Adapter la gestion de son association au
confinement
DATE
Bienvenue sur ZOOM
Pour couperallumer le microen bas agrave gauche
Pour couperallumer la videacuteo en bas agrave gauche
Pour discuter ldquotchaterrdquo en bas au milieu puis la barre de discussion sur votre droite
Quelques bonnes pratiques de visio-reacuteunion
Coupez votre micro pour eacuteviter les interfeacuterences Coupez votre cameacutera pour ne pas surcharger la ldquobande passanterdquo Si vous avez le moindre souci technique vous pouvez contacter
[Numeacutero de la hotline]
Installez-vous confortablement ) (oui allez vous chercher un cafeacute et un carreacute de chocolat)
Quelques bonnes pratiques drsquoeacutechanges
Nous allons privileacutegier les reacuteactions et questions par eacutecrit sur le chat
Une personne chargeacutee de la modeacuteration va suivre le chat tout au long de
lrsquoatelier Merci drsquoutiliser le chat collectif uniquement pour vos questions et
reacuteactions lieacutees agrave lrsquoatelier
LA SOLUTION GRATUITE DES ASSOCIATIONS ET DES
CLUBS POUR RECEVOIR DES PAIEMENTS SUR
INTERNET
QUI SOMMES-NOUS
6
20h05JEDONNE
Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
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2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
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Nous allons privileacutegier les reacuteactions et questions par eacutecrit sur le chat
Une personne chargeacutee de la modeacuteration va suivre le chat tout au long de
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reacuteactions lieacutees agrave lrsquoatelier
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Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
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AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
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Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
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Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
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Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
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La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
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Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Quelques bonnes pratiques de visio-reacuteunion
Coupez votre micro pour eacuteviter les interfeacuterences Coupez votre cameacutera pour ne pas surcharger la ldquobande passanterdquo Si vous avez le moindre souci technique vous pouvez contacter
[Numeacutero de la hotline]
Installez-vous confortablement ) (oui allez vous chercher un cafeacute et un carreacute de chocolat)
Quelques bonnes pratiques drsquoeacutechanges
Nous allons privileacutegier les reacuteactions et questions par eacutecrit sur le chat
Une personne chargeacutee de la modeacuteration va suivre le chat tout au long de
lrsquoatelier Merci drsquoutiliser le chat collectif uniquement pour vos questions et
reacuteactions lieacutees agrave lrsquoatelier
LA SOLUTION GRATUITE DES ASSOCIATIONS ET DES
CLUBS POUR RECEVOIR DES PAIEMENTS SUR
INTERNET
QUI SOMMES-NOUS
6
20h05JEDONNE
Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
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Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
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Geacuterer ses projets
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bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
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Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
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Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
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Une personne chargeacutee de la modeacuteration va suivre le chat tout au long de
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reacuteactions lieacutees agrave lrsquoatelier
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CLUBS POUR RECEVOIR DES PAIEMENTS SUR
INTERNET
QUI SOMMES-NOUS
6
20h05JEDONNE
Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
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Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
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expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
LA SOLUTION GRATUITE DES ASSOCIATIONS ET DES
CLUBS POUR RECEVOIR DES PAIEMENTS SUR
INTERNET
QUI SOMMES-NOUS
6
20h05JEDONNE
Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
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Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
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de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
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prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
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26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
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Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
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membres et votre
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Loin des yeux mais pregraves du coeur
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Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
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Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
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Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
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Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
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Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
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numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
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Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
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Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
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elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Theacutematiques abordeacutees et objectifs peacutedagogiques
Objectifs peacutedagogiques
Se repeacuterer dans le passage au numeacuterique de son association quels outils quelles bonnes pratiques
Optimiser sa vie associative gracircce au numeacuterique
Savoir comment garder du collectif et des moments informels avec vos membres et votre communauteacute
Adapter lrsquoensemble de vos
activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
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permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
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lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
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Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
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Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
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prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
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au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
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La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
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La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
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Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
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et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
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Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
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Ressources
A vos questions
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activiteacutes de gestion en
passant au ldquotoutrdquo
numeacuterique
Garder le rythme
Pourquoi
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Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
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Garder le rythme
Pourquoi
Pour ne perdre aucune ressource
Pour preacutevoir la reprise Pour garder le moral Pour cultiver le lien Pour reacutealiser des tacircches qui neacutecessitent du temps
Comment En srsquoorganisant en ligne gracircce au numeacuterique
En outillant ses collaborateurs En srsquoadaptant aux disponibiliteacutes de chacun En eacutechangeant avec drsquoautres acteurs associatifs
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
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Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
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Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
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Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
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est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
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et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Srsquoorganiser ensemble Faciliter la collaboration
Se mettre en mode ldquo teacuteleacutetravail rdquo Deacutefinir les sujets dits ldquobrucirclantsrdquo
eacuteveacutenements proches AG reacuteunion partenarialehellip
Lister les missions par sujet individuelles etou de groupe en leur attribuant un temps speacutecifique (une To-Do collaborative)
Deacutesigner les personnes responsables par sujet leur mission sera de coordonner centraliser les infos et de les communiquer au reste du groupe actif
Lister les personnes ressources les personnes internes ou externes agrave lrsquoassociation qui ont les infos neacutecessaires pour vous aider en cas de besoin (partenaires accompagnateurs organismes publics autres associationshellip)
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
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MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
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Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un espace drsquoeacutechange par sujet espace concernant la situation actuelle les eacutechanges en lien avec les salarieacutes eacutechanges par gestion de projets eacutechanges avec les membres du bureau etc gt Outils de messagerie instantaneacutee Slack Framateam Whatsapp Messenger gt Outils de travail collaboratif Framapad Google Docs Microsoft To Do gt Outils de partage de fichiers Nextcloud Google Drive Dropbox One Drive
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
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Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
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Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
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tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Creacuteer un ldquoagenda de reacuteunionrdquo sanctuariser un creacuteneau commun agrave toutes les parties prenantes pour parler des projets en cours deacutecisions selon les disponibiliteacutes gt Outils de planification Google Agenda Framagenda Doodle FramaDate
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
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MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
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Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration
Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 1) gt Outils de visioconfeacuterence Zoom Hangout Skype (agrave deux Messenger Whatsapp)
gt Outils drsquoaide agrave la prise de deacutecision Framavox Democracyos Google Form Klaxoon Framaforms gt Outils drsquoaide agrave la prise de notes Google Docs FramaPad Pense becirctes
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
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Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Maintenir les reacuteunions importantes en ligne AGE AGO Reacuteunion du Conseil dAdministration Renouvellement du Bureau Reacuteunion partenariale etc (Partie 2)
Quelques conseils pour srsquoorganiser agrave distance
1 Choisissez les outils en amont (visio prise de notes et deacutecisions) installer et tester 2 Fixez une date 3 Preacuteparez un ordre du jour pour exposer les points agrave aborder 4 Deacutesignez un modeacuterateur un gardien du temps un secreacutetaire 5 Convoquez vos adheacuterentsmembres en envoyant une invitation par mail
- un ordre du jour - les infos de connexion aux outils et les liens - des ressources neacutecessaires - la feuille de preacutesence (virtuelle)
1 Si vous ecirctes nombreux utilisez le chat pour poser des questions 2 Reacutedigez le procegraves-verbal 3 Pensez agrave communiquer le procegraves verbal aux participants et aux absents
Maintenir ensemble Outiller ses collaborateurs avec le numeacuterique
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
Agir ensemble Ouvrez-vous aux autres et viser loin
Sinteacuteresser aux autres
organismes et se nourrir de leur
expeacuterience prenez contact avec
elles discutez et collaborez crsquoest le
meilleur moment de srsquoentretenir
avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
alternatives ensemble gt
AgirEnsemble - Le groupe des
Assos
Srsquoentourer des acteurs de
lrsquoaccompagnement associatif
Le Programme PANA
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
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Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
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Penser aux futurs nouveaux projets mecircme srsquoils ne sont pas la
prioriteacute ndeg1 crsquoest important de penser agrave lrsquoavenir en situation de crise gt Outils de gestion de projets Asana Framaboard Trello gt Outils de reacuteflexion Brainstorming XMind Klaxoon LucidChart
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avec les acteurs de votre cause
pour trouver des solutions
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Assos
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Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
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Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
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permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
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drsquoanalyse
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Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
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Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
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Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
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Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
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Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
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26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
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Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
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tous les outils google
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est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
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Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
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et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
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En asynchrone
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Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
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Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
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Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
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Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
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associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Quelques exemples Comment se passe votre activiteacute pendant le confinement
Association Proxiteacute ldquoLe parrainage continue On fait tout pour que le lien entre jeunes et beacuteneacutevoles puisse ecirctre maintenu et ce en fonction des eacutequipements et accegraves internet de chacun Lrsquoaccompagnement de nos jeunes prend donc une nouvelle forme mais il est capital de faire eacutevoluer nos bonnes pratiques dans ce contexte afin que la relation soit maintenue Crsquoest drsquoautant plus important que cette situation ineacutedite fait naicirctre de nouveaux besoins drsquoaccompagnement tant pour les adolescent(e)s que pour les jeunes adultes parfois tregraves isoleacute(e)srdquo
Benenova ldquoEn cette peacuteriode de confinement Benenova a agrave coeur de contribuer agrave maintenir les services essentiels pour les plus fragiles et de favoriser des comportements qui eacutevitent la propagation du virus Crsquoest pourquoi notre dream team Benenova (en teacuteleacutetravail ) reacutesolument optimiste vous a concocteacute ce reacutesumeacute drsquoinitiatives et de solutions ingeacutenieuses pour rester engageacute mecircme pendant le confinement BeacuteneacutevolatAdapteacute LaSolidariteacuteContinue ldquo
Prendre le temps
drsquooptimiser sa vie
associative
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
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Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
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Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
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Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
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Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
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Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
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26
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la mobilisation de la foule
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La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
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Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
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Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
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Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
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Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
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Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
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dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
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permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
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Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
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messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
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IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
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ICI
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Solution franccedilaise
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Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
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Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
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26
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installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
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internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
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La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
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peacutedagogiques rarr Simplification
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Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
La gestion associative et le confinement
Les contraintes lieacutees au confinement font apparaicirctre des points de blocages et des besoins numeacuteriques nouveaux Si tout ne pourra pas ecirctre reacutegleacute dans lrsquoimmeacutediat la peacuteriode est peut-ecirctre propice agrave lrsquoexploration de nouveaux outils et usages pour mon associations
Geacuterer ses contacts
Vous avez eacuteteacute trois agrave appeler la mecircme beacuteneacutevole pour demander trois fois la mecircme chose Vous auriez bien envoyeacute une information speacutecifique agrave vos usagers habitants tels quartiers mais est fastidieux de faire le tri dans vos contacts Vous vous envoyer une BDD contact par mail en fichier excel Il est peut-ecirctre temps de passer aux CRM Un outils de CRM pour Customer Relationship Management ou gestion de la relation ldquoclientrdquo permet de
Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
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bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
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Avoir des informations claires et justes nombre de personnes dans vos communauteacutes etc Eacutechanger avec votre communauteacute des messages adapteacutes et automatiseacutes Suivre leur investissement dans votre association Partager lrsquoinformation entre vous Dresser des bilans et tirer des conclusions de tous ces eacuteleacutements pour les ameacuteliorer
Les CRM pour le monde associatif Quelques exemples drsquooutils CRM Pour aller plus loins une fiche pratique ICI
Petites
associations Moyennes associations Grosses associations
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
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Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
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permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
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drsquoanalyse
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Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
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pas de formation avanceacutee
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Par exemple si je publie un post Instagram avec
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ICI
Gratuit Prise en main
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Solution franccedilaise
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Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
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Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
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au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
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La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
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votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
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Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
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peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
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Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
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Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
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EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
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associations Moyennes associations Grosses associations
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permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
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utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
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des eacuteveacutenements
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Par exemple si je publie un post Instagram avec
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Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
Formulaire de don Collectez des dons
au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
Site en franccedilais Version gratuite A coupler avec
tous les outils google
Site en franccedilais Version gratuite LrsquoApplication mobile
est tregraves pratique
Version gratuite Logiciel libre mais
doit ecirctre installeacute sur un serveur
Geacuterer ses projets
Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
Site en franccedilais Version gratuite Open source intuitif
et tregraves visuel
Site en franccedilais Version gratuite Suivi de projet
tregraves efficace
Site en franccedilais Version gratuite Le tableau de
bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
MDA de Rennes association Proxite pendant le confinement ICI
Associationgouvfr ICI
Ressources
A vos questions
On garde le contact
Un groupe Facebook pour srsquoentraider
Inscrivez-vous aux prochains webinaires
Retrouvez-nous sur le web
helloassocom
facebookcomhelloasso
helloasso
linkedincomcompanyhelloasso
Vous avez une question
Contactons-nous
MERCI
Contactez-nous
Equipe Accompagnement
2 rue Marc Sangnier 33130 Begravegles
05 64 88 02 34
contacthelloassocom
Plus souvent adopteacute comme un outil
dheacutebergement de videacuteo YouTube peut eacutegalement
ecirctre utiliseacute comme un reacuteseau social agrave part
entiegravere
Reacuteseau social de microblogage qui
permet agrave lrsquoutilisateur drsquoenvoyer des
messages de 280 caractegraveres maximum
Reacuteseau social qui permet agrave ses
utilisateurs de publier des visuels des
documents des textes et deacutechanger des
messages rejoindre et creacuteer des groupes et
des eacuteveacutenements
Reacuteseau social de limage et de la notorieacuteteacute Son
utilisation est plus riche sur mobile
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous nrsquoavez jamais voulu vous y mettre mais lagrave vous sentez-bien que ccedila serait lrsquooccasion dehellip
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Hootsuite est une plateforme complegravete qui vous
permet de geacuterer tous les aspects de votre activiteacute
sur les meacutedias sociaux tels que
la publication et la planification de vos posts
lrsquointeraction avec vos fans followers et abonneacutes
la veille sur du contenu attrayant le suivi de vos progregraves avec les outils
drsquoanalyse
httpshootsuitecomplatform
Communiquer aupregraves de sa communauteacute Les reacuteseaux sociaux
Vous ecirctes inscrits agrave un ou deux reacuteseaux vous souhaitez augmenter votre preacutesence et mieux la geacuterer Vous pouvez vous inteacuteresser aux outils de gestion et de publication
Vous deacutefinissez un calendrier et ajoutez les
messages agrave votre ldquoBufferrdquo puis ceux-ci seront
programmeacutes agrave des intervalles que vous avez
deacutefinis
Lrsquooutil est tellement simplifieacute qursquoil ne neacutecessite
pas de formation avanceacutee
httpspublishbuffercomnew-connection
IFTTT veut dire ldquoIf this then thatrdquo (Si ceci alors
celardquo) Crsquoest un service web gratuit qui permet
de creacuteer un enchaicircnement drsquoactions simples
Une reacuteaction est deacuteclencheacutee lorsqursquoune action
que vous avez choisie se produit
Par exemple si je publie un post Instagram avec
le event elle sera eacutegalement publieacutee sur
httpsiftttcom
Pour aller plus loins une fiche pratique
ICI
Gratuit Prise en main
intuitive mais peut ecirctre fastidieuse si on maicirctrise mal lrsquoanglais
Solution franccedilaise
drsquoemailing version gratuite avec 9000 mails par mois
Version gratuite avec 6000 mailsmois
Suivi de projet performant
Communiquer aupregraves de sa communauteacute les gestionnaires de mail
Vous en ecirctes agrave votre 8egraveme copieacutecolleacute de contact en CCI ou pire votre 12egraveme ldquoreacutepondre agrave tousrdquo
Il est certainement le temps de passer agrave des gestionnaires drsquoenvoi de mails
Passer au paiement en ligne
Vous avez laisseacute les chegraveques des inscriptions aux activiteacutes du mois de mars au bureau
Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
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Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
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lrsquoinformel avec vos
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communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
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Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
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Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
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Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
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EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
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Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
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Vous ne savez plus qui doit preacuteparer le budget pour le dossier de subvention Le mail drsquoinvitation agrave lrsquoAG en ligne nrsquoest pas parti le secreacutetaire et la preacutesidente eacutetant chacun persuadeacute que lrsquoautre srsquoen occupaithellipet si on vous utilisez des outils de gestion de projet
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bord ludique
Creacuteer du collectif et de
lrsquoinformel avec vos
membres et votre
communauteacute
Loin des yeux mais pregraves du coeur
Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
En asynchrone
Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
Teacutemoignage de Coline responsable communication des Restons Calmes
(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
Postez des photos theacutematiques sur votre page facebook En reprenant des actions de votre association
Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
Une multitude drsquoactiviteacutes peuvent ecirctre faites agrave distance
Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
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Vous courrez apregraves vos adheacuterents pour qursquoils vous les envoient chez vous Eux-mecircmes
nrsquoont plus de timbresbref et si vous pensiez paiement en ligne
Crsquoest une bonne ideacutee pour
Faciliter la vie de votre public et ecirctre accessible en ligne
Offrir la possibiliteacute drsquoadheacuterer acheter ou donner en ligne
Simplifier la gestion des flux financiers de lrsquoassociation
Collecter des donneacutees qualifieacutees et deacutemateacuterialiseacutees
Vente en ligne Creacuteez des formulaires pour vendre vos biens et services
Billetterie Vendez des billets pour votre
prochain eacuteveacutenement
Adheacutesion Geacuterez les adheacutesions de vos
membres et futurs membres
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au fil de lrsquoeau
26
Crowdfunding Financez vos projets gracircce agrave
la mobilisation de la foule
Passer au paiement en ligne Pour gagner du temps dans la gestion de toutes vos activiteacutes
La comptabiliteacute en ligne
Dites-nous que vous nrsquoutilisiez pas un logiciel installeacute sur un ordinateur fixe lui-mecircme
installeacute dans le petit bureau du fond du local lui-mecircme fermeacute aie crsquoest dommage vous
aviez justement le temps de faire de la comptabiliteacute Ou pour passer agrave autre chose que
votre tableau excel
Les solutions en ligne ne neacutecessitent pas de teacuteleacutecharger un logiciel sur votre ordinateur Elles
sont donc accessibles de nrsquoimporte ougrave agrave partir du moment ougrave vous avez accegraves agrave une connexion
internet (et vous ecirctes creacuteeacute un compte)
Elles permettent drsquoautomatiser
La saisie via des formulaires simples et rapides agrave compleacuteter rarr Gain de temps
Linteacutegration des factures dans le plan comptable rarr Facilitation drsquoapplication du plan
comptable
La production des documents comptables comptes de reacutesultat bilan documents
demandeacutes par vos partenaires etc et en simplifiant leur lecture via des fonctionnaliteacutes
peacutedagogiques rarr Simplification
La comptabiliteacute en ligne
Pour aller plus loin une fiche pratique ICI
Stocker et partager ses documents
Vous avez enfin le temps drsquoavancer sur le dossier pour la fondation Bidule mais vous nrsquoavez pas la derniegravere version du rapport drsquoactiviteacute et le treacutesorier a beaucoup drsquoautres choses agrave faire avec des trois enfants que de reacutepondre agrave vos mailshellipet si vous passiez au stockage en ligne
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Nrsquooubliez pas que vous ecirctes une eacutequipe Mecircme si le confinement vous empecircche de vous voir reacuteellement il est neacutecessaire de garder du lien entre vous Communiquez jouez chantez continuez plus que jamais agrave interagir
Un seul mot cleacute communiquez entre vous De faccedilon instantaneacutee
Il existe une multitude drsquooutils permettant de discuter en ldquoliverdquo avec les membres de votre associations Pour vous dire bonjour racontez vos derniegraveres activiteacutes de confineacutes vous souhaitez bon week-end hellip Exemple drsquooutils Slack Zoom WhatsApp Messenger Skype et pleins drsquoautres
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Laisser une trace et permettre agrave chacun de prendre connaissance des informations au moment le plus opportun La liste des prochaines tacircches des ideacutees pour une future action les personnes agrave contacter prochainement Exemple drsquooutils Groupe facebook priveacute Email agrave plusieurs expeacutediteurs documents partageacutes SMS
hellip et avec votre communauteacute
Avant le confinement vous organisiez des cours de danse des spectacles de theacuteacirctre Des confeacuterences peacutedagogiques Des lectures de contes Des repas avec vos beacuteneacutevoles
Si tout cela vous manque dites-vous que ccedila manque eacutegalement agrave votre communauteacute Continuez agrave la faire vivre diffeacuteremment avec les outils numeacuteriques agrave votre disposition
Quelques ideacutees
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(dans la digniteacute )
Proposez des challenges Instagram Invitez votre communauteacute agrave faire une action deacutefinie et agrave la partagez en storie en vous taggant dessus
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Racontez ldquovotre vierdquo Faites teacutemoigner vos membres votre CA sur ce que le confinement change dans leur vie de tous les jours En bref aidez votre communauteacute agrave sortir de son quotidien confineacute
Continuez agrave profiter de moments conviviaux
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Voici quelques ideacutees
Organisez un blind-test sur Skype Regardez un film ensemble avec Netflix Party Jouez au fameux jeu de rocircle ldquoLoup Garourdquo Faites un petit bac Dessinez et gagnez au pictionnary Deacuteguisez vous pendant vos visios
Certes ccedila ne sera pas le barbecue du vendredi soir chez Pierre mais ccedila vous permettra de relacirccher un peu la pression et de passer un bon moment tous ensemble mecircme loin
EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
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Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
Peu de choses changent dans la gestion vous pouvez faire la mecircme chose que drsquohabitude mais agrave distance
Encouragement
Vous ecirctes une association donc vous avez votre rocircle agrave jouer
Confinement trois bonnes pratiques pour collaborer agrave distance ICI
Collaborer gracircce aux outils numeacuteriques ICI
Guide des outils numeacuteriques pour les associations ICI
Passer sa comptabiliteacute en Ligne ICI
Communiquer sur les reacuteseaux sociaux ICI
Gestion des contacts et des donneacutees ICI
MDA de Rennes Confineacutes par Isoleacutes ICI
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EN CONCLUSION
Utiliser des outils numeacuteriques collaboratifs au sein de son association permet
de gagner en efficaciteacute de mobiliser de collaborer et de garder le contact de fluidifier lrsquoinformation et drsquoassurer sa peacuterenniteacute de favoriser la prise de deacutecision tout en laissant la main aux personnes responsables
Conseils
Preacutevoyez lrsquointeacutegration drsquoun nouvel outil au sein de lrsquoassociation sa mise en place suppose une coordination de lrsquoinformation et de la formation au sein des membres de lrsquoassociation Sans cela lrsquooutil risque de nrsquoecirctre pris en main que par quelques un(e)s et donc inutile
Pensez agrave deacutefinir une personne reacutefeacuterente par outil qui sera identifieacutee par le reste de lrsquoeacutequipe Une des cleacutes pour reacuteussir agrave faire perdurer la dynamique de lrsquoassociation crsquoest de communiquer
Moraliteacute
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