David Gbedemah, ITF 151 (JCI France) 1
Conduite et gestion de projet
Comment structurer, conduire et gérer un projet
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Prénom
OLM / ONM
Fonction JCE
Profession Expérience de conduite ou de participation à un projet : Oui/Non
PRESENTATION
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
VOS ATTENTES?????????????
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
OBJECTIF PÉDAGOGIQUE
A l’issue de la formation les participants seront capables de:- structurer- conduire- gérer
un projet selon une méthode définie.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Le déroulé de la formation
1. Définition de l’environnement projet
2. Le rôle des acteurs du projet
3. Les principaux livrables dans la gestion de projet
4. La gestion de la planification d’un projet
5. La méthode « 3P »
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité : Que vous évoque la « gestion de projet » ?
?
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Quelques termes à définir…
• Qu’est ce qu’un projet ?
• Qu’est ce qu’un objectif ?
• Qu’est ce qu’un chef de projet ?
• Quels sont les avantages de la gestion en mode projet ?
• Qui sont les acteurs d’un projet ?
• Comment gérer le risque ?
• Etc ……
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?• C’est une façon particulière de traiter un problème ou
un sujet, elle repose sur l’anticipation.
• Un projet est borné par des objectifs, qui imposent des contraintes de réalisation.
• Un projet a toujours un début et une fin
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?Exemples de grands projets historiques :
– Le débarquement en Normandie
– Le lancement de la fusée Ariane
– Apollo
– Etc……
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un projet ?
PROJETCOMMANDE
RESSOURCES
OBJECTIFS
PRODUITS
BESOINS
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un objectif ?• Un objectif est une contrainte que l’on va imposer au
projet afin qu’il se réalise dans un cadre donné.
• Un projet comporte 3 niveaux d’objectifs:– Les objectifs de qualité– Les objectifs de temps– Les objectifs de coût.
Temps
Coût
Qualité
Performance
• Un objectif est toujours SMART.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un objectif SMART ?
TEMPOREL
4Limité dans le temps4Révisable
REALISTE
4Prise en compte de la situation actuelle
4Intégration du contexte de l’objectif
MESURABLE
4Critères internes ou externes
4Quantitatif / Qualitatif
SPECIFIQUE
4Suffisamment précis4Formulé positivement
OBJECTIF
ATTEIGNABLE
4Ambitieux, suppose un effort, un engagement 4Est-il motivant ?
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qu’est ce qu’un chef de projet ?• C’est celui qui est désigné et qui s’engage à
organiser et à fédérer les ressources :
– Humaines– Matérielles– Financières– Temporelles…
Afin d’atteindre les objectifs définis.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
C’est quoi un chef de projet ?
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Qui sont les acteurs du projet ?
En dehors du chef de projet :
• Le demandeur : le commanditaire,• Les experts,• Les ressources.
L’équipe de projet idéale est hétérogène (Le réalisateur, Le guide, L’ancien, Le sage, Le créatif)
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Les avantages de la gestion en mode projet ?• Cela permet de donner un maximum de chances voire toutes les chances au projet d’aboutir.
• L’état d’esprit d’un projet :– Travailler en équipe– Être transparent– Avoir des objectifs SMART– Mesurer et accepter les risques– Rechercher la performance
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Comment gérer le risque ? Identifier les risques tout au long du processus
Recenser l’effet ou l’impact du risque avéré
Mesurer et pondérer les risques identifiés (AMDEC, . ..)
Repérer les risques majeurs
Réaliser l’analyse causale des risques majeurs
Mettre en place des moyens de couverture des risques majeurs.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Etude des outils d’un projet => Quelques livrables
• La formulation de la commande => La commande
• La fixation des objectifs => La note de cadrage
• La communication => Le plan de communication
• La planification des coûts => Le planning et budget détaillés
• L’analyse des risques => La grille d’analyse des risques
• La conduite de réunion => Le compte rendu de réunion
• La revue de projet => Le compte rendu de revue de projet
• La présentation du projet => La fiche de reporting
• La gestion des tâches et reporting => La grille de bilan
Activité :
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Une pause s’impose
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité A :VOYAGER AVEC DES MEMBRES DE SON OLM :
Quelles sont les bonnes questions à se poser pour organiser une journée de sortie avec les membres de son OLM ?
• 3 Post-it / personne
• 1 idée / post-it
• 3 mots maxi / post-it
• Ecrire en MAJUSCULE
5 min de préparation
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité B :Vous venez de finir brillamment un projet. En tant que chef de projet, vous êtes chargé par votre direction d’organiser un évènement convivial pour remercier votre équipe projet.
Quelles sont les 3 premières questions à se poser pour organiser cet évènement ?
• 3 Post-it / personne
• 1 idée / post-it
• 3 mots maxi / post-it
• Ecrire en MAJUSCULE
5 min de préparation
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Les 7 bonnes questions de base d’un chef de projet
Le « Q-Q-O-Q-C-C-P »1. QUI : quels sont les acteurs du projet ?
2. QUOI : quelle est la mission, en quoi consiste le projet ?
3. OÙ : quel est le lieu ou les lieux concernés par le projet ?
4. QUAND : quelles sont les dates de début, de fin ?
5. COMMENT : quelles sont les modalités de réalisation ?
6. COMBIEN : quel est le coût ou le budget du projet ?
7. POURQUOI : quel est l’objectif ou la finalité du projet?
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité : Déballage
Quelles sont les techniques
ou outils de gestion de projet
que vous connaissez ?
5 min d’échanges
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Des exemples de techniques et outils de gestion de projet
• PERT : Le graphique PERT est une technique de gestion de projet qui permet de visualiser la dépendance des tâches et de procéder à leur ordonnancement ; c'est un outil de planification. Le terme PERT est l'acronyme de program (ou project) evaluation and review technique, ce qui signifie « technique d'évaluation et d'examen de programmes » ou « de projets », ou encore « Technique d’élaboration et de mise à jour de programme » ; c'est également un jeu de mots avec l'adjectif anglais « pert », signifiant « malicieux », « mutin ».
• GANT : Le diagramme de Gantt est un outil utilisé (souvent en complément d'un réseau PERT) en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet (il s'agit d'une représentation d'un graphe connexe, valué et orienté). Il permet de représenter graphiquement l'avancement du projet
• MS PROJECT : Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft. MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer le suivi des projets pendant leur réalisation. Project permet ainsi au chef de projet d’assurer une gestion de projet professionnelle, et ainsi garantir le respect des délais et du budget.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
La méthode « 3P »3 phases pour 1 méthode
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 1 : PREPARER
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 1 : PREPARER en 7 étapes
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 2 : PILOTER
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PREPARER
PHASE 2 : PILOTER en 2 étapes
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PHASE 3 : PROGRESSER
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Fabriquer
le produit
Préparer Piloter Progresser
1 2 3
La méthode « 3P »
Temps
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
PROGRESSER
PHASE 3 : PROGRESSER en 1 étape
PILOTERPREPARER
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Objectifs
Planning
Risques
P1
Reporting
Réalisé
P2 BilanP3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Objectifs
Planning
Risques
P1
Reporting
Réalisé
P2 BilanP3
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3 phases pour 1 méthode : CONCLUSION DE LA METHODE
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Activité : Travail en sous-groupe EXEMPLE DE PROJET
Organiser un voyage des membres de ton OLM pour
participer au prochain congrès mondial JCI.
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Les 10 points à retenir
Conduite et gestion de projetComment structurer, conduire et gérer un projet
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
1. Un projet est un ensemble fini qui a un début et une fin.
2. Le chef du projet s’engage sur l’atteinte des objectifs.
3. 80% des échecs sont liés à des objectifs pas clairs ou à
des rôles mal définis.
4. Le triangle de la performance est composé des objectifs
de Qualité, de Coût et de Temps.
5. L’état d’esprit d’un projet doit être centré sur l’état
d’esprit d’équipe et l’atteinte des objectifs.
Les 10 points à retenir (1/2)
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
6. La gestion de projet nécessite la mise en œuvre des
techniques de gestion de temps, de gestion des
ressources humaines.
7. Il vaut mieux peu de ressources pour un projet que
beaucoup de ressources partagées avec d’autres
projets.
8. Tous les acteurs du projet ont un rôle important.
9. La documentation est primordiale.
10.Le temps passé sur un projet est un gain de temps pour
les projets suivants.
Les 10 points à retenir (2/2)
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
EVALUATIONQU’EN PENSEZ - VOUS ???
David Gbedemah, ITF 151 (JCI France)
Misaotra