Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI)
S.-P. Keller, Ing. Dipl. EPF
Historique
Etude et rédaction rapport
Juill
et 2
007
19 D
écem
bre
2007
Déb
ut 2
008
Déc
embr
e 20
09
Nov
embr
e 20
07R
endu
du
rapp
ort
Décision par le CA du maintien de l’atelier d’impression (2 ans)
Création de la Centrale municipale
d’achat et d’impression
2007
2009
2008
Décision d’initier une étude concernant le Service des achats :
redéfinition desmissions et prestations
Acceptation par le CA de la redéfinition des
missions et prestations
Création d’un groupe interdépartemental
Réorganisation interne de l’unité « Prépresse et impressions »
Principales missions
Appliquer une politique d’achat respectant la législation sur les marchés publics et intégrant la dimension du développement durable
Organiser les achats à l’échelle de l’administration publique
Optimiser les processus d’acquisition
Mettre en œuvre une stratégie relative aux prestations de pré-presseet d’impression à l’échelle municipale.
Conseiller les services de l’administration municipale dans l’acte d’achat
Structure CMAI
CMAI
Unité achat et administration Unité impression Secteur assurances
Secteur administration
Secteur pré-presse
Atelier d’impression
Secteur achat
1
6 3 5
31 2.4
535
1
2 2Nbre postes
Equ. temps plein
1
Logistique et stock
3 3
24
11 9 3
Compétences achat en Ville de Genève
Fournitures (fourniture de bureau, carburant, mobilier, etc.), et prestations de services (assurance, nettoyage, etc.)
Centrale municipale d’achat et d’impression (CMAI)
Œuvres d’art, livres de collectionsDépartement de la culture
Fluides et énergieService de l’énergie (ENE)
ConstructionService des bâtiments (BAT), Service d’architecture (ARC)
Véhicules, engins spécifiques, vélosService logistique et technique (LOM), appui de la CMAI
Matériel informatique, fax, photocopieur, téléphonie
Direction des systèmes d’information et de communication (DSIC)
Domaine de compétenceService
Cadre légal : Les marchés publics
Marchés publics – bases légales
Accord GATT/OMC sur les marchés publics, du 15 avril 1994Accord du 21 juin 1999 entre la Confédération suisse et la Communauté européenne sur certains aspects relatifs aux marchés publicsLoi fédérale sur le marché intérieur (LMI), du 6 octobre 1995Accord intercantonalsur les marchés publics (AIMP), du 25 novembre 1994, révisé le 15 mars 2001Loi cantonale autorisant le Conseil d’État à adhérer à l'accord intercantonalsur les marchés publics, du 12 juin 1997, révisée le 30 novembre 2006Règlement cantonal sur la passation de marchés publics, du 17 décembre 2007
Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand
Marchés publics – objectifs
La législation poursuit notamment les objectifs suivants:
Assurer une concurrence efficace entre les soumissionnaires;Garantir l'égalité de traitement à tous les soumissionnaires et assurer l'impartialité de l'adjudication;Assurer la transparence des procédures de passation des
marchés;Permettre une utilisation parcimonieuse des deniers publics : «offre économiquement la plus avantageuse».
Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand
Marchés publics – valeurs-seuils
> 250’000.- HT> 250’000.- HTOuverte ou sélective nationale
> 383’000.- HTUniquement si le service
figure dans l’annexe 4 du règlement cantonal
> 383’000.- HTOuverte ou sélective internationale
Entre 150’000.- HT et 250’000.- HT
Entre 100’000.- HT et 250’000.- HT
Sur invitation
< 150’000.- HT< 100’000.- HTDe gré à gré
ServicesFournituresProcédure
Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand
Marchés publics – principes à respecter
Source: cours marchés publics 2008, Favre, Costanzo, Bertrand
Veillez …
À ne pas discriminer les soumissionnaires − égalité de traitement et libre concurrenceÀ renoncer aux rounds de négociation (sauf pour le gré à gré)À ce que les personnes appelées à préparer ou à rendre une décision en matière de marchés publics se soient récusées. Pour le personnel appelé à travailler à Genève, à ce que les soumissionnaires respectent les conditions de travail localesÀ l’égalité entre femmes et hommesÀ choisir des critères objectifs, vérifiables et pertinents par rapport au marché, et les énoncer clairement et par ordre d’importance
Art. 32 Conditions de participation (L 6 05.01)1 Ne sont prises en considération que les offres accompagnées, pour le soumissionnaire et ses sous-traitants, des documents suivants : a) attestations justifiant que la couverture du personnel en matière d'assurances sociales est assurée conformément à la législation en vigueur au siège du soumissionnaire et que ce dernier est à jour avec le paiement de ses cotisations; b) attestation certifiant pour le personnel appelé à travailler sur territoire genevois : 1° soit que le soumissionnaire est lié par la convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève, 2° soit qu’il a signé, auprès de l’office cantonal de l’inspection et des relations du travail, un engagement à respecter les usages de sa profession en vigueur àGenève, notamment en ce qui concerne la couverture du personnel en matière de retraite, de perte de gain en cas de maladie, d’assurance-accident et d’allocations familiales; c) attestation de l’autorité fiscale compétente justifiant que le soumissionnaire s’est acquitté de ses obligations en matière d’impôt à la source retenu sur les salaires de son personnel ou qu'il n'a pas de personnel soumis à cet impôt; d) déclaration du soumissionnaire s’engageant à respecter le principe de l’égalitéentre femmes et hommes. …
Art. 33 Critères d'aptitude (L 6 05.01)L'autorité adjudicatrice définit des critères d'aptitude conformément àl'article 24. Elle peut exiger des soumissionnaires des justificatifs attestant leur capacité sur les plans financier, économique, technique, organisationnel et du respect des composantes du développement durable, tels que : a) preuve que le candidat exerce une activité en rapport avec celle dont relève la soumission, par exemple sous forme d'un extrait du registre du commerce ou d'un registre professionnel; b) déclaration indiquant l'effectif de la main-d'œuvre permanente et le nombre d'apprentis; c) extrait du registre des poursuites et faillites; d) pièces comptables; e) certificat de qualité.
Art. 42 Exclusion de la procédure (L 6 05.01)1 L'offre est écartée d'office lorsque le soumissionnaire :
…
b) ne répond pas ou plus aux conditions pour être admis à soumissionner; c) a fourni de faux renseignements; d) a conclu un accord qui porte atteinte à une concurrence efficace; e) n'a pas justifié les prix d'une offre anormalement basse, conformément à
l'article 41; f) fait l'objet d'une sanction entrée en force prononcée en application de
l'article 13 de la loi fédérale concernant des mesures en matière de lutte contre le travail au noir, du 17 juin 2005.(1)
2 L'autorité adjudicatrice peut également écarter l'offre d'un soumissionnaire qui : a) n'est pas à jour dans le paiement de ses impôts;
b) ne respecte pas les prescriptions concernant la santé et la sécurité au travail;
c) ne remplit pas les garanties de bienfacture, de solvabilité et de correction en affaires;
d) ne respecte pas les obligations légales en matière de protection de l'environnement;
e) a commis des infractions graves dans le cadre de son activitéprofessionnelle.
CMAI – Objectifs
Prospection des produits et des fournisseurs en collaboration avec les services demandeurs
Connaissance et évaluation des marchés
Négociation
Optimisation des processus
Gestion des demandes d’acquisition et d’impression (volumes en jeu)
Collaboration « acheteur-demandeur »(importante et nécessaire)
Discussion entre acheteur-demandeur pour une stratégie d’achat optimale
Etablissement des cahiers des charges par les services demandeurs en collaboration avec la CMAI, y compris définition des critères d’adjudication (formalisation)
Expertises partagées dans leurs domaines respectifs (connaissances métier)
CMAI - Objectifs (suite)
Exemple de mise en œuvre – consommables informatiques
1. Phase 1 : Avant
2. Phase 2 : Etape intermédiaire (projet pilote)
3. Phase 3 : Etape finale
Phase 1
Service demandeurCMAI
Employé administratifLivreurEmployé
administratif MagasinierFournisseur
Commander (+ engagement
financier)
Livrer
Traiter commande
Réceptionner marchandise
Entrée stock SAP
Bulletin de commande
Marchandise
Demander matériel
Réquisition
Valider demande
Vérifier stock disponible
ou
ok
pas ok
Préparer livraison
Marchandise + BL Livrer marchandise
Marchandise + BL Réceptionner marchandise
InformerDemande de commande
Facturer
Responsable Comptable
Contrôler conformité *
Signer BL
BL signéTransférer BL signé
Saisie sortie SAP
BL signé
Transfert BL signé
Archivage réquisition
et
BL signé
Facture
Réquisition signée
Réquisition signée (validée)
Valider demandeRéquisition signée
Responsable
* = s’agit-il bien d’une demande prise en charge par la CMAI ?
Traiter facture
Phase 2
Service demandeurCMAI
Employé administratifFournisseur 2 MagasinierFournisseur 1 Fournisseur 3
Demander matériel
Valider demande
Réquisition signée (validée)
Consulter catalogues online
fournisseurs
Identifier meilleur marché
Saisir commande via portail e-
commerce (online)
Livrer
Traiter commande
Livrer
Traiter commande
Livrer
Traiter commande
Réceptionner marchandise
FacturerFacturerFacturer
Bulletin de commande
(électronique)
Responsable Comptable
Traiter facture
et
Marchandise + BL
BL signé
Valider commande via portail e-
commerce (online)
Demande validation
Responsable
Réquisition
Valider demandeRéquisition signée
Imprimer bulletin de commande
Bulletin de commande
(papier)
Archivage réquisition
et
Facture
Phase 3
Consommables informatiquesActions:
Recensement des achats en VGAO AIMP pour l’ensemble de l’administration municipale Développement d’une stratégie commune pour VG, optimisation du processus d’achatMise en place d’un portail électroniqueModification des processus budgétaires
Résultats:
1. Procédure d’acquisition des consommables optimisée.• Supression des stocks (économie sur les immobilisations, charges locatives,
entretien) • Diminution des intervenants (réaffectation des ressources humaines)• Rapidité de traitement des commandes (qualité de service)
2. Développement durable:• Économie de papier, d’enveloppes, de timbres, etc.• Livraisons optimisées (limitation des transports)• Locaux de stockage (chauffage)• Diminution des pertes (gestion des stocks externalisée)
3. Réduction des coûts de la marchandise