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doc umen t . doc 5 e é d i t io n - Mar s 2001
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Word 97
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 1 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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Sommaire ECRAN PRINCIPAL DU TRAITEMENT DE TEXTES MICROSOFT WORD 97......................6
DOCUMENT SIMPLE : UNE NOTE DE SERVICE..................................................................7
1. Lancer Word 97................................................................................................................................................ 7
2. Saisir du texte................................................................................................................................................... 82.a Saisie de la note ci-dessous :....................................................................................................................82.b Quelques caractères apparaissent à l’écran mais pas à l’impression papier :............................................11
2.b.1 L’espace • :......................................................................................................................................... 112.b.2 L’espace insécable ° :......................................................................................................................... 112.b.3 La fin de paragraphe ¶........................................................................................................................ 11
3. Définition des paramètres de saisie (mode refrappe)...................................................................................12
4. Enregistrer un document............................................................................................................................... 13
5. Enregistrer un document sur disquette - Enregistrer sous..........................................................................155.a Enregistrement sur disquette sans dossier...............................................................................................155.b Enregistrement sur disquette dans des dossiers :....................................................................................16
6. Sélectionner du texte..................................................................................................................................... 186.a Sélection de texte à l'aide de la souris......................................................................................................186.b Sélection de texte à l'aide du clavier.........................................................................................................19
6.b.1 Pour sélectionner un texte à l'aide de la touche MAJ .......................................................................196.b.2 Pour sélectionner un texte à l'aide de la touche Etendre sélection F8..................................................19
6.c Désélection du texte................................................................................................................................ 20
7. Mettre en forme les caractères......................................................................................................................21
8. Mettre en forme les paragraphes...................................................................................................................248.a Les alignements :.................................................................................................................................... 248.b Les retraits :............................................................................................................................................ 258.c La règle indique les valeurs des retraits...................................................................................................26
9. Encadrer du texte - bordure........................................................................................................................... 27
10. Réduire et déplacer un encadrement / bordure........................................................................................29
11. Imprimer un document - Aperçu avant impression..................................................................................32
12. Fermer le document................................................................................................................................... 33
13. Ouvrir un document existant - choix disquette et/ou dossier..................................................................34
14. Quitter Word............................................................................................................................................... 37
MANIPULATIONS SUR UN DOCUMENT.............................................................................38
1. Copie/Déplacement de blocs......................................................................................................................... 381.a Copier du texte du point à un autre..........................................................................................................38
1.a.1 Manipulations par le menu..................................................................................................................381.a.2 Manipulations par la barre d’outils.......................................................................................................381.a.3 Manipulations par la souris..................................................................................................................391.a.4 Manipulations par les raccourcis clavier...............................................................................................40
1.b Déplacer du texte du point à un autre......................................................................................................411.b.1 Manipulations par le menu..................................................................................................................411.b.2 Manipulations par la barre d’outils.......................................................................................................411.b.3 Manipulations par la souris..................................................................................................................41
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1.b.4 Manipulations par les raccourcis clavier...............................................................................................421.c Copie / déplacement d’objet, images…....................................................................................................43
2. Vérification Orthographique / Grammaticale.................................................................................................43
3. Mise en Page d’un document......................................................................................................................... 443.a L’onglet Marges...................................................................................................................................... 443.b L’onglet Taille......................................................................................................................................... 463.c L’onglet Alimentation papier.....................................................................................................................473.d L’onglet Disposition............................................................................................................................... 483.e L’option Appliquer.................................................................................................................................. 493.f L’option Par défaut..................................................................................................................................... 50
DOCUMENT COMPLEXE.....................................................................................................51
1. Les En-tête et Pied de page........................................................................................................................... 51
2. Les tabulations............................................................................................................................................... 542.a Définition des taquets de tabulation..........................................................................................................542.b Les différents types de tabulation.............................................................................................................562.c Déplacement des taquets de tabulation à la souris...................................................................................562.d Suppression des taquets de tabulation à la souris....................................................................................562.e Déplacement et suppression des taquets de tabulation par le menu.........................................................572.f Modifier les paramètres d’un taquet de tabulation.........................................................................................57
3. Les tableaux................................................................................................................................................... 583.a Création d’un tableau............................................................................................................................... 583.b Saisie dans un tableau............................................................................................................................. 593.c Les tabulations dans un tableau...............................................................................................................593.d Modification de taille de cellule.................................................................................................................603.e Suppression d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau......................................................................61
3.e.1 Suppression d’une ligne......................................................................................................................613.e.2 Suppression d’une colonne.................................................................................................................61
3.f Ajout (ou insertion) d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau.................................................................613.f.1 Insertion d’une ligne............................................................................................................................ 613.f.2 Insertion d’une colonne....................................................................................................................... 623.f.3 Fusion de cellules............................................................................................................................... 623.f.4 Centrer vertical dans une cellule..........................................................................................................63
3.g Mise en forme - encadrement d’un tableau..............................................................................................63
4. Le Multi-colonnage......................................................................................................................................... 64
5. Notion de sections.......................................................................................................................................... 65
6. Affichage Normal / Lecture à l’écran / Page / Plan / Document maître.........................................................666.a Mode Normal........................................................................................................................................... 666.b Mode Lecture à l’écran............................................................................................................................ 676.c Mode Page.............................................................................................................................................. 676.d Mode Aperçu avant impression................................................................................................................676.e Mode Plan............................................................................................................................................... 676.f Mode Document maître................................................................................................................................ 686.g Changement de mode d’affichage par les boutons...................................................................................68
7. Insertion d’une image..................................................................................................................................... 69
8. Utilisation de la barre d’outils « Dessin »......................................................................................................70
FONCTIONS AVANCÉES.....................................................................................................73
1. Travailler sur plusieurs document - passer d’un document à un autre........................................................73
2. Création d’un modèle de document (.DOT)...................................................................................................73
3. Les Styles....................................................................................................................................................... 753.a Création d’un nouveau style de paragraphe.............................................................................................753.b Création d’un nouveau style de caractères...............................................................................................76
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3.c Suppression d'un style............................................................................................................................. 773.d Modification d'un style.............................................................................................................................. 77
4. Copie de styles, d'insertions automatiques, de barres d'outils ou de macros............................................78
5. Le Glossaire ou Insertion automatique.........................................................................................................805.a Création d’une insertion automatique.......................................................................................................805.b Utilisation d’une insertion automatique.....................................................................................................81
6. Création / utilisation des champs de formulaire...........................................................................................826.a Supprimez une insertion automatique......................................................................................................84
7. Le publipostage ou mailing............................................................................................................................ 857.a Principe du publipostage.......................................................................................................................... 857.b Méthode à suivre pour le publipostage (lettre type)..................................................................................86
7.b.1 Préparation du document principal......................................................................................................867.b.2 Préparation du fichier de données.......................................................................................................887.b.3 La saisie des données......................................................................................................................... 917.b.4 La fusion sur papier............................................................................................................................ 917.b.5 Modification de la structure de la source de données...........................................................................92
7.c La fonction Si…Alors…Sinon dans un publipostage...............................................................................937.d Les requêtes dans un publipostage..........................................................................................................95
8. Macro-Programmation.................................................................................................................................... 988.a Création d’une macro par apprentissage..................................................................................................998.b Création d’un bouton associé à la macro................................................................................................1008.c Suppression d’une Macro...................................................................................................................... 102
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Ecran principal du traitement de textes Microsoft Word 97
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Curseur de saisie
Règle horizontale
Règle verticaleBarre de défilement
Barre de défilementBarre d’état
Barre d’outils
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Document simple : une note de service
1. Lancer Word 97
A partir de la barre Office, cliquez sur l’icône Word
ou bien
Dans le menu Démarrer, puis Programmes, cliquez sur Microsoft Word
Le Traitement de textes Word est lancé.
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2. Saisir du texte
La saisie de texte s’effectue à partir du curseur de saisie.
Le symbole ¶ désigne la fin d’un paragraphe.
2.a Saisie de la note ci-dessous :
Société YOUPA2 rue de LA64600 Anglet
Anglet le 10 janvier 2000
Note de service N°15
Objet : Sécurité des locaux
A compter du 1er février 2000, le port d’arme sera interdit dans nos locaux.
Nous rappelons qu’à chaque contrôle du service sécurité il vous sera demandé de lever la jambe droite, puis la jambe gauche afin de faciliter la digestion du dit contrôle.
Le DirecteurBill LENFANT
Destinataires :Le service sécuritéTous les personnels pour information
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Tapez Société YOUPA, puis terminez le paragraphe (¶) en appuyant sur la touche Entrée.
Notez que pour effacer un caractère à gauche du curseur de saisie il faut appuyer sur la touche .Pour effacer un caractère à droite du curseur de saisie, il faut appuyer sur la touche Suppr.
Appuyez de nouveau sur la touche Entrée, afin de sauter une ligne.
Tapez la suite du texte comme ci-dessous :
Le trait à la fin du texte tapé, indique la fin du document.
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Saisissez la suite du texte :
Nous rappelons qu’à chaque contrôle du service sécurité il vous sera demandé de lever la jambe droite, puis la jambe gauche afin de faciliter la digestion du dit contrôle.
A la saisie du paragraphe suivant, vous remarquerez que Word revient à la ligne automatiquement lorsque le texte arrive à la droite de la feuille (c’est à dire ici à la position 16 cm sur la règle). Bien sur ce retour à la ligne dépend de la taille des caractères, de la police, des marges, …Il est important de distinguer le retour à la ligne automatique et celui provoqué par la touche Entrée (¶).
Saisissez la suite du document.
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faciliter
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2.b Quelques caractères apparaissent à l’écran mais pas à l’impression papier :
2.b.1 L’espace • :
Le caractère Espace est symbolisé par •.
2.b.2 L’espace insécable ° :
Lors de la saisie de Objet :, vous avez remarqué l’apparition du symbole °. Il indique un espace insécable (obtenu aussi par CTRL+MAJ+ESPACE). Un espace insécable est un espace qui a une taille fixe et permettant de lier deux caractères. Ici le mot Objet et : ne seront jamais séparés même en fin de ligne.
2.b.3 La fin de paragraphe ¶
Tout paragraphe se termine par une fin de paragraphe ¶ lors l’appuis sur la touche Entrée.
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3. Définition des paramètres de saisie (mode refrappe)
En général, lorsque vous placez le point d'insertion dans le texte et commencez à taper, Word libère de la place pour les nouveaux caractères en déplaçant les caractères existants vers la droite. Toutefois, en utilisant la touche INS ou le mode Refrappe, vous pouvez indiquer à Word de remplacer ou de "refrapper" les caractères existants par ceux que vous tapez.
Pour activer provisoirement le mode Refrappe
Appuyez sur la touche INSER du clavier.
Lorsque le mode Refrappe est actif, les lettres "RFP" apparaissent sur la barre d'état.
Pour rétablir les paramètres par défaut du mode Refrappe, appuyez à nouveau sur INSER. Les lettres "RFP" disparaissent sur la barre d’état.
Note : Cette procédure ne fonctionne que si vous n'avez pas coché l’option touche INS pour édition coller dans les options de Word (onglet Edition). En effet, cette fonction enregistre le contenu du Presse-papiers.
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4. Enregistrer un document
Tout texte saisi doit être enregistré sur un support mémoire conservant les données ordinateur éteint.En effet, le texte précédent est actuellement stocké en mémoire RAM (volatile) de l’ordinateur.
Activez le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer
La boite de dialogue Enregistrer sous apparaît :
Remarquez dans la zone Nom de fichier l’affichage du début du texte saisi.
Par défaut Word enregistre les documents dans le dossier Mes Documents.
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Saisissez le nom de fichier désiré dans la zone Nom de fichier
Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Notez que le nom du document apparaît sur la barre de titre de Word.
Une nouvelle utilisation du menu Fichier / Enregistrer (ou bouton ), enregistrera le document sous le même nom et au même endroit détruisant de fait l’ancien fichier. Il est conseiller de réaliser des enregistrements régulièrement pendant la réalisation d’un document Word.
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5. Enregistrer un document sur disquette - Enregistrer sous
5.a Enregistrement sur disquette sans dossier
Il est souvent utile de pouvoir enregistrer une copie du document en cours sous un autre nom et/ou à un endroit différent. Par exemple, enregistrons le document précédent sur une disquette sous un autre nom.
Activez le menu Fichier, puis cliquez l’option Enregistrer sous…
Choisissez un autre emplacement (dans notre exemple Disquette) en cliquant sur le menu Enregistrer dans.
Cliquez sur Disquette 3 ½ (A :)
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Modifiez le nom de fichier.
Validez par le bouton Enregistrer.
5.b Enregistrement sur disquette dans des dossiers :
Nous désirons enregistrer une copie du document sur la disquette dans le dossier Notes, sous un autre nom.
Activez le menu Fichier, puis l’option enregistrer sous…
Choisissez Enregistrer dans Disquette 3 ½ (A :)
Remarquez l’affichage des dossiers au niveau de la racine de la disquette.
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Double-cliquez sur le dossier 01 TRAVAIL
Vous êtes positionné dans le dossier 01 TRAVAIL (affichage dans la zone Enregistrer dans).Les sous-dossiers Courriers et Notes apparaissent.
Double-cliquez sur le dossier Notes
Modifiez le nom de fichier et validez par le bouton Enregistrer.
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Notez qu’en activant le menu enregistrer dans, vous avez la possibilité de visualiser le chemin parcourus mais aussi de changer de dossier.
6. Sélectionner du texte
6.a Sélection de texte à l'aide de la souris
Vous pouvez utiliser la souris pour sélectionner le texte de différentes manières.
Pour sélectionner un texte à l'aide de la souris effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour sélectionner Procédez ainsidu texte Pointez devant le texte à sélectionner, faites glisser (maintenir enfoncé le bouton
de la souris et déplacer celle-ci) à la fin du texte à sélectionner.
Vous pouvez aussi sélectionner un texte en plaçant le point d'insertion à une extrémité du texte à sélectionner, puis, tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquer sur l'extrémité opposée du texte.
un mot Cliquez deux fois sur le mot.une ligne Cliquez sur la barre de sélection à la gauche de la ligne.
des lignes multiples Faites glisser la barre de sélection à la gauche des lignes à sélectionner.une phrase Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur la phrase.un paragraphe Cliquez deux fois sur la barre de sélection à côté du paragraphe.des paragraphes multiples
Cliquez deux fois sur la barre de sélection et faites-la glisser.
un document Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur la barre de sélection.
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Un bloc de texte vertical (sauf dans une cellule de tableau)
Maintenez la touche ALT enfoncée, puis faites glisser.
6.b Sélection de texte à l'aide du clavier
Vous pouvez sélectionner un texte en maintenant la touche MAJ enfoncée et en appuyant sur les touches de direction qui permettent de déplacer le point d'insertion.
Vous pouvez également utiliser la touche Etendre sélection (F8) pour sélectionner le texte.
b Pour sélectionner un texte à l'aide de la touche MAJ
Pour sélectionner un texte à l'aide du clavier effectuez l'une des opérations suivantes :
Pour sélectionner Appuyez surLe caractère de droite MAJ + Le caractère de gauche MAJ + ßJusqu'à la fin d'un mot CTRL + MAJ + Jusqu'au début d'un mot CTRL + MAJ + ßJusqu'à la fin d'une ligne MAJ + FINJusqu'au début d'une ligne MAJ + ORIGINELa ligne suivante MAJ + âLa ligne précédente MAJ + áJusqu'à la fin d'un § CTRL + MAJ + âJusqu'au début d'un § CTRL + MAJ + ál'écran suivant MAJ + PG.SUIVl'écran précédent MAJ + PG.PRECJusqu'à la fin du document CTRL + MAJ + FINJusqu'au début du document CTRL + MAJ + ORIGINEUn document entier CTRL + 5 sur le pavé numériqueUn bloc de texte vertical (sauf dans une cellule de tableau)
CTRL + MAJ + F8, puis les touches de direction.Note :Pour annuler le mode sélection d'une colonne, appuyez sur ECHAP.
6.b.2 Pour sélectionner un texte à l'aide de la touche Etendre sélection F8
Placez le point d'insertion dans le texte à sélectionner.
Appuyez sur la touche de fonction F8.Les lettres "EXT" apparaissent sur la barre d'état.
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Effectuez l'une des opérations suivantes : Appuyez sur F8 de façon répétée jusqu'à ce que vous ayez sélectionné la partie
de texte de votre choix.La sélection augmente selon les incréments suivants : mot, phrase, paragraphe, section, document entier. Pour réduire la sélection à l'incrément suivant le plus petit, appuyez sur MAJ + F8.
Utilisez les touches de direction ou les touches PG.PREC , PG.SUIV , ORIGINE , ou FIN pour sélectionner le texte de votre choix.
Appuyez sur une lettre de votre choix ou sur un autre caractère, y compris un POINT (.), une TABULATION , ou ENTREE pour étendre la sélection au caractère sur lequel vous avez appuyé. Appuyez par exemple sur ENTREE pour sélectionner le texte du point d'insertion jusqu'à la fin du paragraphe.
Pour annuler le mode étendu : Appuyez sur ECHAP.
6.c Désélection du texte
Cliquez dans un zone de la page vide.
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7. Mettre en forme les caractères
Sélectionnez le texte à mettre en forme
Activez le menu Format, puis option Police…
Choisissez le format désiré. Par exemple gras, italique, souligné vague.Vous pouvez bien sur combiner toutes les options.
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L’onglet Espacement permet d’agir sur l’espace entre les caractères, mais aussi sur la largeur (Echelle)
L’onglet Animation n’a pas d’intérêt pour les sorties papier mais permet d’agrémenter des documents qui seront consultés en ligne (sur l’écran de l’ordinateur)
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Le bouton Par défaut… permet de valider un format de caractère par défaut pour les nouveaux document.
Validez la boite de dialogue Police par le bouton OK
Le texte sélectionné change de format.
Désélectionnez le texte.
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8. Mettre en forme les paragraphes
Sélectionnez le (ou les) paragraphe(s) à mettre en forme.
Activez le menu Format, puis l’option Paragraphe…
Choisissez les options désirées. Par exemple ici alignement justifié, retrait gauche 2 cm, retrait droite 5 cm, retrait de 1ère ligne positif 1,25 cm, interligne 1,5 ligne.Notez la mise à jour de l’aperçu.
8.a Les alignements :
Gauche : Droite : Centré : Justifié :
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8.b Les retraits :
A gauche : A droite : Première ligne positif:
Première ligne négatif:
L’onglet Enchaînements permet en autre de gérer le comportement du paragraphe lors des sauts de page.
Le bouton Tabulation permet de passer à la définition des tabulations.
Validez la boite de dialogue Paragraphe, le paragraphe sélectionné est modifié.
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Désélectionnez le texte.
8.c La règle indique les valeurs des retraits.
En cliquant sur le paragraphe, la règle permet de lire les formats (retraits) appliqués à celui-ci.
A gauche, le triangle du haut indique la position de la première ligne du paragraphe.
A gauche, le triangle du bas indique la position de la suite du paragraphe.A gauche, le rectangle du bas représente le retrait gauche de l’ensemble du paragraphe.
A droite, le triangle du pas représente le retrait droite de l’ensemble du paragraphe.
Vous pouvez cliquer-glisser ces icônes afin de modifier à la souris les retraits.
Exemple / lecture des retraits sur la règle :
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9. Encadrer du texte - bordure
Sélectionnez le texte en encadrer
Activez le menu Format, puis Bordure et trame…
Choisissez le type d’encadrement choisi. Par exemple ici, Ombre , Style double .
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 28 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
L’onglet Bordure de page permet d’appliquer un encadrement à la page.
Les options ci-dessus donnent la page suivante :
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 29 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
L’onglet Trame de fond permet d’appliquer une couleur dans l’encadrement du texte sélectionné. Ici choisissons Gris 10%
Validez par le bouton OK
10. Réduire et déplacer un encadrement / bordure
Vous l’avez remarqué, l’application d’un encadrement se fait sur toute la largeur de la page. Plus exactement l’encadrement est aligné sur les retraits.
Pour déplacer et/ou réduire un encadrement, il faut agir sur les retraits de paragraphe.
Sélectionnez le (ou les) paragraphe(s) encadrés.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 30 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
Activez le menu Format / Paragraphe…
Si vous désirez réduire l’encadrement depuis la droite, appliquez un retrait droite (comme ici). Validez par OK.
Si vous désirez réduire l’encadrement depuis la gauche afin de tout déplacer vers la droite, appliquez un retrait gauche comme ci-dessous :
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 31 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
Vous obtenez l’encadrement suivant :
Enfin pour centrer l’encadrement, appliquez un retrait gauche ET droite identiques :
La mise en forme du texte dans l’encadrement se fait de manière classique (Alignement…)
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 32 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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11. Imprimer un document - Aperçu avant impression
Faites toujours un aperçu avant impression avant d’imprimer. Ceci à pour but de vérifier votre mise en page avant de « gaspiller » du temps (d’impression) et du papier.
Activez le menu Fichier, puis option Aperçu avant impression ou cliquez sur le bouton
Vérifiez la mise en forme de votre document.
Pour revenir au document, cliquez sur le bouton
Choix du nombre de pages affichées dans l’aperçu.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 33 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
Après être revenu au document (non obligatoire), activez le menu Fichier, puis l’option Imprimer…
12. Fermer le document
Activez le menu Fichier, puis l’option Fermer. Le message suivant peut apparaître si aucun enregistrement n’a été effectué depuis la dernière modification.
Généralement répondez OUI.
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13. Ouvrir un document existant - choix disquette et/ou dossier
Si vous désirez ouvrir un document récent, Word mémorise les 9 derniers fichiers utilisés (valeur réglable dans les options / onglet général). Activez le menu Fichier, puis cliquez le document à ouvrir. Vérifiez que le disque sur lequel est stocké ce document est encore disponible (cas souvent des disquettes ou lecteurs réseau).
Sinon,
Activez le menu Fichier, puis l’option Ouvrir ou cliquez sur le bouton
Cliquez le fichier choisi et validez par le bouton Ouvrir.
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F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
Si le fichier n’est pas dans le dossier Mes Documents, utilisez le menu Regarder dans et choisissez le disque (ici disquette).
Positionnez vous dans le dossier souhaité en effectuant des double-clics sur les différents dossiers. Ici double-cliquez sur 01 TRAVAIL.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 36 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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Puis double-cliquez sur Notes
Sélectionnez enfin le document souhaité, puis cliquez sur le bouton Ouvrir (ou double-clic sur le nom du fichier).
Le document est ouvert.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 37 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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14. Quitter Word
Comme toutes applications Windows, activez le menu Fichier, puis l’option Quitter.
Vous pouvez aussi utiliser le bouton de fermeture de fenêtre mais attention !
Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Word vous avez :
Les boutons de dessus correspondent à l’application Word (ils sont sur la barre de titre de Word).
Les boutons de dessous correspondent à la fenêtre du document en cours.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 38 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
Application WORD
Fenêtre du document
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Manipulations sur un document
1. Copie/Déplacement de blocs
Word permet de recopier et déplacer du texte sans avoir à le retaper. Ceci fonctionne également sur les images, tableaux, caractères spéciaux, etc..
Vous pouvez réaliser les manipulations par plusieurs méthodes : menu,
barre d’outils , souris, raccourcis clavier,
1.a Copier du texte du point à un autre
1.a.1 Manipulations par le menu
Sélectionnez le texte à copier
Activez le menu Edition, puis l’option Copier.
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre la copie du texte.
Activez le menu Edition, puis l’option Coller.
1.a.2 Manipulations par la barre d’outils
Sélectionnez le texte à copier
Cliquez sur le bouton .
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre la copie du texte.
Cliquez sur le bouton .
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 39 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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1.a.3 Manipulations par la souris
Sélectionnez le texte à copier
Cliquez en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé sur le texte sélectionné
Remarquez le changement du pointeur souris.
Appuyez simultanément sur la touche Ctrl du clavier. Utilisez vos deux mains.
Un signe + apparaît au niveau du pointeur souris. Ce + signifie la copie. Ne lâchez surtout pas la touche Ctrl du clavier.
Déplacez le pointeur souris à l’emplacement où la copie du texte sélectionné doit apparaître. Ne lâchez surtout pas Ctrl du clavier.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 40 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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Lâchez le bouton gauche de la souris mais pas Ctrl du clavier. Le + doit toujours apparaître lorsque vous lâchez le bouton gauche de la souris.
Lâchez Ctrl du clavier. Le texte est copié.
1.a.4 Manipulations par les raccourcis clavier
Sélectionnez le texte à copier
Appuyez simultanément sur la touche Ctrl du clavier et la touche C. (Ctrl+C)
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre la copie du texte.
Appuyez simultanément sur la touche Ctrl du clavier et la touche V. (Ctrl+V)
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 41 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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1.b Déplacer du texte du point à un autre
1.b.1 Manipulations par le menu
Sélectionnez le texte à déplacer
Activez le menu Edition, puis l’option Couper.
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre le texte.
Activez le menu Edition, puis l’option Coller.
1.b.2 Manipulations par la barre d’outils
Sélectionnez le texte à déplacer
Cliquez sur le bouton .
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre le texte.
Cliquez sur le bouton .
1.b.3 Manipulations par la souris
Sélectionnez le texte à déplacer
Cliquez en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé sur le texte sélectionné
Remarquez le changement du pointeur souris.
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Déplacez le pointeur souris au nouvel emplacement du texte sélectionné.
Lâchez le bouton gauche de la souris.
Le texte est déplacé.
1.b.4 Manipulations par les raccourcis clavier
Sélectionnez le texte à déplacer
Appuyez simultanément sur la touche Ctrl du clavier et la touche X. (Ctrl+X)
Positionnez le curseur de saisie à l'endroit où vous désirez mettre le texte.
Appuyez simultanément sur la touche Ctrl du clavier et la touche V. (Ctrl+V)
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1.c Copie / déplacement d’objet, images…
Effectuez les mêmes manipulations que pour le texte.Pour sélectionner une image ou un objet, effectuez un clic simple dessus.
Les carrés noirs indiquent que l’objet est sélectionné.
2. Vérification Orthographique / Grammaticale
Activez le menu Outils, puis l’option Grammaire et orthographe…
Utilisez cette commande pour lancer la vérification d'orthographique et grammaticale dans le document actif, y compris dans les en-têtes, les pieds de page, les notes de bas de page et les annotations. Lorsque Word rencontre un mot qui ne se trouve pas dans les dictionnaires ouverts, une boîte de dialogue s'affiche et vous aide à corriger l'orthographe.
Word vérifie le texte caché et les résultats de champ uniquement s'ils apparaissent à l'écran lorsque vous lancez la vérification d'orthographe.
Pour limiter la vérification d'orthographe, vous pouvez sélectionner un seul mot ou une partie du document avant de lancer la commande de vérification d'orthographe.
Pour effectuer des corrections manuelles, vous pouvez basculer vers le document alors que la boîte de dialogue Grammaire et Orthographe est à l'écran.
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3. Mise en Page d’un document
Activez le menu Fichier, puis l’option Mise en page…
Utilisez cette commande pour modifier les marges, l'alimentation en papier, la taille de la page et l'orientation du texte sur la page pour n'importe quelle section du document.
3.a L’onglet Marges
Cette boite de dialogue affiche les options permettant de définir les marges.
Option DescriptionHaut Spécifie la distance entre le haut de la page et le haut de la première ligne.Bas Spécifie la distance entre le bas de la page et le bas de la dernière ligne.Gauche Spécifie la distance entre le bord gauche de la page ou le bord droit de la marge de
reliure (si celle-ci est sélectionnée) et le début des lignes sans retrait gauche. Cette option est utilisée lors d'une impression recto. Lorsque vous sélectionnez Pages en vis-à-vis, cette option est remplacée par Intérieur.
Droite Spécifie la distance entre le bord droit de la page et la fin de chaque ligne sans retrait droit. Cette option est utilisée lors d'une impression recto. Lorsque vous sélectionnez Pages en vis-à-vis, cette option est remplacée par Extérieur.
Reliure Spécifie la distance à ajouter à la marge gauche de toutes les pages, si vous désélectionnez l'option Pages en vis-à-vis, ou à ajouter à la marge intérieure de toutes
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les pages, si vous sélectionnez l'option Pages en vis-à-vis.En-tête Spécifie la distance entre le haut de la page et le haut de la première ligne de l’en-tête
de page.Pied de page Spécifie la distance entre le bas de la page et le bas de la première ligne de pied de
page.
Pages en vis-à-vis Transforme les marges des pages en vis-à-vis en marges inversées. Sélectionnez cette option lors d'une impression recto-verso. Lorsque vous choisissez cette option, l'option Gauche est remplacée par l'option Intérieur, l'option Droite est remplacée par l'option Extérieur et une marge de reliure est ajoutée à la marge intérieure.
Intérieur Spécifie, pour les pages impaires, la distance entre le bord gauche de la page ou le bord droit de la marge de reliure (si celle-ci a été sélectionnée) et le début de chaque ligne sans retrait et, pour les pages paires, la distance entre le bord droit de la page et la fin de chaque ligne sans retrait. Cette option est utilisée lors d'une impression recto-verso. Elle est remplacée par l'option Gauche si vous désélectionnez l'option Pages en vis-à-vis.
Extérieur Spécifie, pour les pages impaires, la distance entre le bord droit de la page et la fin de chaque ligne sans retrait droit et, pour les pages paires, la distance entre le bord gauche de la page et le début de chaque ligne sans retrait gauche. Cette option est utilisée lors d'une impression recto-verso. Elle est remplacée par l'option Droite si vous désélectionnez l'option Pages en vis-à-vis.
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3.b L’onglet Taille
Cette boite de dialogue affiche les options permettant de définir la taille du papier et son orientation.
Option DescriptionFormat du papier Sélectionnez Lettre US, Légal, Note, A4 ou Taille personnalisée.Largeur Entrez ou sélectionnez une mesure pour la largeur de la page.Hauteur Entrez ou sélectionnez une mesure pour la hauteur de la page.Orientation Choisissez l'orientation du texte sur la page.
Portrait Paysage
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3.c L’onglet Alimentation papier
Cette boite de dialogue affiche les options permettant d'imprimer à partir de différents plateaux d'alimentation de papier.
Option DescriptionPremière page Sélectionnez le plateau d'alimentation à utiliser pour l'impression de la première page du
document.Autres pages Sélectionnez le plateau d'alimentation à utiliser pour l'impression des autres pages du
document.
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3.d L’onglet Disposition
Cette boite de dialogue affiche les options permettant de positionner le texte dans la page et de gérer les en-tête et pied de page...
Option DescriptionDébut de la section Indique à Word où la section en cours doit commencer.En-tête et pieds de page Pour créer des en-têtes ou des pieds de page différents sur les pages
paires et impaires, activez la case à cocher Paires et impaires différentes. Pour créer un en-tête ou un pied de page différent sur la première page d'une section ou d'un document, activez la case à cocher Première page différente.
Alignement vertical Cliquez sur l'option d'alignement vertical entre les marges du haut et du bas. Le paramètre Justifié n'affecte que les pages pleines ; Word aligne sur la marge du haut les pages partiellement remplies.
Haut : Centré : Justifié :
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Numérotation des lignes… Ajoute ou supprime la numérotation des lignes dans la partie de document sélectionnée dans la zone Appliquer.
3.e L’option Appliquer
Cette option, valable dans tous les onglets de Mise en page, indique la partie du document à laquelle les paramètres doivent s’appliquer.
Option DescriptionA tout le document Applique la mise en forme à toutes les sections du documentAu texte sélectionné Insère des sauts de section avant et après la sélectionA partir de ce point Insère un saut de section avant le point d'insertionAux sections sélectionnées
Applique la mise en forme à la section contenant le point d'insertion ou aux sections sélectionnées
A cette section Applique la mise en forme à la section contenant le point d'insertion
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3.f L’option Par défaut
Cette option, valable dans tous les onglets de Mise en page, permet de définir les paramètres par défaut. Word enregistre les nouveaux paramètres dans le modèle lié au document et écrase les paramètres précédents. Lorsque vous créez un document à partir de ce modèle, les nouveaux paramètres s'y appliquent.
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Document complexe
1. Les En-tête et Pied de page
Les en-tête et pied de page permettent d’ajouter du texte que Word imprime en haut de chaque page (en-tête) ou en bas de chaque page (pied de page) d'une section ou du document entier.
En-tête de page
Pied de page
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Positionnez vous dans le document ou dans la section où vous désirez créer une en-tête et pied de page.
Activez le menu Affichage, puis cliquez l’option En-tête et pied de page.
Une nouvelle barre d’outil « En-tête et pied de page » s’affiche.
Cliquez sur le bouton « basculer en-tête et pied de page » pour passer à la zone d’en-tête à la zone pied de page.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 53 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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Vous pouvez insérer des champs variables comme le numéro de la page, le nombre de page…
Bouton/Touches Action
Insérer une insertion automatique (ou entrée de glossaire)
Ajoute le numéro de la page en cours (variable)
Ajoute le nombre total de page
Affiche les options de numérotation de page
Ajoute la date courante
Ajoute l'heure courante
Mise en page.
Dans la mise en page, pensez à régler les positions des en-tête et pied de page en fonction de votre imprimante (ex : 1,9 cm en bas pour les HP 500).
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2. Les tabulations
Les taquets de tabulation permettent de positionner précisément du texte sur la largeur de la page.
Pour cela vous devez d’abord définir la position et le type de chaque taquet de tabulation, puis vous positionner à ceux-ci par l’appuis sur la touche tabulation du clavier.
2.a Définition des taquets de tabulation
Sélectionnez le ou les paragraphes où vous désirez créer les taquets de tabulation, ou bien positionnez le curseur de saisie à l’endroit à partir duquel vous avez besoin de taquets de tabulation.
Activez le menu Format, puis l’option Tabulations…
Saisissez la position en cm du premier taquet de tabulation dans la zone Position. (Par ex : 5 cm)
Choisissez le type d’alignement de la tabulation en cliquant sur l’option d’alignement. (Par ex : centré)
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 55 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
F onc t io ns av an c é es 5 e é d i t io n - Mar s 2001
Choisissez les points de suite. (Par ex : 2…)
Cliquez sur Définir afin de créer d’autre tabulation, sinon cliquez sur OK
Remarquez l’apparition des taquets de tabulation sur la règle.
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Liste des taquets créés.Cliquez dessus afin de lire les paramètres du taquet
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2.b Les différents types de tabulation
Tabulation gauche Tabulation centrée
Tabulation droite Tabulation décimale
La tabulation Barre affiche un trait vertical.
Points de suite DescriptionAucun Pas de point de suite (1). . . Points sur la ligne de base (2)- - - Traits d'union (3)___ Soulignement (4)
2.c Déplacement des taquets de tabulation à la souris
Cliquez maintenu sur le taquet, sur la règle, et déplacez la souris vers la droite ou gauche.
2.d Suppression des taquets de tabulation à la souris
Cliquez maintenu sur le taquet, sur la règle, et déplacez la souris vers le bas pour ôter le taquet de la règle.
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2.e Déplacement et suppression des taquets de tabulation par le menu
Il est impossible de déplacer un taquet de tabulation par le menu Format / Tabulation. Vous devez supprimer l’ancienne tabulation et en créer une autre.
Pour supprimer une tabulation :
Dans la boite de dialogue Tabulation, sélectionnez le taquet et cliquez sur le bouton Supprimer.
2.f Modifier les paramètres d’un taquet de tabulation
Dans la boite de dialogue Tabulation, sélectionnez le taquet, modifiez les options alignement et points de suite, puis cliquez sur le bouton Définir.
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3. Les tableaux
Pour disposer du texte et des nombres en colonnes, il est bien plus simple d'utiliser un tableau Word que de définir les colonnes à l'aide de tabulations.
Par exemple :
Poids jusqu'à
Tarifs R1 R2 R3
20g 2,80F 18,80F 20,80F 25,80F50g 4,40F 20,40F 22,40F 27,40F
100g 6,70F 22,70F 24,70F 29,70F250g 11,50F 27,50F 29,50F 34,50F
3.a Création d’un tableau
Placez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer le tableau.
Activez le menu Tableau, puis l’option Insérer un tableau…
Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes : Dans la zone Nombre de colonnes, entrez le nombre de colonnes souhaité. Dans la zone Nombre de lignes, entrez le nombre de lignes souhaité. Dans la zone Largeur colonne, entrez la largeur souhaitée. Par défaut : Auto
pour automatique. Word alors calculera une largeur moyenne identique pour toutes les colonne afin que le tableau prenne la largeur de la page (en tenant compte des retraits)
Validez par le bouton OK.
Word insère un tableau vide dans votre document. Le point d'insertion (curseur de saisie) se trouve dans la première cellule où vous pouvez entrer un texte.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 59 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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3.b Saisie dans un tableau
Lorsque vous entrez le texte dans un tableau, le passage à la ligne suivante se fait automatiquement à l'intérieur de chaque cellule. Lorsque vous atteignez la dernière cellule d'un tableau, vous pouvez ajouter une ligne supplémentaire de cellules en appuyant sur la touche Tabulation .
Actions souhaitée Réalisation
Pour entrer le texte dans une cellule Pour insérer de nouveaux paragraphes dans une cellule, appuyez sur ENTREE.
Pour passer à la cellule suivante sur une ligne Appuyez sur la touche Tabulation .
Pour passer à la cellule précédente sur une ligne Appuyez sur MAJ + Tabulation ..
Pour passer à la première cellule de la ligne en cours Appuyez sur ALT + ORIGINE .
Pour passer à la première cellule de la colonne en cours Appuyez sur ALT + PG.PREC .
Pour passer à la dernière cellule de la ligne en cours Appuyez sur ALT + FIN.
Pour passer à la dernière cellule de la colonne en cours Appuyez sur ALT + PG.SUIV .
Pour passer à la ligne précédente ou suivante Appuyez sur les touches HAUT á ou BAS â.
Pour insérer un caractère de tabulation dans une cellule Appuyez sur CTRL + Tabulation ..
3.c Les tabulations dans un tableau
Vous pouvez définir des taquets de tabulation à l'intérieur d'un tableau à l'aide de la commande Tabulations. La position zéro commencent en début chaque cellule.
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Taquet de tabulation Gauche à 2 cm
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3.d Modification de taille de cellule
Les modifications des largeurs de colonnes et hauteurs de lignes sont effectuées à l’aide du menu Tableau, puis l’option Taille des cellules.
Sélectionnez le tableau ou bien la ligne ou colonne à modifier.
Sélection d’une colonne
Sélection d’une ligne
Activez l’option Taille des cellules… du menu Tableau.
Pour la hauteur de ligne vous pouvez utiliser comme unité : le centimètre (cm), le nombre de ligne (li), le point (pt) - 12 pt correspond à une ligne avec une taille de caractère de 12 pt.
Pour la largeur de colonne utilisez le cm.
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Vous pouvez également par les options Retrait à gauche et Alignement, positionner le tableau dans la largeur de la feuille.
3.e Suppression d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau
3.e.1 Suppression d’une ligne
Sélectionnez la ligne à supprimer
Activez le menu Tableau, puis l’option supprimer les lignes
3.e.2 Suppression d’une colonne
Sélectionnez la colonne à supprimer
Activez le menu Tableau, puis l’option supprimer les colonnes
3.f Ajout (ou insertion) d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau
3.f.1 Insertion d’une ligne
Sélectionnez la ligne où au dessus vous désirez insérer une nouvelle ligne
Activez le menu Tableau, puis Insérer des lignes
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3.f.2 Insertion d’une colonne
Sélectionnez la colonne où à gauche vous désirez insérer une nouvelle colonne
Activez le menu Tableau, puis Insérer colonnes
3.f.3 Fusion de cellules
Vous pouvez fusionner plusieurs cellules dans un tableau (verticalement ou horizontalement).
Exemple :
Sélectionnez les cellules à fusionner
Activez le menu Tableau, puis l’option Fusionner les cellules
Les cellules sont fusionnées.
Pour annuler la fusion, utilisez l’option Fractionner les cellules…
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3.f.4 Centrer vertical dans une cellule
Activez la barre d’outils « Tableaux et bordures » en cliquant sur le bouton Tableaux et bordures de la barre d’outils « Standard »
Sélectionnez la (ou les cellules)
Cliquez sur le bouton Centrer Verticalement
Les boutons suivants permettent d’aligner verticalement le texte dans une cellule : en haut, centré, en bas.
3.g Mise en forme - encadrement d’un tableau
Sélectionnez le tableau ou les cellules du tableau
Activez le menu Format, puis l’option Bordure et trame…
Activez les options désirées et validez par OK
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4. Le Multi-colonnage
Word permet de mettre en multi-colonnes du texte.
Sélectionnez le texte à mettre en multi-colonne
Activez le menu Format, puis l’option Colonnes…
Déterminez le nombre de colonnes, l'espacement entre les colonnes,… et validez par OK.
Vous pouvez ensuite insérer les sauts de colonnes par le menu Insertion, puis l’option Saut....
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 65 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
D’autres méthodes que sélectionner le texte.
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5. Notion de sections
Un document Word peut-être divisé en section. Cette division par section permet d’appliquer des mises en page différentes par section (marges, orientation papier, multicolonne, en-tête et pied de page,…)
Vous pouvez insérer un saut de section manuellement par le menu Insertion, puis l’option Saut…
Un double trait pointillé (saut de section) apparaît dans le texte, il sépare deux sections.
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6. Affichage Normal / Lecture à l’écran / Page / Plan / Document maître
Différentes façons d'afficher un document Word
6.a Mode Normal
Dans Word, Normal est le mode d'affichage par défaut. C'est le mode polyvalent pour la saisie, la modification et la mise en forme de texte. L'affichage en mode Normal permet de voir la mise en forme d'un texte tout en simplifiant la mise en page, de sorte que vous puissiez taper et modifier le texte rapidement.
Lorsqu'un autre mode d'affichage est utilisé pour un document, vous pouvez passer en mode Normal en cliquant dans le menu Affichage sur Normal.
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6.b Mode Lecture à l’écran
L'affichage en mode Lecture à l'écran, optimise la mise en page pour faciliter la lecture à l'écran. La dimension du texte affiché, qui s'ajuste à la fenêtre, dépasse celle du texte tel qu'il s'imprimerait. Par défaut, l'affichage en mode Lecture à l'écran comprend un volet de navigation, appelé Explorateur de document, dont la taille peut être modifiée et qui affiche la structure du document en mode Plan. Cliquer sur un sujet du plan du document vous permet de passer directement à cette partie du document.
Pour passer en mode Lecture à l'écran, cliquez dans le menu Affichage sur Lecture à l'écran.
6.c Mode Page
En mode Page, vous pouvez voir comment les objets seront positionnés sur la page imprimée. Ce mode d'affichage est très utile pour modifier les en-têtes et les pieds de page, pour ajuster les marges et pour travailler avec des colonnes, des objets dessinés et des cadres.
Pour passer en mode Page, cliquez dans le menu Affichage sur Page.
6.d Mode Aperçu avant impression
L'option Aperçu avant impression permet d'afficher plusieurs pages d'un document en taille réduite. Dans ce mode d'affichage, vous pouvez vérifier la mise en page d'un document et effectuer des changements dans les modifications et la mise en page avant d'imprimer.
Pour passer en mode Aperçu avant impression, cliquez dans la barre d'outils Standard sur le bouton Aperçu avant impression.
6.e Mode Plan
En mode Plan il est facile de visualiser la structure d'un document, de déplacer, copier et réorganiser le texte en faisant glisser les titres. En mode Plan, vous pouvez soit réduire le texte pour afficher uniquement les titres principaux, soit le développer pour voir tout le document.
Pour passer en mode Plan, cliquez dans le menu Affichage sur Plan.
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6.f Mode Document maître
Un document maître facilite l'organisation et la mise à jour d'un long document : par exemple, un rapport divisé en plusieurs parties ou bien un livre et ses chapitres. Utilisez l'affichage en mode Document maître pour regrouper plusieurs documents Word en un seul document maître. Vous pouvez alors apporter des modifications au long document (par exemple ajouter un index ou une table des matières ou bien créer des références croisées) sans avoir à ouvrir chaque document.
Pour passer en mode Document maître, cliquez dans le menu Affichage sur Document maître.
6.g Changement de mode d’affichage par les boutons
Utilisez ces boutons pour passer du mode Normal / Lecture à l’écran / Page / Plan. Ces boutons sont situés en bas à gauche, au-dessus de la barre d’état de Word.
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7. Insertion d’une image
Positionnez le curseur de saisie à l’endroit où vous désirez mettre l’image
Activez le menu Insertion, puis l’option Image, puis dans le sous-menu l’option A partir du fichier…
Suivant votre installation de Word, vous avez plus ou moins à votre disposition des « Cliparts ».
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Si vous désirez insérer l’image de manière dissocier du texte, activez l’option Dissocier du texte. L’image sera alors au dessus du texte et se déplacera facilement à la souris.
Attention : l’ajout d’images dans un document Word augmente très vite la taille du fichier. A titre indicatif, la page précédente prend 2,5 fois plus de place avec images que sans. Evitez d’utiliser la disquette lors des travaux sur documents contenant des images.
8. Utilisation de la barre d’outils « Dessin »
Vous pouvez ajouter des formes dessinées simples, des zones de texte, un objet WordArt dans un document Word en passant par les outils disponibles sur la barre d’outils « Dessin ».
Activez la barre d’outils Dessin en cliquant sur le bouton de la barre d’outil « Standard ».
Le bouton s’enfonce ( ). Une nouvelle barre d’outils « Dessin » apparaît.
L’écran de Word passera en mode Page (mode d’affichage utiliser lors de l’ajout d’objets graphiques).
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Glissez la en bas de l’écran Word, juste au dessus de la barre d’état.
Description des boutons :
Dessin
Sélection des objets
Transforme le pointeur en flèche de sélection, à l'aide de laquelle vous pouvez sélectionner des objets dans la fenêtre active. Pour sélectionner un seul objet, cliquez sur celui-ci à l'aide de la flèche. Pour en sélectionner plusieurs, faites glisser la flèche par-dessus les objets à sélectionner.
Rotation libre
Fait pivoter l'objet sélectionné de l'angle de votre choix. Sélectionnez l'objet,
cliquez sur Rotation libre , puis glissez un angle de l'objet dans la direction dans laquelle vous souhaitez le faire pivoter.
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Grouper, dissocier, Regrouper permet d’assembler des formes simples en forme complexe
Gestion des superposition des objets
Déplacement de l’objet et rotation…
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Formes automatiques
Le menu Formes automatiques contient plusieurs catégories de formes. Outre les lignes, il comprend des formes de base, des flèches pleines, des éléments d'organigrammes hiérarchiques, des étoiles et bannières, des bulles et légendes.Pour tracer une forme automatique, cliquez sur Formes automatiques, pointez sur une catégorie, puis cliquez sur la forme souhaitée. Cliquez dans le document pour ajouter la forme à sa taille par défaut ou faites-la glisser jusqu'à ce qu'elle atteigne la taille souhaitée.Vous pouvez remplacer une forme automatique par une autre. Sélectionnez la forme automatique à modifier, cliquez dans la barre d'outils Dessin sur Dessin, pointez sur Changer la forme, puis sélectionnez la nouvelle forme. Toutes les formes automatiques possèdent des poignées de dimensionnement et la plupart d'entre elles comportent une ou plusieurs poignées de redimensionnement. Vous pouvez faire glisser ces poignées pour modifier la taille ou la forme d'une forme automatique.
Trait
Trace un trait à l'endroit où vous cliquez ou faites glisser le curseur dans la fenêtre active. Si vous souhaitez que le trait s'aligne automatiquement sur des angles successifs de 15 degrés par rapport à l'origine, maintenez la touche MAJ enfoncée pendant que vous faites glisser le curseur.
Flèche
Insère un trait fléché à l'endroit où vous cliquez ou faites glisser le curseur dans la fenêtre active. Si vous souhaitez que l'angle du trait soit automatiquement aligné sur des angles successifs de 15 degrés par rapport à l'origine, maintenez la touche MAJ enfoncée pendant que vous faites glisser le curseur.
Rectangle Dessine un rectangle là où vous cliquez ou faites glisser le curseur dans la fenêtre active. Pour obtenir un carré, maintenez la touche MAJ enfoncée pendant que vous faites glisser le curseur.
Ovale Dessine un ovale à l'endroit où vous cliquez ou faites glisser le curseur dans la fenêtre active. Pour obtenir un cercle, maintenez la touche MAJ enfoncée pendant que vous faites glisser le curseur.
Zone de texte Trace une zone de texte à l'endroit où vous cliquez et faites glisser le curseur dans la fenêtre active. Utilisez une zone de texte pour ajouter du texte (notamment des légendes) à vos images ou à vos graphismes.
WordArt Crée des effets de texte en insérant un objet dessiné WordArt.
Couleur de remplissage Ajoute une couleur ou un effet de remplissage à l'objet sélectionné, ou bien modifie ou supprime la couleur ou l'effet. Les effets de remplissage comprennent le dégradé, la texture, le motif et l'image.
Couleur du contour Ajoute une couleur au contour de l'objet sélectionné, ou bien la modifie ou la supprime.
Couleur de police Met en forme le texte sélectionné avec la couleur sur laquelle vous cliquez.
Épaisseur du trait Cliquez sur l'épaisseur que vous souhaitez appliquer au trait sélectionné.
Style de ligne Cliquez sur le style trait en pointillé ou trait tiret-point à appliquer à la forme ou à la bordure sélectionnée. Cliquez sur le trait continu si vous ne voulez pas d'un trait en pointillé.
Style de flèche Cliquez sur le style de pointe de flèche à appliquer au trait sélectionné.
Style d'ombre portée Cliquez sur le style d'ombre portée que vous souhaitez appliquer à l'objet sélectionné.
Style 3D Cliquez sur le style 3D que vous souhaitez appliquer à l'objet sélectionné.
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Fonctions avancées
1. Travailler sur plusieurs document - passer d’un document à un autre
Word affiche en bas du menu Fenêtre une liste alphabétique des fenêtres de documents ouvertes.
Activez le menu Fenêtre, puis cliquez sur le document à rendre actif.Une coche (ü) apparaît en regard du nom du document de la fenêtre active.
2. Création d’un modèle de document (.DOT)
Un modèle peut contenir un texte souvent utilisé, des barres d'outils personnalisées, des macros, des touches de raccourci, des styles et des insertions automatiques.
Pour créer un modèle, la méthode la plus facile consiste à ouvrir un document contenant les éléments que vous souhaitez réutiliser et à l'enregistrer en tant que modèle.
Si vous enregistrez un modèle dans le dossier Modèles, son nom s'affiche sous l'onglet Général lorsque vous cliquez dans le menu Fichier sur Nouveau. Si vous l'enregistrez dans un sous-dossier du dossier Modèles, tel que Mémos ou Rapports, il s'affiche sous l'onglet correspondant lorsque vous cliquez sur la commande Nouveau.
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Manipulations :
Pour fonder un nouveau modèle sur un document existant, cliquez dans le menu Fichier sur Ouvrir, puis ouvrez le document souhaité.
Pour fonder un nouveau modèle sur un modèle existant, cliquez dans le menu Fichier sur Nouveau. Cliquez sur un modèle similaire à celui que vous souhaitez créer, puis cliquez sous Créer un nouveau sur l'option Modèle. Cliquez ensuite sur OK.
Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Modèle de document. Ce type de fichier
est déjà sélectionné si vous enregistrez un fichier que vous avez créé en tant que modèle.
Dans la zone Enregistrer dans, Word propose le dossier Modèles. Pour enregistrer le modèle de manière à ce qu'il s'affiche ailleurs que sous l'onglet Général, passez dans le sous-dossier correspondant dans le dossier Modèles.
Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du nouveau modèle, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
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Dans le nouveau modèle, ajoutez le texte et les graphismes qui devront figurer dans tous les nouveaux documents fondés sur ce modèle et supprimez les éléments indésirables.
Apportez les modifications souhaitées aux marges, au format du papier et à son orientation, aux styles et aux autres formats.
Cliquez sur le bouton Enregistrer , puis dans le menu Fichier sur Fermer.
Remarque : Pour que les insertions automatiques et les macros ne soient disponibles que pour les documents fondés sur ce modèle, stockez-les dans ce dernier et non dans le modèle Normal.
3. Les Styles
Les styles définissent l'apparence de plusieurs éléments du texte d'un document, tels que les en-têtes, les légendes et le corps de texte. Lorsque vous appliquez un style à un paragraphe ou à un mot, vous pouvez appliquer simultanément un ensemble de mises en forme de paragraphes et/ou de caractères. Pour modifier rapidement la mise en forme de tout le texte d'un élément particulier, il vous suffit de changer le style appliqué à cet élément. Les styles facilitent la mise en forme des documents. En outre, ils servent de base pour la création des plans et des tables des matières.
3.a Création d’un nouveau style de paragraphe
Pour créer rapidement un style de paragraphe, mettez en forme votre paragraphe, sélectionnez-le, puis basez le nouveau style sur la mise en forme et les autres propriétés appliquées au texte sélectionné.
Sélectionnez le texte contenant la mise en forme à inclure dans votre style.
Cliquez dans la zone Style . Tapez le nom du nouveau style en remplaçant celui du style existant. Appuyez sur ENTRÉE.
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3.b Création d’un nouveau style de caractères
Pour créer de nouveaux styles de caractères, dans le menu Format, cliquez sur Style, puis sur Nouveau.
Dans la zone Nom, tapez un nom de style. Dans la zone Type de style, cliquez sur Caractère. Sélectionnez les options voulues, puis cliquez sur Format pour définir les attributs de votre style.
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3.c Suppression d'un style
Dans le menu Format, cliquez sur Style.
Dans la zone Styles, cliquez sur le style à effacer, puis sur Supprimer.
Remarques : Si vous supprimez un style de paragraphe que vous avez créé, Word applique le style Normal à tous les paragraphes qui lui étaient associés et supprime sa définition du modèle.
3.d Modification d'un style
Dans le menu Format, cliquez sur Style.
Dans la zone Styles, cliquez sur le style auquel vous souhaitez apporter des changements, puis sur Modifier.
Cliquez sur Format, puis sur l'attribut que vous souhaitez modifier (Police ou Numérotation, par exemple).
Cliquez sur OK après avoir changé l'attribut, puis renouvelez l'opération pour chaque attribut à modifier.
Nota : Pour utiliser le style modifié dans les nouveaux documents basés sur le même modèle, activez la case à cocher Ajouter au modèle. Word ajoute le style modifié au modèle attaché au document actif.
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4. Copie de styles, d'insertions automatiques, de barres d'outils ou de macros
Vous pouvez copier des styles, des macros et des barres d'outils personnalisées entre modèles et documents. Vous ne pouvez copier des insertions automatiques qu'entre modèles.
Dans le menu Outils, cliquez sur Modèles et compléments.
Cliquez sur le bouton Organiser, puis sur l'onglet des éléments à copier.
Gestion des styles
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Gestion des insertions automatiques
Gestion des barres d’outils
Gestion des macros
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Pour copier des éléments vers ou depuis un autre modèle ou fichier, cliquez sur le bouton Fermer le fichier pour fermer le document actif et son modèle ou pour fermer le modèle Normal. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir le fichier et ouvrez le modèle ou fichier souhaité.
Cliquez sur les éléments à copier dans l'une des listes, puis sur Copier.
Rappel : Pour sélectionner une plage de plusieurs éléments adjacents, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur le premier et sur le dernier élément. Si les éléments à sélectionner ne sont pas adjacents, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chacun d'eux.
5. Le Glossaire ou Insertion automatique
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Insertion automatique ou Correction automatique pour stocker du texte ou des graphismes destinés à être utilisés fréquemment, notamment des noms de produit, du texte fréquemment utilisé, un logo de société ou un tableau mis en forme. Au moment d'extraire un élément, sélectionnez-le dans la liste des insertions automatiques ou demandez à Word d'insérer automatiquement une correction automatique à mesure que vous tapez.
Vous pouvez aussi utiliser les insertions automatiques pour composer rapidement un document. Pendant que vous tapez une lettre, par exemple, effectuez les sélections souhaitées dans une liste d'éléments de lettre courants tels que des salutations, des formules de politesse ou une adresse d'expéditeur.
5.a Création d’une insertion automatique
Sélectionnez le texte (ou autre) à mémoriser (à mettre dans l’insertion automatique)
Activez le menu Insertion, puis l’option Insertion Automatique, puis Nouveau…
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Donnez un nom à la nouvelle insertion automatique, puis validez par OK
5.b Utilisation d’une insertion automatique
Taper le nom de l’insertion automatique Appuyez sur la touche de fonction F3
Vous pouvez aussi passer par le menu Insertion, puis cliquez sur Insertion automatique, puis Normal, enfin sur le nom de l’insertion choisie.
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6. Création / utilisation des champs de formulaire
Affichez la barre d’outils Formulaires (clic-droit sur une barre d’outils, puis Formulaires)
Insérez les champs souhaités. Un double-clic sur le champ ainsi inséré permet de modifier les paramètres.
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Champ texte
Case à cocher
Liste déroulante
Protection du document (pour activer les champs)
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Une fois les champs insérés, protégez le document en cliquant sur le bouton ou si vous avez inséré des sections (Menu insertion, saut…, puis section) utilisez le menu Outils, Protection du document…
Ne protégez que les sections contenant des champs de formulaire.
Les champs de formulaire ne sont actifs que si le document est protégé.
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6.a Supprimez une insertion automatique
Activez le menu Insertion, puis Insertion automatique, puis de nouveau insertion automatique…
Cliquez sur l’insertion à supprimer, puis cliquez le bouton Supprimer.
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7. Le publipostage ou mailing
Le mailing (ou publipostage en français) permet d'envoyer une lettre type personnalisée à plusieurs personnes.
7.a Principe du publipostage
Afin de réaliser un publipostage, vous devez disposer de deux documents : Le document principal (ou lettre type), La source de données (ou base de données).
Le document principal contient la liaison avec la source de données. Plusieurs documents principaux peuvent utiliser une même source de données.
Le document principal peut être une lettre, une planche d’étiquette, un modèle d’enveloppe ou un catalogue.
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Champs variables liés à la source de données
Liste des champs avec les enregistrements
Fusion des deux documents
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7.b Méthode à suivre pour le publipostage (lettre type)
Créez (sur papier) la lettre type en repérant les données qui personnaliseront cette lettre.
Répertoriez les données et leur attribuer un nom de champ.Ex : Nom - Prénom - Adresse - CP_Ville Un nom de champ ne doit pas contenir d'espace.
7.b.1 Préparation du document principal
Passez en mode Aide au publipostage en activant le menu Outils, l’option Publipostage…
Cliquez sur le bouton Créer, puis, dans la liste, choisissez Lettres Types…
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Puis Cliquer sur Nouveau document principal.
Nota : Si vous avez déjà tapé le document principal cliquez sur Fenêtre active.
Afin de saisir le document principal, cliquez sur Modifier, puis Lettre type : Document 1
Remarquez la nouvelle barre d’outils « Publipostage ».
Saisissez le document principal en laissant la place aux champs.
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7.b.2 Préparation du fichier de données
Activez de nouveau le menu Outils, puis l’option Publipostage… ou cliquez sur le
bouton Aide au publipostage
Cliquez sur le bouton Obtenir les données.
L’option Créer la source de données permet de créer, puis saisir les données nécessaires au publipostage.
L’option Ouvrir la source de données permet de récupérer une base de données déjà existante. Elle peut être un fichier Word, ou Excel, ou Access, ….
L’option Utiliser un carnet d’adresses permet de récupérer une base de données venant de logiciels comme OutLook.
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L’option Option pour les en-têtes permet de séparer les en-têtes des données.
Choisissez l’option Créer la source de données.
Supprimez les champs inutiles et créez les champs nécessaires.
Pour supprimer un champs, cliquez sur le nom du champ, puis sur le bouton Supprimer un champ.
Pour créer un nouveau champ, dans la zone Nom de champ, saisissez le nom du champ, puis cliquez sur le bouton Ajouter un champ ››.
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Validez la liste des champs par le bouton OK
Donnez un nom à la source de données (enregistrement du fichier source de données). Attention à ce stade, Word enregistre uniquement les en-têtes de la source de données.
La liaison entre le document principal et la source de données est réalisé. Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal, puis saisir les données.
Cliquez sur le bouton Modifier le document principal.
Positionnez le curseur de saisie à l’endroit où doit apparaître un champs, puis cliquez sur le bouton Insérer un champs de fusion, choisissez le champs désiré.
Le champs sélectionné apparaît sous la forme « Titre »
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7.b.3 La saisie des données
Cliquez sur le bouton Modifier la source de données
Saisissez les enregistrements, puis validez en cliquant sur le bouton Ajouter.
A la fin de la saisie de tous les enregistrements, validez en cliquant sur le bouton OK
7.b.4 La fusion sur papier
Placez-vous dans le document principal et cliquez sur le bouton (Fusionner vers imprimante)
La boîte de dialogue Impression s’affiche.
Cliquez le bouton OK. La fusion s’effectue sur imprimante.
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7.b.5 Modification de la structure de la source de données
Si vous devez modifier la structure de la base de données (ajout, suppression de champs) :
Cliquez sur le bouton Modifier la source de données
Cliquez sur le bouton Afficher la source afin d’afficher le document source de données.
S’affiche alors la source de données sous forme de tableau. Il vous suffit d’ajouter ou de supprimer une colonne. Attention si vous ajoutez un champ, n’oubliez pas qu’un nom de champ ne comporte pas d’espace ni de caractère bizarroïde.
Pour revenir au document principal, cliquez sur le bouton de la barre d’outils « Base de données » du document source de données.
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7.c La fonction Si…Alors…Sinon dans un publipostage
Vous pouvez personnaliser un publipostage en insérant des conditions à l’affichage de valeur. Pour cela vous devez utiliser le champs Si…Alors…Sinon.
Positionnez le curseur de saisie à l’endroit où vous devez insérer du texte sous condition. Dans notre exemple nous désirons afficher le mot GAGNANT si le destinataire est un homme (donc la valeur du champs INTER est Monsieur), sinon le mot GAGNANTE s’affichera.
Cliquez le bouton Insérer un mot clé de la barre d’outils « Publipostage » et activez l’option Si…Alors…Sinon…
Saisissez votre condition comme ci-dessous.
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L’opérateur de comparaison dans le Si…Alors…Sinon peut-être changé par l’option élément de comparaison.
Validez par OK. Le résultat de la condition s’affiche. Ici comme la valeur de « INTER » pour l’enregistrement est Monsieur, la condition affiche gagnant.
Si vous désirez modifier la condition, vous avez le choix entre supprimer la condition et la refaire ou afficher les codes de champs afin d’en modifier le contenu. Pour afficher les codes de champs, activez le menu Outils, puis l’option Options…
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L’ensemble des champs insérés dans le documents s’affichent avec leurs syntaxes complètes.
7.d Les requêtes dans un publipostage
Il est possible dans Word de filtrer les données avant de réaliser un publipostage. Pour cela vous devez utiliser les requêtes.
Activez l’aide à la fusion.
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Cliquez sur le bouton Options de requête…
Vous pouvez saisir plusieurs requêtes permettant de filtrer les enregistrements. Ici nous voulons uniquement les hommes (champs titre égal à monsieur).
Vous avez aussi la possibilité de trier les enregistrements pour la fusion. Cliquez pour cela sur l’onglet Trier les enregistrements.
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Validez par le bouton OK
Cliquez sur le bouton Fusionner…
La zone Fusionner vers :
Précise ce qu'il faut faire du résultat de la fusion : l'imprimer ou le placer dans un nouveau document. Selon votre système, vous pouvez aussi acheminer les documents fusionnés par courrier électronique ou par télécopie.
La zone Enregistrements à fusionner :
Indique la plage d'enregistrements à fusionner. Dans les zones De et À, tapez les numéros du premier et du dernier enregistrement. Si vous avez spécifié des options de requête, les numéros indiqués dans les zones De et À font référence à l'ensemble d'enregistrements sélectionnés.
La zone Lors de la fusion d’enregistrements :
Demande à Word de gérer les lignes blanches qui correspondent à un champ de données vide.
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8. Macro-Programmation
Vous pouvez automatiser à l'aide de macros les tâches que vous exécutez fréquemment dans Word. Une macro est une série de commandes et d'instructions de Word que vous regroupez au sein d'une même commande afin d'exécuter automatiquement une tâche. Au lieu d'exécuter manuellement une série d'actions répétitives dans Word, vous pouvez gagner du temps en créant et en exécutant une macro unique (c'est-à-dire une commande personnalisée) qui accomplit la tâche à votre place.
Vous pouvez notamment utiliser des macros pour :
accélérer les opérations de modification et de mise en forme les plus fréquentes ; combiner plusieurs commandes ; simplifier l'accès à une option de boîte de dialogue ; automatiser une série complexe de tâches.
Word propose deux outils de création de macros : l'enregistreur de macro et Visual Basic Editor. L'enregistreur de macro vous offre la possibilité de vous familiariser avec les
procédures de création de macros. Word enregistre les macros sous forme de séries de commandes Word écrites en langage de programmation Visual Basic Édition Applications. Vous pouvez ensuite ouvrir ces macros dans Visual Basic Editor pour les modifier.
Visual Basic Editor permet également de créer des macros à la fois souples et performantes contenant des instructions Visual Basic qui ne peuvent être obtenues avec l'enregistreur de macro.
Une fois que vous avez affecté une macro à une barre d'outils, un menu ou des touches de raccourci, il vous suffit de cliquer sur le bouton de barre d'outils ou l'élément de menu ou d'appuyer sur la combinaison de touches pour en démarrer l'exécution. Vous pouvez également pointer dans le menu Outils sur Macro, cliquer sur Macros, puis sur le nom de la macro à exécuter.
Vous pouvez stocker des macros dans des modèles ou dans des documents. Par défaut, Word stocke les macros dans le modèle Normal, les rendant ainsi accessibles à tous vos documents Word. Toutefois, si une macro du modèle Normal n'est utile que pour un type de document particulier, vous pouvez la copier dans le modèle attaché à ce type de document, puis la supprimer du modèle Normal. Pour copier, supprimer ou renommer une macro, utilisez la commande Organiser. Dans le menu Outils, pointez sur Macro, cliquez sur Macros, puis sur Organiser.
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8.a Création d’une macro par apprentissage
Activez le menu Outils, puis Macro, puis Nouvelle macro…
Saisissez le nom de la nouvelle macro (sans espace, utilisez le _ ) et validez par OK
La barre d’outil suivante apparaît :
Réalisez les manipulations à mémoriser (exemple : Fichier, Imprimer, Page en cours, puis OK)
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Arrêtez la macro en cliquant sur le bouton Arrêt de la barre d’outil
La macro est ainsi crée.
8.b Création d’un bouton associé à la macro
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des barres d’outils, puis cliquez sur Personnaliser…
Dans la boite de dialogue Personnaliser, cliquez l’onglet Commandes, cliquez sur la catégorie Macros.
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Cliquez-glissez la nouvelle macro sur la barre d’outil à l’emplacement souhaité.
Pour modifier le bouton ainsi créé, toujours en mode personnaliser (boite de dialogue Personnaliser ouverte), faites un clic droit sur le bouton.
Fermez ensuite la boite de dialogue personnaliser.
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8.c Suppression d’une Macro
Activez le menu Outils, puis Macro, puis Macro…
Cliquez sur la macro à supprimer. Puis cliquez sur le bouton Supprimer.
P r odu c t i on Wi l l i a m S a i n t - C r i c q P age 103 s u r 104 27 / 03 / 2001 12 :10 :00 P M
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FIN
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