la date de fin de droits en ALD. À noter qu'il existe des lecteurs portables (TLA ou terminal lecteur applicatif) pour les visites. Particularité Martinique / MMGQuel que soit votre choix, il devra être « homologué Sesam Vitale».3 - Un système de facturation Sesam-Vitale version 1.40, accessible

Soit par un logiciel installé sur votre ordinateur. Soit via votre navigateur internet, directement en

ligne. Il existe également des solutions autonomes reposant

sur un lecteur de cartes Vitale et CPS, et intégrant un logiciel de facturation SESAM-Vitale.

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Gestion du cabinet (5)Gestion du cabinet (5)Les entrées et les sorties !

•Cahier des recettes : -Paiement des actes réalisés au cabinet sous forme d’espèces, de chèques ou autres ( 1/3 payant, AME, ALD, Accident de travail, Invalidité, Grossesse, Nourrisson, FCU, VAG, …-Paiement par virement systématique : forfait ALD, forfait médecin Traitant, Colon Amrec, …-Contrôle du remboursement par information (retour Noémie) et par courrier papier-Autres : vacations, Astreintes

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Gestion du cabinet (6)Gestion du cabinet (6)Bilan des dépenses :Plutôt mensuel : factures diverses

(matériel, EDF, eau, Télécom, assurance personnelle et local, quittance du loyer, repas, voiture, frais de blanchisserie, fiche de paie des employés, …)

Cotisations (ordre, Urssaf, Carmf)• Compatibilité : - expert-comptable- centre de gestion agréée : aide à la

gestion, tenue des comptes, déclaration des revenus, abattement de 20 %, paiement par chèque

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Ordre des médecins (1)Ordre des médecins (1)Missions

•Faire vivre le code de déontologie(voir annexes)

--- respect du secret médical ---Le secret couvre tout ce qui est venu à la connaissance du médecin dans l'exercice de sa profession, c'est-à-dire non seulement ce qui lui a été confié, mais aussi ce qu'il a vu,entendu ou compris.

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Ordre des Médecins (2)Ordre des Médecins (2)Missions

•Veille au maintien des compétences du corps médical et à sa probité.-tient à jour le Tableau des médecins -gère l’inscription des médecins à ce Tableau.-contrôle du libellé des plaques et des mentions dans les annuaires et sur les ordonnances, -changement de qualifications des médecins, -suivi des contrats signés par les médecins, délivrance des autorisations de remplacement ou d’exercice en lieux multiples…

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Ordre des Médecins (3)Ordre des Médecins (3)Accompagnement des médecins :- à s’installer, facilite leur exercice, les

accompagne - sur le plan juridique, notamment lors

de la rédaction des contrats et des statuts, les conseille en matière d’assurance.

- prévention et la gestion des conflits qui pourraient survenir avec leurs patients ou avec d’autres professionnels de santé.

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Ordre des médecins (4)Ordre des médecins (4)Secourir les confrères : aider les

médecins en grave difficulté ou leur famille,

Veiller à la compétence et à la probité

Conseiller les pouvoirs publiques : au nom de la défense de la profession et des principes fondamentaux de la déontologie médicale… Il émet un avis sur un certain nombre de textes réglementaires, dont les conventions négociées avec l’assurance maladie.

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Ordre des Médecins (5)Ordre des Médecins (5)Inscription obligatoire en France

pour exercerDémarche personnelle à l’ordre

du lieu d’exerciceCarte de Professionnel délivrée

chaque année après paiement de la cotisation ordinale (305 euros)

Carte Professionnel de Santé gratuite

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RemplacementsRemplacements Critères : - 2éme cycle validé- 2 semestres dans des services agréés pour le

DES de Médecine générale- 1 semestre en médecine générale chez un

praticien Maître de Stage• Téléchargement de la demande de licence sur le

site de l’ordre• Valable 3 mois, renouvelable pendant 3 ans• Téléchargement contrat en 3 exemplaires

http://www.conseil-national.medecin.frConseil Martinique Domus Médica 80 rue de la république 97200 FDFTel 0596 63 27 01 fax 0596 60 58 00

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Administratifs …(1)Administratifs …(1)Responsabilité civile et protection

juridique :- légalement obligatoire- défense en cas de procédure et régler

les frais de procès- réparation financière du préjudice si

votre responsabilité est retenue. - Salariés assurés mais pas le

remplaçant qui doit souscrire sa propre assurance

- (Sou médical, La Médicale, MACSF, AmpliMutuelle, …)

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Administratifs…encore (2)Administratifs…encore (2)

URSSAF : Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales

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Med Secteur 1

1ère année

2ème année

Assurance maladie maternité

20 euros 27 euros 0,11% du revenu

Allocations familiales

18 euros 25 euros 0,25% du plafond de la SS et 2,35% du revenu supérieur au PSS

CGS RDS 570 euros 811 euros

Contribution formation

94 euros 94 euros 94 euros

Total Env 700 euros

Env 1000 euros

Selon revenu

Administratifs…encore !Administratifs…encore !CARMF : Caisse Autonome de Retraite des Médecins français.•affiliation obligatoire pour les médecins inscrits au Conseil de l’Ordre, titulaires du Diplôme et exerçant une activité médicale libérale (installation, remplacements, expertises, secteur privé à l'hôpital, ou toutes autres activités rémunérées sous forme d’honoraires)•déclaration dans le mois qui suit le début de l’activité libérale (téléchargeable)

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Adminsitratifs…encoreAdminsitratifs…encoreRégimes obligatoires : Trois régimes de retraite : - le régime de base (RB), - le régime complémentaire vieillesse (RCV),- le régime des allocations supplémentaires de vieillesse (ASV) si le médecin est conventionné.(Les deux tiers de la cotisation des médecins en secteur 1 sont financés par les Caisses Maladie.)- Un régime de prévoyance :  le régime invalidité-décès (ID).

Médecin remplaçant Doit être également affilié à la CARMF. Mais s’il n’est pas titulaire du diplôme de Docteur en médecine et non inscrit à l'ordre des médecins alors il ne relève pas de la CARMF.

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Administratifs…encore !Administratifs…encore !Cotisations provisionnelles : Régime de baseLes cotisations dues au titre des deux premières années civiles d’affiliation, sont calculées sur des revenus forfaitaires (réduits au prorata de la durée d'affiliation si celle-ci est inférieure à une année)

- 721 € en première année d’affiliation, calculée sur un montant forfaitaire correspondant à 19 % du plafond de la Sécurité sociale (PSS)* au 1er janvier 2014, soit 7 134 € x 10,10 %

- 1 024 € en deuxième année d’affiliation, calculée sur 27 % du plafond de la Sécurité sociale (PSS)* au 1er janvier 2014, soit 10 138 € x 10,10 %

* Plafond de la Sécurité sociale pour 2014 : 37 548 €

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Administratifs…toujours!Administratifs…toujours!Cotisations provisionnelles :- Régime complémentaire vieillesseCotisations des deux premières années non

dues, sauf si le médecin est âgé de plus de 40 ans au début de son activité libérale.

- Régime des allocations supplémentaires de vieillesse (ASV) :

Cotisation pour l’année 2013 composée d’une part forfaitaire de 4 500 € et d’une part proportionnelle de 1,50 % des revenus conventionnels de l’avant-dernière année dans la limite de 5 PSS. Les deux tiers de la cotisation forfaitaire des médecins en secteur 1 sont financés par les Caisses Maladie.

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Administratifs…toujours!Administratifs…toujours!Régime invalidité-décès :Le régime invalidité-décès couvre trois

risques : l'incapacité temporaire, l'invalidité et le décès. La cotisation forfaitaire comporte trois classes de cotisation dont le montant est déterminé en fonction des revenus non salariés de l'avant dernière année.

Pour exemple : la classe A s'élève à 622 € et concerne les médecins dont le revenu est inférieur à 1 PSS,

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Carmf en brefCarmf en bref

Régimes

Montants des cotisations

1re année d'affiliation

2e année d'affiliation

Secteur 1

Secteur 2

Secteur 1

Secteur 2

Base (provisionnel)

721 € 721 € 1 024 € 1 024 €

Complémentaire

0 € 0 € 0 € 0 €

ASVpart forfaitairepart proportionnelle

1 500 €36 €

4 500 €107 €

1 500 €51  €

4 500 €152  €

Invalidité-décès (classe A)

622 € 622 € 622 € 622 €

Total2 879 €

5 950 € 3 197 € 6 298 €45

Administratifs …enfin !Administratifs …enfin !

Les conséquences…-Indemnisation à partir du 91ème jour d’arrêt de travail-Pas franchement de retraite au bout du compte

… les complémentaires!

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Administratifs pour finir !Administratifs pour finir !Pour améliorer la prise de charge

financière si impossibilité de travailler (indemnisation au 15ème jour d’arrêt) : complémentaire invalidité

Pour amélioration la préparation de sa retraite :

- Prefon : une rente versée à vie, cotisations annuelles et rachats d’années déductibles du revenu global du foyer fiscal

- Capimed : rente idem, complémentaire proposée par la carmf

- Autres : Pour tout le monde, mutuelle « classique »

et l’épargne …

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Au delà du cabinetAu delà du cabinetFormations :- FMC : 3 journées par an indemnisées

15C si pré et post test réalisés ..- EPU : souvent organisés par les

laboratoires pharmaceutiques- Congrès : Journées de Bichat en

Septembre, De Médecine Générale, …- DIU, DU - Lecture : La revue du praticien,

Prescrire, Exercer, …- Groupes de pairs …

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Au-delà du cabinetAu-delà du cabinetEnseignement : transmettre son

expérience, connaître nos futurs collègues, se remettre à jour

- MSU : statut validé par le Professeur de Médecine Générale (année d’installation, orientation du cabinet, …) transmettre le savoir-être

- Cours : - Mémoire, thèse : jury ou directeur

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Au-delà du cabinetAu-delà du cabinetGardes et vacations :- Gardes : volontariat, principe des

Maisons Médicales de Garde, indemnité- Vacations : régulation centre 15, PMI,

AMIOF, hospitalières, Ehpad, …

• NE VOUS OUBLIEZ PAS …Sport, détente et vie familialeSe ménagez dans la semaine un temps

pour soi

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RéférencesRéférences http://

www.conseil-national.medecin.fr/article/article-81-libelle-des-plaques-305

http://www.developpement-durable.gouv.fr/Textes-de-reference-ERP-Mesures.html

www.sante.gouv.fr/IMG/pdf/Guide_Dasri_BD.pdf http://

esante.gouv.fr/services/referentiels/securite/hebergeurs-agrees

http://www.ameli.fr/professionnels-de-sante/medecins/gerer-votre-activite/la-teletransmission

http://www.conseil-national.medecin.fr/ http://www.urssaf.fr/profil/independants/

documentation/formulaires/les_praticiens_et_auxiliaires_medicaux_01.html

http://www.carmf.fr/cdrom/cdrom.php?page=coti-vos_cotis.htm

https://www.prefon-retraite.fr/page-demande-documentation-09?orp=CPC_LP&gclid=CNPSt7Hehr8CFaPItAod6h4AUg

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VIE AU CABINETVIE AU CABINET

Je vous remercie de votre attention .

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