Extranet.euralliance.com · Web view2010. 5. 6. · Il est important de bien comprendre l’organisation du site. Les paramètres sont appliqués selon un principe hiérarchique

Extranet.euralliance.com

(Extranet.euralliance.com) (Consignes d’utilisation)

Pour tout complément d’information sur l’utilisation du site d’administration de l’extranet, contactez :

SommaireNotions de base5Droits5Hiérarchisation6Navigation6Personnalisation du site Distributeur7Informations sur le site Distributeur7Gestion des agences8Gestion des collaborateurs9Définition des modules9Paramétrages10Calcul des prix d’achat10Autres paramétrages11Financement11Paramétrages11Affichage par défaut13Personnalisations13Personnalisation du compte client14Etapes de la création d’un site Extranet « simple »14Création du site Extranet14Gestion des comptes16Interlocuteurs Distributeur16Entités17Adresses de livraison et de facturation18Interlocuteurs client19Rôles21Statistiques de connexion22Paramétrages24Modules24Sections analytiques26Stratégie Constructeurs27Circuit de validation27Pieds de commande29champs spécifiques30Modes de règlement31Historique de commande32Catalogue35Le catalogue35Les familles tarifaires40Les stocks42Les paramètres spécifiques44

Demandes de services44Paramétrages génériques45Gestion des exceptions45Gestion des autorisations46Gestion des achats46Paramétrages47Surveillance proactive47Paramétrages47Financement48Paramétrage48Paramétrages spécifiques49Parc49Paramétrages49Personnalisations49Les feuilles de styles49La page d’accueil50La Page d’accueil (partie centrale)51Les annonces52Les pages personnalisées53Les messages54L’import de fichiers56La bibliothèque commune57Annexes59Importations de données59Import entités59Import adresses60Import contacts60Import catalogue articles61Import stock61Exportations de données62Fichiers Commandes62

Notions de base

L’adresse du site d’administration est http://admin.extranet.euralliance.com.

Droits

Vos codes d’accès définissent vos droits et les options auxquelles vous pourrez prétendre. L’administrateur de sites Extranet pourra gérer les comptes, les catalogues et les personnalisations, alors que l’utilisateur ne pourra que visualiser les différents paramétrages.

Backoffice Distributeur

Backoffice client

Fonctionnalités

Administrateur Euralliance’s

Administrateur distributeur

Administrateur de sites

Interlocuteur

Administrateur

Utilisateur

Gestion des comptes

Gestion de distributeurs

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Gestion des agences

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Gestion des interlocuteurs

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Création de site Extranet

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Gestion des entités (société, sites…)

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Gestion des adresses

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Gestion des catalogues

Définition du catalogue général

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Définition de catalogues distributeur

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Définition de catalogues spécifiques

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Paramétrages

Enrichissement de l'aide en ligne

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Modes de calcul des prix d'achat

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Stratégie Constructeurs

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Paramétrage des stocks

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Paramétrages sections analytiques

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Circuit de validation et budgets

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Pieds de commande spécifiques

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Personnalisation de champs spécifiques

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Définition des modes de règlement

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Paramétrage des messages

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Paramétrage des rôles des utilisateurs

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Modules

Affectation des modules

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Personnalisations

Gestion des feuilles de style

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Personnalisation de la page d'accueil

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Gestion des annonces

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Création de pages personnalisées

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Import de fichiers

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Bibliothèque commune

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Hiérarchisation

Il est important de bien comprendre l’organisation du site. Les paramètres sont appliqués selon un principe hiérarchique. Au premier niveau se trouve Euralliance’s, puis viennent ensuite les distributeurs, les entités distributeurs (qui ne sont qu’un regroupement de contacts), les sites Extranet des clients, les entités client et enfin les utilisateurs.

Les paramétrages définis aux niveaux supérieurs sont automatiquement hérités par les niveaux inférieurs. Ils peuvent ensuite être personnalisés pour chaque niveau. Par exemple, un catalogue général est défini au niveau d’Euralliance’s, Quadria peut le personnalisé en retirant des constructeurs. Ce catalogue peut de nouveau être personnalisé pour le site Extranet d’un client et ainsi de suite jusqu’au niveau de l’utilisateur. Il est donc important de toujours faire attention au niveau auquel on se trouve avant d’appliquer un paramétrage.

Navigation

La barre de navigation située en haut de la page permet d’identifier le niveau actif. On peut à tout moment remonter au niveau supérieur

Ici nous sommes sur les options de Paul RENAUD, de l’entité LEGAL SAS, rattaché au site Extranet Site de démo qui dépend de Quadria.

L’accès aux paramétrages se fait à partir du menu situé dans le bandeau gauche.

Sur les pages de résumé, les flèches permettent de dérouler des listes. L’icône verte devant une ligne indique que la ligne est active.

Le changement site ou d’entité peut aussi se faire à partir de la liste déroulante située en haut à droite.

Personnalisation du site Distributeur

La personnalisation du site Distributeur se fait au niveau le plus élevé du site. La barre de navigation doit indiquer : Accueil > Nom Distributeur

Informations sur le site Distributeur

Les informations mentionnées sur le site Distributeur ont été créées par l’administrateur Groupe. Elles sont reprises dans certaines pages du site client (pied de commande, contact…).

Pour modifier les informations concernant votre société

· Dans la zone « Distributeur », cliquez sur le nom de votre société

· Cliquez sur le bouton « Modifier »

· Appliquez les modifications

· Enregistrez

Paramètres spécifiques

Les paramètres spécifiques permettent de définir des options générales :

· L’affichage des annonces Réseau

· L’affichage de loyers de financement

Pour modifier une option des paramètres spécifiques

· Déroulez les paramètres spécifiques

· Sur la ligne de l’option à modifier, décochez la case de la colonne « Valeurs par défaut »

· Sélectionnez l’option désirée dans la colonne des valeurs spécifiques.

· Cliquez sur Enregistrer

· Pour rétablir les paramètres définis au niveau supérieur, cliquez sur le bouton « Valeurs par défaut » et enregistrez

Gestion des agences

Les agences ne sont pas utilisées dans la hiérarchie de personnalisation.

La création des agences permet :

· De faciliter la recherche de collaborateurs

· D’enrichir la rubrique « Implantations » dans le formulaire de contact disponible sur le site client.

Pour appliquer les personnalisations, déroulez la liste des agences en cliquant sur situé à coté de « Agences Distributeur »

Pour ajouter une agence

· Cliquez sur le bouton « Ajouter »

· Complétez le formulaire

· Cochez la case « Est active »

· Enregistrez

Le Bouton « Copier l’adresse du distributeur » permet de remplir le formulaire avec l’adresse mentionnée au niveau du site Distributeur.

Pour modifier une agence

· Cliquez sur le nom de l’agence à modifier


· Appliquez les modifications puis enregistrez

Pour supprimer une agence

· Cliquez sur sur la ligne correspondante

· Confirmez la suppression.

Pour rattacher des collaborateurs à une agence

· A partir de la liste des agences

· Cliquez sur le nom de l’agence concernée

· Déroulez la liste des contacts

· Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer manuellement un nouveau contact

· Cliquez sur « Importer » pour importer un fichier de contacts. Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule.

· A partir de la fiche d’un collaborateur

· Editer la fiche du collaborateur

· Sélectionnez l’agence dans la liste déroulante « Agence »

Gestion des collaborateurs

Pour appliquer les personnalisations, déroulez la liste des contacts en cliquant sur situé à coté de « Contacts Distributeur »

Pour importer des collaborateurs

· Cliquez sur le bouton « Importer ». Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule.

· Cliquez sur « Browse » pour récupérer le fichier à importer sur votre disque

· Cliquez sur « Upload » pour le télécharger

· Cliquez sur « Intégrer » pour l’intégrer au site

Pour créer un collaborateur manuellement



· Le login est l’adresse de messagerie. Il ne peut pas y avoir d’adresse e-mail en double

· Le mot de passe est généré automatiquement mais il peut être changé

· Le bouton « Renvoyer » permet de renvoyer les codes d’accès

· Enregistrez

Pour supprimer un collaborateur



Définition des modules

Les modules activés au niveau du site Distributeur pourront être affectés aux Extranet des clients en fonction de leurs besoins. Pour l’instant, les modules suivants sont disponibles :

· Catalogue

· Gestion des achats

· Demandes de service

· Financement

· Surveillance proactive

· Gestion administrative du parc

d’autres viendront s’ajouter à la liste en fonction de l’avancement des développements. Certains modules ne sont accessibles qu’aux Distributeurs ayant activé l’interconnexion avec leur ERP.

Pour ajouter un module

· Accédez au menu « Définition des modules »

· Choisissez le module désiré dans la liste déroulante

· Cliquez sur « + » pour l’ajouter

La fenêtre de propagation permet de définir les affectations du module.

· Cochez les cases correspondantes à votre sélection de sites, d’entités et d’utilisateurs autorisés. Pour sélectionner toutes les cases, cliquez sur « tous »

· Cliquez sur « Appliquer »

Pour éditer la liste de propagation


Pour activer ou désactiver un module

· Cochez ou décochez la case correspondante au module

· Cliquez sur le bouton « Mettre à jour les modules actifs/inactifs »

Pour supprimer un module



ParamétragesCalcul des prix d’achat

Le calcul des prix d’achat est géré au niveau du site Distributeur. Il n’est accessible que par l’administrateur du site. Il permet de paramétrer la politique tarifaire de la société et de définir quels sont les prix d'achat qui seront retenus dans le calcul des conditions tarifaire à partir d'une marge.

La colonne ordre est très importante. Elle permet de contrôler l’ordre de recherche du calcul d'un prix d'achat. En cas de doublon d’une référence, c'est la première règle applicable à l’article qui est utilisée. L’ordre se modifie à partir des flèches situées en fin de ligne.

Pour ajouter une règle de calcul du prix d’achat

· A l’aide des listes déroulantes, sélectionnez une famille de produits

· Sélectionnez un constructeur

· Sélectionnez le grossiste prioritaire, puis le secondaire en enfin le grossiste de secours. Actuellement les prix d’achat sont récupérés automatiquement chez Ingram, Techdata, ETC et MCAD. Très prochainement nous intégrerons les données de Dexxon.

· Sélectionnez le type de priorité à appliquer pour le calcul du prix

· Priorité grossistes : si l’article existe chez le 1er grossiste, son prix d’achat s’applique. Il est possible de combiner cette option avec un écart maximum toléré. Dans ce cas, l’écart sert à calculer le prix maximum acceptable par rapport au prix minimum des grossistes. Le 1er prix entrant dans la fourchette est sélectionné suivant l’ordre de priorité.

· Priorité dispo : si l’article existe chez le 1er grossiste mais qu’il n’y a pas de dispo, le prix sera récupérer chez le prochain grossiste avec de la disponibilité

· Prix mini : le prix d’achat appliqué est plus petit prix de tous les grossistes sélectionnés

· Prix moyen : le prix d’achat appliqué est une moyenne des prix d’achat de tous les grossistes sélectionnés

· Prix maxi : le prix d’achat pris en compte est plus élevé de tous les grossistes sélectionnés

· Si la priorité grossiste est sélectionnée, cochez éventuellement la case « Avec dispo ». Dans ce cas, il faut en plus que l’article soit disponible chez le grossiste concerné pour pouvoir être pris en compte.

· Cliquez sur pour l’ajouter à la liste

Pour modifier une règle de calcul



· Cliquez sur pour valider ou sur pour annuler

Pour déplacer une ligne

· Cliquez sur ou sur pour monter ou descendre la ligne

Pour supprimer une règle de calcul


· Confirmez la suppression

Autres paramétrages

Les paramétrages appliqués au niveau du site Distributeur seront hérités par les sites clients.

Se reporter à la rubrique « Paramétrages » de la personnalisation du compte client.

Financement

Le module Financement permet de proposer au client un mode de paiement par loyers mensuels ou trimestriels basé sur des barèmes prédéfinis. L’offre proposées par défaut est celle d’Euralliance’s Financement.

Deux cas de figure sont possibles :

1. Le module Financement n’est pas affecté au client : il peut visualiser dans son bon de commande, à titre d’information, le montant du loyer calculé sur la base du barème par défaut par rapport au total HT de sa commande (exemple : Financement à partir de 126,03 € HT / trimestres sur 16 trimestres) et accéder à la liste de ses interlocuteurs commerciaux pour demander plus d’informations sur cette option.

2. Le module Financement est affecté au client : il apparait comme mode de paiement. Le client sélectionne la périodicité de ces loyers avant de valider sa commande si cette option n’a pas été paramétrée dans sont compte.

Paramétrages

Les barèmes sont généralement créés au niveau du Distributeur, mais ils peuvent également être créés au niveau du site Extranet ou de l’entité, mais uniquement par l’administrateur du Distributeur et sous contrôle de l’organisme de financement (Euralliance’s Financement).

L’accès aux paramétrages se fait à partir du menu « Financement ».

Pour créer un barème

· Créez le barème

· Sélectionnez « Nouveau financement » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer un barème »


· Le libellé reprend le texte qui sera indiqué sur le site client

· Le mode de prélèvement détermine les périodes de prélèvement (mensuel ou trimestriel)

· Les commentaires sont affichés sur le site du client

· Cliquez sur le bouton « Enregistrez »

· Créez les périodes

· Définissez les périodes en nombre de mois ou de trimestre selon le mode de prélèvement sélectionné. Ces données détermineront les colonnes qui apparaitront dans la constitution du barème

· Indiquez le nombre de mois ou de trimestre dans la zone de saisie située à gauche

· Cliquez sur pour l’ajouter à la liste. Les nombre sont automatiquement classés par ordre croissant.

· Pour supprimer un nombre de la liste, sélectionnez-le puis cliquez sur

· Cliquez sur le bouton « Terminer » pour constituer le tableau de saisi des taux

· Créer les taux

· Définissez la tranche dans la première colonne

· Indiquez les taux selon les périodes dans les colonnes suivantes

Pour modifier un barème

· Cliquez sur le nom du barème dans la liste des financements ou sélectionnez dans la liste déroulante le barème à modifier puis cliquez sur « Modifier le barème »

· Modifiez les zones du formulaire puis cliquez sur le bouton « Enregistrez »

· Cliquez sur pour éditer la ligne

· Effectuez les modifications


· Pour récréer l’intégralité du barème, cliquez sur le bouton « Réinitialiser » puis sur le bouton « Modifier les périodes »

Pour supprimer un barème

· Editez le barème, cliquez sur le bouton « Supprimer » pour supprimer définitivement le barème


· Cliquez sur sur la ligne correspondante pour supprimer une ligne du barème

Affichage par défautParamétrages spécifiques

Le paramétrage se fait en amont au niveau du site Distributeur.

· Dans la zone « Distributeur », cliquez sur le nom de votre société


· Déroulez les Paramètres spécifiques

· Décochez la case « Ne pas afficher les financements par défaut » dans la colonne des valeurs spécifiques si vous souhaitez que le montant du loyer par défaut soit affiché dans le bon de commande.

· Cliquez sur le bouton « Enregistrer »

Assurez-vous que les valeurs par défaut soient reprises au niveau du site Extranet et des entités

Barème par défaut

Le barème par défaut est utilisé pour le calcul du loyer affiché aux clients qui ne bénéficient pas du module Financement.

· Cochez la case « Barème par défaut » soit au moment de l’intégration de la ligne de barème, soit en mode édition ()

Personnalisations

Les personnalisations appliquées au niveau du site Distributeur seront héritées par les sites clients.

Se reporter à la rubrique « Personnalisations » de la personnalisation du compte client.

Personnalisation du compte client

Etapes de la création d’un site Extranet « simple »

La création d’un Extranet « simple », récupérant les paramétrages défini en amont, peut être réalisée très rapidement.

· A partir du Wizard

· En suivant les étapes ci-dessous :

1. Création du site Extranet

2. Affectation des interlocuteurs Distributeur

3. Création des entités et des contacts

a. Par import de fichier

b. A partir d’Adonix

4. Affectation des modules

5. Visualisation de l’Extranet client

6. Envoi du message de bienvenue

Création du site ExtranetPour créer un site Extranet à partir du Wizard

· A partir de la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Créer avec Wizard ».

· Indiquez le nom du site

· Définissez la durée de validité du site. Si la zone « Jusqu’au » n’est pas renseigné, le site sera créé pour une durée indéterminée

· Cochez la case « Est actif » pour activer le site

· Cliquez sur le bouton « Suivant »

· Complétez le formulaire d’enregistrement des adresses. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, cochez la case « Même adresse »

· Cliquez sur le bouton « Suivant »

· Complétez le formulaire d’enregistrement l’administrateur client

· Cliquez sur le bouton « Terminer »

Pour créer un site Extranet manuellement

· A partir de la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Ajouter ».


· Le libellé est important car il est repris dans la constitution de l’URL de connexion du client qui est automatiquement créée sur le modèle « nom du client + nom distributeur + extranet.euralliance.com ».

· La durée de validité permet de définir la période durant laquelle le site sera actif, pour des tests client ou la durée d’un contrat, par exemple. Si la date de fin n’est pas précisée, le site sera ouvert pour une durée indéterminée.

· La case « Est actif » doit être cochée pour que le site soit accessible au client.

· Le mode démonstration permet de mettre en ligne un site dont les commandes ne pourront pas être validées. Toutes les autres fonctionnalités sont accessibles.

· Pour les sociétés interconnectées avec leur ERP la saisie du code groupe dans le champ « Identifiant ERP » permet d’importer les données et de créer automatiquement les entités, les adresses de livraison et de facturation et les interlocuteurs. Cette fonction n’est accessible qu’une fois que la page a été enregistrée.

· La case à cocher « Intégrer les Cdes dans Adonix » permet d’autoriser la création automatique des commandes dans Adonix. Les commandes sont crées avec un statut « En attente » et doivent être validées manuellement.

· L’apparence générale du site (polices, couleurs, images) peut être modifiée à partir d’une feuille de style personnalisée. La personnalisation de la feuille de style est décrite dans le chapitre « Personnalisation ». Le choix de la devise détermine l’affichage des prix. La conversion est faite automatiquement avec le taux du jour.

· Le choix de la langue sera possible dans une prochaine version.







· Sélectionnez l’option désirée dans la colonne des valeurs spécifiques.



Pour modifier un site Extranet

· Cliquez sur le nom du site Extranet



· Enregistrez

Pour supprimer un site Extranet

· Cliquez sur sur la ligne correspondante au site à supprimer

· Confirmez la suppression en cochant la case de validation

· Cliquez sur le bouton « Supprimer »

Gestion des comptes

L’accès au paramétrage des comptes se fait à partir de la page de résumé

Interlocuteurs Distributeur

L’administrateur du compte est automatiquement créé lors de la création du site Extranet.

Pour ajouter un contact

· Sélectionnez le nouveau contact dans la liste déroulante

· Affectez les droits. L’administrateur gère entièrement le site, le commercial (ou interlocuteur) reçoit tous les messages générés par le site client (commandes, demandes d’information, etc.).

· Cliquez sur pour l’ajouter à la liste.

Pour modifier les droits d’un contact

· Cochez ou décochez les cases correspondantes.

· L’administrateur a en charge la personnalisation de l’Extranet client

· Le commercial est destinataire des messages du site en fonction des modules qui lui sont affectés (commande, demande de services…)

· Cliquez sur pour enregistrer les modifications.

Pour éditer la fiche contact

· Cliquez sur le nom du contact pour accéder à sa fiche de renseignement.

· Complétez les coordonnées (téléphone, fax…)

Pour supprimer un contact



Entités

Les entités correspondent à un regroupement client. Ça peut être des sociétés, des concessions, des agences ou toute autre chose. Elles peuvent être créées manuellement ou importer à partir d’un fichier CSV ou d’un ERP.

Pour créer les entités à partir du code ERP

La création des entités à partir d’un code ERP créé automatiquement les entités, les adresses de livraison et de facturation et les interlocuteurs.

Il faut que le site soit interconnecté avec son ERP (c’est le cas de Quadria).

· Saisissez le code client dans la zone « Créer à partir du code Adonix »

· Cliquez sur « Créer ».

Pour importer un fichier

La création des entités à partir d’un fichier importé peut créer automatiquement les entités, les adresses de livraison et de facturation et les interlocuteurs à condition que le fichier respecte la structure d’importation complète.

· Cliquez sur « Importer ». Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule




Pour ajouter une entité manuellement


· Complétez le formulaire : La raison sociale, éventuellement le code ERP, la durée de validité.


· Choisissez la devise et la langue

· Enregistrez





Pour modifier une entité

· Déroulez la liste des entités

· Cliquez sur celle à modifier


Pour supprimer une entité



Adresses de livraison et de facturation

Les adresses de livraison et de facturation sont rattachées à l’entité. Il est possible d’avoir plusieurs adresses pour la même entité. Dans ce cas le client pourra choisir les adresses à partir de listes déroulantes proposées lors de la validation du bon de commande.

Pour importer un fichier d’adresses

· Cliquez sur « Importer ». Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule. Les champs Livraison et Facturation doivent être complétés avec T pour vrai ou F pour faux.




Pour créer des adresses manuellement


· Complétez le formulaire en précisant si cette adresse correspond à une adresse de livraison, de facturation ou les deux

· Enregistrez

Pour supprimer une adresse



Interlocuteurs client

Les utilisateurs sont rattachés aux entités, il faut donc être positionné au niveau de l’entité concernée pour créer de nouveaux contacts.

L’icône permet de se connecter directement sur le site du client.

Pour importer des utilisateurs

· Cliquez sur « Importer ». Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule.




Pour créer un utilisateur manuellement



· La case « Accès autorisé » doit être cochée pour que client puisse accéder à son site

· Le bouton « Envoyer message de bienvenue » envoi le message prédéfini dans le paramétrage des messages (voir chapitre « Personnalisations »)

· Le login est l’adresse de messagerie du client. Il ne peut pas y avoir d’adresse e-mail en double

· Le mot de passe est généré automatiquement mais il peut être changé

· Le bouton « Renvoyer » permet de renvoyer les codes d’accès au client

· L’abonnement à des e-mailings sera géré dans une prochaine version

· Le nombre de connexion et la date de dernière connexion permettent de suivre l’activité du client sur le site. Le bouton « RAZ » remet à 0 ces données

· L’icône permet d’accéder directement au site client

· Enregistrez

Pour supprimer un utilisateur



Afin de permettre de finaliser les personnalisations de l’Extranet client, les codes d’accès ne sont pas envoyés automatiquement à l’interlocuteur lors de la création de son compte.

Pour envoyer les codes d’accès

· A partir de la page de résumé du site Extranet

· Déroulez la liste des administrateurs client

· Cliquez sur le bouton « Envoi de mails »

· Cochez les cases correspondantes aux personnes concernées ou cliquez sur « Tous » pour sélectionner toutes les cases à cocher

· Sélectionnez le message à envoyer : « Mail de renvoi de mot de passe » ou « Message de bienvenue ». Le contenu du message envoyé peut être personnalisé (cf. Messages)

· Cliquez sur le bouton « OK »

· A partir de la fiche contact

· Editez la fiche contact

· Cliquez sur le bouton « Envoyer message de bienvenue » pour envoyé le message de bienvenue

· Cliquez sur le bouton « Renvoyer » pour renvoyer les codes d’accès au client

Rôles

Le paramétrage des rôles défini les droits du client.

Paramétrage des rôles

Le paramétrage des rôles permet de définir les attributions de l’utilisateur

· L’administrateur de l’extranet peut gérer tous les comptes de son site, affecter des modules à ses collaborateurs et gérer certaines options de paramétrage des affichages

· L’administrateur de l’entité ne peut gérer les comptes qu’au niveau de son entité

· La constitution des devis est par défaut autorisée à tous les utilisateurs, mais dans certains cas il peut être nécessaire de retirer ce droit. L’utilisateur ne pourra alors pas intégrer de produits dans son devis

· De même certains utilisateurs peuvent ne pas avoir le droit de valider de commande

· Si la case « Voir les commandes site » est cochée, l’utilisateur pourra consulter toutes les commandes du site Extranet

· Si la case « Voir les commandes société » est cochée, l’utilisateur pourra consulter uniquement les commandes de son entité.

· Si aucune de ces 2 dernières cases n’est cochée, l’utilisateur ne verra que ses propres commandes.

Rôles avancés

Les rôles avancés permettent d’autoriser un client à administrer plusieurs sites Extranet et/ou plusieurs entités.

Pour ajouter l’administration d’un site Extranet

· Sélectionnez le nouveau site dans la liste déroulante


Pour supprimer l’administration d’un site Extranet



Pour ajouter l’administration d’une société

· Sélectionnez la nouvelle entité dans la liste déroulante


Pour supprimer l’administration d’un site Extranet



Statistiques de connexion

Les statistiques de connexion permettent de suivre les connexions de vos clients sur leur Extranet et sur le site d’administration.

Pour éditer les statistiques

· Positionnez-vous au niveau de la page de résumé d’un site Extranet

· Cliquez sur le bouton « Statistiques de connexion »

· Créez la connexion. Cette action n’est nécessaire qu’une seule fois, il vous suffira d’actualiser votre tableau croisé dynamique pour mettre à jour vos données.

· Cliquez sur « Importez les données et créez vos propres rapports »

· Cliquez sur le bouton « Enregistrez » puis sauvegarder le fichier « ExcelConnect.iqy » sur votre disque

· Cliquez sur « Téléchargez un fichier Excel modèle »

· Connectez le tableau à votre source de données personnalisée

· Sélectionnez l'onglet « Source Données » dans votre classeur Excel

· Dans le bandeau « Données / Connexions », cliquez sur « Connexions »

· Cliquez sur le bouton « Propriétés »

· Sélectionnez l'onglet « Définition », puis cliquez sur le bouton « Parcourir » pour récupérer le fichier « ExcelConnect.iqy » précédemment enregistré

· Cliquez sur « Ok »

· Cliquez sur le bouton « Actualiser » puis sur « Fermer ». Les données de l'onglet « Source Données » seront mises à jour

· Pour mettre à jour les données de votre extraction

· Dans le bandeau « Données / Connexions », cliquez deux fois sur « Actualiser tout »

Pour lire les statistiques de connexion

Le nombre de connexion par mois est indiqué dans la zone « Site consulté ». La colonne « Site Administration précise le nombre de fois ou l’utilisateur s’est connecté sur son site d’administration. Les colonnes suivantes indiquent le nombre de fois où l’utilisateur s’est connecté à son Extranet.

· Utilisez les filtres du tableau pour affiner votre affichage

Paramétrages

Modules

L’approche modulaire de l’Extranet Euralliance.com offre la possibilité de déployer des fonctionnalités illimitées ou de restreindre l’utilisation de certains modules.

Pour l’instant, les modules suivants sont disponibles :

· Catalogue

· Gestion des achats

· Demandes de service

· Financement

· Surveillance proactive

· Gestion administrative du parc

d’autres viendront s’ajouter à la liste en fonction de l’avancement des développements. Certains modules ne sont accessibles qu’aux Distributeurs ayant activé l’interconnexion avec leur ERP.

Comme sur les autres paramétrages, les modules peuvent être définis à tous les niveaux hiérarchiques.

Pour ajouter un module

· Accédez au menu « Module »

· Choisissez le module désiré dans la liste déroulante

· Cliquez sur « + » pour l’ajouter

La fenêtre de propagation permet de définir les affectations du module. Il est aussi possible de définir le choix des modules à chaque niveau. Par exemple, on peut avoir affecté le module Catalogue à tous les utilisateurs d’une entité et le supprimer pour un interlocuteur spécifique.

· Cochez les cases correspondantes à votre sélection d’entités et d’utilisateurs autorisés. Pour sélectionner toutes les cases, cliquez sur « tous »

· Cliquez sur « Appliquer »

Lorsqu’un nouveau module est affecté il faut définir les interlocuteurs commerciaux rattachés à ce nouveau module (cf. Interlocuteurs Distributeur).

Pour éditer la liste de propagation


Pour activer ou désactiver un module

· Cochez ou décochez la case correspondante au module

· Cliquez sur le bouton « Mettre à jour les modules actifs/inactifs »

Pour supprimer un module



Sections analytiques

Les sections analytiques sont généralement gérées par le client. Elles lui permettent de créer des regroupements en fonction de ses besoins, par régions ou services par exemple. Elles sont utilisées pour la gestion des lignes budgétaires et les circuits de validation de la commande.

Pour ajouter un groupe de section analytique

· Saisissez son nom dans la zone située à coté de « Nom du groupe »

· Ajoutez éventuellement un commentaire


Pour ajouter un item au groupe

· Déroulez la liste

· Saisissez son nom dans la zone située à coté de « Nom du nouvel item »


· Renouvelez l’opération pour créer tous les items nécessaires

Pour modifier un groupe ou un item

· Appliquez directement la modification dans la zone concernée

· Cliquez sur pour enregistrer les modifications

Pour supprimer un groupe ou un item



Pour affecter des utilisateurs aux sections analytiques

· Cliquez sur le bouton « Affection clients »

· Sélectionnez dans les listes déroulantes le groupe et son item

· Sélectionnez dans la liste déroulante le client à affecter


· Renouvelez l’opération pour créer toutes les affectations nécessaires

Pour supprimer des affections



Stratégie Constructeurs

La stratégie Constructeurs permet de définir l’ordre d’affichage des marques par famille de produit. Cette fonction peut être gérée par le client.

Pour ajouter un constructeur stratégique

· Sélectionnez un constructeur dans la liste de gauche et une famille dans celle de droite


Pour supprimer un constructeur stratégique



· Cliquez sur le bouton « Tout supprimer » pour supprimer toutes les lignes

Le bouton « Valeurs par défaut » permet de réinitialiser les options définies au niveau supérieur.

Circuit de validation

Le circuit de validation est généralement géré par le client. Il permet de définir des lignes budgétaires et le circuit de validation des commandes.

Pour ajouter un circuit de validation ou une ligne budgétaire


· Remplissez le formulaire

· Le libellé doit être précis pour être identifié facilement.

· La période détermine la durée de validité du pied de commande. Si la date de fin n’est pas précisée, la durée sera illimitée

· La case « Est active » doit être cochée

· Les affectations sont définies en fonction des sections analytiques créées au préalable. Plusieurs affectations peuvent être combinées. Sélectionnez dans la liste des items ceux à appliquer

· Les montants mini et maxi permettent de définir la fourchette de budget autorisée. Si ces montants ne sont pas respectés, la ligne budgétaire ne sera pas proposée lors de la validation de la commande

· Les lignes budgétaires sont calculées à partir d’un montant total puis ventilées par périodes (mois, bimestre, trimestre, etc.). La répartition est calculée lors de l’enregistrement de la page.

· Le circuit de validation permet de désigner si nécessaire un ou deux approbateurs pour la validation des commandes. Sélectionnez l’interlocuteur dans la liste déroulante. L’approbation est faite soit à partir de fourchettes budgétaires, soit en fonction d’autres critères (validation technique, par exemple). Dans ce cas la zone « jusqu’à » reste à 0.

· Enregistrez

Pour éditer un circuit de validation ou une ligne budgétaire

· Cliquez sur le nom de la ligne budgétaire

Pour modifier la répartition d’une ligne budgétaire


· Modifiez le montant


· Cliquez sur le bouton « Mettre à jour la ventilation » pour recalculer les montants des périodicités

· Cliquez sur le bouton « Mettre à jour les montants » pour réactualiser le montant de la ligne budgétaire.

Pour affecter un circuit de validation ou une ligne budgétaire

· Déroulez la liste « Affectations lignes budgétaires »

· Sélectionnez l’utilisateur concerné


Ou pour récupérer les affectations définies sur une autre ligne budgétaire

· Sélectionnez une ligne budgétaire dans la liste « Copier à partir des affectations la ligne budgétaire »

· Cliquez sur « Copier »

Pour supprimer une affectation



Pour supprimer un circuit de validation ou une ligne budgétaire

· Sur la liste des circuits de validation



Pieds de commande

Les pieds de commande permettent d’ajouter des informations sur le calcul de la commande : des remises, des forfaits ou des frais de port. Ils peuvent être hérités du niveau supérieur et intégrés à partir de la liste déroulante.

Le bouton « Valeur par défaut » supprime la liste personnalisée et réinitialise les valeurs définies au niveau supérieur

Pour ajouter un pied de commande

· Sélectionnez un pied de commande existant dans la liste déroulante

· Cliquez sur pour l’intégrer à la liste

Ou

· Sélectionnez « Nouveau pied de commande » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer un pied de commande »


· Le libellé doit être précis pour être identifié facilement.

· La liste déroulante « Type » permet de sélectionner le type de pied de commande : forfaits (pour des frais de manutention, par exemple), frais de port ou remise. Les options proposées pour le calcul des frais de port intègrent une notion de poids. L’information étant disponible dans la plupart des fiches produit du catalogue général.

· La période détermine la durée de validité du pied de commande. Si la date de fin n’est pas précisée, la durée sera illimitée

· La case « Est active » doit être cochée pour activer le pied de commande

· Le calcul peut être effectué en pourcentage ou en montant du total HT ou du poids pour les frais de port.

· Le tableau permet définir les fourchettes de calcul.

Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau : Complétez les zones, puis cliquez sur .

Pour modifier une ligne : Cliquez sur sur la ligne correspondante, modifiez les données, puis cliquez sur pour valider ou sur pour annuler

Pour supprimer une ligne : Cliquez sur sur la ligne correspondante

Pour modifier un pied de commande existant

· Dans la liste des pieds de commande, cliquez sur son nom.

· Modifiez les donnéesIl est impossible de modifier les paramètres d’un pied de commande hérité

· Enregistrez

Pour supprimer un pied de commande

· Dans la liste des pieds de commande, cliquez sur sur la ligne correspondante


Ou

· Dans l’édition du pied de commande, cliquez sur le bouton « Supprimer »


champs spécifiques

Les champs spécifiques permettent d’ajouter tout type d’information complémentaire sur le bon de commande.

Le bouton « Valeur par défaut » supprime les champs en cours et réinitialise les champs définis au niveau supérieur.

Pour ajouter un champ spécifique

· Complétez les zones

· Le libellé doit être clair, il sera repris sur le bon de commande du client.

· La liste déroulante permet de définir le type de champs à créer :

· Champ texte pour la saisie de texte

· Valeur numérique pour saisie de nombres

· Liste déroulante

· La liste de boutons radio

· La valeur précise le contenu du champ. Pour les listes, les items doivent être séparés par un point virgule.

· La validation permet de définir le format utilisé pour les valeurs numériques, par exemple [1-9] ne permettra pas la saisie d’un nombre supérieur à 9.

· Si la case « Obligatoire » est cochée, le client devra compléter le champ pour pouvoir valider sa commande

· La description permet d’apporter un commentaire repris sur le bon de commande

· Cliquez sur pour intégrer la ligne

Le nombre de champ n'est pas limité, toutefois il faut faire attention à ne pas surcharger le bon de commande. Les champs « Référence » et « Commentaires » seront déjà présents dans la commande.

Pour modifier un champ spécifique




Il est impossible de modifier les paramètres d’un champ spécifique hérité du niveau supérieur.

Pour supprimer un champ spécifique



Modes de règlement

Les modes de règlement sont paramétrés en fonction des conditions accordées au client. Ils peuvent être hérités du niveau supérieur ou créés spécifiquement.

Le bouton « Valeur par défaut » supprime les champs en cours et réinitialise les champs définis au niveau supérieur.

Pour ajouter un mode de règlement

· Sélectionnez un mode de règlement existant dans la liste déroulante

· Cliquez sur pour l’intégrer à la liste

Ou

· Sélectionnez « Nouveau mode de règlement » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer un mode de règlement »


· Le libellé doit être clair, il sera repris sur le bon de commande du client.

· La zone de commentaire permet d’apporter des précisions mais n’est pas visible par le client

· La case « Est active » doit être cochée pour activer le mode de règlement

· Enregistrez

Pour modifier un mode de règlement

· Dans la liste des modes de règlement, cliquez sur le nom pour éditer la fiche

· Modifiez les donnéesIl est impossible de modifier les paramètres d’un mode de règlement hérité.

· Enregistrez

Pour supprimer un mode de règlement

· Dans la liste des modes de règlement, cliquez sur sur la ligne correspondante


Ou

· Dans l’édition du mode de règlement, cliquez sur le bouton « Supprimer »


Historique de commande

L’historique de commande permet de visualiser l’intégralité des commandes passées sur un site Extranet et de définir le statut des commandes. Les données peuvent être extraites vers un fichier Excel pour être exploitées dans un tableau croisé dynamique.

Pour filtrer l’affichage

· Utiliser les listes déroulantes situées sous les entêtes de colonne pour filtrer par l’élément sélectionné

Pour visualiser le contenu d’une commande

· Cliquez sur le nom de la commande

Pour imprimer une commande

· Cliquez sur l’icône sur la ligne concernée

Pour modifier le statut d’une commande

· Cliquez sur le nom de la commande concernée pour l’éditer

· Sélectionnez le statut dans la liste déroulante

· Cliquez sur le bouton « Valider »

Pour extraire les commandes dans un fichier Excel

· Cliquez sur le bouton « Extraction de données »

· Choisissez le type de données à exporter :

· Entêtes de commande :

· Commande complètes :

· Sélectionnez le type de fichier à ouvrir

· Fichier plat pour créer vos propres tableaux croisés dynamiques

· Modèle de tableau croisé dynamique prédéfini. Dans ce cas vous devrez redéfinir la connexion à notre base de données

Pour redéfinir la connexion à notre base de données

Cette action n’est nécessaire qu’une seule fois, il vous suffira d’actualiser votre tableau croisé dynamique pour mettre à jour vos données

· Enregistrez la source de données personnalisée sur votre ordinateur :

· Cliquez sur « Importez les données et créez vos propres rapports »

· Cliquez sur le bouton « Enregistrez » puis sauvegarder le fichier « ExcelConnect.iqy » sur votre disque

· Cliquez sur « Téléchargez un fichier Excel modèle »

· Connectez le tableau à votre source de données personnalisée

· Sélectionnez l'onglet « Source Données » dans votre classeur Excel

· Dans le bandeau « Données / Connexions », cliquez sur « Connexions »

· Cliquez sur le bouton « Propriétés »

· Sélectionnez l'onglet « Définition », puis cliquez sur le bouton « Parcourir » pour récupérer le fichier « ExcelConnect.iqy » précédemment enregistré

· Cliquez sur « Ok »

· Cliquez sur le bouton « Actualiser » puis sur « Fermer ». Les données de l'onglet « Source Données » seront mises à jour

Pour mettre à jour les données de votre extraction

· Dans le bandeau « Données / Connexions », cliquez deux fois sur « Actualiser tout »

Catalogue

Le catalogue

L’offre client peut être constituée de plusieurs catalogues qui pourront être affichés de manière séparée ou fusionnée.

Les catalogues peuvent être définis sur tous les niveaux hiérarchiques. Il est donc important de toujours vérifier dans la barre de navigation le niveau où l’on se trouve avant de les personnaliser.

Le catalogue peut être constitué à partir de catalogues hérités du niveau supérieur (catalogue Quadria, par exemple) ou de catalogues créés spécifiquement pour le client.

Chaque catalogue est rattaché à une famille tarifaire et à un stock qui peuvent aussi être hérités du niveau supérieur ou personnalisés.

L’intégration d’un nouveau catalogue à l’offre se fait en 5 étapes :

1. Le choix du catalogue

2. Le choix de la famille tarifaire

3. Le choix des stocks

4. L’intégration de ces 3 éléments

5. La définition de l’ordre de priorité

Les flèches sur le coté permettent de définir l’ordre de prise en compte des conditions tarifaires dans le cas de catalogues fusionnés. Si un article est présent dans plusieurs catalogues, le prix affiché au client sera celui trouvé dans de la première condition tarifaire. Dans le cas de catalogues séparés, l’organisation des lignes sert à définir l’offre d’affichage des catalogues sur le site client.

Le bouton « Retourner au catalogue par défaut » supprime les catalogues existants et réinitialise les catalogues définis au niveau supérieur.

Le bouton « Naviguer dans le catalogue » permet d’accéder l’offre du client et de visualiser pour chaque produit le prix public, le prix d’achat, le prix de vente, le taux de remise et le mode de calcul du prix de vente. L’arborescence des catalogues est affichée pour chaque catalogue. La navigation dans le classement permet de consulter les listes de produits. Il est possible de filtrer par constructeur. L’icône affiche des informations sur les paramètres pris en compte pour le calcul du prix de vente.

Le catalogue peut être réalisé de 3 façons :

· A partir d’un catalogue existant défini à un niveau supérieur

· A partir d’un catalogue créé par filtrages d’articles existants

· A partir de la création d’articles

L’accès au paramétrage du catalogue se fait via le menu « Catalogue »

Pour éditer un catalogue

L’édition du catalogue vous permet d’accéder aux menus de paramétrage des constructeurs, des grossistes, du classement, des articles et des familles de conditions tarifaires

· Cliquez sur son nom si le catalogue est intégré à la liste

Ou

· Sélectionnez un catalogue dans la liste déroulante

· Dans le cas d’un catalogue hérité, cliquez sur « Consulter le paramétrage du catalogue ». Il n’est pas possible de modifier ces données, toute modification impacterait les catalogues des autres clients.

· Dans le cas d’un catalogue créé, cliquez sur « Modifier les paramètres du catalogue »

Pour intégrer un catalogue existant

· Sélectionnez le catalogue désiré dans la liste déroulante.

Le catalogue pourra être intégré en cliquant sur lorsque qu’une famille tarifaire et un stock lui auront été rattachés

Pour modifier un catalogue intégré à la liste

· Sélectionnez le catalogue existant dans la liste déroulante

· Editez-le et appliquez vos modifications

· Réintégrez-le en cliquant sur en l’associant à sa famille tarifaire et à sa gestion de stock

Pour supprimer un catalogue de la liste

· Dans la liste des catalogues, cliquez sur sur la ligne correspondante


Pour supprimer définitivement un catalogue

· Editez le catalogue

· Cliquez sur sur la ligne correspondante au catalogue à supprimer

· Confirmez la suppression en cochant la case de validation

· Cliquez sur le bouton « Supprimer »

Pour créer un catalogue par filtrages d’articles existants

Le catalogue par filtrage correspond à une sélection d’articles d’un catalogue existant réalisée sur les constructeurs et les familles de produits. Par exemple, en partant du catalogue général Quadria, vous pouvez décider de ne prendre que les familles Unités Centrales, Imprimantes et Affichage et exclure Apple et Canon de la liste des Constructeurs

· Sélectionnez « Nouveau catalogue » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer un catalogue »

· La zone « libellé » permet d’indiquer le nom du catalogue tel qu’il apparaitra dans la liste des catalogues disponibles

· Type de catalogue correspond au mode de création du catalogue. Choisissez « Produits existants » pour pouvoir effectuer un filtrage

· Le libellé client précise le nom du catalogue tel qu’il sera affiché sur le site du client

· La zone description permet d’ajouter un commentaire qui sera également affiché sur le site client

· La période détermine la durée de validité du catalogue. Si la date de fin n’est pas précisée, le catalogue sera créé pour une durée indéterminée

· La case à cocher « Actif » permet d’activer ou pas le catalogue

· La zone « Picto » permet d’associer une image au catalogue. Le lien de l’image peut être récupéré dans les bibliothèques de documents puis collé dans la zone.

· Enregistrez pour valider la création du catalogue

Pour filtrer le catalogue

· Dans le menu « Paramétrage », choisissez le catalogue sur lequel le filtre doit être appliqué à partir de la liste déroulante

· Définissez le filtrage en incluant ou en excluant des marques ou des familles de produits

· Utilisez les flèches et pour déplacer les lignes et définir l’ordre de priorité de prise en compte des critères de sélection. Les conditions de la première ligne sont appliquées en priorité.

Le bouton « Supprimer le paramétrage » supprime toutes les lignes.

Le bouton « Naviguer dans le catalogue » permet d’accéder au contenu du catalogue pour vérifier notamment que le filtrage est conforme.

Pour créer un catalogue à partir de la création d’articles

· Sélectionnez « Nouveau catalogue » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer un catalogue ». Les articles crées peuvent être nouveaux ou déjà exister dans le catalogue général Il peut donc y avoir le même article dans des catalogues différents.

· L’écran est le même que pour la création d’un catalogue par filtrage. Le choix du type de catalogue se fait à partir de la liste déroulante « Type de catalogue ». Sélectionnez « Produits à créer »

· Enregistrez

Pour importer un fichier d’articles

· Dans le menu, cliquez sur « Importation ». Vous pouvez visualiser la structure du fichier à fournir en cliquant sur « Modèle de fichier ». Le fichier doit être enregistré au format CSV avec séparateur point virgule

· Cochez les cases en fonctions de vos besoins

· Créer automatiquement les familles : L’arborescence (famille et sous-famille) est créée à partir des informations contenues dans le fichier

· Supprimer les familles inutilisées : Supprime de l’arborescence les familles et sous-familles qui n’existent plus dans le fichier

· Créer automatiquement les constructeurs : Le constructeur est créé avec le contenu du fichier. Il n’est pas nécessaire d’avoir une correspondance exacte avec les libellés des constructeurs existants

· Supprimer les constructeurs inutilisés : Les constructeurs qui n’existent plus dans le fichier sont supprimés

· Créer les conditions tarifaires dans la famille : Les conditions tarifaires sont créées à partir des prix nets notés dans le fichier. Il faut renseigner le nom de la famille tarifaire, soit en le précisant dans la zone prévue, soit en sélectionnant dans la liste déroulante le nom proposé

· Supprimer les conditions tarifaires inutilisées : Les conditions tarifaires sui ne sont plus utilisées sont supprimées

· Supprimer les articles du catalogue qui ne sont pas dans le fichier : Les articles qui ne sont plus présents dans le fichier sont supprimés du catalogue

· Cliquez sur « Browse » pour récupérer sur votre disque le catalogue à importer


· Cliquez sur « Intégrer » pour l’intégrer

Pour créer un catalogue manuellement

· Dans le menu, cliquez sur « Constructeurs » pour créer réer si nécessaire un nouveau constructeur

· Cliquez sur le bouton « Nouveau constructeur » pour accéder au formulaire. Seul le champ Libellé est obligatoire. Cocher la case « Est actif », puis enregistrer.

· De la même façon créer un grossiste si nécessaire

· Créer l’arborescence en cliquant sur « Classement »

· Positionnez-vous sur la famille principale, puis cliquez sur le bouton « Nouvelle famille ».

· Indiquez le libellé tel qu’il doit apparaitre dans l’arborescence

· Sélectionnez la famille parente dans la liste déroulante

· Si vous cochez la case « Est générique », la famille sera visible dans tous les catalogues

· Si l’interconnexion est faite avec votre ERP, vous pouvez saisir le code de la famille

· Cochez la case « Est active » pour activer la famille

· Définissez l’ordre d’affichage dans l’arborescence

· Cochez « Affiche les articles » pour que les articles de la famille soient affichés

· Cochez « Affiche les sous catégories » pour que les sous-familles soient affichées

· Intégrez éventuellement un pictogramme pour identifier la famille et un pour les articles sans image en récupérant le lien du fichier dans une des bibliothèques

· Enregistrez

· Créer les sous familles selon le même principe en sélectionnant dans la liste la famille parente

· Vous pouvez créer de nouveaux articles à partir de cette fenêtre

· Positionnez-vous sur la famille ou la sous famille concernée

· Cliquez sur le bouton « Articles », puis sur « Nouvel article ». Les articles peuvent aussi être créés à partir du menu « Articles »

· Pour créer un article

· Indiquez la référence

· Sélectionnez le constructeur dans la liste déroulante

· Sélectionnez la famille de rattachement

· Complétez le libellé et le descriptif

· Indiquez le prix de vente et éventuellement un prix d’achat

· Sélectionnez le taux de TVA approprié

· Indiquez éventuellement le poids, l’EAN (code barre)

· Définissez la période de validité de l’article. Si la date ne fin n’est pas précisée, l’article sera créé pour une durée indéterminée

· Précisez l’URL de l’image et de la fiche technique. Ce lien peut être récupéré dans les bibliothèques, dans les pages personnalisées ou sur Internet

· Enregistrez

La liste des articles apparait dans le menu « Articles » ou dans l’arborescence de classement. Vous pouvez accéder à la fiche article pour modification en cliquant sur la référence de l’article.

Les familles tarifaires

Les familles tarifaires regroupent les différentes conditions tarifaires appliquées au catalogue. Elles peuvent être héritées du niveau supérieur ou créées spécifiquement pour un catalogue.

Pour éditer une famille tarifaire

L édition de la famille tarifaire vous permet d’accéder au paramétrage des conditions tarifaires

· Cliquez sur son nom si la famille tarifaire est intégrée à la liste

Ou

· Sélectionnez une famille tarifaire dans la liste déroulante

· Dans le cas d’une famille tarifaire héritée, cliquez sur « Consulter le paramétrage des conditions tarifaires ». Il n’est pas possible de modifier ces données, toute modification impacterait les conditions des autres clients.

· Dans le cas d’une famille tarifaire créée, cliquez sur « Modifier le paramétrage des conditions tarifaires »

Pour intégrer une famille tarifaire existante

· Sélectionnez la famille tarifaire désirée dans la liste déroulante.

La famille tarifaire pourra être intégrée en cliquant sur lorsque qu’un catalogue et un stock lui auront été rattachés

Pour modifier une famille tarifaire intégrée à la liste

· Sélectionnez le catalogue existant dans la 1ère liste déroulante

· Sélectionnez la famille tarifaire dans la 2e liste déroulante

· Editez-la et appliquez vos modifications

· Réintégrez-la en cliquant sur en l’associant à son catalogue et à sa gestion de stock

Pour supprimer une famille tarifaire

· Editez le catalogue correspondant

· Dans le menu, sélectionnez « Familles de conditions tarifaires »

· Cliquez sur sur la ligne correspondante à la famille à supprimer


Pour créer une famille tarifaire

· Dans la liste déroulante des catalogues, sélectionnez un catalogue

· Dans la liste déroulante des familles tarifaires, sélectionnez « Nouvelle famille tarifaire »

· Cliquez sur « Créer une famille tarifaire ».

· Complétez le libellé


· Enregistrez

Pour créer une condition tarifaire

Les conditions tarifaires définissent les règles de calcul du prix de vente appliqué au client. Elles sont définies en marge, remise ou prix net par famille de produits et/ou constructeur ou par référence article. Par exemple vous pouvez décider d’appliquer 5 % de remise sur toutes les imprimantes laser Lexmark. Les conditions tarifaires en prix nets sont créées automatiquement lors de l’importation d’un catalogue.

· Cliquez sur le bouton « Nouvelle condition tarifaire ».

· Saisissez un libellé qui vous permettra d’identifier rapidement les conditions attribuées à la condition, par exemple « Remise 5 % sur imprimantes laser Lexmark »

· Définissez la durée de validité de la condition, pour une promotion par exemple


· Déterminez sur quel élément porte la condition

· Par classement ou constructeur : sélectionnez le constructeur et/ou la famille dans les listes déroulantes

· Par référence article : saisissez la référence et le constructeur associé

· Définissez la condition en cochant les cases correspondantes

· Prix net : Saisissez le prix et cochez éventuellement la case « Contrôle de marge mini », puis saisissez le pourcentage de marge mini à respecter. Dans ce cas, si le prix net ne garanti pas la marge, le prix affiché au client sera calculé à partir du pourcentage de marge que vous aurez saisi.

· Prix calculé : Cochez les cases correspondantes à votre choix.- Marge sur prix d’achat : Si vous cochez la case « Calculer le prix en marge sur prix d’achat », saisissez le pourcentage de marge à appliquer. Le calcul du prix d’achat est défini au niveau du distributeur en fonction de différents critères comme l’ordre des grossistes, la disponibilité, le prix (voir chapitre « Calcul des prix d’achat »)- Remise sur prix public : Si vous cochez la case « Calculer le prix en remise sur prix public », saisissez le pourcentage de remise à appliquer. Le prix public est récupéré chez les grossistes.En combinant ses 2 options vous pouvez appliquer un contrôle de marge sur un article remisé.- Si vous cochez la case « Autoriser le dépassement du prix public », le prix de vente pourra être supérieur au prix public.

· Enregistrez

· Répétez cette opération autant de fois que nécessaire

Vous pouvez contrôler le calcul du prix de vente à partir de la liste des articles du catalogue (voir chapitre « Catalogue »).

Pour éditer une condition tarifaire

· Cliquez sur le nom de la condition tarifaire à partir de la famille tarifaire

Pour supprimer une condition tarifaire

· Cliquez sur sur la ligne correspondante à la condition à supprimer


Pour définir l’ordre de priorité des conditions tarifaires

· Utilisez les flèches et pour déplacer les lignes et définir l’ordre de priorité de prise en compte des conditions tarifaires. Les conditions de la première ligne sont appliquées en priorité.

Les stocks

Les stocks sont gérés par catalogue. Ils peuvent être définis par grossistes, en valeur par défaut dans le cas de l’import d’une liste d’articles ou importés. Dans une prochaine version il sera possible de gérer des stocks alloués à un client. Ils peuvent être hérités du niveau supérieur ou créés spécifiquement pour un catalogue.

Pour éditer une gestion de stock

L’édition de la gestion de stock vous permet d’accéder au paramétrage des stocks

· Cliquez sur son nom si la gestion de stock est intégrée à la liste

Ou

· Sélectionnez une gestion de stock dans la liste déroulante

· Dans le cas d’une gestion de stock héritée, cliquez sur « Consulter le paramétrage de la gestion de stock». Il n’est pas possible de modifier ces données, toute modification impacterait les stocks des autres clients.

· Dans le cas d’une gestion de stock créée, cliquez sur « Modifier le paramétrage de la gestion de stock »


· Modifiez les paramètres


Pour intégrer une gestion de stock existante

· Sélectionnez la gestion de stock désirée dans la liste déroulante.

La gestion de stock pourra être intégrée en cliquant sur lorsque qu’un catalogue et une famille tarifaire lui auront été rattachés

Pour modifier une gestion de stock intégrée à la liste

· Sélectionnez le catalogue existant dans la 1ère liste déroulante

· Sélectionnez la famille tarifaire dans la 2e liste déroulante

· Sélectionnez la gestion de stock dans la 3e liste déroulante

· Editez-la et appliquez vos modifications

· Réintégrez-la en cliquant sur en l’associant à son catalogue et à sa famille tarifaire

Pour supprimer une gestion de stock

· Editez la gestion de stock correspondante

· Cliquez sur sur la ligne correspondante à la famille à supprimer


Pour créer une gestion de stock

Une gestion de stock peut comporter plusieurs paramétrages de stock

· Dans la zone « Libellé » saisissez le nom de la gestion de stock

· Activez la case « Actif »

· Définissez la période de validité

· Paramétrez les stocks à partir des zones du tableau

· Saisissez un nom explicite dans la zone "Libellé"

· Sélectionnez le type stock dans la liste déroulante

· Grossistes : Cochez les cases des grossistes dont les stocks doivent être remontés. Actuellement les stocks sont récupérés automatiquement chez Ingram, Techdata, ETC et MCAD. Très prochainement nous intégrerons les données de Dexxon.

· Importé : Pour que les stocks importés soient affichés, il faut que le fichier ait été déposé sur un serveur FTP. Le fichier doit être nommé comme l’identifiant généré automatiquement. Vous pouvez récupérer cet identifiant à l’aide du bouton « Copier » pour le transmettre à la personne concernée. Rapprochez-vous de votre administrateur de site pour savoir si cette option est active pour votre société.

· Par défaut : Saisissez une valeur de stock pour l'ensemble des articles.

· La zone "Description" permet d’ajouter des commentaires.

· La case à cocher "Alloué client" permettra d'indiquer qu’il s’agit d’un stock spécifique alloué à un client

Les paramètres spécifiques

Les paramètres spécifiques permettent de définir les options des catalogues et du bon de commande.

· Affichage des prix : Les prix dans les listes produits des catalogues s’affichent selon l’option choisie (avec ou sans prix, HT ou TTC)

· Fusion des catalogues : Les catalogues fusionnés sont compilés en un seul catalogue et une arborescence commune, alors que les catalogues séparés donnent plusieurs points d’entrée au client. Par exemple, Catalogue Général et Référentiel

· Affichage remises : Les remises peuvent éventuellement être affichées en valeur ou pourcentage

· Affichage prix public : Les prix publics peuvent être masqués

· Mode d’affichage des stocks : Les stocks des grossistes définis dans la gestion des stocks sont compilés et affichés soit en valeur, soit en pictogramme (vert : < 10, orange : > 10, rouge : 0), soit masqués

· Constitution des devis : L’autorisation de constitution de devis est affectée par défaut à tous les utilisateurs rattachés à un catalogue. Cette option peut être paramétrée individuellement dans le paramétrage des rôles (voir chapitre « Paramétrage des rôles »).

· Validation de commandes : Comme pour l’option précédente, l’autorisation de validation de commande est affectée par défaut à tous les utilisateurs rattachés à un catalogue et peut être paramétrée individuellement dans le paramétrage des rôles.

· GCV : Par défaut les conditions générales de vente du Distributeur sont affichées pour toutes les offres. Elles peuvent être personnalisées pour le pour un site ou une entité.

· Durée de validité des devis : La durée de validité par défaut des devis est définie par l’administrateur du site Distributeur. Elle peut être modifiée. Lorsque la date de validité d’un devis est dépassée la validation de commande est impossible si la mise à jour du devis n’est pas faite.

La colonne valeur par défaut précise quelles sont les options héritées du niveau supérieur



· Sélectionnez l’option désirée dans la colonne des valeurs spécifiques. Pour les CGV, sélectionnez dans la liste déroulante la page personnalisée à afficher. Pour créer une page personnalisée, reportez-vous au chapitre « Pages personnalisées »



Demandes de services

Le module « Demandes de services » n’est accessible qu’aux Distributeurs ayant interconnecté leur ERP. Il récupère les informations relatives aux contrats (n° de contrat, matériel, n° de série…)

Il permet au client :

· D’accéder à des formulaires de demandes de service en ligne rattachés aux contrats existants

· De consulter l’historique de ses demandes de service

· D’accéder à ses rapports d’intervention et contrats

· D’extraire des données et de créer des rapports personnalisés

Le paramétrage s’effectue en plusieurs étapes :

· La création de la liste de contact par type de demande. Il s’agit des interlocuteurs techniques destinataires des formulaires de demande de service. Un contrat pouvant avoir une liste de contacts spécifiques, il est possible de définir des exceptions par contrat.

· La définition des autorisations : saisie et consultation des Demandes de services. Ce paramétrage peut être géré par l’administrateur client.

L’accès aux paramétrages se fait à partir du menu « Demandes de services »

Paramétrages génériquesPour créer les listes de contacts techniques

· Sélectionner « Nouvelle » dans la liste déroulante

· Cliquez sur « Créer »

· Nommez la liste dans la zone « Libellé », puis cliquez sur le bouton « Valider »

· Intégrez les contacts en les sélectionnant dans la liste déroulante, puis en cliquant sur

Pour modifier une liste de contacts techniques

· Sélectionner la liste à modifier dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Modifier »

· Pour changer le nom de la liste, modifiez le libellé, puis cliquez sur le bouton « Valider »

· Pour intégrez un nouveau contact, sélectionnez l’interlocuteur dans la liste déroulante, puis en cliquant sur

· Pour supprimer un contact cliquer sur sur la ligne concernée

Pour supprimer une liste de contacts techniques

· Sélectionner la liste à modifier dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Modifier »

· Cliquez sur le bouton « Supprimer », puis confirmez la suppression

Pour appliquer les listes de contacts

· Sélectionnez les listes concernées sur chaque ligne puis cliquez sur le bouton « Valider »

Remonter la liste des contrats

· Cliquez sur le bouton « Mettre à jour la liste des contrats » pour charger la liste des contrats saisis dans Adonix. Le rattachement est fait en fonction du code Adonix trouvé au niveau concerné (code groupe pour le site, code société pour l’entité)

Gestion des exceptionsPour gérer les exceptions par contrats

· Sur le contrat concerné, sélectionnez une liste de contacts existante ou cliquez sur « Nouvelle » puis « Créer » pour créer une nouvelle liste.

· Cliquez sur le bouton « Valider » pour enregistrer les modifications.

Gestion des autorisationsPour définir les autorisations

· Au niveau de l’utilisateur, cochez la case « Autoriser la saisie », puis cliquez sur le bouton « Valider » pour que l’utilisateur puisse compléter les formulaires de demande de service en ligne.

· Dans la liste des contrats, cochez les cases « Peut consulter » pour définir les contrats auxquels l’utilisateur pourra avoir accès.

· Cochez les cases « Autorisé à consulter les demandes de service de son entité non rattachées à un contrat » et/ou « Autorisé à consulter les demandes de service non rattachées à un contrat de son site » pour définir les droits de l’utilisateur.

Gestion des achats

Le module de « Gestion des achats » n’est accessible qu’aux Distributeurs ayant interconnecté leur ERP. Il permet de définir les droits du client sur l’accès aux pièces comptables (commandes, bons de livraison, factures).

Les informations remontent si la case « WEB : Consult. Cde » est cochée dans Adonix.

· Dans Adonix, suivre le chemin « Données de base / Tiers / Clients »

· Cochez le champ « WEB : Consult. Cde », puis renseignez éventuellement le mot de passe présent dans le Fichier Clients – Onglet Gestion (le mot de passe n’est pas obligatoire).

Paramétrages

Le paramétrage s’effectue au niveau du compte de l’utilisateur client. Par défaut les utilisateurs ont accès à tous les documents de leur entité. Vous pouvez restreindre leurs droits à certains documents ou les autoriser à consulter les documents d’une autre entité.

Pour définir les droits d’accès aux pièces comptables

· Editez la fiche de l’utilisateur client concerné

· Accédez au menu « Gestion des achats »

· Cochez ou décochez les cases correspondantes

· S’il n’est pas indiqué, saisissez le code ERP de l’entité (code société)

· Enregistrez

Surveillance proactive

Le module de Surveillance proactive permet d’accéder en ligne au tableau de bord de surveillance de l’infrastructure du client (serveurs, postes de travail, réseaux...). Il s’appuie sur les informations remontées par les agents Hound-Dog.

Paramétrages

Le paramétrage s’effectue à deux niveaux :

· Au niveau du site ou de l’entité pour préciser les informations de connexion au site de surveillance.

· Au niveau de l’utilisateur pour définir les autorisations

L’accès aux paramétrages se fait à partir du menu « Surveillance proactive »

Pour créer les informations de connexion

· Complétez les zones de saisie

· Le libellé sert à identifier la connexion

· L’URL est l’adresse de connexion au serveur Hound-dog

· Le login et le mot de passe permettent l’authentification de la connexion

· Cliquez sur pour ajouter la ligne

· Cliquez sur pour vérifier la connexion

Pour modifier les informations de connexion


· Effectuez les modifications


Pour supprimer les informations de connexion



Pour définir les autorisations

· Au niveau de l’utilisateur, cochez la case « Autorisé » sur la ligne concernée

· Cliquez sur le bouton « Valider ».

Financement

Le module Financement permet de proposer au client un mode de paiement par loyers mensuels ou trimestriels basés sur des barèmes prédéfinis. L’offre proposées par défaut est celle d’Euralliance’s Financement.

Deux cas de figure sont possibles :

1. Le module Financement n’est pas affecté au client : il peut visualiser dans son bon de commande, à titre d’information, le montant du loyer calculé sur la base du barème par défaut par rapport au total HT de sa commande (exemple : Financement à partir de 126,03 € HT / trimestres sur 16 trimestres) et accéder à la liste de ses interlocuteurs commerciaux pour demander plus d’informations sur cette option.

2. Le module Financement est affecté au client : il apparait comme mode de paiement. En fonction des paramétrages défini, le client st amené à sélectionner ces chois de financement (barème, période) sélectionne éventuellement les informations la périodicité de ces loyers avant de valider sa commande si cette option n’a pas été paramétrée dans sont compte.

Les barèmes sont généralement créés au niveau du Distributeur par l’administrateur Distributeur.

Paramétrage

L’accès aux paramétrages se fait à partir du menu « Financement ».

Pour affecter un barème

· Sélectionnez le barème à affecter dans la liste déroulante

· Sélectionnez éventuellement la durée proposée par défaut au client

· Précisez si le loyer est indiqué en montant mensuel ou trimestriel

· Choisissez éventuellement la tranche fixe accordée au client

· Cliquez sur pour intégrer la ligne

Pour modifier les paramétrages d’un barème affecté


· Sélectionnez dans les listes déroulantes les options désirées


Pour supprimer l’affectation d’un barème


Paramétrages spécifiques

Le paramétrage de base se fait en amont au niveau du site Distributeur, puis de façon personnalisée au niveau du site Extranet et/ou de l’entité

· Editez la page de résumé du site Extranet ou de l’entité


· Déroulez les Paramètres spécifiques

· Dans la colonne des valeurs spécifiques de la ligne « Ne pas afficher les financements par défaut »

· Décochez la case si vous souhaitez que le montant du loyer par défaut soit affiché dans le bon de commande.

· Cochez la case si vous ne souhaitez pas l’affiche du loyer par défaut

· Cliquez sur le bouton « Enregistrer »

Parc

Le module de « Parc » n’est accessible qu’aux Distributeurs ayant interconnecté leur ERP. Il permet d’afficher le parc logiciel et matériel du client.

Paramétrages

Le paramétrage s’effectue au niveau du compte de l’utilisateur client. Par défaut les utilisateurs n’ont pas accès à la gestion administrative du parc.

Pour définir les droits d’accès au parc

· Editez la fiche de l’utilisateur client concerné

· Accédez au menu « Parc »

· Cochez ou décochez les cases correspondantes

· S’il n’est pas indiqué, saisissez le code ERP de l’entité (code société)

· Enregistrez

Personnalisations

Les feuilles de styles

La feuille de styles permet de définir l’apparence du site et notamment les couleurs, polices et images utilisées. Elle peut être personnalisée pour correspondre à la charte graphique du client. Sa modification nécessite une connaissance du format CSS. Consultez-nous pour vos modifications.

L’accès au paramétrage de la feuille de style se fait par le menu « Personnalisation / Feuilles de style »

Pour créer un feuille de style

· Cliquez sur le bouton « Ajouter ». Le contenu de la feuille de style héritée du niveau supérieur est proposé.

· Complétez le libellé

· Ajoutez éventuellement des commentaires

· Collez le lien du logo à intégrer dans les états (commandes…). Vous pouvez le récupérer à partir des bibliothèques (cf. Pour intégrer un fichier)

· Collez le lien du favicon. Le fichier favicon doit impérativement être au format .ico

· Modifiez le contenu de la feuille de style existante

· Enregistrez

Pour modifier une feuille de style

· Cliquez sur le nom de la feuille de style à modifier


· Enregistrez

Pour supprimer une feuille de style

· Cliquez sur sur la ligne correspondante à la feuille de style à supprimer


La page d’accueil

La page d’accueil est entièrement personnalisable. Elle est composée de 2 zones : la partie centrale et les annonces. Les pages sont réalisées à partir d’un éditeur qui permet de mettre en page du texte, des images, des liens ou de copier les éléments à partir de Word ou d’un éditeur html.

La Page d’accueil (partie centrale)Pour personnaliser la page d’accueil

· Cliquez sur la partie centrale de l’image ou sur le lien « Accueil »

· Utilisez la palette d’outils de l’éditeur permet de mettre en forme votre page.

· Pour le texte vous pouvez utiliser les styles. Ils reprennent les informations de la feuille de style

· Pour intégrer une image il faut qu’elle soit présente dans une des bibliothèques sinon vous devrez la télécharger

· Pour intégrer des données variables, comme par exemple le nom et prénom du client, sélectionnez un champ à partir de la liste des données disponibles, puis cliquez sur « + » pour l’ajouter. Si nécessaire, déplacez-le et mettez-le en forme.

· Enregistrez

Pour modifier la page d’accueil

· Editez la page d’accueil


· Enregistrez

Pour supprimer la page d’accueil

· Editez la page d’accueil

· Cliquez sur bouton « Retour paramétrage par défaut »

· Enregistrez

Les annonces

Les annonces sont affichées sur le site client. Elles peuvent être crées par le distributeur ou par client. Elles permettent de diffuser toute sorte d’information (promotions, offre commerciale…).

L’accès à la personnalisation des annonces se fait en cliquant sur le bandeau droit de l’image ou sur le lien « Annonces ».

Pour créer une annonce



· Le libellé correspond au titre de l'annonce. C’est le lien cliquable sur le site client

· Le descriptif est le texte de commentaire affiché sous le titre

· La zone Picto permet d'intégrer une image à l'annonce. Attention l'image doit être au bon format (maxi 80 pixels de large)

· Le contenu correspond à la page qui sera ouverte en cliquant sur le titre de l'annonce. Utilisez la palette d’outils de l’éditeur pour mettre en forme votre page

· Si la case « Prioritaire » est cochée, l’annonce sera présentée en tête de liste

· Le lien URL correspond au renvoi de la mention "En savoir plus" sur la page. Avec le bouton « Tester » assurez-vous que le lien fonctionne correctement

· Le mode d'ouverture défini comment la page de contenu sera ouverte : Dans la page, dans une n

Documents

Extranet.euralliance.com · Web view2010. 5. 6. · Il est important de bien comprendre l’organisation du site. Les paramètres sont appliqués selon un principe hiérarchique