FONCTIONS BASIQUES DE WORD

Word est le logiciel de traitement de texte de la suite bureautique Microsoft office qui permet de créer des fichiers tout en visualisant la forme qu’ils auront une fois imprimés.

1. Organisation de l’interfaceLes fonctionnalités du traitement de texte sont regroupées en différents onglets. A chaque onglet correspond un ruban qui regroupe les boutons et icônes permettent d’exécuter directement certaines actions ou d’ouvrir des fenêtres regroupant différentes fonctions.

2. Principales fonctions de chaque ongletDans la version de Word 2010 on distingue les onglets suivants :

FichierIl regroupe les fonctions permettant de créer le document, avec ou sans modèle, de l’enregistrer, d’ouvrir d’autres documents, de l’imprimer, de changer son format (transformer en pdf notamment). Le document peut être enregistré avec différentes options permettant de faciliter ou de restreindre ses modifications.

AccueilIl regroupe les principales options de mise en forme du texte qui peuvent être réglées au cas par cas ou de manière plus automatisée avec les « styles ». Il regroupe les commandes les plus utilisées pour la mise en forme du texte : mettre en gras, italique, souligné, barrer du texte, surligner, changer la couleur du texte, et créer encore d’autres effets visuels (veillez à choisir toujours des choix de mise en forme adaptés au contexte de communication dans lequel vous vous trouvez). La gomme permet d’effacer toute la mise en forme.La mise en forme rapide des paragraphes permet de modifier la position du paragraphe et notamment de « justifier » le texte (Pensez à le faire dans vos rapports, mémoire, dossier…).

Insertion Il regroupe les outils de dessins, d’insertion d’objet, mais aussi de symboles (€, opérateurs mathématiques, smiley…).

Mise en page L’onglet regroupe des modèles de mise en forme (appelés thèmes) qui affecteront l’ensemble des styles utilisés dans une page, et des réglages de la mise en forme concernant l’ensemble d’une page : les marges, l’organisation du texte en colonnes, l’insertion de numéros de lignes…

RéférencesCes fonctions sont notamment utiles ajouter une table de matière, des références en notes de bas de page, en légende, ou en références bibliographiques.

Publipostage Le publipostage permet d’envoyer directement le document, mais il suppose qu’on ait complété le carnet d’adresse du logiciel. Il peut donc être remplacé par l’utilisation d’une messagerie est l’envoi de documents en pièces jointes. Les boutons enveloppes et étiquettes s’avèrent toutefois nécessaires pour réaliser des envois à un nombre important de destinataire (correspondance d’une entreprise ou d’un administration par exemple ). Nous n’utiliserons pas ces fonctions pendant la formation.

Révision L’onglet comporte notamment l’outil de vérification de la grammaire et de l’orthographe. Il propose des fonctions utiles pour suivre l’évolution du document, notamment dans un travail à plusieurs, à condition que le « suivi des modifications » soit activée. Il permet de comparer deux documents, en mettant en couleur ce qui a été ajouté ou supprimé.

Affichage Il regroupe les diverses options de zoom. Les différentes possibilités d’affichage permettent d’anticiper l’effet produit par le document une fois imprimé (bouton « une page »), ou de faciliter la lecture l’écran (bouton « largeur de la page »). Le bouton « règle » permet de se rendre compte des dimensions réelles même lorsqu’on a qu’une vue partielle du document. Les règles facilitent aussi l’ajustement des marges personnalisé.

ComplémentsNon utilisé pendant la formation.

Un onglet caché : « outils image »Il n’apparaît que quand vous avez inséré une image, pour permettre de la retravailler. Il donne la possibilité de modifier sa taille, ses couleurs, sa position...

3. Créer et enregistrer un documentPour être sûr de ne pas perdre ses documents, différentes consignes doivent être respectées.

1) Quand je crée un document, je commence par l’enregistrer, avant même de commencer à écrire un texte. Je vais donc lui donner un nom et choisir un emplacement où l’enregistrer.

2) Pour éviter d’oublier d’enregistrer le document, il est encore mieux de le créer directement à l’emplacement où je souhaite l’enregistrer. Pour cela, il faut :

- Cliquer sur le bouton Windows. - Dans le menu Windows qui s’affiche, cliquer sur ordinateur.- Dans la fenêtre ordinateur qui s’affiche, cliquer sur « documents ».- Créer dans le dossier document un nouveau dossier que vous intitulez en fonction de vos besoins.- Créer dans votre nouveau dossier un fichier de traitement de texte. Pour cela, clic droit dans l’emplacement

du dossier : un menu s’affiche. Cliquer sur nouveau, et choisir le document Word.3) Je configure la sauvegarde automatique de tous les logiciels de bureautique que j’utilise (Word, LibreOffice).4) Une fois que le document a été enregistré dans un emplacement déterminé avec le titre de mon choix,

j’enregistre régulièrement mon document grâce au raccourci Ctrl+S.

Créer un document dans un traitement de texte :Cliquer sur le bouton Windows en bas à gauche de l’écran :

- soit le programme de traitement de texte apparait dans le menu des raccourcis, vous cliquez alors directement dessus.

- soit le programme n’apparaît pas. Vous cliquez sur « tous les programmes » pour le trouver. Vous pouvez aussi entrer le nom du programme dans l’outil de recherche du menu Windows.

Sur Word 2010, vous accédez ainsi directement à l’onglet accueil. Sur Word 2013, vous acccédez d’abord à la création du document et au choix d’un modèle.Choisir un modèle de document : Onglet fichier, choisir « nouveau dans le menu ».

Sélectionnez ensuite un modèle de documents parmi la liste proposée. Si vous ne souhaitez pas de modèle, choisir « Document vierge ».Enregistrer votre document : Quand vous enregistrez le document pour la première fois, cliquer sur l’onglet « Fichier », choisir « enregistrer sous »

Sélectionner l’emplacement de votre choix. (Documents dans le cadre de la formation).Vous pouvez à ce moment- là créer un nouveau dossier dans un dossier déjà existant avec le « nouveau dossier » (i

Ouvrir un de vos documentsDans l’onglet fichier, sélectionner ouvrir. Vous accédez à une fenêtre identique à la fenêtre d’en

Renommer un document :Vous pouvez accéder à la fonction renommer à partir de la fenêtre d’ouverture du fichier. Bouton « organiser » à gauche du bouton « nouveau dossier »Vous pouvez accéder à la même fenêtre document à partir du menu Windows, raccourci « document ».

4. Mise en forme CollerLa petite flèche sous le bouton coller permet d’accéder aux fonctions de collage spécial : cela permet de coller un fragment en conservant ou en supprimant la mise en forme.La petite flèche sous les fonctions de collage permet d’afficher le presse-papier : s’y trouvent les derniers fragments que vous avez coupés ou collés.

Styles

Appliquer un style à la sélection : Sélectionner le titre ou le paragraphe auquel vous voulez appliquer le style. Cliquer sur le style choisi :

- à partir des styles proposés en raccourcis dans le ruban de l’onglet accueil- à partir de la sélection prédéfinie à partir du menu déroulant des styles

Modifier le jeu de style : à partir de l’onglet accueil, partie du ruban « style », bouton « Modifier les styles » qui affiche un menu. Sélectionner jeu de couleurs.

Modifier un style manuellement :pour pouvoir configurer tous les paramètres)A partir de la petite flèche en bas des styles , on affiche la fenêtre des styles. Pour modifier un style on fait un clic droit sur le style à modifier.

Dans la fenêtre de modification des styles, on modifie tous les paramètres à partir du bouton « format » en bas de la fenêtre.

Fenêtre des styles