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Counterpart International – RD CongoCongo Demokrasia
Appel à proposition de projet
Subventions pour « Développement institutionnel et Education civique et électorale »
Date de publication de l’appel: 06octobre 2015
Date limite pour expression d’intérêt: 16 octobre 2015
Date limite pour des questions: 16 octobre 2015
Date limite de dépôt de dossier: 28 octobre 2015
Numéro de l’Appel: RFA/Congo Demokrasia/Grants/001/10/2015
Objet: Subventions pour le renforcement des capacités institutionnelles et pour l’éducation civique et électorale
Organisations éligibles: Organisations locales de la société civile, sans but lucratif, non-partisanes, légalement enregistrées en RD Congo
Localisation géographique: RD Congo: Kinshasa, Sud-Kivu, ex-Kasaï Oriental et ex-Katanga.
Nombre de subventions : 4 à 5
Montant par subvention : 20,000 – 50,000$ US
Chers postulants,
Par cet appel à proposition de projet, Counterpart compte subventionner 4 à 5 organisations locales de la société civile afin de renforcer leur capacité institutionnelle, et leur capacité dans le domaine de l’éducation civique et électorale permettant ainsi d’aider à mettre en œuvre des activités de renforcement de capacités et d’éducation civique et électorale à Kinshasa, au Sud Kivu, dans les anciennes provinces du Katanga et du Kasaï Oriental.
Le 14 octobre 2015, Counterpart tiendra à Kinshasa une session d’orientation1 pour informer les postulants potentiels sur les procédures de demande et le processus de sélection. Les organisations en province qui ne pourront pas assister à la séance d’information pourront envoyer leurs questions par courriel à l’adresse indiquée ci-dessous.
Les projets seront subventionnés pour une période maximum de 12 mois, la date butoir étant le 31 décembre 2016. Les fonds seront déboursés progressivement par trimestre.
Ci-dessous un résumé de la procédure à suivre pour soumissionner :
Toute organisation qui souhaite répondre à cet Appel doit exprimer son intérêt en demandant le dossier complet de soumissionà l’adresse électronique [email protected]’au 16 octobre 2015;
Jusqu’au 14 octobre 2015, date de la session d’orientation à Kinshasa, des questions relatives à la clarification de l’Appel à proposition de projet peuvent être acheminées à l’administration contractante à l’adresse électronique : [email protected]. Les questions qui n’auront pas trouvé de réponse lors de la session d’orientation pourront être adressées après la session à la même adresse électronique jusqu’au 16 octobre 2015 à 17h00;
Le 19 octobre 2015, Counterpart répondra, par courriel, à toutes les questions dans un document « Questions & Réponses » qui sera envoyé à tous les partenaires potentiels ayant participé à la session d’orientation ou ayant envoyé des questions.
Nota Bene : En postulant, veuillez indiquer dans Objet : “RFA/Congo Demokrasia/Grants/001/10/2015”. Le fait de lancer cet Appel à proposition de projet ne constitue pas une obligation pour
Counterpart à octroyer des subventions. Le fait d’exprimer son intérêt à cet Appel, de participer à la session d’orientation ou de soumettre
un projet n’engage pas Counterpart ni à conclure un partenariat avec les postulants, ni à leur rembourser les frais encourus dans la préparation de la soumission.
Counterpart ne perçoit aucun frais à aucune étape du processus. Counterpart ne financera que les activités mises en œuvre dans ses zones géographiques
opérationnelles : Kinshasa, Sud-Kivu, ex-Katanga et ex-Kasaï oriental.
1 Veuillez préciser dans votre expression d’intérêt si vous participer ou non à la session d’orientation.
.
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Calendrier indicatif Etape 1 : Appel à proposition de projet Diffusion de l’Appel à proposition de projet 06/10/2015 17:00 Session d’orientation 14/10/2015 10:00 Date limite des demandes d’information 16/10/2015 17:00 Date limite d’expression d’intérêt 16/10/2015 17:00 Date d’envoi du document « Questions & Réponses » aux postulants 19/10/2015 17:00 Délai de soumission des projets 28/10/2015 17:00Etape 2 : Evaluation des soumissions par le COTEVAL 29/10 – 16/11/15 12:00Etape 3: Comité Consultatif valide le processus de sélection 20/11/2015 10:00Etape 4 : Evaluation de risque et sondage pré-subventionEtape 5: Approbation de l’USAID 30/11/2015 17:00Etape 6: Subvention Notification des attributions Mi-déc. 2015 Signature de contrat Mi-déc. 2015 Rencontre post-subvention Janvier 2016
Les heures et dates sont indicatives et peuvent être changées à toute étape du processus par l’administration contractante.
A. Contexte
Le 6 mai 2015, l’Agence Américaine d’aide au développement (USAID) a choisi Counterpart International pour mettre en œuvre en RD Congo le projet Congo Demokrasia. Congo Demokrasia est un projet d’éducation civique et électorale qui vise à promouvoir un vote informé et une participation active et pacifique aux élections de 2015-2016, notamment les élections (1) locales, (2) sénatoriales et provinciales, (3) présidentielle et législatives.
La stratégie de Counterpart International pour la mise en œuvre de ce projet d’éducation civique et électorale est de développer des relations de partenariats avec des organisations de la société civile pour renforcer leurs capacités techniques et organisationnelles afin qu’elles puissent mettre en œuvre des projets d’éducation civique de manière efficace.
Au cours de la première année, Counterpart International mettra le projet en œuvre dans quatre provinces : Kinshasa, Sud-Kivu, ex- Katanga et ex-Kasaï-Oriental. Counterpart International octroiera 4 à 5 subventions. Chaque province pourra bénéficier de 1 à 2 subventions. Ces subventions seront attribuées aux organisations de la société civile qui démontrent une capacité et un engagement à mener des activités d’éducation civique et électorale, qui désirent renforcer leurs propres capacités organisationnelles et sont capables de renforcer celles d’organisations tierces.
B. Aperçu des subventions Congo Demokrasia
Les subventions Congo Demokrasia visent à renforcer le rôle des organisations de la société civile dans le processus électoral en les associant, en tant que partenaires, à la mise en œuvre du projet d’éducation civique et électorale Congo Demokrasia. Counterpart a deux types de subventions: le type 1 - “Développements institutionnelles et éducation civique et électorale” ; et le type 2 “Education civique et électorale”. Le présent appel est une invitation à soumettre pour la subvention de type 1. Dans le cadre de cette subvention de type 1, Counterpart envisage de soutenir4 à 5 partenaires institutionnels afin qu’ils puissent renforcer leurs capacités organisationnelles de façon durable et
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efficace. Les partenaires retenus recevront également un renforcement des capacités techniques visant à améliorer leur compétence en éducation civique. Cet appui technique leur permettra de donner à leur tour, une assistance technique en éducation civique aux partenaires de type 2 : « Education civique et électorale ». La subvention de type 2, dont l’Appel à proposition de projet sera lancé ultérieurement, vise à appuyer 10 à 15 partenaires pour la mise en œuvre des activités d’éducation civique et électorale. Les partenaires institutionnels de type 1 feront également de l’éducation civique et électorale. Les deux types de subventions seront octroyés par concours.2
C. Description de l’Appel à proposition de projet:
Le présent Appel à proposition de projet de type 1 : “Développement institutionnel et éducation civique et électorale” s’adresse aux organisations locales de la société civile qui ont une expertise et une capacité démontrées pour renforcer les capacités organisationnelles et techniques des organisations tierces (type 2) dans le domaine de l’éducation civique et électorale, et qui sont intéressées à contribuer aux objectifs de Congo Demokrasia.
Les organisations admissibles doivent avoir la capacité de diriger des initiatives d’éducation civiques sur le plan provincial ou national ; elles doivent démontrer leur volonté à développer leur propre structure organisationnelle et être disposées à travailler en réseau pour fournir à d’autres organisations un renforcement de capacités organisationnelles et techniques en matière d’éducation civique, y compris la formation des formateurs. Elles doivent avoir la capacité d’intégrer le genre et l’inclusion sociale dans leurs activités.
Les soumissionnaires doivent clairement démontrer dans leur projet comment sera mis en œuvre:
La promotion de l’éducation civique et électorale à travers la sensibilisation ; La production et la distribution du matériel d’éducation civique et électorale adapté au contexte
local ; L’appui sur le plan technique et organisationnel d’autres organisations de la société civile locales
pour renforcer leurs capacités à fournir des services d’éducation civique ; L’amélioration de l’inclusion des femmes, des jeunes et autres populations marginalisées dans les
élections ; Le développement des alliances stratégiques avec les autres acteurs de la société civile, ainsi
qu’avec les organisations du secteur public et privé.
Les postulants sont invités à soumettre une demande complète pour les lots géographiques suivants :
Lot 1 : Kinshasa ; Lot 2 : Sud-Kivu ; Lot 3 : ex-Kasai Oriental ; Lot 4 : ex-Katanga ; Lot 5: National.
Les postulants sont encouragés à cibler une seule région (Lot 1 à 4) ou à faire une soumission au niveau national (Lot 5). Les organisations intéressées par le lot 5 doivent impérativement être des organisations ayant des réseaux et/ou relais bien établis dans toutes les provinces du territoire national. Chaque organisation ne doit soumettre qu’un projet.
2 Un appel à soumissions sera bientôt lancé, probablement au mois de décembre, pour sélectionner les 10 à 15 partenaires de type 2 qui seront associés aux partenaires de types 1 en cours de sélection, en vue d’une collaboration fructueuse.
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Dans le cadre de cet Appel à proposition de projet, Counterpart n’appuiera que les organisations officiellement enregistrées, qui opèrent en RD Congo et qui démontrent une expertise en éducation civique et électorale ainsi qu’en en renforcement des capacités.
D. Processus de soumission et d’attribution de subvention
Le processus de soumission aux subventions de type 1 : « Développement institutionnel et Education civique et électorale » sera limité à une demande. Seules seront considérées les soumissions qui sont complètes et respectent les directives fournies.
En suivant le modèle fourni, le projet proposé doit montrer comment le postulant va mettre en œuvre les activités du projet. Le projet doit avoir des objectifs clairs pour promouvoir
1. l’éducation civique et électorale à travers la sensibilisation de la population, y compris la production et la distribution des matériels d’éducation civique et électorale adaptée au contexte local ;
2. le renforcement des capacités organisationnelles et techniques des organisations locales à mener des activités d’éducation civique et électorale ;
3. produire et disséminer des matériels d’éducation civique et électorale adaptés au contexte local;4. l’inclusion des groupes marginalisés y compris les femmes, les jeunes, les populations
autochtones ;5. des alliances stratégiques avec les autres acteurs de société civile, y compris les organisations du
secteur public et privé.
Le projet doit démontrer clairement une bonne compréhension du travail à accomplir et préciser le rôle et la responsabilité des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des activités.
Etape 1: La soumission de projet
Le postulant est tenu de soumettre un projet complet avec le budget et son narratif en suivant le modèle fourni. Les directives pour les différents documents à soumettre dans le cadre de cet appel doivent être demandées à l’adresse électronique [email protected] jusqu’au 16 octobre 2015 à 17h00. Le projet ainsi que les informations budgétaires y afférentes doivent être soumis à Counterpart au plus tard le 28 octobre 2015 à 17h00, heure d’arrivée du courriel faisant foi dans le délai fixé.
Etape 2:Le Comité technique d’évaluation des soumissions (COTEVAL)
Les demandes reçues dans les délais et qui répondent aux exigences de l’appel seront revues par le Comité technique d’évaluation (COTEVAL). Les postulants admissibles doivent être des organisations locales sans but lucratif, légalement enregistrées en RDC et travaillant dans la zone géographique choisie (zone d’opération de Congo Demokrasia). Cette dernière exigence ne concerne pas le Lot 5.
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Les demandes seront examinées d’après les critères d’évaluation suivants :
Aspects techniques des projets / Critère de sélection Score1. Pertinence du projet par rapport à l’Appel à proposition de projet /102. Pertinence et cohérence entre les activités planifiées et les résultats prévus pour
réaliser les objectifs du projet/10
3. Pérennité du projet et son impact sur les populations cibles /54. Expérience du postulant dans le domaine de renforcement des capacités /155. Au moins 2 ans d’expérience à donner des formations aux acteurs de la société
civile et/ou des prestations de service de formation /10
6. Expérience du postulant en éducation civique et électorale depuis au moins 2011 /107. Le projet démontre l’intégration de genre et l’inclusion sociale /58. La mission/vision de l’organisation montre clairement son engagement pour
l’intégration du genre, pour l’inclusion sociale et pour des groups marginalisés./5
9. Le budget est réaliste et efficiente /1010. Expérience et capacité démontrée à gérer avec transparence les fonds des
bailleurs internationaux (fournir la liste d’au moins 5 subventions obtenues depuis 2005 avec la référence des projets et des bailleurs de fonds.)
/10
11. Expérience à faire des alliances stratégiques avec les autres acteurs, y compris les organisations de la société civile, les parties prenantes du secteur public et privé
/10
Etape 3: Validation du processus de sélection par le Comité consultatif (COMICO)Le COTEVAL sélectionnera les meilleures demandes et les présentera au Comité consultatif (COMICO). Le COMICO est un comité de haut niveau composé de représentants de la CENI, de la communauté internationale, d’ONG impliquées dans des activités d’éducation civique et électorale. En raison de leur expertise et de leur intérêt particulier aux activités d’éducation civique et électorale en RDC, les membres de ce comité supervisent tout le processus de subventions pour appuyer le processus d’évaluation du COTEVAL et apporter une plus grande transparence dans la sélection des partenaires. Après la réunion de validation, les demandes sélectionnées seront soumise à l’USAID pour approbation.
Etape 4: Evaluation de risque et sondage pré-subventionLe COTEVAL peut demander par courriel des informations complémentaires pour évaluer les risques. Le cas échéant, le COTEVAL enverra un questionnaire aux postulants et établira un délai pour la soumission des informations demandées.
Etape 5: Approbation de l’USAIDCounterpart International obtiendra l’approbation finale de l’USAID pour procéder à l’octroi des subventions aux organisations sélectionnéeset à la signature de l’accord de partenariat avec les organisations qui auront remporté le concours.
Etape 6: Attribution des subventions et notification des rejetsUne fois que l’USAID aura approuvé les partenaires proposés, Counterpart enverra une notification des attributions aux postulants retenus et entamera avec eux les négociations pour la signature de contrat. Les postulants non-sélectionnés seront également informés par courriel de la décision prise par Counterpart concernant leur demande. Si un postulant désire avoir plus d’informations concernant les raisons du rejet de sa demande, il pourra envoyer une demande à [email protected] au plus tard une semaine après la notification de la décision de Counterpart.
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Un atelier post-subvention aura lieu en janvier 2016 pour les organisations retenues.
E. Directive pour les soumissions :
Les soumissions doivent être envoyées obligatoirement par voie électronique à l’adresse suivante : [email protected]. Les soumissions électroniques doivent inclure en pièces jointes :
le projet proposé ; le budget et son narratif ; les copies scannées d’autres documents pertinents (tels que le dossier d’enregistrement, la preuve de
projets déjà réalisées, les références, audit, rapports, certificats etc…)répondant directement aux termes, aux conditions, spécifications et exigences de cet Appel à proposition.
Les pièces jointes peuvent être en version Word, PDF, ou Excel. Veuillez indiquer dans l’Objet :“RFA/Congo Demokrasia/Grants/001/10/2015”.
La date limite de soumission est le 28 octobre 2015 à 17h00 (heure de Kinshasa). Toute soumission après la date limite ne sera pas considérée. Toute proposition incomplète ne sera pas examinée. Les soumissions ne suivant pas les modèles fournis ne seront pas considérées.
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