WORD III AVANCÉ - rib-brossard.org · Word III Avancé - Version 2007-2010 Page : 1 ... Le cours Word Avancée est la suite du cours Word intermédiaire. L’objectif général du

2016-01-17

WORD III AVANCÉ

Plan de cours

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Word III Avancé - Version 2007-2010 Page : 1

Réseau Internet de Brossard Tous droits réservés Version 3.1

Introduction ................................................................................................................................ 3

Chapitre - 1 - Les révisions et commentaires ................................................................................. 4

1.1 Menu Révision .............................................................................................................................. 4

1.2 Identifications de l’usager ............................................................................................................ 4

1.3 Options de visualisations des modifications ................................................................................ 5

1.4 Ajouter un commentaire .............................................................................................................. 6

1.5 Supprimer un commentaire ......................................................................................................... 7

1.6 Réviser les commentaires ............................................................................................................. 7

1.7 Activer le suivi des modifications pour les révisions .................................................................... 7

1.8 Modifier un document en mode suivi des modifications............................................................. 8

1.9 Mettre à jour le document avec les modifications....................................................................... 9

1.10 Arrêter le suivi des modifications ................................................................................................. 9

Chapitre - 2 - Comparer deux documents .................................................................................... 10

2.1 Sélectionner les options d’affichage des documents à comparer ............................................. 10

2.2 Sélectionner les documents à comparer .................................................................................... 10

2.3 Résultat de la comparaison ........................................................................................................ 11

Chapitre - 3 - Les styles ............................................................................................................... 12

3.1 Provenance des styles ................................................................................................................ 12

3.2 Galerie des styles rapides ........................................................................................................... 12

3.3 Modèles de jeux de styles .......................................................................................................... 13

3.4 Afficher le volet des styles .......................................................................................................... 14

Chapitre - 4 - Modifier un style ................................................................................................... 16

4.1 Afficher les mises en forme du style .......................................................................................... 16

4.2 Modifier les styles en utilisant le menu Accueil ......................................................................... 17

4.3 Modifier les styles en utilisant Gérer les styles .......................................................................... 17

4.4 Modifier un style en utilisant le volet Styles .............................................................................. 19

4.5 Changer une seule occurrence d’un style .................................................................................. 20

4.6 Créer un nouveau style ............................................................................................................... 20

4.7 Enregistrer des styles dans un modèle ....................................................................................... 20

4.8 Importer des styles et des modèles ............................................................................................ 21

Chapitre - 5 - Créer une table des matières ................................................................................. 22

5.1 Notion de base ............................................................................................................................ 22

5.2 Définir le format de la table des matières .................................................................................. 22

5.3 Définir la mise en forme des titres de la table des matières ..................................................... 23

5.4 Modifier la mise en forme d’une table des matières après la création ..................................... 25

5.5 Remettre à jour une table des matières ..................................................................................... 26

5.6 Recréer une table des matières .................................................................................................. 26

Chapitre - 6 - Les pamphlets ....................................................................................................... 27

6.1 Mise en page ............................................................................................................................... 27

6.2 Ajouter les colonnes ................................................................................................................... 27

Chapitre - 7 - Publipostage - Enveloppe ....................................................................................... 31

7.1 Les étapes ................................................................................................................................... 31



7.2 Choisir le document - Enveloppe ................................................................................................ 32

7.3 Préparer la base de données ...................................................................................................... 33

7.4 Sauvegarder la base de données ................................................................................................ 34

7.5 Faire correspondre les champs ................................................................................................... 34

7.6 Insérer le block d'adresse ........................................................................................................... 35

7.7 Faire aperçu des résultats ........................................................................................................... 35

7.8 Terminer et Fusionner ................................................................................................................ 36

7.9 Assistant publipostage ................................................................................................................ 36

Chapitre - 8 - Publipostage - Lettre .............................................................................................. 37

8.1 Écrire la lettre ............................................................................................................................. 37

8.2 Préparer la base de données ...................................................................................................... 37

8.3 Pour ajouter une colonne ........................................................................................................... 38

8.4 Insérer les champs de fusion dans votre lettre .......................................................................... 39

8.5 Faire aperçu des résultats ........................................................................................................... 39

8.6 Champ de fusion en surbrillance ................................................................................................ 39

Chapitre - 9 - Rechercher et remplacer une mise en forme spécifique ......................................... 40

9.1 Rechercher une mise en forme spécifique ................................................................................. 40

9.2 Remplacer une mise en forme spécifique .................................................................................. 41

9.3 Enlever les mises en forme dans la recherche ........................................................................... 41

9.4 Rechercher des marques de paragraphe, des sauts de page et d'autres éléments .................. 42

Chapitre - 10 - Les cases à cocher des formulaires ......................................................................... 43

10.1 Formulaire papier ....................................................................................................................... 43

Chapitre - 11 - Travaux à la maison ............................................................................................... 45



Introduction

Le cours Word Avancée est la suite du cours Word intermédiaire. L’objectif général du cours est de se familiariser avec des fonctions plus complexes de Word. Durant les prochaines semaines de cours, nous approfondirons nos connaissances et verrons comment, entre autres choses, utiliser les fonctions suivantes :

Plan de cours

Cours 1 : Chapitres 1, 2 � Révision � Commentaires � Comparer des documents

Cours 2 : Chapitres 3, 4

� Les Styles � Modifier des styles

Cours 3 : Chapitre 5, 6

� Table des matières � Faire des pamphlets

Cours 4 : Chapitres 7, 8

� Le Publipostage

Cours 5 : Chapitres 9 � Rechercher et remplacer mise en forme spécifique � Les cases à cocher des formulaires



Chapitre - 1 - Les révisions et commentaires

Avec Word, vous pouvez suivre chaque insertion, suppression, déplacement, modification de mise en forme ou commentaire que vous effectuez pour pouvoir ensuite réviser toutes les modifications. Ces fonctions sont généralement utilisées

o Lorsque l’on demande à des personnes de réviser notre document o Lorsque l’on veut renvoyer un document et montrer les modifications que l’on a faites

1.1 Menu Révision

1.2 Identifications de l’usager

o Le nom de l’usager provient des « Options de Word », onglet « Standard » dans la case « nom de l’utilisateur »

o Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur la flèche de « suivi des modifications » et sur « Changer le nom de l’utilisateur »

o Assurez-vous que chaque usager qui révise un document à un nom d’utilisateur significatif



1.3 Options de visualisations des modifications

o Pour visualiser les modifications, il faut sélectionner « Final (ou original) avec marques » o Cliquez sur la flèche « Suivi des modifications », puis sur « Modifier les options de suivi »

o Fermez le volet o Cliquez sur la flèche « Afficher les marques », puis vérifiez les options cochées



o Sous « Bulles » vérifiez les options cochées

o Cliquez sur la flèche « Volet de vérifications », et activez le volet vérification vertical ou horizontal. Ce volet permet de voir les noms des personnes qui ont fait les modifications et commentaires

1.4 Ajouter un commentaire

Exercice Ouvrir le document « Ma maison A » Sauvegardez sous « Ma maison A1 »

o Garder en mémoire qu’un commentaire est bien un commentaire et non une correction

apportée au document. Donc, un commentaire ne pourra être automatiquement appliqué dans le document ultérieurement

o Placez le curseur à l’endroit précis où vous voulez faire un commentaire ou mettre le texte en « surbrillance » où vous voulez faire un commentaire

o Cliquez sur « nouveau commentaire »



o Écrire un commentaire o Visualisez le document o Ajoutez d’autres commentaires

o Dans « Volet de vérifications », et activez le volet vérification vertical (on voit le nom de l’utilisateur

o Changez le nom de l’utilisateur o Ajoutez un commentaire

1.5 Supprimer un commentaire

o Placez le curseur dans le commentaire o Dans le sous-ruban « Commentaire », cliquez sur « Supprimer »

1.6 Réviser les commentaires

o Cliquez sur « Suivant » et « Précédent » o Remarquez que les commentaires sont numérotés automatiquement par séquence

d’affichage (les premiers vs les derniers). Ils peuvent être renumérotés en cas d’ajout ou de suppression de commentaires

1.7 Activer le suivi des modifications pour les révisions

o Pour enregistrer et voir les modifications apportées à un document, vous devez d’abord activer le « Suivi des modifications » (devient jaune)

o Menu « Révision », cliquez sur l'image au dessus de « Suivi des modifications »

o Facultatif : Pour ajouter un indicateur de modification à la barre d'état, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état, puis cliquez sur « Suivi des modifications »



1.8 Modifier un document en mode suivi des modifications

o Dès que le mode « suivi des modifications » est activé, tous les changements au document seront enregistrés

o Lorsque l’on remplace « ma maison » pour « mon condo », Word enregistre 2 modifications « ma maison » a été supprimée et « mon condo » a été ajouté. Il y aura donc deux corrections à accepter

Exercice Ouvrir le document « Ma maison B » Enregistrer le document sous « Ma maison B1 » Changer Retard de livraison pour taille de la police 14 (menu accueil) Changer année 2007 pour 2009 Changer le nom de l’utilisateur Changer ma maison pour mon condo Regarder le document : Les ajouts sont indiqués avec une barre verticale à gauche Les suppressions et changements de format sont indiqués dans des bulles à droite

o Si le volet de vérification vertical est activé, on voit aussi les statistiques et tous les changements



1.9 Mettre à jour le document avec les modifications

o Pour naviguer entre les modifications, dans le sous-ruban « Modifications », cliquez sur « Suivant »

o Cliquez sur « Accepter » ou « Refuser » pour chaque modification o Lorsque l’on remplace un mot par un autre, Word enregistre 2 modifications. Il y aura donc

deux corrections à accepter

o En cliquant sur la flèche « Accepter » ou « Refuser », on peut aussi accepter ou refuser toutes les modifications

o On peut aussi faire un clic droit avec la souris, Pour accepter ou refuser les changements

1.10 Arrêter le suivi des modifications

o Recliquez sur l’icône en haut de « Suivi des modifications », pour désactiver cette fonction



Chapitre - 2 - Comparer deux documents

Word offre la possibilité de comparer deux documents, ce qui permet de voir les différences entre les documents.

2.1 Sélectionner les options d’affichage des documents à comparer

o Menu « Révision », cliquez sur la flèche de « Afficher les documents sources » o Sélectionnez « Afficher les deux »

2.2 Sélectionner les documents à comparer

o Cliquez sur la flèche de « Comparer »

o Sélectionnez « Comparer » o Le volet « Comparer des documents » s’ouvre :



o Vérifiez et cochez les options de comparaison o Dans « Afficher les modifications dans », choisissez « Nouveau document » o Sous « Document original », cliquez sur l’icône de dossier jaune pour sélectionner le

document o Ouvrir document « Ma maison A » o Sous « Document révisé », cliquez sur l’icône de dossier jaune pour sélectionner le document o Ouvrir document « Ma maison R » o Cliquez sur OK

2.3 Résultat de la comparaison

o Word affichera plusieurs nouveaux volets dépendamment des options de comparaison et de suivi des modifications

o Remarquez dans la ligne Titre que Word a automatiquement assigné un nouveau nom de document commençant par « Comparer des documents »

o Ce document peut être sauvegardé



Chapitre - 3 - Les styles

Chaque style représente un ensemble de caractéristiques de mise en forme que vous pouvez appliquer au texte. Une utilisation avisée des styles permet de simplifier votre travail en facilitant la reproduction d’une mise en forme voulue. Les styles « Titres » sont généralement utilisés pour les titres de sections et sous-sections de documents afin de créer une table des matières ultérieurement. Attention : Si vous appliquez les styles titres (Titre 1, Titre2, etc.) n’importe où dans un document sans que le texte choisi soit une section ou sous-section, vous ne pourrez plus créer une Table des Matières, car tous les textes en titre 1, 2, 3 deviendront des lignes de la Table des matières. Note : Chaque style a son propre nom.

3.1 Provenance des styles

o Les styles des documents Word proviennent du fichier Word « normal.dotx » o Ce fichier contient les styles de base. Lorsque l’on modifie un style ou que l’on crée un

nouveau style, on peut l’ajouter au modèle de Word ou créer notre propre modèle. Nous verrons ces particularités dans une autre section

3.2 Galerie des styles rapides

o La galerie des styles contient des jeux de styles rapides proposés. Il se peut que vous souhaitiez ajouter un nouveau style ou modifier plusieurs styles au sein d'un jeu de styles rapides afin qu'ils correspondent aux préférences de style de votre document. Après avoir ajouté ou modifié des styles, vous pouvez enregistrer cette nouvelle combinaison de styles sous la forme d'un jeu de styles rapides

o Jeu de styles rapides Word 2007

o Les styles titre de Word sont de couleur bleu



3.3 Modèles de jeux de styles

o Cliquez sur « Modifier les styles » o Cliquez sur « Jeu de styles »

o Naviguer dans les différents jeux de styles et choisir le jeu qui vous convient o Le jeu de style par défaut de Word 2007 possède des titres bleus. Pour garder ces titres mais

avec la couleur noir, choisir « Par défaut (noir et blanc) » o Le jeu de styles est reflété dans la galerie des styles



3.4 Afficher le volet des styles

o Pour bien comprendre toutes les mises en forme appliquées à un style, il faut afficher la mise en forme des styles

o Menu « Accueil » o Cliquez sur la flèche du sous-ruban « Styles » o Un nouveau volet contient la liste classique qui s'affiche pour un nouveau document

o La souris placée sur un style affiche le formatage du style o Cochez « Afficher l’aperçu » pour mieux visualiser le style o Cliquez sur « Option » o Sélectionnez « recommandé » lorsque vous débutez un nouveau document o Sélectionnez « en cours d’utilisation » quand vous modifiez un document o Évitez le choisir « tous les styles » pour raccourcir la liste o Désactiver les styles liés

� Désactiver les styles liés non coché : Normalement lorsque que l’on met un mot en surbrillance et que l’on clique sur un style (exemple Titre), Word va appliquer ce style seulement sur le mot en surbrillance

� Désactiver les styles liés coché : Normalement lorsque que l’on met un mot en surbrillance et que l’on clique sur un style, Word va appliquer ce style sur tout le paragraphe du mot en surbrillance

Afficher aperçu



Exercice Ouvrir le document « Titre Condo A » Sauvegarder sous « Exercice Titre Condo A1 » Appliquer les styles décrits dans les parenthèses en utilisant le ruban ou le volet « Style » o Résultat avec style Word 2007 en noir et blanc

o Les titres ne sont pas numérotés (nous les changeront dans le prochain chapitre) o Continuer les mises en forme pour faire des retraits droits sous chaque section



Chapitre - 4 - Modifier un style

Bien que le modèle normal.dotx de Word contienne normalement tous les styles dont vous avez besoin, il se peut que vous souhaitiez modifier un style afin qu'il corresponde plus adéquatement à vos besoins. Il y a plusieurs façons de modifier un style. Une utilisation avisée est recommandée.

4.1 Afficher les mises en forme du style

o Sélectionnez Titre-1

o Dans le volet style, cliquez « Inspecteur de styles »

o Word affiche le volet « Inspecteur de style »

o Dans le volet Inspecteur, cliquez « Révéler la mise en forme » o Word affiche le volet « Révéler la mise en forme » o Langue : Par défaut, Si Word affiche la langue Anglais USA, la langue est normalement mise à

jour pour français canada lorsque le style est appliqué au un texte français canada



4.2 Modifier les styles en utilisant le menu Accueil

o Pour modifier les styles titres pour avoir des numéros de titres o Mettre la première ligne Titre du document en « surbrillance » o Menu « Accueil », cliquez sur « Liste a plusieurs niveaux » o Le volet des listes hiérarchiques apparaît

o Sélectionnez le modèle de liste voulu o Word va appliquer le style et va refléter la nouvelle mise en forme de chaque Titre dans le

volet « Styles » o Le modèle de style Titre est reflété dans le sous-ruban « Style » o Vous pouvez maintenant appliquer tous les styles titres (Titre1, Titre2, etc.) depuis le volet

Style ou la galerie des styles o Pour changer le modèle de liste titre, choisir un autre modèle, Word va appliquer les

changements à tous les Titres correspondants du document

4.3 Modifier les styles en utilisant Gérer les styles

o Word permet aussi de changer un style en utilisant l’icône « Gérer les Styles » dans le volet style

Gérer les styles



o Word affiche le volet « Gérer les styles »

o Ce volet liste les mises en forme du style o Naviguez dans les styles avec l'ascenseur vertical o Cliquez sur un style et sur « Modifier » o Word affiche le volet

o Appliquez les changements voulus o Cliquez sur « Format » pour plus d'options



4.4 Modifier un style en utilisant le volet Styles

Exercice Ouvrir le document « Titre Condo B » Sauvegardez sous « Titre Condo B1 »

o Mettre en surbrillance la ligne « Présences (Titre 1) » o Menu « Accueil » o Cliquez sur la flèche du sous-ruban « Styles », un nouveau volet contient la liste des styles o Volet style, Titre 1 est sélectionné, cliquez sur la flèche à droite de « Titre 1 » o Cliquez sur « Modifier », Word ouvre le volet « Modifier le style » o Changez la mise en forme pour « Times New Roman » o Changez taille de la police « 16 », avec couleur « noir »

o L’option « Mettre à jour automatiquement » changera la description de Titre 1 dans le modèle normal ainsi que toutes les occurrences du titre-1 du document

o Cochez « Uniquement dans ce document »

Attention : Toutes les occurrences de ce style dans le document seront modifiées automatiquement pour correspondre au nouveau style défini. Dernière remarque : Lorsque l’on modifie un style, vérifiez TOUJOURS les autres occurrences du même style dans le document pour vérifier si les mêmes changements sont aussi appliqués. Vous pourriez avoir des surprises en pensant modifier une seule occurrence mais Word a changé toutes les occurrences du même style dans le document.



4.5 Changer une seule occurrence d’un style

o Sélectionnez un style o Dans modifier un style décochez « Mettre à jour automatiquement » o Cette seule occurrence reflétera le style de base appliqué PLUS une nouvelle mise en forme Exercice Mettre une ligne en surbrillance Dans le menu « Accueil », changez la couleur de la police pour « rouge » Visualisez les changements apportés au document

4.6 Créer un nouveau style

o Ouvrir un nouveau document o Entrez « Liste des cours », mettre en surbrillance

o Menu « Accueil », cliquez sur la flèche de puces o Cliquez sur « Définir nouvelle puce » o Dans le nouveau volet, cliquez sur « symbole »

o Choisissez un trèfle et cliquez sur police taille 16 et couleur rouge et « »

o Dans le bas du volet « Gérer les styles », cliquez sur « Nouveau style » o Dans le nouveau volet

� Entrez « Votre nom de style » dans « Nom » � Cochez « Ajouter à la liste des styles rapides » � Cochez «Uniquement dans ce document » � Décochez « Nouveaux documents basés sur ce modèle » IMPORTANT � Cliquez sur OK

o Le nouveau style est ajouté dans le volet des styles o Pour réutiliser ce style dans un autre document, il faut d’abord sauvegarder ce nouveau style

dans un modèle dotx (section suivante)

4.7 Enregistrer des styles dans un modèle

o Après avoir créé des styles on peut les enregistrer dans un modèle personnel o Il suffit de faire « sauvegarder sous » et de choisir « Modèle Word » extension .dotx o Choisir un sous-dossier facile à vous rappeler o Mettre un nom personnel dans le « Nom du fichier » exemple « louise » o Le fichier louise.dotx comprendra nos styles personnels

Attention : Ce qui est sauvegardé dans louise.dotx n’est pas le contenu du document. Le fichier contient seulement les styles du document.

Attention : Il est recommandé de ne pas changé le modèle normal.dotx pour ne pas interférer avec les styles du modèles de Word. Donc toujours décocher « Nouveaux documents basés sur ce modèle » lors de la sauvegarde du modèle.



4.8 Importer des styles et des modèles

o Lorsque l’on a créé nos propres styles dans un modèle, il est possible de réutiliser notre modèle dans un nouveau document

o Le modèle Normal.dotx s'ouvre chaque fois que vous démarrez Microsoft Office Word, il contient les styles par défaut

o Cliquez sur la flèche styles dans le ruban

o Cliquez sur l’icône « Gérer les styles » au bas du volet styles o Cliquez sur « Importer / Exporter » o Le volet « Organiser » permet de transférer des styles d’un document à l’autre o On ferme le fichier normal.dotx et on ouvre le modèle louise.dotx o On met les styles voulus en surbrillance dans louise.dotx et on clique ensuite sur « copier »

vers notre document



Chapitre - 5 - Créer une table des matières

5.1 Notion de base

o Word utilise tous les styles ayant un niveau hiérarchique de 1 et plus. Ce niveau est prédéfinit par Word dans tous les styles titres

o Le style normal possède le niveau hiérarchique Corps de texte et ne sera pas sélectionné comme niveau pour bâtir la table des matières

o Un style titre n'ayant pas de niveau hiérarchique ne sera pas sélectionné pour bâtir la table des matières

Exercice Ouvrir le document « Titres Condo TDM » Enregistrer le document sous « Titres Condo TDM1 » Suivre les instructions suivantes pour créer la table des matières:

5.2 Définir le format de la table des matières

o Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer la table des matières (sous la ligne Table des Matières)

o Dans le menu « Référence », cliquez sur « Table des matières »

o Cliquez sur « Insérer Table des matières »



o Onglet « Table des matières »

o Cliquez « Afficher numéros de page » o Cliquez sur « Aligner les numéros de pages à droite » o Cochez « caractères de suite » en « pointillé » dans la liste déroulante o Dans « Format », choisissez « Depuis modèle » o Dans « Afficher les niveaux », entrez les niveaux requis « 3 » o Regardez dans « aperçu avant impression » pour vérifier votre choix o Ne pas pressez sur OK tout de suite

5.3 Définir la mise en forme des titres de la table des matières

o Word assigne pour chaque niveau de Titres sélectionnés pour la table des matières (Titre1, Titre2, etc.) un style correspondant TM1 pour Titre1, TM2 pour Titre2, etc.

o La mise en forme pour chaque TM est indépendante de la mise en forme du titre correspondant

o Pour vérifier la mise en forme de chaque niveau de TM de la table des matières : o Cliquez sur « Modifier » o Un volet « Style » s’affiche



o Cliquez sur le niveau (exemple TM1) que vous souhaitez modifier ou vérifier, dans « Aperçu », vérifiez la mise en forme

o Choisir TM2 et dans « Aperçu », vérifiez la mise en forme o Pour modifier un TM, cliquez sur « Modifier » pour avoir les mises en formes disponibles o Le même volet que celui vu dans modifier le style s’affiche, mais avec les styles TM

o Cliquez sur « Format » et sélectionnez le changement (exemple « Paragraphe ») o Le volet « Paragraphe » permet de changer les retraits o Exemple : Si TM2 a un retrait gauche non voulu, on met le retrait gauche à zéro o Répétez ces étapes pour tous les niveaux que vous souhaitez afficher dans votre table des

matières, puis cliquez sur « OK » o Une fois que le style est modifié, Word utilise ce style chaque fois qu’il met à jour la table des

matières o En général, si on a choisi un bon modèle, on ne devrait pas faire beaucoup de modifications.

Les modifications les plus courantes sont les espacements de chaque TM, comme enlever les retraits pour avoir tous les TMs alignés à gauche et l’espacement avant et après chaque TM

o Cliquez sur OK plusieurs fois pour fermer les volets et insérer la table des matières



Voici deux exemples d’une table des matières

5.4 Modifier la mise en forme d’une table des matières après la création

o Menu « Accueil », affichez le « volet styles » o Placez le curseur sur le TM à modifier o Cliquez sur le même TM dans le volet style o Cliquez sur la flèche du TM à modifier et cliquez sur « Modifier » o Les mêmes volets expliqués précédemment pour modifier le style s’afficheront o Faire les corrections désirées



5.5 Remettre à jour une table des matières

o Les changements effectués dans le document après la création de la Table des Matières ne sont pas reflétés automatiquement. Il faut rafraîchir la Table des Matières

o Faire un clic droit de la souris dans la table des matières : la Table des matières devient en « surbrillance » et un nouveau volet s’affiche

o Cliquez sur « Mettre à jour les champs », un autre volet s’affiche o Cliquez sur l’option de mise à jour voulue

o Autre possibilité : Menu «Référence », cliquez sur « Mettre à jour la table »

5.6 Recréer une table des matières

o Si on veut changer le style de modèle de la table des matières ou la refaire complètement o On peut sélectionner toutes les lignes de la table, les supprimer et refaire la table o Word demandera une confirmation pour remplacer la table



Chapitre - 6 - Les pamphlets

Les pamphlets peuvent être formatés de deux façons différentes. La façon standard consiste à créer un document avec mise en page paysage et d’utiliser la fonction « Colonnes ». On utilise trois colonnes et on fait des sauts de colonnes pour naviguer d’une section à l’autre. Il faut s’assurer que les extrémités des colonnes correspondent bien au pliage que l’on fera du pamphlet.

6.1 Mise en page

o Ouvrir nouveau document o Affichez la règle : Menu « Affichage », cochez « Règle », pour bien voir les colonnes o Mettre mise en page paysage : Menu « Mise en Page » / « Orientation » / « Paysage » o Mettre toutes les marges à .5 pouce (1.25 cm) : Menu « Mise en Page » / « Marges »

6.2 Ajouter les colonnes

o Menu « Mise en Page », cliquez sur l’icône « colonnes » et sélectionnez 3 colonnes o Ajustez la largeur et l’espacement si nécessaire

Attention : Pour que le pliage du pamphlet soit bien aligné, les espacements des colonnes intérieures devraient être le double des marges gauche et droite. Exemple : marge gauche et droite .5 pouce marges internes de 1 pouce. Attention : Ne pas supprimer les sauts de colonnes, le formulaire sera totalement réaligné.



Exercice Création de pamphlet

1. Création du pamphlet

- Menu « Accueil » Police « Verdana »

2. Marges

- Menu « Mise en page », cliquez sur la flèche « Mise en page » � Haut et Bas « 2.5 cm », gauche et droite : « 1.4cm » � Orientation : « Paysage »

3. Ajouter une bordure de page

- Menu « Mise en page », « Bordure de Page » - Onglet « Bordure de Page », - Sous « Motif » choisissez le motif « étoiles », - Sous « Appliquer à » choisissez « à tout le document » ou « à cette section » si plus d’une

section - Réajustez les marges du document et des colonnes si nécessaire - Sauvegardez le document sous « RIB »

4. Ajuster les colonnes

- Menu « Mise en page », cliquez sur la « Colonnes », et « Autres colonnes » - Cliquez sur « 3 colonnes » - Espacement « 2.5 cm »

5. Colonne 1

- Écrire Réseau Internet de Brossard (taille police 36) - Centrez le texte en hauteur avec des lignes blanches

6. Colonne 2

- Faire un saut de colonne : Menu « Mise en Page » / « Sauts de pages » / « Saut de colonne »

- Écrire (taille de la police 36) : Cours - Écrire (taille de la police 14)

Word � De base � Intermédiaire Excel � De base � Intermédiaire PowerPoint Caméra Numérique Picasa

- Centrez le texte en hauteur avec des lignes blanches



7. Colonne 3

- Faire un saut de colonne : Menu « Mise en Page » / « Sauts de pages » / « Saut de colonne »

- Écrire (taille de la police 36) : Inscription - Écrire (taille de la police 14)

Lieu : Centre G.H. Brossard 3205 Boul Rome, Brossard Téléphone : 450 656-3348

8. Mise en forme

- Ajoutez des changements de lignes pour ajuster le pamphlet - Ajoutez de la mise en forme (gras, italique, etc.) - Alignez le texte, etc.

9. Ajouter des lignes séparatrices

- Une ligne de séparatrice entre les colonnes peut être ajoutée. Cette ligne sera imprimée. Le pliage se fera manuellement sur cette ligne

- Menu « Mise en Page » - Cliquez sur « Colonnes » et choisir « Autres colonnes » - Cochez « Ligne séparatrice » - Pour les enlever : décochez « Ligne séparatrice » - Sauvegardez le document

10. Impression

- Avant d’imprimer le pamphlet, faire un « Aperçu avant impression » pour s’assurer que le motif apparait complètement

- Si le motif est tronqué (droite, gauche, bas ou haut), ajustez les marges du document

Réseau

Internet

De

Brossard

Cours

Word

o De base o Intermédiaire

Excel

o De base o Intermédiaire

PowerPoint

Caméra Numérique

Picasa

Inscription

Lieu :

Centre G.H.Brossard 3205 Boul Rome Brossard

Téléphone : 450 656-3348

Site Internet :

http://www.rib-brossard.org/

Word Avancé Version 2007-2010 Page : 31


Chapitre - 7 - Publipostage - Enveloppe

7.1 Les étapes

Le publipostage permet de créer et d'imprimer une lettre, des enveloppes ou des étiquettes à plusieurs expéditeurs dont l'adresse ainsi que certaines informations sont entreposées dans une base de données. Les étapes du publipostage sont :

1. Choisir le document, enveloppe ou étiquette 2. Créer la base de données 3. Indiquer l'emplacement des champs à ajouter dans le document choisi pour le publipostage 4. Vérifier l'aperçu des résultats 5. Démarrer le publipostage vers l'imprimante

Les étapes de préparation sont importantes avant de démarrer le publipostage qui enverra des multiples pages ou enveloppes à l'imprimante. Exemple de publipostage :

Base de données

Destinataire Adresse Autre

no Prénom Nom Rue Ville Province Code postal Cours

1 Louise Raymond 1xx Océanie Brossard QC J4Y 2L3 Word

2 Jean Ricard 3xxx Milan Brossard QC J4Y 2B3 Excel

3 Jean Goupil 5xx Victoria St-Lambert QC J4Y 2K3 Picasa

Enveloppe:

Fusion et publipostage



7.2 Choisir le document - Enveloppe

o Cliquez sur le menu « Publipostage » o Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » o Choisir « Enveloppes »

o Le volet suivant s'affiche : (même volet que pour les enveloppes standard)

o Choisir votre « Taille d'enveloppe » o Cliquez sur OK o L'adresse de l'expéditeur apparait si la case « Omettre » du Menu Enveloppe n'est pas cocher.

Allez dans le menu « Enveloppe » pour changer l'option si désiré



7.3 Préparer la base de données

o Word offre une base de données Word et accepte une base de données Excel ou Access. Nous travaillerons avec la base de données Word

o Menu « Publipostage » o Cliquez sur « Sélection des destinataires »

o Cliquez sur « Entrer une nouvelle Liste » o Le volet suivant s'affiche :

o Cliquez sur « Personnaliser les colonnes » o Renommez « Département » pour « Province » o Cliquez OK et sauvegardez quand Word le demande

Exercice Base de données Entrez la liste suivante des champs sauf la colonne Cours

Destinataire Adresse Autre

no Prénom Nom Rue (Adresse 1)

Ville Province Code postal

Cours

1 Louise Allard 1xx Océanie Brossard QC J4Y 2L3 Word

2 Jean Ricard 3xxx Milan Brossard QC J4Y 2B3 Excel

3 Jean Goupil 5xx Victoria St-Lambert QC J4Y 2K3 Picasa

o Cliquez sur « Nouvelle entrée » o Lorsque terminé, cliquez OK



7.4 Sauvegarder la base de données

o Entrez le nom de votre base de données « Word Publipostage » o Les bases de données du Publipostage de Word sont automatiquement enregistrées sous le

dossier « Source de données ». Pour enregistrer sous un autre dossier naviguer dans vos autres dossiers (exemple : documents, etc.)

o Cliquez sur « Enregistrer »

7.5 Faire correspondre les champs

o Le bouton « Faire correspondre les champs » permet de faire correspondre les noms des champs prédéfinis par défaut dans Word avec ceux figurant dans la liste de données

o Cliquez sur « Faire correspondre les champs » o Dans la boîte de dialogue, les champs prédéfinis sont à gauche o À droite, des listes déroulantes permettent de les faire correspondre avec les champs de votre

liste de données o Révisez tous les champs en utilisant l'ascenseur du volet o Les champs sans correspondances ne seront pas disponibles pour le publipostage

o Cliquez sur OK



7.6 Insérer le block d'adresse

o Cette étape est utilisée pour indiquer l'emplacement des adresses sur notre enveloppe. o Placez le curseur dans la case d'adresses de l'enveloppe. Le cadre d'adresse apparait lorsque

dans le menu « Accueil », la fonction « Afficher les marque de format » est activée o Cliquez sur « Block adresse »

o Vérifiez les adresses et naviguez entre les destinataires avec les flèches o Cliquez OK o Le champ de Word « BlockAdresse » apparait sur l'enveloppe à l'endroit où il sera imprimé

7.7 Faire aperçu des résultats

o Cliquez sur « Aperçu des résultats » o Naviguez entre les destinataires avec les flèches du ruban

o Pour des corrections, retournez dans la base de données et dans « Faire correspondre les champs » si nécessaire



7.8 Terminer et Fusionner

o Mettre vos enveloppes dans le bac de l'imprimante o Cliquez sur « Terminer et Fusionner » o Cliquez sur « Imprimer »

7.9 Assistant publipostage

o Word offre un assistant afin de nous guider dans les étapes o Cliquez sur le menu « Publipostage » o Cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » o Choisir « Assistant Fusion et publipostage pas à pas... »

o Word ouvre un volet « Fusion et publipostage » o Suivre les étapes de 1 à 6

o Cliquez sur « Étape suivante » au bas de chaque volet



Chapitre - 8 - Publipostage - Lettre

8.1 Écrire la lettre

Exercice Entrez le texte suivant dans un nouveau document Ne pas entrer les mots avec trame de fonds. Ils seront ajoutés avec le publipostage Sauvegarder le lettre sous Word III

(le nom sera ajouté ici) (l'adresse sera ajoutée ici)

Voici votre lettre de confirmation d'inscription pour le cours de (le cours sera ajouté ici)

N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’informations supplémentaires.

Sincèrement,

Hélène Picard, Coordinatrice Réseau Internet de Brossard

8.2 Préparer la base de données

o Menu « Publipostage » o Cliquez sur « Sélection des destinataires » o Cliquez sur « Utiliser la liste existante » o Recherchez votre liste « Word Publipostage » o Cliquez sur « Ouvrir » o Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires » pour faire des changements à la liste o Le volet suivant s'ouvre

o Cliquez sur votre nom de liste (coin inférieur gauche) o Cliquez sur « Modifier »



8.3 Pour ajouter une colonne

o Cliquez sur « Personnaliser les colonnes »

o Cliquez sur « Ajouter » o Entrez le champ exemple « COURS » et cliquez OK

o Cliquez sur le champ ajouté et ensuite cliquez sur monter ou descendre pour positionner le champ ajouté

o Cliquez sur le champ COURS et ensuite cliquez sur descendre pour positionner le champ ajouté après Pays

o Quand la liste est complète, cliquez sur OK o Sous la colonne Cours o Entrez le cours « Excel » pour le premier destinataire o Entrez le cours « Word » pour les suivants o Cliquez sur OK o Word demandera de sauvegarder la liste, cliquez Oui



8.4 Insérer les champs de fusion dans votre lettre

Cette étape est utilisée pour indiquer l'emplacement des champs de notre base de données dans la lettre. Pour notre exercice, il faut : o Ajoutez le block d'adresse au début du document o Ajoutez le cours dans le texte de notre lettre o Dans le document, placez le curseur où le block d'adresse doit être imprimé o Cliquez sur « Block d'adresse » et cliquez OK o Pour ajouter les champs un à un, cliquez sur « Insérer un champ de fusion » cliquez sur le

champ désiré et répétez

o Dans le document, placez le curseur où le cours doit être ajouté o Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » et choisir « Cours »

8.5 Faire aperçu des résultats

o Cliquez sur « Aperçu des résultats » o Naviguez entre les destinataires avec les flèches du ruban o Pour des corrections, retournez dans la base de données et dans « Faire correspondre les

champs » si nécessaire

8.6 Champ de fusion en surbrillance

o Le bouton Champs de fusion en surbrillance permet de mettre en relief clairement les champs de fusion insérés dans le document pour les distinguer du texte commun à tous les destinataires

o Cliquez sur « Champs de fusion en surbrillance »

o Voici un exemple du résultat souhaité

Benoit Girard 100 Lapinière Brossard (Qc) J4l 2A3 Voici votre lettre de confirmation d'inscription pour le cours de Picasa

o Cliquez sur « Terminer et Fusionner » et cliquez sur « Imprimer »



Chapitre - 9 - Rechercher et remplacer une mise en forme spécifique

Vous pouvez rechercher et remplacer des mises en forme comme des tailles de police ainsi que des éléments spéciaux comme des graphismes ou saut de section. Cette fonction est utile pour standardiser un document. Exercice Ouvrir le document « Ma_Maison_B »

9.1 Rechercher une mise en forme spécifique

o Pour rechercher des mises en forme o Onglet « Accueil », groupe « Modification », cliquez sur « Rechercher » o Word ouvre le volet

o Cliquer sur « Plus » o Le volet s'agrandit

o Dans la section du bas, cliquez sur « Format » o Le volet suivant est affiché



o Cliquez sur « Police » o Dans le style de Police sélectionnez « Italique » o Word ajoute « Mise en forme : Police Italique » sous la section « Rechercher »

o Cliquez sur suivant pour naviguer d'un graphisme à l'autre et ainsi réviser toutes les occurrences où vous avez utilisé la mise en forme Italique

o L'option « Lecture de surlignage » et « Tout surligner » peut aussi être activé pour visualiser toutes les occurrences en surbrillance de couleur

9.2 Remplacer une mise en forme spécifique

o Cliquez sur l'onglet « Remplacer » o Cliquez dans la case « Remplacer par » o Cliquez sur « Format » o Cliquez sur « Police » o Dans le style de Police sélectionnez « Normal » o Word ajoute « Mise en forme : Police : Non Gras, Non Italique » sous la section

« Remplacer »

o Attention : Si on ne spécifie pas la police et la taille de la police pour le remplacement, Word utilisera ceux de la police par défaut

9.3 Enlever les mises en forme dans la recherche

o Pour enlever les mises en forme, il faut cliquez « Sans attribut » dans les volets Rechercher et Remplacer



9.4 Rechercher des marques de paragraphe, des sauts de page et d'autres éléments

o Cliquer sur « Plus » o Le volet s'agrandit

o Dans la section du bas, cliquez sur « Spécial » o Le volet suivant est affiché

o Lorsqu'un choix est activé, Word remplacera la case Rechercher par des codes internes qui lui permettre de retrouver la sélection choisie

o Cliquez sur « Graphisme » (images) ; code interne de Word « ^g » o Cliquez sur suivant pour naviguer d'un graphisme à l'autre et ainsi réviser le positionnement

de vos graphismes o L'option Tout surligner peut aussi être activé pour visualiser toutes les occurrences en

surbrillance de couleur



Chapitre - 10 - Les cases à cocher des formulaires

Un formulaire est un document structuré qui comprend des zones réservées à la saisie d'informations. La conception du formulaire vous appartient ; les autres utilisateurs ont ensuite la possibilité de le compléter sur papier ou dans Microsoft Word. L’utilisation d’un tableau est généralement utile lorsque la mise en page du formulaire est simple.

10.1 Formulaire papier

o Le formulaire est d’abord créé dans Word en utilisant les fonctions standards de mise en page. Les fonctions pour les formulaires de Word permettent de rajouter des cases à cocher

Exercice : Ouvrir le document « Formulaire papier »

o Affichez la barre d’outils pour les formulaires

Word 2007 Word 2010

Bouton Office Options Word Onglet Standard Cliquez « Afficher Onglet développeur »

Fichier Options Sous « Personnaliser le ruban » à droite Sélectionnez « Onglets Principaux » Cliquez sur « Développeur »

o Cliquez sur le menu « Développeur » o Positionnez le curseur dans la colonne à droite de Micro-ordinateur o Word 2007 : Cliquez sur l’icône « Outils hérités » Cliquez sur « Case à cocher »

o Word 2010 : Cliquez directement sur « Case à cocher »

Outils hérités



o Pour agrandir la case : faire un double-clic dans la case et ajuster o Cliquez « Propriétés » pour changer la taille de la case

o Ajustez « Taille de la case à cocher » fixe à 20 pts, cliquez OK o Dans la section « valeur par défaut », gardez la case désactivée pour un formulaire papier o Ajoutez d’autres cases à la droite de chaque cours

Inscription Réseau Internet de Brossard

Nom Prénom

Contact :

Cours : Introduction Micro-ordinateur

Internet et Courriel

Word

Excel

PowerPoint

Horaire Jour Soir



Chapitre - 11 - Travaux à la maison

Travail # 1

o Ouvrir le document « Ma maison A » o Vérifier vos options de visualisations des modifications o Ajouter des commentaires o Ajouter des modifications o Réviser les commentaires o Accepter ou refuser les modifications



Travail # 2

o Ouvrir le document « Titre Condo A » o Refaire une table des matières



Travail # 3 Faire le pamphlet suivant Instructions :

o Créer nouveau document avec 3 colonnes o Ajuster « espacement » .3 pouces ou .75 cm o Ajuster les changements de lignes pour ajuster le pamphlet o Mettre les quatre marges du document à 1.3 pouce ou 3.3 cm o Ajouter de la mise en forme (gras, italique, etc.) o Police utilisée Time New Roman, tailles : 36, 24 et 22 o Ajouter une bordure de page o Menu « Mise en page », « Bordure de Page » o Onglet « Bordure de Page » o Sous « Motif » choisir motif « sapins », o Sous « Appliquer à », choisir « à tout le document » o Ajuster les marges du document et les colonnes si nécessaires o Sauvegarder le document sous « travail_no1 » o Ajuster les marges si nécessaire o Faire un « Aperçu avant impression » o Imprimer le pamphlet



Travail # 4

o Refaire l'exercice du publipostage o Utiliser la fonction Aperçu des résultats o Naviguer entre les destinataires

Documents

WORD III AVANCÉ - rib-brossard.org · Word III Avancé - Version 2007-2010 Page : 1 ... Le cours Word Avancée est la suite du cours Word intermédiaire. L’objectif général du