MISE A JOUR DU CATALOGUE sur le site BSGrenoble.org

J'expose ici ma méthode de travail, chacun peut l'adapter

1- Liste des livres

Il faut commencer par récupérer la liste des nouveaux livres mis en circulation.Actuellement cette liste est fournie par Tristan, qui tient à jour le fichier BS des livres, sous la forme suivante au format Word:

La 1ere ligne de chaque livre comporte les informations que nous allons reporter dans notre catalogue. Pour cela il faut les recopier dans un fichier Excel vierge.Sélectionner la 1ere ligne du livre N° 8266

Copier cette ligne et la coller sur la 1ere ligne du fichier Excel que nous venons d'ouvrir

Revenir à la liste des livres, sélectionner la 1ere ligne du livre suivant N° 8269, la copier et la coller sur la 2e ligne du fichier Excel, et ainsi de suite pour tous les livres.

Nous allons maintenant travailler sur ce fichier Excel en repositionnant les colonnes en accord avec l'ordre dans lequel elles se trouvent dans notre catalogue:

- 1ere colonne: le N° du livre- 2e colonne l'auteur- 3e colonne le titre du livre, en notant de supprimer la colonne des A,B et en introduisant

la lettre juste devant le titre du livre, soit "A1 – Malenfer" par exemple.- Créer 2 colonnes vides 4 et 5 pour la suite- Colonnes 6,7,8 correspondent au nombre de cassettes, CD, MP3. 6 et 7 sont maintenant

à 0 et la 8 généralement à 1- 9e colonne pour le genre- 10e colonne pour le N° de DDV-

Nous obtenons le tableau suivant:

Nous ouvrons maintenant le catalogue BS classé par numéros, qui se trouve dans le dossier "Listes" de BSGrenoble.org de l'ordinateur. Ce catalogue s'arrête au livre N° 8265

.Sélectionner et copier la totalité du tableau que nous venons de créer

Allons maintenant le coller à la suite de notre catalogue. On constate que la forme n'est pas conforme au reste du catalogue, pour mettre en forme sélectionner les 2 dernières lignes correctes (livres 8264 et 8265), cliquer sur le pinceau de mise en forme et balayer de haut en bas les nouvelles lignes de 8266 à 8298, la mise en forme se fait automatiquement

Notre catalogue par N° est maintenant à jour

2- Enregistrement des Résumés

Nous allons maintenant enregistrer les résumés écrits. Pour cela revenir au premier fichier en tête de ce document, et sélectionner le résumé du 1er livre 8266 (attention de sélectionner le texte et non la case) et copier.

Ouvrir un fichier Word et coller le résumé en mettant en tête le N° du livre. Il arrive que des résumés se perdent, si le N° ne figure pas on est incapable de savoir à quel livre il se rapporte pour le remettre à sa place

Puis enregistrer ce résumé en faisant "Enregistrer sous", et aller dans le dossier "resumes" dans BSGrenoble.org de l'ordinateur. Entrer le nom du fichier c'est le N° du livre, soit 8266Dans Type indiquer "Format RTF" le poids des fichiers est plus léger et s'ouvrent avec Word

Procéder de même avec le 2e livre en faisant bien attention à enregistrer sous le bon numéro, et ainsi de suite jusqu'au dernier livre.

Les résumés sont ainsi enregistrés dans notre base de données

3- Enregistrement des résumés sonores

Il faut commencer par récupérer les enregistrements MP3 des résumés. Soit on vous les fournit (Tristan ou Monique), soit vous les récupérez directement sur les disques (en principe sur la plage 3) mais c'est une opération fastidieuse, uniquement s'il vous en manque quelques-uns.Par exemple Tristan envoie les fichiers par We Transfer que vous enregistrez quelque part sur votre ordinateur

Sélectionner la totalité des fichiers, copier et coller pour enregistrer dans le dossier "sons" de BSGrenoble.org sur l'ordinateur

Les nouveaux résumés sonores sont maintenant enregistrés dans la base de données.

4- Finalisation du catalogue

Reprendre le catalogue enregistré sous le nom "liste-avec-resumes" (Noter que l'absence d'accent et d'intervalle est volontaire pour tous les noms de fichiers sur internet)Ouvrir le feuillet "Numéro" et nous allons nous intéresser aux 2 colonnes "Lire" et "Ecouter"Si vous cliquez 1 ou 2 secondes sur Lire ou Ecouter, vous voyez s'inscrire dans la ligne supérieure une formule que je recopie ici: =LIEN_HYPERTEXTE($K$1&"resumes/"&$A6934&".rtf";"Lire") ou =LIEN_HYPERTEXTE($K$1&"sons/"&$A6934&".mp3";"Ecouter")Il est fortement recommandé de ne pas les modifier.On observe aussi dans la case K1 l'adresse de notre site internet qu'il faut maintenir à sa place.Après ces remarques, on va établir la liaison entre les livres et les fichiers résumés.Pour cela, c'est très simple, il suffit de sélectionner une case "Lire" (en bleu), de la copier et de la coller dans la colonne en face de chaque livre. Procéder de même avec "Ecouter"

Le catalogue par numéros est terminé, il faut mettre à jour les feuillets par auteurs et par genres. Pour cela je procède de la façon suivante, je recopie la totalité du feuillet numéro sur le feuillet1, et je fais un tri par auteurs. Sélectionner la totalité du feuillet "numero", copier, ouvrir le feuillet1 et coller. Sélectionner la totalité du feuillet, aller dans Trier et filtrer, sélectionner tri personnalisé, et cocher "mes données ont des en têtes". Il faut 2 niveaux de tri, trier par "auteurs" puis par "titre".Attention de bien sélectionner la totalité du feuillet avant le tri pour éviter des mélanges dans les colonnes. Noter que les nouvelles liaisons ne seront effectives qu'après avoir été chargées sur le serveur.

Le classement se fait immédiatement. Pour mettre en forme les couleurs des lignes, il suffit de sélectionner les 2 premières lignes (une bleu clair, une bleu foncé ou inverse), cliquer sur le pinceau de mise en forme, et balayer les lignes de la 3e à la dernière, les couleurs vont alterner automatiquement (c'est un peu long). Copier la totalité du feuillet et coller sur le feuillet "auteurs"

Il faut aussi faire le classement dans le feuillet par genres. Reprendre le feuillet1, sélectionner en totalité et procéder à un nouveau tri à 3 niveaux:

Procéder à la mise en forme de la couleur des lignes comme précédemment.Sélectionner toutes les lignes par balayage de la 1ere à la dernière ligne du feuillet, copier, aller dans le feuillet "Genres", et coller à partir de la ligne 17 .

Les 3 onglets par numéro, par auteurs et par genres sont ainsi mis à jour, vous pouvez effacer le feuillet 1.Tout ce travail a mis à jour l'ordinateur de travail, il va falloir maintenant la transférer sur le serveur Internet pour que tous puissent y avoir accès.