SUJET N4
MISE EN SITUATION
(Htel "Les Pins" Rue de la Douane83400 Ile de PorquerollesTl : +33(0)494 58 24 15Fax +33(0)4 94 58 32 [email protected])
Vous tes employ(e) en qualit de charg(e) daccueil lhtel "Les Pins" l'Ile de Porquerolles (Var).
Vous tes charg(e) de l'accueil en face face et de l'accueil tlphonique des clients. Ceux-ci peuvent tre des particuliers mais aussi des professionnels.
Lors de la rception des appels tlphoniques, vous devez renseigner les clients avec efficacit en vous aidant de toutes les informations votre disposition (documents 1,2,3,4).
Vous recevez aujourd'hui, un appel d'un(e) responsable d'une PME qui souhaite organiser un sminaire dans un cadre propice au travail et la dtente.
Il ou elle souhaite obtenir des informations sur les prestations proposes par l'htel et avoir une estimation du cot du sminaire.
Travail a faire :
Informez votre client sur les diffrentes prestations de l'htel.
Etablissez un devis afin d'valuer le cot du sminaire (annexe 1).
Compltez la fiche de suivi tlphonique (annexe 2) que vous transmettrez au propritaire de l'htel M. Achard.
( Un lot de tranquillit pour des pauses de dtente et de rflexion.Au cur du village provenal de Porquerolles, 400 m de la plage de la Courtade et quelques pas du dbarcadre, l'htel les Pins s'adapte toutes les envies que vous restiez une nuit, une semaine ou plus. Ce petit coin de paradis avec son grand jardin priv, sa cascade, son solarium, vritable oasis de dtente, offre des espaces d'intimit et de charme avec son salon aux couleurs chaudes (bar, chemine, bibliothque et son espace internet Wifi accessible tous). L'htel organise de A Z vos sjours de groupe de travail, il met votre disposition "la Villa Rose" avec des salles de runion, des rtroprojecteurs, vidoprojecteurs, des connexions internet, des systmes audio avec micro. Son quipe organise au mieux vos repas dans le restaurant le "Fly Deck" ainsi qu'auprs des meilleurs restaurants de l'le et s'occupe d'organiser toutes sortes d'activits extrieures et autour de l'le.)DOCUMENT 1/ Prsentation de l'htel " Les Pins"
( SminairesOptimisez le temps de travail et celui de la dtente.Lhtel propose un cadre de sminaire hors du commun avec des espaces de runion trs lumineux qui favorisent les changes et la communication. Notre atout majeur pour garantir le succs de votre sminaire : la Villa Rose, une authentique bastide provenale transforme en centre de rception. La Villa Rose vous propose des salons de runion ouverts sur les jardins et les terrasses o vous aurez le plaisir de profiter des pauses. De chaque fentre, on peut apercevoir des palmiers, des pins parasols, des lauriers roses et si vous avez la chance de vous runir dans le salon Les Olivades , vous verrez la mer si bleue...)
DOCUMENT 2 ( Moyens de transport pour se rendre sur l'leLes vhicules tant interdits sur notre le, il est conseill de garer vos moyens de transport sur le parking P 0 qui est sous surveillance 24h/24h la Tour Fondue sur la presqule de Giens. Pour vous rendre sur lIle de Porquerolles, des bateaux rguliers traversent au dpart de la Tour Fondue. Pour connatre les horaires de dpart de ces bateaux, veuillez contacter directement la socit TLV au 04.94.58.21.81 qui assure les traverses et qui vous renseignera sur les tarifs groupes. Possibilit galement de vous rendre chez nous par hlicoptre, depuis laroport de Hyres 06.24.63.63.24 qui vous dposera directement sur lhlipad de l'htel.Une fois sur lle, nos navettes avec chauffeur sont votre disposition pour vous conduire lhtel.)
DOCUMENT 3
Toutes les salles de runion sont climatises et quipes en cran, Wifi, tableau ....
Descriptif des salles de runion
SALLES
Surface
en m2
Thtre
Nb pers.
Classe
Nb pers.
En U
Nb pers.
Provence 1
85
80
60
25
Provence 2
115
100
80
40
Mimosa
65
55
35
30
Romarine
30
25
20
15
Olivades
30
25
20.
15
(Consignes du propritaire de l'htel concernant la rservation pour un sminaireLes salles : Provence 1, Minosa et Romarine ne sont plus disponibles pour le mois de Septembre 2012.Quand vous serez en contact tlphonique avec un client, vous lui proposerez d'tablir un devis (annexe 1) vous devrez, pour cela : 1/ Faire apparatre les informations suivantes sur le devis: Nom du responsable de l'entreprise, adresse, tlphone, e-mail, date de rservation, nombre de participants, le nom de la salle de runion rserve.2/ Calculer le montant total du sminaire en fonction du nombre de participants et du forfait choisi (document 5).Prvenir le client que le devis lui sera envoy par courrier. Le client devra mentionner sur le devis "bon pour accord, le signer et le renvoyer par courrier.Informer le client que toute confirmation doit tre accompagne d'un acompte de 30% sur la totalit du montant rgler.Des activits sportives sont organises l'extrieur de l'htel, celui-ci ne gre pas ces activits mais vous pourrez proposer au client de lui envoyer de la documentation par courriel ou par courrier (document6).)DOCUMENT 4
DOCUMENT 5
Tarifs /personne | Anne 2012
Notre forfait rsidentiel single partir de 240 TTC comprend :
1 nuite
2 repas 3 plats vin de Provence & eaux minrales (1 bout. pour3) caf
1 petit djeuner buffet amricain
2 pauses caf
1 salle de runion
1 forfait runion (Vido projecteur, sono, blocs notes, stylos, eau minrale, WI FI)
Notre forfait semi - rsidentiel single partir de 210 TTC comprend :
1 nuite
1 repas 3 plats vin de Provence & eaux minrales (1 bout. pour3) caf
1 petit djeuner buffet amricain
1 pause caf
1 salle de runion
1 forfait runion (Vido projecteur, sono, blocs notes, stylos, eau minrale, WI FI)
DOCUMENT 6
L'htel peut envoyer la documentation aux clients.
Dtente - Evasion, challenge et stimulation
Chasse au trsor nautiqueLes participants, rpartis par quipage sur des bateaux de type zodiac ou voilier, se transforment en pirates. Fouille sous-marine, gymkhana en cano, course de pdalos, constructions de radeaux ...
Rallye sur lle de PorquerollesPorquerolles est considre comme "la perle des Iles d'Or". Il est agrable de se laisser conduire par les chemins bords de pins, de bruyres, de myrtes et le long des plages paradisiaques. Participer un rallye reste une faon originale de dcouvrir le site exceptionnel de Porquerolles travers une srie d'nigmes, de charades, de devinettes.
Orientation en jet skiActivit sensation encadre par des moniteurs professionnels, idale pour approcher la cte sauvage de l'le.
Tri biathlon
Prcision et concentration au cur de la pinde.
Randonne en vlo
Quatre itinraires sont spcialement conus et baliss pour la dcouverte de l'le en vlo.
Haut du formulaire
ANNEXE 1 DEVIS
(Htel "Les Pins" Rue de la Douane83400 Ile de PorquerollesTl : +33(0)494 58 24 15Fax +33(0)4 94 58 32 [email protected])
Date de rservation :
Nombre de nuites :
Type de la salle de runion :
Prestation choisie
Nombre de participants
Prix du forfait TTC
Montant TTC
Signature :
ANNEXE 2:
FICHE DE SUIVI DUN APPEL TELEPHONIQUE
Date de lappel: .. Heure de lappel: ....
Destinataire:
Nom: . Prnom:
Emetteur:
Nom: . Prnom:
Socit: ............... Fonction : ...
Courriel:@... Tlphone: -...-...--
Urgent Rappellera Souhaite tre rappel(e) Pour info
Motif(s) de lappel:
Suite donner lappel:
Reu par:
FICHE DE RLE
(Destine lexaminateur)
Prparation: 15 minutes
Rception de lappel: 10 minutes
Entretien et analyse: 10 minutes
Nom candidat:N candidat :
Date:
Lappelant
Monsieur Pons, responsable d'une PME
"Espace 13 Communication"
33 cours Gouff 13006 Marseille
Tl : 04.90.45.84.23
E mail : [email protected]
Demande et rsultats attendus
Il ou elle souhaite organiser un sminaire lhtel "Les Pins"
-dure du sminaire : arrive le 15 soir et dpart le 16 Septembre 2012 vers 17 h
- Nombre de participants : 20 (avec M. Pons)
-Connatre les moyens de transport pour se rendre sur l'le.
-tre inform des prestations et activits (matine : runion et aprs-midi : dtente)
-Renseignements sur les tarifs.
(M. Pons souhaite prendre un forfait avec 2 repas lhtel)
Rsultats attendus:
-Proposer une salle disponible pour le 15 et 16 Septembre
-Etablir un devis et l'envoyer par courrier.
-Proposer d'envoyer la documentation sur les activits.
Historique des relations avec lorganisation
Monsieur Pons a eu connaissance de lhtel par un ami, chef d'entreprise (1 er appel)
Attitude tlphonique
Personne exigeante, dsire une ambiance propice au travail mais auss
