oumifiss.orgoumifiss.org/wp-content/uploads/2017/11/Formation... · Web viewKristi OCKBA (MONDO), Maari ROSS (MONDO), Daniel KABA (ADRA SK), Peter HURAY (ADRA SK), Eudes BASTID (ADICE),

Formation Analyse des besoins & Logistique à Oran, Algérie

du 24 au 26 Octobre 2017- Rapport -

Participants:Kristi OCKBA (MONDO), Maari ROSS (MONDO), Daniel KABA (ADRA SK), Peter HURAY (ADRA SK), Eudes BASTID (ADICE), Harmonie AUBERT (ADICE), Mohamed Mustapha BENDAOUD (AICHA), Fatima EL BAKAY (AICHA), Abdelaziz TADJEDDINE (APCS), Djamila OUABDESSELAM (APCS), Mahmoud ALLIOUA (ISAAF JERADA), Naoual HANCHI (ISAAF JERADA).

Planning de la formation2ème Formation – Analyse des besoins & LogistiqueMardi 24/10 Mercredi 25/10 Jeudi 26/10

Introduction (ADICE) Analyse des besoins – Avant (ADRA SK)

Logistique – Avant (ADRA SK)

9h – 9h30 AccueilPlanning de la formation

1. Vision, Mission, Organigramme de l’organisation

2. Planning stratégique

1. Préparation de l’arrivée du volontaire avant le début du projet – Questions administratives et médicales, Transport, Formations, Checklist

Sécurité(MONDO)9h30 – 10h30 Briefing de sécurité par APCS – remarques par MONDO

Pause-caféSécurité(MONDO) Analyse des besoins – Avant

(ADRA SK et MONDO)Logistique – Pendant (ADRA

SK)10h45 – 12h30 Rappel des points importants à retenir sur la sécuritéRévision des documents de sécurité- Plan de gestion de la sécurité- Politique en matière de santé et de sécurité- Documents de certification : questions liées à la sécurité

3. Capacité d’accueil des volontaires

4. Attribution des tâches, profil de compétences du volontaire

5. Egalité des chances et non-discrimination (MONDO)

2. Conditions de vie – Culture, Logement, Economie, Transports, Nourriture

3. Conditions de travail – Règlement intérieur, Système de travail, équipement de travail, Statut du volontaire

Pause déjeunerSécurité(MONDO) Analyse des besoins – Avant

(ADRA SK)Logistique - Certification

(ADICE)14h – 15h30 Révision des documents de sécurité- Plan de gestion de la sécurité- Politique en matière de santé et de sécurité- Documents de certification : questions liées à la sécurité

6. Processus de sélection7. Critères de sélection, Offre de

mission8. Formulaires de candidatures

standardisés, CV, questionnaires, entretien

9. Sélection du candidat, base de données des volontaires

Travail sur les outils liés à la Logistique

Documents de certification :Questions liées à la logistique

Pause-caféGestion du projet HVM

(ADICE)Analyse des besoins –

Certification (ADICE)Conclusion (ADICE)

15h45 – 17h30 Point administratifDissémination / diffusion du programmePrésentation de la plateforme en ligne

Travail sur les outils liés à l’Analyse des besoins

Documents de certification : Questions liées à l’Analyse des besoins

Evaluation de la formationProchaines étapes

Formation HVM Analyse des besoins & Logistique document.docx– Oran, Algérie • p2/8

1er jour Session de bienvenuePrésentation du planning

Session sur la sécurité- Briefing de sécurité par APCS.- Retours, commentaires de MONDO :

o Attention à la structure. A préparer en amont pour être sûr de ne rien oublier (quelles thématiques aborder).

o Numéros d’urgence : ajouter ceux des services d’urgence locaux (police, samu, etc.) et au moins un autre de quelqu’un de la structure en cas d’indisponibilité.

- Retour sur deux outils en particulier :o Le tableau de niveaux de risques (Politique en matière de santé et de

sécurité). Cet outil doit montrer en quoi votre contexte local est considéré comme en situation de risques faibles ou modérés et quelles seraient les conditions pour que cette situation évolue en risques élevées.Ex de SPI :

Catégories de risqueFAIBLE : Précautions de sécurité normales

Quand la Turquie est considérée comme essentiellement stable et sans troubles politiques, économiques et sociaux. Quand Istanbul ne connait pas de menaces de perturbations sociales, politiques ou économiques.

Quand la criminalité est généralement basse et les groupes organisés anti-gouvernementaux ou terroristes (incluant par exemple les militants Kurdes (PKK) et les radicaux islamiques (DAESH) ont des capacités opérationnelles limitées.

Les menaces de catastrophe naturelle et de maladie existent mais ne sont pas considérées comme immédiates ou épidémiques par les agences d’états.

MODÉRÉ : Précautions de sécurité et de sûreté augmentées

Quand la Turquie connait des troubles politiques, économiques et sociaux de faible niveau et/ou quand les infrastructures de sûreté et la sécurité ne sont pas capables de répondre efficacement à tous les changements de circonstances.

Quand des groupes organisés anti-gouvernementaux ou terroristes peuvent être actifs mais pas assez forts pour menacer la stabilité du gouvernement, incluant – mais non exhaustivement – des actes violents ou menaçants revendiqués par des acteurs comme PKK ou DAESH.

Quand la Turquie est impliquée dans un conflit régional, quand il commence à avoir des taux de criminalités élevés dans les environs d'Istanbul, ou en cas de risque croissant de tremblement de terre, d’autres catastrophes naturelles ou de maladies épidémiques.

ÉLEVÉ : Précautions de sécurité rigoureuses


Quand les groupes organisés anti-gouvernementaux ou terroristes comme le PKK ou DAESH sont très actifs et sont une menace sérieuse à la stabilité politique ou économique de la Turquie.

Quand il peut y avoir une guerre civile ou des forces paramilitaires ou de guérilla ayant le contrôle d’une zone importante de la Turquie et que cela affecte les environs d’Istanbul.

Quand on peut être proche d’un coup d’état militaire, ou quand la Turquie est impliquée dans des conflits violents avec ses voisins, ou avoir une rupture des infrastructures sociales, spécialement la police et judiciaire.

Quand il peut y avoir un traitement préjudiciel des étrangers ou des menaces spécifiques aux ONG et/ou CARE en Turquie.

Quand les conflits civils et la criminalité sont présents mais ils reflètent également des menaces croissantes de catastrophes naturelles et épidémies en Turquie et dans les environs d’Istanbul.

GRAVE : Suspension temporaire des opérations, relocalisation de l’équipe internationale et/ou précautions supplémentaires de l’équipe nationale

Quand les niveaux de violence en Turquie présentent une menace directe pour la sécurité et le bien-être des volontaires humanitaires travaillant à Istanbul ou dans ses environs.

Dans le cas où des opérations habituelles sont impossibles sans aide militaire et quand la sécurité ne peut pas être raisonnablement assurée.

Quand il peut y avoir des suspensions temporaires des opérations à Istanbul, une évacuation de l’équipe internationale et/ou des précautions additionnelles pour l’équipe nationale.

o Le plan d’évacuation (Plan de gestion de la sécurité)

- Synchronisez votre plan avec ceux des visiteurs.- Quels sont les événements possibles pouvant déclencher une

évacuation ? - Qui est responsable de quoi ? Comment allez-vous communiquer ?

- L’évacuation se fera-t-elle à l’intérieur ou à l’extérieur du pays ? Où ?- Comment allez-vous procéder ? Où est le point de rendez-vous ?- Qui sont vos partenaires ?Exemple :Les événements qui peuvent provoquer une évacuation :

Sérieux problèmes de santé menaçant la vie du volontaire. Les médecins recommandent l’évacuation.

Déclenchement d’une épidémie dans la région où le volontaire travaille et qui met sa vie en danger.

Des conflits politiques violents éclatent et mettent la vie du volontaire en danger (risque d’attentat ciblé ou d’enlèvement).

A lier avec votre analyse de risques (si vous parlez de risques de catastrophes naturelles par exemple)Décision de l’évacuation :

Un médecin certifié Le représentant de l’organisation d’accueil

La procédure d’évacuation concerne les volontaires internationaux qui seront accueillis au sein de notre organisation.


Ils pourront être évacués :1- Vers d’autres parties du pays (le citer)2- Vers le ou les pays voisins (les citer)3- Vers le pays d’origine du volontaireLa procédure d’évacuation de l’équipe est :

- En premier lieu via l’aéroport de …- En second lieu via l’aéroport de …

Les responsabilités pour l’évacuation sont les suivantes :La direction exécutive et le coordinateur seront responsables d’avertir l’organisation d’envoi.Les emails seront le principal canal de communication pour l’évacuationLes appels téléphoniques et les messages whatsapp pourront constituer un autre moyen de communicationKit de survie :

- Passeport et visa- Permis de conduire et autres documents d’identité- Argent liquide (devise convertible)- Liste de contacts d’urgence- Nécessaire médical - Lampe torche- Sac personnel n’excédant pas les 15 kg

Points de rencontre :- Ils devront être connus de tous et facilement accessibles – le ou les nommer- Ils devront contenir des stocks d’eau et de nourritureConsidérations spécifiques à prendre en compte pendant l’évacuation :Une évacuation n’est pas facile à vivre pour les évacués ou pour les personnes qui restent. C’est un événement très émotionnel qui peut provoquer des sentiments de culpabilité, de frustrations, d’impuissance.Refus d’évacuation :Les volontaires ou les membres de l’équipe qui refuseront l’évacuation devront faire face à des actions disciplinaires pouvant aller jusqu’à la démission. Ils devront assumer leurs actes et l’organisation ne sera plus responsable de leur sécurité.

Travail individuel sur les documents de sécurité.

Gestion administrative et financièrePoint individuels avec chacun des partenaires au niveau des documents justifiant les coûts de personnels.

2nd day Module de formation sur l’Analyse des besoins


1. Vision, Mission, Organigramme de l’organisation2. Planning stratégique3. Capacité d’accueil des volontaires4. Attribution des taches, profil de compétences du volontaire5. Egalité des chances et non-discrimination6. Processus de sélection7. Critères de sélection, Offre de mission8. Formulaires de candidatures standardises, CV, questionnaires, trame

d’entretien9. Sélection du candidat, base de données des volontaires.

DisseminationRappel du plan de dissemination. Chaque partenaire doit contribuer à faire la diffusion du projet HVM et du programme EU Aid Volunteers dans son réseau (réseaux sociaux, site Internet, produits de promotion).

3ème jour

Questionnaire d’auto-évaluation pour la Certification – Partie sur l’Analyse des besoins. >> Chapitres 8 et 9

Module de formation sur la Logistique 1. Préparation de l’arrivée du volontaire avant le début du projet – Questions

administratives et médicales, Transport, Formations, Checklist2. Conditions de vie – Culture, Logement, Economie, Transports, Nourriture3. Condition de travail – Règlement intérieur, Système de travail, équipement de

travail, Statut du volontaire.

Questionnaire d’auto-évaluation pour la Certification – Partie sur la Logistique. >> Chapitres 14 et 15

ConclusionEvaluation de la formation.

Prochaines étapes Création des outils d’analyse des besoins et des outils logistiques :

o Description de la missiono Profil du volontaire et offre de mission (en lien avec la mission choisie

pour la description de la mission)o Critères de sélection (utilisez les vôtres si vous en avez déjà ou définissez

les critères en fonction de votre organisation)


o Trame de l’entretien de sélection (utilisez la vôtre si vous en avez déjà une ou sélectionnez juste les questions pertinentes selon votre organisation)

o Conditions de vieo Conditions de travailo Checklist avant le départ (à completer précisément, dans chaque ligne :

qui est responsable à expliciter. Ne pas hésiter à ajouter des lignes).

Date limite pour envoyer les outils à ADRA SK et à ADICE : le 22 novembre

1ère session Skype le 29 novembre à 11h00, heure française Date limite pour envoyer les outils corrigés à ADRA SK et à ADICE : le

15 décembre 2è session Skype. Le 20 décembre à 11h00, heure française Tous les outils d’Analyse des besoins et de logistique doivent être prêts avant la

session de formation suivante

Administration

5 janvier : rapport financier de la 1ère année. Envoyer toutes les preuves de dépenses liées aux activités et aux frais de

personnel (feuilles de temps, fiches de paie, preuves de paiement, tableau de dissémination, billets de transports, factures, etc.) pour la période juillet – décembre 2017

Prochain séminaire à Tallinn, Estonie du 12 au 16 février 2018 Lettres d’invitation pour les visas.

Prochain séminaire à Oujda, Maroc – du 26 au 28 juin 2018 ? Visa pour Algérie, Estonie et Slovaquie ?

Diffusion :

Création d’une vidéo pédagogique (Sécurité et évaluation des besoins et Logistique) - ADICESuivre le plan de diffusion et recueillir les preuves dans le TrelloCompléter le tableau de diffusion

A préparer également pour le prochain séminaire à Tallinn : un document de politique de Non-Discrimination et de protection de l’Enfance (première version brouillon uniquement).

a. Principes et valeurs de votre structureb. Quelles sont les personnes couvertes par votre politique ? (par exemple, les

employés, les volontaires, les partenaires, les stagiaires, la direction)


c. Qui est responsable de la mise en place de la politique ? Quelles sont les étapes de la mise en œuvre ? Par exemple formations, analyses une fois par an pour mesurer les résultats.

d. Quelle sorte de loi locale ou conventions internationales suivez-vous ?e. Analyse de risque sur les pratiques discriminatoires potentielles et violations

des droits de l’enfant.f. Code de conduite (règles pour les employés)g. Que faire en cas d’infractions ?
